Gparc documentation

Gparc - Gestion du Parc Informatique - Help Desk page 1Table des Matières (01/12/2007)

Gérer facilement le parc informatiqueUn produit de terrain, vite appris, installé en 5 m inutes, pour gérer :

� Toutes les machines du Parc informatique (micros, imprimantes, terminaux, etc.)� La téléphonie� Les logiciels, les versions, les mises à jour de licences� Les composants externes ou internes� Les marques, les fournisseurs, les types, les contrats� Les utilisateurs, en fonction de votre organisation (lieux, services)� Les interventions (en cours, prévues, répétitives), les tâches planifiées,� La base de connaissance� …

EDSoft

Machines

Fournisseurs

Composants

Logiciels

Lieux

Utilisateurs

Organisations

Marques

Types

Contrôles

Statistiques

Planning

RequêtesInterventions

Opérations

Tables de Gparc

1- Introduction ........................................................................................................................................ 71-1 Gparc : gérer facilement le parc informatique................................................................................ 71-2 Une base de données simple et efficace....................................................................................... 81-3 Des statistiques graphiques instantanées ..................................................................................... 91-4 Gestion des tâches, Help Desk, Planning ..................................................................................... 9

2- Accéder aux machines du Parc ....................................................................................................... 92-1 La fenêtre d’accueil ........................................................................................................................ 9

2-1-1 La barre des menus ................................................................................................................ 92-1-2 Les icônes de la fenêtre d’accueil......................................................................................... 112-1-3 Accéder aux fichiers par l’arborescence............................................................................... 12

2-2 Les Machines du Parc (mode liste) ............................................................................................. 142-2-1 Sélection avant affichage de la liste...................................................................................... 142-2-2 Présentation de la liste du Parc ............................................................................................ 152-2-3 Positionnement rapide et sélection mono critère.................................................................. 162-2-4 Sélection multi-critères.......................................................................................................... 172-2-5 Accès par les contrats........................................................................................................... 17

2-3 La fenêtre "Machine du Parc" (mode détail) ................................................................................ 172-4 Les onglets de la fiche de parc .................................................................................................... 19

2-4-1 L’onglet "Notes"..................................................................................................................... 192-4-2 L’onglet "Contrat maintenance" ............................................................................................ 192-4-3 L’onglet "Contrat location"..................................................................................................... 192-4-4 L’onglet "Technique" ............................................................................................................. 202-4-5 L’onglet "Budget"................................................................................................................... 222-4-6 L’onglet "Divers".................................................................................................................... 222-4-7 L’onglet "T.C.O." (Total Cost Ownership), ............................................................................ 232-4-8 L’onglet "Compléments"........................................................................................................ 232-4-9 L’onglet "Autre Contrat"......................................................................................................... 23

2-5 Gestion des prêts de machines ................................................................................................... 242-6 Attribuer une machine à l'utilisateur de "non affectation" ............................................................ 262-7 Liaisons de machines entre elles................................................................................................. 272-8 Fichiers associés aux machines du parc ..................................................................................... 28

3- Accéder aux autres données .......................................................................................................... 283-1 Principes généraux ...................................................................................................................... 293-2 Les Fournisseurs ......................................................................................................................... 30

3-2-1 La table "Fournisseurs" (mode liste) ..................................................................................... 303-2-2 La fiche "Fournisseur" (mode détail)..................................................................................... 303-2-2 La fiche "Fournisseur" (mode détail)..................................................................................... 31

3-3 Les Composants .......................................................................................................................... 323-3-1 La table "Composants" (mode liste)...................................................................................... 323-3-2 La fiche "Composant" (mode détail) ..................................................................................... 34

3-4 Les Logiciels ................................................................................................................................ 353-4-1 La table "Logiciels" (mode liste)............................................................................................ 353-4-2 La fiche "Logiciel" (mode détail)............................................................................................ 36

3-5 Les Lieux...................................................................................................................................... 373-5-1 La table "Lieux" (mode liste) ................................................................................................. 373-5-2 La fiche "Lieu" (mode détail) ................................................................................................. 383-5-3 La "hiérarchie" des lieux........................................................................................................ 38

3-6 Les Utilisateurs ............................................................................................................................ 413-6-1 La table "Utilisateurs" (mode liste) ........................................................................................ 413-6-2 La fiche "Utilisateur" (mode détail) ........................................................................................ 42

3-7 Les Organisations ........................................................................................................................ 433-7-1 La table "Organisations" (mode liste).................................................................................... 433-7-2 La fiche "Organisation" (mode détail) ................................................................................... 43

3-8 Les Marques ................................................................................................................................ 443-8-1 La table "Marques" (mode liste)............................................................................................ 443-8-2 La fiche "Marque" (mode détail)............................................................................................ 44

3-9 Les Types de matériels................................................................................................................ 453-9-1 La table "Types" (mode liste) ................................................................................................ 453-9-2 La fiche "Type" (mode détail) ................................................................................................ 45

3-10 Les Tables internes.................................................................................................................... 46


4- Gérer les composants et logiciels - stocks .................................................................................. 474-1 Composants affectés aux matériels............................................................................................. 494-2 Copier ou transférer un composant ............................................................................................. 504-3 Logiciels installés sur les matériels.............................................................................................. 51

L'onglet Compléments.................................................................................................................... 534-4 La gestion des mises à jour des licences de logiciels : ............................................................... 544-5 Copier, transférer ou échanger un logiciel :................................................................................ 564-6 Gestion des stocks de logiciels et de composants ...................................................................... 58

5- Les impressions .............................................................................................................................. 605-1 Le menu "Impressions" ................................................................................................................ 615-2 Impression du Parc en liste.......................................................................................................... 62

5-2-1 L'onglet des options "Parc en liste"....................................................................................... 625-2-2 Tri de la liste.......................................................................................................................... 625-2-3 Filtre de sélection .................................................................................................................. 625-2-4 Aperçu et impression ............................................................................................................ 635-2-5 Exporter la sélection à imprimer vers un tableur .................................................................. 63

5-3 Impression du Parc en fiches....................................................................................................... 645-3-1 Imprimer une série de fiches................................................................................................. 645-3-2 Imprimer une fiche particulière depuis une liste de Machines.............................................. 645-3-3 Imprimer une fiche particulière depuis L'affichage détaillé ................................................... 65

5-4 Liste des Utilisateurs.................................................................................................................... 665-5 Liste des Fournisseurs................................................................................................................. 675-6 Impression d'états standards ....................................................................................................... 695-7 Impression d'étiquettes ................................................................................................................ 70

6- Le Help desk – Suivre les Interventions ........................................................................................ 716-1 Principes du suivi des interventions............................................................................................. 71

6-1-1 Les Interventions................................................................................................................... 716-1-2 Les Opérations...................................................................................................................... 726-1-3 Le Suivi.................................................................................................................................. 72

6-2 Les Opérations types ................................................................................................................... 736-2-1 La table des Opérations types (mode liste) .......................................................................... 736-2-2 La fiche "Opération type" (mode détail) ................................................................................ 74

6-3 Les Interventions.......................................................................................................................... 756-3-1 Créer une intervention........................................................................................................... 756-3-2 Les onglets de l'intervention.................................................................................................. 786-3-3 Liste des interventions, recherches simples dans les interventions ..................................... 796-3-4 Actions sur le fichier des interventions.................................................................................. 80

6-4 Aide aux demandes d'intervention par les utilisateurs................................................................. 806-4-1 Depuis l'intranet,.................................................................................................................... 816-4-2 Depuis le module client GPCLI.exe ...................................................................................... 81

7- Le Planning – gérer les tâches prévisionnelles ........................................................................... 827-1 Principes du Planning .................................................................................................................. 82

7-1-1 Les Tâches............................................................................................................................ 837-1-2 Le Planning ........................................................................................................................... 83

7-2 Enregistrer les Tâches ................................................................................................................. 84

8- Le gestionnaire de Requêtes .......................................................................................................... 878-1 Accéder au gestionnaire des requêtes ........................................................................................ 878-2 Onglet "Fichiers" : choisir le(s) fichier(s) à interroger .................................................................. 87

8-2-1 Interrogation sur un seul fichier Choisir le fichier à interroger ............................................. 888-2-2 Interrogation sur plusieurs fichiers liés Choisir les fichiers à interroger, fichier primaire et fichier(s)secondaire(s).................................................................................................................................. 88

8-3 Onglet "Champs et sélection" ...................................................................................................... 918-3-1 Choisir les colonnes à visualiser dans le résultat ................................................................. 918-3-2 Introduire un (ou des) critère(s) de sélection ........................................................................ 91

8-4 La liste des réponses ................................................................................................................... 948-4-1 Trier le résultat ...................................................................................................................... 958-4-2 Exporter les enregistrements sélectionnés........................................................................... 958-4-3 Imprimer les colonnes de la requête..................................................................................... 958-4-4 Imprimer en "liste standard" .................................................................................................. 968-4-5 Impression d'après un état standard prédéfini...................................................................... 96

8-4-6 Supprimer ou modifier "en Rafale" des enregistrements...................................................... 978-4-7 Editer des étiquettes ............................................................................................................. 978-4-8 Voir avec le navigateur, enregistrer en format HTML........................................................... 978-4-9 Aller sur l'écran Parc machines............................................................................................. 97

8-5 Les Requêtes enregistrées .......................................................................................................... 988-5-1 Enregistrer une requête ........................................................................................................ 988-5-2 Exécuter une requête enregistrée......................................................................................... 988-5-3 Modifier une requête enregistrée .......................................................................................... 98

8-6 Exemple de requête multifichier : les machines et leurs composants......................................... 998-6-1 Choisir le fichier PRIMAIRE et le(s) fichier(s) SECONDAIRE(S) ......................................... 998-6-2 Etapes de création de la requête ........................................................................................ 1018-6-3 Résultat de la requête ......................................................................................................... 102

9- Les Statistiques ............................................................................................................................. 1039-1 Le menu "Statistiques"............................................................................................................... 1039-2 Statistiques "Parc Machines" ..................................................................................................... 104

9-2-1 Déclenchement du calcul .................................................................................................... 1049-2-2 Choix des options................................................................................................................ 1049-2-3 Choix de la représentation graphique ................................................................................. 1059-2-4 L'affichage graphique des statistiques................................................................................ 105

9-3 Statistiques "Interventions" ........................................................................................................ 1069-4 Statistiques "Logiciels"............................................................................................................... 1079-5 Statistiques "Composants"......................................................................................................... 1089-6 Statistiques sur les valeurs numériques d'un résultat de requête ............................................. 109

10- Fonctions techniques ................................................................................................................. 10910-1 Sauvegarder et Restaurer........................................................................................................ 109

10-1-1 Sauvegarde....................................................................................................................... 10910-1-2 Restauration de l'ensemble des fichiers sauvegardés ..................................................... 11110-1-3 Récupération sélective à partir d'une sauvegarde............................................................ 112

10-2 Réindexer les fichiers............................................................................................................... 11310-2-1 Réindexation de tous les fichiers, depuis Gparc............................................................... 11310-2-2 Réindexation de tout ou partie des fichiers, depuis Gpoutil.exe....................................... 114

10-3 Actions sur le fichier des Interventions .................................................................................... 11510-4 Contrôler l'Intégrité de la base ................................................................................................. 11610-5 Historique de Gparc (prêts et suppressions) ........................................................................... 11810-6 Mise à zéro des fichiers de données ....................................................................................... 119

10-6-1 Mise à zéro de tous les fichiers......................................................................................... 11910-6-2 Mise à zéro d'un fichier ..................................................................................................... 120

10-7 Synchronisation des identifiants avec Iparc............................................................................. 12110-8 Mise à niveau de la structure des fichiers de données............................................................ 121

11- L'importation / l'exportation ....................................................................................................... 12211-1 Les différents modes d'importation .......................................................................................... 122

11-1-1 L'import général................................................................................................................. 12311-1-2 L'import iParc ou l'import "structuré" ................................................................................. 124

11-2 Spécial Importations de données capturées par iParc ............................................................ 12411-2-1 Première étape : exporter depuis iParc ............................................................................ 12411-2-2 Deuxième étape : importer dans Gparc ............................................................................ 12411-2-3 Synchronisation des identifiants entre iParc et Gparc ...................................................... 125

11-3 Spécial Import Structuré .......................................................................................................... 12611-3-1 Description du fichier des Machines, fichier PARC : ........................................................ 12611-3-2 Description du fichier des Logiciels affectés aux machines, fichier RELATLOG : ........... 12711-3-3 Description du fichier des Composants affectés aux machines, fichier RELATCOM : .... 12811-3-4 Description du fichier des Interventions, fichier INTERVEN : ........................................... 129

11-4 Description de l'importation de fichiers .................................................................................... 12911-4-1 Caractéristiques du fichier d'importation........................................................................... 13111-4-2 Choix du fichier de destination.......................................................................................... 13111-4-3 Choix du fichier à importer ................................................................................................ 13211-4-4 L'onglet Explications ......................................................................................................... 13211-4-5 L'onglet Dictionnaire.......................................................................................................... 13311-4-6 L'onglet Paramétrage........................................................................................................ 13311-4-7 L'onglet Importation........................................................................................................... 13511-4-8 L'onglet Compte rendu d'importation ................................................................................ 13611-4-9 L'onglet Défaire l'importation – Remise à blanc du fichier en cours de sélection............. 136


11-5 L'exportation............................................................................................................................. 137

12- Site Intranet du parc .................................................................................................................... 13812-1 Construction du site Intranet .................................................................................................... 13812-2 Intégrer et Voir le site intranet du parc..................................................................................... 13912-3 Construction automatisée de l'intranet du parc ....................................................................... 142

12-3-1 Cas général : une seule base ........................................................................................... 14212-3-2 Cas d'une gestion multibase ............................................................................................. 143

13- Gestion des contrats ................................................................................................................... 14513-1 Les Types de contrat ............................................................................................................... 145

13-1-1 Le contrat de maintenance ............................................................................................... 14513-1-2 Le contrat de location........................................................................................................ 14513-1-3 contrat (autre).................................................................................................................... 146

13-2 Suivi des contrats..................................................................................................................... 14613-2-1 Sélection des contrats à visualiser.................................................................................... 14613-2-2 Tableau de synthèse des contrats sélectionnés............................................................... 14713-2-3 Tableau détail de la ligne de synthèse sélectionnée ........................................................ 14713-2-4 Impressions proposées..................................................................................................... 148

13-3 La fenêtre d'analyse des contrats - Actions à prévoir.............................................................. 14813-4 Le bouton "Synthèse des contrats".......................................................................................... 14913-5 Le bouton "Modifier en rafale".................................................................................................. 149

14 - Le Module d'Inventaire GPINVT .............................................................. Erreur! Signet non défini.14-1 Le Principe de l'Inventaire...................................................................Erreur! Signet non défini.14-2 L'Inventaire : les étapes à suivre ........................................................Erreur! Signet non défini.

14-2-1 Installation du module GPINVT.exe............................................Erreur! Signet non défini.14-2-2 Suppression des éventuels anciens fichiers d'inventaire ...........Erreur! Signet non défini.14-2-3 Préparation à l'inventaire Gparc..................................................Erreur! Signet non défini.14-2-4 Lancement du module d'inventaire GPINVT.EXE ......................Erreur! Signet non défini.14-2-5 Sélection de la machine à traiter.................................................Erreur! Signet non défini.14-2-6 Exportation de l'Inventaire pour Gparc .......................................Erreur! Signet non défini.14-2-7 Importation de l'Inventaire dans Gparc .......................................Erreur! Signet non défini.

Annexe 1 - Paramètres de personnalisation ................................................................................... 1501- Accès aux personnalisations ....................................................................................................... 1502- Onglet "Général" .......................................................................................................................... 1513- Onglet "Sécurité".......................................................................................................................... 1524- Onglet "Machine" ......................................................................................................................... 1545- Onglet "Composant des machines" ............................................................................................. 1556- Onglet "Logiciel"........................................................................................................................... 1557- Onglet "Planning" ......................................................................................................................... 1568- Onglet "Interventions" .................................................................................................................. 1569- Onglet "Devises" .......................................................................................................................... 157

9-1 Changer de devise de référence, sans conversion................................................................ 1589-2 Convertir les valeurs monétaires et changer la devise de référence..................................... 1589-3 Affichage et saisie des valeurs monétaires............................................................................ 159

10- Onglet "Utilisateurs", "Fournisseurs", "Composant général", "Logiciel général" ....................... 15911- Onglet "Informations générales" ................................................................................................ 16012- Configurer l'imprimante.............................................................................................................. 16013- Le mini-menu ............................................................................................................................. 16114- La calculette............................................................................................................................... 161

Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc ......................................................................................... 1611- Prérequis...................................................................................................................................... 1622- Où vont se trouver les fichiers de Gparc ? .................................................................................. 1623- Première installation .................................................................................................................... 1624- Appliquer la dernière mise à jour ................................................................................................. 1645- Lancement de l'exécution ............................................................................................................ 1646- Sécurité – sauvegardes ............................................................................................................... 1647- Installation d'une mise à jour ....................................................................................................... 1648- Faire le ménage ........................................................................................................................... 1649- Désinstallation de Gparc.............................................................................................................. 164

10- Mise en phase de la structure des données avec la version active, en cas de décalage (suite à une mise àjour incomplète)................................................................................................................................ 165

1 – Les exécutables ont été mis à jour, mais pas les données.................................................... 1652 – Les données ont été mises à jour, mais pas les exécutables ................................................ 166

Annexe 3 - Localisation des données - Option multib ase............................................................. 1661- Fichier Gparc.ini du dossier d'installation des programmes exécutables de Gparc.................... 1672- Monobase – exécutables et données dans le même dossier...................................................... 1673- Monobase – exécutables et données dans des dossiers différents ............................................ 1674- Option MULTIBASE ..................................................................................................................... 1685- Option MULTIBASE – Changer de base ..................................................................................... 169

Index .................................................................................................................................................... 171

chap01.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 7Introduction

1- Introduction

Gparc peut convenir pour mettre rapidement de l'ordre dans le recensement du parc informatique. C'estmême la première chose à faire. Ce premier chapitre permet une prise en main rapide du produit, dans cetesprit.

Les chapitres suivants permettront d'approfondir cet aspect "nomenclature" de la gestion du Parc, puis nousamèneront à la gestion dynamique des interventions, du help desk et du planning.

1-1 Gparc : gérer facilement le parc informatique

Quelles sont les machines installées à la Réception ? Quelles machines ont-elles Word 6 ? Où enest-on sur les interventions en cours ? Gparc a été développé pour répondre à ces questions,rapidement, simplement. Avec Gparc, vous pourrez suivre non seulement les machines du ParcInformatique, mais aussi les fournisseurs, les logiciels installés, les incidents, etc…

Gparc est un produit logiciel pour Windows 9x, 2000, millenium ou NT en réseau.

Vite appris, installé en 5 minutes, GPARC est un produit simple et efficace, conçu sur le terrain. Ilvous permet de gérer le parc informatique, avec ses machines (ordinateurs, imprimantes,composants), mais aussi les logiciels installés, les utilisateurs (personnes ou services, lieux), lesfournisseurs et les marques ainsi que les interventions (help desk, planning).

Ci-dessus, un exemple de fiche de matériel GPARC

Un requêteur puissant, multi critères, permet des sélections rapides, des impressions et unenavigation très instinctive. Un module de statistiques propose des représentations graphiques trèsparlantes, et la documentation est complétée par une aide Windows en ligne.

page 8 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap01.docIntroduction

1-2 Une base de données simple et efficace

Le Parc est le point d'entrée principal dans Gparc. Mais vous pouvez passer par bien d'autreschemins.

Par exemple, vous pourrez entrer dans la gestion du parc par :

Les types de machines : Micro de bureau, portable, imprimante, etc.Les fournisseursLes logicielsLes marquesLes utilisateursLes services de l'entreprise ou organisationsLes lieux physiquesLa société d'appartenanceLes interventions sur les machines

Le Parc : présentation en mode "liste"

Tous ces éléments peuvent être saisis indépendamment (par exemple, vous pouvez créer àl'avance le fichier des utilisateurs ou le fichier des marques). Mais ils peuvent être créés "dans lafoulée", à l'occasion d'une mise à jour du Parc.

Un point important : lors de la saisie des fiches de matériel, très peu de rubriques sont obligatoires.Cela permet de constituer votre base de façon progressive, par exemple sans être obligé deconnaître le numéro de série ou le détail des composants de chaque machine.

Rubriques desélection desmachines du parc

Liste desvaleurs parsimple clic Accès à la fiche

détaillée pardouble clic

Afficher toutle fichier

chap01.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 9Introduction

1-3 Des statistiques graphiques instantanées

Vos sélections dans Gparc peuvent être présentées non seulement sous forme de listes ou defiches, mais aussi sous forme graphique (histogrammes ou camemberts).

Par exemple :

Sur une sélection de machines : répartition par marque

1-4 Gestion des tâches, Help Desk, Planning

Vous pourrez définir un fichier d'opérations types pour gérer les interventions (formation,installation de logiciel, etc). En fait, tous les travaux peuvent être pris en compte : hot line,maintenance, assistance...

Il est possible de définir des temps standard, de décrire les solutions types aux problèmes. Vouspourrez suivre les coûts des interventions, organiser un suivi des dates d'expédition et de réceptiondes machines en maintenance.

Le dispositif de planning prévisionnel des tâches à effectuer sur les machines ou auprès desutilisateurs vous permettra de gérer les dates d'exécution, la fréquence et le suivi des opérations.

Il est possible de programmer des actions dans le temps : installer tel logiciel pour telle date,profiter des congés de M. Dupont pour envoyer son micro en maintenance, etc.

2- Accéder aux machines du Parc

Ce chapitre vous guide dans la saisie des machines du Parc. Vous y découvrirez la logique générale deGparc, et quelques remarques pratiques et définitions importantes.

2-1 La fenêtre d’accueil

2-1-1 La barre des menus

Lorsque vous lancez Gparc, la fenêtre ci-après se présente (1) :

page 10 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.docAccéder aux machines du Parc

La fenêtre d’accueil de Gparc, avec le menu Fichiers activé

Pour accéder à la gestion des machines du parc, il suffit de cliquer sur le menu "Parc". Onarrive à la fenêtre décrite au paragraphe suivant.

(1) Si, au lancement de Gparc, c’est la fenêtre "Parc" qui apparaît (voir paragraphe suivant), l’affichage de lafenêtre d’accueil est obtenu en fermant la fenêtre "Parc"

Ces options du menu"Fichiers" sontdécrites plus en détailau chapitre 3

Le menu "Parc"permet un accèsdirect aux machinesdu Parc. Il fait l'objetde ce chapitre

Ces options facilitent lagestion descomposants et logicielsen stock oueffectivement installés

Les fonctions dumenu "Impressions"sont détaillées auchapitre 5

Le menu "Outils" couvre desfonctions avancées tellesque le requêteur, lesstatistiques, lessauvegardes, etc. Voir au

Paramètres depersonnalisation de votreGparc (voir annexe 2)

Interventions, tâches etplanning, opérationstypes : voir chapitre 6

chap02.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 11Accéder aux machines du Parc

2-1-2 Les icônes de la fenêtre d’accueil

Sous la barre des menus, une série d’icônes permet un accès rapide aux fonctions les pluscourantes de Gparc. Lorsque la souris survole une icône quelques instants, une bulle vousrappelle sa fonction, selon le tableau ci-après :

Menu Sous-menu Documentation principale

Aide? Aide en ligne Windows pour Gparc

ParcParc Chapitre.2

ArborescenceOutils Arborescence du parc Chapitre 2 - § 2-1-3

FournisseursFichiers Fournisseurs Chapitre 3 - § 3-2

ComposantsFichiers Composants Chapitre 3 - § 3-3

LogicielsFichiers Logiciels Chapitre 3 - § 3-4

LieuxFichiers Lieux Chapitre 3 - § 3-5

UtilisateursFichiers Utilisateurs Chapitre 3 - § 3-6

OrganisationsFichiers Organisations Chapitre 3 - § 3-7

Marques Fichiers Marques Chapitre 3 - § 3-8

TypesFichiers Types Chapitre 3 - § 3-9

Tables de GparcFichiers Tables Chapitre 3 - § 3-10

InterventionsFichiers Interventions Chapitre 6

OpérationsFichiers Opérations types Chapitre 6 - § 6-2

Tâches/Planning Fichiers Tâches Chapitre 7

Requêtes (query)Outils Gestionnaire des

requêtesChapitre 8

StatistiquesOutils Statistiques du parc Chapitre 9

Machines en prêtFichiers Machines en prêt Chapitre 2 - § 2-5

Contrats desmachines

Fichiers Contrats du parcActions

Chapitre 2 - § 2-2-4

ContrôlesOutils Contrôle d’intégrité de

la baseChapitre 10 - § 10-4

ConfigurerOutils Configurer

l’imprimanteAnnexe 1 - § 10

CalculetteOutils Calculatrice Annexe 1 - § 11

ParamètresFichiers Paramètres Annexe 1


2-1-3 Accéder aux fichiers par l’arborescence

Les menus Fichier et Parc de la fenêtre d’accueil (voir § 2-1-1) et les icônes proposées (voir§ 2-1-2) permettent d’accéder aux différents fichiers de la base Gparc. Mais l’icôned’arborescence offre un accès qui peut s’avérer plus intuitif.

Lorsque vous cliquez sur cette icône, vous obtenez la fenêtre suivante, dans lafenêtre d’accueil :

Ce sont les points d’entrée dans les différentestables.

En double-cliquant sur l’une d’entre elles, vousobtenez la liste de ses éléments.

Pour refermer la fenêtre d’Arborescence, il suffitde cliquer à nouveau sur l’icône :

Par exemple, en double cliquant sur les Machines, vous obtenez :

La procédure est la même pour accéderaux tables :• Fournisseurs• Lieux• Machines• Marques• Organisations• Types• Utilisateurs

La suite de ce chapitre développe la tabledes Machines du Parc.

Le chapitre 3 décrit les autres tables.

La fenêtred'Arborescencepeut êtreprésentéespontanémentau lancement deGparc. Pourcela, voir"PersonnaliserGparc",Annexe 1, § 2

Menuobtenu parclic droit


Par clic droit sur n'importe quel élément del'arborescence, vous obtenez un menu qui permet,selon le cas :

• D'Agrandir ou diminuer (en largeur) la fenêtred'arborescence,

• De Dérouler tout ou Enrouler tout,• De Rafraichir,• Et de Fermer (alternative à cliquer de

nouveau sur l'icône

Un double clic sur l'élément de la table vous faitaccéder à sa fiche détail.

NB : il est possible de choisir le mode du tri d'affichage des machines . Ce choix se fait via leparamétrage de Gparc, onglet machine avec l'option de tri de l'arborescence.


2-2 Les Machines du Parc (mode liste)

Pour créer les machines du parc, plus généralement pour les gérer, vous devez accéder à lafenêtre "Les machines du parc" représentée ci-dessous. Pour cela, vous pouvez cliquer sur l’icône"Parc" de la barre d’icônes de la fenêtre d’accueil ou bien sélectionner le menu "Parc" ou encorele point d’entrée "Machines" de l’arborescence. Un autre point d’entrée peut être le requêteur.

2-2-1 Sélection avant affichage de la liste

Sauf pour créer une nouvelle fiche machine, il est recommandé, sur la fenêtre "Les machinesdu parc" de commencer par effectuer une sélection des machines que l’on veut lister , afinde limiter le temps de chargement en mémoire, celui-ci dépendant de la taille de la sélection etde la vitesse du réseau.Il est toutefois possible d’afficher la totalité des machines du parc .Pour certaines fonctions, en particulier Afficher la fin du fichier, un facteur de limitation del’affichage est prévu (chiffre en saisie à droite de la barre de menu).Par paramétrage "Machine", il est possible de choisir l’option initiale à prendre par défaut :charger tout le fichier (intéressant pour un parc peu important), charger la fin du fichier(machines les plus récentes, en fonction du facteur de limitation), ne rien charger.(pouraffichage après sélection).

La sélection peut se faire selon une des méthodes suivantes :• sélection sur un critère , voir plus loin § 2-2-3,

• sélection multicritères , par le bouton voir plus loin § 2-2-4,

• pour des sélections plus fines , on peut passer par le requêteur (voir détail au chapitre 8)et, sur la liste la liste résultante, demander à afficher directement le résultat de la sélectiondans la fenêtre du parc, soit par le menu Fichier, choix Aller sur l’écran de gestion desmachines, soit directement en cliquant sur l’icône :

.

