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FÉVRIER 2013LA LETTRE D’INFORMATION DES NOTAIRES

Dossier spécial Acte Authentique Électronique : • Mise en place administrative • Organisation de l’étude• Équipement de votre salle de signature• Témoignage de Me Mineo

La GenApi Info® est un bulletin d’information du groupe GenApi • Directeur de Publication : Philippe Rivière - Directeur de la rédaction : Jean-Luc Boixel - Rédacteur en chef : Marie Cipolli

Jean-Luc Boixel,Directeur Généralde GenApi

Philippe Rivière,Président DirecteurGénéral de GenApi

Edito

Chers clients,

Vos confrères que nous avons interrogés ne voient fi nalement que des avantages pour leur étude au pas-sage à l’Acte Authentique Électronique :

la numérisation des pièces permet une meilleure préparation du dossier,

le rédacteur retrouve plus rapidement une pièce électronique et bénéfi cie d’un bureau sans papier,

les rendez-vous sont axés essentiellement sur le conseil et l’assistance,

les coûts de production et d’archivage baissent de façon sensible.

Tous ces atouts s’apparentent à un plébiscite pour la signature électronique.

Dans les faits les obstacles sont fi nalement peu nom-breux, mais comme pour Télé@ctes l’implication du notaire maître d’œuvre est indispensable.

De notre côté nous rassemblons vos remarques lors de réunions avec les notaires utilisateurs de l’AAE pour parfaire la fl uidité de la cérémonie de signature élec-tronique. Mais il semble se confi rmer que la solution iNot AAE est très bien née. En eff et, son intégration dans iNot Actes vous off re une solution globale et vrai-ment pratique au quotidien.

Enfi n notre service hotline dédié sur l’AAE, en vous assistant jusqu’à 20 heures lors de vos rendez-vous tardifs, est l’atout sécurité du dispositif pour réussir la mise en place de la signature électronique dans votre étude.

Bien cordialement,

Dossier spécial l’AAELa mise en place de l’Acte Authentique

Électronique en votre étude vous offrira

un gain de temps lors de la cérémonie

de signature et réduira considérablement

les coûts de production d’un acte. Cette

nouvelle façon de procéder nécessite

cependant quelques aménagements. Ce

dossier a pour but de vous guider dans la

mise en place de l’AAE au sein de votre étude.

Témoignage de Céline Ayoul Chef de produit iNot Actes chez GenApi, diplômée notaire.

« Véritable avancée technologique, l’AAE est

un gage de modernité pour les clients de

l’étude. Le passage à l’AAE représente un véri-

table gain en terme d’image.

Les avantages sont nombreux : économie de

papier, gain de temps dans les recherches

des minutes et des pièces du dossier, gain de

place et sécurité renforcée.

Le passage au support électronique dégage

du temps au notaire pour le dialogue avec ses

clients et le conseil. L’AAE apporte une plus

grande sécurité juridique et technique à l’acte

notarié et assure une meilleure interopérabi-

lité des notaires entre eux et des notaires avec

leurs partenaires professionnels. »

> > > > > > > > > > > > > > > > > > Entrez dans la modernité !

Mise en place administrative Contactez le service de l’ADSN micen@notaires.fr pour

qu’il vous guide dans toutes les démarches préparatoires.

Côté logiciel il faut souscrire à l’off re iNot AAE disponible avec

le logiciel iNot Actes en contactant le service devis@genapi.fr.

Votre phase d’apprentissage débutera par une formation

dispensée par un des formateurs de GenApi, vous permettant

de maitriser la numérisation des annexes, la cérémonie de

signature électronique et le dépôt au MICEN depuis votre

logiciel de rédaction d’actes iNot Actes. Cette formation est

habilitée par le CSN dans le cadre de la formation continue

des notaires.

Après avoir eff ectué 15 dépôts d’actes dans un environne-

ment de formation avec ou sans client, vous passerez ensuite

à la phase de production en réel.

Organisation de l’étudeiNot Actes a été conçu pour la dématérialisation du dossier

et vous off re de multiples possibilités de rangement de vos

annexes. Pour cela l’étude doit être équipée d’un outil de

numérisation efficace et adapté à la configuration et aux

méthodes de travail de l’étude.

GenApi vous propose diff érentes solutions pour optimiser la

constitution du dossier numérique.

La gestion des e-documents dans iNot Actes permet de

ranger les documents en deux temps : après numérisation les

documents sont centralisés pour être rangés par l’utilisateur

dans les dossiers des clients.

Le classement automatique, grâce aux étiquettes 2D, permet

aux collaborateurs de gagner du temps dans le rangement de

la pièce. La reconnaissance de ce code unique permet le ran-

gement instantané dans les dossiers.

Le rangement peut aussi s’opérer depuis le copieur numé-

riseur grâce à un connecteur. Les documents sont classés dans

le dossier, dans les fi ches clients, dans les fi ches immeubles et

dans le projet AAE.

Enfi n il est conseillé aussi de s’équiper d’un scanner relié

au poste informatique qui servira lors de la cérémonie de

signature pour appeler la numérisation et le rangement d’une

pièce directement depuis le dossier iNot Actes. La gestion des

annexes de dernière minute est ainsi facilitée.

Scanner personnel

Pour répondre notamment à la pro-blématique des annexes de der-nière minute, GenApi a sélectionné un scanner HP qui peut-être relié au poste de signature. Rapide et effi cace, il permettra de scanner et rattacher le document à iNot Actes.

Équipement de votre salle de signaturePour animer votre cérémonie de signature et notamment

pour lire et présenter l’acte à vos clients, le choix du matériel

dépend de l’organisation de vos locaux.

GenApi vous propose diff érentes solutions pour équiper votre

salle de signature.

