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7 Selon J.-M. Plane (1) , la Gestion des Ressources Humaines (GRH) est aujourd’hui une fonction à part entière, avec des outils reconnus. Aux côtés de la direction générale, elle assure à la fois une fonction d’intégration pour le personnel (dialogue social, com- munication de la stratégie) et une fonction de différenciation des salariés (recrutement et pilotage des carrières, rémunération s individualisées, etc.). Elle gère les effectifs, les qualifications et les compétences à court, moyen et long termes. Ses orientations stratégiques se déclinent, sur le plan opérationnel, en processus de gestion du personnel, dans le cadre réglementaire du droit du travail et de la protec- tion des données personnelles. La gestion administrative des RH assure la collecte, la mémorisation, le traitement et la diffusion des informations relatives aux salariés, dans tous les processus de leur ges- tion, de leur recrutement jusqu’à leur départ. Dans une organisation, la Direction des RH peut décentraliser certaines procédures de GRH. Les managers en sont alors responsables pour le seul personnel de leur équipe et délèguent à leur assistant des activités administratives relatives aux processus concernés. L’assistant de manager devient un interlocuteur du service RH, sous le contrôle de son manager, dans le cadre du Système d’Information des RH (SIRH) de l’organisation et de ses procédures de GARH. (1) Plane J.-M., La Gestion des ressources humaines, Economica, 2 e édition, 2006. P artie 1 Assurer la gestion administrative des RH du service Assurer la gestion administrative des RH du service    ©    H   a   c    h   e    t    t   e    L    i   v   r   e    2    0    0    9      B    T    S    A    M       F    5   :    A   c    t    i   v    i    t    é   s    d    é    l    é   g   u    é   e   s      L   a   p    h   o    t   o   c   o   p    i   e   n   o   n   a   u    t   o   r    i   s    é   e   e   s    t   u   n    d    é    l    i    t  . Sommaire CHAPITRE 1 Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant manager .......................................... 9 Situations 1. Analyser le contexte de l’activité déléguée ........................................................................................................................................ 10 2. Analyser son poste de travail ........................................................................................................................................................................ 12 3. Assurer une v eille juridique, informer .................................................................................................................................................... 13 4. Informer , diffuser l’information sociale ................................................................................................................................................. 13 Notions 1. Le contexte de l’activité déléguée en RH ............................................................................................................................................. 15 2. La gestion administrative du p ersonnel déléguée à l’ assistant manager ...................................................................... 17 Exercices 1. L agenda social ...................................................................................................................................................................................................... 19 2. Le process us de dépar t d’un salarié ......................................................................................................................................................... 20

gestion paie

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Selon J.-M. Plane (1), la Gestion des Ressources Humaines (GRH) est aujourd’hui une

fonction à part entière, avec des outils reconnus. Aux côtés de la direction générale,

elle assure à la fois une fonction d’intégration pour le personnel (dialogue social, com-

munication de la stratégie) et une fonction de différenciation des salariés (recrutement

et pilotage des carrières, rémunérations individualisées, etc.). Elle gère les effectifs, les

qualifications et les compétences à court, moyen et long termes.

Ses orientations stratégiques se déclinent, sur le plan opérationnel, en processus de

gestion du personnel, dans le cadre réglementaire du droit du travail et de la protec-

tion des données personnelles.

La gestion administrative des RH assure la collecte, la mémorisation, le traitement et la

diffusion des informations relatives aux salariés, dans tous les processus de leur ges-

tion, de leur recrutement jusqu’à leur départ.

Dans une organisation, la Direction des RH peut décentraliser certaines procédures de

GRH. Les managers en sont alors responsables pour le seul personnel de leur équipe etdélèguent à leur assistant des activités administratives relatives aux processus concernés.

L’assistant de manager devient un interlocuteur du service RH, sous le contrôle de son

manager, dans le cadre du Système d’Information des RH (SIRH) de l’organisation et de

ses procédures de GARH.

(1) Plane J.-M., La Gestion des ressources humaines, Economica, 2e édition, 2006.

Partie 1

Assurer la gestion

administrative des RHdu service

Assurer la gestion

administrative des RHdu service

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   F   5  :   A  c   t   i  v   i   t   é  s   d   é   l   é  g  u   é  e  s  -   L  a  p   h  o   t  o

  c  o  p   i  e  n  o  n  a  u   t  o  r   i  s   é  e  e  s   t  u  n   d   é   l   i   t .

S o m m a i r eCHAPITRE 1 Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant manager .......................................... 9

Situations

1. Analyser le contexte de l’activité déléguée ........................................................................................................................................ 10

2. Analyser son poste de travail ........................................................................................................................................................................ 12

3. Assurer une veille juridique, informer .................................................................................................................................................... 13

4. Informer, diffuser l’information sociale ................................................................................................................................................. 13

Notions

1. Le contexte de l’activité déléguée en RH ............................................................................................................................................. 15

2.La gestion administrative du personnel déléguée à l’assistant manager ......................................................................17

Exercices

1. L’agenda social ...................................................................................................................................................................................................... 19

2. Le processus de départ d’un salarié ......................................................................................................................................................... 20

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   F   5  :   A  c   t   i  v   i   t   é  s   d   é   l   é  g  u   é  e  s  -   L  a  p   h  o   t  o  c  o  p   i  e  n  o  n  a  u   t  o  r   i  s   é  e  e  s   t  u  n   d   é   l   i   t .