Afficher toutle fichier

Requêteur

Critères simples

Sélection multicritèresTri colonnespar clic

Facteur delimitation desélection

Afficher lafin du fichier

Filtre parSociété


• Pour afficher la totalité du parc , cliquer sur l’ icône ou, par lemenu Edition, choisir Afficher tout le fichier.

• Pour afficher les machines les plus récentes , cliquer sur l’ icône

ou, par le menu Edition, choisir Afficher la fin du fichier. Ce choix neprend pas en compte le filtre société.

• Filtre Société

Par défaut, toutes les sociétés sont prises en compte dans les sélections exprimées surcette fenêtre. Il est possible d'ajouter un filtre supplémentaire sur la société d'appartenancede la machine : un menu déroulant permet de choisir une société existante.

L'icône avec un filtre société affiche toutes les machines de la société.Note : la rubrique Société figure sur l'onglet Divers de la fiche machine. Voir aussi Sociétépar défaut : Annexe 1 §2- Onglet "Général".

2-2-2 Présentation de la liste du Parc

La liste obtenue peut être triée sur les éléments d e chaque colonne de la liste : un premierclic sur un titre de colonne pour un tri ascendant, un nouveau clic pour un tri inverse.Vous pouvez fixer certaines colonnes pour les voir en permanence à l’écran lorsque l’on sedéplace vers la droite : il suffit d’ouvrir, par simple clic, le petit cadenas qui apparaît sur lacolonne lorsque l’on déplace le curseur sur les titres de colonnes.Les machines en prêt sont surlignées en vert , les machines hors service en rouge et lesmachines à remiser en orange .

Créerunenouvellemachine

Ou bien : doublecliquer sur la ligneutile

Créer une machine parcopie : cliquer sur la ligne dela machine à copier, puis surl'outil "Copier"

Détail, mise à jourd'une machine :cliquer ici après avoirsélectionné la ligneutile

Informationsprincipales dela machinesélectionnée


Les icônes principales sont les suivantes (bulle si la souris survole l’icône). Voir aussi § 2-1-2 :

Afficher tout le fichier, Afficher la fin du fichier (et facteur de limitation).

Créer une machine, Modifier, Supprimer, Copier la machine sélectionnée (§ 2-3)

Réafficher sur le dernier critère

Exporter (chapitre 11)

Transformer la machine en composant

Accès aux liens père et fils de la machine

Début de la liste - Fin de la liste

Imprimer (chapitre 5)

2-2-3 Positionnement rapide et sélection mono critè re

Certaines rubriques, présentées en haut de la fenêtre, permettent une sélection rapide. Ce sont• Utilisateur• Marque• Lieu• Fournisseur• Type• Organisation• Logiciel présent dans les machines• Composant présent dans les machines• processeurpour lesquelles le choix du critère se fait dans la liste de valeurs affichée sur clic des cases

de type • Numéro• N° de série• Identificationpour lesquelles la saisie est directe. Case à cocher "Filtrage exact " : si elle est vide, la liste desmachines sera positionnée sur les machines répondant au critère ; si elle est cochée, on obtientla réponse exacte au critère demandé. L’option proposée par défaut peut être modifiée par leparamétrage (voir Annexe 1 § 4).La valeur du critère retenu apparaît dans le bandeau du haut.


2-2-4 Sélection multi-critères

Le bouton "Sélection multiples critères " permet d’effectuer une sélection multi-critères rapide:

La fenêtre obtenue permet de faire une sélection multi-critères sur les six critères principaux(utilisateur, fournisseur, organisation, lieu, type, marque) afin d’obtenir une liste ajustée, cecisans passer par le requêteur. Par exemple : avoir une sélection des machines de type "Microde bureau" ne se trouvant pas dans "l’Atelier" (voir aussi au chapitre 8 "Le requêteur"). Le filtresociété s'ajoute aux critères le cas échéant.

2-2-5 Accès par les contrats

L’icône ci-contre est proposée dans la fenêtre d’accueil de Gparc ainsi que dans la fenêtre de"Liste du Parc". Elle offre un accès rapide aux machines pour lesquelles il existe un contrat demaintenance ou de location. La même fonction est obtenue depuis la fenêtre d’accueil par lemenu "Fichiers" choix "Contrats du parc".Le chapitre 13 documente en détail la gestion des contrats.

2-3 La fenêtre "Machine du Parc" (mode détail)

créer

Vous y accédez par l’icône "Créer une nouvelle machine", dans la fenêtre "Machines du Parc"(mode liste). Dans ce cas, toutes les rubriques seront vides, prêtes pour votre saisie.

modifier

Si vous sélectionnez une ligne de la liste (simple clic), vous pouvez accéder au détail de lamachine pour la mettre à jour. Un double clic sur la ligne a le même effet, pour une mise à jour.

supprimer

De même, cette icône vous permet, après sélection d’une machine de la liste, de la supprimer(une confirmation sera demandée)

copier

Enfin, si vous avez sélectionné une machine puis cliqué sur l’icône "Copier", alors vous serez enmode création d’une nouvelle machine, avec les valeurs par défaut de la machine copiée.


L’Identification (X3014 dans l’exemple) est libre (alphanumérique limité à 80 caractères) et doitêtre unique dans le parc. Le Numéro, unique aussi, est affecté automatiquement par Gparc.

La saisie de certaines zones fait référence aux listes de valeurs par un numéro dans une tablespécialisée, que vous pouvez consulter et mettre à jour. Ces tables sont décrites plus en détailau chapitre suivant. Ce sont :

• La marque (sur l’exemple, 305 pour "Giga Marque")• Le type de machine (sur l’exemple, 31 pour "Serveur")• L’utilisateur (sur l’exemple, 158 pour "Informatique siège")• Le fournisseur (sur l’exemple, 1 pour "Informatique ABC")• Le prestataire de garantie (table des Fournisseurs) (sur l’exemple, 7 pour "Neyrial (ex EBI)")• Le lieu (sur l’exemple, 1 pour "Siège")• L'organisation (sur l’exemple, 3 pour "Informatique"). Si l'Organisation est omise, la machine

est considérée comme appartenant à l'organisation d'appartenance de l'utilisateur.

L’accès à la liste des valeurs, pour sélectionner le bon numéro ou pour le créer, se fait parle bouton situé à droite du numéro. Dans la fenêtre de la liste, la saisie d’une ou plusieurslettre(s) permet de se positionner rapidement dans la liste.

L’accès au détail de l'élément affiché peut se faire directement par ce bouton représentantun oeil.

Ces boutonspermettent unesélection dansune liste devaleurs

Ces onglets permettentd'accéder à des détailsfins (non obligatoires)

Logiciels etcomposants : voirchapitre 4

Interventions : voirchapitre 6

Boutons d'accèsau calendrier


2-4 Les onglets de la fiche de parcLa partie inférieure de la fiche détaillée est constituée d’onglets, que vous pouvez utiliser ou non :

2-4-1 L’onglet "Notes"Vous pouvez y saisir un texte libre, associé à la machine (jusqu'à 1024 caractères)

2-4-2 L’onglet "Contrat maintenance"Essayez cet onglet. Vous découvrirez qu’une date de début et une durée en mois fait calculer ladate de fin par Gparc. Les périodicités et contrats types sont proposés par sélection dans deslistes déroulantes, mais la saisie est libre. Le "mainteneur" est à choisir dans la table Gparc desfournisseurs (voir aussi au § 2-2-4 l’accès direct aux contrats).

2-4-3 L’onglet "Contrat location"Il ressemble à l’onglet "contrat de maintenance" (voir aussi au § 2-2-4 l’accès direct auxcontrats) :


2-4-4 L’onglet "Technique"

Ici aussi, vous êtes aidé par des listes déroulantes, mais la saisie reste libre (et optionnelle).Les tables Mémoire, capacité Disque, Processeur, Type Réseau, Prise Réseau, VitesseRéseau, Type d'écran, Taille écran et Bus machine s’auto alimentent lors de la saisie d’unenouvelle valeur. Elle peuvent être gérées séparément depuis la fenêtre d'accueil, soit par le

Fichiers – choix Tables, soit directement par l'icône (cf chapitre 3, § 3-10).NB : Avant la version de novembre 2002, la capacité disque était exprimée en giga octets,avec saisie possible de décimales.

Le bouton "Rechercher une adresse IP" fait apparaître la liste des plages IP utilisées. Il est alorspossible de sélectionner une adresse, l'action "Attribuer" propose la prochaine adresse libre.Les adresses en double sont signalées par un surlignage rouge et leur liste figure en bas de lafenêtre. A la saisie d'une adresse IP, un contrôle de doublons est effectué.

Le bouton "Prise en main "

Le bouton de prise en main se trouve dans la fiche machine dans l’onglet "Technique" ou via lemenu Outils de l’affichage en tableau des machines du parc. Il permet de déclencher lafonction de "prise en main à distance d’une machine qui se paramètre dans l’onglet Interventions du paramétrage de Gparc en donnant le nom du programme à déclencher avecson paramètre (exemple : pour VNC -> vncviewer.exe –connect) et le paramètre à passer à ceprogramme pour déclencher la prise en main (adresse IP, nom du poste ou identifiant).

Cette fonction peut être déclenchée également via le menu "Outils" de l’affichage en tableaudes machines du parc.


Le menu Outils, choix adresses IP utilisées, permet de visualiser cette liste.


2-4-5 L’onglet "Budget"

Il permet notamment de calculer automatiquement la date de fin d’amortissement du matériel,en fonction de la durée (exprimée en mois).Si le calcul est possible, un tableau d'amortissement est proposé.Les rubriques Amortissement annuel et Valeur résiduelle sont des données informatives desaisie, à mettre éventuellement à jour à partir d'un logiciel d'immobilisation par exemple.

2-4-6 L’onglet "Divers"• Les champs libres : vous pouvez personnaliser les intitulés , comme "Assurance" dans

l’exemple ci-dessous ; par clic droit on accède directement à l'onglet Machines duparamétrage qui permet de saisir les libellés personnalisés (cf. Annexe 1- Onglet"Machine"). Le champ libre n° 10 n'est plus utilisé par la fonction Import, cette information estdésormais gérée sur l'onglet Compléments (version de novembre 2002). Pour les importsantérieurs, exécuter les contrôles internes afin de copier automatiquement les anciennesinformations d'importation du champs libre n°10 ver s l'onglet Compléments.

• Le mot de passe de la machine : il n’apparaîtra pas si la sécurité de Gparc est mise auniveau utilisateur et que celui-ci n’a pas un droit "9". (Cf. Annexe 1 – Onglet "Sécurité").

• Il est possible également de mentionner la Société à laquelle appartient la machine. Cetterubrique pourra servir de critère de filtrage dans les sélections du parc, mais aussi dans leparamétrage de droits d’accès aux machines, cf. Annexe 1, §3.Si par paramétrage, onglet Général, on a mentionné une société par défaut, la zone estrenseignée automatiquement, mais peut toujours être modifiée.

• Il est possible de mentionner un lien avec un fichier externe qui pourra être ouvertdirectement.

• Champ numéro de commande

Les champs libres permettentd'ajouter vos propres rubriques,non prévues par Gparc


2-4-7 L’onglet "T.C.O." (Total Cost Ownership),Cet onglet permet de visualiser les cumuls des prix attenant à la machine (la machine, sescomposants, logiciels et interventions) ainsi que son prix de revient mensuel (prix de lamachine et de ses composants divisé par le nombre de mois de possession).

2-4-8 L’onglet "Compléments"Cet onglet permet de disposer de douze autres champs libres. Il contient les informationsconcernant les imports et celles en rapport avec Iparc.

2-4-9 L’onglet "Autre Contrat"Cet onglet permet la gestion d'un contrat autre que location ou maintenance (exemple :contrat de service de backup/restauration, contrat de reprise de machine après sinistre, etc.).


2-5 Gestion des prêts de machines

Le prêt d’une machineL’enregistrement du prêt d’une machine se fait au moment d’un changement d’utilisateur àcondition que cette option soit paramétrée : par le Paramétrage, onglet Machines, cocher lebouton dans le cadre "Gestion des prêts".

Lors du changement d'utilisateur, un pop-up demande alors si l’on veut enregistrer le changementd’utilisateur en tant que prêt d’une machine, ceci afin de suivre globalement les prêts.

Si vous saisissez la date de retour prévue, le nombre de jours se calculera automatiquement. Lebouton "Valider" permet d’enregistrer le prêt.

La fiche machine comporte alors le bouton qui permet de retrouver directement la fenêtrede prêt.

Gérer les machines en prêtSur la liste des machines du parc, les machines prêtées apparaissent surlignées vert.D’autre part, par le menu "Fichier, Machines en prêt" ou en cliquant sur l’icône représentant une

bourse , on accède à la fenêtre "Machines en prêt".


Le retour de prêt

• Il peut s’effectuer à partir de la fenêtre "Machines en prêt ", bouton "Suppression ", accessible

par l'icône ou par le menu Fichiers, choix Machines en prêt.Le prêt disparaît et l'emprunteur devient l'utilisateur de la machine, ceci est indiqué par unmessage.

• On peut aussi faire un nouveau changement d'utilisateur de la machine :

1. Enregistrer le retour du prêt (= supprimer le prêt en cours) :L'utilisateur choisi devient l'utilisateur de la machine, il n'y a plus de prêt sur cette machine.

2. Supprimer le prêt en cours et faire un nouveau prêt sur cette machine


2-6 Attribuer une machine à l'utilisateur de "non a ffectation"

Au cours du changement d'utilisateur d'une machine, si on l'attribue à l'utilisateur paramétrécomme étant l'utilisateur de non affectation, Gparc propose que les logiciels de la machine soientmis en stock ou supprimés. Il suffit de cocher les logiciels à envoyer vers le stock et ceux àsupprimer. Sinon ils resteront affectés à la machine de l'utilisateur de non affectation.


2-7 Liaisons de machines entre elles

Cette fonction peut être particulièrement intéressante dans le cas de gestion d'une imprimanteréseau partagée par plusieurs ordinateurs. On peut alors établir une liaison mère/fille desordinateurs vers cette imprimante (ou inversement un lien fils/père de cette imprimante vers lesmicros). Autre exemple : plusieurs micros reliés à un même switch ou un même hub.

Sur la fenêtre liste du parc et sur la fiche machine, cette icône représentant unechaîne permet de voir les liaisons existantes entre la machine sélectionnée etd'autres machines, mais également d'en créer.

Fenêtre de gestion des liens entre les machines :

Pour créer un lien entre la machine la machine sélectionnée et une autre machine :1. choisir la machine à lier,2. indiquer le type de lien

• si l'on clique sur le bouton "Ajouter le lien fille", la machine liée sera la fille de la machinesélectionnée,• si l'on clique sur le bouton "Ajouter le lien mère", la machine liée sera la mère de lamachine sélectionnée.

Les liens peuvent être supprimés : un seul ou tous à la fois.

L'accès direct à une machine liée peut se faire par double-clic.

Machinesélectionnée

Liste des liens créés,ici : 4 "filles" pour "IMPHP DESKJET".

Création d'un lien :1. choisir la machine à lier,2. indiquer le type de lien

1 2

Accès à la machinepointée par double-clic ou par le bouton"Machine"


2-8 Fichiers associés aux machines du parc

Des fichiers de tout type peuvent être reliés à une machine du parc (fichier documents, scannés,images, etc.). Une option du menu sur la liste du parc (Fichier …Fichiers associés) et un boutonpermettent d'aller sur une fenêtre de gestion de ces fichiers (ajout/suppression/voir ou exécutersuivant le cas).

Vous pouvez, par exemple, voir la facture associée à la machine en cours. Dans cet exemple, lafacture pourrait être un fichier scanné de l'original.

La fenêtre de gestion de ces fichiers (ajout/suppression/voir ou exécuter suivant le cas) :

Les fichiers associés sont aussi disponibles pour les logiciels (licences) et composants desmachines .

3- Accéder aux autres données

chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 29Accéder aux autres données

La gestion du parc de machines fait intervenir des utilisateurs, des marques, des fournisseurs, etc. Cesdifférents groupes de données sont organisés dans des tables qui, en complément de la table des machinesdu parc, constituent la base Gparc.

3-1 Principes généraux

L'intérêt de saisir dans un lieu unique les caractéristiques d'un fournisseur ou d'un utilisateur estclair : en cas de modification, il ne sera pas nécessaire de rechercher tous les endroits dans labase de données Gparc dans lesquels l'information modifiée est présentée.

Ces tables peuvent être mises à jour de deux façons principales :

Soit a priori, indépendamment des données qui s'y réfèrent.Par exemple, vous pouvez saisir une nouvelle fiche d'utilisateur avant même qu'il ne soit équipéd'une machine. Ce type d'accès est possible depuis la fenêtre d'accueil, par le menu "Fichier", àpartir de l'"Arborescence du parc" ou encore par les icônes proposées :

Soit dynamiquement, au moment où vous en avez besoin.Par exemple, vous êtes en train de saisir l'onglet "Contrat de maintenance" d'une fiche dematériel du parc, et le fournisseur qui assure la prestation n'est pas encore connu. Vouspourrez le créer à ce moment, sans perdre le fil de la mise à jour de fiche de matériel.

Un autre principe général est celui du code interne qui identifie chaque élément d'une tabledonnée, en relation avec son nom en clair. Par exemple, l'utilisateur "Jean DUPONT", lors de sacréation, aura peut-être le code interne 43, affecté par Gparc. Dans la plupart des dialogues danslesquels vous devrez mentionner cet utilisateur, vous aurez le choix entre :

Frapper directement le code interne, ce qui est plus rapide si vous le connaissez

Cliquer sur le bouton situé à droite de la rubrique à saisir, et qui propose une sélection dans laliste.

Organisations : §3-7

Marques : §3-8

Types Matériel: §3-9

Utilisateurs : §3-6

Lieux : §3-5

Logiciels : §3-4

Composants : §3-3

Machines en prêt : §2-4

Arborescence du parc

Tables internes : §3-10

Fournisseurs : §3-2

page 30 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap03.docAccéder aux autres données

3-2 Les Fournisseurs

La rubrique "Fournisseur" est proposée dans plusieurs tables de la base Gparc :

Machine du ParcLogicielComposant

Elle est également présente à d'autres niveaux, tels que l'onglet "Contrat Maintenance" (rubrique"Mainteneur") et l'onglet "Contrat Location" (rubrique "Loueur") de la fiche Machine du Parc.

3-2-1 La table "Fournisseurs" (mode liste)

Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activantle bouton d'accès à la liste des fournisseurs :

Le Menu "Fichier" et les icônes proposées permettent :

Positionnement dans laliste par le Code Interne

Positionnement dans laliste par le début du Nom

La liste estclassée parNom duFournisseur

Le CodeInterne estattribué parGparc

Accès à la fichedétaillée : double clicsur la ligne utile (ousélection + Enter)

Créer unenouvelle fiche

Modifier la fichesélectionnée

Supprimer(confirmationsexigées)

Accéder aux Machines(§2-2), logiciels (§3-4) etcomposants (§3-3)acquises chez cefournisseur

Contrats de machineschez ce fournisseur(location,maintenance, autres.

Accéder directementau site WEB ouenvoyer un e-mail


3-2-2 La fiche "Fournisseur" (mode détail)

Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise àjour sur une ligne de la liste des fournisseurs (voir §3-2-1) :

Toutes les rubriques proposées sont libres, et optionnelles.Des boutons permettent d'accéder aux machines, logiciels et composants du Parc acquis, enlocation ou maintenance auprès du fournisseur.Un autre bouton permet d'envoyer directement un e-mail à l'adresse saisie.

Un onglet Notes , de longueur 1024 caractères, permet de saisir du texte libre.

Un Onglet Divers , comme pour tous les fichiers, permet :• La saisie de dix champs libres dont le nom est paramétrable,• De créer une liaison avec un fichier externe . Par exemple : un fichier de description d'un

fournisseur (Word, Access ou autre, ou même l'URL de son site). On peut appeler le fichier etl'application qui le gère.

• De voir quand et par qui la fiche a été créée et modifiée

Permetl'envoi directd'un e-mail

Permetl'accèsdirect au siteWEB


3-3 Les Composants

Une remarque préliminaire : La gestion des composants n'est pas obligatoire, dans Gparc. Elle n'ad'intérêt que pour permettre un suivi fin des éléments internes des machines. Si vous ne modifiezpas l'intérieur des machines et que vous ne vous demandez jamais "Dans quelles machines y a-t-ildes disques de 1GO ?", il n'est pas nécessaire de gérer les composants.

Un "Composant" est normalement un sous-ensemble monté dans une ou plusieurs machines duParc. Par exemple, un modèle de disque, un écran 15 pouces ou un modem interne. Donc, uncomposant ressemble, de ce point de vue, à un logiciel.

Un composant peut être "en stock", non encore affecté à une machine. Pour traiter ce cas, il estconvenu dans Gparc de l'affecter à une machine fictive, celle qui a le code interne 0 (zéro). Pourplus de détails, voir le chapitre 4.

Enfin, certains matériels peuvent être gérés comme des composants ou comme des machines duParc. Par exemple, vous pouvez décider qu'une imprimante associée à un micro-ordinateur en estun composant. Mais si cette imprimante est partagée, il n'y a pas de raison de l'affecter à unordinateur plutôt qu'à l'autre. Il vaut mieux dans ce cas la décrire comme une "Machine". A vous dedécider.

Une fonction avancée, la commande "Edition Transformer" vous permet de changer le statut d'un"composant" en "machine".

De même, la commande "Edition Transférer" vous permettra de déplacer un composant d'unemachine à une autre, sans tout re-saisir.

3-3-1 La table "Composants" (mode liste)

Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activantle bouton d'accès à la liste des composants :

Par défaut,la liste estclassée surle Nom ducomposant

Le codeinterne estattribuépar Gparc

Accès à la fichedétaillée ducomposant par doubleclic sur la ligne utile

Tri et positionnement dans laliste par le début du nom decomposant

Provoque unregroupement parmarques

Tri et positionnementdans la liste par lenuméro saisi



Dans la fenêtre des composants en mode liste, le Menu "Fichier" et les icônes proposéespermettent :

3-3-2 La fiche "Composant" (mode détail)

Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise àjour sur une ligne de la liste des composants (voir §3-3-1) :

Toutes les rubriques sont optionnelles.

Les rubriques "Marque" et "Type" correspondent aux valeurs de code interne possibles dans cestables (voir respectivement §3-8 et 3-9).

En agissant sur le bouton proposé à droite de la zone à saisir, vous accédez à ces tables, poursélectionner ou même créer la marque ou le type.

Le prix est saisissable a priori dans la devise de référence indiquée : FRF, euros. Par clic droit surla zone, on peut choisir une autre devise pour affichage et saisie.

La durée d'amortissement est exprimée en mois. Si le composant est affecté à une machine à unecertaine date, la date de fin d'amortissement sera ainsi calculée automatiquement.

Comme pour les autres tables, les deux onglets Notes et Divers sont disponibles.

Créer un nouveaucomposant


Créer par copiedu composantsélectionné

Accéder auxmachineséquipées de cecomposant

Modifier la fiche détailléedu composantsélectionné


3-4 Les Logiciels

Comme pour les Composants, les logiciels font l'objet d'une description générale. En second lieu,ils sont installés ou non dans certaines machines.

De plus, comme pour les composants, les logiciels peuvent être "en stock", en vue d'uneinstallation sur une machine. La différence avec un composant est qu'un logiciel en stock peut êtreinstallé sur plusieurs machines.

La convention est ici aussi de considérer la machine de code 0 (zéro) comme "machine destockage". Pour plus de détails, voir chapitre 4.

La rubrique "Logiciels" utilisés est proposée dans la table des Machines du Parc.

3-4-1 La table "Logiciels" (mode liste)

Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activantle bouton d'accès à la liste des logiciels :

Dans la fenêtre des logiciels en mode liste, le Menu "Fichier" et les icônes proposées permettent :

Sur cet exemple,positionnement sur lepremier logiciel dont lenom commence par "G"majuscule (ou supérieur)

Listeclasséesur le nomdu Logiciel

CodeinterneaffectéparGparc

Accès à la fichedétaillée du logicielpar double clic

Créer unnouveaulogiciel

Modifier la fichedétaillée du logicielsélectionné


Créer par copie dulogiciel sélectionné

Accéder auxmachinesinstallées avecce logiciel


3-4-2 La fiche "Logiciel" (mode détail)

Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise àjour sur une ligne de la liste des logiciels (voir §3-4-1) :

Toutes les rubriques sont optionnelles

Les rubriques "Marque" et "Type", si elles sont renseignées, correspondent aux valeurs de codeinterne dans ces tables (voir respectivement §3-8 et 3-9).En agissant sur le bouton proposé à droite de la Marque ou du Type à saisir, vous accédez à latable correspondante, pour sélectionner ou même créer la marque ou le Type.

Le prix est saisissable a priori dans la devise de référence indiquée. Par clic doit sur la zone, onpeut choisir une autre devise pour affichage et saisie.

La durée d'amortissement est exprimée en mois. Si le logiciel est affecté à une machine à unecertaine date, la date de fin d'amortissement sera ainsi calculée automatiquement.

La rubrique "Environnement" est libre, mais une liste déroulante possède les valeurs les plususuelles, pour sélection et report automatique.La table "Environnement" peut être ajustée par le Menu Fichiers, Tables.

Comme pour les autres tables, les deux onglets Notes et Divers sont disponibles.

Bouton d'accèsà la table desmarques


3-5 Les Lieux

Il s'agit de lieux "Physiques", comme un numéro de bâtiment et d'étage, un secteur sur un pland'entreprise. Il en existe peut-être déjà une codification dans votre organisation.

Le lieu est une rubrique partagée par deux tables de la base Gparc :

Machines du ParcPour gérer les réparations, affecter des machines de dépannage ou organiser des tournées demaintenance, il pourra être commode d'interroger le Parc à partir du lieu puis d'accéder auxmachines de ce lieu.

Vous pouvez très bien définir des lieux externes, comme par exemple une société deréparation. Ainsi, il sera immédiat de connaître quelles sont les machines en réparation chez telou tel réparateur.

UtilisateursA ce propos, une fonctionnalité intéressante : si vous gérez le lieu des utilisateurs, en cas demodification du lieu de l'utilisateur, sa machine sera automatiquement affectée au nouveau lieu(mais vous pourrez bien sûr changer le lieu de la machine s'il ne convient pas).

3-5-1 La table "Lieux" (mode liste)

Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, enactivant le bouton d'accès à la liste des lieux :

Créer unnouveau lieu

Accéder au lieusélectionné(modificationpossible)

Supprimer lelieu(confirmationsexigées)

Machines dece lieu

Utilisateursde ce lieu

Créer unnouveausous-lieu


3-5-2 La fiche "Lieu" (mode détail)

Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise àjour sur une ligne de la liste des lieux (voir §3-5-1) :


3-5-3 La "hiérarchie" des lieux

Il existe deux façons d'expliciter une hiérarchie dans les lieux :

a) Par la rubrique Niveau hiérarchique ou classific ation du lieu.

Cette rubrique, présente sur la fiche Lieu, rend possible la codification d'une hiérarchisation deslieux et permettra d'effectuer des regroupements et des tris sur ce champ lors des requêtes surles lieux.Exemple de codification :

RubriqueLieu Unité Etage

RubriqueNiveau / Classification

Atelier-1 Bâtiment B Rez-de-chaussée B0

Atelier-2 Bâtiment B Rez-de-chaussée B0

Bureau 101 Bâtiment B 1er étage B1



Bureau 200 Bâtiment B 2ème étage B2



Réception Bâtiment C Rez-de-chaussée C0

Bureau 150 Bâtiment C 1er étage C1

Bureau 152 Bâtiment C 1er étage C1

Bureau 260 Bâtiment C 2ème étage C2

Par exemple, pour obtenir toutes les machines du 1er étage du bâtiment B, on fera une requêteavec PARC en fichier primaire et LIEU en fichier secondaire, avec critère "B1" sur la rubriqueNiveau hiérarchique. Rappelons que l'expression d'un critère de recherche peut être"Commence par..." ou "Contient la chaîne...", on peut ainsi obtenir tout le bâtiment C ou tous lesrez-de-chaussée, etc.


b) Par l'arborescence des lieux .

Depuis la version 8.8.1 de novembre 2004, Il existe une structure de lieux avec sous-lieux dansGparc. Celle-ci s'affiche sous la forme Lieu\SousLieuA\SousSouslieuB\Etc… Un lieu peutcontenir un nombre illimité de sous-lieux, mais avec au maximum 20 niveaux (dans la pratiqueon dépasse rarement les 5 ou 6 niveaux).

