Guide de Mise à jour - Krier

Guide de Mise à jour

JOHANNA – 4.40 Page 1 sur 46

LOLITA - JOHANNA

GUIDE DE MISE A JOUR

Version : 5.20 4.03 (16/09/2021)

Année : 2020-2021


LOLITA - JOHANNA – 5.10 Page 3 sur 61

Table des matières I. Mise à jour ............................................................................................................................... 5

1. Vérification de votre version de LOLITA et JOHANNA ....................................................... 5

2. Lancement de JOHANNA : Mise à jour .............................................................................. 5

3. Mise à jour automatique des Evolutions ............................................................................. 6

II. Menu Applications.................................................................................................................... 7

III. Divers points ......................................................................................................................... 8

1. L’accès aux contacts .......................................................................................................... 8

2. La reconstruction des index ............................................................................................... 8

IV. Les colocataires .................................................................................................................... 9

1. Généralités......................................................................................................................... 9

a. Le contrat ........................................................................................................................ 9

b. Le paiement des charges ................................................................................................ 9

c. Dépôt de garantie et caution solidaire du bail de colocation .......................................... 10

d. L’assurance du logement .............................................................................................. 10

e. L’assurance contre les loyers impayés (GLI) ................................................................. 10

f. Départ d’un colocataire .................................................................................................... 10

2. Incidences dans Lolita ...................................................................................................... 11

a. La fiche lot .................................................................................................................... 11

b. Autres incidences dans Lolita ....................................................................................... 16

c. Incidences dans Johanna ............................................................................................. 16

V. Lolita ...................................................................................................................................... 17

1. Accès aux tickets et ordres de service. ............................................................................ 17

a. Accès depuis la fiche propriétaire – Tickets .................................................................. 17

b. Accès depuis la fiche propriétaire – Ordres de Service (OS) ......................................... 18

2. Fiche Lot – divers points .................................................................................................. 19

3. Fiche Candidat Locataire ................................................................................................. 21

4. Fiche Locataire – divers points ......................................................................................... 21

5. Transfert .......................................................................................................................... 22

6. Bureautique ...................................................................................................................... 23

7. Mailing ............................................................................................................................. 24

8. Mailing - Point divers ........................................................................................................ 25

9. Module Analyse ............................................................................................................... 26



a. Tableau de bord général ............................................................................................... 27

b. Occupation et Vacance locative .................................................................................... 29

VI. Johanna .............................................................................................................................. 30

1. La GED ............................................................................................................................ 30

a. Le paramétrage de la GED ........................................................................................... 30

b. L’affichage de la GED ................................................................................................... 31

2. Paramétrage SMS ............................................................................................................ 32

3. Module Révision .............................................................................................................. 33

a. Ajout de nouveaux critères de présélection ................................................................... 33

b. Autres améliorations ..................................................................................................... 34

4. Module Gestion des Loyers .............................................................................................. 35

a. Ajout d’un nouveau critère pour le quittancement ......................................................... 35

b. Les prélèvements ......................................................................................................... 36

5. Module Décomptes .......................................................................................................... 37

a. Possibilité de régler un propriétaire sur plusieurs RIBS ................................................. 37

b. Autres améliorations dans le module ............................................................................ 40

6. Module Gestion des Factures........................................................................................... 42

a. La gestion des fournisseurs .......................................................................................... 42

b. Blocage des factures .................................................................................................... 43

c. Changement de RIB ..................................................................................................... 44

d. Paiement partiel des factures ........................................................................................ 44

e. Autres améliorations du module .................................................................................... 45

7. Autres diverses améliorations .......................................................................................... 46

a. Module Encaissement ................................................................................................... 46

b. Module Relances .......................................................................................................... 46

c. Module GLI ................................................................................................................... 46

d. Module Départ Locataire ............................................................................................... 46

e. Module Etats comptables .............................................................................................. 46

8. Module Statistiques et Tableaux de bord ......................................................................... 47

a. Tableau de bord général ............................................................................................... 48

b. Analyse financière des mandats. .................................................................................. 49

c. Indicateurs portefeuilles et financiers ............................................................................ 50

d. Etat locatif ..................................................................................................................... 50

9. Modules + ........................................................................................................................ 51

a. Alertes .......................................................................................................................... 51

b. LR et Signature Electronique – Alerte sur les cérémonies en attente ............................ 51



c. Dématérialisation des Factures ..................................................................................... 53

d. Documents Juridiques Tissot ........................................................................................ 53

e. Espace Candidat Locataire : NOUVEAU ! ..................................................................... 53

VII. Annexes .............................................................................................................................. 54

1. Installation composant ..................................................................................................... 54

2. Liste des états modifiés .................................................................................................... 55

3. Mises à jour / versions disponibles ................................................................................... 57



I. MISE A JOUR

1. Vérification de votre version de LOLITA et JOHANNA

Avant de lancer cette mise à jour, il faut vérifier que vous utilisez la précédente version 5.10.1.08 (ou plus) -> voir dans le menu « Aide / A propos de Johanna… ».

Pour installer cette mise à jour, vous devez impérativement être en version SQL.

2. Lancement de JOHANNA : Mise à jour

Rappel

JOHANNA doit être lancée avant LOLITA et la mise à jour ne doit être effectuée que par un seul poste.

La fenêtre de mise à jour sur JOHANNA a été revue afin de rendre compte de l’état d’avancement de la mise à jour. Elle se présente ainsi :

En fin de mise à jour, des états que nous avons modifiés pour le besoin de cette mise à jour, vous sont proposés : vous trouverez la liste dans le chapitre Annexes.

Une fois la mise à jour effectuée, il faut lancer la fonction « Appliquer l’entête à tous les états » pour appliquer votre entête personnalisée aux nouveaux états (Menu Paramètres / Paramétrage des éditions / Paramétrage de l’En-tête) et effectuer une mise à jour des comptes sur chaque dossier (Menu Paramètres / Paramétrage de l’application / Paramétrage des Modules / Onglet comptabilité / Bouton « MAJ Comptes »).

Il faudra ensuite lancer LOLITA.



3. Mise à jour automatique des Evolutions

(Ne concerne que les utilisateurs qui ne sont pas hébergés par KRIER)

Depuis la version 5.00 4.00, Krier n’envoie plus de mails quand une version est disponible. Désormais, vous êtes avertis directement à partir de l’application.

