GUIDE D’AIDE À L’ARCHIVAGE · 2019-01-17 · GUIDE D’AIDE À L’ARCHIVAGE À DESTINATION DES COMMUNES ET DE LEURS GROUPEMENTS 3 ... conservé pour son intérêt administratif,

GUIDE D’AIDE À L’ARCHIVAGE À DESTINATION DES COMMUNES

ET DE LEURS GROUPEMENTSAnouchka Vogele sous la direction

de Cécile Figliuzzi, conservateur du patrimoine.

Arch. Dép. d’Eure-et-Loir, Façade du "groupe scolaire avec mairie" de Bazoches-les-Hautes, 1881 (2O 270/02)

3GUIDE D’AIDE À L’ARCHIVAGE À DESTINATION DES COMMUNES ET DE LEURS GROUPEMENTS

LES ARCHIVES, QU’EST-CE QUE C’EST ?

SOMMAIRE

Les archives, qu’est-ce que c’est ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 4Définitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 4Pourquoi les conserver ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 5Définition des rôles et responsabilités : Mairie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 6Définition des rôles et responsabilités : Archives départementales . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 7

Conservation préventive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 8Les locaux d’archivage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 8Les ennemis des archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 9La restauration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 10Les documents fondamentaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 11

Classement des archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 12Cadre de classement des archives communales (1926 et série W) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 12Les bons gestes de classement – traitement d’un vrac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 14 Constitution des dossiers et suivi de l’archivage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 15

Les archives électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 16Définitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 16Les outils de l’archivage électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .page 17Faire de l’archivage électronique sans SAE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .page 18

Eliminations : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 19Les documents éliminables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .page 19Procédure d’élimination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 20

Communication : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 21Comment bien communiquer (délais de communicabilité, etc .) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 21La sécurité des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 23

Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 25Tenir un registre de délibérations ou d’arrêtés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .page 25Fiche inondations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .page 34Fiches archivage électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 36

Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .page 48


4 GUIDE D’AIDE À L’ARCHIVAGE À DESTINATION DES COMMUNES ET DE LEURS GROUPEMENTS

• Le respect du producteur : les archives d’un même producteur, c’est-à-dire d’une même entité organique créant et recevant des documents, constituent un fonds d’archives qui a sa cohérence propre . Ainsi, il conviendra de séparer les archives de la mairie des archives d’un syndicat intercommunal, de la communauté de communes, de l’école, de la justice de paix etc . . .

DÉFINITIONS

• Archives : « les archives sont l’ensemble des docu-ments, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur sup-port, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (Art L 211-1 Code du patrimoine, modifié par la loi n°2016-925 du 7 juillet 2016 - art . 59)

Les archives publiques regroupent l’ensemble des do-cuments pouvant être produits par un organisme dispo-sant d’une mission de service public (à la différence des archives privées) et ce, dès leur création .

Exemples : permis de construire de 1980, registre de dé-libérations 2010-2013, plans, photographies, cédérom, archives électroniques numérisées ou d’origine .

A l’exception de la documentation : périodiques, journaux officiels, recueils des actes administratifs, bulletins des lois .

• Durée d’utilité administrative (DUA) : durée légale ou pratique pendant laquelle un document est sus-ceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la déci-sion concernant son traitement final . Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation .

• La théorie des trois âges : permet de décrire la vie d’un document d’archives .

Dossier en cours d’élabo-ration et de traitement, conservé dans le bureau .

Dossier clos sur lequel le service peut revenir, dans les armoires ou le local d’archivage . A conserver jusqu’au terme de sa DUA .

Dossier clos ayant atteint sa DUA, conservé pour son intérêt administratif, juridique et/ou historique, dans le local d’archivage .

ARCHIVES COURANTES ARCHIVES INTERMÉDIAIRES ARCHIVES DÉFINITIVES

Arch. Dép. de Haute-Savoie (74), Les trois âges des archives, 2013.



« La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques et morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche » (Art L 211-2 Code du patrimoine) .

Utilité de la conservation :

• Garantir ses droits .

Les documents produits ou reçus par l’administration permettent de prouver ses droits et ceux des usagers, ainsi que ses obligations en cas de contentieux à partir du moment où leur conservation permet d’en prouver l’authenticité .

Pour le public, prouver son identité ou un droit de propriété nécessite le plus souvent d’avoir recours à l’ad-ministration .

• Préserver l’efficacité administrative et améliorer la qualité de l’information .

L’archivage représente souvent une charge pour les communes (espace utilisé, achat de matériel adéquat type rayonnages ou boîtes d’archives, impossibilité pour les agents de mener à bien leur mission de service public, faute de retrouver les documents) mais il constitue la solution pour maîtriser les coûts, optimiser la gestion de l’espace, mieux retrouver l’information et permettre de renseigner l’usager .

Par ailleurs, une bonne conservation du fonds d’archives permet d’en garantir la sécurité, de minimiser les risques de recours juridiques et d’assurer la continuité du travail malgré le changement des agents .

• Les archives sont un bien commun .

Un document ancien n’est pas forcément un document ayant une valeur historique . Seule une connaissance de l’ensemble des documents de même origine (le « fonds d’archives ») peut permettre de se prononcer sur la nécessité ou non de conserver un document .

POURQUOI LES CONSERVER ?



DÉFINITION DES RÔLES ET RESPONSABILITÉS : MAIRIE

Obligations :

Conservation des archives :

« Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives . Elles en assurent elles-mêmes la conser-vation et la mise en valeur […] » (Art . L212-6 du Code du patrimoine)

« Les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur . Ils peuvent également confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d’archives de l’une des communes membres du groupement ou les déposer au service d’archives compétent » (Art L212-6-1 du Code du patrimoine)

« Les archives publiques sont imprescriptibles . Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques » (Art . L 212-1 du Code du Patrimoine)

La conservation et la communication des archives sont ainsi sous la responsabilité du maire d’une commune ou du président d’une communauté de communes .

Récolement :

A chaque changement de municipalité, le maire doit procéder au récolement des archives . Les Archives départementales font parvenir aux collectivités un modèle de procès-verbal et et de recolement type à rem-plir . Ce document sert à la fois de décharge pour le maire sortant et de prise en charge pour le nouveau maire . Trois exemplaires doivent être établis :

- Un pour le maire sortant,- Un pour la commune,- Un pour les Archives départementales .

Dispositions pénales :

En cas de non-respect de la législation, des sanctions peuvent être appliquées . Ces dernières sont mention-nées aux articles L .214-2 et L214-3 modifié par la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 - art . 19 .



Obligations :

Le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives (art . L .212-10) :

« Le contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités territoriales est exercé au nom de l'Etat par les services et agents mentionnés aux 1°, 2° et 4° de l'article R . 212-4 . » . Pour le Département, ces agents sont désignés par le directeur des Archives départementales .

Ce contrôle permet de vérifier la bonne tenue des archives, les conditions de conservation, d’effectuer un suivi du cycle de vie des documents, de donner des conseils personnalisés .

Ce dernier peut s’exercer sous plusieurs formes :

- le visa pour le bordereau d’élimination (obligatoire avant toute élimination d’archives publiques) .

- les inspections communales : les Archives départementales prennent rendez-vous avec la commune pour visiter la mairie et l’ensemble des locaux communaux destinés au stockage des documents . Sont contrôlés : la présence des quatre séries indispensables dans une commune, dites « collections fondamentales » (état civil, délibérations, arrêtés, cadastre) et les conditions de conservation . Les archivistes prodiguent des conseils sur la conservation préventive et la restauration ainsi que pour toute question relative au tri des documents, les formations, etc… A l’issue de l’inspection, un rapport est remis à la commune avec les circulaires de tri des archives et les formulaires d’élimination .

- l’accord sur des travaux de construction ou d’aménagement de locaux d’archivage .

Le dépôt :

Le dépôt consiste à confier aux Archives départementales une partie des archives de la collectivité . Ce dépôt n’implique pas de transfert de la propriété des documents . La procédure de dépôt nécessite l’accord du Pré-sident du Conseil départemental, du directeur des Archives départementales et une délibération du Conseil municipal . Dans le cas où les archives inspectées seraient en péril, les Archives départementales peuvent demander au Préfet le dépôt d’office les documents afin de les sauver .

DÉFINITION DES RÔLES ET RESPONSABILITÉS : ARCHIVES DÉPARTEMENTALES .


CONSERVATION PRÉVENTIVE

LES LOCAUX D’ARCHIVAGE .

Objet. Recommandations.

Taille des magasins.200 m2 maximum .2 .50 mètres sous plafond minimum .

Accès.Largeur des portes : 1 mètre minimum .Monte-charge : charge utile 750 kg ; dimensions minimales : 1 .50 x 1 .20 mètres .

Surcharge au sol.

900 kg/m2 si équipement en rayonnages fixes .1000 kg/m2 pour des rayonnages fixes avec 10% de collections lourdes .1300 kg/m2 si équipement en rayonnages mobiles .

Allées de circulation.Allée principale : entre 1 .20 et 1 .50 mètres .Allées de desserte entre les rayonnages : 80 centimètres .

Rayonnages.

