Février 2014 - HostGator Web Hosting Website Startup Guidemd-paie.com/etab/GUIDE_DES_INVENTAIRES_PHYSIQUE_AREF.pdf · d’inventaire Les consultants assistent les agents de l’AREF

Méthodologie de l’inventaire physique

Février 2014

1

I. OBJECTIFS

II. CHAMPS D’APPLICATION

III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE

PHYSIQUE

VI. TRAVAUX PREPARATOIRES

V. TRAVAUX DE RECENSEMENT

IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT

IIV. ROLES DES INTERVENANTS

Plan de la méthodologie

2

L'inventaire physique des immobilisations vise à satisfaire deux objectifs :

I. OBJECTIFS II. CHAMPS

D’APPLICATION


PHYSIQUE





1-Un objectif légal

2-Un objectif de gestion

3

•Décret n° 2-89-61 du 10 rebia II 1410 (10 novembre 1989)

fixant les règles applicables a la comptabilité des

établissements publics.

•Arrêté ministériel n° 2470 du 17 mai 2005 portant sur

l’organisation financière et comptable des AREF.

•Code Général de Normalisation Comptable

1-Un objectif légal relatif aux

obligations


D’APPLICATION


PHYSIQUE





4

2-Un objectif de gestion dans

la mesure ou cet inventaire

permettra d'assurer :


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Une meilleure sécurité pour la conservation du patrimoine.

Une valeur probante à la comptabilité.

Une gestion plus rationnelle du patrimoine, facilitée par le

repérage des biens en mauvais état de fonctionnement

nécessitant un entretien et ceux ne présentant plus de

valeur d'usage qu'il y a lieu de reformer ou de céder.

La mise en place d'une application informatique

permettant d'assurer un suivi permanent des immobilisations

et capable de fournir toute information sur les

immobilisations notamment:

Le détail du coût.

La date d'acquisition ou de mise en service.

Le taux et le mode d'amortissement.

Le montant des amortissements pratiqués.

La valeur nette comptable.

L'emplacement et l'affectation des biens.

Les mouvements intervenus

Etc…

5

I. OBJECTIFS



PHYSIQUE






6

Les champs d’application sont présentés comme suit:


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Biens à inventorier

Biens Hors Inventaire

Biens à inventaire spécifique

Lieux à inventorier

7

Collections:• Bibliothèque générale .

Matériel et outillage:• Equipement des ateliers d’enseignement technique;• Equipement d’enseignement général;• Equipement des laboratoires;

• Collections matériel didactique;• Mobilier et matériel spécifique aux internat et cantines scolaires;

Autres immobilisations corporelles:• Mobilier et matériel de bureau;• Mobilier et matériel d’enseignement;• Matériel informatique;

• Matériel de transport ;


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Biens à Inventorier

8

Les biens situés en dehors du périmètre des opérations d’inventaire meuble sont:

1. les immobilisations :

− Terrains,

− Constructions,

− Agencements et aménagements (parce qu’ils font corps avec lesbâtiments et les constructions)

2. Les stocks de marchandises (ou stocks de fournitures scolaires) destinés àune distribution interne ou externe.

2. Les biens de consommation courante, ou biens "consommables", tels que les

fournitures de bureau, les imprimés, etc.

2. Les biens réformés non utilisés par les AREF.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Biens Hors Inventaire

9

Les biens qui font l’objet d’inventaire spécifique :

1. Les livres, cassettes audio et vidéo, CD-Rom, etc., qui font partie du

catalogue des bibliothèques, tenus par les bibliothécaires;

2. Le petit matériel d'atelier et de laboratoire (layettes) tenuséparément par le personnel technique des ateliers.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Biens à Inventaire spécifique

10

Délégations

– Les services – Les dépôts– Les salles d’enseignement

– Les laboratoires, – Les installations sportives, – Les bibliothèques – Les cantines, – Les internats – Autres locaux à préciser par l’établissement ou le

centre de formation;– …

Les établissements scolaires et les centres de formation

L’inventaire physique doit être réalisé dans l’ensemble des composantes des structures (académie,

délégation, établissement d’enseignement, centre de formation) des AREF :

– Les bureaux

– Les dépôts– Autres locaux à

préciser par la délégation.

– …

– Les services – Les dépôts– Autres locaux à

préciser par l’académie

– …

Académies

L’inventaire s’effectuera également dans des locaux appartenant à :

• d’autres organismes lorsqu’ils conservent une partie ou la totalité du patrimoine meuble des académies;

• Des fournisseurs qui n’ont pas livré leur marchandises aux académies et délégations, bien que le bien ait

été acquis par l’AREF.

