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Définition :« Notion fondamentale conçue
comme un milieu infini dans lequel se succèdent les événements,
et souvent ressenti comme une force agissant sur le monde et les
êtres »
Petit Larousse illustré 2002Sylvie Montagnon
Les effets d’une non / mauvaise gestion du temps
Sylvie Montagnon
Baisse d’efficacité
Augmentation du stress
Profils types pour l’utilisation de la gestion du temps
Sylvie Montagnon
L’improvisateur / le planificateur
Le débordé / le dilettante
Dans chaque cas on peut bien ou mal vivre les choses …
Se poser la question de la gestion du temps, …
Sylvie Montagnon
… c’est reconnaître ne pas être satisfait de sa manière de le
gérer !
Le temps n’a pas la même valeur pour tous
Sylvie Montagnon
Endurer pour différer son plaisir …Un bien précieux pour les actifsCapital confort pour les « bon vivants »Capital financier pour les « affairés »
Chacun va devoir mesurer sa capacité à changer …
Les motivations au changement peuvent être induites par :
Sylvie Montagnon
La nécessité d’être moins stressé …Le besoin de disposer de plus de temps pour les siens …L’envie d’augmenter sa plage de loisirs
Elles nous conduiront à plus vivre au présent …
Les lois qui régissent notre gestion du temps :
Sylvie Montagnon
Parkingson : le travail se dilate jusqu’à occuper tout le temps disponiblePareto : l’essentiel = 20%, l’accessoire = 80%Murphy : le faire prend plus de temps que le prévu
Illich : l’efficacité diminue au fil du temps
Carlson : le hachage est chronophage
Représentation graphique de la loi de Pareto
Sylvie Montagnon
20% 100%
100%
80%Résul
tats
Dépense en temps
B. La démarche de meilleure gestion du temps (en 4 … temps)
Sylvie Montagnon
Diagnostic
Objectifs
Stratégie et plan d’action
Mise en œuvre, contrôle et pilotage
B.1. DIAGNOSTIC
Sylvie Montagnon
Pointer le prévu au regard du réalisé
… sans anticiper les solutions à ce stade
Dans le prévu et le réalisé prendre en compte même les interférences prévues
Faire ces relevés sur plusieurs jours
Le relevé d’action journalier, au quart d’heure
Sylvie Montagnon
Planifier sur la journée les activités prévues
Réaliser le relevé des activités effectuées
Mettre en parallèle les 2 tableaux
Les voleurs de temps internes
Sylvie Montagnon
Désordre des lieux de travail
Interruptions permanentes
Trop de rendez-vous
Tâches annexes et connexes : administratives, intendance, courses, …
Séquences de travail aléatoiresObjectifs flous
Les voleurs de temps externes
Sylvie Montagnon
Mauvaise communication
Doublons des tâches
Les croyances du type : passer du temps au bureau = travailler beaucoup …
Open space
Trop de mails ou d’appels téléphoniques
Trop de réunions
…
B.2. DEFINIR LES OBJECTIFS
Sylvie Montagnon
Qu‘est-ce-que je désire vraiment ? …
Qu’est-ce que j’attends de ma vie ? …
… au plan personnel et professionnel
Créer les conditions de la réussite …
Sylvie Montagnon
Imaginez ce qui adviendrait si vous ne faisiez rien …
N’hésitez pas à développer le scénario catastrophe, en détails …
Comptabilisez le temps (l’argent, la sérénité, …) perdu au quotidien, sur la semaine et sur le mois en regard de celui investi pour le changement …
Se fixer des objectifs, pourquoi faire ? …
Sylvie Montagnon
« Il n’est de vent favorable que pour celui qui sait où il va ». Sénèque
Savoir où l’on va, ce que l’on veut, et ce que l’on ne veut pas …
Faire des choix pour faire émerger ses priorités …
Savoir que le coût du changement sera celui …
Sylvie Montagnon
… d’une mise au régime
… d’un sevrage addictif …
… d’un changement matrimonial …
Fixer des objectifs précis …
Sylvie Montagnon
… réalistes
… dans tous nos domaines d’action …
… quantifiés : date ou délai, moyens … : « mercredi 26 juin 12h00, 50% des dossiers seront triés ».
B.3. BATIR SA STRATEGIE DE GESTION DU TEMPS en 3 temps
Sylvie Montagnon
Se connaître et connaître l’usage qu’on fait de son temps
Planifier les objectifs à court, moyen et long terme
Phaser chacun des objectifs, et identifier les ressources à affecter
Sylvie Montagnon
3.1. Connaitre ses forces et ses faiblesses
Qualités et défauts
Savoir-être : global (biorythmes) et professionnel
Savoir-faire, connaissances et compétences
Sylvie Montagnon
3.2 Planifier les objectifs
Les classer en 2 grandes catégories : vie personnelle et vie professionnelle
Subdiviser la vie personnelle en :
Corps et santé
Vie familiale
Loisirs et amis
Sylvie Montagnon
3.3. Phaser : le recours à la méthodologie de projet
L’analyse stratégique (environnement interne et externe)
La planification des tâches et des ressources
Suivre, modifier, faire le bilan
B.4. METTRE EN ŒUVRE SON PLAN D’ACTION
Sylvie Montagnon
1. Se doter d’une nouvelle attitude et d’un nouvel état d’esprit
2. S’outiller
4.1 Se doter d’une nouvelle attitude et d’un nouvel état d’esprit
Sylvie Montagnon
Apprendre à dire NON, y compris à soi-même … ( faire du non ou du peut-êtrela réponse systématique)
Avoir une vraie envie de changer !