2 .20 mètres de haut maximumLongueur des épis inférieure à 10 mètres .15 centimètres minimum entre la dernière tablette et le sol . 30 centimètres minimum entre la tablette la plus haute et le pla-fond .40 centimètres de profondeur pour les tablettes et 30 centimètres entre les tablettes .Proportion rayonnages fixes/mobiles : ne pas déplacer plus de dix rayonnages mobiles en même temps .

Eclairage.200 lux maximum .Parallèles dans les salles à rayonnages fixes .Perpendiculaires si rayonnages mobiles .

Sécurité incendie

Planchers coupe-feu et portes coupe-feu degré 2 h conseillés .Détection incendie : système mixte fumée et chaleur .Extinction automatique par sprinklers NON conseillé .Privilégier à gaz (vérification si le gaz est nocif ou non pour l’envi-ronnement, les documents et les hommes) ou par brumisation .

Température/hygrométrieLa température optimale de conservation des documents se situe à 18°C (+ ou – 2°C) .Hygrométrie idéale à 55% (+ ou – 5%) .



- Risques environnementaux :

Incendie : il s’agit du premier danger auquel on pense lorsque l’on parle d’archives . Dans cette perspective, il convient de répartir les documents en fonction de leur importance juridique et historique . Ainsi, près des is-sues de secours, on peut placer les documents anciens, ainsi que les quatre séries documentaires fondamen-tales (état civil, délibérations, arrêtés, cadastre) et communiquer ces informations aux services de secours .Lorsque l’incendie s’est déclaré, et après l’intervention des pompiers, il faut vérifier l’état des documents et mettre de côté ceux qui ont été touchés (avec précaution car ils sont fragilisés) .

Inondation : l’inondation peut causer bien plus de dégâts sur les documents qu’un incendie . En effet, les do-cuments se gorgent d’eau dans les boîtes et l’humidité peut provoquer l’apparition de moisissures en moins de 48 heures . Lorsqu’une inondation ou une infiltration d’eau se déclare, il ne faut pas laisser les documents dans la pièce . Il faut isoler les documents touchés, ouvrir les boîtes, les vider et laisser les archives sécher à l’air libre .

Annexe 1 : « Gestion des sinistres - Fiche conseil – Inondations », version juin 2016

- Risques biologiques :

Moisissures : l’apparition de moisissures se fait à la conjonction de deux critères : humidité et chaleur . Elles peuvent apparaître lorsque le local de stockage subit d’importants écarts de température . Si des archives sont touchées par des moisissures, le premier geste est de les isoler du reste du fonds d’archives avant d’envisager des prélèvements et un traitement via une entreprise spécialisée .

Nuisibles (rongeurs, insectes) : la plupart des nuisibles ont une activité principalement nocturne, mais des signes peuvent permettre de remarquer leur présence (déjections, présence de sciure, …) . Pour déterminer les espèces présentes sur le site (par exemples des vrillettes passant du bois au papier), le mieux est d’installer des pièges mécaniques pour les rongeurs ou des piéges à phéromones pour les insectes . Plusieurs types de traitements peuvent être envisagés en fonction des espèces et de l’invasion (congélation, anoxie, traitements chimiques) .

En cas de sinistre ou de doute sur la présence de nuisibles, contactez les Archives départementales. Par ailleurs, pensez à inclure les archives dans votre contrat d’assurance.

LES ENNEMIS DES ARCHIVES

Arch. Dép. d’Eure-et-Loir, Collecte d’archives communales, 2008. Arch. Dép. d’Eure-et-Loir, Archives communales inondées, 2016.



Restauration Reliure

Que faire ?

Il faut définir une politique en fonc-tion des éléments suivants : docu-ments précieux, abîmés ou souvent consultés, budget .

Délibérations, arrêtés du maire, état civil . Seuls les originaux doivent être reliés !Voir partie 2.3. : les docu-ments fondamentaux

Quand ? Dès apparition des premiers signes de dégradation

5 ans pour les délibérations et les arrêtés du maire, quand le nombre de feuillets le justifie pour l’état civil

Comment procéder ?

Etablissement de devis auprès de sociétés spécialisées . Les devis peuvent être examinés sur demande par les Archives départementales qui évalue-ront la qualité de la prestation selon les critères suivants (prix, détail du devis sur les opérations effectuées, pertinence des opérations, …)

Comment juger le tra-vail réalisé ?

Respect de l’intégrité du document .

Réversibilité Utilisation de matériaux neutres (non acides) .

Maintien d’une marge minimale de reliure Utilisation de matériaux neutres

Notes

Vous pouvez demander un condi-tionnement spécifique

Le prestataire doit venir chercher les documents et le restituer une fois le travail terminé . Aucun envoi postal n’est autorisé.

Normes Prescription du SIAF 2009 Circulaire IOCB 103274C 14-12-2010

RESTAURATION ET RELIURE :

Arch. Dép. d’Eure-et-Loir, Reliures anciennes, 2016.



Les communes et groupements de communes possèdent des documents indispensables à la bonne adminis-tration de la collectivité .

Pour les communes :

- Délibérations : registres de délibérations et de comptes rendus- Arrêtés : registres d’arrêtés du maire, registres d’arrêtés du personnel- Etat civil : registres d’état civil, tables décennales- Cadastre : plan du cadastre napoléonien, plan rénové, plan remembré, matrices cadastrales (anciennes et grises) .

Pour les communautés de communes :

- Délibérations : registres de délibérations- Arrêtés : registres d’arrêtés du maire, registres d’arrêtés du personnel- Décisions du Président : registre

Ces typologies documentaires doivent être conservées en original .

Et avec la dématérialisation ?

Un grand nombre de procédures sont aujourd’hui dématérialisées dont le contrôle de légalité avec « Actes » .

Le Code du Patrimoine, la note du Service interministériel des Archives de France NOR : 10081032174C du 14 décembre 2010 et le Code général des collectivités territo-riales sont extrêmement clairs : seules les délibérations et les arrêtés originaux signés doivent être reliés et font foi.

Avec « Actes », certaines collectivités relient les délibérations et/ou arrêtés scannés comprenant l’horodatage du contrôle de légalité . En réalité, ce contrôle constitue un accusé de réception pour examen ultérieur . Il est établi sur les extraits et non pas sur les délibérations originales signées par l’élu, porteuses de la valeur probante . Ces extraits ne doivent donc pas être archivés définitivement (durée de conservation : 10 ans ; sort final : destruction) . Seules les délibérations originales signées doivent figurer dans le registre . La dématéria-lisation ne change en rien ce processus .

Annexe 2 : « Tenir un registre de délibérations ou d’arrêtés », Service interministériel des archives de France, 2010

LES DOCUMENTS FONDAMENTAUX

Arch. dép. d’Eure-et-Loir, Tableau d’assemblage du cadastre parcellaire de la commune de Fontenay-sur-Eure, 1825 (5 NUM 8)

Arch. Dép d’Eure-et-Loir, Détail de la pièce de titre

d’un registre paroissial de la commune de Rouvres

(E-dépôt 321 GG 15)

CLASSEMENT DES ARCHIVES



CADRE DE CLASSEMENT DES ARCHIVES COMMUNALES - 1

Archives antérieures à 1983 - cadre de classement 1926.

2 G Impôts extraordinaires

Série A Lois et actes du pouvoir central3 G Rapports de la commune avec les diverses administrations au point de vue financier

Série B Actes de l'administration dépar-tementale

Série H Affaires militaires

Série C Bibliothèque administrative 1 H Recrutement

Série D Administration générale de la commune

2 H Administration militaire

1 D Conseil municipal 3 H Garde nationale et sapeurs pompiers

2 D Actes de l'administration communale

4 H Mesures d'exception et faits de guerre

3 D Administration de la com-mune

Série I Police, hygiène publique, justice

4 D Contentieux 1 I Police locale

Série E Etat civil 2 I Police générale

Série F Population, économie sociale et statistique

3 I Justice

1 F Population 4 I Répression

2 F Commerce et industrie 5 I Hygiène publique et salubrité

3 F Agriculture Série K Elections et personnel

4 F Subsistances 1 K Elections

5 F Statistiques 2 K Personnel municipal

6 F Mesures d'exception 3 K Protocole et distinctions honorifiques

7 F Travail Série L Finances de la commune

Série GContributions, administrations financières

1 L comptabilité

1 G Impôts directs 2 L Revenus et charges de la commune




CADRE DE CLASSEMENT DES ARCHIVES COMMUNALES – 2

Série M Edifices communaux, monuments et établis-sements publics

Série Q Assistance et prévoyance

1 M Edifices publics1 Q Bureaux de bienfaisance, secours d'urgence

2 M Edifices du culte et cimetière 2 Q Œuvres charitables

3 M Edifice à usage de service et d'assistance et de prévoyance

3 Q Etablissements hospitaliers, hospitalisation

4 M Edifice à usage d'établissements d'ensei-gnement, de sciences et d'art

4 Q Institutions diverses

5 M Edifices divers5 Q Application des lois d'assis-tance et de prévoyance

Série N Biens communaux, terres, bois, eaux Série RInstruction publique, sciences, lettres et arts

1 N Biens communaux 1 R Instruction publique

2 N Bois 2 R Sciences, lettres et arts

3 N Eaux 3 R Sport et tourisme

4 N Propriétés et droits divers Série T Urbanisme

5 N Biens nationauxArchives postérieures à 1983 - Classement continu en série W (par ordre chronolo-gique des versements).

