Bien gérer son temps

UNE ORGANISATION EFFICACE DE SON TEMPS

Permet de :

Avoir une meilleure vue d’ensemble, de son activité et des priorités

Agir plutôt que de réagir

Surmonter son stress

Prendre du temps libre

Atteindre ses objectifs

Mes critères de gestion du temps

L’important est souvent dissimulé, caché au milieu de la « pile » des urgences.

L’URGENT cache souvent L’IMPORTANT L’URGENT chasse souvent L’IMPORTANT

L’Important et L’Urgent

Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions :

Qu’est ce qui est vraiment important pour moi, que dois je faire, et que personne ne peut faire à ma place?

Qu’est ce qui est urgent et que je dois faire avant toute choses?

Qu’est ce que je peux déléguer?

Mes critères de gestion du temps

L’URGENT

L’URGENT

ACTION IMMEDIATE

REALISATION ET RESULTATS RAPIDES

SATISFACTION / VALORISATION

Mes critères de gestion du temps

L’IMPORTANT et L’URGENT

L’URGENT, c’est le présent :Il commande l’action, le résultat immédiat,

Le QUANTITATIF, Il nécessite d’agir vite.

L’IMPORTANT, c’est le futur : C’est le futur, le court, moyen ou long terme.

Il privilégie la réflexion, le qualitatif avant d’agir C’est ce qui a un intérêt, un enjeu, un rôle considérable, mais qui

ne nécessite pas forcément d’être accompli tout de suite.

Le temps maîtrisé

Sélection des tâches à accomplir et évaluation de la durée des activités.

Planification de 60 % du temps : temps maîtrisé

60 % activités planifiées 20 % activités imprévues 20 % activités libres (réflexion, créativité, lecture,…)

L’important et l’urgent

Important – peu urgent Le Futur

Réflexion+++ Action+

Peu important – peu urgent Le Futur

Réflexion + Action +

Important Urgent – Le Présent

Réflexion +++ Action +++

Peu important – urgent Le Présent

Réflexion ++ Action +++

La planification

Planifier pour :

Atteindre mieux et plus vite mes buts, qu’ils soient personnels ou professionnels

Gagner du temps

Avoir une vue d’ensemble et donc, pouvoir anticiper

Prévoir et agir dans le calme

Planification

La planification permet de prévoir, de déterminer les étapes qui nous conduisent vers un objectif que nous nous sommes fixés.

LA PLANIFICATION DEMANDE DU TEMPS ET DE LA REFLEXION.

Planifier son travail

Planifier c’est :

Se donner les moyens de rester maître de la situation.

La planification concrètement établie, va nous aider à :

- Avoir une vue d’ensemble des étapes à effectuer Avoir un instrument de contrôle tout au long du déroulement , garder

l’essentiel en tête Progresser dans la bonne direction en réglant rapidement les écarts

enregistrés au cours de l’action

Planifier c’est aussi :

Anticiper et enrichir sa confiance en soi

Mettre en évidence les tâches prioritaires et déterminer les tâches à déléguer

Gérer son temps au mieux

Gestion du temps :

Principe de la planification écrite

Plan de la journée

Sélection des tâches

REALISATION

Définition des priorités :

Planification des tâches par ordre d’importance pour :

S’occuper des tâches essentielles Faire les tâches selon leur degré d’urgence Se concentrer sur la tâche Atteindre les objectifs fixés Écarter et déléguer les tâches Avoir réglé les affaires essentielles à la fin de

la journée.

Principe de la planification

Écrire noir sur blanc ce que l’on a décidé de faire :

Les gains : Allégement du travail et de la mémoire Auto motivation (maîtrise) Concentration Contrôle de son activité Plus de chance de réussite.

L’Agenda :

Il doit être tenu a jour, le notre mais aussi celui de notre hiérarchique.

Écrit au crayon à papier

Chaque rendez vous doit être noté a son heure de début, mais aussi de fin(dans la mesure du possible)

Le classement :

Choisir la méthode de classement qui me convient : exemple de classement par les couleurs.

Les dossiers urgents, seront dans des chemises jaunes

Les dossiers clients seront verts

Les dossiers fournisseurs seront violets…..

Etc…….

Dire non : Une METHODE

Annoncer ce « non » fermement et délicatement : Je suis désolée, ce n’est pas possible !

Donner les raisons objectives (sans justification de soi)

Proposer une solution et trouver un accord

Exprimer le bénéfice commun

LE RECEPTEUR L’Idée :

Ses mots, sa culture Son vécu, son environnement, Ses relations

DECODE

La carte du monde

L’EMETTEUR L’Idée :

Ses mots, sa culture Son vécu, son environnement, Ses relations

CODE

La carte du monde

EMETEUR - RECEPTEUR

Les étapes d’une communication interpersonnelle :

L’écoute La ReformulationLe QuestionnementLe Feed-back

Une situation de communication est un aller – retour, chacun est à la fois émetteur et récepteur.

Bien communiquer c’est :

ECOUTER : Activement en faisant comprendre a l’autre que vous l’écoutez : Oui….effectivement….en effet….

REFORMULER : Afin de vérifier que l’on est bien sur la même longueur d’onde.

QUESTIONNER : Pour obtenir des informations précises, les questions a poser : CQQCOQP…soit : Combien, Qui, Quoi, Comment, Où, Quand,

Pourquoi.

ET EN GENERAL, AIDER LA PERSONNE A EXPOSER SA DEMANDE.

En communication, il y a au moins 9 risques de ne pas s’entendre :

Ce que je pense

Ce que je veux dire

Ce que je crois dire

Ce que je dis

Ce que vous voulez entendre

Ce que vous entendez Ce que vous croyez

comprendre Ce que vous voulez

comprendre

Ce que vous comprenez.

CRITERES DE COMMUNICATION AFFIRMATIVE :

Capacité d’écoute

Capacité d’expression

Capacité de conviction

Capacité a exprimer ses émotions

L’organisation :

Il s’agit de dépasser son organisation personnelle, afin d’accéder à l’organisation du territoire sur lequel on se trouve :

Ajuster son organisation aux orientations stratégiques de l’entreprise

Se sentir inclus à part entière a l’entreprise.