En pratique, on peut créer uniquement des sous-lieux , à partir de la liste des lieux, àl'aide de l'icône de création d'un sous-lieu

Tout comme pour l'arborescence des fichiers sur disque, les machines sont donc, commeauparavant, affectées a un lieu qui peut être un sous-lieu.

Attention , cette gestion, toujours comparable au gestionnaire de fichiers , doit être plus fine :l'affichage des machines ou utilisateurs d'un lieu ne donne pas ceux de ses sous-lieux ,mais seulement ceux du niveau demandé. Les machines ou utilisateurs sont classées dans unlieu ou un sous-lieu.Pour le moment il existe une contrainte dans cette gestion en arbre : il ne peut y avoir deux foisle même nom de lieu ou de sous-lieu. Par exemple : "Siège\Etage du haut" et "Entrepôt\Etagedu haut" ne peut pas se faire. En effet "Etage du haut" serait une clé en double car le nomexiste déjà. Il faut bien que TOUS les libellés de lieux ou sous lieux soient différents entre eux.Cette contrainte sera levée dans une prochaine version (dans laquelle la gestion des clésd'accès sera revue pour accepter le doublon de nom).Attention également aux suppressions de lieux comportant des sous-lieux (Gparc alerte ! !).Attention aussi au module d'importation , le nom de lieu passé correspond à un nom stockéet non à une arborescence. Gparc recherchera sur ce nom de lieu qui est passé par le fichierd'importation pour l'affecter à la machine. Il vaut mieux éviter d'avoir des lieux/sous lieux pourfaire des importations. De plus au moment de l'importation , si le lieu n'existe pas dansl'arborescence, il sera créé sans arborescence.

Cette gestion se justifie si l'on veut gérer en détail (par bâtiments, étages, etc..) desorganisations de locaux complexes. Si l'on ne veut pas rentrer dans le détail arborescent deslieux, d'autres alternatives sont possibles : renseigner le champ "Niveau hiérarchique ouclassification" du Lieu (voir a) ), ou utiliser la rubrique Organisation (qui correspondgénéralement à un service).

On va créer unsous-lieu au lieu"Usine B3"sélectionné

Saisie dusous-lieu =>affichage duchemin

La liste voitapparaître lesous-lieu


Sur des versions antérieures à la 8.8.1 de novembre 2004, pour démarrer cette gestionarborescente, faire un contrôle interne de Gparc qui mettra les pointeurs à jourautomatiquement.


3-6 Les Utilisateurs

Les Utilisateurs sont en général des personnes physiques, disposant d'une ou plusieurs machines.

Il est toutefois possible de considérer qu'une salle de formation ou une salle micro en libre service,par exemple, sont des "Utilisateurs", puisqu'elles disposent d'une ou plusieurs machines, qu'ellessont situées dans un lieu, et peuvent avoir un numéro de téléphone…

Un Utilisateur appartient normalement à une "Organisation" (voir §3-7 ci-après) : un service, voireune société. Vous pourrez donc interroger le Parc à partir de l'utilisateur, mais aussi à partir de sonorganisation. Vous pourrez également suivre les Interventions pour un utilisateur donné (voirchapitre 6)

Signalons aussi une fonction très pratique de transfert de toutes les machines d'un utilisateur versun autre.

3-6-1 La table "Utilisateurs" (mode liste)

Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activantle bouton d'accès à la liste des Utilisateurs :

Positionnementdans la liste

La liste estclassée parUtilisateur

Suite "Utilisateurs"


Le menu "Fichier" et les icônes proposés dans la fenêtre de liste des Utilisateurs permettent :

3-6-2 La fiche "Utilisateur" (mode détail)

Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise àjour sur une ligne de la liste des utilisateurs (voir §3-6-1) :

Toutes les rubriques sont optionnelles

Créer un nouvelUtilisateur

Modifier la fichede l'Utilisateursélectionné


Accéder auxmachines del'utilisateursélectionné

Accéder auxInterventionset tâches pourcet utilisateur

Transférer lesmachines de cetutilisateur vers unautre utilisateur

Accès aux machines etaux interventions etplanning de l'utilisateur

Accès pour sélectionou création tables"Organisations" et"Lieux"

Envoyerdirectementun e-mail àl'utilisateur

Envoi directd'un e-mailà l'adresse


3-7 Les Organisations

La table des Organisations sert à effectuer des regroupements d'Utilisateurs. Par exemple, unservice à l'intérieur de la société.

Vous pourrez ainsi interroger le Parc à partir de l'organisation, puis accéder aux Utilisateurs ou auxmachines de cette organisation.

3-7-1 La table "Organisations" (mode liste)

Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activantle bouton d'accès à la liste des Organisations :

3-7-2 La fiche "Organisation" (mode détail)

Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise à jour :

Le CodeInterne estaffecté parGparc

Créer unenouvelleOrganisation

Modifier ou consulterl'Organisationsélectionnée

Supprimer l'Organisation(confirmations exigées)

Utilisateurs decette Organisation

Machines de cetteOrganisation

Toutes lesrubriques sontoptionnelles

Utilisateursde cetteOrganisation

Machines de cetteOrganisation

Interventions decette Organisation

La liste estclassée parOrganisation


3-8 Les Marques

Une Marque s'applique à une Machine, un Logiciel ou un Composant.

A partir de la table des Marques, vous pourrez donc accéder aux Machines, Logiciels ouComposants de cette Marque.

3-8-1 La table "Marques" (mode liste)

Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activantle bouton d'accès à la liste des Marques :

3-8-2 La fiche "Marque" (mode détail)

Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise à jour :

La liste estclassée parMarque

Le CodeInterne estgénéré parGparc

Créer unenouvelleMarque

Modifier ouconsulter laMarquesélectionnée

Supprimer laMarque(confirmationsexigées)

Machines decetteMarque

Logiciels decetteMarque

Composantsde cetteMarque

Machines de cetteMarque

Logiciels de cetteMarque

Composants decette Marque

Toutes lesrubriques sontoptionnelles


3-9 Les Types de matériels

Le Type permet de classer les Machines et les Composants.

Par exemple, le type "Micro de Bureau" regroupera des ordinateurs de marques et de puissancesdifférentes, mais qui ont le même usage général. Vous déciderez si vous définissez ou non unautre type pour les "Micro portable", si vous distinguez ou non le type "Imprimante laser" et"Imprimante jet d'encre". Etc.

Avec la version de démonstration de Gparc, un certain nombre de types est suggéré. A vous defaire du ménage si vous pensez qu'il y en a trop ou au contraire d'en compléter la liste.

3-9-1 La table "Types" (mode liste)

Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activantle bouton d'accès à la liste des Types :

3-9-2 La fiche "Type"(mode détail)

Elle est accessible parle bouton "Nouveau" oupar "Modifier" pourconsultation ou mise àjour :

Créer unnouveau Type

Modifier ouconsulter leTypesélectionné

Supprimer leType(confirmationsexigées)

Machines de ceType

Composantsde ce Type

Machines,Composantsde ce type


3-10 Les Tables internesDans la gestion des machines, la saisie d'un certain nombre de valeurs met automatiquement àjour les tables internes correspondantes. La gestion de ces tables peut se faire indépendammentpar le choix Tables du menu Fichiers de la fenêtre d'accueil ou par l'icône Tables de Gparc.

La fenêtre obtenue permet, par un menu déroulant, de choisir une table, il est alors possibled'ajouter, de supprimer ou de modifier ses éléments. Il est aussi possible de mettre à jourautomatiquement toutes les tables en fonction du contenu des fichiers.

Les tables ainsi accessibles sont :

Contexte NomEléments du parc Type de garantieEléments du parc – onglet Technique Processeurs

MémoireDisqueBus MachineTaille écran, type d'écranPrise réseau, type réseau, vitesse réseauEnvironnementHub/Switch

Eléments du parc / Composants, Logiciels dansles machines – onglet Contrat de maintenance

Période de maintenanceType de maintenance

Eléments du parc / Composants, Logiciels dansles machines – onglet Contrat de location

Période de locationType de location

Eléments du parc – onglet Contrat (autre) Type de contratEléments du parc – onglet Budget BudgetEléments du parc – onglet Divers SociétéElément de la fiche Logiciels Environnement

Fenêtre d'accueil,icône ou menuFichiers,choix Tables


Eléments de la fiche Intervention Catégorie d'interventionIntervenantsStatut (les valeurs Action en cours et Action finie doivent être conservées)Mots-clé InterventionsPriorité intervention

Elément de la fiche logiciel affecté auxmachines

Type de licence

4- Gérer les composants et logiciels - stocks

Le chapitre 3 décrivait les tables "Composants" (§3-3) et "Logiciels" (§3-4) de façon générale. En fait, cesdeux tables n'ont d'intérêt que pour suivre les mises à niveau de ces entités dans le cadre de leur utilisationsur des machines. Il est inutile de gérer un logiciel ou un composant jamais utilisé dans votre entreprise !N'hésitez pas à faire du ménage dans les tables.

Par le menu Fichiers de la fenêtre d’accueil de Gparc, choix Composants affectés aux matériels etLogiciels affectés aux matériels , vous pouvez gérer les composants et les logiciels en stock oueffectivement affectés à une machine. C’est en particulier la meilleure façon de mettre en stock , c’est-à-direde faire une affectation à la machine virtuelle 0 (zéro).

Permet de gérer lesstocks et les affectationsaux machines

OngletStockdisponible

Tous lescomposants

Les dernierscomposants

Critères

Voir le détail de lamachine correspondantà la ligne sélectionnée

page 48 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap04.docGérer les composants et logiciels - Stock

Deux onglets sont disponibles :• L'onglet Stock disponible regroupe tous les composants en stock, c'est-à-dire affectés à la

machine fictive 0 (zéro).• L'onglet Composants permet d'obtenir, par icône : tous les composants dans les

machines, les derniers composants rentrés, ou, par critère, une sélection de composants dansles machines. Les lignes apparaissant en vert correspondent à des composants en stock.

Une autre façon naturelle de gérer les composants et logiciels affectés à des machines effectives est departir de la fiche "Machine" : des icônes et des boutons permettent de traiter les fonctions : ajouter,consulter, modifier, supprimer, transférer, échanger.

chap04.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 49Gérer les composants et logiciels - Stock

4-1 Composants affectés aux matérielsLorsque vous saisissez une fiche "Machine", vous pouvez, par le bouton "Composants", endétailler la composition, en indiquant ses composants :

Extrait de la fiche détaillée"Machine du parc"(voir § 2-3)

Deux actions permettentd'accéder aux composantsde la machine

La liste des composants - onglet Composants - se présente ainsi :

L'onglet Stock disponible permet de prélever un ou plusieurs composants du stock pour lesaffecter à la machine en cours :

Accéder auxComposantsde cettemachine

NouveauComposant

Modifier /Consulter lecomposantsélectionné Supprimer le

composantsélectionné

Copier lecomposant decette machinedans une autre(voir § 4-2)

Transférer lecomposant decette machine versune autre(voir §4-2)

Transfert du composantsélectionné du stock surla machine en cours.

Transformer lecomposant enmachine


Le détail d'un composant installé dans une machine se présente ainsi :

4-2 Copier ou transférer un composant

Sur la liste des composants (page précédente), deux icônes proposent respectivement de Copieret de Transférer le composant sélectionné.

La Copie permet de reporter sur une autre machine ce composant, sans l'enlever de lamachine de départ.

Le Transfert correspond à une suppression dans la machine source avec un montage dans lamachine cible.Si le composant a été sélectionné dans le stock disponible et que le bouton "Transférer lecomposant sur la machine en cours" a été activé, la quantité en stock va être décrémentée, ou lecomposant supprimé s'il était unique, et être affecté à la machine en cours.

Boutons desélection dansla liste desvaleurs

Lesrubriquesproposéessont libres etoptionnelles

Les onglets "Notes", "Contrat demaintenance", "Contrat delocation" et "Divers" sontsimilaires aux onglets d'uneMachine (voir § 2-4)

Bouton desélection de lamachine cible

En tapant "0" (zéro),le composant seraaffecté au stock decomposantsdisponibles

Les rubriques "Machinecible" serontautomatiquementreportées après choixde la machine


4-3 Logiciels installés sur les matériels

Lorsque vous saisissez une fiche "Machine", vous pouvez, par le bouton "Logiciels", détailler leslogiciels qu'elle contient :

Extrait de la fiche détaillée"Machine du parc"(voir § 2-3)

Deux actions permettentd'accéder aux logicielsinstallés sur la machine

Cela n'a d'intérêt que sivous avez à gérer ladiffusion ou les versionsdes logiciels du parc, parexemple pour organiserles mises à niveaurequises

La liste des logiciels se présente ainsi :

Ce bouton permet d'ajouter un "nouveau logiciel pour cette machine". L'écran qui se présente (dutype montré page suivante) permet de sélectionner un logiciel existant par le bouton "Liste desvaleurs" (bouton "Choisir" puis bouton "OK")

Accéder auxLogicielsinstallés surcette machine

Nouveaulogiciel pourla machine

Modifier /Consulter lelogicielsélectionné

Supprimer lelogicielsélectionné

Copier, Transférer,Echanger le logiciel :voir §4-4


Transfert d'unexemplaire dulogiciel sélectionnédu stock sur lamachine en cours.


Le détail du logiciel installé dans une machine se présente ainsi :

L'onglet Compléments

.................

Cette onglet comporte en particulier les deux rubriques :Licence du logiciel réellement installé sur le post e : en effet, il est possible d’acheter deslicences d’une version (exemple Office XP/Pro) et d’installer une version précédente (exempleOffice 2000 Pro). On a donc besoin de suivre les versions réellement achetées et les versionsréellement installées. Une petite icône apparaît devant le logiciel dans le cas où il y aurait un écartentre la version achetée et la version installée.Logiciel d’origine ou la licence d’origine : cette rubrique permet d'avoir la trace de la licenced'origine achetée dans le cas d'achat multiple de licences. Lors de l’affectation à partir de ce"stock" de licences, Gparc conservera le numéro de la licence d’origine. Ceci est utile pour lagestion et la justification des licences car on a un numéro unique d’origine (=numéro d’inventaire)qui est ensuite distribué sur d’autres machines (mais en conservant la trace du départ).

L'état standard GP240 – Liste 32 – Ecarts entre logiciels installés et achetés, permet de contrôlerla gestion des licences installées par rapport à celles achetées.

Boutons desélectiondans la listedes valeurs

Lesrubriquesproposéessont libres etoptionnelles

Les onglets "Notes", "Contratde maintenance", "Contrat delocation" et "Divers" sontsimilaires aux onglets d'uneMachine (voir § 2-4)

Deux ongletsparticuliers sontdécrits au § 4-4.

OngletCompléments,voir ci-dessous.


4-4 La gestion des mises à jour des licences de log iciels :

On peut simplement mentionner en commentaires dans l'onglet Notes d'un logiciel qu'il est unemise à jour d'une version précédente et supprimer la version caduque.

Mais Gparc permet de gérer et conserver les mises à jour ascendantes (une mise à jour esttoujours moins chère qu'un achat de logiciel). Cela peut être utile pour fournir des justificationsauprès des éditeurs ou des organismes de contrôle.

Les deux onglets "Mise à jour de" et "Mise à jour par" permettent de gérer les mises à joursuccessives de logiciels en gardant les traces croisées, par exemple que Office 2000 est une miseà jour de Office 97 et d'autre part que Office 97 a été mis à jour par Office 2000.

Gparc gère automatiquement la relation croisée : si l'on renseigne que logiciel 2 est une mise àjour de logiciel 1, Gparc inscrira automatiquement que logiciel 1 est mis à jour par logiciel 2 et viceversa.

Une liste est proposée par le menu des impressions de la fenêtre d'accueil (Liste des mises àjour de logiciels ) : elle fournit avec précision toutes les mise à jours ascendantes et descendantesde logiciels. De plus, sur la liste des licences de logiciels, le nom du logiciel qui a été mis à jourpar un autre logiciel figure en couleur orange afin d'être plus facilement repérable.

Comment procéderOn peut donc choisir la mise à jour de l'un ou la mise à jour par l'autre, le principe restant le même.Nous décrivons ci après en détail comment renseigner que Office 2000 est la mise à jour de Office97 sur un poste donné. Les deux logiciels doivent préalablement être présents sur la machine, ondoit alors venir en mise à jour du logiciel Office 2000 de la machine.

Sélectionner l'onglet "Mise à jour de"

On obtient alors les logiciels déjà installés sur la machine en cours, sauf celui en cours de mise àjour afin d'éviter afin d'éviter des erreurs. Par le jeu des critères, il est toujours possible d'allerchercher le logiciel de mise à jour sur une autre machine.

Bouton de recherche :permet d'obtenir laliste des logiciels dansles machines


Rechercher,sélectionner le logicielmis à jour : ici, Office97 et "Choisir"


Gparc contrôle que le logiciel "mis à jour" n'a pas déjà été mis à jour. L'onglet "mise à jour de .." estdonc renseigné, il suffit de répondre OK sur la fiche Logiciel.

On peut vérifier que l'onglet "mis à jour par.." du logiciel Office 97 a bien été renseignéautomatiquement.

Dans la fenêtre de liste des licences de logiciels, le nom du logiciel qui a été mis à jour par unautre logiciel passe en couleur orange afin d'être plus facilement repérable.

4-5 Copier, transférer ou échanger un logiciel :

Sur la liste des logiciels (voir § 4-3), trois icônes proposent respectivement de Copier, deTransférer ou d'échanger le logiciel sélectionné.

La Copie permet de reporter sur une autre machine ce logiciel, sans l'enlever de la machinede départ. Si la machine cible est la machine "0" (zéro), cela correspond à une mise en stock.

Le Transfert correspond à une suppression dans la machine source avec un montage dans lamachine cible. Si la machine cible est la machine "0" (zéro), cela correspond à une mise en stock.

Enfin, l'Echange, utile par exemple en cas d'échange de disques durs, permet d'échangerl'ensemble des logiciels entre une machine et une autre.

Voici l'exemple du transfert du logiciel Gparc de la machine 49 (PC24) vers la machine27(PCBETTY).

1- Accéder aux logiciels de la machine 49 :

1 : Sélectionnerla machinesource

2 : Accéder auxlogiciels de lamachinesélectionnée


2- Activer l'icône de transfert pour Gparc

3- On obtient l'écran de transfert de logiciel :

4- Choisir la machine cible

1 : Sélectionnerle logiciel àtransférer

2 : Actionnerl'icône dedemande detransfert

Si l'on ne connaît pas le Codeinterne de la machine cible, ondemande la liste des machines

Si la liste estimportante, on peutse positionner par"rechercher sur"

1 : Sélectionnerla machine cible

2 : Actionner lebouton "Choisir"


5- Confirmer le transfert de logiciel

4-6 Gestion des stocks de logiciels et de composant s

La gestion des stocks de logiciels et de composants se traite exactement de la même façon. Lesexemples présentés traitent de la gestion du stock de logiciels, et en particulier la gestion delicences multiples pour un logiciel.Vous pourrez suivre exactement la même démarche en ce qui concerne le stock de composantsen nombre ou en exemplaire unique.

Logiciels/Composants affectés aux matériels

L'action précédente areporté les attributs dela machine cible

On aurait pu frapperdirectement "27"

Pour une mise en stockdu logiciel, il aurait fallufrapper "0" (zéro)

Il suffit maintenantd'actionner ce bouton

Passer par• La fenêtre

d'accueil deGparc,

• menu Fichiers,• choix Logiciels

affectés auxmatériels


Fenêtre Gestion des logiciels du parc - onglet "Sto ck disponible"

Cette fenêtre permet de :

• Voir d'un coup d'œil le nombre de logiciels/composants et le nombre total de licences ouexemplaires en stock,

• Afficher le tableau des logiciels/composants en stock, celui-ci peut être trié au choix par unsimple clic sur l'en-tête de chaque colonne,

• Rechercher l'existence d'un logiciel/composant,• Voir, modifier le détail d'un logiciel/composant, en particulier la quantité d'exemplaires,• Ajouter un nouveau logiciel/composant dans le stock,• Imprimer le tableau des stocks,• Transférer , copier du stock vers une machine réelle.• Regrouper des exemplaires d'un même logiciel (ou co mposant) en stock et provenant

de la même facture (même numéro de facture et même date d'achat) sous une seule fichelogiciel ou composant. En effet lorsque l'on achète par exemple une certaine quantité delicences d'un même logiciel, que l'on affecte certains exemplaires au fur et à mesure sur desmachines puis que l'on en repartit certains dans le stock, on se trouve avec plusieurs ficheslogiciel dans le stock alors qu'à l'origine c'est le même achat groupé. Cette fonction estégalement réalisée par le contrôle interne (cf. chap. 10-4)

Ajouterau stock

Voir,modifier ledétail

Transférervers unemachine

Imprimerle tableaudes stocks

Rechercherun logiciel

Regrouper leslogiciels de lamême facture


Ajouter un logiciel/composant au stock – icône

Un champ d'autorisation ou non d'avoir un stock négatif (par défaut Non) permet de faire plusd'installations opérationnelles que le nombre en stock et ainsi de prévoir les achats deréapprovisionnement pour régularisation.

Le logiciel fait maintenant partie du stock disponible et peut être transféré, exemplaire parexemplaire, sur une machine réelle ; la quantité en stock sera décrémentée automatiquement.

Transférer un logiciel/composant du stock vers un m achine réelle - icône :

Cette fonction peut être réalisée encore plus simplement depuis la machine de destination.Sélectionner le logiciel dans le stock disponible, activer l'icône Transférer

5- Les impressions

Gparc propose sur la plupart des écrans une icône d'impression. Ce chapitre décrit les principales options. Anoter : le menu "Outils" permet de choisir et de configurer l'imprimante à utiliser (accès à la fonction standardde Windows). L'icône "Configurer" a le même effet.

Laisserl'option duparc "libre".

Choisir lelogiciel àmettre enstock Indiquer le

nombred'exemplaires

Rempliroptionnellementles autresrubriques

Puis,OK

1- Choisir lemachine dedestination

2- Ajuster laquantité àtransférer

3- Transférer

autorisation destock négatif(N ou O)

chap05.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 5-61Les impressions

5-1 Le menu "Impressions"

Dans la fenêtre d'accueil de Gparc, vous disposez du menu "Impressions" :

Depuis la fenêtre d'accueil , l'état d'impression choisi portera sur la totalité des fichiersconcernés , alors que dans les autres contextes (requêtes, sélections, af fichage détaillé,etc.) , il portera sur la sélection en cours .

Les choix :• Les "Etats standards" sont détaillés au § 5-6• Parc en fiche, Parc en liste, Interventions (voir chapitre 6) et Utilisateurs se retrouvent sur

les onglets d'une même fenêtre à onglets,• Fournisseurs,• Liste des mise à jour de logiciels,• Liste des mots clé Interventions.

L'icône "Imprimer" ou le menu "Fichier – Imprimer" peuvent, dans d'autres contextes, activer lafonction d'impression de la même façon. Par exemple, sur la liste des machines du parc :

Cette icône vouspermet de choisiret de configurervotre imprimante

Ici, vouschoisissez letyped'impressiondésirée

Menu "Fichier"

puisun des choixd'Impression

Ou Icône"Imprimer"Ou bien

Icône"Impressiond'un Etatstandard"

page 62 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap05.docLes impressions

5-2 Impression du Parc en liste

5-2-1 L'onglet des options "Parc en liste"

5-2-2 Tri de la liste

Les boutons radio à gauche permettent de trier la liste àimprimer. Par exemple, par utilisateur.

5-2-3 Filtre de sélection

Les rubriques de filtrage sont dansl'ordre suivant :

1. Lieu2. Utilisateur3. Organisation4. Type5. Marque

Le bouton proposé à droite vouspermet un choix avec report depuisla liste des valeurs.Sur l'exemple, filtrage sur le lieu 1(siège)

Tri : § 5-2-2

Sélection : § 5-2-3

Requêteur : voirchapitre 8

L'export est unealternative àl'impression


5-2-4 Aperçu et impression

Vous pouvez demander avant impression physique un aperçu à l'écran, soit en pleine page (avecde petits caractères) soit agrandi (exemple ci-dessous)

Les colonnes présentées sont : Code, Identifiant, Marque, Dénomination, Type, Utilisateur,Numéro de série, Date d'achat, Organisation, Lieu, Prix, Mémoire, Processeur.Si l'aperçu est satisfaisant, recommencez l'opération après avoir coché "Edition sur l'imprimante".Pour une lisibilité complète, l'imprimante doit être configurée en orientation Paysage.

5-2-5 Exporter la sélection à imprimer vers un tabl eur

Si, au lieu de cliquer sur le bouton "imprimer", vous choisissez "Exporter", vous obtenez la fenêtresuivante :

Etablissez lesconventions dereconnaissance descellules

Vous pouvezsélectionner le chemind'exécution de votretableur

Cochez ici

Puis cliquez ici

Et vousobtiendrez,à l'écran :


5-3 Impression du Parc en fiches

Il existe deux façons principales d'imprimer le parc en fiches :

Soit vous désirez imprimer une série de fiches Machines, identifiables par leur Code interne (sousla forme "de nnn à nnn")Soit vous avez sélectionné une machine particulière et vous voulez imprimer sa fiche.

Des sélections plus fines sont possibles à l'aide du requêteur (voir chapitre 8) et ne sont pasdécrites ici.

5-3-1 Imprimer une série de fiches

Depuis la fenêtre d'accueil, en activant le menu "Impressions – Parc en fiches" (voir § 5-1), vousobtenez :

5-3-2 Imprimer une fiche particulière depuis une li ste de Machines

Cette fourchette devaleurs détermine lescodes internes desmachines à imprimer(ici, tout le parc)

Vous pouvez ou noncocher ces cases pourune fiche plus ou moinsdétaillée

Aperçus et impression :comme en mode liste(voir § 5-2-4)

Requêteur : voirchapitre 8

1 : Sur une liste duParc en mode liste,sélectionnez unemachine

2 : Puis cliquez sur lebouton "Impression d'unétat standard"

3 : Vous devrez choisird'imprimer la machinesélectionnée ou toutes lesmachines affichées, puis,choisir un état standard parmila liste proposée (La liste 19correspond à l'état Parc enfiche)


5-3-3 Imprimer une fiche particulière depuis L'affi chage détaillé

Aperçu d'impression d'une fiche (Liste 18,GP080 – Machine détaillée (logiciels et composants ) :

Vous avez affichéune machine duparc en modedétaillé (voir § 2-3) Cliquez simplement ici

pour retrouver la fenêtredu § 5-6 avec la liste desétats standards, enparticulier :

Fiche deParc

Composants

Logiciels


5-4 Liste des Utilisateurs

Vous pouvez imprimer la liste des utilisateurs en partant de la fenêtre d'accueil Gparc (menu"Impressions") ou en utilisant l'icône d'impression, sur une liste d'utilisateurs. L'onglet des options"Utilisateurs" est présenté :

Voici un exemple de liste d'utilisateurs, en mode "aperçu agrandi avant impression" :

Choisissezun ordre declassementde la listeVous pouvez demander

un aperçu ou lancerdirectementl'impression Cliquez

ensuite iciPour une liste affinée,avec possibilité derequêtes mémorisées,voir chapitre 8


5-5 Liste des Fournisseurs

Vous pouvez imprimer la liste des fournisseurs en partant de la fenêtre d'accueil Gparc (menu"Impressions") ou en utilisant l'icône d'impression, sur une liste de fournisseurs.

Le dialogue est plus direct que précédemment. Par exemple, en partant de la liste desfournisseurs, si vous actionnez l'icône d'impression :

Sur la liste desfournisseurs, vousavez cliqué ici

Vousrépondez àce choix

Par exemple, avecdemande d'aperçu,et "zoom pleinepage"

"Non" :impressiondirecte


Nom dufournisseur

Adresse

Personne àdemander(contact)

Téléphone

Fax

E-mail

Numéro(codeinterne)

Vous pouvezaussi utiliser lerequêteur : voirchapitre 8


5-6 Impression d'états standards

Ils sont accessibles• depuis la fenêtre d'accueil, menu Impressions (sur toutes les données du fichier à éditer)• via le requêteur (après visualisation du résultat et portent alors sur la sélection résultat).• Au cours des différents dialogues : détail ou sélections.

Ce sont :

L'état sélectionné peut être :• Vu en aperçu et imprimé,• Edité et sauvegardé en format HTML, RTF, XML ou pour fax

A noter que les états Liste 01, Liste 02, Liste 03 et Liste 04 affichent, pour chaque machine, leurprix avec prise en compte le cas échéant du cumul des valeurs des composants et/ou logicielsdans le prix total. Un total de toutes les machines est également effectué.