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CHAPITRE 2 La participation au processus de recrutement ......................................................................... 21

Situations

1. Identifier les compétences attendues ................................................................................................................................................... 222. Sélectionner les supports de diffusion ................................................................................................................................................. 243. Concevoir une annonce d’offre d’emploi............................................................................................................................................. 244. Contribuer à la sélection des candidats ............................................................................................................................................... 265. Faciliter l’intégration des candidats........................................................................................................................................................ 27

6. Mettre à jour la base de données du personnel ............................................................................................................................. 28Notions

1. Environnement des activités liées au processus de recrutement...................................................................................... 292. Activités liées au processus de recrutement .................................................................................................................................... 30

Exercices

1. Choisir le moyen de diffusion d’une annonce de recrutement........................................................................................... 332. Informatiser le Registre Unique du Personnel ................................................................................................................................ 333. Analyser un processus d’intégration....................................................................................................................................................... 34

CHAPITRE 3 La préparation et le suivi des formations ...................................................................................... 35

Situations1. Identifier les enjeux et les besoins en formation .......................................................................................................................... 362. Établir des priorités,assurer le suivi administratif et financier........................................................................................... 403. Établir des priorités, organiser .................................................................................................................................................................... 41

Notions

1. Les enjeux et le contexte de la formation professionnelle ..................................................................................................... 432. L’organisation de la formation dans l’entreprise............................................................................................................................. 443. Le suivi des actions du plan de formation du service................................................................................................................ 45

Exercices

1. Enjeux de la formation et identification des besoins ................................................................................................................. 472. Conception d’un support d’évaluation des compétences........................................................................................................ 47

CHAPITRE 4 La gestion des absences et des congés ............................................................................................. 49

Situations

1. Appréhender le contexte du suivi des absences et des congés ........................................................................................... 502. Gérer les absences imprévues .................................................................................................................................................................... 523. Suivre les congés annuels .............................................................................................................................................................................. 544. Mettre à jour et exploiter les données relatives aux absences ............................................................................................ 55

Notions

1. Spécificités et enjeux de la gestion des congés et absences................................................................................................. 572. Le suivi des absences......................................................................................................................................................................................... 583. La gestion des congés annuels.................................................................................................................................................................... 59

Exercices

1. Analyser les enjeux de l’absentéisme .................................................................................................................................................... 612. Étudier une solution externalisée de la gestion des absences............................................................................................. 613. Planifier les congés et aplanir les conflits ......................................................................................................................................... 62

APPLICATION 1 SARL MINOFRA Demeures du Nord de France .................................................................. 63

1. Veille juridique ..................................................................................................................................................................................................... 64

2. Recrutement ..................................................................................................................................................................................................... 653. Formation des salariés à la sécurité....................................................................................................................................................... 704. Suivi des absences .............................................................................................................................................................................................. 735. Préparation à la première phase de l’épreuve action professionnelle ........................................................................... 74

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Objectifs > Situer ses activités en relation avec la DRH, dans les procédures de gestion administra-

tive du personnel et dans le Système d’Information des Ressources Humaines

> Se sensibiliser aux contraintes, obligations et activités de la gestion administrative

du personnel

Le cadre des activités RH

déléguées à l’assistant de manager

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 9

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   F   5  :   A  c   t   i  v   i   t   é  s   d   é   l   é  g  u   é  e  s  -   L  a  p   h  o   t  o  c  o  p   i  e  n  o  n  a  u   t  o  r   i  s   é  e  e  s   t  u  n   d   é   l   i   t .

1

Assistant de manager du pôle Conseil de AGERIX NORD, vous dépendez hiérarchiquement de son res-ponsable M. Mehdi Bellet. Vous lui consacrez environ 40 % de votre temps et occupez les 60 % restantà soutenir l’activité opérationnelle du pôle (22 ingénieurs et techniciens).

La DRH nationale impulse une réorganisation : informatisation des procédures de gestion du personnel(Oracle PeopleSoft) et décentralisation de certaines applications au management intermédiaire.

En plus de la gestion opérationnelle (les projets clients), chaque manager d’un pôle métier est désormaisresponsable, dans son équipe, du recrutement, de la formation, de la gestion des absences et descongés. Il prend les décisions qui concernent ses collaborateurs dans ces domaines et son assistantprend en charge les activités administratives correspondantes.

Les assistants des managers des pôles métiers ont donc de nouvelles attributions en tant queCorrespondants RH de leur pôle et dépendent fonctionnellement du Responsable Ressources Humaines(RRH) de l’agence dans ce cadre.

Mme Li Beijing est la RRH de l’agence AGERIX NORD.

