Guide de la gestion du conseil - extranet.pgsolutions.comextranet.pgsolutions.com/Telechargement/Fichiers/Gestion... · 17. LEXIQUE ... Le menu Gestion du conseil prend en charge

Guide de la gestion du conseil

Préparé par

L’équipe de gestion documentaire

SEPTEMBRE 2013

www.pgsolutions.com

• Guide de la gestion du conseil – 2013

Confidentiel

© 2012 PG SOLUTIONS inc. Tous droits réservés

Document à caractère confidentiel

Ce document est la propriété de PG Solutions Inc. et de son collaborateur, en l’occurrence le Client. Nous y démontrons le savoir-faire de l’entreprise, de son personnel, de sa méthodologie ainsi que des coûts de ses produits et services.

Les compétiteurs de PG Solutions pourraient y découvrir des informations d'ordre personnel et des renseignements techniques, industriels et financiers susceptibles de leur procurer un avantage appréciable et, par le fait même, causer à PG Solutions un tort irréparable.

PG Solutions considère donc que ce document, même en partie, ne peut être divulgué, que ce soit en vertu des dispositions des lois sur l’accès à l’information applicables ou de toute autre loi, excepté au personnel du Client pour usage officiel dans l’exercice de leurs fonctions


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© 2012 PG SOLUTIONS inc. Tous droits réservés Septembre 2013

Table des matières

1. INTRODUCTION ............................................................................................................... 5

1.1. Accueil de SyGED ....................................................................................................................5

2. PARAMÈTRES .................................................................................................................. 7

2.1. Convention .............................................................................................................................7

2.2. Généraux ................................................................................................................................8

2.3. Gestion du conseil ............................................................................................................... 10

3. GESTION ....................................................................................................................... 13

3.1. Plan de l’ordre du jour ......................................................................................................... 13

4. CONFIGURATION ........................................................................................................... 14

4.1. Emplacement ....................................................................................................................... 14

4.2. Unités administratives ......................................................................................................... 14

5. STRUCTURE DE CLASSEMENT OU D’UTILISATION À L’ACCUEIL DE SYGED ......................... 16

5.1. Ajout – Dossiers de classement ........................................................................................... 16

6. GESTION DU CONSEIL .................................................................................................... 17

6.1. Configuration – Modèle d’approbation .............................................................................. 17

6.2. Configuration – Types d’assemblées ................................................................................... 18

6.3. Configuration – Membres ................................................................................................... 18

6.4. Configuration – Descriptifs du résultat du vote .................................................................. 19

6.5. Configuration – Formulaires dynamiques ........................................................................... 19

7. UTILISATION DES FORMULAIRES .................................................................................... 22

7.1. Modification d’un Fichier (projet de résolution) ................................................................. 24

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7.2. Approbation des formulaires .............................................................................................. 25

7.3. Consultation d’un Fichier (projet de résolution) ................................................................. 26

7.4. Consultation - Versions électroniques (Fichier) .................................................................. 26

7.5. Consultation - Historique des éléments .............................................................................. 27

7.6. Consultation – Référence(s) ................................................................................................ 27

7.7. Suppression d’un fichier ...................................................................................................... 28

8. GESTION DU CONSEIL – ORDRE DU JOUR........................................................................ 29

8.1. Création d’un ordre du jour ................................................................................................ 29

8.2. Modification d’un ordre du jour .......................................................................................... 32

9. AGENDA ........................................................................................................................ 33

9.1. Création d’un agenda .......................................................................................................... 33

10. DIFFUSION ................................................................................................................... 34

10.1. Diffusion - Configuration – Destinations ............................................................................. 34

10.2. Diffusion - Gestion ............................................................................................................... 34

11. GESTION DES SÉANCES................................................................................................. 35

11.1. Visualiser les séances et résolutions ................................................................................... 37

11.2. Génération des résolutions ................................................................................................. 37

11.3. Génération du procès-verbal .............................................................................................. 38

11.4. Rapports .............................................................................................................................. 39

12. RECHERCHE ................................................................................................................. 40

12.1. Recherche – Simple ............................................................................................................. 40

12.2. Recherche - Avancée ........................................................................................................... 41

12.3. Impression de la recherche ................................................................................................. 43


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13. GABARIT...................................................................................................................... 44

13.1. Dans les paramètres de la Gestion du Conseil .................................................................... 44

13.2. Utilisation du gabarit ........................................................................................................... 45

14. SÉCURITÉ ..................................................................................................................... 46

14.1. Gestion de l’usager .............................................................................................................. 46

14.2. Profils de sécurité sur les menus ......................................................................................... 49

14.3. Mot de passe ....................................................................................................................... 50

14.4. Étapes pour gérer la sécurité par convention (ex : par comité) .......................................... 51

14.5. Étapes pour gérer la sécurité par unité administrative ....................................................... 51

14.6. Étapes pour gérer la sécurité par niveau de confidentialité ............................................... 52

14.7. Étapes pour gérer la sécurité par objet ............................................................................... 52

15. PROCÉDURE POUR LA CRÉATION D’UN CONSEIL DANS SYGED ....................................... 53

16. PROCÉDURE POUR LA CRÉATION D’UNE SÉANCE .......................................................... 54

17. LEXIQUE ...................................................................................................................... 55


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1. INTRODUCTION

La solution de gestion intégrée des documents, SyGED, permet d’établir un système de classement de l’information documentaire, papier et électronique. L’organisme peut ainsi contrôler et conserver son savoir, de même qu’assurer la « traçabilité » de tout document dans un objectif de gouvernance optimale.

Le menu Gestion du conseil prend en charge les processus de création et d’approbation des éléments indispensables à la préparation des séances de conseil, des comités et commissions d’un organisme. Cette option assure toutes les étapes avant une réunion, les ajustements et les changements pendant la réunion ainsi que la production, la diffusion et l’archivage des pièces documentaires officielles produites ou reçues lors de la réunion.

La Gestion du conseil a été développée en partenariat avec différentes villes et municipalités du Québec qui utilisaient déjà le progiciel SyGED pour leur gestion documentaire.

Les bénéfices de l’utilisation du menu Gestion du conseil sont, entre autres, une diminution des interventions humaines pour produire et faire cheminer une quantité importante de papier produite par les séances.

Il y a aussi l’accélération des processus d’approbation des documents, une amélioration de la qualité des documents par la standardisation des formulaires, une réduction des délais de distribution et de diffusion.

1.1. ACCUEIL DE SYGED

La page d’accueil est la fenêtre présentée par défaut { l’entrée de SyGED et elle est accessible à tous les utilisateurs. L'écran Accueil permet à tous les utilisateurs de collaborer et de partager des informations. On peut comparer l’accueil { l’Explorateur de Windows où les différents dossiers et fichiers sont présentés. L’accueil permet de visualiser l'arborescence des dossiers de classement et son contenu par convention.

Il est important de sélectionner la convention, { l’aide du menu déroulant, dans laquelle vous désirez travailler. Chaque convention représente l’environnement de travail d’un conseil, d’un comité, d’une commission, etc.


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La section gauche de l’accueil (représentée par l’icône du dossier jaune) affiche tous les dossiers et

sous-dossiers de classement sous forme d’arborescence et il suffit de cliquer sur le titre ou sur le +

pour déployer le contenu d'un niveau. En cliquant sur le sous-dossier de l’arborescence de gauche, vous pourrez accéder, dans la section de droite, à tous vos objets (formulaire, ordre du jour, procès-verbal, etc.).

En ce qui concerne la section de droite, c’est en cliquant (avec le bouton gauche de la souris) sur le titre d’un fichier qu’un menu contextuel apparaît avec certaines options vous permettant, entre autres, d’ouvrir le fichier.

Avant de débuter la saisie des dossiers, fichiers et documents, il est essentiel de configurer certains éléments dans le système. Les menus Gestion, Diffusion, Gestion du conseil, Configuration, Paramètres, et Administration de SyGED sont donc disponibles à cette fin.


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2. PARAMÈTRES

2.1. CONVENTION

L’OUVERTURE DE CHAQUE CONVENTION UTILISÉE AVEC LE MENU GESTION DU CONSEIL DOIT ÊTRE FAITE PAR LE SERVICE TECHNIQUE DE PG SOLUTIONS.

