LE JOURNAL DES ENTREPRISESLOIRE-ATLANTIQUE - VENDEE Date : MAI 16Pays : FrancePériodicité : Mensuel

Page de l'article : p.32-33Journaliste : Gilles Cayuela

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Gérer. Comment réduirevotre consommation de papier• Chaque salarié imprime en moyenne600 pages par mois. Des impressions pastoujours utiles et qui ont un coût souventsous-estime. La chasse au gaspillage estdonc un enjeu majeur pour lesentreprises.

Dossier réalisé par Gilles Cayuela

Malgre des anneesA A d informatisation et

^ ^ d automatisation desprocessus de gestion,

force est de constater que 90 %des transactions d entreprisess'achèvent encore brutalementsur une imprimante », constatele groupe Èsker, specialiste dela dématérialisation des docu-ments dans un de ses rapports Cette prédominance dupapier Sofia Dommgues directnce marketing chez Xerox la

confirme « En France, onimprime en moyenne 600pages par mois et par utilisa-teur »« Avec 70 a 85 kilos consommes par an et par salarie, soitenviron trois ramettes parmois, le papier est le premierconsommable de bureau ilreprésente les trois quart dutonnage des dechets produitsdans les activites de bureaux »,abonde I Ademe dans songuide de l'eco-responsabilite

Selon Xerox, on imprime dans les entreprises en moyenne 600 pages par mois et par utilisateur

Outre son impact environnemental évident, cette profusionde papier dans l'entreprisereprésente aussi un coût finan-cier non négligeable« Selon une etude de GartnerGroup, la partie impressionbureautique, maîs aussi produc-tion (documents promotionnelset autres) - représente entre 3et 5 % du chiffre d'affairesd une entreprise Ce n'est pasrien », commente SofiaDornmgues

Un frein à la productivitéA ce coût direct, viennents ajouter des coûts indirects« Le papier apporte de la fric-tion dans les rouages de l'en-treprise Ainsi par exemple,entre la réception des bons decommande et l'encaissementde leurs reglements, plusieursdizaines de documents papiersont produits devis, bons decommande, confirmation decommandes, factures, bons delivraison, relances, avis de vire

ment Chaque document donnelieu a de nouvelles manipula-tions se déplacer vers l'impnmante, gerer un bourragepapier, changer de toner, chercher le document emporte parerreur par un collaborateurToutes ces actions induites parl'utilisation du papier sont particulierement coûteuses etfinissent par allonger inutilement les cycles d'exploitationdes entreprises », développe legroupe Esker dans son rap-

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port

Des optimisations possiblesSi pour I heure, « le zeropapier prédit dans les annees2000 par les Américains relevéencore de I utopie », selonMarc Place, president d Elan,filiale d Hexapage, il existenéanmoins de nombreusessolutions pour avancer versplus de dematenalisation etreduire ainsi les supportspapier dans I entrepriseDes bonnes pratiques (impres-sion en recto-verso, non-im-pression des mails, etc ) a lagestion electronique des docu-ments (Ged) en passant par lamise en place de systemes de« workflow » (validation nume-rique des flux de travaux] ouplus simplement d une nou-velle politique de gestion desimpressions, « il y a des optimi-sations a faire », assure Benja-min Claus, manager marketingproduits chez Kyocera Docu-ment SolutionEt de conclure « Autant lerôle du papier n est pas prêt dedisparaître dans I entreprise,autant il y a des documents quin ont pas vocation a être impri-mes »

Favorisezles échanges électroniques

Privilégiez les e-mails

Optimiser sa gestion des impres-sions, e est bien Maîs pourreduire de maniere plus dras-tique ses supports papier danslentreprise, «il faut privilégierautant que possible les échangesélectroniques, aussi bien eninterne qu a I externe avec sesclients et fournisseurs », préco-nise Marc Place, presidentd Elan, specialiste de la gestionelectronique des documents