Pour présenter l’acte à vos clients lors du rendez-vous de

signature, vous pouvez opter pour une projection sur un mur

blanc à l’aide d’un vidéo-projecteur, d’un écran de télévision

ou d’ordinateur pour les salles plus petites.

Nous avons sélectionné pour nos clients un vidéo-projecteur

Optoma grand angle permettant de projeter des images de

grande taille en haute défi nition et à une très courte distance.

Ce projecteur possède une touche «silence».

Concernant le recueil des signatures des parties, GenApi

vous propose une ardoise tactile WACOM. Légère et simple

d’utilisation elle est reliée à votre poste par port USB.

Nous sommes en cours d’agrément pour un poste de signa-

ture de type tablette PC sans fi l. La tablette PC est à la fois un

ordinateur portable traditionnel et une tablette électronique

tactile utilisable avec un stylet. Vos clients pourront signer

directement en bas de l’acte sur l’écran.

Tablette tactile WACOM

Tablette PC sans fi l

Le vidéo-projecteur grand angle Optoma, s’installe facilement.

Zac Aéroport - 125, impasse Adam Smith - 34470 PérolsTél. : 04 67 15 97 40 - Fax : 04 67 20 02 65contact@genapi.fr - www.genapi.fr

Cré

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Gen

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2013

Témoignage de Me MineoÉtude SERPINET, MINEO, RICHY

Située en Isère, cette étude de 70 collaborateurs a lancé la

signature électronique au 1er novembre 2012. Plus de 350

actes électroniques ont déjà été signés entre novembre et

décembre 2012. Aujourd’hui dans cette étude la totalité des

actes sont signés électroniquement.

Ressentez-vous la mise en place de l'Acte Authentique Électronique comme une évolution positive pour votre étude ?

Oui très fortement. En eff et depuis cette mise en place, le taux

de non conformité a été divisé par 4. De plus l’AAE renforce

l’authenticité des actes signés.

On se rend compte que cette nouveauté a tendance à nous faire

produire des actes authentiques plutôt que sous seing privé.

Nous signons par exemple des promesses de vente plutôt que

des compromis.

Vos collaborateurs ont-ils été séduits par ce projet ?Bien qu’ils aient tous été séduits par le projet, il change tout de

même leurs habitudes de travail notamment en ce qui concerne

la phase de numérisation supplémentaire avant la signature

du projet. Il a donc fallu dans un premier temps les inciter à

l’adopter. Mais ils s’aperçoivent aujourd’hui que leur travail est

de meilleure qualité car cette phase les oblige à une vérifi cation

des pièces préalables bien en amont de la rédaction d’actes.

Les collaborateurs rédacteurs ne travaillent plus sur un dossier

papier mais sur des éléments électroniques. Sachant qu’ils

passent 50% de leur temps à répondre au téléphone pour dis-

cuter avec des clients et rechercher des pièces, il est plus facile

pour eux de chercher une pièce électronique que d’ouvrir plu-

sieurs dossiers papier en parallèle. Plus rien ne peut être perdu.

Les collaborateurs apprécient aussi l’assistance qu’ils reçoivent

sur l’AAE. Je tiens à dire que le service off ert aussi bien par la

hotline GenApi que par le MICEN au sujet de l’AAE est excep-

tionnel : rapidité et qualité de réponse, horaires étendus, bref

un véritable soutien !

Quelles sont les évolutions majeures que vous avez apportées à l'organisation de l'étude dans le cadre de l'adoption de l'AAE ?Dans notre étude nous avions d’abord pensé aff ecter ce travail

préalable de numérisation à un service à part mais nous avons

fi nalement opté pour l’aff ectation de ce travail aux responsables

des dossiers. Chacun gère son dossier de A à Z.

Côté matériel, nous avons installé 9 salles de signature avec des

copieurs numériseurs à proximité. Dans certaines salles, des

écrans de télévision sont installés au mur mais en général un

écran d’ordinateur 24 pouces est suffi sant. Il n’y a pas besoin

d’un investissement excessif.

Quel accueil vos clients réservent-ils à l'AAE ?Ils trouvent ça extraordinaire ! Ils ont confiance dans leur

notaire, dans l’acte électronique et sont fi nalement très peu

attachés au papier comme on pouvait le craindre. À 95% les

clients souhaitent recevoir une copie de leur acte en pdf en

pièce jointe à un email plutôt que sous format papier ce qui est

un gain de temps et d’argent sur le coût des impressions et de

l’envoi.

Tous ces changements génèrent donc des gains ?Oui. Par exemple, nous avons prévu en 2013, 1 million et demi de

pages éditées en moins sur nos copieurs soit une réduction de

moitié des coûts de papier. Il en est de même pour le timbrage.

Dans notre étude nous allons gagner 17 mètres de linéaires

d’archivage par an ! Nous avons aussi gagné en productivité sur

les équipes comptabilité et formalité.

Pour nous, globalement, le coût de production d’un acte a

baissé de 15%.

Quelles évolutions souhaitez-vous dans le cadre de ce projet ?Idéalement il faudrait que les clients puissent dérouler l’acte sur

une tablette sur laquelle ils apposent aussi leur signature. Mais

sinon ce serait déjà parfait de pouvoir disposer d’une tablette

de signature sans fi l.

Il faudrait aussi installer deux écrans aux rédacteurs : ils pour-

ront ainsi manipuler les pièces scannées sur l’un des écrans et

remplir les informations dans le logiciel sur l’autre.

Enfi n, au niveau du logiciel iNot Actes, il fau-

drait que lors de la signature n’apparaissent

sur l’écran que le dossier à signer et que les

autres dossiers soient masqués.

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