GUIDE DE PROCÉDURES - CDG 35...2016/01/26 · Village des Collectivités Territoriales - 1 avenue de Tizé - CS 13600 - 35236 THORIGNÉ-FOUILLARD CEDEX Service : Ressources – 19/09/2014

Village des Collectivités Territoriales - 1 avenue de Tizé - CS 13600 - 35236 THORIGNÉ-FOUILLARD CEDEX www.cdg35.fr

Service : Ressources – 19/09/2014 Mis à jour le 26/01/2016

GUIDE DE PROCÉDURES

Marchés publics à procédures adaptées

PREAMBULE

1

Le présent guide a pour objectif d'encadrer les pratiques de passation des marchés publics à procédures adaptées au sein du CDG 35. Il définit les modalités de passation de ces marchés dans le respect des grands principes de la commande publique, qui sont :

• La liberté d’accès à la commande publique : rien dans l’attitude de l’acheteur ne doit enfreindre la moindre ouverture à la concurrence

• L’égalité de traitement des

candidats : il faut absolument veiller à ne pas privilégier, de quelque manière que ce soit, un candidat au détriment d’un autre

• La transparence des procédures : les

règles d’achat doivent être déterminées au moment du lancement de la procédure et rendues publiques

Les modalités de passation des marchés publics et des contrats passés en procédures adaptées sont décrites dans le guide interne sous forme de fiches :

• Des fiches « procédures » présentant les procédures de passation des marchés en fonction de leurs montants

• Des fiches pratiques présentant en

détail les étapes clés d'un marché public

Récapitulatif des seuils applicables aux marchés publics au 1er janvier 2016 Les nouvelles directives européennes en matière de marchés publics et de concessions ont été publiées au Journal officiel de l’Union européenne du 28 mars 2014, elles doivent être transposées en droit interne pour le 18 avril 2016. Elles remplacent les directives précédentes 2004/17/CE et 2004/18/CE qui seront alors abrogées. Depuis le 1er janvier 2016, les seuils de procédure formalisée des marchés publics sont relevés à :

Pour tous les achats inférieurs aux seuils de procédure formalisée décrits ci-dessus, le pouvoir adjudicateur définit librement les modalités de passation de ses marchés publics et de ses contrats et c’est l’objet de ce guide. Dans certains cas particuliers, d’autres procédures pourront être mises en œuvre, après validation de la direction générale des services.

Seuils de passation des marchés publics

Fournitures et services

209 000 € H.T

Travaux

5 225 000 € H.T

Défense et sécurité

418 000 € H.T

SOMMAIRE

2

Fiches procédures Fiche procédure n°1 (entre 0,00 € et 24 999,99 € H.T) ................................................... p.3

Fiche procédure n°2 (entre 25 000,00 € et 89 999,99 € H.T) ............................................. p.4

Fiche procédure n°3 (entre 90 000,00 € et 208 999,99 € ou 5 224 999,99 € H.T) .................... p. 5

Récapitulatif ....................................................................................................... p.6

Fiches pratiques Fiche pratique n°1 : La définition des besoins .............................................................. p.7

Fiche pratique n°2 : Les différents types de marché ...................................................... p.8

Fiche pratique n°3 : Le dossier de consultation des entreprises (DCE) ................................. p.10

Fiche pratique n°4 : La publicité .............................................................................. p.12

Fiche pratique n°5 : Réponses aux questions des candidats / Visite des locaux ...................... p.13

Fiche pratique n°6 : Le délai de remise des candidatures et des offres ............................... p.14

Fiche pratique n°7 : Les modalités de remise des candidatures et des offres ........................ p.15

Fiche pratique n°8 : La réunion d’ouverture des plis ...................................................... p.16

Fiche pratique n°9 : L’offre anormalement basse .......................................................... p.17

Fiche pratique n°10 : Le rapport d’analyse .................................................................. p.19

Fiche pratique n°11 : Les critères de pondération ......................................................... p.21

Fiche pratique n°12 : La notation ............................................................................. p.24

Fiche pratique n°13 : La négociation ......................................................................... p.29

Fiche pratique n°14 : L’information des candidats ......................................................... p.32

Fiche pratique n°15 : Les attestations fiscales et sociales................................................ p.36

Fiche pratique n°16 : La notification ......................................................................... p.37

Fiche pratique n°17 : L’avis d’attribution ................................................................... p.38

Fiche pratique n°18 : L’exécution du marché ............................................................... p.39

Fiche pratique n°19 : L’avenant ............................................................................... p.40

MARCHES COMPRIS

ENTRE 0 ET 24 999,99 € H.T

3

Les étapes préalables :

o identification des besoins o vérification auprès de l’unité finances/marchés publics de l'existence ou non d'un marché en cours

relatif au besoin o mise en œuvre de la procédure d’achats

Procédure à suivre ( = service demandeur, = unité finances/marchés publics)

Mise en concurrence De gré à gré. Si besoin, Possibilité de faire une demande de 3 à 5 devis afin d’assurer un niveau minimum de mise en concurrence.