E-mailet facturation electroniqueDans cette optique, la premierechose simple a mettre en placeest de privilégier I envoi d e-mails plutôt que de fax ou decourriers « ll y a aussi la factureelectronique qui commence aémerger dans les entreprisesQuand vous publiez une facturesous un logiciel de facturation, aulieu de I imprimer, de le mettresous pli, d affranchir et de I envoyer par courrier, vous pouvezI envoyer soit par e-mail avecune signature certifiée, soit dépo-ser cette facture dans un portailweb sur le cloud ou le client, I uti-lisateur final, va pouvoir la récu-

pérer Le systeme génèreensuite un e-mail au client avecun lien pour qu il puisse récupé-rer sa facture », détaille Benja-min Claus de Kyocera DocumentSolutionsEconomie de papier, d affranchis-sement, de mise sous pli « Unefacture coûte en moyenne 1,40 €a lentreprise qui I émet Avec lenumerique, on atteint des réduc-tions de I ordre de 20 a 25 % »,précise Benjamin Claus

Numériserles documents entrantsPour les documents entrantsdans lentreprise (factures four-nisseurs, courriers, etc ], la aussiil est possible de passer dupapier au numerique« ll ne faut pas hésiter a numéri-ser les documents papiers quiarrivent dans I entreprise pourles faire circuler Cela évite lesimpressions multiples On peutle faire via des copieurs, maîsaussi mettre en place des scan-ners de proximite ou de produclion dédies a des services ou il ya des masses de documents adematenaliser », précise Benja-min ClausL intérêt de la numérisation e estde pouvoir faire circuler le docu-ment de maniere plus fluide sansavoir recours a I impression« Tres souvent, on imprime pourlire, annoter, remplir Ces fonc-tions, on peut aujourd hui lesremplacer par des outils qui per-mettent d annoter a lecran etd envoyer ensuite le documentvia outlook aux personnes concer-nées ou a I ensemble des partici-pants d une reunion Cela permetd eviter des impressions demulti-pheess », conclut SofiaDommgues, directrice marketingchez Xerox

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Instituez une nouvelle politiquede gestion des impressions• Imprimer en recto-verso, éviter l'impression des mails... La traque au gaspi passepar une optimisation de la gestion des impressions.

« On dit toujours qu il faut unpilote dans I avion C est pareilpour obtenir une politique d im-pression eff icace il faut unoutil de contrôle qui va per-mettre de superviser tous lesmoteurs d impression de I entre-prise et de fixer des regles d im-pression et de routage qui per-mettront, in fine, de reduire savolumetne », explique MarcPlace, president d Elan, filialedu groupe Hexapage

ll y a plus efficaceque le noir et blancCet outil de supervision va per-mettre de voir les bonnes etmauvaises pratiques en matiered impression et de fixer ensuitedes regles d usage de base« On préconise souvent d impri-mer en noir et blanc plutôtqu en couleur pour des raisonsde coûts, maîs pour faire deseconomies de papier, la pre-miere des regles e est d impnmer en recto-verso On peutaussi se fixer pour regle de nepas imprimer les mails ouencore d imprimer sur desfeuilles déjà imprimées sur uncôte », propose Marc Place Cesregles peuvent être réperto-riées au sem d une charte d utili-sation que les salaries signe-ront et s engageront a respec-

Trop d'impressions ne sont pas récupérées par les salaries

ter« Souvent dans les entreprises,il existe une charte d utilisationdes moyens informatiques quiprécise que vous devez mettre ajour I antivirus, rester connecteau reseau, ne pas utiliser decles USB extérieures a I entre-prise Maîs il ny a pas force-ment d équivalent pour I impres-sion Mettre en place une chartepeut être une bonne premieredemarche pour sensibiliser etpréconiser une politique d im-pression », argumente Benja-min Claus, manager marketingproduits chez Kyocera Docu-ment Solutions

