GUIDE DE L’UTILISATEUR - OCAS

What does tomorrow look like? www.ocas.ca

Portail des partenaires des collèges GUIDE DE L’UTILISATEUR


Portail des partenaires – Inscription

Pour créer un compte dans le Portail des partenaires, veuillez cliquer sur S’inscrire / Autres renseignments.



Veuillez cliquer ici pour ouvrir le formulaire d’inscription.


Commencez par sélectionner votre rôle : Employé(e) d’école secondaire, Employé(e) de conseil scolaire ou Employé(e) de collège.

Sélectionnez votre collège dans le menu déroulant et indiquez si vous vous inscrivez au service domestique ou international.




Saisissez vos coordonnées, y compris une adresse électronique valide.

Si vous entendez utiliser le Portail des partenaires pour gérer les demandes de relevés de notes électroniques, vous pouvez souscrire au SGéRN ici.

Cochez la case pour confirmer que vous acceptez les conditions de service, cochez la case CAPTCHA et puis cliquez sur « Soumettre » pour soumettre l’inscription à votre compte.

Une fois votre inscription soumise, vous devrez attendre de recevoir un courriel de confirmation.


Portail des partenaires - Connexion

Connectez-vous à l’adresse suivante : www.ocas.ca/accueil.Cliquez sur « Connexion / S’inscrire », puis sur « Portail des partenaires - Connexion ».

Vous pouvez également vous connecter en visitant le lien suivant :

partnerportal.ocas.caAssurez-vous d’ajouter cette adresse URL à vos favoris afin d’y accéder plus rapidement.



Nous avons déjà ajouté pour vous l’élément PARTNER\ à votre nom d’utilisateur.

Connectez-vous à l’aide du nom d’utilisateur et du mot de passe temporaire qui vous ont été fournis par courriel.

Nota : Les mots de passe sont sensibles à la casse.



Pour vous connecter, cliquez sur Partner Account / Compte de partenaire.


Mot de passe ou nom d’utilisateur n’oublié

Pour récupérer vos coordonnées, cliquez sur le lien Vous avez oublié votre mot de passe ou nom d’utilisateur?.

What does tomorrow look like?www.ocas.ca

Mot de passe ou nom d’utilisateur n’oublié

Saisissez l’adresse électronique que vous avez utilisée au moment de vous inscrire à votre compte du Portail des partenaires.

Vous recevrez un courriel contenant votre nom d’utilisateur et un lien vous permettant de réinitialiser votre mot de passe.

Si vous avez des questions, veuillez s.v.p. communiquer avec nous à l’adresse [email protected].


Écran d’accueil

Éditer compte d’accès – Sert à modifier le mot de passe.

Recherche – Candidat(e)s – Écran d’accueil (par défaut). Vous permet de rechercher des candidats à votre collège.

Candidat(e)s – Recherche système – Vous permet d’afficher tous les candidats ayant fait demande à n’importe quel collège du réseau.

Gestion des programmes – Recherche et gestion des offres de programme pour les cycles actifs et en ébauche.

Recherche – Offres – Afficher les candidats ayant reçu une offre de votre collège seulement (candidats acceptés à votre collège).

Renseignements collégiaux – Il s’agit des renseignements qui s’affichent aux candidats lors de la procédure d’offre d’admission.

Accès aux documents – Accès aux documents d’appui aux demandes.

SGéRN – Sert à gérer les demandes de transfert de relevés des notes d’anciens élevés.

Cliquez sur la barre de menu pour accéder aux fonctions auxquelles on vous a accordé l’accès.

Nota: Ce ne sont pas tous les utilisateurs qui ont accès à toutes les fonctions du portail.


Modifier le mot de passe

Cliquez sur « Éditer compte d’accès » pour accéder à l’écran « Changer mot de passe ».


Modifier le mot de passe

Votre nouveau mot de passe doit satisfaire aux exigences minimales.

Aucun mot de passe utilisé préalablement accepté.

Veuillez s.v.p. noter que votre mot de passe ne peut inclure quelque partie que ce soit de votre nom, ni le nom de votre école.