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à consulter le flash de Février 2019 intitulé les mises à jour automatiques dans votre espace client.

Il est important d’installer les versions au fur et à mesure que nous vous les proposons : ils permettent bien souvent de vous apporter les derniers correctifs, l’implantation de nouvelles fonctionnalités, l’accélération d’une fonction, l’amélioration du confort d’usage,... Tous ces éléments sont décrits à la fin de ce guide au fur et à mesure de leurs sorties. N’hésitez donc pas à consulter régulièrement le guide de mise à jour.

Lors de la mise à disposition d’une version, vous êtes informés par un message qui s’affiche en bas et à droite de votre page principale. Ceci reste inchangé ; lorsque vous cliquez pour visualiser l’écran de téléchargement, vous serez informés sur cet écran du contenu de la version.



II. MENU APPLICATIONS

Au lancement de Johanna, vous pouvez afficher un menu vous permettant l’accès à toutes vos applications :

Cliquez sur le « chevron » (écran de gauche) pour afficher le menu (écran de droite)

(Les applications qui ne sont pas accessibles depuis votre poste sont inactives)

En utilisant le bouton « Paramètres » ( ) situé en haut à droite de ce menu, vous pouvez personnaliser (par poste) son affichage.

Il en est de même pour Lolita :

Cliquez sur le « chevron » (écran de gauche) pour afficher le menu (écran de droite)



III. DIVERS POINTS

1. L’accès aux contacts

Vous avez la possibilité d’accéder à l’ensemble de vos contacts des applications Lolita et Johanna de l’ensemble de vos dossiers via le raccourci clavier CTRL+F accessible depuis les formulaires principaux des applications ainsi que depuis les fenêtres principales des différents modules de Johanna.

Il a été ajouté dans cette liste le nom du dossier, ce qui est bien pratique quand on gère plusieurs dossiers dans Johanna.

2. La reconstruction des index

Si vous sentez que les traitements deviennent de plus en plus long, il est utile de lancer de temps en temps (une fois par semaine) une reconstruction des index. Vos données sont continuellement mises à jour (ajout, modification et suppression). Ces modifications répétées dispersent les données physiquement sur le serveur et peuvent retarder l’accès à la donnée.

Depuis le menu Outils / Sécurisation des données / Reconstruction des index, une fenêtre apparait. Cliquez ensuite sur Lancer le traitement.

Attention, cet outil n’est accessible que pour les clients non hébergés.



IV. LES COLOCATAIRES

1. Généralités

On parle de colocation dès que le logement est loué à plus d’une personne (étudiants et concubins). Les couples mariés ou pacsés ne bénéficient pas des dispositions encadrant la colocation.

La loi ALUR a introduit dans la loi du 6 juillet 1989 l'article 8-1 portant sur la colocation, qui fixe le principe de la solidarité des colocataires et de leurs cautions en cas de congé de l’un d’entre eux.

Attention : les règles diffèrent selon que les colocataires louent ensemble un logement entier ou que chaque colocataire loue une pièce dans le logement.

L’année dernière, nous n’avions géré que le bail de colocation avec un bail unique. Cette année, nous avons intégré le bail de colocation individuel

Particularités du bail de colocation individuel

Ce mode de location est régi par la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, qui régit également les locations "classiques".

a. Le contrat

Si le bailleur choisit de signer un contrat par colocataire, il va devoir rédiger plusieurs baux individuels. Les implications sont les suivantes :

▪ La surface renseignée est celle des pièces dont le locataire aura la jouissance exclusive : la chambre plus éventuellement une salle de bain ou WC.

▪ La loi impose une surface d’au moins 9m² (et 20m² de volume) pour la pièce dont le locataire a la jouissance exclusive.

▪ Les locataires sont indépendants juridiquement et ne sont donc pas solidaires du paiement du loyer.

Bon à savoir

Il est important de spécifier dans une clause personnalisée les pièces dont le colocataire aura la jouissance partagée (cuisine, séjour etc.) et les règles de la vie en commun, qui peuvent être décrites dans une charte de colocation.

b. Le paiement des charges

En général, les charges sont forfaitaires.

Le bailleur estime le montant des charges à venir sur l’année et fixe un montant mensuel forfaitaire. Ce système est bien plus simple puisqu’il n’y a aucune régularisation de charges à faire.

Il est en revanche important de bien calculer ce montant car une fois définies les charges ne pourront évoluer en cours de bail.



c. Dépôt de garantie et caution solidaire du bail de colocation

Le dépôt de garantie est la somme que peut demander le bailleur à l’entrée des lieux afin de palier à des impayés de loyer ou à des dégradations.

Il est plafonné à un mois de loyer hors charges en location vide, deux mois en contrat de location meublée.

Le colocataire récupérera son dépôt de garantie selon les mêmes conditions qu’en contrat de location vide ou qu’en contrat de location meublé classique.

L’acte de cautionnement solidaire est un document dans lequel le garant s’engage à payer la dette locative du locataire en cas de défaillance. Elle peut correspondre à :

▪ Des dégradations constatées lors de la comparaison des états des lieux d’entrée et de sortie, et qui ne relèvent pas d’une usure normale du logement.

▪ Des impayés de loyer.

S’il existe une clause de solidarité dans le bail, le garant s’engage sur le paiement de la totalité du loyer et est exposé aux dettes locatives de tous les colocataires.

d. L’assurance du logement

Les colocataires doivent obligatoirement assurer le logement loué en colocation, au minimum contre les risques locatifs (incendie, explosion, dégâts des eaux).

L'attestation d'assurance doit être fournie au propriétaire chaque année. Dans le cas contraire, le propriétaire peut résilier le contrat de location.

e. L’assurance contre les loyers impayés (GLI)

Il n’est pas possible de combiner une assurance de ce type avec une caution solidaire, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti.

Si le contrat de colocation est individuel, le bailleur devra souscrire à un contrat par colocataire

f. Départ d’un colocataire

Chaque colocataire peut quitter le logement en donnant son préavis (ou congé) au propriétaire pour sa partie privative. Il doit respecter des conditions de forme et de délai.

Après avoir remis les clés au propriétaire, le colocataire partant peut demander la restitution de son dépôt de garantie.

