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Les Mémos du CR2PA GED versus SAE Deux outils complémentaires aux finalités distinctes Les notions respectives de gestion électronique des documents(GED) et archivage électronique (SAE) sont régulièrement confondues. Dans les entreprises, on entend parfois la réflexion : « j’ai archivé dans la GED, donc pas besoin d’un SAE ». La politique des éditeurs de logiciels, qui élargissent leurs fonctionnalités pour prétendre à une plus large couverture du marché, n’aide pas à lever ces confusions. Ce guide vise à clarifier cette problématique, en repartant des besoins fonctionnels de base correspondant à chacun de ces deux types d’outils. Document rédigé par le groupe de travail CR2PA Aide à la maîtrise d’ouvrage – Janvier 2018 Ont participé à ce groupe de travail les responsables de politique et projets d’archivage de : Air France, Renault, L’Oréal,Thales DMS France.

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Les Mémos du CR2PA

GED versus SAE

Deux outils complémentaires aux finalités distinctes

Les notions respectives de gestion électronique des documents(GED) et archivage électronique (SAE) sont régulièrement confondues. Dans les entreprises, on entend parfois la réflexion : « j’ai archivé dans la GED, donc pas besoin d’un SAE ». La politique des éditeurs de logiciels, qui élargissent leurs fonctionnalités pour prétendre à une plus large couverture du marché, n’aide pas à lever ces confusions. Ce guide vise à clarifier cette problématique, en repartant des besoins fonctionnels de base correspondant à chacun de ces deux types d’outils.

Document rédigé par le groupe de travail CR2PA Aide à la maîtrise d’ouvrage – Janvier 2018 Ont participé à ce groupe de travail les responsables de politique et projets d’archivage de : Air France, Renault, L’Oréal,Thales DMS France.

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1. C’est quoi une GED, c’est quoi un SAE ?

La GED et le SAE sont deux éléments de la gestion documentaire qui est l’ensemble des processus dans un

environnement donné permettant de gérer un document de sa création à sa destruction, et dans le cas du SAE pouvant

aller jusqu’à la conservation historique sans limite de durée.

Le terme de GED, gestion électronique des documents, (en anglais « EDMS » : Electronic Document Management

System) apparait dans les années 80. Son objectif initial est la gestion des documents papiers, puis électronique, par

la gestion des métadonnées. Elle évolue aujourd’hui vers une « plateforme de services de contenus » (CSP, Content

Service Platforms)

Les GEDs déjà déployées aujourd’hui sont des outils informatiques permettant d’assurer la gestion des documents

électroniques. Elles permettent de réaliser les diverses étapes de la chaine de traitement d’un document. La GED met

principalement en œuvre des systèmes d’acquisition, d’indexation, de classement, de stockage, d’accès et de

consultation des documents. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, avec

des étapes majeures : acquisition et stockage, l’indexation, diffusion. L’outil permet de gérer l’accès aux différentes

versions d’un document ainsi que les workflows de validation.

Le SAE, système d’archivage électronique, (en anglais « digital preservation system » ou « ERMS » : Electronic Records

Management System, parfois simplement « Electronic Archiving System ») va au-delà du simple stockage des données.

Il intègre des règles de records management définies par l’entreprise (durée de conservation, typologie des

documents, niveau de confidentialité, etc..).

La GED et le SAE sont deux outils complémentaires, mais orientés vers des finalités différentes.

Ils ont en commun entre autres la nécessité de structurer la base documentaire par un plan de classement, l’utilisation

de métadonnées1 pour décrire les documents, la conservation des documents électroniques et l’usage de moteurs de

recherche efficaces, mais leurs finalités sont bien distinctes.

L’objectif premier d’une GED est de faciliter l’accès aux documents. Par conséquent la recherche, la gestion des

différentes versions et le processus de publication sont les principales fonctionnalités d’un tel système. Une GED

répond à une problématique métier et d’efficacité opérationnelle. C’est un outil collectif pour la production et la

diffusion documentaire.

Un SAE pour sa part assure principalement la conservation sécurisée des documents sur des durées définies qui

peuvent être très longues. Il se spécialise donc sur la pérennisation de documents électroniques. Le SAE répond à 4

objectifs : traçabilité, sécurité, pérennité et intégrité. Ces deux derniers objectifs diffèrent de la GED. Une des

spécificités du SAE est d’assurer la valeur probante d’un document. Lorsqu’un document est intégré au système, il

devient dès lors impossible de le modifier.

1 Métadonnée : donnée servant à définir ou décrire une autre donnée quel que soit son support (papier ou électronique). Un exemple type est d'associer à une donnée la date à laquelle elle a été produite ou enregistrée.