Dénomination : AGERIX SA à directoire

Activité : Gestion des risques techniques et environnementaux

Clientèle : Entreprises et collectivités françaises et européennes

Structure : 4 agences régionales en France, autonomes et structuréesen pôles supports (RH, contrôle de gestion) et en pôles métiers : Audit

(conformité aux référentiels de sécurité), Bâtiment (sécurité des bâtiments), Formation(prévention des risques), Laboratoire (analyses et essais), Conseil (systèmes qualité)

Chiffre d’affaires 2007 : 182 millions d’eurosEffectif : 2 000 collaborateurs en Europe dont 1 500 techniciens et ingénieurs

L’ORGANISATION

Comment situer vos nouvelles responsabilités dans le cadre de la Gestion Administrative des

Ressources Humaines (GaRH) et du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) ?

Comment vous positionner entre les collaborateurs, le manager, la RRH et la DRH ?

Problématique générale

AGERIX

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   F   5  :   A  c   t   i  v   i   t   é  s   d   é   l   é  g  u   é  e  s  -   L  a  p   h  o   t  o

  c  o  p   i  e  n  o  n  a  u   t  o  r   i  s   é  e  e  s   t  u  n   d   é   l   i   t .

1

1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager10

Analyser le contexte de l’activité déléguée

Mme Li Beijing a distribué et commenté de nombreux supports à l’occasion d’une séance de formation

des assistants-correspondants RH. Vous reprenez la description du Système d’information des ressources

humaines de l’entreprise (doc.1) et l’exemple de la procédure de paye (doc.2) pour vous imprégner de

votre cadre de travail et prendre la mesure de vos responsabilités.

Recensez les domaines d’intervention des assistants - correspondants RH (Doc. 1 etprésentation de l’organisation). Précisez leurs liens, en amont ou en aval, avec les autresdomaines de la gestion de l’entreprise.

Analysez les documents 2 et 3. Repérez les principaux acteurs, opérations et flux

d’information de la procédure de paye chez AGERIX.

Analysez votre responsabilité quant à la confidentialité des informations, leur fiabilité et

le respect des échéances.

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2

1

Situation 1

 Les assistants - collaborateurs RH prennent en charge, pour leur service respectif,

les activités administratives en couleur sur le schéma.

Doc 1 Cartographie du SIRH d’AGERIX

Gestion des comptesDroits et habilitations,

listes de diffusion,

e.mail 

Portail RHIntranet

Logiciel RH3 modules

Gestiondes

évaluations

Gestiondes

formations

Moteurde Paie

Facturation

Budget/PrévisionEffectif, masse salariale

Tableaux de bord

Indicateurs RH 

Recrutement

PréparationPaie

Comptabilité

Gestion des activitéscongés, absences

Site del’entreprise

GestionCourante

- Annuaire

- Formulaires RH en ligne

- Candidatures spontanées

- Base du personnel

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Analyser son poste de travail

Vous êtes confronté à vos nouvelles responsabilités pour la paie du mois suivant. En effet, le pôle RH de

l’agence ne gère plus les validations de demande de congés ou d’absences qui sont désormais du ressort

des managers. En attendant que tous les modules du nouveau logiciel soient installés, cette période de

transition implique une attention particulière de votre part.

Analysez votre poste de travail dans ce contexte : fonctions, moyens, ressourcesmatérielles et informationnelles disponibles, liaisons fonctionnelles, degré de délégation,résultats attendus.

Explicitez votre contribution aux activités du manager.

Détaillez votre rôle en matière de circulation de l’information.Étudiez en quoi la saisie en ligne, par les salariés, de leurs demandes de congés oud’avances sur frais le facilitera.

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5

4

Situation 2

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   F   5  :   A  c   t   i  v   i   t   é  s   d   é   l   é  g  u   é  e  s  -   L  a  p   h  o   t  o

  c  o  p   i  e  n  o  n  a  u   t  o  r   i  s   é  e  e  s   t  u  n   d   é   l   i   t .

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1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager12

Selon la loi Informatique et Libertés du 16 janvier 1978, réaffirmée par la loi pour la confiance en l’éco-

nomie numérique de 2004 […] et conformément aux articles […] du Code du Travail […] les conséquen-

ces morales et éthiques de l’exploitation des informations nominatives qui identifient les salariés et les

candidats rendent nécessaire l’application de règles déontologiques strictes par tout collaborateur sus-

ceptible de collecter, consulter, traiter, transmettre ou être informé de données personnelles relativesaux salariés ou candidats.

Tout intervenant en RH, membre du service RH, intervenant ponctuel, stagiaire ou consultant extérieur

est concerné par cette charte. […]

Toute donnée personnelle descriptive d’un salarié ou d’un candidat est réputée confidentielle.

Le respect des droits fondamentaux de la personne

L’intervenant en RH préserve la vie privée des candidats en assurant, y compris avec ses collègues, la

confidentialité des données qu’il manipule. Il prend en considération les utilisations abusives qui pour-

raient en être faites. Il ne transmet ces informations qu’aux tiers autorisés.