La colocation se poursuit avec les colocataires restant et le propriétaire peut choisir un nouveau colocataire, sans avoir à obtenir l'accord des autres colocataires.



2. Incidences dans Lolita

a. La fiche lot

Pour appliquer ces changements, il va falloir relier tous les lots individuels à un seul lot. Un lot individuel étant une partie du lot global.

Lors de la création d’un logement, vous devrez indiquer si le bail sur le lot est collectif ou individuel. Par défaut, le lot est indiqué « Collectif ».

S’il s’agit d’un logement avec un seul bail, il faut sélectionner « Collectif ».

S’il s’agit d’un logement avec baux de colocation individuels, il faut sélectionner « Individuel ».

Une fois le lot enregistré, une nouvelle icône apparaît permettant d’attacher à ce nouveau lot, les lots correspondants aux différentes pièces du logement et destinées à la location. Cet icone n’est accessible que depuis le lot principal.

Il est impossible d’associer un locataire sur le lot principal mais uniquement sur les lots sous-jacents.



La fiche lot sous-jacente d’un lot de type « individuel » se présente de la même manière qu’une fiche lot classique. Certaines zones sont cependant inaccessibles :

L’onglet Informations Location

L’onglet Descriptif



L‘onglet Informations Gestion

L’onglet Informations Bail



L’onglet Diffusion

L’onglet Compteurs



L’onglet Commentaires

Si on retourne sur le lot principal, un onglet Lots secondaires apparaît : tous les lots dépendants de ce lot sont affichés dans la grille :



Depuis un lot secondaire, une notification apparaît en haut de l’écran :

. Le numéro du lot indiqué est celui du lot principal. Si vous double-cliquez sur cette notification, la fiche du lot principal vous sera proposée pour être affichée.

b. Autres incidences dans Lolita

- Dans le module Sélection des Biens à louer, seuls les lots collectifs et lots secondaires sont proposés. (Krier Diffusion a été également revu)

- Dans le module Transfert, seuls les lots collectifs et lots principaux sont proposés lors du transfert. Si le lot sélectionné est un lot principal, le lots principal et les lots dépendants seront copiés.

- De même, seuls les lots collectifs et lots principaux ont un accès avec le registre des mandats.

c. Incidences dans Johanna

- Le programme des relances PNO a été revu afin de ne proposer à la sélection que les lots collectifs et principaux

- On ne pourra enregistrer une facture que sur des lots collectifs ou principaux (idem pour les relevés de syndic).

- Seuls les lots collectifs ou principaux sont comptabilisés dans le nombre de lots pour le projet de déclaration des revenus fonciers



V. LOLITA

1. Accès aux tickets et ordres de service.

Depuis les écrans suivants, vous avez directement accès aux tickets et/ou ordres de service de ADB.Event, selon le contexte :

▪ Propriétaires ▪ Immeubles ▪ Lots ▪ Locataires

L’utilisation de l’application ADB.Event est un prérequis pour cet accès.

▪ La connexion se fait selon les login / mot de passe de l’utilisateur connecté sur Johanna ou Lolita (identifiants visibles dans le module Gestion des accès).

▪ La connexion utilise une licence « Agence » ▪ Une fois connecté sur l’application ADBEVENT, vous pouvez naviguer normalement depuis

Johanna ou Lolita, ajouter, modifier ou supprimer.

a. Accès depuis la fiche propriétaire – Tickets



b. Accès depuis la fiche propriétaire – Ordres de Service (OS)

Vous retrouvez ces mêmes écrans sur les fiches Immeubles, Lots et Locataires.



2. Fiche Lot – divers points

Sur la fiche Lot, les rubriques de loyer et de provision sur charges ont été ajoutées au niveau de l’onglet Informations Bail.

Ces rubriques sont de façon générale initialisées de la manière suivante :

- Le lot est nu o Rubrique de loyer principal : 001 o Rubrique de provision : 003

- Le lot est meublé o Rubrique de loyer principal : 001 o Rubrique de provision : 310

- Le lot est soumis à TVA o Rubrique de loyer principal : 130 o Rubrique de provision : 330

Ces numéros de rubriques correspondent au paramétrage des rubriques que vous retrouvez depuis le menu Paramètres / Paramétrage de l’application / Paramétrage des catégories et rubriques de Johanna. Ces rubriques seront reprises par défaut lors de la création du locataire.





3. Fiche Candidat Locataire

Il est possible de sélectionner les lignes que vous souhaitez faire apparaître sur le 1er appel du locataire :

4. Fiche Locataire – divers points

Il est désormais possible d’envoyer la quittance depuis Lolita par mail

Lorsque l’on modifie une date de départ sur la fiche d’un locataire en préavis, un message apparaîtra automatiquement pour proposer de mettre à jour la date de sortie des colocataires, la date de fin de prélèvement et la date de fin des rubriques.



5. Transfert

Le module de Transfert a été revu pour donner la possibilité de copier un immeuble au complet sans avoir besoin de sélectionner tous ses lots.



6. Bureautique

Depuis l’accès à la bureautique à partir des fiches Propriétaires, Immeubles, Lots ou Locataires, il est dorénavant possible d’enregistrer le document fusionné directement dans la GED de la fiche.

Précisions : ce document sera enregistré au format PDF ou au format du traitement de texte selon la valeur de l’option « Enregistrer en PDF » sur ce même écran.



7. Mailing

Vous pouvez joindre à vos emailings plusieurs types de fichiers (images, textes, ….) sous forme de pièces jointes. Prérequis : il faut sélection Email comme mode d’envoi

- Cliquez sur l’image représentant un trombone pour ajouter vos documents depuis l’ordinateur

- Rendez-vous dans le répertoire où se situe le fichier que vous souhaitez joindre à votre message.

- Sélectionnez votre fichier et cliquez sur le bouton Sélectionner. - Le fichier apparaît dans le champ Joindre. Il ne vous reste plus qu’à envoyer votre

message avec la pièce jointe en cliquant sur Lancer le mailing.

Attention : les pièces jointes ne seront pas enregistrées avec le mailing. Il faudra les resélectionner au besoin.



8. Mailing - Point divers

Sur le listing des lots vacants, le nom du dernier locataire ayant occupé les lieux qui apparaissait sur le document, était le premier locataire enregistré dans Lolita et non le dernier locataire par rapport à sa date de départ. Le programme a été revu ainsi que le document Word qui vous est d’ailleurs proposé lors de la mise à jour.