Publicité Aucune. La ou les entreprises est/sont contactée(s) directement par le service demandeur.

Délai de réponse A déterminer par le service demandeur.

Envoi et réception des plis A déterminer par le service demandeur.

Réunion d’ouverture des plis Aucune

Rapport d’analyse des propositions Non. Le pouvoir adjudicateur sélectionnera l’offre économique la plus avantageuse.

Négociation Si nécessaire. La négociation est autorisée par fax, e-mail, courrier ou sous forme d’échanges (rencontre avec la ou les entreprise(s) sollicitée(s)).

Etablissement d’un rapport de présentation

Non

Information des candidats

Le candidat retenu sera informé par le service demandeur par fax, e-mail avec accusé de réception ou courrier en lettre recommandée avec accusé de réception. Les candidats non retenus seront informés par mail, fax ou courrier simple.

Vérification de la satisfaction du candidat retenu de ses obligations fiscales et sociales et ( )

Oui. À partir de 3 000 € H.T. (cf. fiche pratique n°15)

Délai de suspension avant signature Aucun délai

Transmission au contrôle de légalité Non

Signature et notification Le devis devra être signé par M. le Président et envoyé à l’entreprise retenue pour notification.

Avis d’attribution Non

Fiche de recensement Non

Remise des pièces budgétaire et comptable

Les pièces d’exécution du marché devront être remises à l’unité finances/marchés publics (devis signé, bons de commande etc…).

Archivage de l’ensemble des pièces de la consultation et du marché

L’ensemble des pièces du marché seront archivés par le service demandeur.

4

Les étapes préalables

o Identification des besoins o vérification auprès de l’unité finances/marchés publics de l'existence ou non d'un marché en cours


Procédure à suivre ( = service demandeur, = unité finances/marchés publics, = unité communication)

Mise en concurrence et Le service demandeur en collaboration avec l’unité finances/marchés publics devra rédiger le dossier de consultation des entreprises. (cf. fiche pratique n°3)

Publicité et Par voie dématérialisée sur le profil acheteur, sur le site Internet du CDG 35 : publication dans un journal d’annonces légales et dans une revue spécialisée si nécessaire. (cf. fiche pratique n°4)

Délai de réponse 21 jours francs minimum.

Envoi et réception des plis et

Les plis devront être envoyés soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit remis en mains propres contre récépissé ou déposés sur le profil acheteur. Les plis devront être réceptionnés à l’accueil du CDG 35. (cf. fiche pratique n°7)

Réunion d’ouverture des plis et

Oui. Le service demandeur, l’unité finances/marchés publics se réuniront pour l’ouverture des plis. Si nécessaire, présence d’une tierce personne.

Rapport d’analyse des propositions et / ou

Oui. Le service demandeur sera chargé de l’analyse technique des offres et le service finances marchés / publics sera chargé de l’analyse financière. Le service demandeur devra transmettre l’analyse technique au service finances / marchés publics afin que celle-ci soit annexée au rapport d’analyse des propositions.

Négociation et

Si nécessaire. La négociation est autorisée par fax, e-mail, courrier ou sous forme d’échanges (audition) à condition que celle-ci ait été prévue dans le règlement de consultation. En cas d’audition, la présence des agents chargés de l’analyse technique et/ou d’un élu et/ou de la direction est requise. (cf. fiche pratique n°13)


Non

Information des candidats

Le candidat retenu sera informé par courrier en lettre recommandée avec accusé de réception. Les candidats non retenus seront informés par courrier simple. (cf. fiche pratique n°14)

Vérification de la satisfaction du candidat retenu de ses obligations fiscales et sociales

Oui. Demande des attestations fiscales et sociales mentionnées à l’article 46 du Code des Marchés Publics. (cf. fiche pratique n°15)

Délai de suspension avant signature 10 jours francs minimum.

Transmission au contrôle de légalité Non

Signature et notification L’acte d’engagement devra être signé par M. le Président et envoyé à l’entreprise retenue pour notification.

Avis d’attribution Si jugé nécessaire.

Fiche de recensement Non




L’ensemble des pièces du marché seront archivés par l’unité finances/marchés publics.

5

Etapes préalables

o Identification des besoins o vérification auprès de l’unité finances/marchés publics de l'existence ou non d'un marché en cours


Procédure à suivre ( = service demandeur, = unité finances/marchés publics, = unité communication,

= unité accueil/logistique)

* FCS : Fournitures courantes et services

Mise en concurrence et

Le service demandeur en collaboration avec l’unité finances/marchés publics devra rédiger le dossier de consultation des entreprises. (cf. fiche n°3)

Publicité et

Par voie dématérialisée sur le profil acheteur, sur le site Internet du CDG 35 ; publication dans un journal d’annonces légales et/ou BOAMP et dans une revue spécialisée si nécessaire. (cf. fiche n°4)

Délai de réponse 21 jours francs minimum.