Une convention représente un comité particulier. Vous devez donc avoir autant de convention que de comité. Chaque convention possède son ordre du jour. Le nombre de conventions est illimité et c’est l’administrateur du système qui en fait la gestion.

Il est possible de faire l’impression d’une liste des conventions { partir du menu Paramètres - Conventions. En appuyant sur le bouton Éditer, il sera possible de personnaliser la convention existante.

Définition des champs de saisie :

Les champs qui sont suivis d’un astérisque (*) sont obligatoires pour permettre l’enregistrement.

Code * : Ce champ peut contenir jusqu’{ dix (10) caractères et permet d’identifier l’abréviation de votre comité. C’est le code que l’on retrouve dans le menu déroulant des conventions { la page d’accueil et que l’usager devra sélectionner s’il a accès { plusieurs conventions.

Description * : Ce champ permet de décrire la convention ou le code. On retrouve cette information dans la liste des conventions.

Titre * : C’est le titre de la convention que l’on retrouvera dans la partie gauche { l’accueil, en haut de l’arborescence des dossiers de classement. C’est généralement le nom du conseil ou du comité.


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Nombre maximal de versions * : Inscrivez le chiffre qui déterminera le nombre maximum de versions d’un même fichier électronique. Veuillez noter qu’il sera quand même possible de gérer le nombre de versions sur chacun des fichiers.

Conserver l’historique des consultations : Cochez la case si vous désirez conserver l’historique des évènements (consultation, modifications, etc. (à enlever)) sur des objets. L’historique des évènements (modification, ajout de version, déclassement, etc.) sera conservé pour chaque objet et c’est lors de la consultation des propriétés de l’objet qu’un onglet Historique affichera les informations. À partir du menu Administration – Gestion de l’historique des événements, il sera aussi possible d’effectuer une recherche (voir la section du présent guide à ce sujet).

Délai de suppression automatique de la corbeille : Il est possible d’indiquer un nombre de jours, mois ou années permettant la suppression automatique du contenu de la corbeille de SyGED. Pour mettre en fonction cette option, une programmation doit être mise en place par les services de PG Solutions.

Sécurité de la convention : Le bouton Sécurité permet d’identifier les droits de Lecture, Écriture et Suppression d’un usager ou d’un groupe d’usagers sur la convention. La sécurité pour une convention est nécessaire lorsque sa gestion est effectuée par objet. Le choix de gestion de la sécurité est déterminé dans le menu Paramètres – Généraux et sera élaboré plus loin dans ce document.

2.2. GÉNÉRAUX

Cette section propose une multitude de choix { l’administrateur du système afin de mettre en place la sécurité la plus adaptée aux besoins de chaque convention.

Les niveaux de sécurité les plus utilisés pour une convention de type Gestion du conseil sont :

Sur les conventions Sur les unités administratives Sur les niveaux de confidentialité des unités administratives. Sur les objets

IL EST CONSEILLÉ D’EFFECTUER LA SÉCURITÉ APRÈS LA CONFIGURATION DES DIFFÉRENTES OPTIONS ET D’ANALYSER LES BESOINS DE SÉCURITÉ DE L’ORGANISATION.


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(Section Gestion de la sécurité)

Sur les unités administratives : Cette gestion de sécurité permet de restreindre les droits de Lecture, Ajout, Modification et Suppression pour chacune des unités administratives associées { l’usager et aux objets.

Avec niveau de confidentialité par unité administrative : Cette gestion de sécurité permet de restreindre la visualisation des objets (dossiers physiques, fichiers et documents) de l’accueil { des usagers de SyGED. Un niveau de confidentialité peut être déterminé à chaque usager et ce, pour chacune des unités administratives.

Sur les objets : Cette gestion de sécurité permet de restreindre les droits de Lecture, Écriture et Suppression pour des usagers et groupes d’usagers et ce, sur les différents objets de l’accueil.

Sur les conventions : Cette gestion de sécurité permet de restreindre la visualisation à des conventions à partir du module d’accès. Les droits sur les conventions seront déterminés dans la gestion de chaque usager.

Par état : Ne s’applique pas dans le cadre de la gestion du conseil.

Avec Active Directory : Cette gestion de sécurité permet de contrôler les mots de passe et l’inactivité des usagers ou groupes d’usagers de SyGED par Active Directory.

Synchro avec AD : Cela permet une synchronisation des usagers entre AD et SyGED.

Sur les tâches : Ne s’applique pas dans le cadre de la gestion du conseil.

Gestion d’une sécurité permissive : Cette sécurité permet de donner des droits sur un objet à un usager qui normalement n’a pas de droit. Elle doit être utilisée avec la sécurité sur les objets et sur les conventions.

Capacité maximum d’objets supprimés : Cette option permet de mettre une limite de stockage des objets supprimés dans la corbeille de SyGED.

Section (Autres options)

Les options de cette section ne s’appliquent pas dans le cadre de la gestion du conseil.

(Section Bordereau de transfert)

Les options de cette section ne s’appliquent pas dans le cadre de la gestion du conseil.


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2.3. GESTION DU CONSEIL

ATTENTION : LES PARAMÈTRES CHOISIS DOIVENT ÊTRE RÉGULIÈREMENT MAINTENUS À JOUR, SELON LES BESOINS DE L’ORGANISME.

Dossiers :

Dossier Formulaires : Choisir le dossier dans lequel le système doit automatiquement dirigé les formulaires vierges.

Dossier Boîte de réception : Choisir le dossier dans lequel le système doit automatiquement dirigé les formulaires de résolutions et leurs pièces jointes lorsqu’ils sont en attente d’approbation.

Ordre du jour :

No séq. du gabarit de l’ordre du jour : Ajoutez le no séquentiel du gabarit de l’ordre du jour. Celui-ci sera alors automatiquement proposé lors de la génération d’un ordre du jour. Titre de section sans et avec formulaire Cochez les options souhaitées pour la mise en page des sections de l’ordre du jour. Inclure l’heure de début et la durée de chacun des points dans l’ordre du jour : Cochez la case pour permettre l’ajout de cette information lors de la création de l’ordre du jour.

Insérer un saut de ligne avant un titre de section sans formulaire : Cochez cette case pour ajouter un espace entre les sections vide de l’ordre du jour.


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Résolution :

Extraire le contenu du formulaire à l’aide de signets lors de la génération des résolutions : Cette case permet aux organismes qui utilisent des formulaires lors d’une pré séance de choisir la portion de texte dans le formulaire qui servira de texte pour la résolution.

Générer automatiquement le numéro de résolution : Cette case permet au système de générer un numéro pour chaque résolution selon le format choisi.

Générer le numéro de résolution à la saisie du « Proposé par » seulement : Cette case indique au système que le numéro de résolution doit être donné même s’il n’y a pas « d’Appuyé par ».

Format de la partie fixe du numéro de résolution : Indiquez ici la partie fixe du numéro de résolution. Par exemple : -03-2013 si vous utilisez le mois ou l’année. Cette partie du numéro de résolution doit donc être validée avant chaque séance.

Nombre de caractères du numéro de résolution : Indiquez combien de caractères sont utilisés pour la séquence de votre numéro de résolution ex : 3.

Prochain numéro de résolution : Indiquez à partir de quel numéro le système doit commencer.

Libellé des résolutions : Indiquez s’il y a lieu le libellé précédent un numéro de résolution.

No séq. du gabarit des résolutions : Ajoutez le no séquentiel du gabarit de l’extrait de résolution. Celui-ci sera alors automatiquement proposé lors de la génération d’un agenda et lors de la génération des extraits de résolutions.

Format de la liste des membres : Faites le choix de la présentation des membres au début de l’extrait de résolution s’il y a lieu.

Par exemple Madame Brigitte Bélanger, conseillère siège 1


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Procès-verbal :

Prochain numéro de page du procès-verbal : Indiquez à partir de quel numéro le système doit commencer. Si vous utilisez des pages pré-numérotées, il ne faut rien indiquer.

Afficher les résolutions en tableau continu : Cette option s’adresse aux organismes qui génèrent leur rapport sous la forme d’un tableau.

No de séq. du gabarit de PV : Comme il est possible de définir la présentation visuelle du procès-verbal selon plusieurs critères, cette case permet l’impression du PV par le logiciel selon le gabarit choisi. (Voir la section Gabarit pour des détails supplémentaires)

Format de la liste des membres : Faites le choix de la présentation des membres au début du procès-verbal.

