Gérer Des Projet Logiciel Avec MIND MAP

Gérer des projets avec un logiciel de Mind Mapping

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© DUNOD 2011 – Organisez vos projets avec le Mind Mapping – Pierre Mongin

Comment utiliser le Mind Mapping ?

Pour mener à bien vos projets, grands ou petits, vous avez la possibi-

lité de travailler avec des logiciels compliqués de gestion de projet

tels que MS Project. Mais ceux-ci sont souvent diffi ciles à prendre

en mains pour des non-spécialistes et sont essentiellement orientés

suivi et gestion de tâches. Ils permettent de décomposer un projet en

actions à réaliser et de gérer leur avancement dans le temps. Mais ils n’of-

frent pas de possibilités de collecte de données ou d’aide à la créativité.

Si la phase actions est gérée, la phase préparation n’est pas cou-

verte. Or pour concevoir, construire et mener à bien un projet, il

faut développer une vision. Autour de cette vision, viennent s’ag-

glomérer de nombreux documents de différentes natures qui vont

circuler entre les membres de l’équipe projet. L’outil doit ensuite

transformer chaque détail en une séquence de tâches à réaliser.

Enfi n, le logiciel devra exporter sous un format « communicant » : un

texte, un diaporama, une ligne de temps, un diagramme de Gantt.

Un pont entre les logiciels de bureautique est donc nécessaire. C’est

heureusement ce qu’offrent les logiciels de mind mapping tels que

Mindview, que nous avons choisi de présenter ici.

Les avantages de la carte informatisée

Les cartes informatisées donnent accès à tous les fichiers numériques

que vous souhaiterez. En effet, vous découvrirez que les cartes heuris-

tiques informatisées offrent la possibilité d’accrocher à leurs branches

des liens hypertextes. Les cartes deviennent alors de véritables

dossiers électroniques comparables à vos habituels dossiers papier.

En effet, en cliquant sur ces liens, vous ouvrez n’importe quel fichier

numérique installé sur le disque dur de votre ordinateur ou n’importe

quelle page Web (en ayant une connexion Internet activée).

Ces fichiers numériques seront par exemple des documents de

traitement de texte, des images, des vidéos, des PDF mais aussi des

cartes filles qui déclineront des points plus détaillés. Cela permet

Le

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de dépasser les contraintes d’affichage des écrans d’ordinateurs. Le

mind mapping offre un système d’informations unifié permettant à

l’animateur de projet et aux membres de l’équipe de voir ce qui doit

être fait et comment le faire. Pour le financeur ou le directeur, les

membres du projet, son bénéfice majeur sera l’information instanta-

née disponible sur le projet.

Lancer des fichiers vers d’autres applications représente la grande

force des logiciels de mind mapping. Aux quatre langages des cartes

mentales (mots, images, couleurs, contexte), ils ajoutent les exports et

l’archivage qui manquent aux cartes manuelles. Ils ouvrent, par exemple,

un traitement de texte. Lors de cette manœuvre, le contenu arborescent

devient linéaire, il peut être alors complété, modifié et imprimé. De

même, cliquer sur un lien présent dans la carte, permet de se connecter

directement sur un site Internet ou encore d’autres programmes.

Les liens créés fonctionnent alors comme des raccourcis dans le

contexte d’un projet ou d’une tâche à mener.

La carte heuristique peut être exportée, avec la totalité de ses

fichiers attachés, dans un dossier compressé (pouvant devenir lui-

même une pièce jointe d’un mail).

Pour le travail collaboratif, mutualiser des ressources est tout à fait

possible. Vous obtenez ainsi un outil formidable qui est un préalable

à une base de données.

Vous pouvez également exporter une partie de la carte et distribuer

les tâches à chacun des membres de l’équipe projet.

Que pouvons attendre d’un logiciel de mapping ?