Série OTravaux publics, voiries, moyens de trans-port, régime des eaux

1 O travaux publics et voirie en général

2 O Moyens de transport et travaux divers

3 O Navigation et régime des eaux

Série P Cultes

1 P Culte catholique

2 P Culte protestant

3 P Culte israélite

4 P Cultes divers

5 P Période révolutionnaire




Pour archiver correctement, la première chose à faire est de traiter l’arriéré : tri et éliminations permettront d’y voir plus clair .

- Distinguer les publications et les imprimés non utilisés (documentation) qui peuvent être détruits sans autorisation .

- Pour la partie archives proprement dite, répartir les documents par producteur et par statut (public ou privé) .

- Par producteur, lister l’ensemble des documents en rédigeant des descriptifs concis (analyses), basés sur la typologie du document c’est-à-dire l’appellation qui définit la nature ou la forme d'un document, et qui constitue un élément de sa description, (exemple : compte-rendu, rapport, facture, . .) et relever les dates extrêmes .

- Epurer et trier les documents : enlever les éléments plastiques, métalliques, les brouillons, les post-it . Consulter les circulaires ou les Archives départementales pour connaître les sorts finaux des documents et mettre de côté les éliminables ayant atteint le terme de leur DUA .

- Pour les archives définitives, adopter soit un classement thématique (séries) soit un classement continu (W) en fonction de la date des documents d’archives (antérieurs ou postérieurs à 1983) .

- Rédiger un document récapitulatif (récolement sur Excel par exemple) de l’ensemble des documents avec mention du numéro des boîtes, de l’emplacement des dates extrêmes .

Exemple :

Contactez les Archives départementales pour plus de renseignements sur le traitement de l’arriéré.Il est également possible de nous contacter si vous souhaitez procéder au recrutement d’un vacataire.

LES BONS GESTES DE CLASSEMENT LE TRAITEMENT D’UN VRAC

N° Série Localisation Objet Typologie Dates Elim ? BE*

1 W S1 – Ray . 1 – Et .1 Délibérations . Registre2000-2010

/ /

2 W S1 – Ray . 1 – Et 1 . Comptabilité Factures1995-2000

2010 01/2011

* BE = Bordereau d'élimination .




Un archivage pérenne suppose d’adopter des procédures spécifiques dès la création du dossier :

1) Au moment de la constitution du dossier :

- peser l’utilité de la création du document (existe t-il un dossier équivalent crée par un autre agent ?) . Au sein du dossier, proscrire les abréviations et les sigles .

- le conditionnement : éviter les chemises de couleur soutenue (la couleur risque de déteindre si la pièce est humide), le marqueur .

2) Au moment de l’archivage intermédiaire :

- ôter les éléments plastiques, métalliques, les post-it, les brouillons de travail .

- séparer les documents antérieurs et postérieurs à 1983 (voir cadre de classement) .

- conditionner les documents dans des boîtes en carton (celles en plastique favorisent le développe-ment des moisissures) .

- remplir le récolement sur un fichier au format Excel (ou équivalent) . Les éléments importants sont : le numéro de boîte, sa localisation (numéroter chaque rayonnage et chaque tablette), le service concerné, son objet, les dates, la date possible d’élimination, la date effective d’élimination .

- tenir le récolement à jour .

3) A l’issue de la durée d’utilité administrative :

Chaque année, il convient de passer en revue l’ensemble des documents afin de procéder au repérage de ceux qui ont atteint le terme de leur DUA et à l’élimination de ceux qui n’ont pas vocation à être conservés . Doivent être obligatoirement conservés : ceux antérieurs à 1945, les archives des périodes de guerre (plus ou moins 5 ans), les archives liées aux évènements historiques locaux .

Voir partie 5 pour la procédure d’élimination.

CONSTITUTION DES DOSSIERS ET SUIVI DE L’ARCHIVAGE


ARCHIVES ÉLECTRONIQUES

Avec la loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l'architecture et au patrimoine, les données font partie intégrante de la définition des archives du Code du patrimoine . A ce titre, cette loi réaf-firme que les archives électroniques obéissent aux mêmes obligations règlementaires que les archives papier . Les éléments pour garantir la fiabilité des archives électroniques sont les suivants :

Pérennité : les formats de fichiers sont vite obsolètes au gré des mises à jour et des évolutions technologiques . Afin d’éviter de ne plus pouvoir lire des fichiers électroniques au-delà de quelques années, il est recommandé d’utiliser des formats de fichiers ouverts et libres de droits . Une liste de formats recommandés a été établie par le Service interministériel des Archives de France (http://www .archivesdefrance .culture .gouv .fr/static/4923) . Il est notamment conseillé de convertir les documents bureautiques validés en format pdf .

Intégrité : garantir l’intégrité d’un document nécessite la mise en place de procédures évitant les altérations intentionnelles ou non (changement de date de création lors des copies, etc .) . L’intégrité passe également par la sécurisation des locaux et des données, la mise en place de règles de sécurité pour les bâtiments (anti-in-trusion, lutte contre l'incendie) et pour les documents par la duplication et conservation sur au moins deux sites distants implantés dans des environnements sécurisés .

Traçabilité : être en capacité d’affirmer que le document a bien été produit à la date et l’heure auquel il pré-tend avoir été produit . Etre en capacité de savoir quand les modifications ont eu lieu, par qui, sur quelle machine .

En réalité, de nombreux parallèles peuvent être faits entre archives papiers et archives numériques, malgré la nature très différente des documents, des supports et des outils de création :

DÉFINITIONS

Archives papier Archives électroniques

Magasin d’archives Serveur

Boîte archives Dossier contenant X documents

En cas de vrac

Tri par dossier possibleTri à la pièce obligatoire pour l’arriéré en absence

d’un système fiable

Comment déterminer la valeur probante d’un document ?

Original ou copie ?Original ou copie ? Système d’archivage

permettant de conserver l’intégrité, la pérennité, la traçabilité des dossiers ?



L’archivage électronique nécessite un montage complexe composé de plusieurs briques logicielles liées entre elles par des connecteurs permettant de gérer les flux documentaires . Les agents en charge du système in-terviennent régulièrement à des instants clés (réception et vérification des versements, procédures d’élimi-nation) .

Ainsi une GED (gestion électronique des documents), un coffre-fort électronique, un journal des évènements, un parapheur électronique, les serveurs, la mise en place de télé-procédures, tous ces éléments font partie intégrante d’une démarche d’archivage électronique . Une partie des documents produits sont voués à être éliminés selon les mêmes procédures que pour le papier, d’autres à être conservés dans un serveur ou un outil de SAE (système d’archivage électronique), accessibles depuis une plateforme en fonction des droits d’accès .

Un projet d’archivage électronique nécessite toutefois une grande préparation :

- Se poser la question de la pertinence du projet (est-ce vraiment indispensable de s’équiper d’un SAE ? si oui à quelle échelle : peut-on mutualiser durablement avec une autre collectivité ? Un pré-archivage numérique serait-il suffisant ?)

- Définition claire des objectifs à atteindre, du budget alloué .

- Connaissance de l’existant (applications métiers, GED, nombre d’agents concernés par le projet, étude des organigrammes existants et des procédures, montage d’un groupe projet alliant décisionnaires, informati-ciens et archivistes) .

- Aborder la question de la prise en charge de l’arriéré

- Identification des processus métiers via la mise en place d’un plan de classement et de tableaux de gestion . Le plan de classement pourra ainsi être appliqué sur le papier comme sur l’électronique (GED, serveurs) .

- Accompagnement au changement (mise en place de formations et information auprès des agents, etc .)

Sans ces éléments clés, la collectivité sera dans l’incapacité de choisir les solutions logicielles les plus adap-tées aux besoins et le projet ne garantira en rien la traçabilité, l'intégrité, la sécurité et la pérennité des in-formations qui sont des points indispensables pour conserver une valeur probante aux documents électro-niques .

LES OUTILS DE L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE :



La gestion des documents électroniques est tout à fait possible sans SAE . Un pré-archivage numérique peut ainsi être mis en place avant le déploiement d’une solution coûteuse . Il suppose la mise en place de procé-dures, auxquelles l’ensemble des agents d’une collectivité doit se soumettre .

Le pré-archivage numérique est un élément indispensable pour favoriser le succès d’un projet d’ar-chivage électronique définitif par la suite.

Afin d’aiguiller les administrations souhaitant mener à bien des opérations de pré-archivage numérique, les archivistes départementaux de la région Centre-Val-de-Loire ont créé 5 fiches conseils traitant des thèmes suivants :

- Fiche 1 : traitement d’un vrac bureautique .

- Fiche 2 : identifiez et classez les documents numériques

- Fiche 3 : maîtrisez les courriels

- Fiche 4 : numérisation et dématérialisation, que faire des originaux papier ?

- Fiche 5 : conservez vos données et documents électroniques sur le long terme .

Voir Annexe 3 : Fiches du groupement des archivistes départementaux de la Région Centre « Gérez vos documents électroniques », version 2016 .

Ce qu’il faut retenir, c’est que les règles de gestion des documents numériques sont similaires à celles des documents papiers : traitement au fil de l’eau, mise en place de plans de classement, éliminations selon les dispositions législatives en vigueur .

Seule une réflexion globale sur la production de documents électroniques peut garantir une bonne gestion sur le long terme .

