IS0 9001 Édition Novembre 2014LA LETTRE D’INFORMATION DES NOTAIRES

P1 / EDITO

L’essentiel

P2 / DOSSIER SPÉCIAL

Nouveautés du formulaire juridique :

modernisation et simplification des

formulaires juridiques

P3 / ÉVOLUTIONS A VENIR

Le Droit de la famille au coeur de

nos préoccupations

La refonte des Droits de succession

P4 / SERVICES GENAPI

CréAct : la bible personnalisée

Le service d’actes particuliers

Le contrat d’accompagnement

ÉDITO L’essentiel

Quels que soient les aléas et difficultés de la vie professionnelle, l’essentiel est de délivrer un travail de qualité. Cela fait tellement partie de la culture de GenApi que nous avons occulté les allégations injustes pour rester concentrés sur ce qui vous est vraiment utile pour bien servir vos clients.

Nos enquêtes montrent que la signature électronique des actes permet d’avoir une relation privilégiée avec vos clients et un gain de productivité. Mais la lisibilité et la clarté des actes sont aussi indispensables pour garantir transparence et compréhension. C’est pourquoi nos équipes juridiques livrent à un rythme soutenu des actes « revisités » qui, nous l’espérons, seront appréciés par vous et vos clients.

Cette GenApi infos synthétise les actions en cours et à venir sur le plan juridique.

Vos bien dévoués partenaires, Jean-Luc Boixel et Philippe Rivière

Directeur Général et Président Directeur Général

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Rédaction et accès aux modifications

Simplification des contenus pour faciliter le travail de rédactionDes travaux sur les actes courants ont été menés pour

simplifier et diminuer le nombre de choix de trame :

• Homogénéisation du rédactionnel et des choix de

trame entre les 33 actes avant-contrats et ventes

dédiées.

• Mutualisation et regroupement d’actes par thème

pour gagner en cohérence (exemples : actes

d’échange, ventes par commune, etc.).

Mise en évidence des modifications rédactionnelles :Suite aux mises à jour de bible, les modifications effectuées

dans les actes sont rapidement visibles depuis l’acte en

cours de rédaction via :• Le surlignage des textes ajoutés ou modifiés.

• L’ajout de commentaires précisant l’origine de ces

changements (par exemple : évolutions législatives,

fiscales, doctrinales ou jurisprudentielles).

Accessibilité des actes : L’intégration d’un moteur de recherche dans la trame

permet un accès immédiat au choix de trame recherché.

Dossier Spécial : Formulaire Juridique

L’Acte Authentique Électronique (AAE) modifie les usages de votre profession.Pour améliorer la lecture et la compréhension de l’acte auprès des signataires, GenApi et son Service Juridique ont effectué, depuis plusieurs mois, un travail de refonte du logiciel iNot Actes.

Cette GenApi infos vous présente, plus en détail, l’intégralité des travaux effectués ainsi que les projets à venir.

Lecture facilitée des actes

Modernisation de la présentation des actes :

Afin d’optimiser la perception des actes à l’écran, notre

Service Juridique a entamé un travail de réflexion sur la

mise en forme des contenus :

• Modification des feuilles de styles.

• Harmonisation des polices et des attributs de

caractères...

Ce travail de mise en forme est actuellement en phase

de pilotage chez certains de vos confrères.

Reformulation et simplification du rédactionnel, dans le respect des contraintes juridiques :

• Suppression des terminologies vieillissantes.

• Utilisation de phrases plus courtes en favorisant

l’utilisation de puces et d’énumérations.

Zoom technique : le nouveau format d’enregistrement WordML

Afin d’alléger le poids des fichiers Word contenus dans le formulaire juridique, nous avons opté pour un nouveau format de données améliorant :

La réactivité : un accès optimisé au signet (22% plus rapide).

La performance : un gain de place supplémentaire sur votre disque dur grâce à ce système de compression des fichiers de bible.

Notre challenge face aux réformes

Notre réactivité juridique et notre technologie nous permettent de répondre rapidement aux nouvelles réformes (ALUR, PINEL, HAMON); lois d’avenir sur l’agriculture et sur l’économie sociale et solidaire.

Évolutions à venir

Pour mieux vous accompagner, nous continuons de travailler au quotidien sur l’évolution de nos produits.