Misez sur des solutions

d'impression intelligentesProblème, les chartes d utilisa-tion sont rarement suivies d ef-fets « C est vrai qu elles sontsouvent lues une fois, signeeset apres oubliées tres vite Dansce cas, nous préconisons demettre en place des solutionsd impression intelligentes surleur serveur qui vont agircomme des filtres entre I utilisateur et son imprimante »,expose Benjamin ClausEn d autres termes, il s agit demettre en place des logicielsqui vont paramétrer par défautles regles d usage fixées enamont « Si je veux imprimer enrecto seulement, j ai un logicielqui va surveiller mon comporte-

ment et me demander de vali-der mon choix En cas d abus, ilpeut exister un systeme d alerteet, si cela ne suffit pas, on peututiliser ces logiciels pour forcerles impressions et mettre enplace des quotas », illustre Ben-jamin Claus« On peut aussi utiliser "le fol-low me", ou "I imprime suivez-moi" Contrairement a une ins-tallation classique, vous n en-voyez pas I impression sur unmoteur d impression bien défi-ni, maîs sur un serveur Celavous permet de libérer I impres-sion a partir de n importe quelmoteur d impression dans len-treprise a I aide d un badge L in-térêt majeur, e est que I impres-sion n est effective que lorsquevous la libérez a I aide dubadge Cela évite les impres-sions orphelines que personnene vient récupérer et qui restentdans les copieurs parce qu onles a oubliées ou, qu entre-temps on a réactualise un docu-ment », développe Marc Place«Avec un systeme de supervi-sion et des logiciels d impres-sion intelligents, on peutreduire le volume d impressionde 20 a 25 % Sur des parcsimportants, ce n est pas négli-geable », conclut le presidentdElan

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Mettez en placedes systèmes de workflow• Les systèmes de workflow permettent de valider des documents tout en supprimantleur impression et leur circulation dans l'entreprise.

Pour valider uncontrat, on écrit unprocessus Jusque-la, les différentes

etapes de validation se fai-saient de maniere manuelleavec des passages inces-sants du papier a I electro-nique et de I electronique aupapier Ces rupturespapier/numérique sontimproductives, chrono-phages et génèrent desimpressions mutiles »,expose Sofia Dommgues,directrice marketing chezXeroxAvec les worflow, tout ceciest termine ! Les systemesde workflow, littéralement« flux de travaux », per-mettent d automatiser lesflux d information dans I en-treprise en supprimant I im-pression des documents etleur circulation au sem desdifférents services pour vali-dation« Le workflow, e est la valida-tion d une demarche docu-mentaire Au lieu d avoir desbannettes avec des docu-ments dupliques par la copieou I impression, vous avezdes flux Vous recevez desdocuments numeriques,vous les approuvez ou nonCe qui permet de passer aI etape suivante, jusqu a lavalidation définitive »,explique Marc Place, pre-

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Les workflow viennent automatiser la validation des documents

sident d ElanPour faire simple, « les flux-viennent en quelque sorteremplacer I agrafeuse et letampon que vous avez survotre bureau », résume Ben-jamin Claus, manager marke-ting produits chez KyoceraDocument SolutionsPour une facture, vous pou-vez ainsi la faire valider enformat numerique par lacomptabilite, puis par celuiqui a passe le bon de com-mande et ensuite par la direc-tion generale « Cela permet

de valider des documents enquèlques minutes alors qu ilaurait fallu une ou deux jour-nees de maniere tradition-nelle Sans compter lesrisques que le document seperde dans les différents ser-vices », argumente MarcPlace