Les Archives départementales d’Eure-et-Loir restent à la disposition des collectivités pour de plus amples renseignements.

PEUT-ON ARCHIVER SANS SAE ?


ÉLIMINATION

Le Ministère de la culture édite régulièrement des circulaires de tri et d’élimination des archives . Nous pou-vons vous les faire parvenir sur demande . Sur internet, elles sont accessibles via les liens suivants :http://www .archivesdefrance .culture .gouv .fr/gerer/records-management-et-collecte/instructions/collecti-vites-territoriales/Les communes sont concernées par plusieurs circulaires, une de 2009 (Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018) et une seconde de 2014 (Préconisation DGP/SIAF/2014/006) qui reprend un certain nombre de délais de l’ancienne circulaire . Une troisième concerne les délais des documents relatifs aux élections politiques . Voici les délais les plus simples à appliquer .

DOCUMENTS ÉLIMINABLES

TypologiesDurée d’utilité administrative (DUA) et observa-tions. L’élimination n’est possible qu’en janvier

suivant le délai proposé

Chronos (registres, cahiers), correspondance . 5 ans + 1

Instructions, circulaires, actes des autres collectivités (regroupe notamment la documentation) . Durée de validité .

Ressources humaines

Cotisations salariales . 10 ans + 1

Arrêts maladie (et certificats médicaux), gestion des congés, demandes d’emplois .

2 ans + 1 (ATTENTION : pour les personnes pouvant bénéficier du dispositif « carrières longues », il est

nécessaire de conserver les arrêts maladie) .

Indemnités, ordres de mission, frais, décomptes d’heures supplémentaires . 5 ans + 1

Finances, marchés publics et comptabilité .

Comptabilité .10 ans + 1 (Une scission peut être effectuée pour des raisons d’assurances entre la comptabilité d’investis-

sement et de fonctionnement) .

Marché public de fournitures et services (marchés de prestations d’entretien, etc…) . 10 ans + 1

Offres non retenues 5 ans + 1

Etat civil

Déclaration (naissance, décès, enfant sans vie) . 5 ans + 1

Publications de mariages, demandes d’extraits d’actes . 1 an + 1

Registres de demandes et de remise de cartes d’iden-tité et de passeports . 5 ans + 1

Autres documents

Documentation (catalogues de fournitures, impri-mées, Bulletins des lois, Recueils des actes adminis-

tratifs, journaux officiels) .Durée de validité, bordereau non obligatoire .


ÉLIMINATION

Aucune élimination d’archives ne peut se faire sans l’accord des Archives départementales . La procédure suivante permet à la collectivité de se décharger légalement de la responsabilité juridique des archives qu’elle souhaite détruire .

Lorsque vous repérez des archives que vous souhaitez détruire, vous devez remplir un bordereau d’élimi-nation . Il est préférable d’envoyer votre ébauche par mail aux Archives départementales afin d’obtenir un accord de principe . Une fois l’accord obtenu, le document doit être rempli en deux exemplaires identiques, signés par le maire de la commune et envoyés aux Archives départementales, à la signature du directeur . Les Archives gardent un exemplaire et vous renvoient le second . A la réception de celui-ci, les documents peuvent être éliminés, soit par une entreprise spécialisée qui devra remettre un certificat de destruction daté, soit en présence du maire ou d’un agent municipal qui rédigera un certificat . Dans tous les cas, la destruction doit garantir la confidentialité des documents . Le bordereau d'élimination doit être conservé à l'issue de la procédure .

Pensez à vérifier les délais d’utilité administrative dans les circulaires en ligne .

Voir annexe 4 : bordereau d’élimination des Archives départementales d’Eure-et-Loir

Contact :Pour vous aider à selectionner les archives éliminables, vous pouvez consulter le site internet des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/ instructions/collectivites-territoriales/ .

PROCÉDURE D’ÉLIMINATION


COMMUNICATION :

Depuis 2008, le principe de base pour la communication des archives publiques est la libre communicabilité . Cependant, un certain nombre d’exceptions subsistent afin de protéger les individus et les organisations .

COMMENT BIEN COMMUNIQUER LES ARCHIVES PUBLIQUES – 1

Type de document Délais de communication

Régime de principe Immédiatement communicable

- Délibérations du gouvernement- Relation extérieures - Monnaie et crédit pubilc- Secret industriel et commercial- Recherches des infractions fiscales et douanières

25 ans

- Secret de la Défense nationale- Intérêts fondamentaux de l'État en matière de politique extérieure- Sûreté de l'État- Sécurité publique

50 ans

Protection de la vie privée 50 ans

Document portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique

50 ans

Dossier personnel 50 ans

Statistiques (cas général) 25 ans

Statistiques collectées par des questionnaires portant sur des faits et comportements privés (dont recensement de population)

75 ans

État civil : registres des naissances et de mariages 75 ans

État civil : décès Immédiatement communicable

État civil : tables décennales Immédiatement communicable

Minutes et répertoires des notaires 75 ans

Enquêtes de police judiciaire et dossiers des juridiction 75 ans

Enquêtes de police judiciaire et dossiers des juridictions en matière d'agressions sexuelles

100 ans

Documents qui se rapportent aux mineurs (vie privée, dossiers judi-ciaires, minutes et répertoires)

100 ans

Sécurité des personnes (agents spéciaux, agents de renseignement) 100 ans

Secret médical25 ans après le décès ou 120 ans

après la naissance

Document concernant les armes de destruction massive (nucléaires, biologique, chimique ou bactériologiques)

Incommunicable

En cas de doute sur un délai de communicabilité, contactez les Archives départementales.


COMMUNICATION :

La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) – procédure de dérogation :

Cette commission a été créée par la loi du 17 janvier 1978 sur l’accès aux documents administratifs .

Sa fonction principale est de se prononcer sur la communicabilité ou non d’un document . Lorsque le délai de communicabilité n’est pas terminé et que l’usager souhaite tout de même accéder à l’information, il peut présenter une demande de dérogation écrite .

La mairie doit donner son avis et la raison du refus (délai non respecté, etc .) . Elle fait parvenir la lettre de l’usager et son avis à la CADA, qui dispose d’un délai d’un mois pour se prononcer . La non-réponse vaut refus de la Commission (article 19 du décret du 30 décembre 2005) .

En cas de doute, il est possible de consulter préalablement par courrier ou par courriel les Archives départe-mentales pour avis au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat .

Site Internet de la CADA . :http://www .cada .fr/

COMMENT BIEN COMMUNIQUER LES ARCHIVES PUBLIQUES - 2

Source : Archives départementales d'Eure-et-Loir, salle de lecture, novembre 2006


COMMUNICATION :

Demande de consultation sur place (contrairement aux bibliothèques, aucun prêt de documents originaux ne doit être autorisé à l’extérieur) :

Quelques règles sont à respecter :

- création d’un cahier de communication : les éléments à inscrire sont le nom, le prénom, la date de nais-sance, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de visite, l’objet de la recherche, les documents demandés, et une signature lorsque l’ensemble des documents a été rendu . Ce cahier permettra, en cas de constatation de la disparition d’un document, de remonter au dernier lecteur ayant consulté le dossier concerné .

- Le lecteur devra consulter les archives sous la surveillance de la secrétaire de mairie ou de l’archiviste . Il ne devra pas aller chercher lui-même les archives .

- Vous devez demander l’utilisation exclusive d’un crayon à papier, veillez à ce que le lecteur ne prenne pas appui sur le document pour écrire et qu’aucune nourriture ou boisson ne soit consommée sur place .

Si la fréquence le justifie, vous pouvez rédiger un règlement de consultation, reprenant ces différents points, qui sera validé par un arrêté municipal .

Si l’usager souhaite la reproduction d’un document, il faut vérifier l’état de conservation du document . Il faudra privilégier la photographie sans flash . La photocopie est à éviter et à proscrire pour les registres afin de ne pas endommager les reliures .

Pour protéger vos documents précieux, vous pouvez également acquérir du matériel d’estampillage : il s’agit d’appliquer un tampon de très petite taille au nom de la collectivité, encré d’une encre de conservation pré-ventive (dans un coin d’une page, sans écriture) .

LA SÉCURITÉ DES DOCUMENTS - 1


COMMUNICATION :

Tous les documents d’archives exposés, prêtés ou publiés doivent respecter les délais de communica-bilité en vigueur .

Expositions :

Pour une exposition d’originaux sur site, il faudra penser aux éléments suivants :

- protection contre le vol et les dégradations matérielles

- protection contre la lumière

- protection contre la chaleur, la sécheresse et l’humidité

- surveillance humaine .

Si les conditions ne sont pas réunies, vous pouvez utiliser des reproductions .

Prêts à l’extérieur :

Il faudra établir une liste des documents à prêter, liste contresignée par le prêteur et l’emprunteur .

Une assurance « clou à clou » pourra également être souscrite par l’emprunteur .

Vous devrez vérifier le lieu d’exposition pour voir si toutes les mesures de sécurité ont été prises .

Si vous devez prêter un document de valeur, il est conseillé de l’estampiller .

Publication et site Internet :

Si un document emprunté est utilisé dans une publication, vérifiez bien d’avoir l’autorisation du pro-priétaire . Il faudra également mentionner la source . Sur un site Internet, il faut prendre garde aux droits de diffusion des données, ainsi qu’aux autorisations des propriétaires . Indiquer la source est, comme pour les publications écrites, une obligation .