Envoi et réception des plis et

Les plis devront être envoyés soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit remis en mains propres contre récépissé ou déposés sur le profil acheteur. Les plis devront être réceptionnés à l’accueil du CDG 35. Obligation de dématérialisation totale pour les marchés informatiques. (cf. fiche pratique n°7)

Réunion d’ouverture des plis et

Oui. Le service demandeur, l’unité finances/marchés publics se réuniront pour l’ouverture des plis. Si nécessaire, présence d’une tierce personne.

Rapport d’analyse des propositions et/ou

Oui. Le service demandeur sera chargé de l’analyse technique des offres et l’unité finances/marchés publics sera chargée de l’analyse administrative et financière. Le service demandeur devra transmettre l’analyse technique à l’unité finances/marchés publics afin que celle-ci soit annexée au rapport d’analyse des propositions.

Négociation et

Si nécessaire. La négociation est autorisée par fax, e-mail, courrier ou sous forme d’échanges (audition) à condition que celle-ci ait été prévue dans le règlement de consultation. En cas d’audition, la présence des agents chargés de l’analyse technique et financière et/ou d’une tierce personne si nécessaire est requise. (cf. fiche pratique n°13)


Oui. Le rapport de présentation est rédigé par l’unité finances/marchés publics.

Information des candidats Le candidat retenu sera informé par courrier en lettre recommandée avec accusé de réception. Les candidats non retenus seront informés par courrier simple.

Vérification de la satisfaction du candidat retenu de ses obligations fiscales et sociales

Oui. Demande des attestations fiscales et sociales mentionnées à l’article 46 du Code des Marchés Publics. (cf. fiche pratique n°15)

Délai de suspension avant signature 10 jours francs minimum

Transmission au contrôle de légalité Seulement pour les marchés de travaux dont le montant est supérieur à 209 000 € H.T (articles D 2131-5-1, L2131-2, L3131-2, L4141-2 du CGCT)

Signature et notification

L’acte d’engagement devra être signé par M. le Président et envoyé à l’entreprise retenue pour notification.

Avis d’attribution

Oui

Fiche de recensement

Oui




L’ensemble des pièces du marché seront archivés par l’unité finances/marchés publics.

6

( = service demandeur, = unité finances/marchés publics, = unité communication, = unité accueil/logistique)

0 à 24 999.99 € H.T 25 000 € à 89 999,99 € H.T 90 000 € à 208 999,99 € H.T (FCS) ou 5 224 999,99 € H.T (travaux)

Définition des besoins Oui Oui Oui

Mise en concurrence De gré à gré. Possibilité de faire une demande de 3

à 5 devis. Oui

et Oui

et

Publicité Aucune

Par voie dématérialisée sur le profil acheteur Site du CDG 35 Journal d’annonces légales Revue spécialisé si nécessaire

et

Par voie dématérialisée sur le profil acheteur Site du CDG 35 Journal d’annonces légales et/ou BOAMP Revue spécialisée si nécessaire

et

Délai de réponse A déterminer par le service demandeur. 21 jours francs minimum 21 jours francs minimum

Envoi et réception des plis A déterminer par le service demandeur. Courrier en LRAR ou plateforme de

dématérialisation ou remis en mains propres contre récépissé

Courrier en LRAR ou plateforme de dématérialisation ou remis en mains propres contre

récépissé et

Réunion d’ouverture des plis Aucune Oui. Service demandeur + unité finances/marchés

publics + tierce personne si nécessaire Oui. Service demandeur + unité finances/marchés publics + tierce personne si nécessaire et

Rapport d’analyse des propositions Non (sélection de l’offre la moins-disante) Oui. Analyse technique par le service demandeur et

analyse financière par l’unité finances/marchés publics.

Oui. Analyse technique par le service demandeur et analyse financière par l’unité finances/marchés

publics. et/ou

Négociation Si nécessaire

Si nécessaire et si prévu dans le règlement de consultation.

En fonction de l’objet du marché, négociation écrite (unité finances/marchés publics) et / ou audition

et

Oui. En fonction de l’objet du marché, négociation écrite

(unité finances/marchés publics) et/ou audition (présence du service demandeur, de l’unité

finances/marchés publics et/ou d’une tierce personne si nécessaire)

et

Etablissement d’un rapport de présentation Non Non Oui

Information des candidats :

Candidat retenu

Oui. Par fax, mail (AR) ou courrier (LRAR)

Oui. Par courrier (LRAR)

Oui. Par courrier (LRAR)

Candidat non retenu Oui. Par fax, mail ou courrier simple Oui. Par courrier simple Oui. Par courrier simple

Vérification que le candidat est à jour de ses obligations fiscales et sociales

Oui. A partir de 3 000 € H.T. et ( ) Oui Oui.

Délai de suspension avant signature Aucun délai 10 jours francs minimum 10 jours francs minimum.

Transmission au contrôle de légalité Non Non Seulement pour les marchés de travaux supérieurs

à 209 000 € H.T

Signature et notification Notification via l’envoi du devis signé à l’attributaire

du marché. Notification via l’envoi de l’acte d’engagement

signé. Notification via l’envoi de l’acte d’engagement

signé.