Par exemple Madame Brigitte Bélanger, conseillère siège 1

Autres options :

Langue utilisée lors de la saisie d’un champ de type date : Choisir la date en format français ou en format anglais.

Gestion d’un conseil municipal : Cette case doit être cochée si votre conseil est municipal.


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3. GESTION

3.1. PLAN DE L’ORDRE DU JOUR

C’est dans ce menu que doit être créée la structure officielle de l’ordre du jour. Cette structure sera le point de repère pour la numérotation des différents formulaires. Elle pourra être modifiée en tout temps, au choix de l’administrateur du système. Il est très important de distinguer le plan de l’ordre du jour de l’écran de l’accueil.

Pour ajouter un sujet dans le plan de l’ordre du jour (en fonction des points standards de l’ordre du jour), il faut se positionner au début de l’arborescence ou sur le sujet à développer et cliquer sur le bouton Ajouter.

Ex : 2. Services municipaux 2.1 Service des travaux publics

LE PREMIER NIVEAU DE CETTE STRUCTURE DOIT OBLIGATOIREMENT COMMENCER PAR UN CODE GÉNÉRIQUE EX : CSP (POUR CONSEIL SANS PAPIER) SÉANCE (POUR SÉANCE DU CONSEIL) ETC.

Description des champs de saisie : Les champs qui sont suivis d’un astérisque (*) sont obligatoires pour permettre l’enregistrement.

Code * : Celui-ci doit être numérique et doit être saisi sans point à la fin (Exemple : 1.1).

Titre * : Il sera présent sur le document de l’ordre du jour. Il faut donc { ce moment respecter les majuscules, minuscules et les lettres accentuées (exemple : Ouverture de la séance). Ce champ est indexé et il peut donc être recherché.

Remarque : L’information saisie dans ce champ sera présente dans le document de l’ordre du jour.

Descripteur : Ce champ n’est pas nécessaire pour la gestion du conseil.


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Date d’inactivité : S’il y a lieu, inscrivez une date d’inactivité. Ce code ne pourra plus être utilisé si une date y est inscrite.

Date d’approbation : S’il y a lieu, inscrivez une date d’approbation.

Règle de conservation associée : Une règle de conservation a été créée afin d’indiquer { SyGED la conservation des différents documents. Il faudra en faire l’association en cliquant sur le bouton en bas { droite. Il s’agit de cocher la case de la règle et d’appuyer sur le bouton Enregistrer.

Pour modifier un point de l’ordre du jour, positionnez le curseur sur l’élément de l’arborescence de gauche à modifier et cliquez sur le bouton Éditer, afin d’activer la section de droite.

N.B. : Il est possible d’effectuer une recherche dans le plan de l’ordre du jour sur différents critères tels que le code, le titre, la description, la remarque, le descripteur, la règle, etc.

Sélectionnez le type de recherche, inscrivez l’item recherché et appuyez sur le bouton Rechercher (situé à droite). La flèche permet de poursuivre la recherche dans le plan de l’ordre du jour avec le même critère. Ainsi, le curseur se positionnera sur l’enregistrement du plan correspondant au critère.

4. CONFIGURATION

4.1. EMPLACEMENT

Un emplacement signifie un bâtiment physique où les différents documents et dossiers sont stockés. Utilisez le menu Configuration – Emplacements.

Appuyez sur le bouton Ajouter afin de créer un nouvel emplacement et appuyez sur le bouton Éditer pour corriger les informations d’un emplacement existant. Complétez les différentes informations de la fenêtre Emplacement et cliquez ensuite sur Enregistrez.

4.2. UNITÉS ADMINISTRATIVES

Une unité administrative représente normalement un service ou un département dans une organisation (par exemple : Ressources humaines). Chaque objet créé dans SyGED sera obligatoirement lié à une unité administrative. Ainsi, un tri par unité administrative pourra être effectué { la demande de différents rapports. Utilisez le bouton de l’imprimante afin d’obtenir une liste des unités administratives saisies.

Afin de créer les unités administratives, Sélectionnez le menu Configuration – Unités administratives et appuyez sur le bouton Ajouter. Pour corriger les informations d’une unité administrative, appuyez sur le bouton Éditer, situé { droite de l’unité { modifier.


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Description des zones de saisie : Les champs qui sont suivis d’un astérisque (*) sont obligatoires pour permettre l’enregistrement.

Code * : Le code représente normalement l’abréviation d’une unité administrative et on le retrouve { l’accueil pour identifier l’unité administrative d’un objet.

Description * : Inscrivez la définition du code afin de pouvoir retrouver cette information dans les différents menus déroulants concernant l’unité administrative.

Emplacement * : À l’aide du menu déroulant, sélectionnez (s’il y a lieu) l’emplacement de l’unité administrative.


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5. STRUCTURE DE CLASSEMENT OU D’UTILISATION À L’ACCUEIL DE SYGED

Cette structure permettra un classement des formulaires mais aussi des différents fichiers et autres pièces présentées lors d’une séance ou d’un comité . Cette structure est le reflet des activités et des besoins de l’organisme. Un dossier de classement par séance doit être ouvert.

5.1. AJOUT – DOSSIERS DE CLASSEMENT

À l’accueil, sélectionnez dans la section de gauche le plus haut niveau de classement (il est représenté par un petit classeur gris). Dans le menu déroulant, sélectionnez Dossier de classement puis cliquez

sur le bouton Ajouter. Cela permettra la création d’un dossier de classement de 1er niveau. Par la suite vous pouvez faire la création de sous dossiers en restant positionnez dans la section de gauche sur le dossier choisi.

Par la suite, saisissez le titre du dossier et une description au besoin. Le code qui doit être choisi est le code générique (ex : CSP ou Séance etc.). Les autres champs ne sont pas en utilisation pour la Gestion du conseil. Vous devez enregistrer votre dossier de classement.


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6. GESTION DU CONSEIL

6.1. CONFIGURATION – MODÈLE D’APPROBATION

Cette option permet l’envoi automatique d’un courriel de demande d’approbation { l’usager de votre choix et cela en fonction du formulaire présenté pour une séance. À partir des propriétés du formulaire, il est toujours possible de connaître les usagers en attente d’approbation.

La gestion des approbations est configurable par l’administrateur. Le système permet de configurer

un nombre illimité de modèles d’approbations. Il est possible d’ajouter, de supprimer et de changer

l’ordre des approbateurs inscrits dans les modèles.

Appuyer sur le bouton Ajouter. Il faut obligatoirement donner un nom au modèle d’approbation et choisir les usagers qui doivent faire l’approbation pour ce modèle.

Lors de la sélection, un nom choisi seul indique que cet usager doit obligatoirement faire l’approbation du formulaire. Il est aussi possible de choisir plusieurs noms en même temps, cela indique que le premier usager à faire l’approbation le fait pour le groupe.

Attention : L’ordre des noms choisis a de l’importance, cela représente la séquence des approbateurs et il n’est pas possible de l’outrepasser.


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Exemple : Geneviève sera la première { recevoir un courriel l’avisant d’une demande d’approbation. Lorsqu’elle aura approuvée, un autre courriel sera envoyé, { la fois { Brigitte et { Nathalie. La première qui répondra le fera pour les deux. Ainsi un dernier courriel sera envoyé à Hélène.

6.2. CONFIGURATION – TYPES D’ASSEMBLÉES

Avec le bouton Ajouter, donner la description du genre d’assemblée (ex : ordinaire, extraordinaire, spéciale etc.)

6.3. CONFIGURATION – MEMBRES

Il s’agit de faire la liste des conseillers ou des membres prenant part au comité ou au conseil. Utilisez le bouton Ajouter. Il est possible d’imprimer cette liste en format PDF et en format Excel.


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6.4. CONFIGURATION – DESCRIPTIFS DU RÉSULTAT DU VOTE

Indiquez ici la liste des descriptifs qui pourront être utilisés lors d’une séance pour chaque résolution.

Dans le cas d’un résultat de vote négatif, il y possible de cocher la case : Masquer le no de résolution afin d’empêcher dans cette situation l’affichage d’un numéro de résolution.