Enfin, certains champs de fusion ont été ajoutés ou revus pour un meilleur affichage (champs de fusion PNO et MHL, champs de fusion Syndic depuis une fiche candidat locataire, …)

Le login et le mot de passe AdbNet sont désormais accessibles dans le paramétrage des modèles d’emails pour les propriétaires et les locataires.



9. Module Analyse

Lolita s’est doté d’un nouveau module de Statistiques et tableau de bord intitulé « Analyse » :

Lorsque vous cliquez dessus, un nouveau menu s’affiche :



a. Tableau de bord général

Il s’agit du même tableau de bord que Johanna.

Vous y trouverez aussi :

▪ un graphique représentant votre portefeuille avec la proportion des actifs et passifs pour chacun des types de fiches

▪ un graphique représentant votre portefeuille selon la répartition de vos lots

Le tableau de bord est imprimable depuis la première imprimante qui se trouve en haut à droite de

l’écran . L’édition de la liste des loyers qui sert à l’évaluation est accessible depuis la seconde imprimante.



D’autres éditions sont à votre disposition à partir du deuxième onglet :

▪ Edition de l’état locatif à la date d’édition o Vous pouvez imprimer cette édition pour un ensemble de propriétaires ou un

propriétaire particulier ▪ Edition de la liste des locataires présents sur une période ▪ Edition de la liste des locataires présents sur une période spécifique à la Taxe d’habitation



b. Occupation et Vacance locative

Ce nouveau formulaire permet d’avoir une vue d’ensemble sur votre portefeuille et en particulier vos lots vacants. Vous pouvez ainsi visualiser les lots vacants et ceux qui le seront à 1 mois; 2 mois, … par genre de lots (Maison, Appartement, …) ou par type de lots (T1, T2, …)

Ces chiffres peuvent ensuite être exportées sous format Excel.



VI. JOHANNA

1. La GED

a. Le paramétrage de la GED

Le paramétrage de la GED a été revu. Accessible depuis le menu Paramètres \ Paramétrage des éditions \ Paramétrage des répertoires de GED, il vous permet d’organiser les répertoires de GED pour vos tiers (propriétaires, locataires, Fournisseur, Assurance) mais aussi par fiche Immeuble ou par fiche Lot comme bon vous semble.

Le bouton vous permet d’ajouter un répertoire et le bouton vous permet d’en supprimer.

Les répertoires générés par l’application ne sont pas supprimables. De même, il n’est pas possible

de créer un répertoire au répertoire racine « Documents ». Le bouton permet d’éditer l’arborescence type des dossiers d’archivage.

Le bouton permet d’appliquer les modifications apportées sur le répertoire physique de la GED. Lors de l’ajout d’un propriétaire ou d’un immeuble ou d’un lot ou d’un locataire ou d’un fournisseur, ce paramétrage est automatiquement appliqué sur le répertoire de GED de ce dernier.



NOUVEAUTE Le double-clic permet de rendre archivable ou non archivable un répertoire. La numérisation de vos documents et tous les autres documents numériques que vous pouvez stocker dans la GED de Lolita et Johanna prend de plus en plus de place chaque année. Ceci peut être couteux en terme de stockage sur les disques, en affichage (plus vous avez de documents, plus de temps cela va prendre à s’afficher), en sauvegarde, en recherche. C’est pourquoi, il existe dans Johanna depuis quelques années un outils vous permettant d’archiver sur un autre disque la GED (choisir de préférence un disque externe ). Cependant, tout n’est pas archivable. Seuls les documents des répertoires archivables seront déplacés vers le disque sélectionné. Attention : Les documents qui seront archivés ne seront plus visibles pour vos tiers s’ils utilisent la passerelle AdbNet. En revanche, si vous consultez la GED d’un tiers à partir de Lolita et que vous souhaitez accéder à un document archivé, il est possible de switcher entre le répertoire de GED et le répertoire d’Archive très simplement.

b. L’affichage de la GED

L’écran d’affichage de la GED a été amélioré :

L’affichage est plus rapide (chargement de la GED au fur et à mesure de l’ouverture des dossiers).

La sélection de plusieurs documents en même temps est facilitée afin de :

Les supprimer Les déplacer / glisser-déplacer / masquer Les joindre à l’avis ou au décompte (à partir de la fiche propriétaire ou locataire) Les convertir en PDF.



2. Paramétrage SMS

Dans le menu Paramètres \ Personnalisation de l’application \ Paramétrage des SMS \ Relances ou Décomptes, il est indiqué le nom des variables disponibles et qui peuvent être utilisées dans vos messages par SMS



3. Module Révision

a. Ajout de nouveaux critères de présélection

Il a été ajouté un critère sur la fréquence en présélection des révisions. Quand votre portefeuille devient important, il est préférable d’isoler les locataires à fréquence trimestrielle pour les révisions. Ainsi, les locataires peuvent recevoir le courrier de révision plus tôt. De plus, il est possible d’effectuer une sélection sur des propriétaires ou des immeubles.

Pour rappel, la validation vous permet de générer le complément ou le reliquat de loyer si il y a, sur l’échéance en cours ou la prochaine échéance :



b. Autres améliorations

Les caractéristiques du logement loué doivent respecter les critères de décence. Le nouveau décret de décence énergétique des logements renforce la prise en compte du critère de performance énergétique. Son entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2023. Ainsi les logements les plus énergivores (au-delà de 331 kWh par m2 et par an), soit les étiquettes F ou G seront marqués avec une couleur rouge.

Les dates d’entrée et de sortie des locataires ainsi que le type de défiscalisation ont été insérés sur le bordereau de révision ainsi que sur les courriers de révisions destinés aux locataires, aux garants et aux propriétaires.

L’étage a été également ajouté sur le courrier de révision destiné au propriétaire.



