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CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 1
Forum des gestionnaires
25 novembre 2016
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 2
1. Fin d’exercice
2. Bilan SCTD
3. Webcontrat
4. Achats
5. Questions diverses
Ordre du jour
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 3
Ordre du jour
1. Fin d’exercice
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 4
Calendrier de clôture 2016
Saisie des commandes
et services faits en mode
normal
2016 : Arrêt des flux Geslab => BFC Fin des engagements
juridiques budget 2016
Saisie uniquement
des services faits
Dernières
PEC factures
(y/c SCTD) et
missions
Saisie de commandes par anticipation
sur budget 2017
Saisie des SF sur commandes intégrées
Interdiction de saisie de
réservations (hors carte
achats et missions)
21/11 16/12 23/12 27/12
Laboratoire et SFC peuvent traiter les différents WF
Traitement prioritaire : « vieux documents et avoirs »
Selon la situation de la commande, les
laboratoires et SFC peuvent traiter les WF
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 5
Calendrier de clôture 2016
02/12/2016 Solde automatique dans GESLAB des réservations
d’enveloppes inutiles (nouveau batch les 16 et 28/12)
05/12/2016
Mise à disposition des délégations et des unités :
- des Historiques laboratoires
- des états de suivi des prévisions de consommation
d'AE sur missions et sur dépenses d'achat (E189 / E190)
27-28/12/2016 Paiement ROPs novembre 2016
28/12/2016 Derniers règlements de l'année 2016
29/12/2016 BFC remontée des SE
29-30/12/2016 Arrêt BFC pour les DR
30/12 au 27/1 Fermeture des flux WEB CONTRAT vers GESLAB
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 6
Calendrier d’ouverture 2017
Arrêt GESLAB Ouverture intégrale
bases GESLAB
Saisie de commandes par anticipation sur budget 2017
Saisie des SF sur commandes intégrées
02/01 16/01 19/01 30/01
Selon la situation de la commande, les laboratoires et SFC
peuvent traiter les WF
2016 : Arrêt des flux BFC =>
Geslab
Reprise PEC
factures y/c SCTD
et missions
Interruption de service
pendant 7 jours ouvrés
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 7
Calendrier d’ouverture 2017
02/01/2017
Mise à disposition des délégations et des unités :
- des Historiques laboratoires
- des états de suivi des prévisions de consommation
d'AE sur missions et sur dépenses d'achat (E189 / E190)
02/01/2017 Dernier échanges de BFC vers Webcontrat
10/01/2017 Arrêt des flux GesLab -> Web contrat
02/01 au 27/01 Fermeture de web contrat
16/01/2017
Mise à disposition aux délégations et aux unités :
- des Historiques laboratoires
- des états de suivi des prévisions de consommation
d'AE sur missions et sur dépenses d'achat (E189 / E190)
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 8
Opérations de solde et de suppression en central
Solde des commandes standards (flux 1) - date d’exécution 25/11/2016
Solde des commandes carte achat dont l’ancienneté est antérieure ou égale au
31/08/2016 - date d’exécution 02/12/2016
Solde des missions non liquidées dont la date de fin (ou date de retour) est inférieure
au 01/01/2016 - date d’exécution 02/12/2016
Solde des réservations (hors carte achat et missions) - date d’exécution 02/12/2016,
16/12/2016 et 28/12/2016
FLUX 4 : Consommation des AE au moment du paiement
Solde des ordres de mission permanents - date d’exécution 16/12 et 29/12/2016
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 9
Principes de report budgétaire
REPORTS 2016/2017 :
SE : pas de reports
RPB : demande au CA de décembre 2016 la validation de principe des
reports automatiques
AGD : pas de sujet de reports
Pas de restitution d’AE en SE et en RPB pour les commandes 2016 soldées en 2017
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 10
Principes de report budgétaire
Frais de missions
Consigne : Il vous appartient d’isoler les états de frais sur SE et RPB à traiter en
priorité par le SFC avant le 27/12/2016 et transmettre l’ensemble des états de
frais avant le 20/12/16
Conseil : Pour les missions (avec remboursement en SE ou RPB) se déroulant
sur 2016/2017 ou en 2017 mais pour lesquelles vous souhaitez éditer des ordres
de mission avec frais avant fin 2016 : réservation à 1 €
Cartes achats : Traitement des reports en cours d’étude
Consigne : Pas de réservation flux 4 carte achat sur SE 2016 (perte des crédits
car le ROP du mois de décembre ne sera traité qu’en janvier 2017)
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 11
Charges à payer
Définition : charge dont l’existence et le montant sont certains à la clôture d’un exercice
mais dont la pièce comptable ne sera prise en charge qu’au cours de l’exercice suivant