5-7 Impression d'étiquettes

L'impression d'étiquettes se fait à partir du requêteur (voir le chapitre 8). Cette fonction permetd'imprimer sur des étiquettes certaines rubriques sélectionnées, en vue par exemple de les collersur des machines ou des boîtes de logiciels.

Sur la fenêtre "Paramètres de la requête", outre les critères de sélection, mettre "Oui" pour lesrubriques que vous voulez voir figurer sur les étiquettes et "Non" pour les autres.

Puis sur la fenêtre de résultat de la requête, cliquez sur l'icône "Etiquettes" ,ou passer par le menu Fichier, choix Impression des étiquettes

La fenêtre "Impression d'étiquettes" permet de préciser les différents paramètres de dimensiond'étiquettes en fonction du format de papier.Le bonton Imprime affiche d'abord un aperçu écran , ce qui permet d'ajuster plus facilement lesdifférents paramètres.

Il est possible de générer des étiquettes à code-barres, à condition d'avoir sélectionné une seulerubrique lors de la requête (colonne "Voir") : la liste types de code-barres acceptés est accessiblepar combo-box :

Les codes "2 parmi 5" et "MSI" n'acceptent qu'unevaleur numérique, ce qui est le cas de l'identifiantinterne,

Les codes 39, 93 et 128 acceptent indifféremment unevaleur numérique ou une valeur alphanumérique, ce quiest le cas de l'identification.

Possibilité d'enregistrer lesparamétrages d'étiquettes(*.ETQ) afin d'avoir plusieursconfigurations de planchesd'étiquettes disponibles.


Exemples d'étiquettes :

à code-barres :

6- Le Help desk – Suivre les Interventions

Ce chapitre décrit une fonction très intéressante de Gparc : comment suivre les interventions de toutesnatures sur les machines, les composants et les logiciels. Même les actions de formation auprès desutilisateurs vont pouvoir être gérées. Vous pourrez répondre à des questions telles que :

- Combien de temps est-il passé en formation ?- Combien a-t-on d'interventions sur de l'assistance logicielle ? Etc.

6-1 Principes du suivi des interventions

6-1-1 Les Interventions

Une "Intervention" est l'exécution, en cours ou terminée, d'une "Opération".Les Interventions vont être saisies :

Soit à partir d'une MachineDans ce cas, l'intervention sera liée à la machine. Elle sera aussi liée à l'Utilisateur de lamachine. Par exemple, une mise à niveau de logiciel sera liée à une machine, mais pourraaussi être retrouvée en interrogeant les Interventions de l'Utilisateur.

Soit à partir d'un UtilisateurDans ce cas, l'intervention sera liée à l'Utilisateur, et à lui seul. Par exemple, une intervention de"Formation" sera typiquement liée à un Utilisateur. Elle ne sera pas retrouvée en interrogeant

page 72 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap06.doc

Le Help desk – suivre les interventions

les interventions de sa machine.

Soit à partir de la liste des interventionsDans ce cas, vous aurez à choisir non seulement le type d'opération, mais aussi la machineet/ou l'utilisateur.

Les demandes des utilisateurs finaux peuvent être facilitées par l'envoi de courriersélectroniques partiellement pré-renseignés automatiquement (Cf. § 6-4 de ce chapitre).

Vous pourrez affecter aux interventions un statut d'achèvement (en cours, suspendue, terminée)et interroger les interventions en fonction de ces statuts, d'une date ou d'une machine,…

6-1-2 Les Opérations

Une "Intervention" est créée à partir d'une "Opération". On appelle "Opération" une interventiontype.

Gparc vous propose en standard un certain nombre d'opérations types, que vous pourrez ajusterou compléter : Maintenance, installation de logiciel, formation d'utilisateurs, etc. Ainsi, vouséviterez de redéfinir tous les éléments au moment de la saisie des interventions.

Vous pouvez affecter aux Opérations un temps, un coût standard (modifiable au moment de lasaisie de l'Intervention). Il sera possible également de détailler les actions de l'opération, de ladécrire et de définir la méthode ou solution pour résoudre ou définir le travail à effectuer.

Ces descriptions seront récupérées au moment de la saisie de l'intervention.

6-1-3 Le Suivi

Il va être possible par exemple de suivre une machine à la trace si vous l'avez échangée entreplusieurs utilisateurs au cours du temps, dans la mesure où vous aurez saisi à chaque fois uneIntervention pour indiquer le changement d'utilisateur. Lorsque vous changez une machined'utilisateur, Gparc vous propose à cet effet de créer cette intervention.Bien sûr, vous pourrez suivre les Interventions liées à un utilisateur ou sur tout autre critère.

Vous pouvez imprimer, exporter, les interventions de date à date ou à partir du requêteur (voirchapitre 8). Ceci vous offre toutes les possibilités de choix dans vos critères de sélection.

chap06.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 73Le Help desk – suivre les interventions

6-2 Les Opérations types

La fenêtre d'accueil de Gparc vous propose d'accéder au fichier des opérations types :

6-2-1 La table des Opérations types (mode liste)

La liste des Opérations types est affichée :

Accès aux Opérations :

Par le Menu FichiersouPar l'Icône "Opérations"

La liste estclassée parOpération

Accès au détail :double cliquer ou"Modifier"



Sur la liste des opérations types, plusieurs actions sont proposées sur l'opération typesélectionnée :

L'expérience montre qu'il est préférable de disposer d'un nombre réduit d'opérations, d'un niveauassez général, la description plus détaillée pouvant être saisie au niveau de l'intervention, c'est àdire au moment de l'actualisation de l'Opération. Il sera ainsi plus aisé par la suite de regrouper lesinterventions. Le requêteur permet, lui, des recherches plus fines sur le détail des interventions.

Une liste type pourrait être par exemple :Changement utilisateurRésolution de problèmesIntervention matérielleIntervention logicielAssistance utilisateurInstallation matérielInstallation logiciel

6-2-2 La fiche "Opération type" (mode détail)

Le détail d'une opération type se présente ainsi :

Modifier, Supprimerl'opération typesélectionnée(confirmations exigées)

Créer unenouvelleopération type

Afficher la liste desInterventions autitre de cetteopération type



Si vous remplissez le temps standard (minutes) et le coût horaire, le Coût standard de l'opérationest calculé automatiquement.

6-3 Les Interventions

Une Intervention est l'exécution d'une Opération affectée à une machine et/ou un utilisateur. Sur lafenêtre d'une nouvelle intervention , vous devrez alors choisir non seulement le type d'opération,mais aussi la machine et/ou l'utilisateur.

La gestion des interventions est normalement faite par un administrateur. Gparc offre auxutilisateurs finaux des facilités pour transmettre leur demande par courrier électronique enrenseignant automatiquement certaines informations (Cf. § 6-4 de ce chapitre).

A l'aide du module d'importation des interventions en format structuré , il est possibled'alimenter le fichier des interventions. Cela peut être utile pour intégrer dans Gparc des saisiesfaites en dehors de Gparc (Cf. chapitre 11)

6-3-1 Créer une intervention

Vous pouvez créer une intervention à partir d'une machine, d'un utilisateur ou encore directement àpartir de la fenêtre de gestion des interventions (§ 6-1). Le principe est le même, par exemple, àpartir de la liste des machines du parc, sélectionner la machine, ou directement sur la fenêtre détaild'une machine, activer l'icône "Intervention" :

La liste des interventions de la machine est présentée :

Menu "Fichier –Interventions de lamachine"

Ou icône'Interventions dela machine"

Sélectionnerla machine

L'icône "NouvelleIntervention" permetd'obtenir la fiched'intervention à créer

Description duproblème et de lasolution relatifs àl'interventionsélectionnée.



La fiche d'Intervention à saisir est présentée :

On peut choisir l'opération type la plus appropriée pour l'intervention :

Choisir ensuite la machine (dont l'utilisateur apparîtra automatiquement) OU l'utilisateurd'affectation de l'intervention.

Certaines valeurs sont proposées par défaut mais peuvent être modifiées (après avoir choisi uneopération) :• Date et heure d'intervention : date et heure du moment de la saisie,• Intervenant : utilisateur de la machine sur laquelle on est en train de faire la saisie,• Statut : Action en cours,• Priorité : basse.

En premier lieu, choisir l'opération : la liste desopérations types est obtenue par ce bouton.

Les valeurs de l'opération choisie renseigneront lesrubriques correspondantes de l'intervention : temps,coût, description, solution, remarques. Ces donnéespeuvent être modifiées pour l'intervention en cours.

Choisir

Sélectionnerune opérationexistante

Ou, si nécessaire,créer une nouvelleopération type


Enfin, ajuster les diverses rubriques si nécessaire : les valeurs pouront être mises à jour au fur et àmesure de l'avancement de l'intervention, jusqu'au passage au statut "Action terminée" (les zonesgrisées sont renseignées automatiquement) :

Les rubriques de temps et durée de l'intervention ; il faut distinguer :Le temps réellement passé, exprimé en minutes, qui peut éventuellement servir de base defacturation,Et la durée, exprimée en jours entre l'ouverture de l'intervention et la date en cours ou la date àlaquelle on la termine.A l'ouverture d'une intervention, un compteur de temps se met automatiquement en marche. Sur"OK", Gparc propose le temps du compteur si aucun temps n'est indiqué ou d'ajouter le temps ducompteur à celui existant.Au passage au statut Action finie la date de fin est automatiquement renseignée ainsi que ladurée (nombre de jours entre date de fin et date de début).

La table des mots clés se met à jour automatiquement lors de la saisie d'un nouveau mot.Pour (re)construire cette liste, cliquer sur le bouton Reconstruire présent sur la fenêtre de gestiondes mots clés : les mots clés ne figurant dans aucune intervention seront supprimés, et ceuxprésents dans des interventions mais absents de la table seront ajoutés.

Liste des mots clésappliqués à l'intervention,choix par clic droit.

Champ indiquant l'état dela machine (sous garantie /maintenance)

Temps réellementpassé, sert pourcalculer le coût, enminutes et en HH h MM

Durée totale desdétails del'intervention, enminutes

Durée totale desdétails de l'intervention+ le temps réel, enminutes

La zone "Mots clés"vous permetd'accéder à la tabledes mots clés :choix, ajout, ...

Permet d'adresser par mailla fiche à l'utilisateur désigné

Permet d'adresser par mailla fiche au fournisseur, aumainteneur ou au prestatairede garantie.

Par défaut, date dela demanded'intervention (pascelle de laréalisation).

Durée, en jours, entredate du jour ou de fin(passage à Actionterminée) et date dedébut.



Pour alimenter les zones Mots clés de l'intervention avec des mots clés existants, placer le curseursur la zone à renseigner, puis afficher la liste par clic droit ou par l'icône spécialisée, il suffit alorsde choisir le mot clé.

Des boutons permettent d'accéder directement, s'il y en a, à la fiche du Mainteneur , duPrestataire de garantie , de la Machine et de l'Utilisateur de l'intervention ou à la Création d'unetâche .

Des icônes permettent d'adresser par mail la fiche d'intervention à l'utili sateur, aufournisseur, au mainteneur ou au prestataire de gar antie désigné. Elle permet la connexiondirecte à la messagerie. La zone d'adressage sera automatiquement remplie par l'adresseélectronique correspondante et un "coller" (CTRL+V) amène le détail de l'intervention dans le corpsdu message.

6-3-2 Les onglets de l'intervention

L'onglet GénéralContient au départ le descriptif de l'Opération qui peut être modifié et complété.

L'onglet Détail actions de l'interventionCet onglet apparaît sur la fiche d'une intervention déjà créée. Une intervention peut être étaléedans le temps et découpée en plusieurs étapes avec des intervenants différents et cet ongletpermet de créer, modifier ou supprimer des étapes pour une même intervention.

L'onglet Interventions récentesCet onglet fait apparaître l'historique des interventions liées à la machine et à l'utilisateur encours ; il est alors possible de les consulter sans sortir de la fiche en cours.

L'onglet DiversComme pour toutes les fiches, l'onglet Divers permet d'ajouter des rubriques dont le nom estparamétrable.

Ajoute, modifie uneétape à l'intervention

Supprime l'étapesélectionnée

Durée totaledes détails del'intervention


Choix du Statut , puiscliquer sur le bouton"Affiche tout le fichier"

6-3-3 Liste des interventions, recherches simples d ans les interventions

• Depuis la liste des interventions (Menu Fichers, choix Interventions ou icône de lafenêtre d'accueil, vous pouvez obtenir toutes les interventions,

• Depuis la liste des Utilisateurs, vous pouvez en sélectionner un, et actionner l'icône"Interventions",

• Depuis une fiche Utilisateur, vous pouvez actionner le bouton "Interventions",• De même sur la liste ou la fiche détail d'une Machine ou d'une Opération,• Voir aussi au chapitre 8 les requêtes plus complexes, à l'aide du requêteur.

Dans tous ces contextes, vous obtiendrez la liste des interventions demandées.Vous pourrez en créer de nouvelles, en supprimer ou les modifier (par exemple, passer uneintervention en statut "Terminé").

Depuis la fenêtre d'accueil de Gparc, vous pouvez demander directement la liste des interventions.Il est à noter que les interventions "En cours" sont surlignées en vert et que les interventions dontla durée n'a pas été mentionnée sont surlignées en rouge.Vous disposez de plusieurs critères de filtrage :

• Par son statut (Tous, Action en cours, Action finie, Action Non renseigné)• Par Machine• Par Utilisateur• Par Opération type• Par Utilisateur• Par Organisation• Par Dates• par mots clés• Par numéro d'intervention : à partir de tel numéro• et enfin par intervenant.

Lorsque l'intervention sera terminée, vous pourrez, par les mêmes accès, revenir à la fiched'intervention, afin de basculer le statut en "Action finie", et peut-être ajuster les coûts, durée, etc.

Les boutons "listedes valeurs" vouspermettent desélectionner uncritère de filtrage.

Filtrage par Mot clé,choix possible dansla liste des mots clésexistents.

Bouton Actionssur interventions

Nombrede lignesà afficher

Déclencherla sélection

Recherche enfonction de la datede relance.

Recherche surl'Intervenant Suivantmentionné dans lesonglets détails.Possibilité d'exporter la liste

affichée en formartXML, Excelou Word

Tris colonnespar clic surles titres decolonnes.



6-3-4 Actions sur le fichier des interventions

Le bouton "Actions sur interventions ou Le Menu Outils, choix Actions sur le fichier desinterventions active un module qui permet :

• De purger les interventions anciennes,• De forcer le statut "Action finie" sur des Interventions antérieures à une date donnée.

6-4 Aide aux demandes d'intervention par les utilis ateurs

La gestion des interventions est normalement faite par un administrateur. Gparc offre auxutilisateurs finaux des facilités pour transmettre leur demande par courrier électronique enrenseignant automatiquement certaines informations : adresse mail de l'administrateur, nom del'utilisateur signataire et informations sur sa machines si possible. Pour cela, l'utilisateur-administrateur, appelé Utilisateur de Référence, doit :• figurer dans la liste des utilisateurs, avec une adresse e-mail,• être défini comme "Utilisateur de Référence" (Paramétrage, onglet Interventions).

Deux possibilités s'offrent alors aux utilisateurs pour préparer leur message pré-rempli : à partir del'intranet ou en lançant le programme GPCLI.exe.

Plus de détails : voirparagraphe 10-3


6-4-1 Depuis l'intranet,Si un intranet du site a été construit, depuis la liste des Utilisateurs de l'intranet, un utilisateur peutcliquer sur l'hyperlien "Mail" figurant au bout de la ligne le concernant. Il sera directement connectéà un nouveau message à l'adresse de l'Administrateur de référence et signé de son nom. Reste àsa charge la description de l'objet de sa demande (voir aussi chap. 12, § 12-2).

6-4-2 Depuis le module client GPCLI.exeUn module client dont le nom d'exécutable est "GPCLI.exe" permet aux utilisateurs d'adresserune demande d'intervention sur une de leurs machines par courrier électronique , à l'utilisateurde référence.

Un nouveau message adressé à l'utilisateur de référence (voir paramétrage, onglet interventions)est proposé et comporte déjà des informations concernant l'utilisateur demandeur et sa machine.

Hyperlien deconnexion à lamessagerie

1- Sélection del'utilisateur demandeur

2- Le cas échéant,sélection de lamachine concernée

3- Lancer lademande



La messagerie est alors ouverte avec un nouveau message pré-renseigné, il suffit de le compléteravant de l'envoyer :

Complément d'installation, dans un contexte multiba se, ou si de données figurent dans undossier différent de celui des exécutables et DLL's .

Le module GPCLI.exe doit se trouver dans le dossier de la base dans laquelle figure l'utilisateurfinal. Il faut donc en faire une copie dans chacun des dossiers des différentes bases et fournir auxutilisateurs concernés le raccourci sur GPCLI.exe .

Et, uniquement pour les versions de Gparc inférieur es à 8.8.1 d'octobre 2004 ,Il faut joindre à GPCLI.exe les DLL's suivantes :• Wd75hf.dll• Wd75obj.dll• Wd75std.dll• Wd75vm.dll

Dans le contexte multibase, le choix d'installer GPCLI.exe, dans chacun des dossiers des basesest nécessaire car c'est un module client qui n'est pas destiné au gestionnaire de parc ou àl'administrateur. C'est le client qui s'adresse au gestionnaire et il n'a pas à choisir parmi les basesqu'il n'est d'ailleurs pas sensé connaître. Cela évite également des problèmes de confidentialitéd'une base à l'autre.

7- Le Planning – gérer les tâches prévisionnelles

Le Planning de Gparc est en fait une sorte de pense-bête, destiné à ne pas oublier d'effectuer certainestâches prévues. Par exemple :

- Ne pas oublier l'installation de sa nouvelle machine chez tel utilisateur, à telle date- Penser à former Martin à Intranet avant de le mettre en réseau- Chaque vendredi, faire une sauvegarde supplémentaire du Serveur- Etc.

Le point commun à ces "Tâches" est qu'il est nécessaire de les positionner dans le temps, comme lorsquenous annotons une page de notre agenda.

7-1 Principes du Planning

chap08.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 83Le gestionnaire de Requêtes

7-1-1 Les Tâches

Une "Tâche" est l'exécution prévue, cyclique ou une fois seulement, d'une "Opération".

Une Tâche ressemble donc à une Intervention (voir chapitre précédent), mais elle en diffère parquelques points importants :

Une Tâche est enregistrée pour une date d'exécutionCette date est en général future, et vous pourrez, de plus, la compléter par une "Date au plustard"

Elle peut être cycliqueUn gestionnaire d'agenda pourra vous alerter sur les Tâches à ne pas oublier aujourd'hui, soitparce que nous sommes au jour prévu, soit parce qu'elle tombe tous les deux mois ou toutesles semaines, et que nous sommes au jour d'exécution.

Un affichage automatique au lancement de Gparc est possibleVoyez à l'Annexe1 ("Onglet Planning") comment vous pouvez demander l'affichage des tâches duplanning au lancement de Gparc. Vous pourrez sélectionner ce tableau pour un intervenant et pourles x jours suivants.

L'affichage des Tâches en retard est immédiatUn bouton permet d'afficher les tâches en retard d'un simple clic, sur la liste des tâches.

Toutefois, l'analogie avec les Interventions n'est pas fausse, notamment pour les Tâches àexécution unique. Une fonction standard de Gparc vous permet même de générer une interventionà partir d'une Tâche, avec ou sans suppression de la Tâche à cette occasion.

7-1-2 Le Planning

Dans Gparc, le Planning est une liste de tâches. Des critères de sélection vont donc vouspermettre de préciser de quel planning vous avez besoin.

C'est pourquoi, même si la plupart des rubriques associées à une tâche sont optionnelles (sauf ladate), il est recommandé de renseigner celles qui pourront servir de critères de sélection duplanning :

La Date prévue pour la tâche (s'il s'agit d'une tâche répétitive, c'est la première date d'exécutionprévue)

L'Utilisateur concerné par la tâche.

L'intervenant (en général, un nom ou des initiales), désignant la personne qui s'en charge

page 84 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap07.docLe Planning – gérer les tâches prévisionnelles

7-2 Enregistrer les Tâches

La fenêtre d'accueil de Gparc vous propose d'accéder à la liste des Tâches :

La liste des Tâches est affichée :

Accès aux Tâches :

Par le Menu FichiersouPar l'Icône "Tâches/Planning"

Sur cet exemple,nous avons 5Tâches dans lefichier

Boutons permettant decréer, modifier,supprimer une Tâche duPlanning ou d'en créerune par copie.

Remarquer leboutond'affichage desTâches en retard

Passer à lagestion desinterventions

Imprimer leplanning

Champs pour saisied'un critère, puiscliquer sur le bouton"Rechercher"

Ce bouton informe qu'il y a des détails d'interventionsaffectés, en tant qu'Intervenant, à l'utilisateur d e Gparc , àl'exclusion des interventions ayant le statut "Action finie".Il permet d'accéder directement à la liste des interventionsconcernées par la fenêtre de gestion des interventions.

Il apparaît à condition d'avoir paramétré cette option (voirAnnexe 1, § 7).

chap08.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 85Le gestionnaire de Requêtes

La Tâche à saisir se présente ainsi :

Toutes les rubriquessont optionnelles, àl'exception du codeopération de la datede la Tâche

En cliquant sur cebouton, vous pouvezsaisir une date parsélection

1- Avec cecurseur,choisissezune année

2- Ici,sélectionnezun mois

3- Sélectionnezun jour.

page 86 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap07.docLe Planning – gérer les tâches prévisionnelles

Voici un exemple de Tâche complétée :

• Une tâche prévue "une seule fois " peut être transformée en intervention . On pourra alorscompléter la fiche intervention ainsi obtenue, en particulier sont statut (terminé ou autre). Lechoix est donné de supprimer ou non la tâche.

• La dernière exécution d'une tâche répétitive peut être mémorisée en tant qu'intervention.

Une opération type aété choisie

En renseignant la machine, lesrubriques associées (dontl'utilisateur) ont été rempliesautomatiquement

L'intervenant prévu estpar défaut l'utilisateur dela machine qui exécuteGparc

chapitre 8 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 87Le requêteur – Le gestionnaire de Requêtes

8- Le gestionnaire de Requêtes

Le requêteur (ou "Query" permet d'interroger tous les fichiers de Gparc, avec ou sans sélection dans lesfichiers. Il permet, avec des fonctions combinatoires ("et", "ou"), d'effectuer des sélections plus fines quecelles qui sont proposées dans les fenêtres d'affichage qui ont été vues jusqu'ici.Depuis septembre 2001, le requêteur a été entièrement refait afin d’accepter des jonctions entre fichiers etde rendre possible la modification de requêtes déjà enregistrées.

8-1 Accéder au gestionnaire des requêtes

La fenêtre d'accueil de Gparc vous propose d'accéder au gestionnaire des requêtes par le menu"Outils", choix "Gestionnaire des requêtes", ou directement par icône :

Les requêtes enregistrées, regroupées par fichiers, sont présentées sous forme de dossiersarborescents. Cette fenêtre vous permet différentes actions, en particulier :

Accès augestionnaire derequêtes par lemenu "Outils"

Créer unenouvelle requêtequ'il sera possibled'enregistrer ounon : § 8-2

Modifier la requêtesélectionnée : icôneou double clic ouMenu Modifier

Supprimer larequêtesélectionnée

Exécuterdirectementla requêtesélectionnée.

Cette icône, présente dans denombreuses fenêtres de Gparc, a lemême effet et permet à tout moment defaire une requête

Menu obtenupar clic droit

Créer unerequête parcopie

page 88 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chapitre 8Le requêteur – Le gestionnaire de Requêtes

8-2 Onglet "Fichiers" : choisir le(s) fichier(s) à interroger

L'interrogation sur un seul fichier est le cas le plus simple, mais il est possible d'exprimer unerequête sur plusieurs fichiers joints.Pour une meilleure compréhension des liens entre les différents fichiers de Gparc , vous pouvezconsulter les documents "Schéma.doc" et "Tables.doc" présents dans le dossier Gp-man\Modélisation du CD d'installation.

8-2-1 Interrogation sur un seul fichierChoisir le fichier à interroger

Après avoir donné un titre à la requête, choisir le fichier à interroger parmi la liste proposéedans le cadre "Sélection du fichier primaire". Par double clic le transfert est automatique surl’onglet suivant, "Champs de sélection". C'est suffisant à ce stade pour interroger un seulfichier, par exemple le fichier Parc Machines :

Cette action fait basculer sur l'onglet "Champs et sélection" (voir § 8-3)

8-2-2 Interrogation sur plusieurs fichiers liésChoisir les fichiers à interroger, fichier primaire et fichier(s) secondaire(s)

Pour interroger plusieurs fichiers, vous devez d'abord choisir le fichier primaire, commeprécédemment, puis un ou plusieurs fichiers secondaires pour chacun desquels une clé deliaison devra être adoptée.

Pour plus de clarté, nous allons suivre un exemple : nous voulons interroger le fichier desmachines, PARC, en liaison avec le fichier des utilisateurs, UTILISAT.

Etape 1 : choix du fichier primaireComme précédemment (§ 8-2-1), sélectionner le fichier primaire, puis double-cliquer ou bouton"Adopter fichier primaire".

Donner un titre à larequête (optionnel),en vue del'enregistrer

Choisir le fichier, ici PARC,puis double clic oubouton Adopter fichier primaire


Etape 2 : choix d'un fichier secondaire (premier ou suivants)Revenir le cas échéant sur l'onglet "Fichiers", puis sélectionner le fichier secondaire et cliquersur le bouton "Ajouter fichier secondaire" :

Etape 3 : Adopter une clé de liaison

S'il n'existe aucune clé de liaison permettant la jonction entre le fichier primaire et le fichiersecondaire choisi, le message suivant apparaît, répondre "OK". Vous devez alors revoirl'analyse de votre requête.

Sinon, le message suivant apparaît, répondre "OK" :

Sélectionner lefichiersecondaire,puis boutonAjouter fichiersecondaire


La clé de liaison unique ou la plus évidente est proposée automatiquement, il peut en existerd'autres. Vous avez donc à confirmer la clé choisie par le bouton Adopter fichier et clé. Cetteaction aura pour effet de rajouter, dans l'onglet "Champs et sélection", les rubrique du fichiersecondaire, et d'indiquer à Gparc la clé de liaison sur laquelle il devra se baser.

Etape 4 : sélection et choix des colonnesOnglet "Champs et sélection" : les rubriques des fichiers choisis, primaire et secondaire(s)apparaissent toutes. Vous pouvez exprimer vos critères de sélection et choisir les colonnesrésultat (§ 8-3).

Etape 5 : indiquer l'option de concordance entre les fichiers (Onglet Fichiers)

Confirmer ouchanger la cléde liaison, puisl'Adopter

Ici, autre clépossible :OGCLEUNIK(Organisation)

Par défaut, option Tous,mais on peut faire lechoix Concordant ouNon concordant


8-3 Onglet "Champs et sélection"

8-3-1 Choisir les colonnes à visualiser dans le rés ultat

Chaque rubrique, par par simple cochage dans la colonne "Voir", peutfaire ou non l'objet d'une colonne dans le résultat.

Trois boutons spécialisés permettent d'initialiser les options pour lavisualisation :

• les colonnes les plus utiles, Colonnes par Défaut ,• Toutes les colonnes,• Aucune colonne , sauf l'identifiantEnsuite, rubrique par rubrique, on peut choisir l'option inverse.

Par défaut, lors de la sélection d'une condition, l'option Voir demet automatiquement à OUI.

8-3-2 Introduire un (ou des) critère(s) de sélectio n

Par défaut tout le fichier sera présenté. L'introduction de critères réduira la résultat. Si l'on donneplusieurs critères, ils seront liés entre eux par le ET booléen.Description des différentes étapes :

Zone de recherched'une rubrique.La ligne trouvéedevient jauneLes lignes portant une

conditionapparaissent en vert


Désigner la rubrique à testerPour cela, un simple clic suffit dans lacolonne "Rubrique à tester", sur la ligneappropriée.On obtient automatiquement une liste deconditions de test possibles.

Ce sont :égal àdifférent desupérieur àsupérieur ou égal àinférieur àinférieur ou égal àentrecommence parne commence pas parcontient la chaînene contient pasliste = (séparée par ;)liste <> (séparée par ;)

Choisir la condition dans la listeEn cliquant par exemple "égal à" ou"commence par", vous obtenez le report dela condition correspondante, sans avoir à lafrapper.