30 à £0 % de papier enmoinsPlus rapides, plus securises,les systemes de workflowpermettent aussi de reduirede maniere importante les

supports papier dans I entre-prise« Le gain dépend de la matu-rité de I entreprise, maîs onpeut aller jusqu a 30 a 40 %en moins de papier », assureSofia DommguesDe plus en plus utilises pourla gestion des notes de fraiset les factures entrantes, cessystemes peuvent s appli-quer sur la quasi-totalité dela gestion administratived une entreprise« On peut par exemplemettre en place un systemepour la validation des propo-sitions commerciales », pro-pose Benjamin Claus de Kyo-cera Document Solutions« On peut aussi utiliser lesflux pour la gestion desfiches de paie et I ensemblede la comptabilite de I entre-prise, maîs aussi pour vali-der une demarche qualite »,propose pour sa part MarcPlace, president de la socie-te ElanUtiles pour valider les propo-sitions commerciales ouencore la demarche qualited une entreprise, « les work-flow peuvent être étendusaux processus metier La,les gains en termes detemps et de service clientsont encore plus importantsque sur la partie administra-tive », conclut BenjaminClaus

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« En interne, nous ne produisonsplus aucun papier »• Cabinet d'expertise-comptable parisien, Cogérée est passé à la gestion électroniquede dcoument en 2002. Son dirigeant. Patrick Bilsi, revient sur cette mutation.

« Comme tous les experts-comptables, Cogérée avaitune problématique de multipli-cation des supports papierdans I entreprise Pour vousdonner un ordre d idée, onpeut facilement produire outraiter I équivalent d unedemi-ramette de papier parjour En 2002, nous avons donceu I idée d aller vers le nume-rique en passant a la gestionelectronique des documents(Ged] A I epoque, e était tresnovateur L objectif était depouvoir disposer en unendroit unique de toutes lesinformations, quel que soit lesupport et le logiciel et égale-ment de pouvoir y avoir accesa distance Bref, on voulait sedécharger de la partie gestiondu document papier »

« Pas passer notre tempsà scanner »« L idée n était pas de devenirune entreprise de transforma-tion de documents papier endocuments numeriques, maîsde produire directement ennumerique Nous voulionsdirectement imprimer en for-mat PDF tout ce que pouvaitproduire le cabinet les décla-rations fiscales ou sociales,les bilans, les actes juri-diques, etc L objectif étant deminimiser au maximum toutce qui est traitement et donc

Patrick Bilski, dirgeant du cabinet d'expertise-comptable Cogérée

scannensation des docu-ments Le but de la Ged n estpas de passer son temps ascanner des documents, maîsde pouvoir directement lesrécupérer »

De l'humain avant tout« Une fois la solution identi-fiée et adoptée, est venue laphase de mise en place tou-jours délicate a conduire carelle touche a I humain, auxhabitudes de travail, a la capa-

cite des collaborateurs a adap-ter plus ou moins vite le faitque procéder par quèlqueselies de souris est bien plusconfortable, plus rapide, plussimple qu avoir a se leverpour aller extraire un clas-seur d une armoire, le feuille-ter, le remettre en bonneplace D un point de vue pra-tique, il a ete décide de com-mencer avec la Ged par uneannee zero, I annee a partirde laquelle dorénavant tout ce

qui était produit par le cabinetle serait sur I outil Aprescela, les collaborateurs sesont efforces d enrichir pro-gressivement le passe, en fai-sant entrer dans la Ged, parscanner, tous les elementspermanents d une entreprisecliente les statuts, le Kbis,les tableaux d em-prunts, etc »

Gain de productivitéet zéro papier« Aujourd hui, le bilan est onne peut plus positif La Gednous a apporte beaucoup plusde rapidité, de reactivite, lapossibilité de consulter tresrapidement les documents adistance pour les transmettreaux clients Au niveau de I or-ganisation du cabinet, celaévite d avoir des bannières aclasser, des classeurs quidégorgent et on a une indexa-tion beaucoup plus fine desdocuments C est un vrai gainde productivite Sans parlerdu fait que nous sommes pas-ses au zero papier Noussommes obliges de temps entemps d editer des documentset de les transmettre parceque ladministration ou cer-tains clients nous lesreclament, maîs nous, dansnotre gestion interne, nous neproduisons plus aucunpapier »

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Passezà l'archivage électronique Misez sur Péco-responsabilité

La Ged permet d'archiver électroniquement tous types de documents.