Les 4 D : découvrir, discriminer, distiller et distribuer :

Qude

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découvrir : savoir qui sait assez de choses à partir d’un mixage de –

sources ;

discriminer : pouvoir évaluer rapidement la source et valider les –

données ;

distiller : savoir la réponse « toute chaude » à la bonne question (et –

de la bonne manière) ;

distribuer : savoir qui est qui ; distribuer la bonne réponse jusqu’à la –

bonne personne qui comprendra et utilisera les informations sous

différents formats d’export : traitement de texte, diaporama ; PDF,

Flash, Image, HTML…

Et comment s’en servir ?

La méthode MAP

« Mettre, Arranger, Présenter », que nous avons déjà évoquée dans

Organisez votre vie avec le mind mapping (InterEditions, 2009) est

très simple à mémoriser :

M – ettre toutes vos idées ou actions à réaliser sur une carte. Dans

la majorité des logiciels de mind mapping, c’est toujours la touche

Insertion du clavier qui va créer une nouvelle branche. Une fois

la première branche crée, vous pouvez aussi taper sur la touche

Entrée pour créer des branches parallèles. Vous pourrez ainsi saisir

toutes vos actions comme les branches d’un soleil. Une fois votre

brainstorming terminé, votre liste d’actions à réaliser saisie, vous

obtenez un grand soleil. Passez alors à la deuxième phase ;

A – rrangez vos branches. Rien de plus simple : vous glissez/déposer

vos branches vers la branche dont l’idée appartient à la même

famille. Vous commencez alors à créer des sous-branches ;

P – résentez en enrichissant la carte grâce aux nombreuses fonc-

tionnalités des logiciels de mind mapping. Améliorez la carte avec

La

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des couleurs de branche, des nuages pour attirer l’attention sur un

secteur de la branche ou plusieurs secteurs. Vous pouvez utiliser le

dégradé de couleurs dans des sous-nuages pour là encore discri-

miner et distinguer les idées entre elles. Enfin, vous pouvez utiliser

les possibilités d’export vers un traitement de texte, un diaporama,

un format d’image, un format Flash ou PDF… Un logiciel comme

Freemind ou Freeplane comporte quinze formats d’exports !

Pour présenter les avantages avant et après l’utilisation des

logiciels de mind mapping, voici deux cartes qui résument bien

la situation.

MailsLettres

Textes

insérées dans

Images

Appelstéléphoniques

Avant le Mind Mapping

Traitement texte

Diaporama

Graphiques quantitatifs

BrainstormingRéunions

Tableurs

Avant le mind mapping informatisé : ouverture de plusieurs logiciels

4




Entrées

Tableaux

Mails

Lettres

Réunions

Appelstéléphoniques

Powerpoint Étapes du projetImpress

d’Open Office Word Writerd’Open Office

Sorties

Images

exporteles cartes en

permet

Brainstorming

Diaporama

Diagrammede Gantt

Cartespanoramiques Ligne de tempsTraitement

de texte

Trouverdes idées

Qui fait quoi ?Sont-ils en retard ?

Avec le Mind Mapping

Logiciel de Mind Mapping

Après le mind mapping informatisé

Avec un logiciel de mind mapping, tout converge vers un seul point

qui collectera l’ensemble des données pour ouvrir ensuite automati-

quement les autres logiciels de bureautique nécessaires.

Retrouver l’information rapidement

Vous ne savez pas quelles informations vous seront demandées et à

quel moment. Le logiciel que vous choisirez doit vous permettre de

retrouver rapidement la bonne information.

Plus nous utilisons Internet, plus nous prenons l’habitude de garder

les choses dans les nuages. Qu’est ce que le nuage ? C’est la bios-

phère d’informations que nous trouvons au-dessus de nos têtes, là

où se trouve l’information, où se trouve le cloud computing où nous

la stockons, où nous espérons la retrouver plus tard quand nous

en aurons besoin. C’est le même besoin dans un projet. Celui d’un

système d’informations où nous pourrons retrouver les informations

Re

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nécessaires au pilotage du projet à partir de notre cockpit comme si

nous pilotions un avion. L’objectif est de trouver l’information juste

nécessaire immédiatement pour corriger la trajectoire dans les tur-

bulences du projet.