Écran de Recherche – Candidat(e)sPOUR LOCALISER DES CANDIDATS DE VOTRE COLLÈGE

Saisissez les critères de recherche (p. ex., le nom partiel de l’élève) et cliquez sur « Chercher » pour trouver un candidat correspondant de votre école seulement.

Nota : La méthode de recherche « par chaîne de caractères » est utilisée (p. ex., si vous saisissez « tes », tous les enregistrements contenant la chaîne de caractères « tes » s’afficheront).

Cliquez sur « Autres options de recherche » pour afficher des champs additionnels de critères de recherche.

Sélectionnez le cycle d’admission actuel ou précédent pour affiner les résultats de recherche.

Laissez la valeur par défaut à « Tout » [ALL] pour afficher tous les candidats et candidates.


Écran de Recherche – Candidat(e)sRÉSULTATS DE RECHERCHE DE CANDIDAT(S)

Les résultats de recherche s’affichent par ordre alphabétique de nom de famille.

Cliquez sur le lien d’un en-tête de colonne pour réorganiser les dossiers par ordre ascendant (par défaut) ou descendant (optionnel).

Nota : Si un seul enregistrement correspond aux critères de recherche, vous serez alors redirigé directement vers le tableau de bord de la candidate ou du candidat correspondant.

Veuillez noter Status du compte. Il s’agit du seul écran qui fournit cette information.

Cliquez sur le lien « Nom de famille » pour afficher les détails relatifs au candidat en question.


Tableau de bord de candidatVous pouvez visualiser tous les renseignements sur la candidate ou le candidat depuis le tableau de bord (voir les exceptions ci-dessous).

Renseignements personnels – données démographiques de base, y compris nom légal, date de naissance, etc.

Coordonnées – adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone (l’information peut être mise à jour par un utilisateur de collège)

Utilisateurs autorisés – ne peut être affiché

Citoyenneté et lieu de résidence – citoyenneté, statut de résident au Canada, pays de naissance (l’information peut être mise à jour par un utilisateur de collège)

Éducation – renseignements sur les études secondaires, collégiales, universitaires ou internationales

Aide financière – parrainage reçu d’un organisme; ceci ne comprend pas le soutien financier du RAFÉO

Expérience – expérience de travail ou de bénévolat liée au domaine d’études, résultats de test

Choix de programmes – programmes sélectionnés par le candidat ou la candidate

Fondement de la demande – confirmation du séjour ou de l’obtention du diplôme de l’école secondaire

Demande de transfert de relevés de notes – demandes de transfert de relevés de notes, par l’entremise du SGéRN, pour les écoles secondaires participantes

Sommaire de paiement – ne peut être affiché

Visualiser les offres – ne peut être affiché


Communications par courriel(NE PEUT ÊTRE AFFICHÉ)

À sa première connexion seulement, la candidate ou le candidat se voit afficher la page « Communications par courriel », laquelle comprend une option permettant de recevoir des courriels de nature commerciale. En cochant cette case, la candidate ou le candidat donne son consentement afin que collegesdelontario.ca puisse lui envoyer des courriels de nature commerciale.

Après avoir accepté (ou refusé) de recevoir des courriels, la candidates ou le candidat peut cliquer sur Soumettreet charger sa demande d’admission.

La page ne s’affichera plus par la suite et il ne sera plus possible de choisir de recevoir des courriels de nature commerciale. Toutefois, il sera toujours possible de se désabonner des courriels de nature commerciale, en cliquant sur le lien dans le bas du courriel ou en communiquant avec notre Service à la clientèle.

Peu importe leurs préférences en ce qui a trait aux courriels de nature commerciale, les candidates et les candidats recevront les courriels transactionnels ayant trait à leur demande d’admission, notamment les avis de paiement, les avis de réinitialisation du mot de passe, etc.

Avec l’entrée en vigueur de la nouvelle Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), le 1er juillet 2014, nous sommes désormais tenus d’obtenir le consentement des candidates et des candidats afin d’envoyer des courriels de nature commerciale.