6.5. CONFIGURATION – FORMULAIRES DYNAMIQUES

Le formulaire dynamique permet de présenter un point dans un ordre du jour et est également la

base des projets de résolution et plus tard des procès-verbaux. Cliquer sur le bouton Ajouter pour

créer un nouveau formulaire.

Attention : le formulaire dynamique est à la source de tous les autres documents produits lors de

l’utilisation de la gestion du conseil dans SyGED.

Le bouton Ajouter est utilisé pour permettre l’ajout d’un formulaire.

Le bouton Éditer est utilisé pour permettre une correction dans un formulaire.

Le bouton Dupliquer permet de copier un formulaire existant et de créer un nouveau formulaire

à partir des informations du premier formulaire.


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Nom du modèle de formulaire* : Inscrire un titre le plus précis possible pour désigner le formulaire.

Code de classification* : Il s’agit de choisir { quel endroit, dans l’ordre du jour, ce formulaire devra être proposé.

Remplacer le titre de la section par ce formulaire lors de la génération de l’ordre du jour : Cette case permet l’utilisation d’un formulaire portant le même titre qu’une section ex : Adoption de l’ordre du jour.

Générer un numéro de résolution pour ce formulaire : Cette case si elle n’est pas cochée permet de présenter un formulaire { une séance sans que le système ne procure de numéro de résolution (ex : dépôt, avis de motion etc.).

Modèle d’approbateur : Si cela s’applique, il faut choisir un modèle d’approbateur.

Corps du formulaire* : Permet de parcourir le poste de travail afin d’aller chercher un modèle de résolution approprié en format Word. Une fois le choix fait, cliquer sur Ajouter.

Texte dans l’ordre du jour et de la séance / nom du fichier

Inscrire ici et dans la mise en page souhaitée le texte qui devra représenter ce formulaire dans l’ordre

du jour et dans la séance. Si le titre n’est pas défini, il est possible de le remplacer par un champ de

fusion.


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Champs de saisie pour la création du formulaire : La majorité des formulaires comporte des champs { valeurs variables. C’est en créant et en ajoutant ces champs qu’il vous sera possible de réutiliser { différentes occasions ou pour différents besoins le même formulaire. Les champs de saisie peuvent être de type : texte, texte multi ligne, date, numérique ou décimal. Cliquer sur le bouton Ajouter un nouveau champ de saisie.

Utiliser le bouton Ajouter un nouveau champ de saisie ou encore, Ajout d’un champ prédéfini pour choisir parmi des modèles prédéfinis (ex : proposé par, appuyé par)

Le libellé identifie le champ de fusion pour les usagers. Vous pouvez l’utiliser pour ajouter des exemples d’information souhaitée.

Le code identifie le champ dans le texte. Celui-ci sera remplacé { l’utilisation du formulaire par la valeur que l’usager ajoute.

Une fois tous les champs de saisie prêts, cliquez sur le bouton Transférer les champs de saisie. Ensuite, vous devez ouvrir le fichier et disposer les différents champs de fusion dans le texte. Pour retourner le formulaire avec les champs de fusion vous pouvez utiliser l’onglet SyGED présent dans Word, et le bouton Transfert du document.

De retour dans SyGED, Actualiser la version puis, enregistrer.

Vous pouvez également enregistrer ce nouveau document sur votre poste puis de retour dans SyGED utilisez le bouton Parcourir, Ajouter et Enregistrer.

Le formulaire complété, il est immédiatement disponible { l’accueil, dans le dossier « Formulaires ».

Un aperçu du formulaire est disponible dans cette section.


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7. UTILISATION DES FORMULAIRES

À partir de l’accueil de SyGED, dans le dossier des formulaires, faire le choix du formulaire approprié, cliquer sur le titre et dans le menu contextuel choisir Ouvrir le formulaire.

La fenêtre suivante s’ouvrira pour permettre une personnalisation du formulaire. Les champs qui doivent recevoir une information sont présentés dans l’onglet Formulaire dynamique.

Il est également possible de travailler directement dans le fichier Word du formulaire en utilisant le bouton ouvrir. Une fois les modifications terminées il faudra utiliser l’onglet SyGED présent dans l’outil Word et générer une nouvelle version.

L’onglet Pièces jointes permet d’ajouter au formulaire des documents électroniques (fichiers) complémentaires.

Une fois l’opération terminée, cliquez sur le bouton Enregistrer. Celui-ci permet de conserver le formulaire { l’accueil. Le bouton Démarrer l’approbation génère automatiquement un courriel { la personne concernée si un modèle d’approbation est lié { ce formulaire.


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Une section aperçu du formulaire est disponible.

Il est possible de cocher la case Générer un numéro de résolution pour ce formulaire.


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7.1. MODIFICATION D’UN FICHIER (PROJET DE RÉSOLUTION)

Il est toujours temps de modifier un formulaire (projet de résolution). Il suffit de cliquer sur le titre du formulaire { partir de l’accueil et de choisir dans le menu contextuel l’option qui convient.

Ouvrir en modification : Permet l’ouverture et le travail du formulaire directement dans Word. Il faudra donc une fois les modifications apportées choisir l’onglet SyGED présent dans Word et ajouter une version.

Ouvrir le formulaire : Permet dans SyGED de modifier l’information mise dans les différents champs de fusion.

Propriétés : Permet d’accéder aux informations générales du formulaire comme par exemple l’unité administrative détentrice. Les boutons Ouvrir en modification et Ouvrir le formulaire sont disponibles également dans ce menu.

Lorsqu’un fichier est en cours de modification par un usager, un cadenas indique { l’accueil que le fichier n’est pas disponible sauf pour la lecture. L’information sur l’usager qui utilise le fichier est disponible dans les propriétés du fichier { l’onglet Informations et { l’onglet Historique.


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7.2. APPROBATION DES FORMULAIRES

Si le nouveau formulaire contient un modèle d’approbation, le système envoie un courriel au premier approbateur de la liste lui indiquant qu’il a un nouveau formulaire { approuver et ainsi de suite en fonction du modèle appliqué.

Pour approuver un fichier, l’utilisateur doit cliquer sur l’hyperlien disponible dans le courriel ou aller { l’accueil de SyGED, cliquer sur le titre du formulaire, choisir l’option Propriétés et l’onglet Approbation.

Dans l’onglet « Approbation », il y a une grille avec tous les approbateurs et une colonne avec un bouton « Approuver » visible seulement si l’utilisateur en cours est l’utilisateur qui doit approuver. Si non, la mention « En attente d’approbation » est inscrite.

Si le formulaire a déj{ été approuvé, on verra l’inscription de la date et l’heure ainsi que le nom de l’utilisateur qui a approuvé. Dès que le fichier a reçu l’ensemble des approbations, il est possible de déplacer celui-ci dans le dossier de la séance désirée.

Une fois toutes les approbations obtenues, il faut absolument déplacer le formulaire dans le dossier de classement de la séance.


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7.3. CONSULTATION D’UN FICHIER (PROJET DE RÉSOLUTION)

Accédez au menu contextuel de l’objet et sélectionner Ouvrir en lecture. Il est aussi possible de consulter le fichier à partir des Propriétés du fichier puis en cliquant sur le bouton Ouvrir.

7.4. CONSULTATION - VERSIONS ÉLECTRONIQUES (FICHIER)

Pour accéder aux versions des documents électroniques, il faut cliquer sur le fichier désiré dans l’accueil et sélectionner Propriétés du menu contextuel.

Cliquez sur l’onglet Version(s) pour afficher les différentes versions du fichier. Appuyez sur le

bouton afin de télécharger et d’ouvrir la version désirée du fichier. Appuyez sur le bouton afin de copier l’URL de la version du fichier dans un courriel.


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7.5. CONSULTATION - HISTORIQUE DES ÉVÈNEMENTS

Pour tous les éléments de l’arborescence, un historique des évènements est conservé afin de consulter l’ensemble des modifications apportées. Pour y accéder, cliquez sur l’objet désiré et sélectionnez les propriétés { l’aide de son menu contextuel. Ainsi, la fenêtre de consultation de l’objet s’ouvre et vous pouvez choisir l’onglet Historique. Lorsqu’il y a modification de l’objet, il est possible de faire une vérification plus précise de celle-ci en cliquant sur Voir historique à droite de l’événement.