Pour réduire de manière dras-tique les supports papier, deplus en plus d'entreprises ontrecours à l'archivage électro-nique des documents Plusbesoin de les imprimer pouren conserver une copie, nid'emplacement spécifiquepour les stocker, il existeaujourd'hui de nombreusessolutions de gestion électro-nique de documents (Ged) quipermettent de numériser,indexer, classer et retrouverquasi instantanément l'en-semble des documents de l'en-treprise Avec la Ged, tout estcentralisé sur un serveurunique ou dans le cloud« Pour vous donner un ordred'idée, un de nos clients spécia-lisé dans l'édition de partitionsmusicales est passé d'un entre-pôt de 4 DOO m2 à 50 m2 pour lestockage de ses archivespapiers grâce à la Ged »,illustre Guillaume Lecuyer,directeur marketing produitchez VisiativEditeur et intégrateur de solu-tions numériques pour l'entre-prise, le groupe lyonnais a ren-forcé son positionnement dansla Ged en reprenant en 2013 lasociété Novaxel Une sociétéqui dès 2003 avait opté eninterne pour cette approche« A l'époque avec 20 salariés,nous avions estimé que la Gednous permettait d'économiserune tonne de papier par an,soit 17 arbres et 46 DOO litresd'eau », explique Martine Jou-lia-Cubizolles, fondatrice de

Novaxel« Certains documents doiventêtre conserves en formatpapier pour des raisonslégales, maîs on peut tout demême réduire de plus de 50 %ses supports papier grâce à laGed », abonde Marc Place, pré-sident d'Elan

Pas que pour l'administratifUn ratio qui peut augmenter sil'on ne cantonne pas la Gedaux seuls documents adminis-tratifs En effet depuisquèlques années, des entre-prises comme Qwam se sontspécialisées dans la Ged dedocuments textuels et multi-médias à forte valeur ajoutéeEtudes, articles, rapports, pré-sentations « Nous interve-nons sur la dématénalisationde toute la partie businessd'une entreprise Vous pouvezavoir besoin de réaliser desimpressions pour aller sur dessalons, maîs en interne, vousfonctionnez avec la digitalisa-tion de tous vos documentsmétiers Cela permet de facili-ter le partage entre les collabo-rateurs sans avoir à imprimerun document en plusieursexemplaires », détaille Chris-tian Langevm, directeur géné-ral de Qwam Une telle solu-tion coûte « entre 30 DOO € et200 DOO € selon les volumes,la typologie des documents etle nombre de personnes, maîsle retour sur investissementse fait en moyenne sur 18mois », assure le dirigeant

Reduire [es supports papierdans l'entreprise passe aussipar le développement de l'éco-responsabilité de ses salariésPour ce faire, Xerox a mis aupoint des outils logiciels quivisent à sensibiliser les utilisa-teurs« Cela se concrétise par unemarguerite sur votre écran quiva perdre ses pétales au fur età mesure que vous imprimezElle donne aussi des indicationsqui sont la pour rappeler auxsalariés, ce que représententles impressions Par exemple,,

pour une entreprise de 100 sala-riés, vous savez qu'en impri-mant 10 % d'e-mails en moins,c'est l'équivalent d'un aller-re-tour Paris New York enempreinte carbone », exposeSofia DommguesOutils de « gamif icat ion »(transposition des mécanismesdu jeu dans un contexte profes-sionnel] ce type de solutionspermet de sensibiliser demanière ludique à l'usage del'impression Une bonne alter-native aux quotas et autresimpressions forcées

• LES POINTS CLES> Faites la chasse au gaspillage. Imprimez en rec-

to-verso, évitez d'imprimer les mails, favorisez leséchanges électroniques.

> Mettez en place des systèmes de workflow. Allezplus lom en dématénalisant les processus de valida-tion dans l'entreprise (factures, notes de frais, etc.)

> Passez à la Ged. Numérisez, indexez, classez,archivez et retrouvez tous vos documents grâce à lagestion électronique des documents.