Candidat(e)s – Recherche systèmeVOUS PERMET DE LOCALISER DES CANDIDATS AYANT FAIT DEMANDE À N’IMPORTE QUEL COLLÈGE DU RÉSEAU.

Saisissez les critères de recherche (p. ex., le nom partiel de l’élève) et cliquez sur « Chercher » pour trouver un candidat correspondant ayant fait demande à n’importe quel collège.

Nota : la méthode de recherche « par chaîne de caractères » est utilisée (p. ex., si vous saisissez « tes », tous les enregistrements contenant la chaîne de caractères « tes » s’afficheront).

Cliquez sur « Autres options de recherche » pour afficher des champs additionnels de critères de recherche.


Candidat(e)s – Recherche systèmeRÉSULTATS DE RECHERCHE

Les résultats s’affichent en mode VISUALISATION SEULEMENT et servent uniquement à déterminer si une personne a un dossier d’admission à collegesdelontario.ca.

Les résultats de recherche sont affichés par ordre alphabétique de nom de famille.

Cliquez sur le lien d’un en-tête de colonne pour réorganiser les dossiers par ordre ascendant (par défaut) ou descendant (optionnel).


Candidat(e)s – Recherche systèmeRÉSULTATS DE RECHERCHE

Status de la demandePayés – Les frais de traitement de la demande ont déjà été reçus par OCAS

Impayés – La demande n’est pas active; le paiement des frais de traitement de la demande est exigé

En attente de paiement – La demande n’est pas active; vérifier auprès d’OCAS pour connaître le montant des frais à payer

Retiré – Les droits de traitement de la demande d’admission ont été remboursés par OCAS

Nota : La mention « En double » n’est plus utilisée comme statut pour la demande d’admission.


Mise à jour des programmes offerts

• L’option de menu Gestion des programmes s’ouvre dans une nouvelle application accessible depuis le Portail des partenaires.

• L’option de menu Cycles d’admission donne accès à tous les cycles actifs et en ébauche de votre collège.

• L’option de menu Gestion des dates de début permet d’afficher et d’éditer la disponibilité des dates de début des programmes en nombre, à l’aide du sous-menu Actions.

• Les renseignements relatifs aux offres de programme peuvent être mis à jour suivant des règles administratives établies.

• Dès qu’une modification est apportée à un cycle d’admission, un code de programme, un code de campus, un mode de livraison de programme ou une date de début, il s’agit d’un nouvel ajout de programme.


Gestion des cycles de programmeAFFICHER TOUTES LES OFFRES DE PROGRAMME DE VOTRE COLLÈGE

Cliquer sur Gérer les programmes pour afficher tous vos programmes collégiaux du cycle d’admission en question.


Cycles en ébaucheAJOUT, MODIFICATION ET SUPPRESSION DE PROGRAMMES DANS VOTRE CATALOGUE

Cliquer sur Créer / Éditer catalogue pour afficher tous vos programmes collégiaux pour un cycle d’admission en ébauche.

Un cycle en ébauche est disponible dans Gestion des programmes lors de la période de transition. Les collèges peuvent ajouter, modifier et supprimer des offres de programme. Le catalogue devient le cycle d’admission actif aux alentours du 1er octobre.


Gestion de programme RECHERCHE

Utilisez la liste de sélection « Campus » ou les champs « Code de programme » / « Titre de programme » / « Mode de prestation de programme » pour raffiner les résultats de recherche OU cliquez sur un lien de code/titre de programme pour afficher les détails relatifs au programme.


Gestion de programme RECHERCHE

Les programmes sont affichés par ordre alphabétique de titre de programme. Cliquez sur un hyperlien d'en-tête de colonne pour modifier le tri.


Gestion de programmeAJOUTER NOUVEAU PROGRAMME / EXPORTER PROGRAMMES

Cliquer sur Ajouter un programme pour ajouter une nouvelle offre de programme au cycle d’admission sélectionné.

Cliquer sur Exporter tout vers Excel pour exporter les renseignements relatifs aux programmes dans un chiffrier Excel.