Au cours de votre projet, les données seront éparpillées sur de

nombreux disques durs ou dossiers de votre équipe. Nous devons

trouver des moyens de localiser les données du projet.

Les logiciels gratuits, payants ou en ligne ?

Vous accédez à des logiciels de mind mapping selon trois modes

principaux : des gratuits, des payants et des logiciels en ligne.

Les gratuits ◗

Parmi les différents logiciels gratuits vous retrouvez FreeMind/

Freeplane. Avec ses 11 millions de téléchargements, c’est le pionnier

et le standard. La plupart des logiciels de mind mapping acceptent

FreeMind (.mm) comme format d’import ou d’export. L’avantage est

que vos travaux sont réutilisables dans le temps. Ils permettent de

gérer des petits projets de manière convaincante. Si on ne retrouve

pas d’exports en diagramme de Gantt, on y trouve quinze formats

d’exports dans Freeplane comme HTML, Flash. Au bout des bran-

ches (les conteneurs), il est possible de mettre des contenus (des

dates de début et de fin d’actions par exemple). Cette fonctionnalité

se retrouve aussi sur les logiciels du commerce. Freeplane a des

points forts comme les fonctions de filtrage avec lesquelles il est

possible de réaliser des tris combinant les ET et les OU (opérateurs

booléens).

Lesou

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Les logiciels commerciaux ◗

Les logiciels payants sont nombreux. À ce jour, près d’une centaine

existent. Les plus connus en français sont :

MindManager ( – www.mindjet.com). Un autre pionnier dont le format

de fichier. mmap est accepté et reconnu par la plupart des logiciels

y compris les logiciels libres comme Freeplane ou Mindview. L’inter-

opérabilité est alors maximale ;

MindView (ex-OpenMind de la société Matchware : –

www. matchware.com) ;

Conceptdraw ( – http://www.conceptdraw.com/) ;

Dropmind ( – http://dropmind.com/) ;

Inspiration ( – http://inspiration.demarque.com/applicationWeb/

pages/publique/produits/index.php) ;

Xmind ( – http://www.xmind.net/) est gratuit dans sa version de

base mais payant dès que vous voulez exporter en Word. Le coût

d’utilisation est annuel, ce qui finit par coûter presqu’aussi cher

qu’un autre logiciel commercial.

Leurs avantages compétitifs sont leur intégration de plus en plus

poussée avec la suite bureautique Office de Microsoft.

D’autres logiciels commerciaux de mind mapping offre des fonc-

tionnalités particulières. Le logiciel MindView, par exemple, intègre

une présentation en ligne de temps très facile à lire, en tout cas plus

facile qu’un diagramme de Gantt.

Le ◗ Mind Mapping en ligne

Mindmanager propose un service en ligne du nom de Connect et

Mindview un service identique intitulé Workplay. Sur Mindomo (www.

mindomo.com) ou MindMeister (www.mindmeister.com) vous pouvez

créer vos cartes en ligne et les partager (c’est gratuit pour un nombre

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limité de cartes et payant au-delà). C’est une nouvelle manière de gérer

les informations d’un projet dans le « cloud computing » le fameux

nuage où se stockent de plus en plus les données numériques.

Avec Mindomo, logiciel en ligne francisé, par exemple, vous pouvez

créer jusqu’à sept cartes gratuitement et les mettre à jour en temps

réel lors d’une réunion téléphonique. Vous pouvez également télé-

charger le logiciel pour travailler hors connexion et vous synchroniser

ensuite en ligne.

C’est une solution qui prendra certainement de plus en plus d’im-

portance, tant sont grands les besoins de synchronisation, de coor-

dination des actions par de multiples parties prenantes d’un projet.

