Défi

La GGSLB est passée de

contrats de leasing à un parc

de 130 véhicules achetés par

ses propres moyens. Ainsi, elle

ne disposait plus du logiciel de

gestion de la société de leasing.

Initialement, toutes les

informations (contrats,

conducteurs, consommation et

entretien) étaient tenues à jour

dans Excel, mais cela n’était si

sûr ni efficace.

Solution

Le partenaire IT, EASI, a une

application Lotus Notes pour la

gestion du parc de véhicules

qui est aussi totalement

configurable. La gestion

pouvait ainsi être configurée en

fonction des besoins de la

CGSLB sans qu’un

développement sur mesure ne

fût nécessaire. Rapidité et

économies étaient donc au

rendez-vous. La nouvelle

application est utilisée par

quatre collaborateurs du

syndicat libéral.

Avantages

Pas besoin d’investir dans des

connaissances spécialisées,

travail plus efficace, gain de

temps et d’argent, gestion

rapide des rapports, meilleure

vue d’ensemble, adaptation

facile du logiciel, convivialité,

information correcte et

actualisée, e-mails

automatiques, intégration dans

l’environnement existant.

La CGSLB a fait le choix d’opter pour une

approche plus efficace dans leur gestion du

parc des véhicules en intégrant une

application développé par EASI

Le syndicat libéral CGSLB a un réseau d’un peu plus de 100 secrétariats

dans tout le pays. Les affiliés peuvent s’y adresser pour obtenir des

informations, des formations, un service étudiant et une assistance

juridique. La CGSLB est également une institution reconnue de paiement

des allocations de chômage.

La CGSLB utilise une application développée par EASI pour gérer son

parc de quelque 130 voitures. De cette manière, l’organisation du

syndicat libéral fonctionne nettement plus efficacement.

« Début 2009, nous avons arrêté de prendre les voitures en leasing et

avons commencé à acheter nous-mêmes les voitures », explique Pieter

Verbeke, responsable des achats de la CGSLB. « Dans le cas d’un

leasing, nous pouvions utiliser un logiciel en ligne pour la gestion des

contrats et du parc de voitures, en passant par société de leasing, mais

cette possibilité disparaissait dans le nouveau cas de figure. En prenant

tout en main, nous devions également veiller à disposer d’un système

d’information. »

Dans un premier temps, nous avons travaillé avec le logiciel Excel, mais

ce mode de travail péchait par un manque d’efficacité et de clarté.

L’information n’était pas toujours correcte et il était aussi impossible de

dresser des rapports. C’est la raison pour laquelle le syndicat libéral a

commencé à chercher une application logicielle spécifique. Au cours

de cette période, la société EASI est devenue le partenaire informatique

de la CGSLB et a pu faire ses preuves avec ce projet.

Pas besoin d’un développement sur mesure

Le syndicat libéral a tout d’abord examiné dans le détail ce qui était

précisément nécessaire et EASI semblait apporter une solution

parfaitement adaptée à ces besoins. Pieter Verbeke: « Les premiers

contacts ont été d’emblée positifs et la solution proposée par EASI

répondait à tous nos besoins. À l’origine, EASI aurait dû développer un

programme sur mesure, mais elle disposait déjà d’un système de gestion

de personnel de sa propre conception, qu’elle a ensuite adapté à nos

souhaits. Ce faisant, le projet s’est réalisé nettement plus vite que nous

l’avions escompté. EASI a rapidement commencé le projet, de sorte que

la configuration fût déjà terminée après quelques semaines. De cette

manière, nous pouvions déjà mettre en service le nouveau programme

seulement deux moins après avoir noué les premiers contacts avec EASI.

Cette entreprise a toujours pu résoudre les problèmes rapidement et

efficacement. L’information qu’EASI devait introduire dans le

programme a été livrée via Excel. Au cours d’une première phase, nous avons travaillé avec une version test et, fin 2010, nous sommes passés au

nouveau système, sans aucune interruption ni indisponibilité. »

La nouvelle application de gestion du parc de véhicules est désormais

utilisée par quatre collaborateurs de la CGSLB. EASI a également

adapté l’environnement Lotus Notes existant de sorte que le nouveau

programme de gestion de parc puisse y être intégré. Les utilisateurs

voient désormais une nouvelle icône à côté des icônes Internet, Agenda

et E-mail, celle de la gestion de la flotte.