Ajouter / Éditer programmeAJOUTER NOUVEAU / ÉDITER PROGRAMME

Utilisez les listes de sélection et les champs à structure libre pour ajouter des détails relatifs au programme.


Ajouter / Éditer programmeNIVEAUX D’ENTRÉE / CODE MFCU

Utilisez les cases à cocher pour indiquer tous les niveaux d’entrée disponibles pour ce programme.

Servez-vous de la fonction « Trouver » si le code MCU est inconnu ou pour afficher la liste de tous les codes MCU accessibles.

Pour ajouter un nouveau code MCU, veuillez communiquer avec OCAS par téléphone ou courriel ([email protected]).

mailto:[email protected]


Ajouter / Éditer programme

Les codes spéciaux sont des codes optionnels spécifiques à chaque collège. Ils fournissent des notes qui s’affichent dans « Trouver un programme » lorsque les candidates et candidats cherchentdes programmes.

Si le code spécial est inconnu ou pour afficher une liste de tous les codes spéciaux disponibles, utiliser la fonction Trouver.

Pour ajouter un nouveau code spécial, veuillez communiquer avec OCAS, par téléphone ou par courriel ([email protected]).

CODES SPÉCIAUX


Ajouter / Éditer programmeCATÉGORIES DE PROGRAMME

Cliquez sur « Enregistrer », une fois terminé.

Les catégories de programme [Program Category] sont utilisées dans les résultats de recherche de l’option « Trouver un programme » (une catégorie principale et une sous-catégorie sont requises).


Ajouter / Éditer programmeAJOUTER DATE DE DÉBUT DE PROGRAMME

Utilisez les listes de sélection et les champs à structure libre pour ajouter les renseignements nécessaires.

Cliquez sur « Ajouter date de début de programme » pour ajouter des offres de programme additionnelles.

Cliquez sur « Enregistrer », une fois terminé.

Cliquez sur « Ajouter date de début de programme » pour accéder aux renseignements relatifs à la date de début.


Ajouter / Éditer programmeDISPONIBILITÉ DU PROGRAMME

Disponibilité des programmes – Mises à jourLes modifications sont reflétées immédiatement dans le Portail des partenaires et en moins d’une heure (environ) dans l’utilitaire en ligne Trouve un programme.

Ouvert – Les demandes sont toujours acceptées pour le programme (des places sont disponibles).

Fermé – Les demandes ne sont plus acceptées pour le programme (il n’y a plus de places disponibles pour cette offre de programme spécifique).

Liste d’attente – Les demandes continueront d’être traitées pour ce programme (il se peut que des places deviennent disponibles à l’avenir).


Ajouter / Éditer programmeSTATUT DU PROGRAMME

Actif – Traitement normal des demandes d’admission au programme.

Inactif – Le programme a été ajouté au système, mais n’est plus offert et ne peut être supprimé, puisque d’autres demandes y sont associées.

Annulé – Le programme n’est pas offert lors du prochain cycle d’admission. Les demandes reçues pour ce programme sont transmises au collège.

Suspendu – Le programme n’est actuellement pas offert, mais pourrait l’être éventuellement (y compris au cours du cycle d’admission actuel).


Tous les programmes comprennent une liste de sessions disponibles et une session d’entrée par défaut (« liste de programmes »).

Les dates de début peuvent être associées à leur propre liste de sessions disponibles à l’aide de la fonction « Remplacement de session ». pour personnaliser les niveaux d’entrée disponibles pour un programme donné, prière de cliquer sur « Modifier ».

Ajouter / Éditer programmeMODIFIER LES DATE D'ENTRÉES


À l’écran de surclassment des sessions mplacement de session, il vous sera possible de spécifier une session d’entrée différente et de personnaliser les sessions d’entrée qui pourront être sélectionnées pour la date de début. Si aucune date de remplacement n’est créée, la date de début correspondra alors à la valeur par défaut du programme.

Ajouter / Éditer programmeMODIFIER LES DATE D'ENTRÉES

Sélectionnez « Oui, spécifier les sessions d’entrée du programme » afin de créer une date de remplacement pour cette date de début, puis sélectionnez la session d’entrée par défaut et, dans la liste, sélectionnez la session qui sera accessible aux candidates et candidats.