(SF aurait dû être saisi mais ne l’a pas été)
Débouclage sur l’exercice suivant (en 2016, écart de 11,6 M€)
+ de contrôle sur les CAP 2016 (demande de pièces)
Recensement CAP flux 1 à rendre le 6 janvier 2017 (reprise du seuil de 1 500 €)
Rappel : les commandes doivent être au plus juste et le SF doit être saisi dès sa constatation
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 12
GESLAB
Nouveaux états en mode GBCP :
– Lot 1 ORI1, ORI2, EDP3 début 2016
– Lot 2 : COM1, COM2, SOR2 , REP100 – 14 novembre 2016
– Lot 3 : NOT_100, COM3, EDP2 : prévu avant fin 2016
– Nouvel état : suivi des réservations (REC3) : 2nde quinzaine de
novembre
Espace CORE dédié pour que les unités fassent leur choix de bascule :
Ouverture 1er quinzaine de décembre
Date limite de réponse 12 janvier
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 13
GESLAB
Problèmes d’intégration : Différences de données à intégrer
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 14
GESLAB
Version V 5.0 installée le 19/1/2017
• Le disponible sur consommé d’une origine avec AGD est reporté
• Non restitution des AE lors de soldes commandes sans factures (ou factures de
montant inferieur a la commande) de l’exercice antérieur sur toutes les enveloppes
sauf AGD.
• Intégration automatique des flux en provenance de BFC : pas d’action du labo
à effectuer. Seuls les mouvements ne pouvant pas être intégrés en automatique
seront dans les BAL (boite aux lettres) et devront être intégrés manuellement
>> Gains de temps et garantie d’intégration des mouvements dans GESLAB
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 15
GESLAB
Version V5.0 installée le 19/1/2017
Impact de la nouvelle nomenclature dans la saisie des commandes pour une
liste de codes familles spécifiques :
Dans ce cas, lors de la saisie commande il y aura un choix supplémentaire dans
le type de dépense : terrain état , terrain CNRS ou terrain autre propriétaire et
d’autres infos à compléter si c’est une entité administrative en DR (Moyxxx) qui
passe la commande
Ajout message alerte si solde commande exercice antérieur
Page d’accueil sur le web : une seule page récapitulative pour les actualités, les
mouvements à intégrer et les mouvements a traiter
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 16
Ordre du jour
2. Bilan SCTD
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 17
Bilan SCTD
Délai Global de Paiement :
- Au 31/10/16 : 21 jours en moyenne
- Effet SCTD >>> 12 jours en août, septembre et 15 jours en octobre
- Très bonne moyenne mais situation hétérogène :
laboratoires de 17 à 84 jours sur 2016
- Rappel coût des IM :
- Pénalité forfaitaire de 40 €
- 8 % du montant HT dû
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 18
Bilan SCTD
Délai de traitement des WF :
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 19
Bilan SCTD
Au 10 novembre 2016, 12 labos concernés pour 44 documents
dont 36 pour le WF QTE
Ancienneté des WF :
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 20
Bilan SCTD
Typologie des WF :
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 21
Bilan SCTD
Ratio de documents passés en compte directement :
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 22
Bilan SCTD
Taux de WF :
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 23
Consignes :
Traiter régulièrement vos WF
Etre rigoureux dans la réponse apportée au WF (cf. mode opératoire SCTD
et mél LR 05/08/16) – ex : WF « écart prix »
Ne pas saisir de SF quand avoir en attente (certification SF)
Prendre l’attache du SFC en cas de doute
Points d’attention :
Privilégier le traitement des WF rattachés à des fins de contrat
Déposer régulièrement vos PJ sur l’espace CORE dès saisie du SF (ne pas
attendre la relance du SFC) notamment les copies des BC signés >
4000€ TTC (cf. mail A MARTIN du 23/11/2016)
Bilan SCTD
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 24
Espace collaboratif – les enjeux :
faciliter la production, l’accès et le partage d’informations en toute sécurité
faciliter les échanges au sein de communautés ou de réseaux socio-
professionnels
Adresse espace CORE PJ SCTD :
https://extra.core-cloud.net/collaborations/DR19-PJ-SCTD
Espace CORE
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 25
CHORUS PORTAIL PRO 2017 (CPP 2017)
A compter du 1er janvier 2017, deux grands changements entrent en œuvre pour les flux
facturiers des Etablissements Publics (Ordonnance du 26 juin 2014) :
• L'obligation faite aux Etablissements de la Sphère publique d'accepter les factures
au format électronique (déjà en vigueur pour l'Etat)
• L'obligation pour les Grandes Entreprises et pour la Sphère publique d'émettre les
factures à destination de l'Etat, des EPN ou des Collectivités locales au format
électronique.