Par ailleurs, il faut également veiller à la protection de données personnelles, notamment en cas de publication en ligne . La CNIL applique ainsi un délai de 100 ans pour toute publication en ligne de document comportant des données personnelles .

LA SÉCURITÉ DES DOCUMENTS – 2


ANNEXES

TENIR UN REGISTRE DE DÉLIBÉRATIONS OU D’ARRÊTÉS .


ANNEXES


ANNEXES


ANNEXES


ANNEXES


ANNEXES


ANNEXES


ANNEXES


ANNEXES


ANNEXES

2 - FICHE INONDATIONS

Gestion des sinistresFiche conseil - Inondations

Contexte : Sans réaction adéquate lorsqu’une inondation touche les archives d’une collectivité, les moisissures peuvent s’installer en quelques jours, endommageant durablement les documents, et pouvant entraîner leur destruction avec une contamination des documents sains . La collectivité doit réagir sans tarder pour sauvegarder ses archives conservées pour des raisons juridiques, patrimoniales ou historiques .

Conseils et bonnes pratiques en cas d’inondation :

Action Objectif Détails

1 Sécuriser les lieux

Bloquer l’accès aux personnels non autorisés .Prévenir les Archives départementales sous 48 heures .

2 Prendre des photographies

Les photos permettent d’établir un état des lieux . Elles servent de pièces justifica-tives lors de la déclaration aux assurances .

3 Isoler les collections

Les dossiers non touchés ou secs : évacuer rapidement ceux qui sont indispen-sables pour la continuité du service1 et les conserver dans un endroit sain .Parmi les documents touchés, séparer les documents peu atteints, humides et dé-trempés à part, si possible dans des caisses rigides et en dresser la liste, par état :- Les documents légèrement humides : Ils doivent être mis à plat, écartés les uns des autres dans un local sain et aéré tout en veillant à leur sécurité (contrôle des accès) . Les registres devront être posés sur la tranche et ouverts . La congélation est conseillée afin d’éviter le développement de moisissures .- Les documents détrempés : mise à plat pour commencer le séchage mais la congélation devra être privilégiée afin d’éviter le développement de moisissures .Attention : La manipulation des documents humides doit être prudente : ne ja-mais prendre les documents par les bords, toujours les saisir à deux mains, par le dessous . Ne pas mettre les collections sur les radiateurs, ni les essorer ou les frotter pour enlever les traces d’humidité . Ne pas les passer au sèche-cheveux ou utiliser du buvard coloré qui pourrait déteindre sur les archives . Le séchage complet peut être long (plusieurs semaines) .

4 Recenser les dégâts

Si la commune est dotée d’un récolement précis, cette opération sera plus aisée . Il faudra veiller cependant à établir une table de concordance précise entre les anciennes localisations et la localisation temporaire le temps du séchage .Si nécessaire, dans le cas de documents rendus complètement illisibles, établir un bordereau d’élimination ou prévoir un programme de restauration d’urgence, en lien avec les Archives départementales .La liste suivante recense les documents indispensables à la conduite de l’activité du service, qui devront, dans la mesure du possible, être sauvegardés :- délibérations - plan local d’urbanisme (PLU)- arrêtés du maire - cimetière : registre, plan et concessions- état civil - titres de propriété des biens communaux- permis de construire- plans et dossier de travaux des bâtiments communaux


ANNEXES

5

Rétablir les conditions de conservation dans le local

Assécher les locaux (aération, emploi de déshumidificateurs, …) . Il faut remettre en place une température autour de 18°C et une hygrométrie proche des 50% de taux d’humidité . Une fois cette opération effectuée et les documents asséchés, changer les boîtes en reportant les cotes sur les nouvelles . Attention : ne pas ré-intégrer les documents qui ne sont pas complètement secs ou si le local n’est pas assaini . Ne pas réutiliser des boîtes qui ont été inondées .

6 Faire un bilan

- Inondation d’origine « matérielle » (ex : rupture de canalisation d’eau, …) déplacer les documents ailleurs et éviter tout stockage sous les canalisations .- Inondation d’origine « naturelle » : est-ce exceptionnel ? régulier ?de temps en temps ? adapter la localisation (changer de local, surélever les documents,…)- Se munir de matériel pour faire face à ce type de sinistres : seaux, serpillères, aspirateurs à eau, déshumidificateurs, …- Repérer préventivement les collections fondamentales et les documents les plus nécessaires pour la poursuite du travail pour pouvoir les évacuer en premier . Eventuellement, se munir d’une armoire forte étanche (uniquement pour les do-cuments fondamentaux utilisés quotidiennement) .- Documenter le sinistre : conserver le dossier complet ainsi que les adresses et té-léphones des assureurs, des entreprises spécialisées et des Archives départemen-tales afin d’être en capacité de réagir plus rapidement si le sinistre se reproduit .

Sources :Code du patrimoine, livre II .

Code général des collectivités territoriales, art . L . 2321-1-2 .

Marie-Dominique Parchas, Plan de sauvegarde et d'urgence des fonds d'archives. Aide-mémoire des actionsprincipales, SIAF, 2014 .

CIG, Grande couronne, La conduite à tenir en cas de sinistres, juin 2016 .2

2 http://www .cigversailles .fr/content/locaux-d%E2%80%99archives-inond%C3%A9s-nos-conseils?desti-nation=node/1465 – date de consultation juin 2016 .


ANNEXES

3 - FICHES DU GROUPEMENT DES ARCHIVISTES DÉPARTEMENTAUX DE LA RÉGION CENTRE .

Pourquoi ?- Retrouver l’information .- Alléger les serveurs, réduire les coûts .- Identifier les documents importants .- Garantir leur conservation à long terme .- Se conformer à la législation CNIL .

Avec qui ?- Travail d’équipe avec l’appui de votre hiérarchie .- Avec la personne chargée de l’informatique .- Avec les Archives départementales .

Gérez vos documents électroniquesFiche conseil n°1 - Traitez votre vrac bureautique

1ère étape : diagnostic et solutionsN’y a-t-il que des fichiers utiles ? Éliminer les fichiers inutiles (fichiers de travail, versions provisoires, fichiers en double) .

Mettre à part les fichiers de travail propres à chacun, dans un espace non partagé .Voir aussi encadré page suivante : « cleaning day » .Retrouve-t-on facilement les fichiers ?

Établir un plan de classement et former les agents à son utilisation (voir fiche n° 2) . Réserver à certains agents la création de dossiers dans les deux premiers niveaux du plan .

Risque-t-on de perdre des fichiers importants ? Verrouiller ces fichiers en lecture seule pour les agents qui n’en sont pas responsables .

Y a-t-il des règles de nommage des fichiers connues de tous ? Établir des règles de nommage et former les agents (voir fiche n° 2) .

En fin d’étape :- Le plan de classement et les règles de nommage sont établis .- Le serveur est débarrassé des documents inutiles .- La gestion des accès aux documents est définie .

2ème étape : statut et cycle de vie des documents- Déterminer le statut et l’intérêt des documents numériques : voir tableau page suivante .- Identifier leur durée de conservation et leur sort final avec l’expertise des Archives départementales .- Pour aller plus loin : convertir les documents importants dans un format pérenne (voir fiche n°5) .

3ème étape : gestion des documents en fin d’utilité administrative- Ôter du serveur les documents dont la durée de conservation est écoulée (voir tableau page suivante) :

fichiers relevant des cas 1, 3 et 4 : éliminer sans formalité (après vérification de la conservation de l’original papier si c’est le cas)Attention : seuls ces fichiers peuvent être détruits sans le visa réglementaire des Archives départemen-tales.

Fichiers relevant du cas 2 : à détruire : rédiger un bordereau d’élimination soumis au visa des Archives départementales .

à conserver définitivement : rédiger un bordereau de versement et procéder au transfert des fichiers aux Archives selon les modalités définies en amont entre votre service et le service des archives . Si besoin, demander conseil aux Archives départementales .


ANNEXES

Le cleaning day : Une fois par an, choisissez une demi-journée qui sera consacrée au nettoyage de l’arborescence existante,

un peu comme vous le feriez pour les archives papier . Alertez le service informatique afin de vous assurer de la sauvegarde de vos données en cas d’erreur de manipulation .

Nettoyez les dossiers dont vous êtes responsable : éliminez les fichiers de travail (provisoires, incomplets), les doublons et les versions intermédiaires inutiles (sauf celles permettant de documenter la prise de décision), renommez les fichiers conformément aux nouvelles règles de nommage et rangez-les dans le plan de classe-ment adopté

Rédigez un bordereau d’élimination pour les fichiers d’activité dont la durée de conservation est arrivée à terme et dont le sort final est l’élimination (cf . rubrique 2 du tableau ci-dessus) . En l’absence de référentiel, consultez les Archives départementales .Astuces :

Il existe des outils informatiques qui facilitent le travail de nettoyage : prévisualisation des fichiers, repérage des doublons, renommage en masse, etc .

Gestion des versions : vous pouvez ranger d’emblée les versions intermédiaires dans un dossier (souvent appelé « old ») qu’il sera facile de supprimer le moment venu .

Statut du document

électronique

Existence d’une

édition papier ?