Le nombre d’utilisateurs simultanés est illimité. Les changements

sont instantanément visibles par tous les participants ainsi que les

commentaires et votes pour évaluer les idées et les propositions. Les

modifications sont notifiées par mail au groupe.

Les changements sont automatiquement sauvegardés et toutes

les versions conservées en sécurité. La synchronisation fusionne vos

modifications avec les changements des autres utilisateurs.

Un abonnement pour la gestion d’un projet existe à 6 dollars par

mois (au 10 octobre 2010).

Gérer un projet avec MindView

Voici un exemple de réalisation d’un brainstorming (« remue-ménin-

ges ») avec MatchWare MindView Business.

Quatre étapes :

menez votre – brainstorming dans la vue Mind Map ;

saisissez les données spécifiques à chaque tâche ; –

peaufinez le projet dans la vue Gantt intégrée ; –

présentez votre projet. –

Gé

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Étape 1 : mener votre session de ◗ brainstorming dans la vue Mind Map

Décuplez la productivité de vos réunions de planification grâce au

mind mapping !

Véritable levier de productivité, le logiciel se prête mieux que le

tableau blanc traditionnel au recensement initial de toutes les tâches

constitutives d’un projet. Ce logiciel vous permet de capturer instanta-

nément toutes vos idées et de les représenter de manière graphique

sous forme de mind map. Durant la session de brainstorming, vous

pouvez ajouter autant de branches et de sous-branches qu’il est

nécessaire pour traduire les différentes idées ou activités, saisir toutes

les notes et commentaires requis, et même joindre immédiatement

tous les documents connexes à chaque branche.

Riche de ses différentes vues (Mind Map, Organigramme et

Gauche/Droite), le logiciel vous autorise à passer librement de l’une

à l’autre à tout moment, pour décomposer les activités d’un projet

ou représenter un organigramme de tâches (structure WBS : Work

Breakdown Structure), que l’on retrouve dans MS Project.

Une fois la phase de brainstorming achevée, contentez-vous de faire

glisser/déposer les branches de votre mind map à leur emplacement

correct pour transformer celle-ci en organigramme de tâches WBS.

MindView Business vous permet également d’insérer des graphi-

ques sur la Mind Map pour illustrer des concepts particuliers.

L’inclusion d’éléments visuels contribue en effet de manière significa-

tive à clarifier la pensée et facilite la mémorisation de l’information.

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Brai

nsto

rmin

g

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Saisissez les données spécifi ques ◗à chaque tâche

Transformez vos idées en plans d’action !

Consignez les données suivantes sur les branches correspondant

aux diverses tâches à partir de l’interface intuitive de la Mind Map :

dates et durées ; –

ressources ; –

priorités ; –

avancement. –

Vous avez également tout loisir d’importer une liste de tâches

existante à partir de Microsoft® Outlook, ou d’exporter vos listes

de tâches à partir de MindView vers ce logiciel. Qui plus est, vous

pouvez synchroniser la version de la liste de tâches entreposée dans

MindView avec celle de Microsoft Outlook.

Pour la gestion de projets, l’interface vers différents logiciels apporte

un gain de temps important. Par exemple, au bout de chacune des

branches créée pour chaque acteur, il est possible et même recom-

mandé d’y attacher le lien hypertexte mailto : de style acteur@

entreprise.com (l’adresse mail de votre acteur). À chaque fois que

vous souhaiterez lui envoyer un mail, il suffira de cliquer dessus, votre

Outlook, vous ouvrira automatiquement un message pré-adressé avec

l’adresse de votre contact.

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Actions

Peaufi nez le projet dans la vue Gantt intégrée ◗

Affichez instantanément la Mind Map sous forme de diagramme

de Gantt.

Non seulement la vue Gantt intégrée vous permet d’afficher le

projet sous la forme bien connue d’un diagramme de Gantt, mais elle

vous donne aussi accès à toutes les fonctionnalités habituelles en

matière de gestion de projet.