Cliquez sur « Continuer » pour activer la date de remplacement.


Ajouter / Éditer programmeDATE D’EXPIRATION ET EXPIRATION

Date d’expiration – Date à laquelle la disponibilité du programme est réglée à « Fermé » ou « Liste d’attente » (p. ex. dans le cas d’un programme à très forte demande après la date de juste considération).

Les programmes expireront à 23 h 59 à la date d’expiration précisée et l’action choisie s’appliquera à ce moment (p. ex., choisir « 1er février » et « Fermé » si vous souhaitez que la date de début soit fermée à compter de 23 h 59, le 1er février).

Action au moment de l’expiration – Modification de la disponibilité du programme (« Fermé » ou « Liste d’attente ») à la date d’expiration.


Ajouter / Éditer programmeACTION

Supprimer – Cliquez sur le lien « Supprimer » pour retirer une date de début précise. La date de début ne sera retirée que lorsque vous aurez cliqué sur le bouton « Enregistrer ». La date de début d’un programme ne peut être supprimée que si aucun candidat n’y a fait demande.

Visualiser candidat(e)s – Cliquez sur « Visualiser candidat(e)s » pour énumérer tous les candidats ayant fait demande pour la date de début en question.


Ajouter / Éditer programmeENREGISTRER / CLONER / SUPPRIMER PROGRAMME

Enregistrer – Sert à enregistrer les renseignements actuels.

Cloner le programme – Sert à produire une réplique exacte des renseignements. L’option ne peut être utilisée que pour offrir un même programme à un autre campus. Pour saisir un nouveau code de programme, vous devez d’abord ajouter un nouveau programme.

Supprimer – Supprimer le programme (seulement disponible pour les cycles en ébauche)


Gestion des dates de débutTROUVEZ UN PROGRAMME SPÉCIFIQUE OFFERT À VOTRE COLLÈGE

Saisissez des critères de recherche spécifiques pour localiser un programme précis.


Gestion des dates de débutMODIFIER LA DISPONIBILITÉ DE PROGRAMMES

Pour modifier facilement la disponibilité de multiples programmes, effectuer une recherche sur une date de début, un code ou titre de programme, un campus, un mode de livraison, etc., spécifique.

Sélectionner les dates de début à modifier à l’aide des cases à cocher, à gauche. Sélectionner les dates de début Ouvrir élément(s) sélectionné(s), Fermer élément(s) sélectionné(s) ou Liste d’attente sélectionnée à l’aide du sous-menu Actions. Confirmer l’action dans la boîte de dialogue.


Gestion des dates de débutEXPORTER VERS EXCEL

Cliquez sur Exporter tout dans Excel pour exporter l’information sur les programmes vers un chiffrier Excel.


Recherche - Offres

Cliquez sur « Modifier une offre » pour modifier une offre spécifique. Saisissez le numéro de

la demande et cliquez sur « Chercher ».


Mise à jour des offres

Apportez, au besoin, des modifications aux offres individuelles de programme. Cliquez sur « Sauvegarder », une fois terminées les mises à jour, ou sur « Annuler » [Cancel] pour quitter sans enregistrer les modifications.

Les nouvelles offres et les mises à jour en nombre devraient être acheminées au OCAS dans le prochain fichier d’offres de programme.

Afin de prévenir la confirmation d’un fichier d’offres, veuillez modifier la date d’expiration définitive de sorte qu’elle corresponde à la date actuelle, ce qui entraînera l’expiration de l’offre.

Pour modifier un code de programme, un code de campus, une date de début d’un programme, un statut de présence ou un niveau d’entrée, veuillez révoquer l’offre actuelle et ajouter une nouvelle offre dans le prochain fichier d’offres à envoyer au OCAS.



Statut de confirmation Aucune réponse – Aucune offre n’a été traitée pour le candidat en question.

Acceptée – Le candidat a confirmé l’offre en question. Les offres confirmées ne peuvent être supprimées.