4. Module Gestion des Loyers

a. Ajout d’un nouveau critère pour le quittancement

Comme pour la révision, il est désormais possible d’isoler les locataires d’une certaine fréquence pour les facturer à part des autres locataires :

La date du dernier quittancement est désormais stockée dans une table. Ce paramétrage est accessible depuis le Menu Paramètres / Paramétrage de l’application / Paramétrage des modules / Option Gestion des Loyers

Le fait de pouvoir quittancer par fréquence les locataires a des incidences dans de nombreux modules. Pour éditer les quittances par exemple , on se basera désormais sur la date du dernier quittancement liée à la fréquence d’appel du locataire. Pour l’édition du bordereau de quittancement, il faudra sélectionner le mois à éditer….



b. Les prélèvements

Jusque-là, la validation des prélèvements qui ne correspondaient pas au solde de l’encours des locataires devait être effectuée manuellement par vos soins dans le module Encaissement.

Cette mise à jour vous offre la possibilité de générer ces encaissements automatiquement sur option. Cette option ne s’applique que sur les prélèvements inférieurs au solde. En cas de prélèvement inférieur, le logiciel effectuera l’encaissement sur les lignes les + anciennes.

Dans le cas de prélèvement supérieur au solde (cas de 2 colocataires dont le solde n’est pas divisible par 2 mais dont le montant à prélever est identique), le logiciel effectuera automatiquement l’encaissement en générant un trop-perçu.

D’autre part, un tri est désormais possible sur le solde ou le montant à prélever du locataire. Pour rappel, vous pouvez déjà trier les locataires sur le numéro, le nom, la date de prélèvement. Vous pouvez également filtrer les locataires à prélever sur la date et le statut du prélèvement.



5. Module Décomptes

a. Possibilité de régler un propriétaire sur plusieurs RIBS

Si un propriétaire possède plusieurs lots, ce dernier peut vous demander de rattacher les versements des loyers sur des RIBs différents. Cette amélioration est désormais possible. Voici comment il faut procéder pour en bénéficier.

Tout d’abord, tous les RIBs sont saisis sur la fiche propriétaire. L’ajout, la modification ou la suppression d’un RIB ne peut s’effectuer que si le propriétaire a choisi le paiement par virement. Les différents RIBs du propriétaire sont visibles sur la fiche du propriétaire.

(Partie droite de la fiche propriétaire)



1- L’ajout d’un RIB

L’ajout d’un RIB permet la saisie des références bancaires du propriétaire ainsi que les frais fixes, l’acompte (montant ou pourcentage) ou la réserve (montant ou pourcentage) que vous pourriez prendre éventuellement pour ce RIB.

2- L’association d’un RIB à un lot

Cette association s’effectue sur la fiche lot sur l’onglet Informations Gestion



3- Le décompte

Ainsi, si un propriétaire a plusieurs références bancaires différentes associées à ses lots, il apparaitra autant de fois dans la grille des décomptes qu’il a de références bancaires.

Le propriétaire recevra autant de décomptes de gérance qu’il a de références bancaires.

Sur son historique comptable, il y aura également autant de lignes de règlement qu’il a de références bancaires.

Ces modifications s’appliquent également pour les acomptes, les réserves et les frais fixes.



b. Autres améliorations dans le module

Si vous avez un espace Web comme AdbNet sur lequel vous mettez à disposition les décomptes aux propriétaires, il vous est possible après avoir numérisé les décomptes de gérance, de leur envoyer un email leur indiquant la disponibilité de leur compte-rendu de gestion sur leur espace web.

Pour ce faire, sur l’écran d’impression et après avoir généré la numérisation des documents, vous cochez la case Relevé de gérance par l’extranet. Le propriétaire recevra un mail sans pièce jointe lui signalant la présence d’un nouveau document sur son espace. L’objet et le texte du mail sont paramétrables dans le Menu Paramètres \ Personnalisation de l’application \ Paramétrage des texte pour les emails \ Décomptes \ CRG via AdbNet.

Cette option est accessible si :

- l'option Remplacer l'envoi par mail par un courrier est à Non



D’autre part, pour les réserves récurrentes, nous avions ajouté la possibilité d’indiquer un montant sur la fiche du propriétaire. Avec cette version, vous pouvez indiquer soit un montant, soit un pourcentage :

Toujours sur les réserves, il est dorénavant possible d’indiquer le motif de la réserve directement dans la grille des décomptes. Par défaut, le motif est initialisé avec le mot « Réserve ». Le nombre de caractères est limité à 60.



6. Module Gestion des Factures

a. La gestion des fournisseurs

Les fournisseurs sont devenus des tiers très importants. Certains sont peut-être en double ou n’existent plus. Pour vous aider à mieux les répertorier, nous avons ajouté un nouveau statut pour les fournisseurs : Actif / Passif.

Tout comme les propriétaires, lors de la création, un fournisseur aura le statut Actif.

Lors de l’ajout d’une facture, seuls les fournisseurs actifs seront accessibles.



b. Blocage des factures

Suite à la non-conformité de la livraison des travaux ou tout autre litige entre vous et un fournisseur, vous pouvez décider de bloquer le paiement d’une facture. Ce blocage peut être désormais indiqué lors de la saisie d’une facture :

:

1ère option : vous pouvez bloquer la facture dès la validation de la facture

2ème option : la facture sera bloquée uniquement lors du règlement

La 2ème option est celle qui est livrée par défaut dans la version.

Vous pouvez éditer la liste des factures bloquées à partir des onglets Validation des factures et Règlement des factures.

La case à cocher et le commentaire restent accessibles même si la facture est validée comptablement.



c. Changement de RIB

Lors de la saisie de la facture, on ne saisit que le fournisseur de la facture.

Lors du paiement de la facture, dans le cas où c’est un virement :

▪ S’il s’agit d’un fournisseur syndic et si c’est le syndic de l’immeuble, on prend le code RIB qui est indiqué sur la fiche immeuble

▪ S’il s’agit d’un fournisseur autre par virement et qui a plusieurs références bancaires, on prend le premier code RIB du fournisseur

Dans la grille de paiement des factures, vous verrez apparaître le code RIB sélectionné pour le fournisseur :

En cliquant sur le dans la barre d’icônes, vous pouvez modifier le code RIB du fournisseur et sélectionner celui qui convient.

d. Paiement partiel des factures

Lorsque l’option «Pas de contrôle sur les soldes des comptes propriétaires » n’est pas cochée, que la facture était composée de plusieurs lignes de détail et que le solde du propriétaire n’était pas suffisamment approvisionné pour régler la facture, le logiciel ne permettait pas d’aller plus loin. Désormais, Johanna proposera de régler la facture à hauteur du solde du propriétaire.



e. Autres améliorations du module

Lorsque vous dupliquez une facture, vous pourrez également modifier le libellé.