Ainsi, la vue Gantt de MindView Business aide les chefs de projet

(et toute personne chargée de mener à bien une série de tâches

interdépendantes) de construire et de gérer leurs projets de A à Z

avec un maximum d’efficacité. Son interface visuelle vous permet de

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définir ou de modifier toutes les données de planification suivantes

rapidement :dépendances ; –

contraintes ; –

avancement ; –

durée ; –

décalages (avances et retards) ; –

ressources ; –

priorités ; –

chemin critique ; –

échéances ; –

jalons ; –

alertes –

(conflits de planification).

Une fois votre planning mis en place, vous passez à la phase de

suivi : le logiciel vous assiste. Il vous permet de :

visionner l’ensemble du projet sous la forme d’une ligne de temps ; –

examiner le chemin critique ; –

assigner des priorités, de définir le niveau d’avancement des tâches ; –

vérifier les échéances et les jalons ; –

éviter tout conflit de planification. –

Libre à vous également de créer divers rapports HTML tels que

« Récapitulatif du projet », « Allocation des ressources », « Tâches

terminées » et ainsi de suite.

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Dia

gram

me

de G

antt

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Intégration avec Microsoft Project ◗

MindView Business permet d’exporter vos plannings vers Microsoft®

Project pour les développer dans ce logiciel ou pour les partager

avec d’autres chefs de projet. Vous pouvez également tirer parti des

capacités de synthèse et d’organisation de ce logiciel en y important

des projets conçus avec Microsoft Project, soit directement à partir de

ce logiciel, soit via le format MS Project XML.

Passage Gantt vers chemin critique

Importation/exportation au format XML ◗

Grâce à la fonction d’importation XML, vous pouvez convertir des

fichiers issus d’applications tierces au format MindView (même si

vous ne disposez pas de ces applications). La fonction d’exportation

XML, quant à elle, autorise la conversion de documents MindView

Business vers d’autres formats suite à la mise en œuvre d’un fichier

de transformation comme Freeplane.

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Imports

Présentez votre projet ◗

Collaborer est le fondement de la gestion de projet !

L’intégration transparente avec la suite Microsoft Office, la réalisation

automatique de la vue Ligne de temps, les fonctions d’impression en

grande largeur (quasi-cartes panoramiques) et Viewer (visionneuse)

gratuits donnent une grande variété de formats.

La présentation en diaporama reste un grand classique malgré son

utilisation trop linéaire transformant les démonstrations en un flux

cause/conséquence trop directif. Pour être édifié, il suffit de téléchar-

ger sur Internet un e-book gratuit : comment devenir riche et beau

en utilisant Word, Excel et PowerPoint (http://pauillac.inria.fr/~weis/

info/haladjian.pdf). Vous ne sortirez pas indemne de cette lecture et

utiliserez différemment votre diaporama préféré.

Ces remarques étant faites, chaque branche de votre carte se

transforme en une diapositive, avec le texte de la branche comme

titre, l’espace blanc sous ce titre étant à remplir. Les diapositives

créées forment une structure simple qui part de la première branche

principale et décline les branches secondaires, puis leurs sous-sous-

branches dans un ordre systématique des aiguilles d’une montre.

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Intégration avec Microsoft Offi ce ◗

Nul besoin de recréer vos données lorsque vous souhaitez distribuer

des documents de travail ou assembler rapidement une présentation

PowerPoint pour une réunion de planification. D’un clic de souris,

vous convertissez votre carte en document Word ou PowerPoint

d’aspect professionnel. Une gamme de modèles de cartes, simples à

utiliser et personnalisables, est disponible par défaut. À l’inverse, rien

de plus simple que d’importer dans MindView Business un document

Word ou PowerPoint existant pour retravailler sa structure avant de le

réexporter dans :

Microsoft PowerPoint ; –

Microsoft Word ; –

Microsoft Outlook ; –

Microsoft Excel ; –

Microsoft Project ; –

Viewer MatchWare MindView gratuit. Cela permet de réutiliser par –

exemple un diaporama, de l’importer dans une carte heuristique,

d’en couper les branches inintéressantes et de l’exporter comme

nouveau diaporama.