Les académies et les délégations doivent mettre à la disposition des agents chargés de l’inventaire, la liste

de ces tiers.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Lieux à Inventorier

11

I. OBJECTIFS



PHYSIQUE






12

Afin d’identifier l’ensemble des composantes, les académies, les délégations et les

établissements d’enseignement (y compris les centres de formation) doivent fourniraux équipes d’inventaire, avant le déroulement du comptage physique des biens

une liste exhaustive des lieux qui doivent faire l’objet de l’inventaire physique (Annexe1)

13


D’APPLICATION


PHYSIQUE





ANNEXES/ANNEXE 1 LISTE EXHAUSTIVE DES LIEUX.docx





D’APPLICATION


PHYSIQUE





Les académies, les délégations et les établissements d’enseignement doivent également préparer un état des surfaces des locaux (Annexe 2) : c’est-à dire un état descriptif des particularités spatiales de toutes les structures (toutes les entités) des AREF .

14

ANNEXES/ANNEXE 2 ETAT DES DESCRIPTIF DES LIEUX.docx



Les académies Les délégations

• Le contrôleur de l’inventaire :Directeur de l’académie (l’ordonnateur)

• La commission d’inventaireLe responsable du service patrimoineLe responsable de gestion des stocksLe responsable du service des achats et desmarchés

Il est de la responsabilité de chaque service ou établissement scolaire ou centre de formation de désigner une personne responsable de la tenue de l’inventaire et les équipes de comptage.

La composition des équipes d’inventaire par entité à inventorier :

Désignation des équipes d’inventaire par entité à inventorier

Services des académies et délégations* Les établissements d’enseignement et les centres de formation*

• Le responsable d’inventaire :Le responsable du service (service carte scolaire,service ressources humaines,…)• L’équipe de comptage :Deux agents du service à inventorier

• Les responsables d’inventaire :Le directeur de l’établissement ou du centre de formation.L’économe de l’établissement ou l’économe le plusproche.• L’équipe de comptage :

Deux agents de l’établissement ou du centre de formationà inventorier .

Toutes les entités (AREF Siège, Délégations et Etablissements) sont tenues de préparer une liste nominative despersonnes qui vont participer à l’inventaire (Annexe 3)

• Le contrôleur de l’inventaire :Délégué de l’académie (l’ordonnateur)• La commission d’inventaireLe responsable du service patrimoineLe responsable de gestion des stocksLe responsable du service des achats et des marchés


D’APPLICATION


PHYSIQUE





15

ANNEXES/ANNEXE 3 LISTE NOMINATIVE DES ÉQUIPES D’INVENTAIRE ACADEMIE.docx



ANNEXES/ANNEXE 3 LISTE NOMINATIVE DES ÉQUIPES D’INVENTAIRE DELEGATION.docx

ANNEXES/ANNEXE 3 LISTE NOMINATIVE DES ÉQUIPES D’INVENTAIRE ETABLISSEMENT.docx


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Désignation des équipes d’inventaire par entité à inventorier

Séparation des fonctions

La personnes appelées à faire et à superviser les opérations de comptage, doivent être

indépendantes de celles assurant la garde et de l’enregistrement des stocks.

16

Sen

s d

e co

nso

lidat

ion

des

d

on

née

s d

’inve

nta

ire

Responsable d’inventaire



Les consultants assistent les agents de l’ AREF à l’application de la procédure d’inventaire

Etablissement

Délégation

Académie

Membres constituant l’équipe d’inventaire



Equipes d’inventaire



La structure de coordination et d’organisation des équipes d’inventaire doit respecter le

schémas suivant:


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Coordination & Organisation

17

Période d’inventaire

• L'opération de prise d'inventaire sera entamée au siège de l’académie, à compter du ...............

• Une période de deux quatre semaines est prévue pour couvrir tous les lieux sus indiqués.

• Chaque site sera avisé de la date le concernant préalablement à toute intervention par lettre de l’académie et délégations.