En respect de l’article L.122-45 du Code du travail, il ne pratique aucune discrimination en rapport avec

l’origine, le sexe, les mœurs, l’orientation sexuelle, l’âge, les opinions politiques, les activités syndica-

les, les convictions religieuses, l’état de santé ou le handicap, l’appartenance à une ethnie, nation ou

race des salariés ou candidats […]

Le respect de la finalité des traitements

L’intervenant RH ne collecte aucune information discriminatoire. Il n’intervient qu’avec le consentement

libre et éclairé des candidats pour enregistrer des informations nominatives qui ne seront exploitées

que pour la durée et la finalité initialement prévues.

Il respecte la dignité, la liberté et la protection des candidats.[…]

 Je, soussigné ____________________, déclare avoir pris connaissance de la charte de déontologie RH et

m’engage à en respecter les prescriptions.

Fait à ___________________________

Le _____________________________ Signature

Doc 4 Charte de déontologie RH - Extraits

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   F   5  :   A  c   t   i  v   i   t   é  s   d   é   l   é  g  u   é  e  s  -   L  a  p   h  o   t  o

  c  o  p   i  e  n  o  n  a  u   t  o  r   i  s   é  e  e  s   t  u  n   d   é   l   i   t .

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 13

Assurer une veille juridique, informer

Un collaborateur informé de vos nouvelles responsabilités vous pose une question : « Si je prends deux

semaines de congés cet été et mes trois autres semaines de congés payés entre Noël et le mois de mars,

aurais-je droit, comme ma femme dans son entreprise, à des jours de congés payés supplémentaires ? »

Cherchez les réponses aux questions de votre collaborateur sur un site institutionnel(par exemple, le site du ministère du travail et des relations sociales, /www.travail-

solidarite.gouv.fr/informations-pratiques/fiches-pratiques/). FINALITÉ 2

Préparez l’explication que vous lui donnerez en face à face. FINALITÉ 18

7

Situation 3

Informer, diffuser l’information sociale

Le portail intranet d’AGERIX est encore « en cours de construction ». Vous consultez sa première ébau-

che, en ligne depuis peu. Vous vous interrogez sur l’intérêt du portail RH et sur votre rôle de veille, d’ex-

plication et de conseil.

Analysez les fonctions d’un portail RH (Docs 6 et 7).

Expliquez la procédure à suivre (Doc. 6) pour consulter les informations disponibles sur le

portail RH de l’entreprise.

Proposez à l’administrateur central une page d’informations réglementaires, en réponse à

la question de votre collaborateur (Situation 3).

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10

9

Situation 4

Période de transition !

1. Collecter les informations

Centraliser les demandes de congés ou de récupé-

ration d’heures supplémentaires (support papier)

remplies par les collaborateurs et validées (ou à valider) par M. Bellet.

M. Bellet supervise le planning des activités de

l’équipe (projets clients en cours et à venir), dans

lequel chaque collaborateur continue à saisir ses

activités et ses absences. Les collaborateurs non-

cadres effectuent régulièrement des heures supplé-

mentaires, mais c’est M. Bellet qui me fournit la

liste.

S’il y a lieu, le pôle comptable me transmet par mail

les acomptes sur salaire ou avances sur frais de

déplacement demandés par les salariés de l’équipe.

2. Saisie mensuelle dans le fichier intermédiaire

sur Excel : pour chaque collaborateur du pôle (en

ligne), dans l’ordre alphabétique, indiquer

(6 colonnes) :

– le nombre de jours de congés payés, de reposcompensateurs et de maladie,

– le nombre d’heures supplémentaires,

– les acomptes et avances éventuellement accor-

dées.

3. Valider le fichier (voir le mode opératoire).

Boris, du pôle RH centralise les fichiers intermé-

diaires saisis par les correspondants. Il réalise

ensuite les mêmes contrôles qu’auparavant, à par-

tir de la base de données (fichier comptable et

planning des activités).

Doc 5 Notes sur la saisie des informations mensuelles pour la paye

1

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1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager14

Doc 6 Structure du PORTAIL RH (en projet)

Doc 7 Projet de la page d’accueil du portail RH d’AGERIX

APPLICATIONS

RecrutementGestion des absences

Gestion des congés

Gestion de la formation…

DOCUMENTS

Annuaire interne,Trombinoscope

Formulaires en ligne : demande de 

congés, demande de formation,

candidature à un poste interne,

déclaration d’absences…

Dossier personnel

Parcours personnel de formation

INFOS

Informations réglementaires

NouveautésInformations pratiques :

réglementation,

sessions de formation, postes à 

pourvoir en interne…

PAGE d’ACCUEIL

Menu personnalisé,

en fonction du profil

de l’utilisateur connecté

ADMINISTRATEUR CENTRAL

pilotage opérationnel et fonctionnel de la e.grh

A G E R I X

Portail RH

Actualités

Informations réglementaires

…/…

Plus d’infos

mon dossierConsulter ou modifier

mon dossier individuel

postes à pourvoir

36 offres d’emploi

internes

Demande de

congés

Demande de

prestations

internes

Mail Internet

Mon équipe Mon parcours pro Mon cadre de vie

À la une

Accès personnalisé

et sécurisé

Droits d’accès

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Le droit du travail, le système d’information des ressources humaines (SIRH) de l’entreprise et ses procé-

dures de gestion administrative en la matière (GARH) sont les principaux constituants du contexte de tra-

vail de l’assistant de manager.