Avis d’attribution Non Si jugé nécessaire Oui

Fiche de recensement Non Non Oui

Remise des pièces du marché à l’unité finances/marchés publics

Oui Oui Oui


Oui Oui Oui

Fiche pratique

n°1

7

Pour définir le montant du

marché et la procédure à

mettre en œuvre, les

années de reconduction

prévues au marché doivent

être prises en compte.

L'expression des besoins suppose :

Une définition précise de la qualité des prestations à obtenir :

o que me faut-il ? o quel est le service que j'attends ?

Une définition précise du contexte dans lequel elles doivent pouvoir être

assurées :

o délais o lieu(x) d'exécution et/ou de livraison o contraintes organisationnelles o etc.

Une définition aussi précise que possible des quantités souhaitées

Une bonne appréhension des services associés afin de déterminer le coût

global :

o livraison o maintenance o installation o consommable o ergonomie du poste de travail o modification des procédures existantes o etc.

Fiche pratique

n°2

8

Les marchés publics peuvent prendre la forme d’un marché unique, alloti ou d’un marché fractionné.

L'allotissement ou le marché unique

Le choix entre allotir ou regrouper est motivé par le souci de l’efficience de l’achat.

• L’allotissement

Un marché doit être divisé en plusieurs lots afin de susciter une réelle concurrence entre les entreprises. “ Ainsi, le champ de la concurrence est étendu à des entreprises compétitives qui ne sont pas nécessairement aptes à réaliser l’intégralité d’un marché. ” (Manuel d’application du Code des Marchés Publics).

• Le marché unique

Lorsque l’objet du marché ne permet pas l’identification de prestations distinctes, il est permis de conclure un marché unique.

• Les marchés fractionnés

Les marchés à bons de commande (article 77 du Code des Marchés Publics)

Si l’acheteur public n’est pas en mesure de connaître précisément à l’avance les quantités à commander ou s’il a des raisons de douter de la possibilité de réaliser en une seule fois l’ensemble d’un programme, il peut avoir recours à un marché à bons de commande.

Un marché à bons de commande est un marché conclu avec un ou plusieurs opérateurs économiques et exécuté au fur et à mesure de l'émission des bons de commande. Il détermine les spécifications, la consistance et le prix des prestations ou ses modalités de détermination. Dans ce type de marché, le pouvoir adjudicateur a la faculté de prévoir un minimum et un maximum en valeur ou en quantités, ou un minimum, ou un maximum, ou prévoir que le marché est conclu sans minimum ni maximum. Cependant, il convient d’être le plus précis possible pour disposer de prix qui soient en concordance avec ce qui sera réellement acheté.

Ces marchés sont passés pour une durée maximale de quatre années.

L’absence de maximum oblige à mettre en place un

appel d’offres.

Les accords-cadres (article 76 du Code des Marchés Publics)

L’accord-cadre est un contrat dans lequel certaines caractéristiques des prestations attendues ne sont pas fixées mais le seront ultérieurement au moment de la conclusion des marchés subséquents fondés sur cet accord.

Fiche pratique

n°2

9

Ce dispositif permet de sélectionner un certain nombre de prestataires qui seront remise en concurrence lors de la survenance du besoin, le cas échéant. Ces marchés sont passés pour une durée maximale de quatre années.

Les marchés à tranches conditionnelles (article 72 du Code des Marchés Publics)

Un marché à tranches conditionnelles est conclu lorsqu’il existe une incertitude sur la réalisation d’une partie du marché.

Dans un marché à tranches conditionnelles, l’acheteur n’est engagé que sur la tranche ferme, et non pas sur les tranches conditionnelles. Mais l’évaluation doit être faite, pour l’appréciation des seuils de procédure et de publicité, en additionnant les montants estimés de l’ensemble des tranches. ” (Manuel d’application du Code des Marchés Publics)

Fiche pratique

n°3

10

Dossier de consultation des

entreprises

Unité finances/marchés

publics

Pièces administratives

Acte d'engagement, Cahier des Clauses Administratives Particulières, Règlement de

la consultation

Service demandeur

Pièces techniques

Cahier des Clauses Techniques Particulières,

bordereau des prix, pièces annexes

Qu’est-ce que le dossier de consultation des entreprises (DCE) ?

Le dossier de consultation des entreprises est le dossier transmis au candidat par la personne publique. Ce dossier contient l'ensemble des documents et informations préparés par le pouvoir adjudicateur permettant aux entreprises intéressées de trouver les éléments utiles pour l'élaboration de leurs candidatures et de leurs offres.

Quand faut-il le rédiger ?

Pour tous les marchés dont le montant est supérieur ou égal à 15 000 € H.T.

Qui le rédige ?

Le service finances/marchés publics et le service demandeur collaborent à la rédaction des pièces de ce dossier. (cf. schéma ci-dessous)

Quelles sont les pièces constitutives du DCE ?

Le DCE est composé des pièces suivantes (liste non exhaustive) :

o le règlement de la consultation

o l’acte d’engagement et ses annexes éventuelles

o le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)

o le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)

o le contrat de maintenance si besoin

o les pièces relatives au prix (Bordereau des prix unitaires, Détail Quantitatif Estimatif...)