• Un planning détaillé sera communiqué ultérieurement.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





18

Documents des inventaires

Mettre à la dispositions des équipes d’inventaire les fiches et les annexes nécessaires àl’accomplissement de leur mission de recensement :


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Annexe 1: liste exhaustive des lieux ;

Annexe 2: état des descriptif des lieux;

Annexe 3: liste nominative des équipes d’inventaire;

Annexe 4: fiche des immobilisations de l’AREF;

Annexe 5: liste standard des biens équipement et mat didactique

Annexe 6: Feuille de comptage

19

Règles de gestion de l’inventaire physique des immobilisations

Gestion des mouvements d’immobilisations

Tout mouvement d’immobilisation doit être reporté jusqu’à la fin des opérationsd’inventaire. Si ce mouvement ne peut pas être reporté, il doit être immédiatementsignalé au superviseur de l’inventaire au niveau du site de recensement en vue demettre à jour l’affectation des immobilisations en question.

Les mouvements physiques des immobilisations doivent obligatoirement être arrêtéspendant l’opération d’inventaire, dont la période doit être largement diffusée. Lesopérations urgentes peuvent être autorisées si elles sont justifiées. Toutefois, cesdernières doivent être limitées et faire l’objet d’un suivi rigoureux.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





20

Règles de gestion de l’inventaire physique des immobilisations

Identification des immobilisations

Pour faciliter la prise d’inventaire, il est indispensable d’identifier avant toute opération de comptage :

• Les biens appartenant à des tiers et se trouvant dans les entités de l’AREF : Les équipes

d’inventaire doivent identifier et interroger les responsables des structures identifiés en(Annexe 2) sur les biens qui n’appartiennent pas à l’entité à inventorier;

• Les biens appartenant à l’AREF et se trouvant chez des tiers : les équipes d’inventairedoivent avoir auprès des responsables chargés de la réception des commandes,l’état des livraisons non reçus ou en cours de réception.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





21

I. OBJECTIFS



PHYSIQUE






22

Les travaux préparatoires nécessaires à l’organisation pratique des inventairesphysiques doivent reposer sur des prérequis ci-dessous :

Formation et sensibilisation des inventoristes aux instructions et procédures del’inventaire physique. La formation des équipes inventoristes va se faire en deux

phases :

Les consultants

• Les directeurs des académies• Les responsables services budget et patrimoine

(Académies).• Les déléguées régionaux • Responsables service budget et patrimoine

(Délégations)

Les responsables budget et patrimoine

• Les directeurs des écoles • Les économes • Les responsables du patrimoine (meuble

ou immeubles au niveau des écoles

Phase 1 Phase 2

Formation


D’APPLICATION


PHYSIQUE





23

Les dépôt des biens meubles doivent faire l’objet d’un regroupement des articles demême nature dans un même endroit. Ces articles doivent être rangés et empilés defaçon à faciliter leur comptage.

Préparation des dépôts


D’APPLICATION


PHYSIQUE





24

Pour faciliter la prise d’inventaire, il est indispensable d'identifier et d’isoler avant toute opération de comptage :

1-Les biens appartenant à des tiers et se trouvant dans les entités de l’AREF

les biens n'appartenant pas a l’AREF (biens pris en location, bien empruntés...). Ces biensferont l'objet d'une liste exhaustive autonome permettant une validation postérieure des

informations données à leur sujet.

Les équipes d’inventaire doivent identifier et interroger les responsables des structuresidentifiés en (Annexe 2) sur les biens qui n’appartiennent pas à l’entité à inventorier;

2- Les biens appartenant à l’AREF et se trouvant chez des tiers :

• Etablir une liste exhaustive des biens appartenant à l’AREF et se trouvant chez des tiers,

faisant apparaitre l'identification et les détenteurs de ces biens.

• Les équipes d’inventaire doivent avoir auprès des responsables chargés de la réceptiondes commandes, l’état des livraisons non reçues ou en cours de réception.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Identification des biens à inventorier

25

• Préparation de la liste des équipements et matériel (liste des immobilisations)

• Cette liste à été élaborée à partir des achats faits par l’académie et délégation de 2002à 2012 ( inventaire comptable), elle constitue en quelque sorte la nomenclature desarticles types achetés.

• Cette liste est codifiée, chaque article à un code unique.

• Cette liste est mise à disposition à partir du site MD, pour être exportée vers Excel ouimprimer en cas de besoin.

Pour l’identification principale d’un bien dans un fichier d’immobilisation deux informations sont indispensables :

• Le code ;• La désignation;

NNNNNA NN NN NN

Code GRESA de l’établissement

Code type de matériel

Code type de famille

Code identification

N : Numérique A : Alphabétique

Le code

C’est une identification précise du bien meuble à recenserLa désignation

Préparation de la liste des immobilisations


D’APPLICATION


PHYSIQUE





26

I. OBJECTIFS



PHYSIQUE






27

• L ‘équipe d’inventaire munie des documents suivants:

Liste des immobilisations contenant tout les articles type que l’académie achète.