Affronter les décisions pénibles…
Se donner les moyens de changer …
Un des moyens de changer : s’appuyer sur les autres
Sylvie Montagnon
… en les accompagnant, en s’assurant de leur donner les moyens de faire (attention à la délégation inverse!)
Déléguer : les bonnes tâches, aux bonnes personnes,
Sans perdre de pouvoir, d’autorité, ou de contrôle …
4.2 S’outiller
Sylvie Montagnon
L’agenda : un seul, adapté par sa taille, au bureau ou dans le sac, année civile ou scolaire, à jour, électronique ou papier
4.2 S’outiller
Sylvie Montagnon
La feuille d’action journalière :pour faire de chaque jour un jour nouveau, pour ne pas « psychoter » sur les choses non faites, pour avoir un pense bête, pour pouvoir faire un bilan et rectifier le tir, …
Sylvie Montagnon
Feuille d’action journalière
Eléments à améliorer
Eléments positifs
Objectif principale de journée
17
16
15
14
PREPARER13
12
11
10
9
COURRIERSMAILS8
7
6
5
4
3
2
1
PERSONNES àRENCONTRER
TELEPHONERACTIONS
Date :
4.2 S’outiller
Sylvie Montagnon
La liste de tâches : même fonctions, une alternative à la feuille journalière
Sylvie Montagnon
Liste de tâches
résultatlivrableressourcesà faire pour le
duréeobjectifTâches (verbe d’action)
N°
4.2 S’outiller
Sylvie Montagnon
Du bon usage de la feuille journalière et de la liste de tâches
Hiérarchiser les tâches …
Sylvie Montagnon
Différencier l’urgent et l’important
3.Priorité peu importante urgente
« déléguer »
4.Peu important, peu urgent
« on verra »(il est urgent d’attendre)
1.Priorité importante urgente
« à faire de suite »
2.Priorité importante non urgente
« prévoir une date »
Niveau d’urgence
Niveau
d’
importance
Sylvie Montagnon
Trier les actions à mener
1Non urgent non important
10Urgent non important
50Important non urgent
100Important et urgent
NotationDegré de priorité
Coefficienter les actions et les placer dans la feuille journalière en fonction de leur note.
… et pour choisir entre 2 priorités, s’être gardé du temps libre dans son planning : entre 40 et 60% (tout de même!)
C. Trucs et astuces
Sylvie Montagnon
Regrouper les appels téléphoniques
Savoir s’isoler pour les tâches importantes
Se garder 40% / 60% de marge pour les imprévus
Limiter et contrôler le travail à la maison
Trucs et astuces
Sylvie Montagnon
Les échéances réalistes aident à avancer et nourrissent la motivation
De vrais pauses pour relancer l’énergie
En cas de dérapage, faire … et noter pour ne pas trébucher 2 fois sur la même pierre
Trucs et astuces
Sylvie Montagnon
Pour entretenir la motivation :
prendre en compte facilité de réalisation, importance pour la nouvelle gestion du temps
Sylvie Montagnon
Importance / facilité de réalisation
Importance pour la gestion du temps
Facilité
de
réalisation
A2
A7
A5 A6A4
A1
A8
A3
A9
Sylvie Montagnon
Importance / facilité de réalisation
Importance pour la gestion du temps
Facilité
de
réalisation
A2
A7
A5 A6A4
A1
A8
A3
A9
Trucs et astuces
Sylvie Montagnon
Utiliser les temps d’attente
Limiter les pertes de temps dans les transport : regrouper, utiliser le temps, faire un SAS
Apprendre la lecture rapide
Trier et classer verticalement
Trucs et astuces
Sylvie Montagnon
Un entretien ou une réunion doivent avoir : des participants utiles, un ordre du jour, une heure de début et de fin, …
… un objectif : état d’avancement, décision, organisation, information, listage, …
… avoir été préparée ! Et faire l’objet d’un compte rendu et d’un suivi
Trucs et astuces
Sylvie Montagnon
Mieux communiquer …
Ordonner l’environnement pour ordonner ses idées. Ranger son bureau chaque soir.
Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place
Trucs et astuces
Sylvie Montagnon
What’s good about this ?
Se rendre disponible facilement, … puisqu’on s’est donné des marges de manœuvre
En conclusion, réussir à gérer son temps …
Sylvie Montagnon
Une attitude volontaire face au changement
Une démarche méthodique
Des outils liés à la démarche