Pour les consultations

inférieures à 15 000 € H.T, il est inutile de rédiger un

DCE. Une demande de

devis accompagnée de ses pièces annexes le cas

échéant est suffisante.

11

Quelques définitions …

Le Cahier des Clauses

Administratives Particulières (CCAP)

fixe les dispositions administratives

propres au marché

Le Cahier des Clauses Techniques

Particulières (CCTP)

fixe les dispositions techniques

nécessaire à l’exécution des

prestations de chaque marché

Le Bordereau des Prix Unitaires

(BPU)

est principalement utilisé dans les marchés à bons de commande et liste

les prix unitaires relatifs à chaque produit ou élément d'ouvrage prévu

par le CCTP

Le Détail Quantitatif Estimatif (DQE)

est un document, en principe non contractuel, utilisé dans les marchés à bons de commande destiné à permettre la comparaison des prix. Il effectue la somme des produits des quantités estimées par les prix unitaires. Lorsque dans un marché à prix forfaitaire le maître d'ouvrage établit un détail quantitatif et estimatif erroné, même s'il est caractérisé par des erreurs grossières de quantités, il appartient toutefois à l'entrepreneur, en raison du caractère forfaitaire du marché de mesurer lui-même l'étendue des obligations auxquelles il accepte de souscrire.

La Décomposition du Prix Global et

Forfaitaire (DPGF)

est destinée à fournir le détail du prix forfaitaire afin de mieux cerner la consistance, de faire les comparaisons nécessaires au moment de l’analyse des offres et de vérifier la cohérence de la proposition technique avec le prix proposé.

L’Acte d’Engagement

est une pièce contractuelle signée par un candidat à un marché public dans laquelle il présente son offre, s’engage à se conformer aux clauses des cahiers des charges et à respecter le prix proposé.

Le Règlement de la Consultation

(RC)

fixe les règles particulières de la

consultation. Il est une pièce

constitutive du dossier de

consultation. C’est un document à

établir pour tous les marchés passés

après mise en concurrence. C’est un

document qui complète l’avis de marché

(avis d’appel public à la concurrence).

Ce règlement est facultatif si les

mentions qui doivent y être portées

figurent dans l’avis de marché. Il

contient notamment les critères

d’analyse des offres assortis d’une

Fiche pratique

n°4

12

Support

Montant

Support Papier Voie dématérialisée

JAL * BOAMP JOUE

**

Revue spécialisée

***

Profil acheteur

****

Site du CDG 35

0 € à 24 999,99 € H.T x x x x x

25 000 € à 89 99,999 € H.T x Si nécessaire

90 000 € à 208 999,99 € H.T (FCS) ou 5 224 999.99 € H.T

et / ou Si nécessaire

* JAL : Journal d’Annonces Légales (Ouest France par exemple) ** BOAMP et JOUE : Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics et Journal Officiel de l’Union Européenne *** Revue spécialisée : par exemple, le moniteur … **** Profil acheteur : plateforme de dématérialisation sur laquelle le pouvoir adjudicateur publie ses marchés publics

o Entre 25 000 € H.T et 90 000 € H.T : publicité adaptée

o Supérieur à 90 000 € H.T :

publicité obligatoire

Fiche pratique

n°5

13

En aucun cas, les informations concernant les sociétés ayant retiré le dossier (nom, nombre …) ne doivent être communiquées aux entreprises qui en font la demande.

Réponses aux questions des

candidats Lors de la publication d’un marché public, les candidats sont en droit de poser des questions afin d’avoir des précisions sur certains éléments du marché. Sur quels éléments du marché peuvent porter ces questions ? Ces questions doivent concerner soit des points techniques, soit des questions administratives (modalités de remise des offres, documents à mettre à l’appui etc.). Comment répondre aux candidats ? Il faut toujours garder une trace des échanges avec les candidats. Si une demande est faite par téléphone, il est primordial de demander aux candidats de retranscrire leur question par écrit et de les faire parvenir par mail, fax ou courrier. Cela laisse le temps aux services concernés d’étudier la question et d’y apporter une réponse précise. Cette réponse doit être transmise au service ressources (unité finances) qui

la publiera sur le site internet du CDG 35 et sur la plateforme de dématérialisation. Cette procédure permet de respecter le principe d’égalité de traitement des candidats. En effet, chaque question posée doit faire l’objet d’une réponse commune afin que tous les candidats ayant retiré le dossier de consultation disposent du même niveau d’information.

Visite des locaux Pour certains marchés, il arrive qu’une visite des locaux soit nécessaire. Dans ce cas, il est préconisé d’indiquer une date dans le règlement de consultation afin d’informer les candidats de cette possibilité et de faire la visite sur rendez-vous. La difficulté réside dans le fait que les questions arrivent « au fil de l’eau » et que les questions ne peuvent être préparées. Afin de ne pas rompre le principe d’égalité de traitement des candidats, il est vivement conseillé de noter les questions posées pendant la visite. Celles-ci seront ensuite publiées sur le site du CDG 35 et sur la plateforme de dématérialisation. En cas de doute sur l’opportunité de répondre ou non à une question, il est plus prudent d’indiquer au candidat qu’une réponse lui sera apportée ultérieurement plutôt que d’apporter une réponse portant atteinte à la bonne exécution de la procédure.

