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Gestion des dépenses
employés – La simplicité
sans papier!
Par : Karine ProteauVéronique SéguinSuzanne Gosselin
Présentation des animateurs
Gestion des dépenses employés et frais de
déplacement
Projet en cours de développement
Soyez prêt : www.grics.ca/vote1
INTRODUCTION
La gestion des dépenses employés
• Rencontres collaborateurs
• « Story map »
• Visites de grandes CS
• Investigation des fonctionnalités
présentes dans notre produit
• Séances de « brainstorming »
IL ÉTAIT UNE FOIS…
Story map – Gestion des dépenses employés
CE QUE NOUS AVONS ENTENDU…
Certains irritants :
• Double saisie des dépenses (papier + système)
• Complexité pour l’employé de saisir des postes comptables
• Multiples versions de comptes de dépenses en fonction de la
raison de la dépense (formation, déplacement, etc.)
• Rapports de dépenses perdus, en attente, etc.
• Vue partielle pour l’approbateur de l’ensemble
de la dépense
• Suivi de l’approbation difficile
• Décortication des factures/reçus
(gestion de taxes complexe)
• Manque au niveau du suivi des dépenses
• Etc.
CE QUE NOUS PROPOSONS…
Notre solution :
• Saisie directe des dépenses et frais de déplacement par
l’employé
• Dépenses faciles à comprendre (sans postes comptables)
• Réduction de l’utilisation d’argent (petites caisses)
• Approbation multiniveaux et notifications électroniques
• Meilleur suivi et contrôle des dépenses
• Processus de validation financière simplifié
• Remboursement simplifié et fréquence flexible
• Processus de bout en bout
• Vérification des politiques à la saisie
• Configuration d’audit pour certaines vérifications
EST NÉ UN PROJET…
Mozaïk-Portail employé : Dépenses
• Produit existant dans Mozaïk-AX
• Utilisation de la plateforme Mozaïk-Portail
• Fonction totalement intégrée à Mozaïk-AX
• Première fonction administrative déployée
aux employés
Nous avons l’honneur de vous
présenter, en avant-première, le
premier épisode de notre
nouvelle série :
Les dépenses employés
des temps modernes!
https://youtu.be/xH-VT_-brhs
LES PREMIERS INSTANTS…
CE QUI A ÉTÉ RÉALISÉ…
Mozaïk-Portail employé : Dépenses
• Création des états et items de dépenses
– Sous-catégories
(facture multiples articles)
• Attachement de pièces justificatives
– Documents pdf
– Capture photo
Résumé des fonctions démontrées
Mozaïk-Portail employé : Dépenses
• Saisie des dépenses par un délégué
• Soumission et suivi des demandes
(cycle d’approbation)
CE QUI A ÉTÉ RÉALISÉ…
Autres fonctions en développement
Mozaïk-Portail employé :
Délégation de la saisie
des dépenses
Mozaïk-Portail employé – Approbation et suivi des demandes
Soumission de l’état
pour approbation et
validation de la
conformité aux
politiques
Rappel de l’État
pour effectuer des
ajustements ou
des corrections
Mozaïk-AX : Dépenses et déplacements
• Délégation
• Postes comptables
• Approbation (mobile)
• Remboursement (CF)
• Suivi des dépenses
• Et en rafale…
Fonctions exploitées – Finances AX
CE QUI A ÉTÉ RÉALISÉ…
Mozaïk-Portail employé : Dépenses• Calcul des itinéraires (km)
• Conciliation des transactions
de cartes de crédit corporatives
Mozaïk-AX : Dépenses• Importation et gestion des
transactions de cartes de crédit
• Politiques/Audit
BIENTÔT À L’AFFICHE…
POUR EN BÉNÉFICIER…
Mozaïk-AX
• Module Ressources
humaines
• Module Comptabilité
fournisseur
Mozaïk-Portail
• GI (gestion de l’identité)
Les prérequis :
L’échéancier
• 2019
Pilotage
Fin février Mars-avril-mai
Fonction disponible
(implantation)Développement
Juin
Appropriation/
Paramétrage
BIENTÔT DISPONIBLE
SUR VOS ÉCRANS!
À VOUS DE JOUER!
Prenez les
choses en main
et préparez
votre scénario!
DES
QUESTIONS?
www.grics.ca
514 251-3730
Pour plus de
renseignements