Lors de la présélection des factures à payer, la date de début n’est plus remplie par défaut afin de rechercher les factures qui ne sont pas payées avec les critères sélectionnés jusqu’à la date indiquée. L’utilisateur pourra cependant, s’il le souhaite, restreindre la période en saisissant une date de début.



7. Autres diverses améliorations

a. Module Encaissement

Lors d’une contrepassation d’un encaissement, la date proposée sera la date de l’encaissement au lieu de la date du jour.

D’autre part, pour les baux commerciaux, lors des ventilations automatique d’encaissement sur les lignes HT, l’encaissement sera réparti sur la ligne HT et la ligne de TVA au prorata du taux de TVA appliqué sur la ligne HT.

b. Module Relances

Une meilleure gestion des garants en impression a été réalisée.

D’autre part, vous pouvez désormais présélectionner vos locataires pour les justificatifs assurance ou entretiens par propriétaire ou par immeuble.

c. Module GLI

Les éléments suivants ont été ajoutés sur le listing des lots garantis pour les PNO :

- Nom du locataire - Nature du bien à garantir - Date adhésion du lot

d. Module Départ Locataire

Les lignes contrepassées seront masquées pour le départ du locataire.

e. Module Etats comptables

La sélection que vous avez effectuée lors d’un lettrage sera désormais conservée. Si vous retournez sur l’écran, vous retrouverez l’état de votre sélection comme lorsque vous l’avez quitté la dernière fois.



8. Module Statistiques et Tableaux de bord

L’accès aux tableaux de bord vous permettant de visualiser des statistiques sur votre portefeuille a été déplacé, et de nouvelles fonctionnalités sont accessibles.

Sur Johanna :

Lorsque vous cliquez en bas / à droite sur l’icône « Analyse », un nouveau menu s’affiche :

(Il remplace le menu accessible depuis le menu Outils / Tableaux de bord)



a. Tableau de bord général

Les informations reprises du tableau de bord général sont affichées.

Vous y trouverez aussi :

▪ un graphique représentant votre portefeuille avec la proportion des actifs et passifs pour chacun des types de fiches

▪ un graphique représentant votre portefeuille selon la répartition de vos lots

Le tableau de bord est imprimable depuis la première imprimante qui se trouve en haut à droite de

l’écran . L’édition de la liste des loyers qui sert à l’évaluation est accessible depuis la seconde imprimante.



D’autres éditions sont à votre disposition à partir du deuxième onglet :

▪ Edition de l’état locatif à la date d’édition o Vous pouvez imprimer cette édition pour un ensemble de propriétaires ou un

propriétaire particulier ▪ Edition de la liste des locataires présents sur une période ▪ Edition de la liste des locataires présents sur une période spécifique à la Taxe d’habitation

b. Analyse financière des mandats.

La sélection des gestionnaires pour ce tableau est ajoutée aux critères de sélection déjà existant :

▪ La liste des gestionnaires sélectionnés est affichée sur la liste ▪ Si aucun gestionnaire n’est sélectionné, le traitement concerne tous les gestionnaires

L’écran se présente de la façon suivante :



c. Indicateurs portefeuilles et financiers

Le tableau de bord a seulement été déplacé dans ce menu. Son fonctionnement et son résultat sont inchangés.

d. Etat locatif

L’état locatif qui était présent dans le tableau de bord a été mixé avec celui qui s’éditait depuis le menu Editions et est désormais accessible depuis ce bouton. Cette édition peut s’imprimer pour un ou plusieurs propriétaires ou pour un ou plusieurs immeubles . Elle peut s’éditer ou s’exporter vers Excel.



9. Modules +

a. Alertes

Quand on clique sur une alerte à partir de la fenêtre principale, il est possible désormais d’accéder à la fiche du tiers directement à partir de cette fenêtre.

b. LR et Signature Electronique – Alerte sur les cérémonies en attente

Afin de faciliter votre gestion des Lettres Recommandées Electroniques en attente, deux informations sont à votre disposition.

Lors de la connexion à l’application JOHANNA, une notification d’information s’affiche :

Dans la liste des alertes automatiques, vous trouverez aussi ce type d’information :



Ces cérémonies passent en alerte ou en notification 5 jours (paramétrable dans les paramètres d’envoi des LRE/SE) avant la date d’expiration de la cérémonie (date correspondant à votre date d’envoi + délai de rétention).

Pour les afficher, il faut cliquer sur la ligne des « alertes » vous informant de ce délai :

La fenêtre de la liste des cérémonies de LRE/SE s’affiche

Vous pouvez alors vérifier les cérémonies en attente.

N’hésitez pas à consulter nos guides accessible depuis Johanna ou depuis ce lien :

Guide Utilisateur de la Lettre Recommandée Electronique

Guide Utilisateur de la Signature Electronique

http://www.krier.fr/telechargement/Guides/Guide_utilisateur_JL_LRE.pdf

http://www.krier.fr/telechargement/Guides/Guide_utilisateur_JL_SE.pdf



c. Dématérialisation des Factures

Un nouveau module + a été intégré dans Johanna. Ce module est une solution permettant d’intégrer automatiquement les factures dématérialisées dans Johanna.

De nombreuses améliorations y ont été apportées.

N’hésitez pas à consulter le guide accessible depuis Johanna ou depuis ce lien :

Guide Utilisateur de la Dématérialisation des Factures

d. Documents Juridiques Tissot

De nombreuses améliorations ont été apportées dans cette version. De plus de nouveaux documents ont été ajoutés. Enfin nous avons ajouté dans le guide, pour chaque document, la liste des champs demandés et leurs correspondances avec Lolita.


Guide Utilisateur Documents Juridiques Tissot

e. Espace Candidat Locataire : NOUVEAU !