ExemplesDurée de conserva-tion du document

électronique

Sort final du document

électronique

1 . Fichier de saisie

Oui( i m p r e s -sion ayant le statut d’original)

Courrier, compte rendu, convention, rapport, note de service, etc .

Selon intérêt pratique (consultation et diffu-sion aisées, possibilité de faire des copier-col-ler, de servir de mo-dèle)

Destruction

2 . Document d’activité du

service (y compris les

fichiers à valeur probante)

Non (ou simple copie de travail)

Décision administrative, acte, courriel engageant, convention, notification, compte rendu, tableau sta-tistique, enregistrement de données, factures, etc .

Durée indiquée dans un référentiel d’archi-vage

Destruction (avec bordereau d’élimi-nation) ou transfert aux Archives dé-partementales pour conservation défini-tive .

3 . Numérisation d’un original

papierOui

Contrat, convention, sta-tuts, règlement interne, etc .

Selon intérêt pratique (consultation et diffu-sion aisées)

Destruction (après avoir vérifié que l’original papier a été conservé et que la copie numérique n’a pas acquis une valeur probante .)

4 . Fichier à valeur docu-

mentaire

Selon les cas

Texte réglementaire, fichier téléchargé depuis internet, fichier produit par un autre organisme, etc .

Selon besoin du service Destruction


ANNEXES

Gérez vos documents électroniquesFiche conseil n°2 - Identifiez et classez vos documents électroniques

Classement des documents électroniques : Élaboration d’un plan de classement (ou arborescence)

Objectif : - Organiser le stockage des documents des espaces informatiques partagés et du réseau afin que chacun puisse accéder aux fichiers nécessaires à son activité

Quelques conseils :- élaborer son plan de classement : sa création doit faire l’objet d’une réflexion et d’une démarche collective visant simplement à faire adhérer chaque membre du service qui va en bénéficier . Elle suppose également une réflexion globale sur les missions et les activités de la structure . La pertinence du plan de classement en dépend .

- hiérarchiser les dossiers du général au particulier, en fonction des missions et des activités préalablement iden-tifiées, ce qui offre au plan de classement une plus grande longévité .

- limiter les niveaux et le nombre de dossiers qui les composent au sein du plan de classement afin qu’il reste accessible aux utilisateurs, notamment en utilisant les règles de nommage (voir partie 2), qui permettent de ne pas multiplier les sous-dossiers .

- numéroter chaque niveau de plan de classement . Privilégier la numérotation avec un zéro en préfixe (qui permet de classer les dossiers dans l’ordre croissant) . Exemple : « 01_nom_dossier » ou « 001_nom_dossier » .

- définir un espace à part servant aux documents temporaires qui doit rester sous contrôle et utilisable par tous . La mise en place d’un Cleaning day (voir fiche n°1) permettra d’éviter son encombrement .

- afficher les fichiers en mode détail dans l’explorateur de fichiers pour voir l’ensemble des informations sur une seule ligne (type de document, date de modification, etc .) .

A éviter :- ranger les documents en fonction de l’organigramme ou du nom des agents d’un service - insérer des fichiers au même niveau que les dossiers- classer un fichier à plusieurs endroits de l’arborescence . Dans le cas où le doublonnage est intellectuellement obligatoire, cette règle peut être adaptée . - laisser un fichier « autonome » sans l’insérer dans le plan de classement .


ANNEXES

Identification des documents électroniques : la question du nommage

Le nommage des documents électroniques dès leur création est une étape indispensable pour une gestion raison-née de l’espace informatique . Il permet de normaliser la production documentaire de la structure, de faciliter la recherche et l’intégration future au sein d’un plan de classement hiérarchisé .

Le nommage doit obéir à des règles simples, peu nombreuses et valables pour l’ensemble des utilisa-teurs. L’ensemble des règles constituent une charte de nommage des fichiers à laquelle chacun doit s’as-treindre.

Les éléments à définir :- les intitulés (noms des documents) : employer des termes équivalents aux dossiers papiers . On veillera à ce que les noms d’une même typologie de fichiers soient harmonisés (choisir par exemple entre courriers ou correspondance) . Une liste d’intitulés standard peut exister dans la charte de nommage définie collectivement . L’intitulé doit rester succinct (contrainte technique : 256 caractères pour l’ensemble du chemin) .

- la date : les formats AAAA_MM_JJ ou AAAAMMJJ sont à privilégier . Cette date peut correspondre à la création du fichier ou à une date clé (jour de réunion, etc .) . Si l’on veut privilégier un classement chronologique des fi-chiers, on placera la date en début du nom de fichier . Pour un classement alphabétique par intitulé, on la placera en deuxième position . Exemple : AAAA_MM_JJ_Fichier1 ou Fichier1_AAAA_MM_JJ

- le nommage des différentes versions : Il est obligatoire car il permet de distinguer les différentes étapes d’élaboration du document . Exemple : Document de travail : V0, puis V0 .1, etc . ; Document validé : V1, puis V1 .1, etc . ; Nouvelle version du document validé : V2, etc . Ce nommage doit être également normalisé dans la charte .

A éviter :- les accents, les trémas et cédilles (é ; è ; ê ; à ; ç ; etc .)- les abréviations (hors sigles fixés et développés dans la charte de nommage) .- les espaces (privilégier l’utilisation de l’underscore « _ ») .- limiter strictement le recours à la ponctuation et autres caractères spéciaux (), ;:!? ./§& »’@][|#{}= . - ne pas utiliser de mots « vides » (la, le, les, des, et, ou, un, une) . Ainsi un compte rendu de réunion pourra être nommé : « date_CompteRenduReunion_version .doc » .- ne pas utiliser le nom de l’agent créateur ou gestionnaire du dossier


ANNEXES

Gérez vos documents électroniques Fiche conseil n° 3 – Maîtrisez vos courriels

Courriels et messagerie

Les courriels sont des messages électroniques, qui comprennent :- un contenu, dans le corps du message,- un en-tête (date, objet, informations techniques, etc .),- éventuellement des pièces jointes, de tout format .

Ils arrivent dans un logiciel de messagerie, accessible sur internet (webmail) et/ou via un outil comme Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird, qui permet de :- les lire, les créer et les envoyer,- les stocker,- les classer dans des dossiers à l’intérieur de l’outil,- les imprimer,- les enregistrer dans une arborescence sur un serveur ou sur son disque dur (cette option est rarement présente dans les webmail, il faut passer par la fonction d’impression pour créer un PDF) .

La charte de bon usage du courriel : un outil très pratique !Les courriels représentant souvent de fortes masses d’information, il faut trouver un système de bonne gestion pour ne perdre ni donnée importante, ni temps de traitement . Certains services se dotent d’une charte du bon usage du courriel, signée par tous les agents, qui permet d’homogénéiser les pratiques et de faciliter les opéra-tions de classement .

La suppression des pourriels (spams) et courriels reçus en copie ou par listes de diffusion doit être effectuée régulièrement .

Les modes de classementPlusieurs choix de classement peuvent être opérés pour les autres courriels, en fonction de divers critères, éco-nomiques, organisationnels ou juridiques . Des solutions mixtes peuvent également être adoptées . Le tableau ci-après vous aidera à choisir votre solution .

Quelle que soit la méthode de classement choisie, les règles générales de gestion documentaire pour le papier comme pour l’électronique restent applicables (voir fiches n° 1 et n° 2) et un bordereau d’élimination doit être visé par le directeur des Archives départementales avant toute suppression d’un compte de messagerie d’une personne chargée d’une mission de service public .

NB : les courriels personnels doivent être clairement identifiés (mention « Personnel » dans le titre d’un mes-sage ou d’un dossier par exemple) pour assurer le respect de la vie privée .

L’export des courrielsEn cas d’export des courriels, il est préférable de conserver dans un seul fichier le message et sa ou ses pièce(s) jointe(s), sauf si celle(s)-ci n’a (n’ont) pas de rapport ou pas d’intérêt pour la constitution du dossier . Sur le choix des formats d’export, voir la fiche n° 5 .

Si les pièces jointes ne sont pas dans un format pérenne, il convient de conserver à la fois le format original et une version convertie en format pérenne (voir la fiche n° 5) .


ANNEXES

Pour aller plus loin : Vademecum Elaborer une charte courriels et l’inscrire dans une stratégie d’archivage (janvier 2015, programme VITAM)

Choix de classement Avantages Inconvénients

Chronologique(les messages sont stockés dans la messagerie tels qu’ils arrivent)

Pas de perte de temps pour classer . Ne résiste pas aux gros volumes : temps de recherche d’un courriel élevé, risque d’oubli pour les mes-sages en bas de liste, risque de non destruction régulière des messages groupés ou pour information .Risque de suppression en masse quand la taille limite de la boîte est atteinte .

Peut fonctionner pour de petits volumes de courriels reçus par semaine, ou pour une boîte de type institu-tionnelle ou secrétariat, qui redistribue ensuite les courriels aux bons interlocuteurs .

Dossiers de messagerie(les messages sont classés dans la messagerie dans des dossiers thé-matiques qui s’inspirent du plan de classement des dossiers du service)

Classement rapide par glisser-dé-poser .Recherche facilitée .