Feuilles de comptage (Annexe 6) sont pré-numérotées et établies en double

exemplaire pour réaliser l’inventaire.

doit procéder au comptage des articles en balayant les lieux de droite à gauche et dehaut vers le bas (en cas de rayonnage). L’opération de comptage est faite en présencedu magasiner lorsqu’il s’agit d’inventaire opéré au niveau des dépôts de l’académie oula délégation et ce, afin de de leur assurer et faciliter l’identification des articles sans

participer au Comptage.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





28

ANNEXES/ANNEXE 6 FEUILLE DE COMPTAGE.docx



Pour chaque article à compter l’équipe doit:

• Identifier dans la liste des immobilisations son code.

• Identifiez les articles inventoriées avec des étiquettes ou feutres de couleurs différentes pour

chaque équipe de comptage.

• Mettre sur l’étiquette le code de l’article.

• Renseigner les feuilles d’inventaire au fur et a mesure du comptage. Les feuilles de

comptage sont remplies au stylo et non au crayon par les informations suivantes:

Le code

La référence ou désignation

La marque

La quantité

L’unité de comptage

Etat du bien.

Le lieu de comptage, bâtiment, local, service

le numéro d’inventaire: Le numéro de l’opération d’inventaire désignera le

numéro de l’immobilisation recensée au sein d’un site et sera composé: du code

local et du numéro d’ordre séquentiel de l’opération d’inventaire commençant

par 1 pour chaque local.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





29


D’APPLICATION


PHYSIQUE





Mode de recensement

LES FAMILLES DES BIENS DES AREF Mode de recensementLogiciels Liste

Brevets ListeLicences ListeMatériel de transport ListeOutillage Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMatériels scientifiques Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMatériels informatiques Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMatériels sportifs Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMatériels artistiques et culturels (instruments de musique…….) Etiquette à l’unité et/ou par ensemble

Matériels audiovisuels et assimilés Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMatériels de bureau et assimilés Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMobilier Etiquette à l’unité et/ou par ensemblePetits mobiliers et matériels Etiquette par lotAgencement et installation Etiquette à l’unité et/ou par ensembleCollections littéraires, scientifiques, documentation Etiquette à l’unité et/ou par ensembleInstallations techniques complexes Etiquette à l’unité et/ou par ensemble

30

Réalisation du double comptage:

L’équipe 1 commencera par le site numéro 1 et l’équipe 2 par le site numéro 2, une

fois l’inventaire d’un site achevé, l’équipe se déplacera au deuxième site pourréaliser le deuxième comptage.

Finalisation du comptage:

À la fin de l’opération d’inventaire, les membres de l’équipe de comptage doiventsigner les feuilles et les restituer au responsable de l’inventaire désigné dans chaque

site de l’AREF.

Centralisation des feuilles de comptage:

Les feuilles de comptage sont centralisées et contrôlées par le superviseur, en casd’écart entre les deux recomptages, un troisième comptage est effectué par le

superviseur, ce dernier doit s’assurer que toutes les feuilles ont été récupérées encontrôlant les numéros de séquences.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





31

Travaux préalables à la saisie d’inventaire:

Les feuilles de comptage doivent être complétées par des informations que peut fournir le site Inventaire plus , notamment:

Fournisseur Numéro d’inventaire Date de réception du matériel par le site

Date d’achat. Désignation précise

Saisie de l’inventaire:

• L’inventaire sera saisi sur l’application informatique Inventaire plus sur le siteweb de MD.

• Un document de support sera transmis pour expliquer la réalisation de la saisiedans l’application Inventaire plus .


D’APPLICATION


PHYSIQUE





32

I. OBJECTIFS



PHYSIQUE






33

Le rapprochement entre l’inventaire comptable et physique consiste à comparer l’état des immobilisations affectées par les ARM et décharges avec l’inventaire physique par site.

Cette opération suppose que nous disposons de l’affectation du matériel et équipement depuis 2002. Ce travail reste à compléter au niveau de l’application Inventaire plus par les équipes des Académies en ce qui concerne les ARM et les décharges pour les délégations.