1.1 Le cadre réglementaire

I Le droit du travail

Il encadre les pratiques de GRH :

• le code du travail réglemente les relations de travail, la protection sociale, les droits et obligations des

employeurs et des employés ;

• la convention collective de branche ou l’accord d’entreprise améliore les dispositions du code du travail

et les adapte au secteur d’activité ou à l’entreprise.

I L’agenda social

Les obligations des employeurs sont nombreuses et récurrentes en termes de dates de déclaration, dates

de paiement, information tous les…, consultation avant le…Ces échéances sociales, incontournables sous peine d’amendes dissuasives, sont repérées dans un

agenda social. Il indique, pour l’année, toutes les dates concernées par une obligation réglementaire. Il est

mis à jour régulièrement, car assorti de notes relatives à de nouvelles modalités, issues de la veille juridi-

que et sociale. Il est réalisé par des sociétés spécialisées, consultable par abonnement sur Internet ou par

le service RH, pour l’ensemble de ses obligations.

I La protection des données personnelles

La loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 et la loi pour la Confiance en l’économie numérique de

2004 protègent les individus des dangers liés aux fichiers et aux traitements informatiques contenant des

données nominatives. Elles encadrent l’utilisation des données personnelles par des droits pour les per-

sonnes fichées et des obligations pour ceux qui les collectent ou les utilisent.La CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté), est l’organisme chargé de faire respecter ces lois

(conseils, déclarations, contrôles, sanctions). FINALITÉ 2

1.2 Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH)

Un système d’information des ressources humaines est constitué de l’ensemble des acteurs, matériels,

logiciels ou procédures qui participent à la collecte, à la conservation, à la production, à la transmission ou

à la diffusion d’informations relatives aux ressources humaines de l’entreprise.

Toutes les entreprises possèdent donc un SIRH, plus ou moins informatisé. Mais l’acronyme SIRH est sur-

tout utilisé pour parler d’une gestion informatisée globale des RH d’une organisation.

I Les documents « papier »

Quel que soit le degré d’informatisation des procédures de GARH, le dossier individuel du salarié reste

indispensable pour classer les documents qui circulent, sur support papier, entre l’employeur et les sala-

riés, de leur embauche à leur départ. FICHE RESSOURCE 1 - CONSTITUER LE DOSSIER INDIVIDUEL DU SALARIÉ

Chaque entreprise doit aussi tenir des registres réglementaires : le registre unique du personnel (une ligne

par salarié avec date d’embauche et date de départ) ou encore le registre des accidents du travail.

La réglementation autorise la dématérialisation de certains d’entre eux, sous certaines conditions (inté-

grité des données, traçabilité, etc.).

I Les logiciels RH

Les logiciels spécialisés automatisent les processus de GARH les plus chronophages :– le traitement de la paie (souvent externalisé auprès de l’expert-comptable ou d’un prestataire spécialisé),

– la gestion des activités et des absences, le suivi de la formation des salariés,

– le recrutement.   ©

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ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 15

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Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

1 Le contexte de l’activité déléguée en RH

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   -   F   5  :   A  c   t   i  v   i   t   é  s   d   é   l   é  g  u   é  e  s  -   L  a  p   h  o   t  o  c  o  p   i  e  n  o  n  a  u   t  o  r   i  s   é  e  e  s   t  u  n   d   é   l   i   t .

1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager16

Ils assurent une ponctualité et une exactitude des résultats produits et libèrent du temps aux managers

pour une gestion individualisée du parcours professionnel des salariés (formation, évaluation) et pour une

gestion collective prévisionnelle et stratégique (GPEC, sécurité).

IUn SIRH

Un outil logiciel complet (de type ERP ou PGI) centralise toutes les données relatives au personnel et intè-

gre toutes les fonctions RH en les reliant aux autres fonctions de l’entreprise (comptabilité, gestion desactivités opérationnelles, contrôle de gestion…).

L’utilisation conjointe des TIC facilite :

– la décentralisation de certaines applications RH, leur délégation au management intermédiaire,

– la diffusion de l’information sociale sur l’intranet,

– la saisie d’informations à la source, par le salarié concerné dans des formulaires en ligne. De nombreuxdocuments sont ainsi dématérialisés : demande de congés, inscription à une formation, etc. Un moteurde workflow automatise ensuite la circulation de l’information entre les acteurs concernés par les diffé-rentes opérations : validation – traitement – réponse personnalisée – prise en compte dans la base dedonnées du personnel.

Ces exemples participent à la e.grh ou gestion électronique des ressources humaines.