7.6. CONSULTATION – RÉFÉRENCE(S)

Pour tous les éléments de l’arborescence, des références peuvent être associées (pièce jointe, document complémentaire, etc.). Cliquez sur l’objet désiré et sélectionnez les propriétés { l’aide du menu contextuel. Ainsi, la fenêtre de consultation de l’objet s’ouvre, choisir l’onglet Référence(s).

Cliquez sur le titre de l’objet en référence afin d’ouvrir directement la fenêtre de consultation des propriétés de l’objet désiré.

Cliquez sur le chemin d’accès de l’objet afin d’ouvrir directement la fenêtre de l’accueil du dossier virtuel sélectionné.

N.B. : L’accès { un objet en référence est sujet { restriction en fonction du niveau de sécurité de chaque usager.


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7.7. SUPPRESSION D’UN FICHIER

Pour supprimer un fichier de l’arborescence, positionnez-vous sur le titre du fichier en question et cliquez sur les Propriétés de son menu contextuel.

Dans la fenêtre de consultation, sélectionnez le bouton Supprimer.


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8. GESTION DU CONSEIL – ORDRE DU JOUR

ATTENTION POUR OBTENIR LA GÉNÉRATION D’UN ORDRE DU JOUR, LE GABARIT (MODÈLE EN FORMAT WORD) DOIT AVOIR ÉTÉ INTÉGRÉ À SYGED. VOIR LA SECTION APPROPRIÉE.

8.1. CRÉATION D’UN ORDRE DU JOUR

Ce module permet la gestion des formulaires et donc l’organisation d’un ordre du jour pour chaque séance.

Pour obtenir les différents formulaires dans un ordre du jour, cliquer sur les jumelles à la droite du menu Dossier* et sélectionner le dossier de classement de la séance. Utiliser ensuite le bouton Générer.

Le titre pour le rapport sera présent dans l’entête de l’ordre du jour ainsi que la date et l’heure.


Dossier* : Choisir dans le menu le dossier correspondant { l’ordre du jour souhaité. Le système amènera automatiquement tous les points présentés pour cet ordre du jour.

Nom* : Inscrire le nom sous lequel l’ordre du jour sera repéré dans SyGED.

Titre pour le rapport* : Inscrire le titre qui apparaîtra en en-tête du document.

Date et heure : Inscrire, dans la forme souhaitée, la date et l’heure de l’évènement.


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Valider par la suite les différents points présents { l’ordre du jour.

Vous pouvez déplacer les points d’une même section en cliquant sur le titre du sujet, maintenir votre souris enfoncée et glisser le sujet dans l’ordre souhaité. Voici une illustration des autres boutons et leur fonction.

Éditer le titre de l’objet dans l’ordre du jour afin de faire des corrections.

Ajouter un point { l’ordre du jour pour lequel vous n’avez pas de formulaire. (Attention ce point ne produira donc pas de résolution lors de la séance.)

Éditer le formulaire pour faire des modifications dans le texte des projets de résolutions.

Supprimer un sujet de l’ordre du jour (par la suite ce sujet devra aussi être retiré du dossier de la séance.)

Prévisualisation du projet de résolution en format Word.

Indique qu’il n’y a pas de pièce jointe au sujet. En cliquant sur ce bouton il sera possible d’ajouter une pièce jointe.

Indique qu’il y a une pièce jointe au sujet. En cliquant sur ce bouton il sera possible d’ajouter, supprimer ou consulter la pièce.


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Pour obtenir l’ordre du jour en format Word, il faut enregistrer. Puis de retour dans la page Liste des ordres du jour, cliquez sur le bouton mauve { l’extrême droite de la ligne concernant votre ordre du jour. Le fichier Word sera automatiquement enregistrer { l’accueil dans le dossier de classement de la séance.

Voici un exemple d’ordre du jour en format Word.


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8.2. MODIFICATION D’UN ORDRE DU JOUR

Il est possible { tout moment, tant que la séance n’a pas eu lieu, de faire des modifications { l’ordre du jour. Il suffit de revenir dans le menu Gestion du conseil – Gestion des ordres du jour – et de cliquer sur le bouton Éditer

Utilisez ensuite le bouton Actualiser afin de faire apparaître les nouveaux sujets { l’ordre du jour.

Une demande de confirmation pour la mise à jour des titres des formulaires apparaît automatiquement. La mise à jour des titres peut être refusée sans que cela empêche la mise à jour des formulaires.


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9. AGENDA

ATTENTION POUR OBTENIR LA GÉNÉRATION D’UN AGENDA (CAHIER DU PARTICIPANT), LE GABARIT (MODÈLE EN FORMAT WORD) DOIT AVOIR ÉTÉ INTÉGRÉ À SYGED. VOIR LA SECTION APPROPRIÉE.

9.1. CRÉATION D’UN AGENDA

L’agenda ne peut être généré que lorsqu’il y a eu création et génération d’un ordre du jour. L’agenda propose, dans un seul document, l’ordre du jour suivi par des formulaires (projets de résolutions) et des pièces jointes.

Dans le menu Gestion du conseil – Gestion des ordres du jour, il s’agit de cliquer sur le bouton vert { l’extrême droite de l’écran.

Pour rendre ce document plus officiel, SyGED propose de saisir un gabarit (modèle en format Word pour la disposition des formulaires ou projet de résolutions. Il est aussi possible de choisir de présenter les pièces jointes sans les formulaires, de générer le numéro de page et d’inscrire le nom du fichier.

Automatiquement le système génère un document en format PDF, qui sera enregistré { l’accueil dans le dossier de classement de la séance.


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10. DIFFUSION

La diffusion permet de rendre accessible les fichiers qui sont classés dans SyGED sur différents environnements, par exemple un autre réseau, un site FTP ou une adresse Internet (Http ou Https).

10.1. DIFFUSION - CONFIGURATION – DESTINATIONS

Faites le choix d’un type de destination, pour le document que vous souhaitez diffuser. Ajouter la description et le chemin d’accès.

S’il s’agit d’une destination « Site FTP » ou « http https » l’adresse Internet ainsi que le nom d’utilisateur et le mot de passe sont obligatoire. Cliquer sur le bouton Ajouter

Il est possible de déterminer toutes les adresses courriels auxquelles un avis de dépôt ou autre doit être transmis.

10.2. DIFFUSION - GESTION

Choisir la destination dans le menu déroulant et faire une recherche des fichiers à diffuser (à l'aide

du bouton. Faites le choix du format d’image et utilisez le bouton Diffuser pour mettre en place le lien.


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Ce menu vous permet donc de gérer facilement les documents disponibles aux différents intervenants externes (conseillers, membres etc.).

Lorsque le fichier est diffusé, le logiciel inscrit un événement « Diffusion » dans l'historique de l'objet. Si le fichier est marqué en brouillon dans ses propriétés, il n’est pas diffusé et un message est affiché à l'usager.

11. GESTION DES SÉANCES

Ce module permet la gestion en direct lors d’une séance.

Saisir les informations de base à une gestion de séance. Décocher le nom des conseillers si ceux-ci ne sont pas présents lors de la séance. La date de la séance est obligatoire.


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Le bouton à gauche de la page permet la modification du texte de l’item présenté { la séance.

Le bouton de gauche permet l’ajout d’un commentaire officiel et celui-ci sera inscrit au procès-verbal.

Le numéro de résolution s’inscrira automatiquement ou devra être inscrit manuellement en fonction du choix au menu Paramètres – Gestion du conseil.

Il est possible d’indiquer avec un menu déroulant le nom d’un conseiller dans le champ Proposé par et Appuyé par.

Le bouton permet une modification dans le formulaire.

Le bouton permet de passer au vote lors de la présentation de ce point.

Le bouton de droite permet l’ajout d’un commentaire personnel.

L’icône du trombone sur une page blanche indique une pièce jointe.

Il est également toujours possible d’ajouter un point { la séance en utilisant le bouton

Il est possible de commencer une séance, de l’enregistrer et d’attendre la fin de la séance avant de cocher la case Séance Terminée. Cette case permet alors la génération des résolutions.


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11.1. VISUALISER LES SÉANCES ET RÉSOLUTIONS

Cliquez sur la loupe vis-à-vis la séance souhaitée.

En visualisation, il n’est pas possible de modifier les éléments. Toutefois, les commentaires officiels faits dans la section gestion de la séance sont accessibles, ainsi que les formulaires qui sont présentés et leurs pièces jointes.