Fiche pratique

n°6

14

Un jour franc est un jour qui court de 0h à

24h. Ainsi, le premier jour franc est compté

à partir du lendemain de l'acte, de

l'événement, de la décision ou de la

notification justifiant le délai et le jour de

l'échéance n'est pas compté dans le délai.

Si celui-ci expire un samedi, un dimanche, un

jour férié ou chômé, il est prorogé jusqu'au

premier jour ouvrable suivant.

Exemple : pour une décision notifiée le 8 avril

2014, un délai de 30 jours francs arrive à

échéance le 9 mai 2014 à minuit.

En procédure adaptée, il n’y a pas de délais imposés entre la date de publication de l’avis d'appel public à la concurrence et la date de remise des offres. Toutefois, la jurisprudence impose qu'un délai raisonnable soit respecté

afin que les entreprises puissent répondre à la consultation. Les délais de remise des candidatures et des offres s'apprécient en fonction du montant de la consultation :

Montant Délai à respecter

0 € à 24 999,99 € H.T

25 000 € à 89 999,99 € H.T

90 000 € à 208 999,99 € H.T (FCS) ou 5 224 999,99 € H.T (travaux)

Les délais indiqués

dans le tableau sont des délais minimum. Il est donc possible

de les prolonger en cas de nécessité.

Fiche pratique

n°7

15

Pour les marchés de fournitures ou de services informatiques d’un montant supérieur à 90 000 € HT, la dématérialisation est obligatoire pour l’opérateur économique qui doit transmettre candidature et offre par voie dématérialisée et pour l’acheteur public qui doit être en mesure de recevoir les plis électroniques et doit refuser toute candidature ou offre sur papier.

Les plis arrivés après les dates et heures limites indiquées dans le règlement de consultation ne peuvent

être pris en compte.

Montant Modalités

0 € à 24 999,99 € H.T

25 000 € à 89 999,99 € H.T

Les plis devront être envoyés soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit remis en mains propres contre récépissé ou envoyés sur le profil acheteur. Les plis seront adressés à l’accueil du CDG 35. L’enveloppe devra être cachetée et porter la mention : « ne pas ouvrir – marché n° ….. ». A la date limite de réception des offres, l’unité finances/marchés publics récupère les plis et procède à leur enregistrement dans le registre des dépôts, par ordre d’arrivée.

90 000 € à 208 999,99 € H.T (FCS) ou 5 224 999,99 € H.T (travaux)

Les modalités devront être indiquées dans le

règlement de

consultation ou la

demande de devis.

Fiche pratique

n°8

16

En cas de candidature incomplète, le pouvoir

adjudicateur peut demander au candidat de compléter sa candidature dans un délai

inférieur ou égal à 10 jours.

Dans ce cas, les autres candidats sont également informés de la possibilité de compléter leur

candidature dans le même délai.

La réunion d’ouverture des plis est programmée pour toute consultation dont le montant est supérieur ou égale à 25 000 € H.T.

Par qui est organisée la réunion d’ouverture des plis ?

La réunion d'ouverture des plis est organisée par l’unité finances/marchés publics.

A quoi sert cette réunion ?

Cette réunion a plusieurs objectifs :

Vérifier que les pièces réclamées à l’appui de la candidature sont bien présentes dans le dossier

Cette phase est réalisée par l’unité finances/marchés publics. Les pièces produites à l’appui des candidatures sont indiquées dans le procès-verbal d’ouverture des plis.

Procéder à l’examen des candidatures

Il s’agit de s’assurer que le candidat est capable d’assurer les prestations prévues au marché. Ses capacités professionnelles, techniques et financières sont alors étudiées. Si les niveaux de capacités sont atteints, l’analyse des offres peut débuter.

Analyser les offres

Avant de commencer l’analyse des offres, il faut s’assurer que toutes les pièces réclamées à l’appui de l’offre sont présentes (ces pièces sont indiquées dans le règlement de la consultation).

Fiche pratique

n°9

17

Un mécanisme d’exclusion automatique des offres anormalement basses sur un critère mathématique est illégal.

Une offre peut être qualifiée d’anormalement basse, si son prix ne correspond pas à une réalité économique.

Que faire si une offre apparaît comme anormalement basse ?

Si une offre apparaît comme anormalement basse, le pouvoir adjudicateur a l’obligation de demander des explications au candidat et d’en apprécier la pertinence, afin de prendre une décision d’admission ou de rejet. Cette procédure contradictoire constitue une obligation qui peut, le cas échéant être sanctionnée par le juge.