1.3 Les procédures de GARHFICHE RESSOURCE 4 - FORMALISER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Un processus administratif est une succession d’étapes de traitement d’informations, nécessaires afin

d’obtenir un résultat. Il fait intervenir des acteurs et génère des flux d’informations. Le terme de procé-

dure lui est ici préféré pour parler des façons de procéder dans une entreprise en particulier.

En effet, dans le respect des processus réglementaires, les procédures de GARH (les opérations, les acteurs

et les flux générés) sont spécifiques à chaque entreprise. Elles dépendent principalement de ses orienta-

tions stratégiques en matière de RH, de l’effectif géré, du degré d’informatisation du SIRH et du niveau

de délégation des applications RH.

I Les acteurs

Les procédures de GARH font intervenir de nombreux acteurs, internes, à des niveaux hiérarchiques et

fonctionnels différents, et externes. Autant d’intervenants avec lesquels l’assistant de manager est en

relation dans le cadre des activités qui lui sont déléguées.

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   N   O   T   I   O   N   S

Recrutement

ANPE, APEC, ETT, presse,

site spécialisé,

cabinet de recrutement

Formation

Organismes de formation, de

financement (FONGECIF)

Litiges

Conseil des prud’hommes

Tribunal administratif

Administrations

Inspection du travail,

Médecine du travail,

Administration fiscale…

Consultants,

sous-traitants, prestataires

Expert comptable,Conseiller juridique,

Prestataire informatique

Syndicat professionnel

Banques

ACTEURS INTERNES

Direction générale,

Direction RH, Assistants RHManagers de services

Assistants de managers

Partenaires sociaux

Délégués du personnel,

Délégués syndicaux,

Comité d’entreprise,CHSCT…

Organismes sociaux

De recouvrement

et/ou répartition :

URSSAF/CPAM/CRAM,

ASSEDIC,ARRCO…

Personnel

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I Les flux d’informations

Les flux d’informations générés par les procédures de GARH sont variés :

– réglementaires, de travail ou de pilotage ;

– comptables, financiers ou statistiques ;

– individuels ou collectifs ;

– dématérialisés ou non ;

– externes, à destination des organismes sociaux ou de l’Inspection du travail par exemple ;– ou internes, à destination des salariés ou des partenaires sociaux ou encore pour alimenter la BDRH.

La gestion administrative du personnel fait appel de manière récurrente à certaines compétences que l’as-

sistant de manager doit maîtriser. Trois d’entre elles sont détaillées ci-dessous. Elles illustrent les principa-

les qualités attendues de l’assistant de manager dans ce domaine.

2.1 Les compétences sollicitées

Les activités RH déléguées à un assistant de manager requièrent les compétences suivantes :

– collecter les informations ;

– optimiser la circulation des informations ;

– organiser et classer les dossiers et documents ;

– mettre à jour les documents et registres réglementaires ;

– assurer une veille juridique et sociale ;

– conseiller et informer les salariés ;

– mettre à jour la base de données du personnel.

2.2 Pratiquer une veille juridique

La veille juridique est essentielle pour assurer à chaque salarié le respect de ses droits et pour s’assurer que

l’entreprise s’acquitte de ses obligations.

Même si les premières sources de l’assistant sont souvent son manager, un référent du service des RH ou

le portail RH, il doit mettre en place les outils nécessaires pour assurer la veille juridique auprès d’autres

sources d’information. FINALITÉ 2 - LA VEILLE INFORMATIONNELLE

Les sources du droit du travail sont les premières d’entre elles : le code du travail et les accords négociés

dans ce cadre (convention collective de branche ou accords d’entreprise).

Les modalités d’application de la réglementation sont facilitées par d’autres sources :

– le ministère du travail : il propose des fiches pratiques sur le site www.travail-solidarite.gouv.fr/ ;

– les organismes sociaux (URSSAF, ASSEDIC…) ou Directions Départementales du Travail, de l’Emploi et

de la Formation Professionnelle (DDTEFP) dont la fonction d’information se développe sur leurs sites res-

pectifs ;

– les syndicats professionnels informent les entreprises de leur secteur d’activité : conventions collectives,

règles spécifiques en matière de congés, de sécurité, etc. ;

– des organismes spécialisés dans les étapes clés de la GRH ou des domaines plus pointus (ergonomie,

gestion collective du stress au travail) proposent leurs conseils sous forme de manuels ou de CD, régu-

lièrement mis à jour par abonnement (LAMY Social ou Francis Lefebvre Social), de flux RSS, de fonds

documentaires disponibles sur leur site (accès souvent payant) ;

– l’expert-comptable, dans les PME, une cellule de juristes dans les grandes entreprises, etc.

Enfin, les applications RH enregistrent de nombreuses informations à caractère personnel sur les salariés

ou les candidats. Le Guide pour les employeurs et les salariés, téléchargeable sur le site de la CNIL

(www.cnil.fr), informe sur les droits des salariés et les obligations de l’employeur.   ©

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Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

2 La gestion administrative du personnel déléguée àl’assistant de manager

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1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager18

2.3 Informer des salariés

En dehors des obligations d’information des représentants du personnel, le code du travail prévoit une

information des salariés selon deux modalités principales :

• Un affichage, pour une information de tous les salariés :

– convention collective, règlement intérieur,

– coordonnées de l’inspecteur du travail,

– dispositions légales concernant la lutte contre le harcèlement moral et sexuel,

– ordre des départs en congés, etc.