11.2. GÉNÉRATION DES RÉSOLUTIONS

Dès le moment où une séance est terminée, l’icône permettant la génération des résolutions est disponible dans le menu Gestion du conseil – Gestion des séances.


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Il est ensuite possible d’imprimer l’ensemble des extraits de résolutions sous la forme d’un rapport. Il faut utiliser l’icône de l’imprimante située { l’extrême droite des autres boutons.

11.3. GÉNÉRATION DU PROCÈS-VERBAL

Au moment de générer le procès-verbal, Vous devez utiliser le bouton Word afin de générer un le procès-verbal selon votre gabarit (modèle).

Il faut indiquer un nom pour l’enregistrement du fichier ainsi que le prochain numéro de page si l’information est souhaitée.


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11.4. RAPPORTS

Imprimer le contenu des séances :

Imprimer le contenu détaillé des séances :


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Imprimer la séance active :

12. RECHERCHE

SyGED possède un moteur de recherche puissant qui permet une recherche plein texte; c’est-à-dire

via tous les mots inscrits dans un fichier. La recherche vise aussi les autres informations entourant le

fichier par exemple : le créateur, la date de modification, le sujet etc.

12.1. RECHERCHE – SIMPLE

Le système permet d’effectuer une recherche plein texte sur tous les objets se retrouvant dans SyGED, qu’il s’agisse d’un dossier de classement, d’un dossier physique, d’un fichier, d’un formulaire ou d’un URL. Pour accéder à la recherche simple, inscrivez un ou plusieurs mot(s) (séparé d’un espace) dans le champ de recherche situé dans le coin droit de l’accueil et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.

À l’accueil, il est possible aussi d’effectuer une recherche par le numéro de séquence du dossier. Ce numéro s’affiche dans les propriétés de l’objet et dans le rapport de recherche.


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Il faut utiliser le champ Séq. de la fenêtre d’accueil, inscrire le No séquentiel désiré et appuyer sur la touche Entrée de votre clavier afin d’accéder automatiquement aux propriétés de l’objet.

À l’accueil dans la section de droite des objets, il est possible de faire une recherche en ne visant qu’un dossier de classement.

Filtre par type : Cocher le type d’objet (fichier, dossier, formulaire etc.) présent { l’accueil, qui est recherché.

Filtre par états : Permet de choisir de visualiser les objets qui sont d’un même état.

Filtre de recherche par titre : Ce filtre permet une recherche par mot clé. Une fois le mot inscrit, cliquez sur l’icône des jumelles.

Chaque colonne d’information permet aussi le tri.

12.2. RECHERCHE - AVANCÉE

Une recherche avancée permet de trier les informations désirées et d’appliquer des conditions particulières afin d’obtenir une recherche plus précise. Pour accéder à la recherche avancée, cliquez

sur le bouton Recherche , situé à droite de la barre de recherche simple.

N.B. : La recherche doit alors se faire { partir des critères de ce menu. La barre d’options de l’accueil est désormais grisée et inaccessible.

Les sections grises nommées Recherche plein texte, Recherche avancée, Intervalles, Métadonnées, Localisation et Tâches permettent d’entrer les critères de recherche désirés pour le rapport. La combinaison et l’utilisation des différentes sections permettront de préciser la recherche afin d’obtenir des résultats très pointus. En effet, le système combine l’ensemble des critères inscrits


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dans toutes les sections de la recherche avant d’afficher les résultats. Afin de bien utiliser la

recherche, utilisez le bouton Aide .

La section Recherche avancée présente plusieurs champs d’informations permettant de préciser la recherche.

S’il y a lieu, inscrivez les informations recherchées dans les différents champs correspondants :

- Titre : Titre de l’objet.

- Description : Description de l’objet.

- Type d’objet : Tous les types sont cochés par défaut. Décochez ceux non désirés. Vous pouvez

utiliser la case Tous pour le faire plus rapidement.

- Dossiers : Dossiers marqués comme essentiels ou répétitifs.

- État : Actif, Semi-actif, Inactif ou Détruit.

- Exemplaire : Principal ou Secondaire.

- Convention : Déterminez si la recherche doit s’effectuer sur toutes les conventions ou

énumérez celles requises pour la recherche.

- Créé par : Code de l’usager créateur des objets dans SyGED.

- Modifié par : Code de l’usager qui a modifié un objet.

- Date de création : Date où l’objet a été créé dans SyGED.

- Date de modification : Date de la dernière modification d’un objet dans SyGED.

- Support : Support sur lequel est conservée l’information recherchée.

- Année financière : L’année financière inscrite pour l’objet recherché.

- Fichier – Nom : Permet l’inscription du nom d’un fichier.

- Niveau de confidentialité : Utilisation du chiffre déterminant le niveau.


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- Contenant – Capacité : Espace libre { l’intérieur d’un contenant.

- Résultats affichés : 100 est le nombre par défaut; il est possible de le modifier si désiré.

- Tris : Permet de définir l’ordre d’affichage des résultats avec deux tris { la fois.

12.3. IMPRESSION DE LA RECHERCHE

Effectuez la recherche des informations désirées ainsi la section Résultats affichera la liste des objets trouvés. C’est l’icône Rapport qui permet d’imprimer le rapport des résultats en format PDF.


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13. GABARIT

Produire dans Word un document ayant le format souhaité pour l’ordre du jour, les extraits

de résolutions et le procès-verbal (marges, police de caractères, etc.).

Enregistrer ce fichier comme un formulaire dynamique et choisissez les champs de saisie

qui remplaceront les informations variables.

Déplacer dans le fichier les champs de saisie.

Vous devez faire la création d’un tableau aux lignes invisibles pour la section de

l’ordre du jour ainsi que pour la section des résolutions.

Enregistrez ce nouveau fichier dans SyGED.

13.1. DANS LES PARAMÈTRES DE LA GESTION DU CONSEIL

Un champ a été ajouté pour permettre de contenir le numéro séquentiel du gabarit pour

chaque document officiel (ordre du jour, extrait de résolution et Procès-verbal).


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Un bouton de recherche permet de trouver le no séq. du gabarit.

L’usager peut aussi saisir directement le no séq. du gabarit.

Cliquer sur l’icône afin d’enregistrer le gabarit par défaut.

Une nouvelle section a été ajouté «Format de la liste des membres » Ces informations

proviennent du menu Gestion du conseil - configuration – membres.

13.2. UTILISATION DU GABARIT

Dans le menu Gestion du conseil – Gestion des séances, vis-à-vis de la séance en question, cliquer

sur le bouton .

La fenêtre suivante apparaîtra.

Si le gabarit proposé n’est pas celui qui était souhaité, vous pouvez le changer. Il faudra par la suite donner un nom au fichier (ex : procès-verbal séance ordinaire 4 juin 2013) et indiquer la pagination.


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14. SÉCURITÉ

Dotée d’un ensemble de sécurité efficace et complet, SyGED permet un filtrage précis, vous avez la possibilité de gérer les droits d’accès { l’information :

Au niveau des fonctions et des menus

Selon les secteurs ou unités administratives

Selon des niveaux de confidentialité

Selon des dossiers spécifiques

Système d’approbation

14.1. GESTION DE L’USAGER

La gestion des usagers permet de créer les différents utilisateurs de SyGED, mot de passe, adresse de courriel et d’y associer le profil de sécurité sur les menus, ainsi que les autres possibilités de sécurité.

N.B. : Une recherche ou filtre sur le code de l’usager, le nom ou sur le courriel est possible afin d’accéder rapidement { un usager lorsque qu’il existe plusieurs pages ou usagers dans la liste.

Appuyer sur le bouton Ajouter pour créer un nouvel usager et sur le bouton Éditer, situé à droite, pour modifier les informations d’un usager. Ainsi la fenêtre Usager s’ouvrira :

Les sections grises de la fenêtre Usager sont des menus masqués. Il faut cliquer sur le menu désiré pour déployer les informations relatives à la section.

Complétez les différents champs de saisie et ouvrez les autres menus afin de compléter ou sélectionner les informations requises, puis enregistrez. Les champs qui sont suivis d’un astérisque (*) sont obligatoires pour permettre l’enregistrement.