Exprimer la Valeur testéeSi la rubrique est du type "Identifiant", alorsla valeur à tester est un code interne Gparc.Cela est indiqué par la mention "clic doit"dans la colonne Info Spot : la listecorrespondante va automatiquement êtreprésentée, mais vous pourrez toujoursla retrouver en plaçant simplement lecurseur sur la "Valeur testée" à remplir, eten faisant un Clic Droit.Sur la liste des valeurs obtenue, vouspouvez vous positionner rapidement parsaisie de la première lettre, il re reste plusqu'à sélectionner la valeur à reporter.

Si la rubrique n'est pas un code interneGparc, frappez directement la valeur,éventuellement en respectant le formatindiqué dans la colonne "Info spot".Respectez les minuscules et majuscules.

Par exemple : cliquer icipour une Interrogationsur le Type

Cliquer sur"égal à"

La condition est reportée

Positionnement rapide(ici, sur la lettre "D")

Sélection puis"Choisir"


Exprimer une Autre Valeur testéeIl se peut que deux valeurs soientintéressantes. Dans ce cas, répétezl'opération précédente dans la colonne"Autre Valeur", à droite de l'opérateur "ou"qui a du s'inscrire automatiquement : placerle curseur, puis frapper ou reporter aprèsDouble clic.

Par exemple, le critère double "Marque IBM (code 31)ou Compaq (code 59)" pourrait donner :

Exprimer une Liste de ValeursIl se peut que deux valeurs ne soient passuffisantes. La condition "liste (séparéepar ;)" permet de saisir une liste de valeursséparées par des points-virgules.Pour les rubriques Identifiant, le clic doit derecherche des fichiers liés fonctionne etcumule les choix en mettant un point-virgule.

Par exemple, s'agissant d'un critère de type date, onpeut en saisir plusieurs, séparées par un point-virgule :

Pour choisir la valeur à tester à l'exécutionPlutôt que d'indiquer la valeur à tester "endur", on peut, pour certaines rubriques,décider que le choix devra se faire aumoment de l'exécution.Par exemple, pour une requête donnée, onveut faire varier le résultat en fonction de lamarque, sans avoir à créer une requêtesimilaire autant de fois qu'il y a demarques. On peut alors mettre dans lazone valeur testée un point d'interrogation? ou le mot clé ?marq .A chaque exécution de la requête, Gparcaffiche alors la fenêtre de choix desmarques, il n'y a plus qu'à choisir dans latable.

Les mots clés sont ?parc ?type ?four?logi ?comp ?util ?orga ?marq ?lieu?oper ?inter respectivement pour unparamétrage sur les fichiers : parc, type,fournisseur, logiciel, composant, utilisateur,organisation, marque, lieu, opération,intervention.

Pour les autres rubriques, en saisissantquelque part un double point d'interrogation?? , il vous sera demandé à l'exécutionquelle valeur vous donnez au paramètre??. Exemple pour une date à choisir aumoment de la requête, à la place des "??"affichés à l'exécution de la requête, voussaisirez par exemple "20011025".

Enfin, Exécuter la rechercheAvant de l'enregistrer le cas échéant (§ 8-5-1)

A l'exécution :

A l'exécution :


8-4 La liste des réponses

Plusieurs actions sont possibles lors de la consultation des réponses à votre requête, certaines enactionnant directement le bouton approprié :

Les icônes décrites ci-dessous sont des raccourcis à toutes les possibilités offertes par les menusFichier, Edition ou Fonction :

Exporter les enregistrements sélectionnés : §8-4-1

Exporter en format XML

Exporter en format Excel

Exporter en format Word

Imprimer les Colonnes de la Requête" : §8-4-2

Imprimer en liste standard : §8-4-3

Imprimer la liste standard

Accéder aux statistiques sur les données sélectionnées

Modifier ou Supprimer "en Rafale" des enregistrements : §8-4-5

Editer des étiquettes : §8-4-6

Copier vers le presse-papier

Exporter en page HTML

Voir avec votre navigateur

Aller sur l'écran Parc machines : §8-4-8

Bascule de conversion des dates AAAAMMJJ ou JJ/MM/AAAA. L'option par défautest paramétrable (Paramètres, onglet Général)Calcule l'âge de l'élément sur la date d'achat

Accès aux tris multiples par niveaux

Statistiques sur les valeurs numériques : §9-6

Trier en cliquantsur l'en-têted'une colonne

Accéder à la fichedétaillée en doublecliquant sur uneligne


8-4-1 Trier le résultat

Vous pouvez le trier parclic sur un en-tête decolonne, un nouveau clicgénère le tri inverse

ou, pour un tri multiple,actionner le bouton

Le tri ainsi indiqué seramémorisé si vousenregistrez la requête

8-4-2 Exporter les enregistrements sélectionnés

Cette fonction est normalement utilisée pour déverser votre sélection dans un tableur.

En actionnant l'icône "Exporter", un premier choix, vous permet de préciser si vous désirezexporter les rubriques affichées par cette requête (réponse "oui") ou toutes les rubriques du fichier.

Ensuite, une fenêtre d'Exportation identique à celle déjà décrite au chapitre sur les impressions estprésentée (voir § 5-2-5)

8-4-3 Imprimer les colonnes de la requête

Ce choix vous propose d'abord un aperçu. S'il vous convient, l'impression est déclenchée.

S'il y a beaucoup de colonnes, l'impression risque d'être un peu tassée. Vous pouvez alorsreformuler votre requête en supprimant quelques colonnes (colonne "Voir" mise à "non" dans laformulation des critères) ou préférer l'impression en liste standard.


8-4-4 Imprimer en "liste standard"

Ce choix permet d'obtenir une impression en mode "liste" de la sélection (voir chapitre 5). Parexemple, comme sur l'aperçu ci-après :

8-4-5 Impression d'après un état standard prédéfini

Plusieurs choix d'états prédéfinis, dont la liste proposée dépend du fichier interrogé, permettentd'obtenir différents états d'impression. Les données imprimées porteront sur le résultat de larequête. Ces états sont également accessibles, pour la totalité des fichiers, par le menuImpressions de la fenêtre d'accueil.


8-4-6 Supprimer ou modifier "en Rafale" des enregis trements

Ce choix permet d'utiliser la puissance de le requêteur pour travailler sur la série desenregistrements sélectionnés.

Vous pouvez, au niveau d'une rubrique, saisir une valeur de remplacement. Cette valeur deremplacement sera reportée dans tous les enregistrements de la sélection (quelle que soit lavaleur précédente)

Vous pouvez aussi supprimer d'un seul coup tous les enregistrements de la sélection.

Bien sûr, cette manipulation ne doit être effectuée qu'avec beaucoup de précautions, depréférence après avoir fait une sauvegarde.

Gparc, de son côté, vous demande plusieurs confirmations avant d'exécuter le travail en rafale

8-4-7 Editer des étiquettes

Se reporter au § 5-6 du chapitre 5

8-4-8 Voir avec le navigateur, enregistrer en forma t HTML

Deux icônes permettent de voir la sélection avec le navigateur et de l'enregistrer en format HTML.

8-4-9 Aller sur l'écran Parc machines

L'icône , ou le choix Aller sur l'écran de gestion des machines du menu Fichier permet de voirla sélection directement sur la fenêtre de gestion des machines décrite au chapitre 2 (§ 2-2)


8-5 Les Requêtes enregistrées

8-5-1 Enregistrer une requête

Vous devez toujours commencer par Exécuter la requête avant de pouvoir l'enregistrer, que cesoit une nouvelle requête, ou une requête existante modifiée.

Fermez alors la fenêtre résultante et actionnez le bouton Enregistrer qui se trouve en bas den'importe lequel des quatre onglets. Une confirmation vous est demandée et, si vous avez oubliéd'exécuter la requête au préalable, il vous est demandé de la faire. De même, si vous n'avez pasencore donné de titre, il est encore temps de le saisir.

8-5-2 Exécuter une requête enregistrée

Les Interrogations enregistrées comme indiqué précédemment peuvent être accessibles depuis lapremière fenêtre de la gestion des requêtes (voir accès au § 8-1) :

Lorsque la requête sélectionnée est exécutée, vous obtenez la liste des réponses (voir § 8-4).

8-5-3 Modifier une requête enregistrée

Ce bouton permet de retrouver la formulation de la requête sélectionnée (§ 8-3) : les critères, leschoix qui peuvent être modifiés et enregistrés après nouvelle exécution de la requête.

Un simple clic surce bouton exécutela requêtesélectionnée

Bouton "Modifier"


8-6 Exemple de requête multifichier : les machines et leurs composants

Obtenir des machines avec leurs composants ou leurs logiciels est un besoin assez fréquentauquel les requêtes multifichiers peuvent répondre.

NB : il n'est par contre pas possible d'obtenir, par une même requête, des machines avec leurscomposants ET leurs logiciels.

Prenons l'exemple ou l'on voudrait avoir la liste des machines du parc et de leurs composants. Descritères pourront être exprimés sur les machines et/ou sur ses composants.

8-6-1 Choisir le fichier PRIMAIRE et le(s) fichier( s) SECONDAIRE(S)

Les fichiers ont entre eux des relations de 1 à N. Afin que le résultat puisse présenter autant delignes que les N éléments, c'est ce fichier qui devra être choisi comme fichier PRIMAIRE.

Le lien entre les fichiers se fait par l'identifiant qui est un numéro généré automatiquement parGparc à la création d'un élément dans un fichier. Dans les différents tableaux, le nom de ces "clés"est formé de deux lettres identifiant le fichier suivies de CLEUNIK

Dans le cas donné en exemple : 1 machine (fichier PARC) comporte N composants (fichierRELATCOM ). Le fichier RELATCOM devra être choisi comme fichier primaire, puis le fichier PARCajouté en fichier secondaire. Ceci permettra d'obtenir une ligne réponse par composant. Il estpossible également d'ajouter le fichier COMPOSAN comme fichier secondaire afin d'y choisir parexemple le nom du composant.

Fichier RELATCOM (composants affectés aux machines)

Numéro(identifiant de RELATCOM)

Numéro(identifiant de

PARC)Numéro

(identifiant deCOMPOSAN)

116

2114

4214

5112

8212

926


Fichier PARC (machines) Fichier COMPOSAN (Table descomposants)

Numéro(identifiant)Identification

1PC secrétaire

2PC Raymond

Numéro(identifiant)Composant Matériel

6Souris

12Clavier 102T

14Ecran 17"

Nous pourrons ainsi avoir comme résultat :

identifiantRELATCOM

Identification Composant Matériel

1 PC secrétaire Souris2 PC secrétaire Ecran 17"4 PC Raymond Ecran 17"5 PC secrétaire Clavier 102T8 PC Raymond Clavier 102T9 PC Raymond Souris


8-6-2 Etapes de création de la requête

1- Onglet Fichiers, choisir le fichier RELATCOM dans la colonne de gauche "Sélection du fichierprimaire" et cliquer le bouton "Adopter fichier primaire "

2- Retourner à l'onglet Fichiers, choisir le fichier COMPOSAN dans la colonne de droite "Sélectiondes fichiers secondaires " et cliquer le bouton " et cliquer le bouton "Ajouter fichier secondaire"

3- La clé de liaison proposée est l'identifiant de COMPOSAN, cliquer sur le bouton "Adopterfichier et clé "

4- Puis renouveler l'opération pour le fichier PARC : retourner à l'onglet Fichiers, choisir le fichierPARC dans la colonne de droite "Sélection des fichiers secondaires " et cliquer le bouton " etcliquer le bouton "Ajouter fichier secondaire"

5- La clé de liaison proposée est alors l'identifiant de PARC, cliquer sur le bouton "Adopter fichieret clé "

6- Sur l'onglet Fichiers, modifier si besoin les options de concordance : si le fichier secondairePARC est désigné comme "Concordant", les composants en stock, n'appartenant à aucunemachine ne figureront pas dans le résultat. Par contre avec l'option "Tous" il seront listés, sansmachine associée.

Options deconcordance


7- Sur l'onglet "Champs et sélection", exprimer les critères et choisir les colonnes résultats.

puis exécuter la requête avant de l'enregistrer.

8-6-3 Résultat de la requête

Le résultat va montrer les colonnes dans l'ordre de l'onglet "Champs et sélection", il est possible demodifier leur ordre et leur tri : par exemple déplacer en premier l'identification et la dénominationde la machine, puis le nom du composant et trier sur l'identification de la machine.

Fichiers dela requête

chap09.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 103Les Statistiques

9- Les Statistiques

L'outil "statistiques" de Gparc permet de synthétiser les chiffres significatifs du Parc et d'obtenir sous formegraphique des représentations visuelles très parlantes des diverses répartitions.

9-1 Le menu "Statistiques"

La fenêtre d'accueil de Gparc vous propose d'accéder aux Statistiques. De cette façon, lesstatistiques obtenues portent sur la totalité de données du fichier choisi.Elles sont également accessibles à partir du résultat d'une requête afin de les appliquer sur unsous-ensemble ; cette fonction est disponible seulement pour les requêtes sur le parc , lesinterventions , les logiciels ou composants d'une machine .

Accès auxstatistiques parle menu "Outils"

Cette icône, présente dans de nombreusesfenêtres de Gparc, en particulier aurésultat d'une requête, a le même effet.

Un choix de quatre ongletsvous permet de choisir le typede statistiques désirées

L'onglet "Statistiques du Parc"est proposé par défaut(voir § 9-2)

page 104 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap09.docLes Statistiques

9-2 Statistiques "Parc Machines"

9-2-1 Déclenchement du calcul

L'onglet de demande des statistiques "Parc Machine" se présente ainsi :

9-2-2 Choix des optionsAprès avoir actionné le bouton "Statistiques", vous obtenez :

1- Vous pouvez déjàlire quelqueschiffres significatifs

3- Cliquez ici. C'esttout pour l'instant.Passez à la figuresuivante

Répartition du parcpar fournisseur carle choix est"Par fournisseur"

En cliquant sur unautre choix, vousaurez la répartitioncorrespondante

Le bouton "Détail" vousdonnera la Liste desMachines pour la lignesélectionnée (ici, les 5machines du fournisseur"Espace Bureautique")

Ce bouton déclencherala présentationgraphique en fonctiondu choix

2- Choisissezla répartition

Il est possible de copiertoutes les lignes du tableaudans le presse-papier


9-2-3 Choix de la représentation graphique

Le type de graphique dépend du choix. Pour lesstatistiques de l'onglet "Parc des Machines", leschoix de répartitions possibles sont les suivante :

• Par Fournisseur• Par Type• Par Lieu• Par Marque• Par Processeur• Par Organisation• Par Société

En second lieu, vous disposez de différents typesde graphique : courbe, histogramme, secteur,nuage, histogramme 3D et secteur 3D.

Le bouton "Graphique" provoque la présentationgraphique

9-2-4 L'affichage graphique des statistiques

Par exemple, avec l'option "Secteur" une répartition du Parc Machines par Organisations :

Un menu contextuel par clic droit permet de définir le type de graphique, les polices, le quadrillage,l'enregistrement du graphique sous forme de fichier BMP ou WMF(qui prend beaucoup moins deplace) et d’en demander l’impression.

Menu obtenupar clic droit


9-3 Statistiques "Interventions"

L'onglet de demande des statistiques "Interventions" se présente ainsi :

L'affichage graphique donnerait ceci :

La répartition estobtenue encliquant sur"Statistiques"


9-4 Statistiques "Logiciels"Les statistiques portent sur les logiciels en stock ou affectés à des machines. L'onglet de demandedes statistiques "Logiciels" après activation de son bouton "Statistiques", se présente ainsi :

L'affichage graphique (histogramme) donnerait ceci :


9-5 Statistiques "Composants"

L'onglet de demande des statistiques "Composants" après activation de son bouton "Statistiques",se présente ainsi :

L'affichage graphique donnerait ceci :


9-6 Statistiques sur les valeurs numériques d'un ré sultat de requête

Lorsqu'un résultat de requête (cf. chap. 8) comporte des colonnes de résultatsnumériques, il est possible d'obtenir des statistiques sur ces valeurs (Minimum,Moyenne, Maximum, Somme et Ecart type). Il suffit de cliquer sur l'icône représentéeci-contre.

10- Fonctions techniques

Diverses fonctions de service sont proposées afin de faire de Gparc un outil fiable, même en cas d'incidentspouvant toujours se produire : destruction de fichiers, panne de disque dur, etc.

10-1 Sauvegarder et Restaurer

Gparc est un produit logiciel, fait à la fois de programmes qui vous ont été fournis par votre éditeuret de données que vous avez saisies. Il peut se produire un accident sur votre machine Gparc, etperdre tout ou partie de ces composants.

Si, dans ce cas, vous réinstallez Gparc, vous perdrez vos données propres. Pour éviter cela, lemieux est de procéder à des sauvegardes régulières, auxquelles vous ajouterez des sauvegardesexceptionnelles, par exemple avant d'installer une nouvelle version de Gparc.

10-1-1 Sauvegarde

Cette fonction stocke sur disquette, ou sur un emplacement de votre choix, les données saisiesdans la base de données Gparc. Il s'agit des fichiers du dossier Gparc suffixés ".fic " (fichiers) et".ndx " (index).

La Sauvegarde est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc :

page 110 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap10.docFonctions techniques

Lorsque vous activez la fonction de sauvegarde, un message vous demande de rechercher ou deconfirmer votre dossier pour sauvegardes :

En cas de sauvegarde sur A:\ il vous est demandé de préparer la disquette sur le lecteur A:

Si vous avez demandé la sauvegarde dans un dossier n'existant pas, on vous demande s'il doitêtre créé.

Vous serez averti lorsque la sauvegarde des fichiers sera terminée.

Accès à lafonction deSauvegarde parle menu "Outils"

chap10.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 111Fonctions techniques

10-1-2 Restauration de l'ensemble des fichiers sauv egardés

Cette fonction Restaure à partir d'une sauvegarde créée par Gparc l'ensemble cohérent desfichiers Gparc. Attention, il s'agit d'un "annule et remplace", qui écrase les éventuelles donnéesGparc existantes.

La Restauration est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc :

Lorsque vous activez la fonction de restauration, un premier message sous demande de saisirvotre répertoire de vos sauvegardes ; par défaut, le répertoire de votre dernière sauvegarde vousest proposé.

puis un message vous alerte contre une utilisation possible de Gparc par d'autres utilisateurs(Gparc installé en réseau) :

Ensuite, en cas de sauvegarde sur A:\ Gparc réclame la disquette de sauvegarde à lire :

Vous serez de toute façon averti lorsque la restauration des fichiers sera terminée.

Accès à lafonction deRestaurationpar le menu"Outils"


10-1-3 Récupération sélective à partir d'une sauveg arde

Cette fonction permet la récupération sélective d'enregistrements supprimés à partir d'unfichier de sauvegarde .

Elle est accessible depuis le menu Outils, choix Récupération sélective à partir d'une sauvegarde.

Attention : si la machine que vous voulez récupérer avait été supprimée avec ses logiciels et sescomposants, vous devrez rechercher les éléments à restaurer dans le fichier Machines, mais aussiles fichiers Logiciels dans machine et Composants dans machine.

1- Rechercher lechemin de lasauvegarde2- Choisir le fichier des

éléments à récupérer,puis Charger leséléments inéxistantsdans la base d'origine

3- Choisir leséléments àrécupérer etValider larécupération


10-2 Réindexer les fichiers

Les données saisies dans Gparc sont stockées dans les fichiers du répertoire Gparc suffixés".fic ". Par exemple, dans "LIEU.fic " pour la table des lieux.

Mais les accès à tel ou tel enregistrement nécessitent des fichiers complémentaires, les Index. Cesont les fichiers suffixés ".ndx". Par exemple, "LIEU.ndx " pour les index de "LIEU.fic ".

En cas de dysfonctionnement de Gparc, on peut supposer qu'il y a discordance entre ces deuxgroupes de données, et la fonction de réindexation reconstruit les index à partir des données. C'esttrès rapide.

10-2-1 Réindexation de tous les fichiers, depuis Gp arc

La Réindexation est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc fonction :

Lorsque vous lancez une réindexation, une confirmation vous est demandée :

Puis un second message apparaît :

Un message vous informe de la fin de l'opération.

Accès à laréindexationpar le menu"Outils"


10-2-2 Réindexation de tout ou partie des fichiers, depuis Gpoutil.exe

Il se peut qu'à la suite d'un incident en cours d'utilisation (problème réseau, coupure decourant, …), certains index ne soient plus en phase, en particulier ceux du fichier PARAM interrogédès le lancement de Gparc. Il devient alors impossible de rentrer dans Gparc.

La solution est alors de passer par le programme exécutable Gpoutil.exe que l'on trouve dans ledossier d'installation de Gparc.

La fenêtre suivante est alors présentée :

Les deux premiers champs indiquant le fichier d'analyse et le dossier des fichiers sont prérempliset normalement n'ont pas à être modifiés. Vérifiez tout de même le répertoire des données, aubesoin utiliser le bouton de recherche. En cas de multibase, on ne peut réindexer qu'une base à lafois.

Ensuite, sélectionnez tout ou partie des fichiers et cliquez sur le bouton "Réindexation des fichiers".Après confirmation la réindexation commence jusqu'à l'obtention du message "Réindexationterminée".


10-3 Actions sur le fichier des InterventionsCette fonction vous permet de faire "le ménage" des interventions qui ne présentent plus d'intérêt.Par exemple, liées à une machine qui n'existe plus ou qui sont de statut "terminé", avec une dateancienne.

Les Actions sur le ficher des Interventions est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc :

Lorsque vous lancez "Actions sur le fichier des Interventions", deux fonctions vous sont proposéesdans la même fenêtre :• Purger les interventions anciennes. Cette action aura aussi pour effet de supprimer les détails

d'interventions qui ne seraient plus rattachés à une intervention (suite à des suppressionsd'interventions en rafale par exemple),

• Forcer le statut "Action finie" sur des interventions antérieures à une date donnée.

Accès à lapurge desInterventions par lemenu"Outils"

Date de ruptureobligatoire :JJ/MM/AAAA

Choixrestrictifs

Le nombred'interventionstraitées sera affichéaprès exécution

Exécuter :confirmationsdemandées

Ou par cette icône, disponible dans la fenêtre de gestion des interventions

Accès à la tabledes Mots clés


10-4 Contrôler l'Intégrité de la base

Cette fonction ressemble un peu à la réindexation, puisqu'elle a pour but d'améliorer la qualité desinformations contenues dans les différents fichiers de la base. Mais le contrôle, s'il signaled'éventuelles anomalies, ne prend pas d'action correctrice.

L'icône est également présente dans d'autres fenêtres de Gparc.

10-4-1 Onglet "Types de contrôle"

Lorsque vous lancez la fonction de Contrôle d'intégrité, divers paramètres vous sont proposés surl'onglet Types de contrôles :

Accès au Contrôled'intégrité de la base parl'icône

ou par le menu "Outils"

Sur cet exemple :cochage "Numéro desérie non renseigné surle parc"

Puis en cliquant lebouton "Contrôle"

Cochagemultiple(mêmecomplet)permis

Le Contrôle d'Intégrité dela base est accessibledepuis la fenêtre d'accueilde Gparc


Onglet Types de contrôles, Remarques :

• Cochage Calcul des dates de reconduction des contrats + bou ton "Contrôle" : cettefonction fait une mise à jour des dates de début et fin de contrat (machines, logiciels etcomposants de machines) pour les contrats en tacite reconduction qui ont dépassé la datede fin. Les nouvelles dates sont recalculée et les éléments du contrat sont mise à jour.

• Zone "Exclusion de l'utilisateur de non affectation " :Cette zone sera renseignée si, par l'onglet Interventions du paramétrage, il a été saisi unUtilisateur de non affectation. Cet utilisateur est assimilable à une notion de stock pourcertaines machines du parc. Il ne sera pas pris en compte dans les contrôles portant sur lesuilisateurs.

• Contrôle interne : ce cochage permet de remettre automatiquement en phase certainséléments des fichiers, par exemple :a) le regroupement des exemplaires d'un même logiciel (ou composant) en stock etprovenant de la même facture (même numéro de facture, même date d'achat et mêmenuméro de série) sous une seule fiche logiciel ou composant. En effet lorsque l'on achète parexemple une certaine quantité de licences d'un même logiciel, que l'on affecte certainsexemplaires au fur et à mesure sur des machines puis que l'on en remet certains dans le stock,on se trouve avec plusieurs fiches logiciel dans le stock alors qu'à l'origine c'est le même achatgroupé. Le contrôle interne permet donc de regrouper ces fiches sur la première fiche saisiedans Gparc.Ces fonctions de regroupement sont également disponibles dans les fenêtres de gestion deslogiciels ou composants dans les machines.b) Suite à une importation de données : mise à blanc des dates invalides , calcul automatiquedes dates de fin (garantie, contrats...)c) interventions : mise à blanc de la date de relance si le statut est "Action finie ".d) Les détails d'intervention qui ne seraient plus rattachés à une intervention sont supprimés.e) les noms d'intervenant sont majusculisés .

10-4-2 Onglet "Résultats des contrôles"

Exemple de résultat, en cochant "Numéro de série non renseigné sur le parc", nous avons obtenula liste suivante sur l'onglet Résultat des contrôles :

...............

10-4-3 Bouton "Corrections"

Ce bouton permet de corriger certaines anomalies : logiciels et composants sans machinesexistantes qui peuvent être affectés au stock.

Pour imprimer laliste : présented'abord un aperçuécran

Configuration del'imprimante


10-5 Historique de Gparc (prêts et suppressions)

Cette fonction est utile pour consulter directement le fichier log consignant l'historique desdernières suppressions de machines ou de prêts de machines , à condition toutefois que leparamètre "Enregistrer les suppressions dans l'historique" soit positionné. (cf. Annexe 1) :

L'historique de Gparc est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc :

La liste des événements enregistrés dans l'historique est présentée ; on a la possibilité de chargerl'historique pour une période donnée, d'aller voir le détail de l'événement sélectionné, d'imprimer laliste affichée, de supprimer les événements objets de la sélection.

Accès àl'historique deGparc par lemenu Outils

Optiond'enregistrementdessuppressionsdans l'historique.


10-6 Mise à zéro des fichiers de données

10-6-1 Mise à zéro de tous les fichiers

C'est une fonction utile après la première installation de Gparc si l'on veut que la numérotationautomatique démarre à 1.

Attention : tous les fichiers de données en cours seront détruits, à part le fichier des paramètres(fichiers PARAM.FIC et PARAM.NDX).

La mise à zéro de tous les fichiers est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc :


10-6-2 Mise à zéro d'un fichier

La remise à zéro d'un fichier permet ensuite de faire une saisie ou un import dans un fichier vide,les identifiants internes seront alors calculés en partant de 1.

Attention : le lien entre des éléments provenant de fichiers différents se fait par l'identifiant interne.=> pour des éléments déjà référencés, l'attribution d'un nouveau numéro ferait perdre le lien. Il estdonc recommandé de procéder à des remises à blanc de fichiers seulement au démarrage deGparc, avant saisie ou import de machines effectives.Par exemple, si le numéro identifiant interne des types de machines devait changer, les machinesexistantes conserveraient le numéro d'origine qui a priori ne correspondra plus au même libellé.

Pour mettre à zéro un seul fichier, on doit passer par la fonction d'importation (Import Général) :

1. Menu Outils, choix Importation.

2. Choisir le fichier sur la liste proposée : composants, fournisseurs, interventions, lieux,logiciels, marques, opérations, organisations, parc, types, utilisateurs.

3. Se placer sur l'onglet "Défaire l'importation" :

puis cliquer sur le bouton "Remise à blanc complète du fichier Gparc en cours d'importation".

Après confirmation, on vous indique que le fichier est préalablement sauvegardé avec les suffixes.sic et .sdx et que l'on pourra en cas de besoin le renommer en .fic et .ndx.

Bouton "Remise àblanc complète dufichier Gparc en coursde sélection", ici LIEU

Onglet"Défairel'importation"


10-7 Synchronisation des identifiants avec Iparc

Cette fonction n'est utile que si l'inventaire des vos machines est assuré automatiquement parIparc, puis est importé dans Gparc.L'objet de la synchronisation des identifiants avec Iparc a pour but de maintenir, de façon quasi-automatique, la même valeur entre l'"identifiant pour gestion" Ipar c et l'"identifiant" Gparcpour une même machine, en cas de modification dans Iparc ou dans Gparc .