Absence de partage des dossiers : ils ne sont visibles que par l’utilisa-teur de la messagerie .Risque de tenue de double dos-sier : un dossier général sans les échanges de courriels et un dossier de courriels dans la messagerie .Risque d’engorgement de la mes-sagerie .

Peut fonctionner avec un système de classement a posteriori : les dossiers de messagerie servent d’espace « tampon » et un moment dans la semaine ou dans le mois est consacré à la mise à jour des dossiers par l’export ou l’impression des messages .

Export des messages dans des dossiers électroniques(enregistrement dans une arbores-cence de disque dur ou de serveur ou dans un outil de gestion électro-nique des données)

Dossiers complets et à jour, vi-sibles par toutes les personnes ayant accès à l’arborescence .Re-cherche simple .Évite l’engorgement de la messa-gerie .

Temps de classement potentiel-lement long, surtout pour de gros volumes de messages .

Peut fonctionner pour les dossiers dont on est chef de projet ou contributeur, lorsque le dossier est tenu dans un outil informatique .

On peut a minima se limiter à l’export des documents engageants et/ou à valeur historique .

Impression pour classement dans des dossiers papier

Dossiers complets et à jour, vi-sibles par toutes les personnes ayant accès à l’armoire où ils sont rangés .

Perte potentielle de métadonnées des messages et d’informations dans des pièces jointes de formats complexes (tableurs…) . Pas de consultation possible à dis-tance ou par plusieurs personnes simultanément .

Peut fonctionner pour les dossiers dont on est chef de projet ou contributeur, lorsque le dossier est tenu sur papier, s’il n’est pas nécessaire de conserver la valeur probante du courriel (cas des courriels dotés d’une signature électronique) .

Solution indiquée pour les utilisateurs de webmails tenant leurs dossiers sur papier .


ANNEXES

Gérez vos documents électroniquesFiche conseil n° 4 – Numérisation et dématérialisation : que faire des originaux papier ?

Définitivement avec versement éventuel aux archives Pourquoi ?

- documents patrimoniaux : registres paroissiaux, plans, journaux anciens…

- la numérisation ayant pour but de préserver l’origi-nal papier, l’élimination serait un non-sens et n’est donc pas envisageable

- documents dont la conservation définitive est pres-crite par les textes réglementaires (état civil, registres de délibérations, etc .)

- référentiel d’archivage, élaboré en concertation avec les Archives départementales - textes réglementaires : Instruction générale relative à l’état civil du 11 mai 1999, etc . - circulaires des Archives de France

Jusqu’à la fin de la durée d’utilité administrative (DUA) Pourquoi ?

- documents comptables de l’État - arrêté du 9 septembre 2013 relatif à la dématériali-sation des pièces justificatives et des documents de comptabilité des opérations de l'État (annexe)

- pièces justificatives ouvrant droit, du point de vue fiscal, à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d’affaire (factures etc .) .

- Livre des procédures fiscales- Bulletin officiel des finances publiques

- documents dont la tenue sur support papier est obligatoire : arrêtés temporaires, registre des taxes et contributions d’urbanisme …

- Code général des collectivités territoriales - Code de l’urbanisme

- documents dont la DUA n’est pas échue si les condi-tions de leur numérisation ne confèrent pas une va-leur probante à la copie numérique .

- DAF, écrire un cahier des charges pour la numérisa-tion : guide technique (2008) ; Vade-mecum (2014)

Les services administratifs numérisent, au quotidien, de nombreux documents notamment pour :

faciliter l’accès à l’information, assurer un suivi plus efficace des dossiers,

gagner de la place . Pourtant, la version numérisée d’un document origi-nal papier ne le remplace pas et ne permet sa destruc-tion que dans des cas bien précis .

Distinguer la numérisation ≠ la dématérialisationOn parle de : • numérisation, lorsqu’il s’agit de la transformation de dossiers papier vers une forme électronique- numérisation patrimoniale qui a pour objectif d’éviter la dégradation de documents originaux à forte valeur historique liée à leur manipulation et de faciliter leur accès au public, via internet par exemple - numérisation quotidienne de dossiers, dite « de flux » ou « au fil de l’eau » - numérisation d’un stock de documents préexistants .

Dans tous ces cas, la version papier du document constitue l’original . • dématérialisation, lorsqu’il s’agit de la production et de la gestion de documents uniquement sous forme élec-tronique, de leur création à leur archivage .

Dans le cadre des procédures totalement dématérialisées (marchés publics par exemple), l’original est le fichier électronique du document : une impression d’un document signé électroniquement ne constitue pas un original .

Éliminer l’original papier de documents numérisésPour gagner de la place, il est tentant de vouloir détruire les documents papier ayant fait l’objet d’une numéri-sation . Dans certains cas, il sera cependant nécessaire de conserver la version papier, seul original, donc seul à porter les marques d’authenticité et de fiabilité .

Ainsi, même après numérisation, on conservera les documents papier (liste non exhaustive) :


ANNEXES

La valeur probante des documents numériquesLa loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 reconnait que tout document électronique a la même valeur probante qu’un document papier « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité . »

L’élimination des originaux papier n’est possible que si :- Les documents sont éliminables à l’issue de leur durée d’utilité administrative (définie dans le référentiel d’ar-chivage) .- La version numérisée possède une valeur probante garantie au moyen de procédures et d’outils appropriés : horodatage, métadonnées, traçabilité des opérations (voir fiche n°5), qualité de la numérisation .- La version numérisée est conservée jusqu’à l’issue de la durée d’utilité administrative des documents- Une analyse juridique concernant les besoins en matière de preuve et de risques de contentieux a été réalisée .Dans ces conditions, on pourra :- éliminer un dossier papier si toutes ses pièces sont numérisées suivant la procédure décrite .- éliminer certaines pièces justificatives papier (exemple dossiers d’allocataires) si elles sont numérisées .- éliminer certaines typologies de documents, selon des cas déjà prévus par la loi (dossier individuel d’agent public, registre du commerce etc .)

On pourra par ailleurs éliminer les versions papier des documents tels que : documentation, documents de tra-vail, brouillons, notes, versions imprimées d’originaux électroniques (voir fiche n°1) .

Toute élimination de documents, même électroniques, est soumise au visa des Archives départementales.

Gérer les versions numérisées d’originaux papier- Les documents numérisés selon les normes appropriées en lieu et place d’originaux papier doivent faire l’objet, au même titre que les originaux électroniques, d’une attention particulière, notamment au niveau des garanties d’authenticité, d’intégrité et de pérennité . (voir fiche n°5)- Dans la mesure où l’original papier est conservé, la conservation de sa version numérisée n’obéit à aucun impé-ratif particulier : il s’agit alors d’un outil de travail qui n’a pas de valeur juridique particulière .- Dans le respect des recommandations de la CNIL, il peut être intéressant, à l’issue de la durée de conservation d’un original papier, de numériser certaines typologies de documents, avant de les détruire, pour y avoir éven-tuellement recours par la suite (collection chronologique de courrier, bulletins de paie par exemple) .

Cette numérisation n’a d’autre but que de faciliter l’accès à l’information et n’obéit à aucune règle de création ou d’élimination des fichiers numériques .

Pour aller plus loin : Vade-mecum du Service interministériel des Archives de France : Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation

Nous contacter : Direction des Archives départementales et de l’archéologie de l’Eure-et-Loir, Esplanade Martial Taugourdeau, Pont de Mainvilliers, 28000 CHARTRES . Tel : 02 .37 .88 .82 .20 . Courriel : archives@cg28 .fr


ANNEXES

Les données et documents électroniques produits ou reçus par une administration dans le cadre de son activité (courrier électronique, fichier bureautique, base de données, etc) sont des archives publiques .

Afin d’en garantir l’authenticité, l’intégrité et l’accessibilité sur le long terme, il est nécessaire de prendre en compte quelques règles .

Attention ! L’archivage électronique ne doit pas être confondu avec la sauvegarde (fait de réaliser une copie de sé-curité) ou le stockage (opération consistant à garder des données sur un support ou un espace dédié) . L’archivage électronique conserve les données et en maintient l’accès à très long terme .

Quels objectifs ?- L’intégrité : caractéristique d’un document électronique qui n’a subi aucune destruction, altération ou modifi-cation .- La lisibilité : possibilité, lors de la communication d’un document, d’avoir accès à l’ensemble des informations qu’il comporte .- L’authenticité : caractère d’un document dont on peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être (fiabilité du contenu, de la date, du producteur et du contexte de production) . La signature électronique garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé, et protège la confidentialité des informations .- La traçabilité : fait de créer, d’enregistrer et de préserver des données relatives à l’utilisation des documents .- La pérennité : capacité à garantir l’intégrité, la lisibilité et l’authenticité des objets archivés sur une longue durée .

Notons qu’il existe des systèmes d’archivage électronique (SAE) qui associent des outils et des procédures permet-tant d’atteindre ces objectifs, notamment :

• L’intégrité, par la vérification régulière de l’empreinte numérique du document .

• La traçabilité, par la mention horodatée dans le journal de cycle de vie des archives de l'ensemble des actions effectuées sur un document (versement, communication, élimination, vérifications diverses . . .) . Ce journal est régulièrement archivé comme n'importe quel document .

A défaut d’un tel système, il est possible de mettre en œuvre de bonnes pratiques .