Si aucune explication n’est donnée par l’entreprise, suite à la demande du pouvoir adjudicateur, l’offre est écartée et n’apparaît pas dans l’analyse. Dans le cas où le candidat apporte des explications, le pouvoir adjudicateur doit se référer à l’article 55 du Code des Marchés Publics qui dresse cinq critères pouvant être pris en considération par le pouvoir adjudicateur comme justification. Il s’agit des critères suivants :

Comment détecter une offre anormalement basse ?

Lorsque le prix proposé par le candidat semble suspect, par rapport au prix estimé, le pouvoir adjudicateur doit vérifier que cette offre est bien anormalement basse.

Si aucune erreur de calcul n’est détectée, la procédure à suivre est la suivante :

• Calculer la moyenne de toutes les

offres reçues (M1)

• Eliminer les offres de 20% supérieur à M1

• Calculer la moyenne des offres restantes (M2)

• Les offres dont le prix est inférieur à 15% de M2 sont considérées comme étant anormalement basse.

Exemple :

L’offre D paraît anormalement basse. Moyenne de toutes les offres reçues (M1) :

M1 = (990 + 1050 + 960 + 640 + 975) / 5

M1 = 923 €

A B C D E

990 € 1050 € 960 € 640 € 975 €

o Les modes de fabrication des produits, les modalités de la prestation des services, les procédés de construction

o Les conditions exceptionnellement favorables dont dispose le candidat pour exécuter les travaux, pour fournir les produits ou pour réaliser les prestations de services

o L’originalité de l’offre o Les dispositions relatives aux

conditions de travail en vigueur où la prestation est réalisée

o L’obtention éventuelle d’une aide d’Etat par le candidat

Fiche pratique

n°9

18

Eliminer les offres de 20 % supérieur à M1 :

Elimination des offres supérieures à 1 107.60 €

Moyenne des offres restantes (M2)

M2 = 923 € Détecter l’offre anormalement basse ( < 15% de M2)

Offre anormalement basse = offres < à 784.55 €

L’offre D est effectivement anormalement basse.

Fiche pratique

n°10

19

Le rapport intermédiaire est un document interne et n’a pas

vocation à être diffusé.

Qu’est-ce qu’un rapport d’analyse ?

Le rapport d'analyse est un document qui est utilisé pour analyser et sélectionner les offres reçues dans le cadre d'une consultation. Ce document fait état des offres reçues en détaillant le prix et les prestations proposées. Le choix du titulaire est inhérent à ce rapport d'analyse. Le choix doit donc être justifié et la note finale doit inclure les critères de pondération définis dans le règlement de la consultation. Il est ensuite porté à la connaissance du responsable de service puis de M. le Président pour validation et signature.

Quand rédiger un rapport d'analyse ?

Pour toute consultation dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 € H.T.

Qui rédige le rapport d'analyse ?

Quelle forme doit prendre le rapport d’analyse ?

Le rapport d’analyse doit se présenter sous une forme écrite.

L’analyse financière est généralement présentée dans un tableau. L’analyse technique est quant à elle présentée soit sous forme de rapport écrit, soit sous forme de tableau. Aucun formalisme n’est imposé. Toutefois, l’ensemble de ces éléments doit être consigné dans les formulaires officiels (OUV 3 et OUV 8). Suite à cette analyse, une note est attribuée à chaque candidat (cf. fiche n°16).

La négociation doit-elle apparaître dans le rapport d'analyse ?

En cas de négociation, deux rapports d'analyses doivent être rédigés : o le premier rapport est qualifié de

« rapport intermédiaire/provisoire ». Il reprend l’analyse des offres reçues avant la négociation.

> à 25 000 € H.T

Service demandeur =

analyse technique

Unité finances/marchés publics = analyse

financière

Fiche pratique

n°10

20

Seul le classement et les notes définitives des candidats doivent

apparaître dans le rapport final.

o Le second rapport est qualifié de

« rapport final/définitif ». Il tient compte des évolutions apportées suite à la négociation.

LES CRITERES DE PONDERATION

Fiche pratique

n°11

21

Exemple : Si le pouvoir adjudicateur indique dans son cahier des charges que le délai de livraison souhaité est de 5 jours ouvrés, le candidat s’engage sur ce délai. Il n’est donc pas nécessaire de l’indiquer dans les critères.

Comment définir un critère ?

Avant de définir les critères de pondération, il est important d’avoir défini au préalable ses besoins.

Existe-t-il des niveaux de flexibilité par rapport aux exigences inscrites dans les cahiers des charges ?