En premier lieu il s'agit d'activer le paramètre de synchronisation des identif iants avec Iparcpar le paramètre approprié sur l'onglet "Général" du paramétrage (Annexe 1, § 2).Pour que la synchronisation puisse fonctionner correctement dans les deux sens, elle doitégalement être activée dans Iparc (par le menu "Fichiers", "Configurer les échanges avec Gparc.

Si ces paramètres ont été activés, le dossier Synchro présent dans le dossier d'installation deGparc, recevra les changements d'identifiant effectués :• dans un fichier Ipgp.csv pour les modifications faites dans Iparc,• dans un fichier Gpip.csv pour les modifications faites dans Gparc.Ne pas modifier ces fichiers manuellement : ils sont gérés par les programmes.

Si le paramètre est actif dans Gparc, le choix "Synchroniser les identifiants avec Iparc"apparaît au menu "Outils" . Il suffit de lancer ce choix pour que les éventuels changements dansIparc soient automatiquement répercutés dans Gparc.

A l'inverse, au lancement de i.Parc , si celui-ci constate que des changements ont été effectuésdans Gparc, Iparc propose de modifier en conséquence les identifiants pour gestion concernés.

Dans ces deux cas le fichier .csv correspondant est copié dans un .bak avant d'être vidé.

10-8 Mise à niveau de la structure des fichiers de données

Si pour une raison ou une autre, à la suite d'une mise à jour de Gparc, les données n'avaient pasété modifiées en fonction de la nouvelle structure attendue, un message apparaîtrait à l'exécution.

Le détail du message d'erreur affiché à l'exécution serait alors du type suivant (attention, lesvaleurs des tailles dans le fichier sont inférieures aux valeurs dans l'analyse ) :

Erreur à la ligne 253 du traitement Initialisation de gparc.

Vous avez appelé la fonction HCréationSiInexistant.

La description du fichier logique <PARC> stockée dans l'analyse est différente de celle stockéedans le fichier physique <C:\AGPTEST\PARC>. Impossible d'accéder au fichier.

La taille de l'enregistrement du fichier <PARC> est différente de la taille décrite dans l'analyse :enregistrement de 3157 octets dans le fichier et 4324 octets dans l'a nalyse .

Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est différent du nombre de rubriques décrit dansl'analyse.

Les valeurs par défaut de certaines rubriques du fichier <PARC> sont différentes de celles définiesdans l'analyse.


La taille de la rubrique <NUMSERIE> est différente de la taille définie dans l'analyse : rubrique de31 octets dans le fichier et 51 octets dans l'analy se.

.........


Solution :Il est toutefois possible de mettre les fichiers de données au bon format pour la version 8 de Gparcà l'aide de l'exécutable GPOUTIL.exe (version minimum 7.3k du 05/07/2004), présent dans ledossier d'installation :

11- L'importation / l'exportation

Gparc permet l'importation de fichiers texte . Ces fichiers peuvent provenir d'une base de données, d'untableur ou autre logiciel. Les fichiers doivent être au format texte avec séparateurs de zones, c'est enparticulier le cas des fichiers CSV. Ces séparateurs peuvent être la tabulation (les zones sont séparées parle caractère TAB) ou tout autre séparateur, par exemple le point-virgule.

Gparc peut également importer des données capturées par iParc , logiciel d'inventaire automatique deparc, mais cela peut se faire de façon complètement automatique et transparente pour Gparc. L'exportationde l'inventaire iParc vers Gparc est alors téléguidée depuis en utilisant la fonction "Exporter l'Inventairepour Gparc" du menu Fichier.

11-1 Les différents modes d'importation

L'importation est accessible depuis le menu Outils , choix Importation . Deux modes sontproposés : l'Import Général et l'Import "structuré", l'import iParc étant assimilé au mode Import au"format structuré". Tout au long du chapitre, des précisions sont données selon qu'il s'agit du ModeGénéral ou du Mode Structuré . A priori l'import iParc est de préférence téléguidé depuis iParc(§ 11-2).

1- Rechercher ledossier des donnéesà mettre à jour.2- Sélectionner lesfichiers

Lancer la mise àniveau de lastructure desdichiers

chap11.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 123Site Intranet du parc

11-1-1 L'import général

Ce mode se caractérise par le fait que l'importation est guidée par le nombre et l'ordre descolonnes du fichier à importer. Sa description devra donc être paramétrée avec précision avantimportation.

page 124 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap11.docImportation / Exportation

11-1-2 L'import iParc ou l'import "structuré"

Ce mode se caractérise par le fait que l'importation est uniquement guidée par les libellés desen-tête des colonnes du fichier à importer. Les colonnes non reconnues sont ignorées.

11-2 Spécial Importations de données capturées par iParc

iParc, logiciel d'inventaire automatique de parc stocke dans ses propres fichiers les informationstechniques concernant les machines inventoriées, ainsi que celles de leurs composants et de leurslogiciels. La plupart de ces informations sont exportables vers Gparc : iParc permet l'exportation detout ou partie des machines accompagnées ou non de leurs composants et/ou logiciels. Il estégalement possible de filtrer les rubriques à exporter, si l'on veut garder dans Gparc la maîtrisede certaines rubriques normalement transmises par iParc.Cette fonction peut être complètement téléguidée depuis iParc, sans qu'il y ait à interve nirdans Gparc .

Mais il est possible de demander à iParc de seulement créer ses fichiers d'exportation , àcharge de Gparc de les importer.

11-2-1 Première étape : exporter depuis iParc

Dans iParc, utiliser la fonction Exporter l'Inventaire pour Gparc du menu Fichier. Cette fonctionécrit trois fichiers de données, dans un format qui sera reconnu par Gparc. Choisissez depréférence un chemin partagé pour ces fichiers.

Pour que l'importation dans Gparc se fasse automatiquement, cocher le choix "Connexiondirecte Gparc" : vous aurez alors à fournir (au moins la première fois) ou à confirmer :

• Le chemin d'accès de Gparc.exe (forme UNC recommandée),• La base cible (liste déroulante) en cas de Gparc Multibase• Vous avez aussi la possibilité de choisir les machines et les rubriques à exporter.

Ensuite, tout est automatique : iParc appelle directement Gparc en arrière plan, en luicommuniquant toutes les informations nécessaires.

Pour plus de détails, consulter le manuel iParc, chapitre 6, § 6-5.

En résumé,depuis iParc, on peut décider :• D'exporter des machines (toutes ou une liste de machines choisies) avec ou non leurs

composants et/ou leurs logiciels,• De filtrer ou non les rubriques à exporter,• D'appliquer des préférences pour les logiciels afin d'affiner la liste à exporter,• D'exporter avec connexion directe à Gparc : à ce moment les données exportées alimentent

automatiquement Gparc,• D'accepter les mises à jour ou seulement les ajouts.

11-2-2 Deuxième étape : importer dans Gparc

Uniquement si, dans iParc, la case "Connexion directe Gparc" n'a pas été cochée, Il fautprocéder à l'import iParc ou Import structuré décrit ci-après.


11-2-3 Synchronisation des identifiants entre iParc et Gparc

Depuis GparcL'onglet "Général" du Paramétrage de Gparc permet d'"Activer la synchronisation desidentifiants avec iParc".

Dans ce cas :

• Gparc écrit les changements d'identifiants de machines dans un fichier GpIp.csv créé dansle dossier Synchro de l'installation Gparc afin qu'iParc puisse mettre à jour de son côtél'Identifiant pour gestion de la machine correspondante.

• Gparc proposera de répercuter les changements d'identifiants pour gestion faits dans iParc - soit au moment de l'export iParc vers Gparc, - soit au lancement de Gparc, - soit manuellement par l'option "Synchroniser les identifiants avec iParc" activée dans lemenu Outils.

• Vous devez alors confirmer le traitement dans Gparc.

Depuis iParc

Pour que la synchronisation fonctionne dans les deux sens, elle doit également être activéedans iParc par le biais du choix "Configurer les échanges avec Gparc..." du me nuFichiers ; il faudra en particulier indiquer le chemin du dossier Synchro de Gparc.

• iParc inscrira alors les modifications d'identifiants pour gestion dans un fichier IpGp.csv .

• Et au lancement de iParc, il sera proposé de traiter les éventuels changements d'identifiantsinscrits par Gparc dans le fichier GpIp.csv du dossier Synchro.

Gestion des fichiers IpGp et GpIpLorsqu'un des fichiers IpGp ou GpIp .csv a été traité, il est renommé en .bak, et le .csv estsupprimé.


11-3 Spécial Import Structuré

Ce mode se caractérise par le fait que l'importation est uniquement guidée par les libellés desen-tête des colonnes du fichier à importer. Les fichiers suivants sont concernés :• Machines (PARC),• Logiciels affectés aux machines (RELATLOG),• Composants affectés aux machines (RELATCOM),• et Interventions (INTERVEN).

Il est possible d'importer de cette façon des logiciels et/ou des composants affectés à desmachines.Ce mode d'importation peut également s'avérer utile pour ceux qui gèrent leurs interventions àpartir d'un autre outil.

Les fichiers pour importation structurée doivent respecter un certain nombre de règles :• le nom des en-têtes de colonnes est impératif .• Pour les fichiers PARC, RELATCOM et RELATLOG, toujours renseigner la colonne

"Identification" qui permet de faire le lien entre les machines et leurs composants et logiciels :c'est la rubrique Identification de la fiche Machine .

• Les colonnes ne portant pas les noms qui suivent seront ignorées.• seuls les champs décrits dans les tableaux ci-dessous peuvent être importés en Import

Structuré.

11-3-1 Description du fichier des Machines, fichier PARC :

Nom de la colonne Rubrique dans la FicheParc

Autre fichier Gparcimpacté

(rubrique, FICHIER)

Exportépar

iParc

Identif ouIdentification

Identification de lamachine (unique)

oui

Marque Marque Marque, MARQUE ouiDenomin ouDénomination ouDenomination

Dénomination oui

Type Type de la machine Type, TYPE ouiUtilisat ou Utilisateur Utilisateur Nom, UTILISAT ouiFourniss ou Fournisseur Fournisseur Nom, FOURNISS ouiNumSerie Numéro de Série ouiAdrMac Adresse Mac ouiPrix Prix nonNumFact Facture nonDateAchat Date d'achat

(AAAAMMJJ)non

DateMiseService Date de mise en service(AAAAMMJJ)

non

FournisseurGarantie Prestataire de garantie Nom, FOURNISS nonDureeGar ou DuréeGar Durée de garantie

(nombre de mois)non

TypeGar Type de garantie Table Type degarantie

non

Lieu Lieu Lieu, LIEU nonOrganisation Organisation Organisation,

ORGANISAnon

Localisation Localisation non


Notes ou Commentairesou Commentaire

Notes, onglet Notes non

Memoire ou Mémoire (1) Mémoire, ongletTechnique

Table Mémoire oui

Process ou Processeur Processeur, ongletTechnique

Table Processeur oui

Disque (1) Disque, onglet Techniqueet onglet iParc

Table Disque oui

TypeEcran Ecran, onglet Technique Table Type d'écran nonTailleEcran Taille d'écran, onglet

TechniqueTable Taille écran non

Reseau ou Réseau Reseau, ongletTechniqueRenseigner par Oui, Nonou rien

oui

Typres ou TypeReseauou TypeRéseau

Type réseau, ongletTechnique

Table Type de réseau non

VitesseReseau ouVitesseRéseau

Vitesse réseau,onglet Technique

Table Vitesse réseau non

TypePrise Type de la Prise deconnexion réseau, ongletTechnique

Table Prise réseau non

Adrip Adresse réseau,onglet Technique etonglet iParc

oui

NomPoste Nom du poste dans leréseau,onglet Technique

oui

Bios Bios, onglet Technique ouiBus1 Bus1, onglet Technique Table Bus machine ouiBus2 Bus2, onglet Technique Table Bus machine ouiBus3 Bus3, onglet Technique Table Bus machine ouiBudget Budget, onglet Budget Table Budget nonNumDossier Numéro de dossier,

onglet Budgetnon

Société ou Societe Société, onglet Divers Table Sociétés ouiMotPasse Mot de passe de la

machine, onglet Diversnon

GateName Nom de la passerelle,onglet iParc

oui

DomRes Domaine réseau, ongletiParc

oui

SubNet Adresse du Subnet Mask,onglet iParc

oui

DefImpName Nom de l'imprimante pardéfaut, onglet iParc

oui

DefImpPort Port de l'imprimante pardéfaut, onglet iParc

oui

ServPack Niveau du service Pack,onglet iParc

oui

EnvMach Environnement logiciel,onglet iParc

oui

11-3-2 Description du fichier des Logiciels affecté s aux machines, fichier RELATLOG :

Nom de la colonne Rubrique dans la fiche Autre fichie r Gparc Exporté

(1) Mémoire et Disque doivent être exprimés en chiffre uniquement, en MegaOctets, sans mentionnerl'unité qui sera ajoutée par Gparc. Par exemple : Disque = 128 dans fichier d'importation donnera 128MOdans Gparc et Mémoire = 18700 donnera 18,7Go


Logiciel d'une machine pariParc


Parc (identification de lamachine du logiciel)

Identification, PARC oui

Nom Logiciel Nom, LOGICIEL ouiVersion Version Version, LOGICIEL ouiMarque Marque Marque, MARQUE ouiEnviron ouEnvironnement

Environnement Environnement,LOGICIEL

oui

Fourniss ouFournisseur

Fournisseur Nom, FOURNISS oui

Notes ouCommentaires ouCommentaire

Notes,onglet Notes

oui

DateAchat Date d'achat du logiciel(AAAAMMJJ)

non

NumFact Numéro de facture nonNumSerie ouNumSérie

Numéro de série dulogiciel

non

DateMiseService Date de mise en servicedu logiciel (AAAAMMJJ)

non

DureeGar ouDuréeGar

Durée de garantie(nombre de mois)

non

Prix Prix du logiciel nonQantite ou Quantité Quantité = nombre

d'exemplairesnon

Société ou Societe Société d'appartenance(onglet Divers)

Table Sociétés non

NumContrat Numéro de contrat delicence du logiciel

non

TypeLicence Type de licence du logiciel nonServicePack Niveau du service pack du

logicielnon

11-3-3 Description du fichier des Composants affect és aux machines, fichier RELATCOM :

Nom de la colonne Rubrique dans la ficheComposant d'une

machine

Autre fichier Gparc Exportépar

iParc


Parc (identification de lamachine du composant)

Identification, PARC oui

Nom Composant Composant,COMPOSAN

oui

Marque Marque Marque, MARQUE ouiType Type de composant Type, TYPE ouiFourniss ouFournisseur

Fournisseur Nom, FOURNISS oui

Notes ouCommentaires ouCommentaire

Notes,onglet Notes

oui

DateAchat Date d'achat ducomposant (AAAAMMJJ)

non

NumFact Numéro de facture nonNumSerie ouNumSérie

Numéro de série ducomposant

non

DateMiseService Date de mise en servicedu logiciel (AAAAMMJJ)

non

DureeGar ou DuréeGar Durée de garantie(nombre de mois)

non

Prix Prix du composant non


Qantite ou Quantité Quantité = nombred'exemplaires

non

Société ou Societe Société d'appartenance(onglet Divers)

Table Sociétés non

11-3-4 Description du fichier des Interventions, fi chier INTERVEN :

Nom de la colonne Rubrique dans la ficheIntervention

Autre fichier Gparc

Opération Nom de l'opération Identification,OPERATIO

Date Date de l'interventionn,(AAAAMMJJ)

Heure Heure de l'intervention (HHJJ)Temps Temps passé en minutesDateFin Date de fin de l'intervention

(AAAAMMJJ)CoutHeure Coût horaireCoutIntervention Coût supplémentaireNumParc (2) Numéro unique de la

machine concernée dans leparc

Numéro, PARC

IdentParc (2) Identifiant unique de lamachine concernée dans leparc

Identification, PARC

Utilisateur Utilisateur Identification, UTILISATOrganisation Organisation Identification, ORGANISAIntervenant Intervenant Table IntervenantsDateEnvoi Date d'envoi de la machine

(AAAAMMJJ)DateReception Date de réception de la

machine (AAAAMMJJ)Statut Statut (Action en cours, Action

finie, ...)Table Statut desInterventions

Description Description du problèmeCommentaire Solution proposée et/ou

apportéeRemarque Remarque concernant

l'interventionDateRelance Date de relance (AAAAMMJJ)Société Société concernée par

l'interventionTable Sociétés

FicExterne Chemin du fichier externeassocié

Catérorie Catégorie Table Catégorieintervention

Priorité Priorité de l'intervention Table Prioritéintervention

11-4 Description de l'importation de fichiers

Elle est activée par le Menu Outils, choix Importation.

(2) Pour rattacher l'intervention à une machine choisir une des deux rubriques NumParc ou IdentParc


La fenêtre présentée est décrite au § 11-4-2.


11-4-1 Caractéristiques du fichier d'importation

Le fichier en import doit être au format texte , .txt ou .CSV, avec séparateurs de zones. Cesséparateurs peuvent être la tabulation (les zones sont séparées par le caractère TAB) ou toutautre séparateur, par exemple le point-virgule.

Les dates doivent être de la forme AAAAMMJJ .Les prix doivent être fournis dans la devise de référence .Certaines rubriques ont des valeurs particulières :

Fichier Nom de rubrique Valeur apparente Valeur internePARC En service En Service

Hors Service12

PARC Connecté réseau OuiNon

ON

INTERVEN Statut Action en coursAction finieNon renseigné

Action en coursAction finieNon renseigné

Pour l'importation en mode structuré, les libellés d'en-têtes de colonnes est imposé, l'onglet"Dictionnaire" permet d'en consulter la liste pour chacun des fichiers.

11-4-2 Choix du fichier de destination

Les importations à destination du Parc, des Logiciels des machines, des Composants desmachines et des Interventions peuvent bénéficier de l'Import Structuré, plus simple, à conditiond'avoir nommé leurs colonnes strictement avec les libellés attendus (ce qui est naturellement lecas en ce qui concerne les fichiers d'exportation iParc).Voir descriptions § 11-3-1, 2, 3 et 4.Pour les autres fichiers, passer nécessairement par l'Import Général

Vous devez donc en premier lieu choisir le fichier pour import et éventuellement son mode(pour le Parc, les Interventions).Attention si vous devez importer plusieurs fichiers, l'ordre d'importation est important afinque les relations entre fichiers s'établissent automatiquement : vous devez importer :

ImportGénéral

ImportsStructurés(iParc ounon)


• d'abord Type, Lieu, Marque, Fournisseur, Organisation, Opération,• puis Composant, Logiciel, Utilisateur,• puis Parc,• ensuite Intervention,• et enfin, pour les imports Structurés Logiciels des machines et Composants des machines.

11-4-3 Choix du fichier à importerDésigner le fichier à importer dans le cadre correspondant Import Général ou ImportStructuré / Import iParc :

Sur la fenêtre Importation de fichier obtenue, quel que soit l'onglet sur lequel on est placé, onpeut choisir le fichier à importer, le voir et le modifier le cas échéant. Gparc se souvient dudernier fichier importé.

11-4-4 L'onglet Explications

Cet onglet permet de consulter les explications et les avertissements à connaître.

Bouton derecherche dansl'arborescence

Bouton permettant de voir, etéventuellement de modifier lefichier sélectionné


11-4-5 L'onglet Dictionnaire

Cet onglet concerne les imports structurés ; il liste, pour chacun des fichiers que l'on peutimporter en "import structuré", la liste des rubriques avec l'en-tête de colonne reconnuautomatiquement.

11-4-6 L'onglet ParamétrageImport Général

Onglet Dictionnaire,concerne les importsstructurés.


Import structuré ou iParcLes choix de paramétrage sont simplifiés car Gparc reconnaît la structure des données iParc :

L'onglet Paramétrage permet de choisir les paramètres généraux, en cohérence avec le fichierà importer :

Dans tous les cas :� Indiquer le séparateur utilisé : soit le caractère de tabulation, soit un autre caractère, le

point-virgule par exemple,

� Fichier PARC. Met à jour la machine si existe déjà : cette option permet la mise à jour demachines déjà présentes dans Gparc. Les machines sont reconnues par leuridentification : si une machine existe déjà, ses rubriques comportant une valeur dans lefichier d'import seront mises à jours, sinon, la machine sera ajoutée.

Import général seulement :� Importer ou non le premier enregistrement qui est quelques fois un en-tête,

� Conversion OEM vers ANSI (dans le cas de fichier provenant d'un logiciel sous DOS, afinde gérer les caractères accentués),

� Ignorer ou non les dates invalides (la date pour Gparc doit avoir le format AAAAMMJJ, parexemple 20031231).

� Fichier PARC. Mettre à jour l'utilisateur pour le lieu de la machine.

� Fichier PARC. Mettre à jour l'utilisateur pour l'organisation de la machineces deux choix permettent de créer ou mettre à jour le lien entre l'utilisateur d'une part etl'organisation et/ou le lieu d'appartenance de la machine d'autre part.

Import Structuré et iParc :� Fichier PARC : interdire ou non l'importation d'enregistrements sans identifiant de

reconnaissance. Sans identifiant, Gparc en génère un qui ne pourrait pas être reconnu encas de nouvel import en mise à jour pour la même machine.

� Fichier PARC. Mettre à jour le champ Disque (capacité disque) dans l'onglet Technique.

� Fichier PARC. Mettre à jour l'adresse IP dans l'onglet Technique.

En effet si la Capacité Disque et l'Adresse IP sont présents dans le fichier structuré et que l'on a choisi deles importer, ils mis à jour d'office dans l'onglet iParc de la fiche machine et l'on peut choisir ou non de lesmettre à jour dans l'onglet Technique. Dans l'onglet iParc, un message signale s'il existe un écart entre lesadresses IP des deux onglets.


11-4-7 L'onglet Importation

Import GénéralNous décrivons ci-après l'importation de machines (fichier PARC, Import Général ). L'import desautres fichiers en Import Général est comparable. Le but est d'obtenir dans la colonne de droiteChamps choisis, la description exacte du fichier d'importation : la liste des rubriques doit refléterexactement le nombre et l'ordre des colonnes du fichier à importer.

1. Choisir le fichier d'importation : il est possible de le visualiser et de le modifier par la bouton"Voir/Modifier le fichier" (§ 11-4-3).

2. Choisir les paramètres généraux sur l'onglet spécialisé (§ 11-4-6)

Choisir dans la colonne de gauche les rubriques de la base de données du parc à importer : lespasser dans la colonne de droite afin qu'elles décrivent exactement le fichier d'import : il estimpératif que le nombre et l'ordre exact des champs du fichier d'import soient respectés.

Note sur les imports d'Interventions : la liaison entre la machine et l'intervention se fait sur lechamp Identifiant du fichier Parc, il est appelé PARC dans la liste des champs du fichierIntervention.

3. Enregistrer les paramètres et la description d'importation afin de ne pas les perdre.

4. Importer les données en cliquant sur le bouton jaune Importer fichier non iParc.

Gparc crée un identifiant si vous ne lui en fournissez pas un au moment de l'importation. Celui-cisera automatique et de la forme IMPAAAAMMJJn, par exemple IMP200306010

Lors de l'importation de machines, les enregistrements des fichiers annexes sont automatiquementcréés, par exemple si une marque n'existe pas, Gparc l'insère dans le fichier des marques. Il en estde même pour les utilisateurs, les organisations, les lieux, les types, etc. ...

1- Choisir le fichier en import.

2- Choisir les paramètresgénéraux. (§ 11-3-6)

3- Décrire les champsimportés : nombre etordre exact descolonnes

4- Enregistrer lesparamètresd'importation

5- Importer le fichier


Import Structuré ou

Si vos données proviennent d'un inventaire automatique exécuté par ou si vous utilisez l'ImportStructuré, l'importation dans Gparc est simplifiée au maximum. La reconnaissance des champs àimporter se fait automatiquement sur le libellé des en-têtes de colonnes : la colonne de droiteChamps choisis reflète les colonnes du fichier à importer dont les en-tête de colonnes ont étéreconnus. Les colonnes non reconnues sont ignorées.Vous pouvez cependant ajuster la liste de la colonne de droite (Champs ch oisis) au cas oùvous ne voudriez pas rapatrier dans Gparc certaines rubriques du fichier à importer.

Après avoir choisi vos paramètres d'importation (§ 11-4-5), il suffit alors de cliquer sur le boutonvert Importation automatique.

11-4-8 L'onglet Compte rendu d'importation

Gparc vous donne un compte-rendu de l'importation. Celui-ci peut être imprimé ou exporté.Concernant le fichier PARC, les machines importées sont repérées automatiquement, sur l'ongletCompléments, avec la date d'importation, la mention "/MAJ" est ajoutée s'il s'agit d'une mise à jour.

11-4-9 L'onglet Défaire l'importation – Remise à bl anc du fichier en cours de sélection

Pour le fichier PARC, si le résultat n'est pas conforme à ce que vous attendez, un onglet permet dedéfaire les importations précédemment effectuées, éventuellement sur le critère de date.

Cet onglet permet également d'effacer tous les fichiers ou le fichier en cours de sélection, afin derepartir avec une numérotation automatique à partir de 1. Cette fonction est délicate (suppressiondu ou des fichier(s) en cours; les liens existant entre fichiers peuvent être perdus).Voir le chapitre 10, § 10—6 pour plus de détail.


11-5 L'exportation

Il est possible d'exporter tout ou partie du parc.Pour exporter tout le fichier PARC, passer par le menu Outils , choix Exportations .Le gestionnaire de requêtes permet des exportations beaucoup plus puissantes de chacun desfichiers.

Passer par le gestionnaire de requêtes afin de sélectionner le fichier et les éléments à exporter(voir chapitre 8). Puis, sur la liste obtenue, choisir le menu Fichier | Exportation, ou cliquerdirectement sur l'icône Exportation.

Vous pouvez alors lancer l'exportation.

Choisir le cheminde l'exécutable dutableur


12- Site Intranet du parc

Par le menu "Outils", l'option "Création du site Intranet" permet de créer un Intranet Gparc pour interrogationà partir d'un espace Intranet de l'entreprise. Gparc construit des pages HTML sur le parc dans un répertoiredédié. Cette fonction peut intéresser en particulier l'équipe de maintenance/hot line du service micro qui peutinterroger à distance les fiches machines à travers l'Intranet de l'entreprise.

12-1 Construction du site Intranet

Elle est activée par le Menu Outils, choix "Création du site Intranet du parc".


Les renseignements à fournir sont les suivants :• Le dossier dédié à cet Intranet qui hébergera les pages HTML du site Intranet de Gparc,• Le nom de la page HTML "menu",• Option "copier les machines de l'utilisateur de non affectation" (utilisateur exprimant la notion de

stock),• Option "Mettre les statistiques générales dans le menu" : la réponse OUI génère et affiche sur

la page menu le comptage des machines, utilisateurs, logiciels, composants et interventions.

• La couleur de fond par défaut de l'intranet est bleu clair. Mais il est possible d'en choisir uneautre par le bouton "Choix de la couleur de fond". Cette option est particulièrement intéressantedans le cas du multibase : chaque base peut avoir sa couleur et sera plus facilement repérable.

La construction du site intranet peut prendre plusieurs minutes selon la taille du parc. Elle génèredes pages "statiques" qui ne seront mises à jour qu'à la prochaine construction. Les pagesIntraGP_*.htm existantes sont alors remplacées.

12-2 Intégrer et Voir le site intranet du parc

Vous pouvez voir l'intranet du parc depuis le menu Outils, choix Voir le site Intranet du parc, maisle but est de l'intégrer dans un menu Intranet plus général.

Dans le source de votre menu général, vous devez indiquer les chemin et nom de la page menu del'intranet Gparc, par exemple :

Page menu de l'Intranet Gparc :


Vous pouvez maintenant consulter les listes accessibles depuis le menu. Des liens existent entreles différentes tables, ce qui permet de naviguer aisément dans le parc, de voir le détail de chaqueélément et par exemple, à partir d'un logiciel, d'obtenir la liste des machines sur lesquelles il estinstallé, etc.

La fonction Rechercher d'Internet Explorer permet à tout moment de retrouver un mot dans la pageen cours d'affichage :

Note : Demande d'intervention par email . : A partir de la liste des Utilisateurs de l'intranet, unutilisateur a la possibilité d'envoyer un email à l'Utilisateur de Référence, s'il y en a un deparamétré (menu Paramétrage, onglet Interventions). Le message est pré rempli à l'adresse del'Utilisateur de Référence et signé de l'utilisateur demandeur. La saisie de la fiche Interventionreste à la charge de l'Utilisateur de Référence en charge du Help Desk.