Cette dernière obligation est étendue progressivement à toutes les entreprises de
2018 à 2020.
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 26
CHORUS PORTAIL PRO 2017 (CPP 2017)
LES CHOIX DU CNRS :
Point d’entrée unique des factures papier ou dématérialisées : SCTD
Obligation de renseignement par les fournisseurs du code service (SIRET siège
CNRS) et du numéro d’engagement juridique (n° de commande et/ou n° marché,
contrat, convention)
Enrichissement du bon de commande Geslab des données nécessaires pour envoi
ou dépôt des factures sur Chorus Pro (SIRET unique, code service)
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 27
CHORUS PORTAIL PRO 2017 (CPP 2017)
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 28
Ordre du jour
3. Webcontrat
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 29
Webcontrat
3 modules :
SIGAPPEC : Système d’Information de Gestion
Appel à Projet, Projet Et Contrats
SIGFIC : Système d’Information de Gestion
Financière des Contrats
CANOPE : Contrats des Agents Non Permanents
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 30
Webcontrat
3 modules = 3 acteurs en délégation
SIGAPPEC = SPV
SIGFIC = SFC
CANOPE = SRH
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 31
Webcontrat
IDéAL (Interface Délégation Application Laboratoire) : Gestion des Demandes d’Intervention
DÉLÉGATION UNITÉS
consultation (laboratoires)
PAR
TENA
RIA
T (LS) SPV
WEBCONTRAT
SIGAPPEC Module
négociation et signature des contrats (SPV)
SIGFIC Module
gestion des contrats (SFC)
CANOPE Module
recrutements (SRH)
programmation des dépenses (laboratoires)
demandes de recrutements (laboratoires)
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 32
Webcontrat
Dans SIGFIC l’initialisation
d’un contrat passe par
plusieurs étapes au SFC
Validation soutenabilité
financière avant
signature (fiche T0)
Signature du contrat et
initialisation dans Sigfic
Saisie des données BFC
(OTP-N°SD -……….)
Validation des unités
bénéficiaires
Validation des coûts globaux
Validation des prélèvements
Notification de l’AGD-I
dans GESlab
SIGFIC
Saisie et validation
de l’échéancier de facturation
Envoi du prévisionnel
des dépenses à l’unité
(si contrat suivi en AGD-I)
Validation du prévisionnel
et notification de l’AGD-I
(si contrat suivi en AGD-I)
Validation montant AGD (fiche contrat T0)
et saisie EOTP (si contrat suivi).
Si contrat suivi en AGD-G
notification de l’AGD-G à ce stade.
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 33
Un nouvel outil de gestion partagé : Webcontrat
Initialisation budgétaire, suivi de tous les événements de la vie du contrat
Vision partagée entre le SFC et le laboratoire
Échanges via une « base d’appel » permettant un suivi des demandes/réponses
Possibilité de vision globale par laboratoire, par chercheur, par financeur, …
Suivi de l’AGD
Webcontrat
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 34
3. Webcontrat - AGD
Ordre du jour
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 35
AGD notifiées Ajustement des montants erronés lors de la reprise
Mai : correction en masse de la majorité des erreurs systémiques de calcul.
Juin : nouveau contrôle de cohérence (laboratoire/SFC) avec le mode opératoire
de vérification DCIF/DSFIM afin de recenser les éventuels écarts significatifs
restants.
Signalement des anomalies par le SFC au support GBCP_Métiers dans un
espace CORE dédié.
Ils devraient être traités individuellement au niveau Central d’ici fin 2016.
Pour les écarts restants, plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
Prélèvements non soustraits ou soustraits 2 fois.
Erreur de saisie du montant initial de l’AGDI ou du montant des prélèvements.
Répartition entre AGDI et AGDG non prise en compte.
Quelques écarts inexpliqués.