Notification automatique par e-mail « EASI a configuré un certain nombre d’e-mails

automatiques de sorte que nous recevions en temps

utile un message de rappel quand un contrat arrive

presque à son terme ou quand des écarts

interviennent dans la durée ou dans le nombre de

kilomètres convenu avec les conducteurs »,

explique l’employée administrative Perrine

Declercq, qui travaille avec le programme. « Nous

pouvons ainsi réaliser des économies. Si nous

constatons, par exemple, qu’un conducteur

parcourt moins de kilomètres que prévu, nous

pouvons alors également adapter les contrats

d’entretien technique de cette voiture. Dans

l’application, la comparaison entre le nombre de

kilomètres parcourus et la consommation convenue

est reproduite avec des codes de couleurs. Nous

pouvons aussi générer très rapidement et très

facilement des tableaux Excel qui nous donnent un

état des lieux très clair. Cet aperçu global est

naturellement indispensable pour une gestion

efficace du parc. »

Perrine Declercq, Employée Administrative de la CGSLB

Pieter Verbeke, Responsable des Achats de la CGSLB

La nouvelle méthode de travail constitue une

véritable amélioration par rapport à l’ancienne.

« L’ancienne gestion des informations du parc avec

Excel présentait des possibilités trop limitées et des

risques de sécurité », observe Pieter Verbeke.

« Grâce à l’approche automatisée, nous travaillons

désormais nettement plus vite et nous économisons

ainsi du temps. Par le passé, nous devions travailler

avec plusieurs services sur un disque partagé et il

était impossible de travailler en même temps sur le

même fichier. Aujourd’hui, tout le monde travaille

dans l’application qui tourne en mode centralisé sur

notre serveur, de telle sorte que tous les utilisateurs

disposent toujours des mêmes informations

actualisées. »

L’application d’EASI tient également à jour tous les

coûts d’entretien et les pleins de carburant et

donne automatiquement un décompte. Les

utilisateurs ne doivent donc plus rechercher eux-

mêmes ces chiffres et les saisir manuellement. La

base de données comprend toutes les informations

sur les conducteurs, les véhicules et les contrats. Tous

les documents y sont également repris, des bons de

commande aux formulaires d’inscription.

Programme convivial

EASI a mis les utilisateurs au fait et a mis au point un

manuel sommaire pour certaines fonctions du

nouveau logiciel. « La plupart des fonctions sont

évidentes, car l’application est extrêmement

conviviale », indique Perrine Declercq. « Si la

direction du syndicat nous demande des aperçus

et des rapports des différents coûts ou des

conducteurs et des contrats, nous pouvons

immédiatement les lui transmettre. Par le passé,

c’était une véritable gageure… »

EASI assure encore l’entretien et les mises à jour de

l’application sous la forme d’un service dans le

contrat total. Si cela s’avère nécessaire, la CGSLB

peut également faire adapter le programme par

EASI. « C’est l’une des raisons pour lesquelles nous

avons opté pour une collaboration avec EASI »,

explique Pieter Verbeke. « Il est désormais très facile

et rapide de procéder à une adaptation a

posteriori. Les mises à jour s’opèrent aussi très vite

étant donné que le cœur du programme standard

n’est pas modifié. Aucun travail de programmation

supplémentaire n’est donc nécessaire. Entre-temps,

nous avons déjà reçu une nouvelle version. À terme,

il se peut que nous permettions aux conducteurs

d’accéder eux-mêmes à l’application. C’est

parfaitement possible, mais nous n’en n’avons pas

encore besoin. »

Forte de la réussite du projet de gestion de flotte, la

collaboration entre la CGSLB et EASI s’est poursuivie.

« EASI a déjà mis en place un certain nombre de

bases de données pour différents services et

départements au sein du syndicat. Elle mettra ainsi

aussi un système de gestion pour tous les contrats en

cours de la CGSLB, dont des contrats liés aux

bâtiments », conclut Pieter Verbeke.

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