12-3 Construction automatisée de l'intranet du parc

Pour mettre à jour régulièrement l'intranet du parc, sa reconstruction peut être automatisée parle planificateur de tâches Windows . Il suffit de programmer la commande "Gparc32.exe/Intranet " pour que Gparc la démarre à la période prévue. Il est recommandé de construire unepremière fois le site en passant par Gparc, afin de renseigner les différents paramètres, et enparticulier d'indiquer le dossier de réception du site. Les mises à jour se feront alors en aveugle.

12-3-1 Cas général : une seule base

Par le Poste de travail de votre station par exemple, ouvrir le dossier système "Tâchesplanifiées", l'assistant Tâche planifiée permet :• de sélectionner Gparc32.exe, sur le serveur le cas échéant, à l'aide du bouton "Parcourir".

En fonctionnement réseau, préférez le chemin exprimé selon la syntaxe UNC à partir duvoisinage réseau du type \\NomServeur\NomPartage\….

• puis d'indiquer la périodicité désirée,• en cochant Propriétés avancées, ou par la suite en mise à jour, vous devrez compléter la

ligne "Exécuter" de l'onglet Tâche par la saisie du caractère blanc suivi de la mention"/INTRANET" (attention : mettre un blanc entre Gparc32.exe et /INTRANET)

Onglet "Tâche" du planificateur de tâches :

Chemin completde l'exécutableGparc32.exe,suivi d'un blancet de /intranet

Sur les postes NT, compte relatif àl'exécution de la tâche. Attention : si, àl'instant planifié, l'ordinateur étaitconnecté au titre d'un autre utilisateur, latâche ne pourrait s'exécuter.

Chemin completdu dossier quicontientl'exécutableGparc32.exe


Onglet "Planification" du planificateur de tâches ; il permet de modifier la périodicitéd'exécution, par exemple :

12-3-2 Cas d'une gestion multibaseSi vous gérez plusieurs bases distinctes, pour générer automatiquement l'intranet de chacuned'elles, vous devrez créer autant de tâches planifiées que de bases.

Le paramètre "/INTRANET" décrit au paragraphe précédent doit être complété afin que le choixde la base soit "transparent".

/INTRANET BASE= dossier de la base Gparc PATH=dossier de l'intranet PAGE=nom de lapage menu

avec :BASE=dossier de la base Gparc à prendre en compte, avec son chemin complet (*)

PATH=dossier devant recevoir les pages de cet intranet avec son chemin complet (*)

PAGE=nom de la page HTML "menu" dans le dossier indiqué au paramètre PATH (il n'est pasutile de mentionner l'extension .HTM)

(*) En fonctionnement réseau, le chemin doit être exprimé selon la syntaxe UNC (UniversalNaming Convention) du type \\NomServeur\NomPartage\…

Par exemple :\\ntserveur\root\Gparcres\Gparc\Gparc32.exe /intranet BASE=\\ntserveur\root\Gparcres\GparcPATH=\\ntserveur\root\Gparcres\Gparc\Intranet1 PAGE=GPIntranet

Pour distinguer du premier coup d'œil une base telle ou telle base, vous pouvez attribuer àchacune d'entre elle une couleur de fond différente . Il suffit pour cela, au titre d'une base dechoisir la couleur de fond : menu Outils, choix "Création du site intranet du parc" et de choisirune couleur de fond particulière par le bouton "Choisir la couleur de fond". Elle sera prise encompte lors de la prochaine génération du site, manuelle ou automatique.

chapitre 13 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 145Gestion des contrats

13- Gestion des contrats

La gestion des contrats est évoquée dans les différents chapitres concernés, des contrats de maintenanceet de locations pouvant s'appliquer à des machines mais aussi à leurs composants et logiciels. Ce chapitredocumente en détail les éléments des différents types de contrats ainsi que leur gestion centralisée.

13-1 Les Types de contrat

13-1-1 Le contrat de maintenance

• L'onglet "Contrat de maintenance" décrit ci-dessous est présenté sur les fiches suivantes :• Machine,• Composant affecté à une machine ou en stock,• Logiciel affecté à une machine ou en stock.

Les différentes rubriques proposées sont :• La date de début et la durée en mois, la date de fin est alors calculée automatiquement.

Si la date de début n'est pas renseignée, le calcul de la date de fin est impossible et apparaît à01/01/1900Si la date du jour est supérieure à la date de fin, la date de fin apparaît en rouge,

• Le mainteneur : il provient du fichier des Fournisseurs,• Informations sur le préavis, le numéro de contrat,• La périodicité de facturation, le type de location : pour chacun de ces champs, un menu

déroulant permet de choisir parmi une table déjà établie, la saisie d'un nouveau type viendraenrichir la table qui peut être gérée par ailleurs (sur la fenêtre d'accueil, accès par l'icônespéciale ou par le menu Fichier, choix Tables).

Un bouton permet d'effacer tous les champs.

13-1-2 Le contrat de location

L'onglet "Contrat de location" décrit ci-dessous est présenté sur les fiches suivantes :• Machine,• Composant affecté à une machine ou en stock,• Logiciel affecté à une machine ou en stock.

page 146 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chapitre 13Gestion des contrats

Les différentes rubriques proposées sont :• La date de début et la durée en mois, la date de fin est alors calculée automatiquement.

Si la date du jour est supérieure à la date de fin, un avertissement de couleur jaune apparaît surl'écran (voir exemple du contrat de maintenance présenté ci-dessous),

• Le loueur : il provient du fichier des Fournisseurs,• Informations sur le préavis, le numéro de contrat,• La périodicité de facturation, le type de location : pour chacun de ces champs, un menu

déroulant permet de choisir parmi une table déjà établie, la saisie d'un nouveau type viendraenrichir la table qui peut être gérée par ailleurs (sur la fenêtre d'accueil, accès par l'icônespéciale ou par le menu Fichier, choix Tables).

• Un bouton permet d'effacer tous les champs.

13-1-3 contrat (autre)

L'onglet "Contrat", comparable aux deux autres, permet de gérer un 3e contrat.

13-2 Suivi des contrats

L’icône ci-contre est proposée dans la fenêtre d’accueil de Gparc ainsi que dans la fenêtre de"Liste du Parc". Elle offre un accès rapide aux machines, composants ou logiciels pourlesquels il existe un contrat de maintenance (voir § 13-1-1), de location (voir § 13-1-2) ou"Autre" contrat (voir § 13-1-3). La même fonction est obtenue depuis la fenêtre d’accueil par lemenu "Fichiers" choix "Contrats du parc" :La fenêtre offre une présentation en deux tableaux.

13-2-1 Sélection des contrats à visualiser

• par le types d'éléments sur lesquels ils portent (machines, logiciels, composants) et partypes de contrats (location, maintenance, autre)

• et par leur date d'expiration : on peut saisir une date, le nombre de jours est alors calculéautomatiquement, ou inversement saisir un nombre de jours et la date est calculée.

synthèse Critères depositionnementdans la liste

Critères de sélectiondes contrats àcharger et afficher.

Lancer le chargement descontrats correspondant auxcritères de sélection

détail


Par exemple, si l'on est le 27 janvier 2004 etque l'on saisit 60 comme nombre de jours,on aura rapidement la vision des contratsarrivant à échéance d'ici le 27 mars.

Après le cochage ou la saisie des différents critères poursélection, cliquer sur le bouton "Charger les contrats ".Par défaut machines, logiciels et composants sont cochés et iln'y a pas de limite de date, tous les contrats seront doncchargés et affichés.

13-2-2 Tableau de synthèse des contrats sélectionné s

C'est la partie supérieure de la fenêtre. Les contrats de location / maintenance sélectionnésobtenus au chargement sont regroupés par prestataire et numéro de contrat .Chaque colonne peut faire l'objet d'un tri. Il suffit d’un clic sur l’en-tête d’une colonne ("Prestataire","N°Contrat", etc.) pour classer la liste en ordre c roissant (ou décroissant, en cliquant une secondefois) sur la colonne choisie.

La saisie du prestataire ou du numéro decontrat, ou seulement de leurs premierscaractères, permet de se positionnerrapidement dans la liste , la première lignecorrespondante est surlignée en vert .Une ligne que l'on a sélectionné par doubleclic est surlignée en bleu foncé et fait l'objetdu tableau "détail".

13-2-3 Tableau détail de la ligne de synthèse sélec tionnéeIl est présenté sur la partie inférieure de la fenêtre, chaque ligne porte sur un élément (machines,logiciels, composants) du contrat sélectionné.

Voir,Modifier

Accéder à la fiche machine, composant ou logicielSélectionnez une ligne et cliquez sur l’icône ci-contre (ou double-cliquez surla ligne utile) : Vous accéderez directement à l’onglet "contrat demaintenance" ou "contrat de location de la fiche Machine, Composant ouLogiciel.

Trier

Tri de la liste : il suffit d’un clic sur l’en-tête d’une colonne ("Utilisateur","Prix", etc.) pour classer la liste en ordre croissant (ou décroissant, encliquant une seconde fois) sur la colonne choisie.


13-2-4 Impressions proposées

Imprime le détail de tous les contrats (Attention, cette impression peutêtre importante et longue).

Imprime la liste des contrats (synthèse affichée).

Imprime le détail du contrat sélectionné.

13-3 La fenêtre d'analyse des contrats - Actions à prévoir

Ce bouton, présent sur la fenêtre de gestion des contrats, permetd'accéder à la fenêtre d'analyse des contrats.

Cette fenêtre permet de détecter les dates de préavis des contrats en tacite reconduction ouceux dont la rubrique "Tacite reconduction" n'est pas renseignée ; sont exclus ceux dont larubrique "Tacite reconduction" est explicitement renseignée à "N".Pour déclencher une analyse des fichiers commencer à choisir une période en terme de date oude nombre de jours à partir de la date du jour, choisir également les types de contrats, puis cliquersur le bonton "Analyse des contrats".

Remarques concernant le détail ou l'analyse des contrats :

• Les dates de préavis et dates de fin dépassées figurent en rouge.

• Si le calcul de la date de fin, et par là de la date de préavis, est impossible (date de débutabsente), les dates de préavis et de fin sont mises à 01/01/1900 pour attirer l'attention.

Choisir la période dedétection des préavis ainsique les types de contrats

Déclencher la recherche

2

1

Critères depositionnementdans la liste


13-4 Le bouton "Synthèse des contrats"

Ce bouton, présent sur la fenêtre de gestion des contrats, permetd'obtenir une fenêtre de synthèse des contrats du parc (sans ledétail). Elle regroupe, les contrats chargés selon la sélection choisie ;sont listés, par contrat, le type de contrat, les dates de début et fin, lenombre de machines, etc. Une impression est disponible.

13-5 Le bouton "Modifier en rafale"

Ce bouton, présent sur la fenêtre de gestion des contrats, permet demodifier en rafale les éléments de la fiche (machine, logiciel oucomposant) des lignes affichées du contrat sélectionné.Veillez à charger les contrats d'un seul type de matériel (Machines,logiciels ou composants)

Par exemple, pour les contrats sur les machines, si on répond Oui :


\\Serveurtse\Applications\GPARC\Documentation\chap14.doc

Annexe 1 - Paramètres de personnalisation

Certains fichiers de Gparc peuvent faire l'objet d'une personnalisation, afin par exemple de se conformer aumieux à votre propre organisation

1- Accès aux personnalisations

L'accès aux personnalisations est accessible depuis la fenêtre d'accueil de Gparc :

En activant la fonction de paramétrages personnalisés, une série d'onglets détaillés dans lespages suivantes est proposée :

1. L'onglet "Général", proposé par défaut, personnalise votre installation, les en-têtes types pourimpression, la société d'appartenance par défaut, etc.

2. L'onglet "Sécurité" permet de restreindre l'accès à Gparc, notamment en mode réseau.3. L'onglet "Machine" offre surtout des possibilités de personnalisation de rubriques banalisées,

pour les fiches de Matériel4. L'onglet "Composant des machines" offre surtout des possibilités de personnalisation de

rubriques banalisées, pour les fiches de Composants en stock ou affecté à une machine5. L'onglet "Logiciel des machines" offre surtout des possibilités de personnalisation de rubriques

banalisées, pour les fiches de Logiciels en stock ou affecté à une machine.6. L'onglet "Planning" détermine le déclenchement automatique ou non de l'affichage du

planning.7. L'onglet "Interventions" permet de déclencher des Interventions automatiquement, lors de

certains événements.8. L'onglet "Devises" permet de choisir une devise de références et de faire de convertir les

valeurs monétaires..

Accès auxparamètres depersonnalisationpar le menu"Fichiers"

Accès équivalentpar cette icône,proposée dansd'autres fenêtresde Gparc

annex1.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 151Annexe 1- Paramètres de personnalisation

9. L'onglet "Utilisateurs" permet la personnalisation de rubriques banalisées, pour les fiches dufichier des Utilisateurs.

10. L'onglet "Fournisseurs" permet la personnalisation de rubriques banalisées, pour les fiches dufichier des Fournisseurs.

11. L'onglet "Composants général" permet la personnalisation de rubriques banalisées, pour lesfiches du fichier des Composants.

12. L'onglet "Logiciels général" permet la personnalisation de rubriques banalisées, pour les fichesdu fichier des Logiciels.

13. L'onglet "Informations générales" permet de stocker des informations non structurées diverseset de rattacher trois fichiers externes.

Sur tous les onglets :

2- Onglet "Général"

Si l'on paramètre une société par défaut alors qu'il y a un parc existant, pour attribuer cettesociété à toutes les machines dont la rubrique société n'est pas renseignée, il faudra passer lescontrôles internes (Menu Outils, Choix Contrôle d'identité de la base, cochage Contrôles internes).

Le paramètre Activer la synchronisation des identifiants avec Ip arc n'est utile que sil'inventaire des vos machines se fait automatiquement par Iparc, puis est importé dans Gparc. Il va

Personnalisationimpressions

Afficher l'arborescence du parc au départ,sur la fenêtre d'accueil------------------------------------------------------Détermine si Gparc affiche d'abord la fenêtred'accueil ou directement la liste du Parc------------------------------------------------------Activer/désactiver le mini menu par clic droit

Société d'affectationdes machines pardéfaut

Par défaut (recommandé),monobase, exécutables etdonnées dans le même dossier.Données dans un autre dossieret MULTIBASE : voir Annexe 3

Ferme aprèsvalidationdes saisies

Fermer sanssauvegarde dessaisies

Format d'affichagepar défaut dans lesrésultats de requête

page 152 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk Annex1.docAnnexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc

permettre de synchroniser les identifiants de machines d'un logiciel à l'autre en cas dechangement.Pour que la synchronisation puisse fonctionner correctement dans les deux sens, elle doitégalement être activée dans Iparc (par le menu "Fichiers", "Configurer les échanges avecGparc").Le § 10-7 du chapitre 7 documente plus précisément son fonctionnement

Le paramètre Nombre d'éléments à afficher avant d'envoyer un mes sage de confirmationd'affichage s'applique aux machines, logiciels, composants et interventions : il permet dedéterminer le seuil à partir duquel Gparc demandera confirmation d'afficher la totalité de lasélection demandée (par défaut 500).

3- Onglet "Sécurité"

Deux parties : Protection d'accès à Gparc et Protection sur l'écriture des fichiers.

Si vous n'utilisez pas Gparc en réseau, le plus simple est de prendre la première option ouéventuellement la seconde. Dans ce cas, ne perdez pas les mots de passe !

Avec l'option de sécurité proposée en troisième choix, vous pouvez mettre en œuvre une gestionfine des droits d'accès, utile si plusieurs personnes partagent la gestion du Parc. La fenêtre ci-dessous est en effet proposée :

Avec le choix 2, il fautrenseigner les deuxmots de passe

Le choix 3 est plus complexe :voir page suivante

Choix 1 : par défaut

Pour arrêter automatiquement Gparc,saisir une heure, sinon mettre 00:00

Activationd'un mot depasse surles mots depasse desmachines(voir notrepagesuivante).


Pour chaque fichier il est possible de paramétrer un niveau de droit :• 1 = Lecture seule,• 2 = Ecriture et mise à jour,• 3 = Ecriture, mise à jour et suppression,• 9 = Tous les droits (niveau maximum d'autorisation). A noter que l'utilisateur SUPERVIS a tous

les droits, en particulier sur le fichier de Paramétrage qui ne peut être modifié.• Aucun = uniquement sur le fichier Query , tout accès aux requêtes est interdit, que ce soit en

modification ou à l'exécution.

En plus du niveau de droit sur les fichiers, vous pouvez, définir un filtre d'accès aux machinessur un Lieu, une Organisation ou une Société (la Société figure dans l'onglet Divers d'unemachine). Ces éléments figurent tout à droite du tableau :• Si un lieu ou une organisation sont renseignés, l'utilisateur de Gparc verra la liste complète

des machines, mais ne pourra accéder qu'à celles qui répondent aux critères renseignés.• Si une Société est renseignée, seules les machines de cette société apparaîtront sur l'écran de

gestion des machines et la modification de la rubrique sera impossible.• Si aucune valeur n'est saisie, il n'y a pas de contrôle.Ceci permet que certaines personnes ne puissent gérer dans Gparc que les machines de leur siteou société. Attention l'accès "organisation" se fait via l'organisation de l'utilisateur de la machine(qui n'est généralement pas visible dans la fiche machine).

Note : La fiche Machine du parc comporte une rubriq ue Mot de passe dans l’Onglet Divers. Ilest normalement visible par tout le monde ; si on veut l'occulter, il faut faire le choix 3 (Contrôle parcode d'accès utilisateur…) : le mot de passe n'apparaîtra alors que pour les utilisateurs ayant ledroit "9". On peut ainsi empêcher certains utilisateurs de Gparc de voir les mots de passe desmachines.

L'ascenseur horizontal vous permetde saisir les codes d'autorisation(1, 2, 3 ou 9) pour les autres fichiers: Interventions, Lieux, Logiciels, etc.

Pour créer un nouveauprofil de droits : bouton"Ajouter"

Lisez attentivementces commentaires


4- Onglet "Machine"

Vous pouvez personnaliser jusqu'à 22champs libres : 10 sur l'onglet "Divers" et 12sur l'onglet "Compléments" des machines.

L'onglet "Divers" de lafiche détaillée de Parcproposera "Code Immo."au lieu de "Champ libre 2"

Deux autres optionsconcernent les prêts et lagestion des sélections sur laliste des machines.

Par exemple, ici, nousprévoyons un champ"Code Immo."

Option initialed'affichage de lafonction Parc

Choix du tri del'affichage des machinesdans l'arborescence

Possibilitéd'enregistrer dansl'historique :Suppressions,Changements delieu, d'utilisateur etd'organisation


5- Onglet "Composant des machines"Concerne les composants en stock ou affectés à des machines.

6- Onglet "Logiciel"

Mêmesprincipesque pourl'onglet"Machine"

Mêmes principesque pour les onglets"Machine" et"Composant desmachines"

Option d'alerte à lasuppression de logicielenregistré comme mise àjour de licence


7- Onglet "Planning"

8- Onglet "Interventions"

Si l'un des événements indiqués se produit (par exemple, Changement d'utilisateur), Gparc pourraproposer automatiquement une Intervention avec l'opération indiquée (par exemple, ici, une"Changement de micro utilisateur").La liste des Opérations est affichable par le bouton "Liste des valeurs", pour sélection et report.L'icône "gomme" permet d'effacer la zone.

L'utilisateur de référence servira pour les commentaires imprimés sur le bas du rapportd'intervention, cela permet de récupérer ses numéro de téléphone, fax, email, adresse et ses"Notes".

Filtrage sur l'intervenant : un intervenant peut filtrer automatiquement ses propres interventionssur la fenêtre de gestion des interventions. Pour cela il doit paramétrer son identifiant : il doit s'agirdu nom d'utilisateur de la machine qui exécute Gparc.

Filtrage sur le statut des interventions : cela permet, en premier affichage des interventions, dene lister que les interventions dont le statut a été sélectionné, par exemple les interventions "encours".

Voir aussichapitre 7(Planning)

En cochant ici

Et en renseignant ces deux valeurs

Le planning del'intervenant sera"poussé" audémarrage de Gparcsur son poste

Cochage pour demander à être averti si des détails d'interventions sont affectés,en tant qu'Intervenant (Intervenant proposé par défaut), à l'utilisateur de Gparc ,à l'exclusion des interventions ayant le statut "Action finie".Dans ce cas un bouton "Vous avez des interventions affectées" a pparaît sur lafenêtre d'accueil et sur la fenêtre de gestion des tâches du planning ; il permetd'accéder directement à la liste des interventions concernées, sur la fenêtre degestion des interventions.


Prise en main à distance (programme à exécuter )

La fonction de "prise en main à distance d’une machine se paramètre dans l’onglet Interventions du paramétrage de Gparc en donnant le nom du programme à déclencher avec son paramètre(exemple : pour VNC -> vncviewer.exe –connect) et le paramètre à passer à ce programme pourdéclencher la prise en main (adresse IP, nom du poste ou identifiant). Le bouton de prise en mainse trouve dans la fiche machine dans l’onglet "Technique" ou via le menu Outils de l’affichage entableau des machines du parc.

9- Onglet "Devises"

Gparc est multi devises en saisie et affichage, mais les valeurs monétaires sont toutesenregistrées en une seule devise : c'est la devise de référence .

La devise proposée à l'origine comme devise de référence est par défaut l'Euro, elle peut êtremodifiée avant la saisie de valeurs monétaires, ou plus tard, il faudra alors procéder à uneconversion dans la devise de votre choix.

Un menu déroulant permet de choisir parmi la liste des devises prévues. Une zone, Autre devise,permet d'utiliser une devise non prévue. Il suffit de saisir son nom et son taux de conversion si l'ondoit exécuter une conversion de la devise de référence d'origine vers cette "Autre" devise.

Une fonction de conversion permet de changer de devise et référence et de convertir toutes lesvaleurs monétaires des fichiers.

L'exemple ci-dessous montre la devise de référence encore en francs, et les valeurs pourconversion préparées pour le passage à l'euro : le taux 6,55957 est bien le taux de l'euro (devisede conversion, 2e valeur mentionnée) par rapport au franc (devise de référence, 1ère valeurmentionnée) :1 euro = 6,55957 francs français.

De plus, dixchamps libressontpersonnalisables


9-1 Changer de devise de référence, sans conversion

C'est une option qui peut se prendre avant un usage opérationnel de Gparc.• Débloquer les zones de conversion,• Choisir la devise de référence,• Fermer,• Fermer Gparc, puis relancer.

9-2 Convertir les valeurs monétaires et changer la devise de référence

Par exemple, passer des francs français en euros.1- Faire une sauvegarde du fichier Gparc.ini et de tous les fichiers .FIC et .NDX du dossier

des données. Ils vous permettront de retrouver l'état initial en cas de problème.2- Débloquer les zones de conversion,3- Choisir la devise pour conversion,4- Renseigner le taux de conversion : vérifiez et modifiez le cas échéant le taux affiché ; c'est

le taux de la deuxième devise par rapport à la première. Le bouton "Taux zones Euro"permet de visualiser le taux des monnaies européennes par rapport à l'euro :

France ……… 6.55957 FItalie ………… 1936.27 ITLBelgique ……. 40.3399 BEFLuxembourg … 40.3399 LUXAllemagne …… 1.95583 DEMAutriche ……… 13.7603 ATSEspagne …….. 166.386 ESPIrlande ……….. 0.787564 IEPPays-Bas ……. 2.20371 NLGPortugal ……… 200.482 PTE

En principe, on peut passer d'une devise de la zone euro à l'euro, ou inversement de l'euro vers un devise de la zone euro. Pour le franc suisse, le dollar américain ou le dollar canadien, vous devez préciser son taux par rapport à la devise de référence.5- Appuyer sur le bouton "Convertir tous les fichiers en …" . Plusieurs messages vous

demandent confirmation avant d'exécuter les conversions.


9-3 Affichage et saisie des valeurs monétaires

Sur les fenêtres qui affichent des prix, l'affichage et la saisie se font normalement dans ladevise de référence. Pour ce qui est de l'euro et des devises de la zone euro, un clic droit dansla zone de la valeur monétaire permet de voir les correspondances dans les autres devises, etéventuellement d'en sélectionner une, afin de faire la saisie dans cette devise : si Gparc détecteune possible erreur d'arrondi sur les saisies/affichages dans une autre devise, un caractère "~"est ajouté devant le chiffre en question. La valeur enregistrée se fait cependant toujours dans ladevise de référence.

10- Onglet "Utilisateurs", "Fournisseurs", "Composa nt général", "Logiciel général"

Ces quatre onglets permettent respectivement de personnaliser les dix champs libres des fichiersUtilisateurs, Fournisseurs, Composants et Logiciels.

Utilisateur de non affectation

L'utilisateur de non affectation représente une sorte de stock pour les machines qui lui sontattribuées. Cela permet entre autres de l'écarter dans les contrôles internes : il n'apparaîtra pasdans la liste des utilisateurs ayant plusieurs fois le même type de machine (chapitre 10, § 4). Il estintéressant de lui donner un nom reconnaissable, par exemple NON AFFECTE, FICTIF ou autre.Lorsqu'on lui attribue une machine, un choix de transfert vers le stock ou suppression des logicielsde la machine sera proposé (chapitre 2, § 2-6)

Un clic droit sur la zone duprix permet de voir lescorrespondances dans lesautres devises,On peut sélectionner unedevise pour saisie.

Ici, la devise deréférence est l'euro


11- Onglet "Informations générales"

L'onglet "Informations générales" permet de stocker des informations non structurées diversestelles que mots de passe administrateur, mots de passe de domaine, des codes d'accès de portes,des procédures générales, etcIl permet également de créer trois hyperliens vers des fichiers externes pour rattacher desdocuments d’informations ou de descriptions (par exemple un document Word sur les procéduresinternes, etc.).

12- Configurer l'imprimante

Lorsque vous demandez une impression (voir chapitre 5), l'imprimante choisie par Gparc est votreimprimante "par défaut".

En cliquant sur l'icône ci-contre (depuis de nombreuses fenêtres de Gparc, notammentla fenêtre d'accueil ou par le mini-menu obtenu par clic droit), vous pouvez choisir uneautre imprimante, et effectuer les choix associés à son pilote (driver).

Par exemple :

1 : Sélectionnez uneimprimante

2 : Vous pouvez agir surles Propriétés

3 : Validez


13- Le mini-menu

C'est un outil pratique pour accéder à tout instant à divers fonctions de Gparc.

Il suffit d'un clic droit depuis n'importe quelle fenêtre pour disposer du mini-menu.

Il permet d'accéder :

• Aux fonctions d'impression• A la configuration de l'imprimante• A l'aide en ligne et à la calculette• aux tâches et interventions• aux différentes tables : fournisseurs, composants, logiciels, lieux, utilisateurs,

organisations, marques, types et opérations.

Il est possible de le désactiver : onglet "Général" du Paramétrage.

14- La calculette

Si vous avez de petits calculs à effectuer, Gparc met à votre disposition une calculette.

En cliquant sur l'icône ci-contre (depuis de nombreuses fenêtres de Gparc, notammentla fenêtre d'accueil ou le mini-menu accessible par clic droit), vous ouvrez la calculette :

Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc

Gparc vous est normalement livré sur CD-Rom (version pour première installation et version pour mise àjour). Vous pouvez installer Gparc en mode monoposte ou en réseau.

A noter : le bouton "Copier"met le résultat en cours dansle presse papier de Windows(par exemple, à coller dansun tableur)


Système : Windows 95 et au-delà, NT, serveur Novell.

1- Prérequis

Options d'affichage Windows :• Résolution d'écran : 800 x 600 au minimum• Petites polices(à vérifier en accédant au Panneau de configuration, Affichage, onglet Configuration)

2- Où vont se trouver les fichiers de Gparc ?

Que ce soit en monoposte ou en mode réseau, le dossier Gparc d’installation contient :• le dossier Gparc.wd7 dans lequel gparc.wdd décrit la structure des fichiers.• Le dossier Synchro , utile uniquement dans le cadre d'échanges avec Iparc (permet la

synchronisation en cas changements d'identifiant de machines).• les exécutables et dll ,• les fichiers de données (extensions .fic et .ndx),• un fichier Gparc.ini comportant des paramètres liés à l'installation .• le fichier gparc.REP contient les chemins d’accès aux fichiers de données.

Note : Les fichiers de données peuvent être placés dans un autre dossier. Voir à ce sujetl'annexe 3 du Manuel Utilisateur (localisation des données, option multibase).