• Une information personnelle, par courrier ou sur le bulletin de paye ou un document joint :

– nombre de jours de congés payés acquis et pris,

– nombre d’heures supplémentaires réalisées dans l’année,

– nombre d’heures de DIF acquises, etc.

Les TIC facilitent la diffusion de l’information sociale, collective (onglet « social » sur l’intranet) ou indivi-

duelle (saisie d’un identifiant et d’un mot de passe pour accéder à son dossier personnel).

La loi Informatique et Libertés prévoit que tout salarié concerné par une informatisation de données per-

sonnelles soit clairement informé des objectifs poursuivis, du caractère obligatoire ou facultatif de sesréponses, des destinataires des données et des modalités d’exercice de ses droits d’accès, de rectification

et d’opposition.

2.4 Mettre à jour de la Base de Données des Ressources Humaines (BDRH)

L’assistant de manager met à jour la base de données du seul personnel de son service, dans le cadre de

procédures décentralisées de GARH et des activités déléguées par son manager. Selon le degré d’informa-

tisation du SIRH et la nature des délégations, il réalise ces mises à jour directement dans la BDRH ou par

l’intermédiaire de fichiers de travail, centralisés et contrôlés ensuite par le service des RH. Pour faciliter

l’organisation de la gestion administrative du personnel de son service, l’assistant peut être amené à

construire sa propre base de données et de documents.

Dans tous les cas, l’assistant respecte les délais demandés. Il s’assure de l’intégrité et de l’exactitude des

données saisies et il assure leur confidentialité.

2.5 Les qualités attendues

Les applications RH traitent de nombreuses informations personnelles et s’intègrent dans un contexte

réglementaire, opérationnel et stratégique. Elles impliquent trois grandes catégories de qualités ou com-

pétences spécifiques pour le délégataire :

– des qualités relationnelles FINALITÉ 1

L’écoute active et l’empathie sont nécessaires pour entendre le désarroi (devant une procédure réglemen-

taire complexe par exemple) ou l’injustice ressentie (lors d’une demande de congés refusée ou lors d’une

demande de formation reportée) par certains collaborateurs et pour formuler en retour les explications ou

conseils appropriés.

Les techniques de négociation ou de résolution de conflits sont utiles pour prévenir ou lever des blocages

relationnels à l’intérieur de l’équipe (lors de la répartition des congés par exemple).

L’assistant, intermédiaire entre les interrogations légitimes d’un salarié et les contraintes réglementaires,

maîtrise la qualité de son argumentation pour fournir des réponses justifiées. La veille juridique est d’une

grande aide dans ce cas (arguments d’autorité).

– une assurance de la sécurité et de la confidentialité des informations personnelles manipulées, en res-

pect de la loi Informatique et Libertés et de l’obligation de confidentialité inhérente à la fonction d’assis-

tant de manager. FINALITÉS 1 ET 2

– la prise en compte du contexte et des consignes : démarche rigoureuse, choix des outils adéquats,

contrôle de la fiabilité des données, respect des échéances.

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   N   O   T   I   O   N   S

Mots du lexique

• e.grh • GARH • Portail RH

• SIRH

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Exercice 1 L’agenda social

Dans une entreprise de services (375 salariés), vous êtes chargé des relevés mensuels de mouvements

de personnel et des procédures concernant le bilan social et le service médical. Vous décidez de

construire votre propre agenda social.

1. Rappelez l’intérêt d’un agenda social et le rôle d’une veille informationnelle dans

ce domaine.

2. Repérez, dans les annexes 1 et 2, les acteurs internes et externes concernés par

les activités RH citées.

3. Construisez votre agenda social des mois d’avril et mai (ANNEXE 2), en vous inspirant de

l’exemple de l’annexe 1 : calendrier mensuel avec, sur la date concernée, un lien hyper-

texte vers la description de l’échéance correspondante.

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Exercices

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, salaires de juillet 2008 payés avant le 01.08.2008.

ANNEXE 1 Agenda social

5 aoûtdate limite

• URSSAF : paiement des cotisations de sécurité sociale, de la contribution solidaritéautonomie, de la CSG, de la CRDS, du versement de transport et du FNAL

• ASSEDIC : paiement des cotisations du chômage et de l’AGS

8 août

date limite

DDTEFP : relevé mensuel des mouvements du personnel (DMMO)

15 août Férié : Assomption

5 septembre

date limite

• URSSAF : paiement des cotisations de sécurité sociale, de la contribution solidarité

autonomie, de la CSG, de la CRDS, du versement de transport et du FNAL

• ASSEDIC : paiement des cotisations du chômage et de l’AGS

8 septembre

date limite

DDTEFP : relevé mensuel des mouvements du personnel

9 septembre

date limite

Communication au comité d’entreprise des documents d’information sur les bilans des

plans de formation 2007 et 2008 et sur le projet de plan de formation pour 2009 (note 3) 

30 septembre

date limite

Première réunion du comité d’entreprise (ou des délégués du personnel) sur l’exécution

du plan de formation de l’année 2008 et sur le projet de plan pour l’année 2099 (note 3).