La visionneuse (Viewer) vous permet de distribuer vos projets à

vos collègues et vos clients qui ne disposent pas de ce logiciel. Tous

seront en mesure de visionner votre projet dans n’importe quelle vue,

de le filtrer ou de l’imprimer. Si vous avez intégré des graphiques ou

d’autres fichiers externes dans votre projet, sauvegardez-les à l’aide de

la fonction « Empaqueter » pour permettre au viewer d’afficher tous

ces éléments. Le viewer gratuit peut être téléchargé à partir du site

web de MatchWare (www.matchware.com/fr).

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La ligne de temps ◗

Si votre auditoire n’est pas familiarisé avec le concept du diagramme

de Gantt, vous préférez sans doute leur présenter les données sous

une autre forme. Un simple clic de souris suffira pour passer de la vue

Gantt à la vue Mind Map ou à la vue Ligne de temps et vice-versa.

Rien ne vous empêche d’exporter les lignes de temps de vos

projets au format HTML ou de les imprimer à la dimension d’un

poster. Contentez-vous de spécifier le nombre de pages horizontales

et verticales à consacrer à la ligne de temps, au diagramme de Gantt

ou à la Mind Map, vérifiez l’aperçu et lancez l’impression !

Ligne de temps

Impression ◗

La fonction d’impression de MindView Business vous donne la pos-

sibilité de répartir votre projet sur le nombre de pages nécessaires

pour assurer une parfaite lisibilité. L’impact de ce diagramme de Gantt

grand format ne fera qu’accroître la productivité de vos réunions.

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Impr

essi

on X

XL

19



Mindview : Gantt automatique ◗

Jusqu’à présent, la plupart des logiciels de management autorisant

l’élaboration de diagrammes de Gantt dynamiques s’avéraient comple-

xes. Le fait d’avoir intégré un outil de planification autorise de mener

à bien toutes les activités relatives à la gestion de projet :

La conversion instantanée de l’organigramme des tâches en dia-

gramme de Gantt permet de :

optimiser le diagramme de Gantt ; –

intégrer le diagramme de Gantt dans MS Project ; –

visionner le diagramme de Gantt sous forme de ligne de temps. –

Convertir instantanément l’organigramme ◗des tâches en diagramme de Gantt

Dans le double but d’explorer les aspects les plus complexes de votre

projet et de promouvoir le travail collaboratif, commencez par mener

une session de brainstorming pour mettre en place l’organigramme

des tâches (structure WBS), soit dans la vue Organigramme, soit dans

la vue Mind Map. Ajoutez ensuite les durées et les autres données

de planification, puis passez à la vue Gantt pour établir la logique

de déroulement entre les tâches. Contrairement aux traditionnelles

simulations sur tableau blanc, le logiciel vous permet à la fois d’ap-

préhender l’envergure du projet, de le planifier dans ses moindres

détails, de considérer les risques potentiels et de représenter toutes

les informations pertinentes sous une forme visuelle simple et

attrayante.

20




Org

anig

ram

me

vers

dia

gram

me

de G

antt

21



Optimiser le diagramme de Gantt ◗

MindView Business aide à gérer les tâches constitutives du projet

de A à Z :

élaborer le planning initial ; –

allouer des ressources ; –

ajuster les dates et les durées. –

Optimiser Gantt

Le diagramme de Gantt dans MS Project ◗

Exporter votre projet vers Microsoft Project pour en poursuivre le

développement est tout à fait possible. À l’inverse, libre à vous d’im-

porter dans MindView Business un diagramme de Gantt conçu avec

Microsoft Project.