Un nouvel outil : le clausier Dans un objectif de gain de productivité, vous disposerez

prochainement d’un nouvel outil d’administration et de

gestion de vos clauses personnalisées.

Vous pourrez ainsi :

• Centraliser les clauses de l’étude .

• Organiser librement les clauses (les filtrer par thème,

notaire et/ou utilisateur).

• Accéder directement aux choix des clauses

depuis l’acte en cours de rédaction.

Automatisation des actes Dès 2015, les informations saisies dans la fiche d’immeuble

(effet relatif, règlement de copropriété, modificatif, etc.)

redescendront automatiquement dans vos actes en

diminuant les choix de trame sélectionnés.

Cet allégement de la trame apportera un gain de

productivité mais également de sécurité en évitant les

erreurs de saisie.

Simplification et modernisation des courriers Les travaux de modernisation qui ont été entrepris dans

les actes s’étendent également aux courriers.

De plus, une nouvelle fonctionnalité vous permet de

définir en amont le choix du signataire pour l’intégrer

automatiquement dans les courriers.

La refonte des Droits de succession L’écoute clients nous a permis de prendre en compte

tous vos retours sur les nouveaux actes de succession,

indispensables à la télé-publication des attestations de

propriétés.

Depuis un an, nous avons entamé un chantier sur tous

les actes de succession afin de :

• Faciliter la sélection des choix des actes :

une trentaine d’actes ont ainsi été mutualisés

permettant de gérer tous les cas en seulement

quelques actes.

• Améliorer les automatismes, afin que la trame

s’adapte de manière dynamique au contexte,

en évitant ainsi de surcharger les trames.

• Simplifier le rédactionnel des clauses.

Le Droit de la famille au cœur de nos préoccupations

Notre équipe dédiée en collaboration avec l’ensemble

des services GenApi vous offre plus de réponses sur les

cas que vous pouvez rencontrer, notamment dans les

déclarations de succession.

Z.A.C. Aéroport - 125 impasse Adam Smith - 34 470 PérolsTél. : 04 67 15 97 40 - Fax : 04 67 20 02 65contact@genapi.fr - www.genapi.fr

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CréAct : la bible personnalisée

CréAct est l’outil qui vous permet de créer et administrer des formulaires qui deviendront la marque de votre étude. C’est l’outil utilisé également par le service d’actes particuliers pour vos demandes ponctuelles.

Il permet de :

Créer des actes et des courriers de façon à agrémenter la bible de votre étude.

Composer simplement vos actes et courriers à partir des trames GenApi dupliquées.

Mettre en place des choix de trame en fonction de vos impératifs.

Adapter vos actes en tenant compte de vos spécificités régionales ou de vos choix juridiques.

Vérifier la validité Télé@ctes ; cette fonction a été mise en place afin de contrôler que l’acte créé soit bien téléactable.

Le service d’acte particulier

Pour vos demandes ponctuelles, notre équipe dédiée

réalise vos actes conformément aux besoins de l’étude.

Votre modèle est livré avec les sous-produits de votre

choix (courriers, procurations, attestations, etc.) et vous

garantit :

La sécurité juridique du contenu : la matrice de l’acte

est définitive et ne nécessite pas de modification.

Un gain de temps considérable :

• Vos actes sont uniformisés pour tous les

rédacteurs de l’étude avec des choix de trame

définis selon vos demandes.

• Les actes qui rentrent dans le cadre de

Télé@ctes sont livrés dans un format télé-

publiable comprenant l’acte, les attestations

(avec et sans prix), l’extrait d’acte, le répertoire

et le courrier de notification.

Le Contrat d’accompagnement : la réponse adaptée à vos objectifs

GenApi vous accompagne dans vos évolutions technologiques depuis plus de 26 ans. Ces évolutions engendrent des modifications profondes sur vos méthodes de travail.

Le contrat d’accompagnement vous permet de mettre en place un plan d’action personnalisé dans le respect de vos attentes.

Véritables professionnels du notariat, nos consultants formateurs vous accompagnent au quotidien dans :

La formation ciblée pour parfaire vos connaissances informatiques sur nos logiciels.

L’adaptation des formulaires juridiques et la réalisation des modèles d’actes particuliers.

L’accompagnement au travers de conseils «métiers» et « pratiques » pour optimiser vos méthodes de travail et renforcer vos compétences.

Des services pour vous accompagner au quotidien