Août 2008

1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

29 30 31

Septembre 2008

1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

29 30

Note 3 : Un décret du 18 juillet 2008 a avancé la date de

la première des deux réunions annuelles du comité

d’entreprise sur le plan de formation : celle-ci doit se tenir

avant le 1er octobre (au lieu du 14 novembre). En

conséquence, la communication au Comité d’Entreprise(CE) des documents d’information nécessaires à la tenue

de cette réunion doit se faire au plus tard le 9 septembre

(au lieu du 24 octobre).

Les dates concernant la deuxième réunion annuelle n’ont

pas été modifiées.

D’après www.editions-legislatives.fr

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Exercice 2 Le processus de départ d’un salarié

Le départ d’un salarié donne lieu à des formalités administratives différentes selon le motif du départ :

arrivée à terme d’un CDD, démission, licenciement, départ à la retraite. Mais, dans tous les cas,

l’employeur doit respecter des obligations légales.

1. Repérez les acteurs et les flux d’informations générés par le départ d’un salarié.

2. Présentez une liste de contrôle des tâches administratives relatives au départ d’un salarié.

Bilan social– Avant le 15 avril, communication au CE et auxdélégués syndicaux du projet de bilan social.– Avant le 30 avril, réunion du comité d’entrepriseou d’établissement sur le projet de bilan.– Avant le 15 mai, communication à l’inspecteurdu travail du ou des bilans, du PV de la réunion

donnant l’avis du CE. […]Accord de participationPrésentation au comité du rapport de l’employeursur la participation de l’exercice écoulé (dans les6 mois suivant la clôture de chaque exercice).Service médical– Avant le 30 avril, présentation au comité du rap-port sur le fonctionnement et sur l’activité du ser-vice de médecine du travail de l’entreprise.

– Avant le 31 mai, communication de ces rapportsà l’inspecteur du travail et aux médecins-inspec-teurs régionaux. […]OBLIGATIONS À DATE VARIABLE - Année 2008Information annuelle aux membres du comitéd’entreprise, aux délégués syndicaux (ou aux sala-riés, à défaut des délégués du personnel) des

modifications apportées aux conventions etaccords collectifs applicables dans l’entre-prise.[…]Consultations annuelles du CE sur :– le programme de prévention des risques pro-fessionnels et d’amélioration des conditions detravail (après consultation du CHSCT).– le rapport d’activité du médecin du travail etsur le service médical du travail.

D’après www.editions-legislatives.fr

ANNEXE 2 Obligations semestrielles - Premier semestre 2008

À la rupture du contrat de travail, quelle qu’ensoit l’origine (licenciement, démission…), l’em-ployeur remet obligatoirement au salarié :– un certificat de travail qui atteste de l’emploioccupé par le salarié dans l’entreprise ;– une attestation pour l’ASSEDIC indispensablepour faire valoir éventuellement les droits à l’al-location chômage.À savoirIl est fréquent (mais non obligatoire) que l’em-

ployeur établisse, à l’occasion de la rupture ducontrat de travail, un solde de tout compte, dontle salarié lui donne reçu. Ce document fait l’in-ventaire des sommes versées au salarié lors de larupture du contrat de travail. […] Ce documentdoit être établi en double exemplaire dont un estremis au salarié […]Quand délivrer le certificat de travail ?L’employeur est tenu de délivrer le certificat detravail à l’expiration de tout contrat de travail, àla fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non. Il est

tenu à la disposition du salarié dans l’entreprise.Quelles mentions doivent figurerdans le certificat de travail ?Il mentionne obligatoirement :– la date d’entrée du salarié dans l’entreprise

quels qu’aient pu être les changements d’em-ployeur ou de forme juridique de cette entre-prise ;– la date de sortie (celle de fin du préavis, effec-tué ou non) ;– la nature des emplois successivement occupésavec les périodes correspondantes.Toute autre mention est facultative et nécessitel’accord des deux parties. Sont interdites lesindications susceptibles de porter préjudice au

salarié ou d’être simplement tendancieuses.Et l’attestation pour l’ASSEDIC ?Lors de la résiliation, de l’expiration ou de la rup-ture du contrat de travail, l’employeur doit déli-vrer au salarié l’attestation nécessaire pour fairevaloir ses droits au chômage. Ce document estremis en même temps que le certificat de travailet le dernier bulletin de salaire. Et ceci, quellesque soient la nature, la durée, la forme ducontrat et les modalités de sa cessation.L’employeur doit adresser directement àl’ASSEDIC un exemplaire de l’attestation, en susde l’exemplaire qu’il remet à son salarié, et cepour toute rupture ou fin de contrat de travail.

MAJ le 14 août 2008,www.travail.gouv.fr

ANNEXE Les documents remis aux salariés lors de son départ