22




Inté

grer

MSp

roje

ct

23



Visionner le diagramme de Gantt sous forme ◗de Ligne de temps

En tant qu’outil de communication, visualiser vos diagrammes de

Gantt sous forme de lignes de temps s’avère souvent plus parlant aux

personnes non rompues au management de projet.

Visi

onne

r lig

ne d

e te

mps

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Mind mapping et tableaux de bord

Pour retenir l’attention de votre deuxième cercle d’acteurs du projet

(ceux qui ont juste besoin de savoir si le projet avance sans rentrer

dans les détails), vous pouvez aussi utiliser un logiciel de mind

mapping pour produire des tableaux de bord synthétiques. Vous vous

rappelez que les financeurs, les directions n’ont besoin que d’un

niveau d’informations minimales et synthétiques. La fonction Tableaux

de bord peut s’avérer intéressante.

Les gestionnaires de projets ont souvent besoin de réaliser des rap-

ports sur l’état l’avancement de leurs projets. Les rapports traditionnels

sont souvent complexes et flous – ce qui les rend plus difficiles à

comprendre. Mindview 4 vous permet de générer des rapports qui

sont automatiquement joints aux e-mails des destinataires en utilisant

votre client de messagerie par défaut. Il est même possible d’enregis-

trer des notes audio au bout de chaque branche au format .wav, lisible

par un lecteur de MP3. Les documents liés à la carte sont envoyés

avec la carte. Chaque branche peut «accrocher « plusieurs fichiers. Ils

sont intégrés par simple glisser-déposer. La vérification des liens est

automatique.

La charge de travail de chaque acteur du projet est rendue visible si

nécessaire. Les tâches sont intégrées dans la liste d’actions Outlook.

Mi

25



Extr

ait

rapp

ort

Min

dvie

w

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mpl

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ang

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mai

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franç

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Créer un portail unique du projet

Mise en place d’une carte portail ◗dédiée au projet

L’un des problèmes les plus critiques auxquels tout projet doit faire face

est de maintenir un point d’accès unique aux données pertinentes.

Le stockage de fichiers individuels sur un disque réseau n’offre pas

toutes les garanties requises. Vous pouvez créer une carte heuristique

informatisée regroupant des liens vers les différents documents perti-

nents, compléter et mettre à jour les informations qu’elle regroupe et

la placer sur votre réseau pour en permettre l’accès partagé.

Voici un exemple de carte portail.

Qui ? : Les acteurs

Qui fait quoi ?

Quoi ?

Budget

Quand ?

Rapports d’avancement

Calendrier Gantt

Actions

Organigramme

Membres Équipe projet

2e cercle : Financeurs, Décideurs, Partenaires

Risques

Carte des informationsdu projet

Carte portail

Durant les réunions, il est facile d’accéder aux données et d’en

examiner les détails. Des liens hypertextes avec tous les fichiers

numériques quel qu’ils soient (images, texte, tableaux, fichiers MS

Project, mails et même n’importe quelle page Web), si vous avez

une connexion Internet, permettent de consulter instantanément les

précisions les plus pointues. il suffit de réduire les sujets (en cliquant

Cr

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sur les – du bout des branches) pour obtenir une vue d’ensemble

du projet. Cette présentation dynamique permet de fournir en per-

manence des informations adaptées à tous les acteurs concernés. Le

portail peut également servir de base pour rédiger l’ordre du jour des

réunions de l’équipe ou des rapports à l’intention de la direction.

Autre solution : créer un site web avec Google sites, voir exemple

dans le chapitre 9 de l’ouvrage « concertation avec les habitants ».

Simplicité de la communication ◗

La plupart des participants à un projet ne sont pas forcément tous

des spécialistes des outils tels que MSProject et autre diagramme

de Gantt. Une carte de mind mapping présente par contre les

informations relatives à un projet lisibles facilement sans prérequis

informatique ou autre. Le format est soit sous forme de carte grand

format ou feuille A4 ou A3. La créativité de tous les membres du

groupe peut donc s’exercer aisément. Le schéma est un langage à

mi-chemin entre l’image et le texte. Il relie le fond et la forme. Il est

à l’interface entre l’analogique (l’image de notre montre à aiguilles)

et le digital (les chiffres de la montre électronique). Il rend concret

l’abstrait, c’est un passeur de frontières. Cette nature lui donne des

atouts de mémorisation et de modélisation.