A ce jour, 18 contrats ont été répertoriés dans cet espace
Situation des AGD des contrats repris dans WEBCONTRAT au 01-01-2016
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 36
AGD non notifiées – Contrats complexes
Non prise en compte de certains contrats « complexes » (ex : LABEX
avec hôtel à projets, IA à 2 Tranches, co et multi financeurs) car leur modélisation
nécessitent des évolutions de Webcontrat Prévu pour 2017 avec la version V2
de SIGFIC
Certaines AGDi ont été notifiées dans GESLAB (ex : IA à 2 TR), mais pas
toutes autorisation de fonctionnement en dépassement dans GESLAB
Des notifications complémentaires sont attendues dans GESLAB d’ici fin
2016 (co et multi financeurs)
Ces contrats ne sont pas visibles pour l’instant dans SIGFIC
Situation des AGD des contrats repris dans WEBCONTRAT au 01-01-2016
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 37
AGD non notifiées – Autres Contrats
Contrats non repris ou repris partiellement dans version 1 de
WEBCONTRAT
Contrats Européens avec une unité pilote et plusieurs unités partenaires
L’initialisation ou la fusion de l’ensemble des données n’a pas été
correctement opérée par l’ensemble des partenaires en version 1, ce qui ne
permet pas le calcul des AGD.
Contrats saisis sur un mauvais centre financier ou mauvais OTP
La résolution est attendue pour fin 2016.
Avenants (durée et/ou financier)
Quelques difficultés persistantes pour certains contrats : en cours d’analyse au
plan central
Situation des AGD des contrats repris dans WEBCONTRAT au 01-01-2016
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 38
Dépenses > AGDi notifiée
Mise en dépassement non autorisée.
Intégration d’une notification négative AGDi suite aux corrections.
AGD non notifiée mais avec des dépenses > AGDi prévue
Montant de l’AGD peut être calculé d’après les fiches budgétaires transmises par le SFC
et/ou d’après le mode opératoire transmis en Mai.
Rappel : Il n’y a plus de blocage possible au niveau du SFC. C’est au laboratoire de
s’assurer que les dépenses engagées ne dépassent pas le montant prévu au contrat. (cf
mail A MARTIN le 01/09/2016)
Tous les dépassements injustifiés devront être restitués par l’unité sur la
base de ses fonds propres (RPB)
Les dépassements de crédits
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 39
Transferts budgétaires sur périmètre AGD
Transfert entre AGDi
Pas de possibilité de transferts entre AGDi
Le montant d’une AGDi ne peut être modifié que par décision formelle du financeur
(avenant, relevé de décision) en lien avec le SPV puis le SFC
Transfert d’un disponible sur AGDi vers l’AGDg
Quand : au moment du dernier encaissement
Comment : apparaîtra comme dépense sur l’AGDi « disponible transféré »
Par qui : le SFC en lien avec la DCIF/DSI. Les écritures de transferts seront
réalisées en central en attente d’évolutions techniques prévues en 2017
Les transferts de ressources
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 40
Régularisation des dépenses déclarées inéligibles par le financeur
Quand : au moment du dernier encaissement
Comment : abondement en co-financement à partir d’autres ressources de l’unité
(AGDg, RPB ou SE)
Par qui : le SFC sous forme d’avenants
Contrat échu et présentant un disponible sans notification d’AGD
Les AGD ne seront pas notifiées dans SIGFIC
Le disponible sera mis en place par le SFC sur les RPB de l’unité hors
WEBCONTRAT
Les transferts de ressources
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 41
Nouvelles origines pour les AGDG
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 42
Nouvelles origines pour les AGDG
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 43
3. Webcontrat - Programmation
Ordre du jour
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 44
o L’AGD = Mise à disposition totale du budget du contrat dès sa signature =
Montant total du contrat (net des prélèvements) = Limite maximale des
dépenses autorisées sur la durée du contrat.
Dans l’engagement de ses dépenses, le chercheur n’est plus dépendant
d’un plafond annuel mais seulement du montant total net de son contrat.
Mais, la contrepartie c’est une programmation pluriannuelle de qualité car c’est
elle qui détermine directement l’enveloppe annuelle des AE de la
Délégation.
Programmation de qualité = Prévision qui doit faire l’objet d’un dialogue
continu avec le responsable scientifique du contrat. Elle peut-être
évolutive et doit être redéfinie en fonction des aléas de gestion, des
changements de stratégie et du déroulement de l’exécution.
La programmation
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 45
o La programmation est essentielle :
– Elle permet de notifier l’AGDi du contrat.