Menu - Copier la sécurité à partir de…

En cliquant sur le menu, il sera possible d’accéder { liste des usagers ou des groupes d’usagers de

SyGED avec le bouton afin de sélectionner le profil à copier.


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Menu – Individu :

Veuillez remplir les champs permettant d’identifier personnellement l’usager.

Menu - Profil de l’usager :

Veuillez noter que le champ Usager représente le nom de l’utilisateur qui devra être saisi par l’usager pour accéder à SyGED.

Compte approuvé :

Cochez la case si vous désirez donner l’autorisation { l’utilisateur d’accéder immédiatement { SyGED. Veuillez noter qu’après trois (3) tentatives infructueuses et successives de connexion à SyGED le compte de l’usager se verrouillera automatiquement. Il faudra donc cocher à nouveau la case Compte approuvé de l’usager.

Type d’usager :

Choisir si l’utilisateur aura les droits de type standard (lecture et saisie), consultation (recherche et lecture) ou administrateur de SyGED. La personne qui est administrateur détient tous les droits aux niveaux de sa ou ses conventions. Il faut donc prévoir d’associer un profil administrateur aussi dans la sécurité sur les menus.

Si le type d’usager est Administrateur, vous devrez cocher l’option Administrateur de toutes les conventions si cela s’applique. Sinon, voir la section sécurité sur les conventions.

Activer l’extraction et l’archivage de fichiers :

Cette case active l’icône Mes fichiers dans la fenêtre d’accueil. Cet utilitaire permet l’importation et l’extraction de fichiers. Pour de plus amples renseignements, il est possible de consulter la section sur le sujet dans le présent guide.

Niveau de confidentialité par défaut :

Ce menu est accessible seulement s’il y a activation de la sécurité par niveau de confidentialité sur les unités administratives.

Menu - Fonction(s) de l’usager :

Ce menu permet d’identifier les fonctions que l’usager occupe en ce qui concerne la gestion des tâches (processus). Ainsi, le courriel indiqué identifie qui doit recevoir les avis de relance lorsque des tâches sont en retard. Des explications supplémentaires sont fournies dans le Guide Gestion des tâches qui sera remis lors d’une formation sur le sujet.

Menu – Tâches :

Cette section permet d’attribuer les droits aux usagers pour la Gestion des tâches (processus). Pour de plus amples informations, veuillez consulter le Guide sur la Gestion des tâches qui sera remis lors d’une formation sur le sujet.


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Menu - Groupe d’usagers :

Cochez le groupe d’usagers { associer { l’utilisateur. Les groupes d’usagers sont préalablement définis au menu Administration – Gestion des groupes et servent principalement pour la sécurité sur les objets et la convention. Veuillez noter que l’association des usagers { un groupe peut être faite aussi par le menu Administration - Gestion des groupes (s’il y a lieu, voir la section concernée).

Menu – Sécurité sur les menus :

Il est essentiel de cocher la case correspondante au profil de sécurité sur les menus de l’utilisateur afin que ce dernier accède aux différents menus de SyGED qui lui sont autorisés. Les profils de sécurité sur les menus sont préalablement définis au menu Administration – Profils de sécurité sur les menus.

Menu – Sécurité sur les conventions :

Ce menu s’active pour les usagers seulement si la case nommée Gestion de la sécurité – Sur les conventions est cochée dans le menu Paramètres – Généraux. S’il y a lieu, cochez les cases requises pour donner l’accès aux différentes conventions et ce, pour chaque usager. Si l’usager est un administrateur cochez les cases pour identifier les conventions dont il est l’administrateur. Si aucune case n’est cochée, l’usager ne pourra pas accéder { aucune convention car le choix des conventions sélectionnées sont proposées { la fenêtre d’accès de SyGED. Il est donc très IMPORTANT de sélectionner au moins une convention.


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Menu – Sécurité sur les unités administratives :

Ce menu est disponible seulement si le choix d’une sécurité sur les unités administratives a été effectué dans le menu Paramètres – Généraux. L’activation de la case dans les paramètres généraux permet de créer automatiquement, dans tous les usagers de SyGED, le menu intitulé Sécurité sur les unités administratives, MAIS ne donne aucune permission dans les unités administratives. Il est donc ESSENTIEL de modifier chaque usager afin d’attribuer les droits requis dans les unités administratives et ce, avant l’utilisation de SyGED. Utilisez le bouton Ajouter pour rechercher les nouvelles unités administratives.

Si une case de la zone grise foncée est cochée pour les actions Lecture, Ajout, Modification et Suppression, toutes les unités administratives seront cochées par défaut SAUF celles qui pourraient être créées par la suite.

Veuillez noter qu’une seule case de la colonne Par défaut peut être cochée. La mention par défaut signifie que l’unité administrative sélectionnée sera proposée par défaut { l’usager qui a le droit d’ajout et ce, { la création d’un objet.

N.B. : Si une nouvelle unité administrative est créée après avoir effectué la sécurité sur les unités administratives, il faudra absolument retourner dans la gestion des usagers afin de donner les permissions requises pour cette unité. Par défaut, aucun droit n’est donné { l’ajout d’une nouvelle unité administrative dans SyGED.

Niveau de confidentialité accepté :

S’il y a lieu, sélectionnez le niveau de confidentialité spécifique accepté pour l’usager concernant l’accès aux différents objets dans l’unité administrative. Ainsi, si le niveau de confidentialité sélectionné est différent de celui identifié au champ « par défaut », il sera priorisé.

Menu – Mot de passe :

Les champs concernant le mot de passe sont accessibles seulement si Active Directory n’est pas en fonction. Ainsi, le mot de passe doit être saisi, confirmé et modifié dans SyGED. Le mot de passe doit avoir huit caractères ou plus et ne contenir aucune lettre accentuée.

14.2. PROFILS DE SÉCURITÉ SUR LES MENUS

Le profil de sécurité permet de définir les différents types de profils d’usager dans l’organisation qui accèderont aux menus de SyGED. Ainsi, { l’entrée de SyGED, seuls les menus assignés dans le profil


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seront accessibles par l’usager. Le profil de sécurité sur les menus est associé { l’usager dans le menu Administration – gestion des usages.

Appuyez sur le bouton Ajouter pour créer un nouveau profil de sécurité sur les menus et appuyez sur le bouton Éditer, afin de modifier les informations d’un profil de sécurité.

Complétez les champs Titre et Description et développer les groupes pour cocher les cases associées { ce profil dans le tableau d’assignation des droits. La section concernant l’assignation des droits représente tous les menus et les options disponibles de SyGED.

N.B. : Veuillez noter qu’il est TRÈS IMPORTANT de revérifier les différents profils de sécurité sur les menus lors d’une mise { jour de l’application SyGED afin de s’assurer que les profils ont accès aux nouvelles options (s’il y a lieu).

14.3. MOT DE PASSE

Cette fonction permet { l’usager d’effectuer le changement de son mot de passe. Ainsi, la prochaine fois qu’il utilisera SyGED, le nouveau mot de passe devra être utilisé. Veuillez noter que cette option n’est pas accessible s’il y a une gestion avec Active Directory activée dans SyGED.


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Inscrivez le nouveau mot de passe dans les deux champs et appuyez sur le bouton Enregistrer. Veuillez noter que le mot de passe doit débuter par une lettre et doit contenir au minimum 8 caractères.

14.4. ÉTAPES POUR GÉRER LA SÉCURITÉ PAR CONVENTION (EX : PAR COMITÉ)

1- Menu Paramètres – Généraux

Cochez la case concernant la gestion de la sécurité par convention.

2- Menu Administration – Gestion des usagers

Cochez les cases nécessaires pour l’assignation des droits sur les conventions

accessible à l’usager.

14.5. ÉTAPES POUR GÉRER LA SÉCURITÉ PAR UNITÉ ADMINISTRATIVE


Cochez la case concernant la gestion de la sécurité par unité administrative.


Effectuez le choix des unités administratives qui seront accessibles.

Cochez les cases nécessaires pour l’assignation des droits (lecture, ajout, modification et suppression) de chaque unité administrative pour l’usager.

3- Accueil – Propriétés des objets (dossiers, formulaires, fichiers etc.)

Accédez au menu contextuel des objets (formulaires, fichiers etc.) de l’accueil afin d’y associer l’unité administrative


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14.6. ÉTAPES POUR GÉRER LA SÉCURITÉ PAR NIVEAU DE CONFIDENTIALITÉ


Cochez la case concernant la gestion de la sécurité par niveau de confidentialité.