Grâce à cette application Full-Web, vous dématérialisez vos dossiers de candidature locataires : plus de papier, tout est géré depuis votre PC, Tablette ou Smartphone. La passerelle avec votre logiciel Lolita vous permettra de gagner du temps dans la constitution et la gestion des dossiers ainsi que des lots concernés


Guide Utilisateur de l'Espace Candidat Locataire

Si ces modules + vous intéressent, n’hésitez pas à contacter vos conseillers commerciaux pour en disposer :

Rennes Paris Lyon Bordeaux

M. Gaëtan MARIE

6 rue de Jouanet

35700 Rennes

T 06 73 39 24 37

M. Nicolas ROFFI

11 bd Malesherbes

75008 Paris

T 06 86 84 86 05

M. Sébastien GOUT

1 cours Albert-Thomas

69003 Lyon

T 06 77 05 16 02

M. Cédric TERRIEN

6 rue de Jouanet

35700 Rennes

T 06 84 02 36 75

http://www.krier.fr/telechargement/Guides/Guide_utilisateur_JL_Dematfact.pdf

http://www.krier.fr/telechargement/Guides/Guide_utilisateur_JL_Tissot.pdf

http://www.krier.fr/telechargement/Guides/Guide_utilisateur_JL_ECL.pdf



VII. ANNEXES

1. Installation composant

Le parc d’ordinateur des utilisateurs de LOLITA et JOHANNA est très varié, aussi il se peut que certains composants ne soient pas installés par défaut sur vos ordinateurs (selon des versions, …).

Or nous avons besoin d’un composant (communément appelé dans nos langages un OCX) pour visualiser les graphiques dans le nouveau module de Statistiques pour les tableaux de bord.

JOHANNA et LOLITA tentent d’installer cet élément sur votre poste dès l’accès au menu « Analyse ».

Dans le cas où le composant n’existe pas ou s’il ne peut pas être installé automatiquement (problème de droit « administrateur » non autorisé, dans ce cas, il faut contacter votre prestataire en lui indiquant les informations ci-dessous), le logiciel affiche ce message :

Voici comment installer ce composant si il n’est pas installé sur votre poste :

▪ Nous livrons dans le dossier Johanna3\STRU le composant « mschrt20.ocx »

Si votre poste est un Windows 64 bits (normalement c’est le cas), il faut copier ce fichier dans le dossier système : C:\Windows\SysWOW64 de votre poste, en mode « administrateur ».

Si votre poste est un Windows 32 bits (ça devient de plus en plus rare), il faut copier ce fichier dans le dossier système : C:\Windows\System32 de votre poste, en mode « administrateur ».



2. Liste des états modifiés

Version 5.20 0.00

Nom Etat Module + Libellé de

l’édition Commentaire

JASSLAG3 Assurances – Listing des lots garantis

Ajout du type de logement, de la date d’adhésion et du prénom du locataire

JDEPLOC Départ – Lettre percepteur Ajout de la date d’entrée du sortant

JFACHONO Décomptes – Facture Honoraire

Edition de la facture par propriétaire et par code RIB

JFACPONC Gestion des Loyers – Facture ponctuelle

Affichage du titre AVOIR au lieu de facture si solde créditeur

JFACTEXCP Saisie OD – Factures Exceptionnelle

Gestion des factures et des avoirs

JQUITT Gestion des Loyers – Quittance

Possibilité d’afficher les identifiants AdbNet

JQUITTC Gestion des Loyers – Quittance

Possibilité d’afficher les identifiants AdbNet

JRELC11 Décomptes – Courrier Edition du décompte par propriétaire et par code RIB

+ affichage du libellé de la réserve











JRELEVAC Décomptes – Acompte Edition de l’acompte par propriétaire et par code RIB

JRELT12 Décomptes – Tableau Edition du décompte par propriétaire et par code RIB












JREVIS1 Révision – Lettre au locataire Affichage du type de défiscalisation et des dates entrée et sortie du locataire

JREVIS1G Révision – Lettre au garant Affichage du type de défiscalisation et des dates entrée et sortie du locataire et de l’étage du lot

JREVIS1P Révision – Lettre au propriétaire

Affichage du type de défiscalisation et des dates entrée et sortie du locataire et de l’étage du lot




Révision – Lettre au propriétaire




Affichage du type de défiscalisation et des dates entrée et sortie du locataire et de l’étage du lot


Affichage de l’étage du lot

Si vous souhaitez bénéficier de toutes les améliorations que nous avons ajoutées dans ces états, il est nécessaire de les récupérer

- soit lors de la mise à jour - soit dans les paramètres \Paramétrage des éditions \ Paramétrage des états

Les états qui n’ont pas été récupérés sont marqués en gras. Cliquer sur l’icône pour récupérer l’état de base KRIER. N’oubliez pas d’appliquer l’entête à tous les états (Paramètres \ Paramétrage des éditions \ Paramétrage de l’entête) après avoir effectué toutes ces modifications.



3. Mises à jour / versions disponibles

Si vous n’avez pas la dernière version, cliquez sur le lien suivant pour le télécharger :

Obtenir la dernière version de Johanna & Lolita

Version 1.00 du 17/11/2020 : Diffusion générale

Version 1.01 du 20/11/2020

[LOLITA]

Mailing : Il y avait un problème d'affichage dans la liste des lots de l'immeuble

[JOHANNA]

Etats comptables - Bordereau de quittancement : Le bordereau ne s’éditait pas

Bordereau des impayés : La numérisation n’était pas correcte

Version 1.02 du 07/12/2020

[LOLITA]

Fiche propriétaire : La disposition du 1er onglet a été revu

[JOHANNA]

Factures – Paramétrage : Les colonnes Règlement DISPO, TVA et CHARGE ne sont disponibles que lorsque l’option Autorisation de rendre les propriétaires est à non.