Pour en savoir plusEnrichir la bibliothèque d’images et d’icônes de son logicielCertains sites proposent gratuitement des milliers d’icônes et d’images qui peuvent considérablement enrichir les cartes :http://icones.pro/ (icônes gratuites)

www.iconseeker.com (Moteur de recherche intuitif d’icônes)

www.crystalxp.net (Images (*png) + icônes)

www.iconearchive.com (Recherche d’icônes par pack)

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Un système d’information propre au projet ◗rapide à mettre en œuvre

Grâce aux cartes, vous accédez immédiatement à toutes les informa-

tions du projet. En effet, dans leur version papier, Le qui fait quoi est

facilement repéré. Dans leur version électronique, les possibilités de

lier n’importe quel document sous sa forme numérique à n’importe

quelle branche crée un système d’informations propre au projet. Cet

avantage est particulièrement concurrentiel puisque précisément l’une

des difficultés majeures d’un projet est de s’insérer dans le mana-

gement quotidien des organisations tournées vers des opérations

routinières et non exceptionnelles comme les projets.

Ainsi, au bout de chaque branche, peuvent se coller tout document

électronique :

des fichiers texte ; –

des mails ; –

des tableaux de chiffres ; –

des présentations PowerPoint, des images ; –

des sons ; –

des vidéos. –

Plus souple qu’une base de données comme Microsoft Access, les

données ne sont pas enfermées dans des cases prédéterminées.

L’évolution du traitement des données au cours de l’histoire nous

rappelle qu’après avoir inventé l’écriture, les hommes ont utilisé

des listes pour se souvenir (par exemple, les listes trouvées dans

les tombeaux égyptiens), puis ils ont utilisé des tableaux à double

entrée (informatisés il n’y a qu’une trentaine d’années sous formes

de tableurs tel Multiplan et Excel), enfin l’hypertexte, les liaisons en

réseaux ou en arborescence dont les pages HTML ou encore les

cartes de mind mapping sous leur forme manuelle ou informatisée

La documentation du projet peut donc tenir en une simple collection

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de cartes qui sont la mémoire du projet et permettent la transmission

aisée des comptes rendus de réunion, de suivi… transmis par messa-

gerie ou intranet ou papier.

En résumé, qui utilisera la carte, quand et pourquoi ?

réaliser un remue-méninges pour formuler, analyser et choisir votre –

projet ;

définir les objectifs et les buts du premier planning de projet ; –

communiquer et expliquer les éléments du projet aux acteurs ; –

expliquer aux participants quel sera leur rôle dans le projet et –

comment leur travail s’intégrera dans le projet global ;

préparer le planning de démarrage du projet et la liste des tâches –

à accomplir ;

utiliser les logiciels de mind mapping pour réaliser des comptes –

rendus concis à mettre à jour tout au long du processus du projet.

Pour en savoir plusMindmanager vient de sortir sa version 9. Il intègre aussi un diagramme de Gantt. Il permet également l’affi chage en mode multimaps, c’est-à-dire sur un écran, de toutes les cartes et sous-cartes liées entre elles. Freemind/FreePlane (logiciel libre téléchargeable sur www.sourceforge.net/freeplane)est l’autre standard.Un livre pour ces deux logiciels existe :Mindmanager8 de Martine Jesus, Dunod ;Boostez votre effi cacité avec Freemind, Freeplane et Xmind, de Xavier Delengaigne, Pierre Mongin, Eyrolles, 2e éd., 2010.

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Documents

Gérer Des Projet Logiciel Avec MIND MAP