Compléter les affectations du matériel au niveau de l’application inventaire plus


D’APPLICATION


PHYSIQUE





34

I. OBJECTIFS



PHYSIQUE






35

Cette opération d’inventaire revêt une importance capitale pour l’AREF. Sa

réalisation ainsi que sa bonne réussite repose sur l’implication de tous les

intervenants cités ci-après pour jouer pleinement les rôles suivants :

Rôle du Ministère :

• Saisir par écrit les AREF et les délégations pour leur demander de lancer les

travaux d’inventaire conformément à la présente procédure ;

• Requérir un suivi régulier du déroulement de l’opération en impliquant, si

possible, les services concernés des Inspections régionales;


D’APPLICATION


PHYSIQUE





36

Rôle de l’AREF :

• Saisir par écrit les délégations pour leur demander de veiller au bondéroulement de l’opération d’inventaire physique;

• Nommer les responsables de l’opération Inventaire physique desimmobilisations;

• Nommer les équipes qui seront chargées de l’inventaire physique ;

• Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locauxrelevant de l’AREF;

• Réaliser la répartition du fichier d’inventaire documentaire pour tous lesachats réalisés par l’AREF sur l’application Inventaire plus (Résultats del’inventaire documentaire) selon les ARM et autres décharges établis parentité réceptionnaire;

• Fournir au cabinet les résultats des travaux d’inventaire et les travaux derépartition du fichier d’inventaire documentaire décrit ci-dessus;

• Réaliser le rapprochement entre les résultats de l’inventaire physique et lestravaux de l’inventaire documentaire pour les immobilisations concernant leslocaux relevant de l’AREF;


D’APPLICATION


PHYSIQUE





37

Rôle de la Délégation :

• Saisir par écrit les établissements pour leur demander de veiller au bon

déroulement de l’opération d’inventaire physique et d’impliquer la direction

dans ce travail ;

• Nommer un responsable inventaire physique des immobilisations ;


• Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locaux

relevant de la Délégation;

• Réaliser la répartition du fichier d’inventaire documentaire pour tous les

achats réalisés par la Délégation dans l’application Inventaire plus (Résultatsde l’inventaire documentaire) selon les décharges établies par entité

réceptionnaire ;

• Fournir au cabinet les résultats des travaux d’inventaire et les travaux de

répartition du fichier d’inventaire documentaire décrit ci-dessus ;

• Réaliser le rapprochement entre les résultats de l’inventaire physique et les

travaux de l’inventaire documentaire pour les immobilisations concernant les

locaux relevant de la Délégation.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





38

Rôle de l’établissement :

• Nommer un responsable de l’opération Inventaire physique des immobilisations;


• Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locaux relevant

de l’établissement;

• Fournir à la Délégation les résultats des travaux d’inventaire physique signés par

le Directeur de l’établissement ;

• Fournir tout complément d’information lors des rapprochements qui seront

effectués par les services de la Délégation.


D’APPLICATION


PHYSIQUE





39

Rôle du cabinet d’experts :

• Rédiger la note de procédure de réalisation des travaux d’inventaire documentaire, physique et des

travaux de leur rapprochement ;

• Former et sensibiliser les principaux responsables qui seront désignés par l’AREF et les délégations pour

réaliser ou piloter les dites opérations et en particulier : Le Directeur de l’AREF, les Délégués, les chefs de

divisions Budget, les chefs de service Patrimoine, tous autres responsables qui seront chargés de réaliser

la présente opération. Cette équipe doit être suffisamment représentative pour pouvoir diffuser cette

formation et sensibiliser les équipes des établissements ;

• Fournir les états d’inventaire documentaire par entité : AREF et pour chaque délégation ;

• Fournir un dictionnaire des immobilisations

• Fournir les états d’inventaire physique qui doivent être remplis par les équipes d’inventaire ;

• Assister les responsables d’inventaire en cas de problèmes ou de questions lors du déroulement des

opérations ;

• Collecter les états d’inventaire auprès des délégations ;

• Assister les équipes de l’AREF et des délégations lors de répartition des inventaires documentaires ;

• Assister les équipes de l’AREF et des délégations lors des travaux de rapprochement ;

• Fournir un fichier comprenant l’ensemble des immobilisations : Inventaire documentaire, inventaire

physique, Rapprochement ;


D’APPLICATION


PHYSIQUE





40

Lien application MD Plus

• https://md-paie.com/etab/Index.aspx

• http://md-paie.com/Default.aspx

41

https://md-paie.com/etab/Index.aspx



http://md-paie.com/Default.aspx