Décompte : Le calcul de l’ancien solde qui apparaissait sur l’édition n’était pas correct

Version 1.03 du 17/12/2020

[LOLITA]

Fiche Locataire - Validation - Module Huissier : ne plus limiter sur la date la validation des honoraires

Fiche Lot : pour un lot secondaire, le type de lot est devenu accessible

GED : Rechargement de la liste après envoi vers Cegedim [JOHANNA]

Gestion des loyers : Nouvelle présentation de la situation de compte

Encaissement - Ecriture : Ajout du numéro de locataire devant le payeur

Fournisseurs - Impression : Possibilité de filtrer l'impression sur la profession

Fournisseurs - Paiement des factures : Ajout d’un tag quand une facture est payée partiellement

Etats comptables - Consultation des écritures : Ajout d’un critère sur le lettrage dans l’onglet Recherche avancées

http://www.krier.fr/telechargement/johanna/patch520/j5v520-5j5r-562h-l3rt-ds6ggzelln1d.exe



Version 1.04 du 11/01/2021

[LOLITA]

Fiche propriétaire : ajout dans la grille des RIBs d'autres colonnes comme le n° de compte, la réserve, l'acompte, les frais

Signature électronique : Prise en compte toutes les cérémonies sélectionnées en téléchargement manuel

[JOHANNA]

Paramétrage des dossiers : il était impossible d'ajouter de nouveaux dossiers

Gestion des Loyers - Bordereau de Quittancement : le P pour le prélèvement n'apparaissait plus

Décomptes - Relevés : les écritures de virement générés en 5.20 n'ont plus les mêmes imputations, les écritures n'étaient plus bien ordonnées

Version 1.05 du 09/02/2021

[LOLITA]

Tissot - Nouveaux documents

Fiche Lot - Mise en passif : Vérifier qu'il n'y a plus de candidat locataire sur le lot avant de le mettre en passif

GED : Blocage de l'ouverture d'un fichier si le chemin est trop long

ECL : Prise en compte du code HTTP 206 : "Aucun dossier à récupérer"

[JOHANNA]

Encaissement - Bordereau : Le bordereau des encaissements par propriétaire et par immeuble ne s’éditait pas

GLI - PNO agence : ressortir uniquement les lots principaux

Duplicata : Ajout avant duplication d'un contrôle sur l'existence en comptabilité de lots passifs ou supprimés

Duplicata : Limitation de la duplication de la comptabilité

Spécificités huissiers - impression du tableau de bord : possibilité de visualiser un tableau de bord en dehors de la période de saisie des écritures

Lecteur de chèques : Correction du filtre et de l'encaissement manuel

Paramètres - gestion des dossiers : Après l'ajout d'un dossier, ajout du rafraichissement de la grille

Général – Calcul de l’espace de la GED

Version 1.06 du 11/03/2021 (Patch livré à 1 client)

[LOLITA]

Fiche Lot : Ajout dans les états Affiche location de la consommation DPE en chiffres

Fiche Locataire - Honoraires EDL : Les honoraires propriétaires et les écritures dans l'encours n'apparaissaient plus

Bureautique : Le champ de fusion Publicité s'affichait avec des balises RTF

Spécifique La Chouette : nouveau module+ avec classe, formulaire et nouvelle fonction utilisateurs

GED : L'ouverture des fichiers tels que les jpg n'était plus possible suite à une mise à jour Windows



[JOHANNA]

Initialisation de Johanna : Amélioration de la requête sur les alertes sur les décomptes pour que l'exécution soit plus rapide

Décompte - Validation : seule la validation des décomptes supprime les pièces jointes

Agenda des régularisations : prise en compte des compléments de rubriques de provisions

Nouveau Spécifique Duplication écritures saisie OD

Version 2.00 du 26/03/2021 [JOHANNA]

Revenus Fonciers 2021

Encaissement - Impayé : Amélioration de la requête afin que le temps d'exécution soit plus rapide

Décompte : lorsqu'on sélectionne un propriétaire, toutes les lignes de ce propriétaire sont désormais sélectionnées (cas d'un propriétaire qui a plusieurs RIBS)

Edition des DG : Amélioration de la requête pour optimiser le temps de traitement

Version 2.01 du 02/04/2021 [LOLITA]

Fusion de document : la fusion ne s’effectuait plus [JOHANNA]

Revenus Fonciers 2021 : il y avait un mauvais positionnement de ligne sur la déclaration 2044s


Bureautique : Correction du passage de mise en forme RTF à texte brut pour la fusion du champ "LOT PUBLICITE"

[JOHANNA]

Décompte - Paramétrage des emails : Accès au paramétrage décompte - CRG via extranet sans restriction

Validation des Prélèvements : un problème pouvait survenir suite à l’ajout d’un trop perçu lors du prélèvement du mois dernier

Revenus Fonciers - Déclaration simplifiée : il manquait la réintégration des 50%


Revenus Fonciers - Déclaration : Mise à jour aide à la déclaration 2044, 2044s et 2072

Prélèvement – Validation : Consolidation du code

Décompte – Impression : Correction faute d’orthographe

Décompte – Impression : La réserve n’apparaissait pas sur le décompte jrelt53


Revenus Fonciers - Déclaration : Modification de la ligne 230 bis




Mailing : les champs de fusion pour les Ribs Propriétaire ne fonctionnaient plus

Fiche Lot - Affichette vitrine : revoir l'affichage de l'annonce [JOHANNA]

Décompte - présélection : Ajout d'un test sur l'absence d'un RIB sur le lot

Revenus Fonciers : Donner accès à la liste déroulante Gestionnaire si on a le module gestionnaire

Revenus Fonciers - BIC : Les catégories P- de 2019 ressortaient sur la déclaration


Transfert HG en G sur un nouveau propriétaire : il faut ajouter le compte dans la table des correspondances pour les clients ayant le module Prisca

[JOHANNA]

Gestion des Factures - Détail de ligne : Ne pas mettre de restriction sur la date (A reporter sur l'avis)

Régularisation de charges : Afficher un message pour prévenir qu'un lot est occupé par plusieurs locataires sur la même période

Nouveau Module + : Export générique


Bureautique : Le champ LOT PUB n'était pas accessible depuis une fiche candidat locataire

Création de document : il n’était plus possible d'ajouter de nouveaux champs de fusion

[JOHANNA]

Gestion des Loyers - Prélèvements : prise en compte de l’adresse pour les prélèvements avec le Royaume Uni (BREXIT).

Statistiques - Etat Locatif : Ajout des surfaces du lot (uniquement accessible sous Excel)

Export générique : les comptes collectifs et le compte de facturation ne se modifiaient pas

Export générique : Ajout des sous comptes propriétaires pour correspondance


Bureautique : Agrandissement des colonnes nom et titre

[JOHANNA]

Ajout d'un contrôle permettant de vérifier les soldes des propriétaires pointés


Intégration du nouveau DPE




Fiche propriétaire - Suppression de RIBs : Amélioration du traitement [JOHANNA]

Lecteur de chèques : Remise en fonction