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2. Le cycle de vie d’un document : positionnement GED & SAE

Les outils de GED et de SAE répondent à des besoins correspondant à des phases différentes du cycle de vie du

document. Ces phases, qui comprennent une plage de recouvrement, sont présentées sur le schéma ci-dessous2, repris

du Mémo CR2PA sur le Cycle de vie :

Légende

T0 : Validation du document qui prend sa forme définitive

T1 : Fin de l’utilité du document dans le processus métier (lié à un évènement ex : clôture du dossier/ fin de

contrat/départ d’un salarié de l’entreprise…)

T2 : Fin du besoin de conservation pour des raisons juridiques ou besoin d’information nécessaire à l’activité.

2 Inspiré de Marie-Anne Chabin. Cf Wikipedia, « Cycle de vie du document » [consulté le 19/01/2018]

(https://fr.wikipedia.org/wiki/Cycle_de_vie_(document)

ELABORATION CONSERVATION REGLEMENTAIRE OPERATIONNELLE

CONSERVATION PATRIMONIALE

Validation Diffusion

Date de fin de Conservation

T0

Capture/versement

Système de GED

Système d’archivage électronique

T2

Sort Final

Destruction

Maintien en archives

historiques

Documents validés, figés, datés,

non modifiables, conservés pour

des raisons légales ou

fonctionnelles

Documents en cours de rédaction,

non validés et gérés par

l’utilisateur pour des besoins de

collaboration, de diffusion, de

recherche etc… Coexistence de

plusieurs versions

T1

Documents à valeur patrimoniale,

mémorielle ou historique

Conservation réglementaire ou de capitalisation

Utilisation opérationnelle

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Ce n’est pas la durée de conservation qui doit orienter mécaniquement vers GED et/ou SAE, mais l’analyse de

risques partant des exigences (légales, métiers, …) auxquelles doivent répondre les documents.

Pour répondre au double besoin d’archivage et d’utilisation opérationnelle le document peut être :

-soit dupliqué dans le SAE tout en restant mis à disposition dans la GED

-soit si la GED a les fonctions nécessaires de Records management, transféré de la GED vers le SAE à l’issue

de la phase d’utilisation opérationnelle.

QUELQUES CAS D’USAGE

GED sans SAE Certains dossiers dont le résultat seul sera intéressant pour l’entreprise peuvent être élaborés dans la GED mais ne jamais passer dans le SAE car la durée de vie de l’information et l’analyse de risques ne l’exigent pas : actions de communication, formation, projets faiblement engageants, dossiers d’une durée de vie courte…

GED puis SAE Tous les documents liés à un chantier immobilier peuvent être d’abord conservés dans la GED (de l’entreprise ou d’un prestataire ou sous-traitant), puis transférés vers le SAE lorsque le chantier est terminé.

Idem pour les documents d’un contentieux allant dans le SAE lorsque l’affaire a été jugée en dernière instance. Dans ce dernier cas il peut être opportun de faire du tri avant l’archivage.

SAE sans passage par la GED Il est à noter que certains SAE proposent aussi des fonctionnalités de consultation voire de visualisation, tout à fait adaptées à certains cas d’usage : l’archivage de factures dès leur émission ou réception par exemple, et sans qu’il soit besoin de transiter au préalable par une GED.

GED et SAE Les comptes-rendus de Conseil d’administration seront archivés immédiatement après validation, ils sont soumis à une obligation légale de conservation et ont souvent un caractère historique.

En parallèle, des copies des mêmes CR peuvent exister dans une GED pour le partage et la diffusion.

GED ou SAE

(selon le choix d’entreprise ou les fonctionnalités des outils)

Un exemple répandu dans les entreprises est la GED Qualité où l’on retrouve procédures et instructions en vigueur. Ce type de GED a vocation à être consultée par toute l’entreprise, ou au moins par l’ensemble de la communauté chargée de les appliquer.

Ce type de visualisation pourrait également se faire depuis un SAE (les documents sont engageants sur la longue durée) mais il est fréquent de réserver au SAE l’archivage des versions périmées (avec leurs dates de validité, pour preuve) et de limiter alors l’accès dans le SAE aux personnes révisant les politiques ou chargées des contentieux, pour éviter toute utilisation d’une procédure retirée.

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3. GED versus SAE : comparaison fonctionnelle

GÉNÉRALITÉS GED SAE

Objectif Faciliter la création, le partage et la diffusion de documents à travers un outil commun dans le temps opérationnel

Permettre de garantir l’accès, la traçabilité et la lisibilité des documents électroniques pendant quelques années

Garantir que les documents pourront être préservés de manière intègre, pérenne et lisible dans le temps.