2- Menu Configuration – Niveau de confidentialité

Créez les différents niveaux de confidentialité.


Associez le niveau de confidentialité par défaut { l’usager et modifier, le niveau de confidentialité accepté des différentes unités administratives.

4- Accueil – Propriétés des objets (dossiers physiques et fichiers)

Accédez au menu contextuel des objets (formulaires, fichiers etc.) de l’accueil afin d’y associer le niveau de confidentialité.

14.7. ÉTAPES POUR GÉRER LA SÉCURITÉ PAR OBJET


Cochez la case concernant la gestion de la sécurité par objet.

2- Menu Paramètres-Convention

Cliquez sur le bouton Sécurité afin d’ajouter dans la section «Objet en cours » une entrée d’autorisation pour chaque usager ayant droit { la convention.

3- Accueil – Menu contextuel d’un objet - Sécurité (dossiers physiques et fichiers)

Cliquez sur le bouton Sécurité du menu contextuel de l’objet qui doit être retiré { un

ou plusieurs usagers.

Dans la section «Objet en cours » ajouter une entrée d’autorisation pour un usager puis dans la section « Permissions pour » cocher les cases afin de refuser la lecture, l’écriture ou la suppression de cet objet.


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15. PROCÉDURE POUR LA CRÉATION D’UN CONSEIL DANS SYGED

1 Faire la demande { PG (par le Service { la clientèle) pour la création d’une convention de type Gestion du conseil.

2 Menu Paramètres – Convention

3 Menu – Configuration – Emplacements

4 Menu Configuration – Unités administratives

5 Menu Configuration – Niveaux de confidentialité

6 Gestion – Plan de l’ordre du jour

7 Accueil – Création des dossiers de classements

8 Paramètres – Gestion du conseil (ce menu doit être revalidé à chaque séance)

9 Gestion du conseil – Configuration – Modèles d’approbation

10 Gestion du conseil – Configuration – Types d’assemblées

11 Gestion du conseil – Configuration – Membres

12 Gestion du conseil – Configuration – Formulaires dynamiques (projet de résolution)

13 Gestion du conseil – Configuration – Formulaires dynamiques (gabarits)

14 Gestion du conseil – Configuration – Descriptif du résultat du vote

15 Utilisation { l’Accueil des formulaires pour la prochaine séance

16 Gestion du conseil – Gestion des ordres du jour (ordres du jour et agendas)

17 Gestion du conseil – Gestion des séances (séances, résolutions et procès-verbaux)

18 Paramètres – Généraux (choix de la sécurité)

19 Administration – Profils de sécurité sur les menus

20 Administration – Gestion des usagers (création des usagers et de la sécurité)


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16. PROCÉDURE POUR LA CRÉATION D’UNE SÉANCE

1 Utilisez les formulaires afin de produire des projets de résolutions.

2 Déplacez les projets de résolutions vers un dossier correspondant à la date de la séance.

3 Utilisez le menu Gestion du conseil – Gestion des ordres du jour pour obtenir un ordre du jour.

4 Utilisez le menu Gestion du conseil – Gestion des ordres du jour pour obtenir un agenda (documents remis aux conseillers).

5 Diffusez (selon ce qui est en application dans votre organisme) les documents relatifs à la séance.

6 Utilisez le menu Gestion du conseil – Gestion des séances pour débuter la séance.

7 Utilisez le menu Gestion du conseil – Gestion des séances pour permettre l’impression des extraits de résolutions.

8 Utilisez le menu Gestion du conseil – Gestion des séances pour permettre l’impression du procès-verbal


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17. LEXIQUE

Abroger un règlement : Annuler un règlement. Une fois annulée, la nouvelle règle sera appliquée dans le futur mais ne pourra pas s’appliquer pour des événements passés. Adoption, approbation, cautionnement : Acceptation. Lorsqu’un document officiel est adopté, le conseil municipal l’approuve tel qu’il est, cela veut dire qu’il n’y a pas de changements à y faire.

Agenda : Documentation produite afin d’informer les membres de l’assemblée. Contient généralement un ordre du jour, parfois des projets de résolutions ainsi que les pièces jointes. Avis de motion : Proposition faite par un membre de l’assemblée pour modifier ou ajouter un élément sur le sujet en cours de discussion. Budget discrétionnaire : Montant d'argent alloué pour les dépenses personnelles d'une personne et dont l'usage est laissé à sa libre décision. Correspondance : Courrier et autres documents officiels reçus.

Commission, Comité: Réunion de personnes chargées de procéder à l’étude d’une question ou d’une proposition, de donner des avis, d’assurer un service.

CCU : acronyme pour comité consultatif d’urbanisme, mandaté par le conseil municipal pour donner des avis sur les demandes qui sont soumises en matière d’urbanisme et d’aménagement du territoire. Demande de dérogation : Exception prévue par une loi ou un règlement, ou exception accordée à un citoyen à sa demande, par une autorité administrative (conseil municipal), qui permet d'agir à l'encontre d'une règle. Donne ainsi une permission spéciale à un citoyen de ne pas respecter le règlement. États financiers : État de l'évolution de la situation financière de la municipalité. Document présenté d'une façon organisée qui résume les finances de la ville.

Extrait de résolution : Un extrait de résolution comprend un en-tête spécifiant qu’il s’agit de l’extrait du procès-verbal d’une réunion pour un organisme précis à une date et une heure particulière. Le titre de la résolution ainsi que son numéro doivent être sur le document suivi de la série des « attendu » ou « considérant ». Mandat : Charge de travail confiée à une personne. Mission confiée à une organisation, une personne ou un comité dans laquelle on précise les objectifs des travaux à exécuter et les sujets qui seront abordés. Motion : Procédure officielle où un conseiller propose à l'Assemblée de faire quelque chose ou de prendre une décision. Par exemple, lorsqu’il y a une motion de félicitations, cela signifie que le conseiller propose de façon officielle qu’on félicite une personne ou un groupe et que ces félicitations soient publiées dans un document officiel. Nomination : Rendre officiel l'assignation d'un individu à un travail ou une responsabilité dans un document légal. Donc, lorsque le conseil municipal fait la nomination d’une personne à un nouveau travail, cela devient officiel et démontre que les conseillers ont tous accepté que ce soit cette personne qui accomplisse ce travail. Ordre du jour : Sujets et questions dont l’assemblée devra discuter. Le document écrit déterminera les sujets qui seront discutés et l'ordre dans lequel ils devront être abordés.

Plénière : Se dit d’une assemblée où tous les membres sont convoqués afin de discuter et préparer une séance officielle. Procès-verbal : Document officiel où l’on retrouve un résumé de ce qui a été dit et décidé par le conseil municipal lors de la rencontre précédente. Dans le cas d’un conseil municipal, ce document est public et peut être lu par tous les citoyens qui le désirent.

Projet : But que l’on se propose d’atteindre, une idée de quelque chose à faire, que l’on présente dans ses grandes lignes. Protocole d’entente : Contrat. Document officiel signé par deux parties qui prennent une entente. Une fois signé par les deux parties, les règles qui sont écrites dans le document devront être respectées par les deux signataires. En ce sens, les deux personnes ou groupes s’engagent à respecter les règlements qui sont inscrits sur le document en le signant. Recommandations : Les conseillers municipaux doivent parfois analyser et étudier un sujet précis et par la suite, donner leurs idées, leurs conseils et leurs avertissements sur ce sujet.


56 Confidentiel


Réfection : Réparation, remise à l’état neuf. Rénovations effectuées sur les équipements nécessaires à la vie collective : routes, ponts, voies ferrées, réseau d’aqueduc (eau potable), etc. Résolution : Expression utilisée lors de la prise de décision administrative concernant les affaires courantes de la ville. Décision par laquelle le conseil municipal exprime une opinion ou des intentions, affirme des faits ou des principes. Chaque fois que le conseil municipal vote une décision sur un sujet, on appelle cela une résolution. Séance : Nom que l’on donne aux réunions tenues par une assemblée du conseil municipal. Ici, on les appelle des « séances publiques » car ces dernières sont ouvertes au public et les citoyens peuvent y assister et poser des questions ou donner leur opinion.

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