Quels outils ?- Renseigner les métadonnées• Les métadonnées :

Sont des informations sur le contenu (date, auteur, légende, mots-clés, champs d’une base de données, etc) et des informations techniques (format, structure et codification des données, propriétés du fichier, indications sur l’environnement logiciel, matériel nécessaire à la lecture, droit d’accès, etc) décrivant des documents électro-niques .

Permettent d’en contextualiser la création, d’en faciliter la gestion et l’exploitation . Une partie de ces informations peut être enregistrée automatiquement dans les « propriétés du document » .

• À défaut, il est important de créer, dans le titre du document ou dans un en-tête créé à cet effet, des métadon-nées de contenu : nom de l’auteur, date de création, date de mise à jour, nom du destinataire, version, nom du projet .

- Choisir des formats adaptés à la conservation• Les formats de fichiers sont nombreux et, du fait des évolutions fréquentes, peuvent devenir rapidement ob-solètes .• Les formats libres, dits ouverts, se caractérisent par des spécifications accessibles à tous (ex : PDF, JPEG) . Ces formats ne sont donc pas propres à une application . Le caractère «ouvert» d’un format est un atout pour en per-

Gérez vos documents électroniquesFiche conseil n°5 - Conservez vos données et documents électroniques sur le long terme


ANNEXES

Type de document Format recommandé

Fichiers bureautiques XML, PDF/PDF-A, TXT, ODF

Courriels MBOX, EML

Bases de données XML, CSV, SIARD

Images JPEG, TIFF, PNG

Plans vectoriels CGM, DXF, PDF/A-2

Sons MP3, WAV, FLAC

Audiovisuel MPEG-4

mettre la lisibilité sur le moyen et long terme .• Ils s’opposent en cela aux formats propriétaires, dits fermés (ex : .doc, .xls), qui peuvent poser des problèmes de lecture en cas de disparition d’un logiciel, d’un éditeur…, voire entraîner des pertes de données . Ils présentent donc plus de risques d’obsolescence : la compatibilité entre deux versions d’un logiciel peut être rompue en moins de 10 ans . Une conversion vers un format ouvert sera alors recommandée avant tout archivage définitif . • Il convient donc de privilégier les formats durables . En fonction des types de documents, les formats suivants sont recommandés (voir le référentiel général d’interopérabilité de l’Etat . http://references .modernisation .gouv .fr) :

- Choisir des supports fiables• Quels qu’ils soient, les différents supports existants ne présentent pas tous les garanties pour une conservation sur le long terme (disque dur, CD-ROM, clé USB, etc .) : leur durée de vie est en général de 5 à 10 ans .• Ces supports sont également sensibles à divers facteurs de dégradation (usure, conditions de stockage, instabi-lité des matériaux, erreurs humaines…) .• Il convient donc :

de sélectionner des produits normalisés, robustes, résistants aux agressions de l’environnement et vieillissant lentement ;

d’envisager des migrations régulières vers de nouveaux supports pour les données à longue durée de conser-vation .• Malgré cela, même si un support est bien conservé et ne connaît pas de dégradations, il sera confronté à terme à l’obsolescence des matériels de lecture .• Attention : il est interdit pour une administration produisant des archives publiques de souscrire à une offre de cloud dont le prestataire ne peut garantir que l'ensemble des traitements et de l'hébergement des données sont effectués sur le territoire français .- Sécuriser ses équipements et réseaux• Conserver les données sur 2 supports distincts et diversifiés (serveurs, bandes magnétiques, disques optiques, etc .), situés sur 2 sites différents, éloignés l’un de l’autre, et placés en « miroir » : en cas de panne de l’un, les données seront préservées sur l’autre .• Protéger les salles des serveurs contre l’incendie, les inondations, les pannes électriques, la poussière, la sur-chauffe .• Procéder à des migrations régulières (tous les 5 ans si possible) : transfert des données sur de nouveaux sup-ports (baies, disques durs, CD, etc .), et ce sous des formats durables afin d’en garantir la conservation et la com-munication .• Sécuriser l’accès aux serveurs : accès physique (habilitations restreintes, enregistrement), accès informatique (antivirus, pare-feu, journal des événements) .• Sécuriser l’accès aux données par la mise en œuvre d’un système d’authentification (gestion des droits d’accès aux applications, aux espaces serveurs, conservation des listes d’utilisateurs, etc .) .


ANNEXES

4 – BORDEREAU D’ÉLIMINATION DES ARCHIVES DÉ-PARTEMENTALES D’EURE-ET-LOIR1 :

1 Un exemplaire en format Excel peut être envoyé sur simple demande à archives@eurelien .fr .

Tel : 02 37 88 82 20

BORDEREAU D'ELIMINATION(A ÉTABLIR EN DEUX EXEMPLAIRES)

Intitulé complet du service versant (avec les subdivisions hiérarchiques) :

ARCHIVES DEPARTEMENTALES D’EURE-ET-LOIR Esplanade Martial TaugourdeauPont de Mainvilliers - 28026 CHARTRES CEDEX

Fax : 02 37 36 88 79

Tél. : 02 37 Fax : 02 37

Nombre de liasses, boîtes ou registres : boîtes

Agent responsable du versement :

E-mail :

Intitulé du service auteur :

Description sommaire et dates extrêmes des principales catégories de documents

Statut du service versant : Métrage : ml Dates extrêmes :

Le chef du service versant Le directeur des Archives départementales

Bordereau de pages Elimination autorisée le Demande formulée le

BORDEREAU D'ELIMINATION(A ÉTABLIR EN DEUX EXEMPLAIRES)

Intitulé complet du service versant (avec les subdivisions hiérarchiques) :

Tél. : 02 37 Fax : 02 37

Nombre de liasses, boîtes ou registres : boîtesE-mail :

Intitulé du service auteur :

Description sommaire et dates extrêmes des principales catégories de documents

Statut du service versant : Dates extrêmes :

Le directeur des Archives départementales

Elimination autorisée le


ANNEXES

Nombre de boite ou

Métrage Typologie documentaire Date début Date fin


ANNEXES

Sources bibliographiques :

Association des archivistes français, Abrégé d'archivistique, Principes et pratiques du métier d’archiviste, Paris, 3è édition (1ère édition 2004), 2013 .

Association des archivistes français – Association des maires de France, Les Archives, c’est simple, guide d’archivage à l’usage des communes et des groupements de communes, Paris, 4è édition (1ère édition 2001), 2016 .

Site internet du Service interministériel des Archives de France : http://www .archivesde-france .culture .gouv .fr/ (date de consultation 29 novembre 2016) .

Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002 .

Note relative à la surcharge à prendre en compte dans les magasins d’archives, DITN-RES-2004-001, Juillet 2004 .

Les rayonnages dans les magasins d’archives, DITN/RES/2008/005, Juillet 2008 .

Règles de base pour la construction et l’aménagement d’un bâtiment d’archives, troisième révision, octobre 2009 .

Site internet du Portail international archivistique francophone : http://www .piaf-archives .org/ (date de consultation 29 novembre 2016) .

BIBLIOGRAPHIE

FENÊTRES / BALCONS- Sécuriser les fenêtres par des dispositifs adéquats (bloque fenêtre) .- Les fenêtres d’une hauteur inférieure à 90 cm doivent être équipées d'un garde-corps (NF P 1-012) . - Vérifier l'efficacité des systèmes de fermeture et leur risque d'ouverture sous l'effet du vent ou de leur

manipulation par un jeune enfant . - Ne jamais laisser seul un enfant dans une pièce avec fenêtre ouverte . - Ne pas installer de meuble ou de radiateur sous les fenêtres et éloigner tout objet qui pourrait être

traîné par l'enfant et lui servir de marchepied . - Ne jamais laisser sur un balcon des objets qui pourraient attirer un enfant, ou sur lesquels il pourrait

grimper .

ESCALIERS- Installer des barrières portant la mention

« conforme aux exigences de sécurité » (NF EN 1930) en bas et en haut des escaliers .- Un escalier sans contremarche doit être sécurisé- Apprendre à l’enfant à monter et à descendre les escaliers . - Ne jamais laisser l’enfant utiliser seul l’escalier jusqu’à ce qu’il sache se tenir à la rampe .

INSTALLATIONS ÉLECTRIQUES- Installer des prises à éclipse ou des cache-prises . - Ne jamais laisser de rallonge électrique branchée ou de fils électriques dénudés .

INSTALLATIONS AU GAZ- Pour prévenir les risques d’intoxication par le monoxyde de carbone, faire procéder par un profes-

sionnel à l’entretien annuel des appareils fixes de chauffage ou de production d’eau chaude sanitaire . Les certificats annuels d’entretien doivent être mis à disposition de la puéricultrice de PMI.

CHEMINÉES À FOYER OUVERT OU FERMÉ, CHAUFFAGE D’APPOINT- Installer un système de protection stable, non mobilisable par l’enfant .- La distance préconisée entre la source de chaleur et la barrière est de 80 cm .

CONSEIL DÉPARTEMENTAL D’EURE-ET-LOIR1 PLACE CHÂTELET - CS 70403 – 28008 CHARTRES CEDEX

TÉL. : 02 37 20 10 10 – WWW.EURELIEN.FR

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CONTACTS :PAR TÉLÉPHONE : 02.37.88.82.20

PAR MAIL : [email protected] INTERNET DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES :

HTTP://WWW.ARCHIVES28.FR