Declinée – Le candidat a confirmé une autre offre.

État de l’offreActive – L’offre est active; le candidat peut la sélectionner.

Supprimée – L’offre a été supprimée par le collège (p. ex., émise par erreur); le candidat ne peut la visualiser ni la sélectionner.

Révoquée – Offre valide retirée par le collège pouvant être visualisée par le candidat, mais ne pouvant être sélectionnée, OU offre valide présentée à un candidat qui ne satisfait pas aux conditions de cette dernière.

Programme suspendu – Offre retirée par le collège en raison de l’annulation du programme. Elle peut être visualisée mais ne peut être sélectionnée par le candidat.



Numéro de séquence – Numéro séquentiel de l’offre.

Offre émise le [Date d’affichage de l’offre] – Le champ contient la valeur OFFER_ACTIVE_DATE du fichier d’offres. La date doit être antérieure aux dates d’expiration provisoire et définitive. L’offre devient active et visible dans la demande à 00 h 01 à la date indiquée.

Soft Date d’expiration [Date d’expiration provisoire] – Le champ contient la valeur OFFER_EXPIRY_DATE_SOFT du fichier d’offres. La date peut être identique ou antérieure à la date d’expiration définitive. La date d’expiration provisoire s’affiche aux candidats en tant que « Date d’expiration » pour une offre donnée. Les candidats peuvent sélectionner des offres au-delà de la date d’expiration provisoire.

Hard Date d’expiration [Date d’expiration définitive] – Le champ contient la valeur OFFER_EXPIRY_DATE_HARD du fichier d’offres. Les candidats ne peuvent sélectionner d’offres au-delà de leur date d’expiration définitive. Les offres arrivent à échéance à 23 h 59 à la date indiquée.

Late Avouez-le [Admission tardive] – NON : indique une offre régulière.OUI : indique une offre d’admission tardive. OCAS l’identifiera comme telle et la conservera jusqu’à ce que la demande d’admission d’OCAS soit reçue et traitée.

Terme d’identification [Identificateur de session] – Session pour laquelle l’offre est active. (FA = Automne, WI = Hiver, SU = Printemps / Été )


Renseignements collégiaux

Affiche l’écran servant à mettre à jour les renseignements qui s’affichent aux candidats lors du processus d’offre. Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer les mises à jour ou sur « Effacer » pour quitter la fonction sans enregistrer les mises à jour.

URL d’offre révoquée [Renseignements annules] – Lien URL présenté au candidat si l’offre est révoquée.

URL d’offre suspendue [Renseignements suspendues] – Lien URL présenté au candidat si l’offre est suspendue.

Numéro de téléphone pour offres annulées – Numéro de téléphone que les candidats peuvent composer afin de communiquer avec le collège, en cas d’offre révoquée ou suspendue.

URL du site Web du collège – Lien URL du site Web du collège en question.

Adresse électronique pour rapports de vérification – Adresse électronique utilisée pour l’envoi des rapports de vérification. S’il y a plusieurs adresses, séparez-les à l’aide d’une virgule.


Renseignements collégiaux

Affiche l’écran servant à mettre à jour les renseignements qui s’affichent aux candidats lors du processus d’offre. Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer les mises à jour ou sur « Effacer » pour quitter la fonction sans enregistrer les mises à jour.

Message de bienvenue – Message adressé aux candidats, une fois acceptée l’offre d’admission.

Logo du collège – Logo du collège qui s’affiche aux candidats. Les modifications apportées aux logos de collège doivent être soumises au SACO. (Fichiers de format GIF, 100 X 100, 72 ppp.)


Accès aux documents

Pour plus d’information au sujet de l’accès aux documents, veuillez consulter le Guide de l’utilisateur en question : www.ocas.ca/ressources/partenaires-collegiaux


SGéRN

Pour plus d’information au sujet du SGéRN, veuillez en consulter le Guide de l’utilisateur: www.ocas.ca/ressources/partenaires-collegiaux

Documents

GUIDE DE L’UTILISATEUR - OCAS