– Elle détermine l’enveloppe en AE que va recevoir la Délégation pour l’année en cours et pour
les années ultérieures.
o En 2016 : année transitoire avec un contrôle non formalisé
o À partir de 2017 : suivi beaucoup plus précis et régulier de l’enveloppe accordée.
Revoir dès que possible la programmation afin de réajuster les prévisions des années à venir.
La programmation
Constat :
Sous
réalisation
de 37% par
rapport à la
prévision
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 46
La programmation
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 47
Ordre du jour
4. Achats
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 48
Gains achats
Définition :
Le gain achat (ou économies d’achat) est la plus-value économique apportée
par la fonction achat c’est à dire le montant que le CNRS n’aura pas à
débourser pour obtenir les prestations retenues du fait de choix stratégiques
et actions mises en œuvre par l’équipe achat.
Gain achat = Prix d’achat – prix de référence
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 49
Gains achats
Objectif :
- Fixé par l’Etat à tous ses opérateurs (décret 16 juillet 2013) : 2 % par an
- Résultat DR19 au 11 octobre 2016 : 86 257 € soit 1,8 %
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 50
Gains achats
Difficultés :
- Obtenir le prix de référence
- Obtenir des remises dans un marché parfois peu concurrentiel
- Convaincre le prescripteur
- Anticiper les achats
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 51
Gains achats
Pistes d’amélioration :
- Conservation des devis permettant le montage financier
- Fiabilisation de ces devis
- Négocier encore et toujours
- Anticiper les achats
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 52
Programmation des achats
Les enjeux d’une bonne programmation :
- Budgétaire : programmation des AE et des CP
- Economique : Gain achats
- Organisationnel : Lissage de la charge de travail et implication de tous
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 53
Programmation des achats
L’outil permettant une bonne programmation :
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 54
Programmation des achats
Les objectifs de PROMIS :
- Faciliter la programmation des achats significatifs
- Permettre la construction d’un plan de charge pour la DR et pour les unités
- Anticiper pour optimiser
- Identifier d’éventuelles synergie d’achats
- Sécuriser et renforcer la programmation budgétaire en mode GBCP
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 55
Programmation des achats
Processus général d’utilisation de PROMIS
Créer et enregistrer la fiche
programmation achat
Soumettre les fiches enregistrées à la
validation
Valider (ou rejeter) les fiches
programmation achat
Consulter / Extraire les fiches programmation achat
Mise à jour du statut de la fiche
programmation achat
Mise à jour de la programmation des achats
Valideur Demandeur Service achats (unité) Service achats (DR)
Etablir la programmation achat
Conduite du projet d’achat
Mise à jour éventuelle des fiche s
programmation achat
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 56
Programmation des achats
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 57
Actualités des marchés nationaux
- Le taux de commande via AEL (HP et ECONOCOM) peine à décoller (18 %
pour la DR19)
- La catalogue GAUSS ouvre en test via AEL pour le LOMC et le PBS le 02/12
et pour tous progressivement en 2017
- Marché LYRECO se termine au 31/12/16.
- Ensuite, UGAP (marché n°513), ouvert via AEL en 2017
- Marché des cartes carburants sera ouvert l’année prochaine
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 58
Ordre du jour
5. Questions diverses
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 59
Questions diverses
- Le passage du client lourd au client léger génère perte de temps et d’efficacité :
- La migration totale vers le client léger est progressive et continuera sur 2017.
- Le client léger se déconnecte trop vite :
- Question de sécurité. Le temps de connexion sans aucune action a été porté à
90 mn.
- Suis-je obligé d’utiliser les documents types pour une PUMA quelque-soit le
montant ?
- Oui. Pour sécuriser juridiquement l’achat et l’exécution du marché.
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 60
Questions diverses
- Le numéro de l’AGDi est-il obligatoire dans mes origines ?
- Oui, sur toutes les origines de niveau fin et pour toutes les AGD (i et g) afin
de pouvoir intégrer les notifications et les différencier des RPB
- Pour les commandes d’équipement multi-lignes et mono-quantités, dois-je
mettre le même numéro dans le champ « immobilisation nouvelle » ?
- Oui si cela concerne un seul et même équipement
- Non si chaque ligne est un équipement indépendant
- J’ai une ligne sur ma facture avec la désignation « couts indirects
d’acquisition » que je n’avais pas commandé, est-ce normal ?
- Oui. Lorsque des frais de port non prévus à la commande sont facturés, le
SCTD, en ayant demandé la validation via un WF s’ils sont > 25 €, passe ces
frais en CIA.
CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 61
Questions diverses
D’autres questions ?
…