Permet notamment grâce à un dispositif respectant des normes (NFZ42 013, ISO 14721,-modèle OAIS…) et à une veille et gestion de formats et logiciels de garantir la pérennité, la lisibilité et l’intégrité des documents numériques dans le temps. Possibilité de certification.

Utilisation Gestion courante des documents pour la conduite des affaires.

Conservation sécurisée des documents à court, moyen et long terme.

Principaux types de documents

Principalement des documents bureautiques ou audiovisuels

Tous types de fichiers numériques ou bases de données

Qui agit sur le document ?

La fonction émettrice reste chargée de la gestion de « son » document

La responsabilité est transférée vers le Records manager qui garantit la préservation, la destruction et gère les droits d’accès.

FONCTIONNALITÉS GED SAE

Créer et modifier un document

X Gérer différentes versions d’un même document

dans la phase d’élaboration

X

Supprimer à tout instant un document

(possible par l’utilisateur/ fonction du paramétrage de la GED)

X

Gérer la suppression d’un document à l’échéance de sa durée de conservation

Possible (non systématique), et

workflow uniquement si les durées de conservation ont été renseignées)

(systématique, avec un workflow de validation / application du sort final)

Gérer des règles de conservation

Possible mais pas systématique)

(obligatoire)

Définir un plan de classement

Souvent lié à des organigrammes, pas

forcément pérennes

Plus stable et historisé / survit à des

changements d’organisation Principaux critères de performance technique

Disponibilité Gestion sûre des accès

Rapidité d’accès aux documents Réactivité des outils de recherche

Optimisation du stockage (disques, bandes WORM..) en fonction de la

fréquence d’accès Contrôles d’intégrité réguliers.

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SÉCURISATION DU DOCUMENT ET DE SA VALEUR PROBANTE

GED SAE

Traçabilité des actions sur les objets numériques (versement/consultation/ destructions/migration)

Pérennité (Maintien de la lisibilité dans le temps) X

Intégrité (Protection contre la modification) X /

Selon choix de paramétrage

Sécurité (Protection contre la perte)

Possible selon le paramétrage

Contrôle des droits d’accès

Traçabilité des accès (Qui fait quelle action ?)

Possible mais avec des limites liées à la volumétrie des accès

4. Tendances du marché

Le panorama des outils proposés par les éditeurs de logiciels dans les deux domaines est extrêmement varié, et très rapidement évolutif. On conseillera donc d’être attentif aux compatibilités avec l’ensemble du SI et aux « roadmaps » de fonctionnalités pour chaque outil, autant qu’à l’existant et aux installations « historiques » chez tel ou tel client. Quelques remarques générales correspondant aux tendances de fin 2017 :

Les GEDs cessent rapidement d’être les outils monolithiques déployés à grandes peines durant les décennies passées. En décembre 2017 Gartner a ainsi renommé CSP (Content Services Platform) son analyse des outils d’Enterprise Content Market (ECM). Ce virage dans l’évaluation des éditeurs suit et anticipe à la fois les évolutions des plateformes de « GED » vers des réceptacles de stockage outillés de nombreux services et d’interfaces utilisateurs paramétrables à la demande plutôt que pré-installés, et orientés vers le traitement d’objet-métiers.

Presque tous les outils de GED importants ont un module de Records management. Certains éditeurs

proposent en complément direct un module d’archivage électronique, donc une intégration « transparente »

des deux outils. Selon les situations d’entreprise, cela peut amener à avoir un seul partenaire pour les

différents projets de gestion de l’information tout au long de son cycle de vie, ou à choisir le « best of breed »

pour chaque outil avec un interfaçage, et une moindre dépendance envers un éditeur monopolistique.

Côté SAE, la souplesse devient également plus importante. Les éditeurs mettent de plus en plus en avant la

facilité de consultation des documents déposés dans un SAE, ce qui peut entrainer un nombre important de

consultations des archives électroniques, contrairement aux archives physiques, et rapproche donc sur ce

plan le SAE de la GED, outil fréquent de publication.

Certains éditeurs de SAE, issus historiquement de la gestion des archives physiques et du tiers archivage,

continuent à proposer des fonctionnalités de gestion des archives physiques à partir du même outil, évitant

aux gestionnaires et aux utilisateurs d’utiliser deux outils différents pour le numérique et les archives papier

ou audiovisuelles.

Les consultations de documents archivés électroniquement deviennent possibles au travers des outils métier,

au point de rendre parfois invisible le SAE (mais les GEDs également) en apportant les informations nécessaires

aux opérationnels dans leurs outils métiers.

Certains éditeurs de SAE sont également spécialisés dans le « mass archiving », c’est-à-dire la possibilité

d’archiver par transfert automatique d’applications métier des volumes importants de documents (ex :

bulletins de salaire, factures…).