3- Première installation

1) Prévoir l'emplacement du dossier Gparc d'install ation ,

Par défaut , l'installation vous sera proposée sur votre poste, dans C:\Gparc et le dossier sera crééautomatiquement.

Mais vous pouvez choisir une autre emplacement , localement sur votre poste ou, depuis votreposte, sur un lecteur de votre réseau, le plus simple est de commencer par créer le dossierGparc à l'emplacement choisi.

Aprèsl'installation , vousdevrez mettre lefichier Gpcle.datdans le dossierd'installation.

1 2

En troisième lieu,appliquer la dernièremise à jour

3

Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 163Index

Spécial INSTALLATION RESEAU :

a) Pour un fonctionnement en réseau , prévoir un dossier partagé sur un serveur du réseau,par exemple GparcRes dans lequel vous créerez le dossier cible : Gparc .

Sur le Serveur : C:\...\GparcRes\Gparc

ATTENTION :LE DOSSIER Gparc NE DOIT PAS SE TROUVER A LA RACINE D'UN DISQUE DUSERVEUR. Les chemins C:\ ou D:\ (lettre désignant une racine) ne fonctionneraient pas !

b) Vérifiez, depuis votre station cliente , qu'il y ait un lecteur connecté à un dossier du réseauen amont du dossier Gparc. Sinon, connectez un nouveau lecteur au dossier parent de Gparc(GparcRes dans l'exemple).

c) Depuis votre station cliente, suivre la suite de la procédure. L'installation recommandée sedéroule depuis la station cliente et non directement sur le Serveur.

2) Insérez le CD-Rom dans le lecteur, puis :

Par le Poste de Travail ou l’Explorateur, développer les dossiers du CD et exécuter :X:\Gparc\Gp-inst-v8.8\installe.exe (Avec X : votre lecteur de CD)

Vous devez ensuite répondre aux différentes questions avant de terminer l’installation :

3) Accepter le contrat de licence,

4) Choisir le dossier d'installation destiné à recevoir les programmes et les fichiers de données,

Par défaut, il vous est proposé :C:\GPARC,Si le dossier Gparc n'existe pas, sa création automatique est alors proposée et il suffit de laconfirmer.

Pour une installation ailleurs que sur C:\GPARC , que ce soit localement sur votre poste, ou surun serveur pour un fonctionnement en réseau , le bouton "Parcourir " vous permet desélectionner le dossier existant dans la hiérarchie (mais vous pouvez également saisir le nom d'undossier avec son chemin complet s'il n'existe pas encore, vous devrez alors confirmer sa créationautomatique).

5) Confirmer les options en cours en répondant "Suivant" ou "Terminer".

6) Copier le fichier Gpcle.dat dans le dossier d'in stallation : copier le fichierx:\Gparc\Gp-inst-v8.8\Gpcle.dat du CD et le coller dans le dossier d'installation. Il s'agit d'une clépermettant l'utilisation de Gparc en tant que site d'évaluation. En cas d'acquisition du logiciel, uneclé opérationnelle vous sera fournie.

7) Après l'installation, si vous êtes en réseau

Sur les stations Windows ou NT autorisées à utiliser Gparc, placez un accès (icône ou raccourci)sur …\GPARC\GPARC.EXE, de préférence à partir du voisinage réseau.

Sur le serveur, réglez le partage et les droits d'accès aux utilisateurs pour :Les fichiers de données(*.FIC et * .NDX)Les exécutables (*.EXE).


4- Appliquer la dernière mise à jour

S'il y a présence d'un dossier Gparc/Gp-maj-V8.8-dernière , vous pourrez appliquer la dernièremise à jour en suivant les indications du fichier Gparc/MajGparc-dernière.txt .

5- Lancement de l'exécution

Vous pouvez maintenant créer un raccourci sur gparc.exe du dossier d'installation et lancerl’exécution.

6- Sécurité – sauvegardes

Les fichiers de données ont l'extension ".FIC " et les index ont l'extension ".NDX". Il est bien sûrconseillé de les inclure dans vos procédures de sauvegarde.En outre, Gparc vous permet une sauvegarde à la demande, qui effectue une sauvegardecohérente de l'ensemble des fichiers et index de données.(Cf. chap. 10 , § 10-1 du présent manuel)

7- Installation d'une mise à jour

Les évolutions de Gparc ont vu plusieurs étapes importantes, dont voici les plus récentes :

• En juin 2003 , mise en place d'un nouveau système de clé de licence, d'où la nécessité dedisposer d'un fichier Gpcle.dat .

• En Octobre 2003, Gparc a migré à la version 7.5 de Win Dev.Les versions sont désormais numérotées à partir du numéro 7.3, la date restant disponible dansl'" A propos ".

• En juillet 2004 , version 8.1 : nombre important de nouveaux champs .• En novembre 2004 , Versions 8.8.1, Gparc a migré à la version 8 de WinDev

En conséquence, le passage d'une version à l'autre doit impérativem ent respecter certainesantériorités et devra le cas échéant se faire en plusieurs étapes. il est donc impératif de vérifier leniveau de votre version actuelle .

Une procédure accompagne toujours les éléments pour mise à jour, qu'ils soient obtenus partéléchargement ou présents sur un CD-Rom. Il est donc important de les suivre scrupuleusement.

8- Faire le ménage

Si votre version opérationnelle est une version 8.8.1 , ou au delà, donc fonctionnant avec laversion 8 de WinDev avec des dll commençant par WD80, vous pouvez alors supprimer leséléments inutiles s'ils sont encore présents dans votre installation :

• Le dossier Gparc.wd5• Tous les exe ou dll commençant par WD551 ou WD553• Tous les exe ou dll commençant par WD75• Et, si vous avez eu des versions antérieures au 30/06/2004, Gparc32.exe et Gparc32.wdl

9- Désinstallation de Gparc

1) Pour désinstaller Gparc, version 7 et au-delà, il suffit d'appliquer la procédure de désinstallationde Windows sur la ou les machines sur lesquelles il a été installé :

• Bouton "Démarrer"• Choix "Paramètres"• Choix "Panneau de configuration"• Lancer (double clic) "Ajout / Suppression de programmes "• Sélectionner dans la liste déroulante "Gparc"• Bouton "Ajouter/Supprimer", et confirmer votre choix.


Sur les machines sur lesquelles Gparc n'a pas été installé mais a été exécuté, vous pouvezsimplement "nettoyer" la base de registre :

• Soit appliquer la procédure ci-dessusSoit supprimer (Démarrer, Exécuter Regedit) la clé suivante, si elles est présente :HKEY_CURRENT_USER\Software\EdSoft

2) Pour désinstaller une version plus ancienne , antérieure à la version 7.3 d'octobre 2003 :

• Supprimez le dossier \GPARC et son contenu de votre machine (monoposte) ou du serveur etdes stations (réseau).

• En cas d'existence de dossier de données séparé ou de multibase : supprimer les dossiers dedonnées.

• Sur le serveur et les stations, vérifiez le contenu du dossier "\HSF" :S'il ne contient que des sous-dossiers ou fichiers en "Gparc.xxx", supprimez-le.S'il contient d'autres sous-dossiers ou fichiers, conservez le dossier HSF et ne supprimez queles sous-dossiers ou fichiers en "Gparc.xxx".

• Le cas échéant, sur les stations également, supprimer Gparc.ini du dossier Windows du disqueC:\

10- Mise en phase de la structure des données avec la version active, en cas dedécalage (suite à une mise à jour incomplète)

Si à la suite d'une mise à jour qui ne se serait pas passée correctement, il y a un décalage entre laversion de Gparc et la structure des données, Gparc ne pourra pas s'exécuter et fournira unmessage dès le démarrage. Le diagnostic pourra se faire en regardant le Détail de ce message.

Pour plus d'information, consultez les FAQ's de Gparc sur le site de l’éditeur.

1 – Les exécutables ont été mis à jour, mais pas le s données

Le détail du message d'erreur affiché à l'exécution sera alors du type suivant (attention, les valeursdes tailles dans le fichier sont inférieures aux valeurs dans l'analyse ) :









.........

Solution :Il est toutefois possible de mettre les fichiers de données au bon format pour la version 8 de Gparcà l'aide de l'exécutable GPOUTIL.exe (version minimum 7.3k du 05/07/2004), présent dans ledossier d'installation :


2 – Les données ont été mises à jour, mais pas les exécutables

Le détail du message d'erreur affiché à l'exécution sera alors du type suivant (attention, les valeursdes tailles dans le fichier sont supérieures aux valeurs dans l'analyse ) :









La taille de la rubrique <loccomm> est différente de la taille définie dans l'analyse : rubrique de 257octets dans le fichier et 81 octets dans l'analyse.

.....

Solutions :a) Vous désirez mettre à niveau les exécutables : passer alors la mise à jour en précisant bien

le dossier de vos exécutables à mettre à jour.

Vous désirez garder le niveau inférieur des exécutables (version 7...) : rapatrier les donnéesnormalement copiées, au moment de leur mise à jour, dans un dossier "Sauvegarde des donnéesde nom-dossier (JJ-MM-AAAA, HH.MM)", créé dans le dossier des données.

Annexe 3 - Localisation des données - Option multib ase

Lancer la mise àniveau de lastructure desfichiers

1- Rechercher ledossier des donnéesà mettre à jour.2- Sélectionner lesfichiers

Annex3.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 167Annexe 3 : Localisation des données – Option MULTIBASE

L'onglet "Général" du Paramétrage permet de définir l'emplacement des fichiers de données de Gparc parrapport aux programmes d'exécution (voir Annexe 1, § 2, Onglet général).

1. Par défaut, les programmes d'exécution de Gparc et les fichiers de données sont présents dans unmême dossier : le dossier d'installation. C'est l'option recommandée en fonctionnement monobase,que se soit en réseau ou localement.

2. On peut cependant choisir, moyennant certaines précautions, de placer les fichiers de données dansun autre dossier que celui des exécutables

3. Un troisième choix est l'Option MULTIBASE.Dans l'annexe 3, nous allons détailler les options 2 et 3.

1- Fichier Gparc.ini du dossier d'installation des programmes exécutables de Gparc

Le dossier d'installation possède un fichier Gparc.ini . S'il n'existe pas, il sera créé à la prochaineexécution.La section [REPERT] reflète le choix de localisation des données.Par défaut, le mot-clé START aura la valeur ENCOURS

2- Monobase – exécutables et données dans le même d ossier

C'est le choix par défaut , il est fortement recommandé en monobase. A l'installation il suffit dechoisir un dossier d'installation, sur le serveur pour un fonctionnement en réseau ou sur un postepour un fonctionnement local.Il n'y a alors aucun paramétrage à faire concernant la localisation des données. Dans le fichierGparc.ini, la section [REPERT] contient le mot-clé START=ENCOURS

3- Monobase – exécutables et données dans des dossi ers différents

Si l'on veut délibérément que les données soient dans un autre dossier que celui desprogrammes :

1- Créer un dossier pour les données. Il est fortement conseillé qu'il figure sur la même machineque le dossier d'installation, donc sur le serveur en installation réseau.

2- Par le paramétrage, onglet Général, faire le choix "Dans un autre répertoire" et indiquer lechemin du dossier des données, ce qui mettra à jour le fichier gparc.ini du dossier desprogrammes Gparc :

Choix "Dans un autrerépertoire" et saisie du chemindu dossier des données

page 168 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk Annex3.docAnnexe 3 : Localisation des données – Option MULTIBASE

Attention : sur le serveur, le chemin doit être exprimé selon la syntaxe UNC (UniversalNaming Convention) du type \\NomServeur\NomPartage\…, alors qu'actuellement l'aide à larecherche du répertoire permet de sélectionner un chemin à partir des lettres identifiant leslecteurs vus par la station en cours (X:\…).

3- Il sera toujours possible d'intervenir directement sur la section REPERT de gparc.ini, parexemple : [REPERT] START=\\NomServeur\…\GparcDon

4- Couper / Coller TOUS les fichiers d'extension .fic et .ndx , y compris PARAM.fic etPARAM.ndx du dossier d'installation dans le dossier des données.

4- Option MULTIBASE

Il est possible de gérer des bases de données complètement distinctes, chaque base étant limitéeà la capacité choisie. Pour disposer de cette option, vous devez être en possession ou obtenir uneclé d'installation autorisant le Multibase. Les étapes à suivre sont les suivantes :

1- Si ce n'est pas encore fait, installer votre clé d'installation autorisant la gestion multibase.C'est un fichier GPCLE.DAT à copier dans votre dossier d'installation Gparc.

2- Créer autant de dossiers que de bases à gérer, le nom de dossier est libre,

3- Par le paramétrage, onglet Général , on va alors choisir l'option multi-base et indiquer lesdifférents dossiers correspondants ce qui mettra à jour le fichier gparc.ini du dossier desprogrammes Gparc.

Attention : sur le serveur, les chemins doivent être exprimés selon la syntaxe UNC (du type\\NomServeur\…).alors qu'actuellement l'aide à la recherche du répertoire permet desélectionner un chemin à partir des lettres identifiant les lecteurs vus par la station en cours(X:\…).

Option Multibaseet liste desdossierscontenant unebase Gparc

Annex3.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 169Annexe 3 : Localisation des données – Option MULTIBASE

4- Il sera toujours possible d'intervenir directement dans gparc.ini sur la section REPERT, parexemple :[REPERT]START=\\NomServeur\…\Siège;\\NomServeur\…\Ag Lyon;\\NomServeur\…\Ag Grenoble

5- Initialiser les différentes bases : pour cela, copier à partir de vos données actives, en principedans le dossier d'installation, tous les fichiers d'extension .fic et .ndx , y compris Param.fic et.ndx. Vous pourrez par la suite faire une remise à zéro de la nouvelle base par le menu"Outils", choix "Mise à zéro des fichiers".

Au lancement de Gparc, la première chose à faire sera alors de choisir la base à traiter. Ne serontproposés que les dossiers accessibles :

5- Option MULTIBASE – Changer de base

Il est possible de changer de base sans sortir de Gparc par une option du menu général(Fichier …Changer de Base) ou par l'icône en bout de la zone d'affiche du répertoire (qui apparaîtdans un contexte multibases).


Index

3

3D .................................................................... 97

A

Accéder aux autres données ........................... 7, 23Accéder aux machines .................................... 5, 7accueil (fenêtre) ............................................... 5, 6,

23Action en cours ................................................ 40Action finie ....................................................... 40Actions sur le fichier des interventions ............ 71adresse IP, adresse réseau............................. 14affectation à la machine virtuelle ..................... 41affichage graphique des statistiques ............... 97afficher la fin du parc ....................................... 9afficher la totalité du parc................................. 9Aide-mémoire des icônes ................................ 6amortissement (onglet "Budget") ..................... 16Analyse des contrats ....................................... 142Aperçu (impression du parc)............................ 55aperçu avant impression d'une requête........... 87Aperçu d'impression d'une fiche ...................... 57arborescence des lieux.................................... 33Arborescence du parc...................................... 7

B

base de données ............................................. 2Budget (onglet) ................................................ 16

C

Calculette ......................................................... 162camembert ....................................................... 97Champs et sélection (onglet) ........................... 83champs libres................................................... 155changement d’utilisateur.................................. 18Changer de base ............................................. 171choisir le(s) fichier(s) à interroger .................... 80clé de liaison .................................................... 81code interne ..................................................... 23code-barres (étiquettes à)................................ 61commande (numéro de ) ................................. 16Compléments (L’onglet ).................................. 17composant (copier ou transférer)..................... 43composant (installé dans une machine) .......... 43Composant (mode détail) ................................ 28Composants..................................................... 27composants (gérer).......................................... 41composants (gestion du stock) ........................ 49Composants (mode liste)................................. 27Composants (statistiques) ............................... 100Composants affectés aux matériels................. 42Compte rendu d'importation............................. 130conditions (interrogations par query) ............... 84configurer l'imprimante..................................... 53,

161Contrat (L’onglet Autre) ................................... 17contrat de location............................................ 139contrat de maintenance ................................... 139

Contrat location (onglet)................................... 13Contrats (accéder par les) ............................... 11,

140contrats tacite reconduction, mise à jour des dates

...................................................................... 110contrôler l'intégrité de la base .......................... 109convertir les valeurs monétaires ...................... 158Copie (composant)........................................... 43Copier ou transférer un composant ................. 43copier un logiciel .............................................. 47Copier une machine......................................... 11coupure de courant .......................................... 107courbe .............................................................. 97Créer une nouvelle machine............................ 11critère paramétré.............................................. 85critères de filtrage (interventions) .................... 70Cumuls machine, nombre et prix des logiciels,

composants, interventions ........................... 17

D

Date prévue pour une tâche ............................ 75Défaire l'importation ......................................... 113,

130démarrage (activer le tableau des tâches) ...... 157Désinstallation de Gparc.................................. 165Désinstaller Gparc ........................................... 163Détail actions de l'intervention (onglet ) ........... 69devise de référence ......................................... 158Divers (onglet).................................................. 16données(Localisation des fichiers) .................. 169droits d'accès ................................................... 153

E

Ecarts entre logiciels installés et achetés ........ 45échanger un logiciel un logiciel ........................ 47Effacer un fichier ou tous les fichiers ............... 130Etat GP240 ...................................................... 45état standard prédéfini (résultat de requête).... 88états standards ................................................ 60étiquettes (éditer des) ...................................... 89étiquettes (imprimer) ........................................ 61Euro.................................................................. 158événements (Intervention automatique) .......... 157exportation ....................................................... 131Exportation / Importation.................................. 123Exportation de l'Inventaire pour Gparc ............ 148Exporter la sélection à imprimer vers un tableur 55Exporter les enregistrements sélectionnés (query) 87

F

fenêtre d’accueil............................................... 5fenêtre d'accueil ............................................... 23fiche composant............................................... 28fiche de matériel............................................... 1fiche d'Intervention........................................... 67fiche fournisseur............................................... 26fiche lieu........................................................... 32fiche logiciel ..................................................... 30fiche marque .................................................... 37fiche organisation............................................. 36

page 172 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help DeskIndex

fiche type (de matériel) .................................... 38Fiche utilisateur................................................ 35fichier primaire et fichier(s) secondaire(s) ....... 80fichiers (liens, relations entre les ) ................... 91Fichiers associés ............................................. 22fichiers de données(Localisation des) ............. 169filtrage (interventions) ...................................... 70Filtrage exact ................................................... 10Filtre de sélection (impression du parc)........... 54Filtre Société .................................................... 9filtrer les rubriques d'export iParc .................... 118Fonctions techniques (outils) ........................... 103fournisseur ....................................................... 12Fournisseurs .................................................... 25Fournisseurs (imprimer une liste des) ............. 59Fournisseurs (mode liste) ................................ 25

G

gérer les composants et logiciels..................... 41Gestion des prêts de machines ....................... 18Gestion des stocks de logiciels et de composants 49Gestion des tâches .......................................... 3Gparc ............................................................... 1gparc.ini (fichier) .............................................. 169GPCLI.exe ....................................................... 72GPINVT............................................................ 145Gpoutil.exe....................................................... 107graphique (affichage des statistiques)............. 97graphiques ....................................................... 3graphiques (statistiques).................................. 95

H

Help Desk ........................................................ 3Help desk – Suivre les Interventions ............... 63hiérarchie des lieux.......................................... 32histogramme .................................................... 97Historique (prêts et suppressions) ................... 111

I

icônes (fenêtre d’accueil)................................. 6Identification..................................................... 12importation ....................................................... 113importation (informations d') ............................ 16Importation (onglet Paramétrage).................... 127Importation (onglet).......................................... 129Importation / Exportation.................................. 123importation de fichiers...................................... 123Importation de l'Inventaire dans Gparc............ 149Importation iParc.............................................. 118impression "Parc en liste" (options) ................. 54impression (onglets d'options) ......................... 54Impression d'états standards........................... 60Impression d'étiquettes .................................... 61Impression du Parc en fiches .......................... 56Impressions...................................................... 53Imprimante (personnaliser).............................. 161Imprimer en "liste standard"............................. 88imprimer la liste des utilisateurs....................... 58imprimer les colonnes d'une requête............... 87Imprimer une fiche particulière ........................ 56, 57

imprimer une Liste des Fournisseurs............... 59Imprimer une série de fiches ........................... 56incident en cours d'utilisation ........................... 107Installer / Désinstaller Gparc............................ 163Intégrité de la base (contrôler) ......................... 109internes (tables) ............................................... 39Interrogateur, voir Requêteur........................... 79Interrogation avec critères de sélection (query) 83intervenant prévu pour une tâche .................... 75intervention (créer une).................................... 66Intervention (demande par courrier électronique) 71Intervention (demande par email).................... 135Intervention automatique ................................. 157Interventions .................................................... 63, 66interventions (Actions sur le fichier des) .......... 71interventions (critères de filtrage) .................... 70Interventions (épuration du fichier) .................. 108Interventions (Liste des ).................................. 70Interventions (statistiques) ............................... 98Interventions (suivre les).................................. 63Intranet (construction du site) .......................... 133Intranet du parc

reconstruction automatisée 136inventaire automatique exécuté par i.Parc ...... 130

L

lecteurs code barre .......................................... 147Liaisons de machines entre elles..................... 21liens entre les fichiers ...................................... 91lieu.................................................................... 12Lieu (mode détail) ............................................ 32Lieux................................................................. 31Lieux (mode liste)............................................. 31liste des composants ....................................... 27liste des fournisseurs ....................................... 25Liste des Fournisseurs (imprimer) ................... 59liste des lieux ................................................... 31liste des logiciels .............................................. 29liste des machines ........................................... 8liste des marques............................................. 37liste des organisations ..................................... 36liste des réponses (query)................................ 86liste des tâches ................................................ 76liste des types .................................................. 38liste des utilisateurs.......................................... 34Liste des Utilisateurs (impression)................... 58liste standard (imprimer en) ............................. 88location (onglet contrat de) .............................. 13logiciel (copier, transférer, échanger) .............. 47Logiciel (mode détail)....................................... 30Logiciels ........................................................... 29logiciels (gérer) ................................................ 41logiciels (gestion du stock)............................... 49logiciels (mise à jour des licences) .................. 46Logiciels (mode liste) ....................................... 29Logiciels (statistiques)...................................... 99logiciels d'une machine (accéder aux)............. 47Logiciels installés sur les matériels.................. 44

M

Machine (intervention liée à la) ........................ 63


machine cible ................................................... 48Machine du Parc (mode détail)........................ 11machine virtuelle (stock) .................................. 41machine virtuelle 0 ........................................... 41machines (accéder aux) .................................. 5machines (gestion des prêts)........................... 18Machines du Parc (mode liste) ........................ 8maintenance (onglet Contrat de ) .................... 13marque............................................................. 12Marque (mode détail)....................................... 37Marques ........................................................... 37Marques (mode liste) ....................................... 37matériel (fiche de) ............................................ 11menus (barre des) ........................................... 5Mettre à jour une machine ............................... 11mettre en stock ................................................ 41Mini-menu ........................................................ 162mini-menu (activer/désactiver)......................... 152Mise à zéro des fichiers ................................... 112mises à jour des licences de logiciels.............. 46Modélisation des données ............................... 80Modifier "en Rafale" ......................................... 89Module d'Inventaire GPINVT ........................... 145monétaires (Affichage et saisie des valeurs)... 160MULTIBASE – Changer de base..................... 171multibase (option) ............................................ 169multi-critères (sélection)................................... 11

N

nuage ............................................................... 97numéro de commande..................................... 16

O

onglet ............................................................... 13onglet "Budget" ................................................ 16onglet "Contrat location" .................................. 13onglet "Divers" ................................................. 16onglet "Notes" .................................................. 13onglet "Technique"........................................... 14onglets (fiche de parc) ..................................... 13Opération type (mode détail) ........................... 65Opérations ....................................................... 63Opérations types.............................................. 64Opérations types (mode liste).......................... 64Organisation (mode détail) .............................. 36Organisations................................................... 36Organisations (mode liste)............................... 36outils (fonctions techniques) ............................ 103

P

Paramètres (personnalisation)......................... 151parc (fiche du) .................................................. 1, 11parc (liste du) ................................................... 2Parc en fiches (impression) ............................. 56Parc en liste (impression) ................................ 54Parc informatique............................................. 1Parc Machines (statistiques)............................ 96Parc, option initiale d'affichage ........................ 155personnalisation de Gparc............................... 151personnalisation des champs libres................. 155Planning ........................................................... 3, 75

Planning – gérer les tâches prévisionnelles .... 75Positionnement rapide (liste du Parc).............. 10Préparation à l'inventaire Gparc ...................... 146prêt (retour de) ................................................. 19prêts (historique) .............................................. 111prêts de machines (gestion des)...................... 18Prise en main à distance (programme à exécuter)158Prise en main d'une machine........................... 14prix de revient .................................................. 17problème réseau .............................................. 107Protection écriture............................................ 153purger les interventions.................................... 108

Q

Query – Le gestionnaire de Requêtes ............. 79Query, voir Requêteur...................................... 79

R

Rafale (modification ou suppression en) ......... 89Recherche monocritère.................................... 10Récupération d'éléments supprimés ............... 105Réindexation des fichiers................................. 106réponses (liste des) query................................ 86requête (enregistrer) ........................................ 90requête (imprimer les colonnes d'une) ............ 87Requête multifichier

exemple 91Requêtes enregistrées..................................... 90requêtes enregistrées (exécuter)..................... 90Requêtes, choisir les colonnes à visualiser dans le

résultat.......................................................... 83Requêteur – Le gestionnaire de Requêtes...... 79réseau (problème)............................................ 107Restauration..................................................... 104retour de prêt ................................................... 19

S

Sauvegarde...................................................... 103secteur ............................................................. 97sécurité (accès)................................................ 153Sélection monocritère ...................................... 10sélection multi-critères ..................................... 11Site Web du parc

reconstruction automatisée 136Société (Filtre).................................................. 9société par défaut ............................................ 16,

152statistiques ....................................................... 3Statistiques ...................................................... 95Statistiques "Composants"............................... 100Statistiques "Interventions" .............................. 98Statistiques "Logiciels"..................................... 99Statistiques "Parc Machines" ........................... 96statut d'achèvement (intervention)................... 63statut intervention............................................. 40stock (machine en)........................................... 20Stock disponible............................................... 42, 50stock négatif ..................................................... 51stocks............................................................... 41stocks de logiciels et de composants .............. 49Suivi (d'une intervention) ................................. 63

page 174 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help DeskIndex

suppressions (historique)................................. 111Supprimer ou modifier "en Rafale" des

enregistrements ........................................... 89Supprimer une machine................................... 11synchronisation des identifiants....................... 152Synchronisation des identifiants avec Iparc .... 114Synchronisation des identifiants entre iParc et Gparc

..................................................................... 119

T

Tables internes ................................................ 39tableur (Exporter la sélection à imprimer vers) 55tableur (Exporter les enregistrements sélectionnés

vers) ............................................................. 87Tâche ............................................................... 75Tâche (description) .......................................... 77tâche cyclique .................................................. 75tâche prévue .................................................... 75Tâches (activer le tableau au démarrage)....... 157tâches (affichage automatique au lancement). 75Tâches (enregistrer les)................................... 76tâches (liste des).............................................. 76Tâches en retard.............................................. 75tâches prévisionnelles (gérer les) .................... 75Technique (onglet) ........................................... 14test d'une valeur (query) .................................. 84Transférer (un composant) .............................. 27transférer un composant.................................. 43transférer un logiciel......................................... 47Transfert (composant) ..................................... 43transfert (d'un logiciel)...................................... 48Transformer (composant en machine)............. 27tri colonne (liste du parc) ................................. 9Tri de la liste (impression du parc)................... 54

tri de l'arborescence......................................... 7Trier le résultat d'une requête .......................... 87type (de machine) ............................................ 12Type (mode détail) ........................................... 38Types (mode liste) ........................................... 38Types de matériels........................................... 38

U

utilisateur.......................................................... 12utilisateur (changement d’)............................... 18Utilisateur (intervention liée à un) .................... 63Utilisateur (mode détail) ................................... 35Utilisateur concerné par une tâche .................. 75utilisateur de "non affectation" (machine affectée à)

...................................................................... 20utilisateur de non affectation............................ 160utilisateur de référence .................................... 72,

157Utilisateurs ....................................................... 34utilisateurs (imprimer une liste des) ................. 58Utilisateurs (mode liste) ................................... 34

V

VNC.................................................................. 14,158

vncviewer ......................................................... 14,158

Voir (colonne),.................................................. 83

W

Web (site) du parc............................................ 133

Documents

Gparc documentation