Les exigences indiquées dans les cahiers des charges font l’objet ou non d’une flexibilité :

o 0 : flexibilité nulle = performance impérative et rédhibitoire

Il s’agit des spécificités imposées dans les cahiers des charges. Ce sont des spécificités non négociables.

o 1 : flexibilité très faible = performance reconnue comme nécessaire

Il s’agit de la conformité de l’offre. La marge de manœuvre est partielle car les cahiers des charges imposent certaines conditions.

o 2 : flexibilité faible = performance connue mais laissée à l’appréciation du fabricant

Il s’agit des points négociables qui peuvent être utilisés comme critère pour le jugement des offres. Exemple : Si le pouvoir adjudicateur laisse une marge, par exemple, un délai de livraison souhaité entre 3 et 5 jours, il sera judicieux d’indiquer comme critère de pondération le délai de livraison

Quels sont les principes à respecter ?

o Eviter de recourir à un nombre excessif de critères.

o Eviter la redondance qui peut

résulter de la multiplicité des critères, avec le risque de juger deux fois le même volet d’une offre sous une dénomination différente.

o Ne retenir que des critères ayant

réellement un lien direct avec l’objet du marché.

o Possibilité, le cas échéant, de

choisir un ou plusieurs critères additionnels justifiés par l’objet du marché.

o Les critères doivent être

intelligibles par les candidats et mesurables.

o Ils doivent être discriminants

(permettre de différencier les offres) sans être discriminatoires (traitement spécifique et non objectif).


Fiche pratique

n°11

22

Le manque de transparence dans les critères est sanctionné par la jurisprudence.

Les critères de pondération sont susceptibles d’être contrôlés par le juge.

Comment choisir les critères ?

Pour attribuer le marché au candidat qui a présenté l’offre économiquement la plus avantageuse, le pouvoir adjudicateur se fonde :

o Soit sur une pluralité de critères non discriminatoires et liés à l’objet du marché, notamment :

o Soit, compte tenu de l’objet du

marché, sur un seul critère, qui est celui du prix.

A quoi servent les sous-critères ?

Les sous-critères ont pour objectif de préciser les critères trop vagues voire peu intelligibles comme « la valeur technique », « la qualité » etc.

Les sous-critères ainsi que leur pondération doivent être indiqués dans les documents du marché (ventilation des points du critère entre les sous-critères). Pondération ou hiérarchisation ? Lorsque le pouvoir adjudicateur prévoit plusieurs critères, leur pondération ou leur hiérarchisation est précisée. Ces éléments sont indiqués dans l’avis d’appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation.

• La qualité • Le prix • La valeur technique • Le caractère esthétique et

fonctionnel • Les performances en matière de

protection de l'environnement • Les performances en matière de

développement des approvisionnements directs de produits de l'agriculture

• Les performances en matière d’insertion professionnelle des publics en difficulté

• Le coût global d’utilisation • Les coûts tout au long du cycle de

vie • La rentabilité • Le caractère innovant • Le service après-vente et

l’assistance technique • La date de livraison, le délai de

livraison ou d’exécution • La sécurité d’approvisionnement • L’interopérabilité et les

caractéristiques opérationnelles

En cas d’oubli de pondération des sous-critères, une répartition égale entre les sous-critères sera réalisée.


Fiche pratique

n°11

23

La hiérarchisation est utilisée dans le cas où la pondération n’est pas possible notamment du fait de la complexité du marché. Dans ce cas les critères sont hiérarchisés par ordre décroissant d’importance.

L’impossibilité de recourir à la pondération devra être démontrée par le pouvoir adjudicateur.

Quelques exemples de critères et de sous-critères utilisés …

Marché public pour l’acquisition, la livraison et l’installation de mobilier

♦ Critère 1 : Prix (50%) apprécié pour 25 %

au regard du total HT de la commande estimative, et pour 25% sur un nombre de produits pris au hasard sur le tarif remisé du candidat.

♦ Critère 2 : Valeur technique de l’offre

(35%)

Qualité des produits et échantillons proposés (ergonomie, confort, durabilité, solidité, facilité de manipulation et d'entretien), étendue de la gamme et coloris proposés (15%)

Moyens affectés et organisation générale

de l’entreprise évaluée en fonction du mémoire technique de l'entreprise (15%)

Durée de garantie de chaque famille de

produits (5 %)

Critère 3 : Critère environnemental et social (15%) apprécié au regard de la

proportion de références répondant aux exigences de l’écolabel OEC ou équivalent par famille de produits (10%), de la démontabilité et réparabilité des produits proposés, et disponibilités des pièces (cet aspect sera apprécié au regard du mémoire environnemental) (5%)

Marché public pour l’impression d’un bulletin municipal

♦ Critère 1 : Prix des prestations (40%)

♦ Critère 2 : Valeur technique (30%) appréciée sur la base du mémoire technique

Qualité des papiers (blancheur …),

qualité de l’impression, type de conditionnement et performances en matière de protection de l’environnement : produits utilisés (papiers, encres …), tri et recyclage des déchets, normes et éco-labels (15%)

Moyens affectés et organisation générale de l’entreprise évaluée en fonction du mémoire technique de l'entreprise (15%)

♦ Critère 3 : Délai d’exécution/Modalités et

délais de livraison (30%)

LA NOTATION

Fiche pratique

n°12

24

Un dépassement des exigences du cahier des charges ne conduit pas systématiquement à la note maximale.

La notation

Les offres reçues doivent faire l’objet d’une notation en tenant compte des critères de pondération indiqués dans l’avis d’appel public à la concurrence où le règlement de la consultation.

• La notation des critères autres que le prix

Il faut d’abord éliminer les offres qui ne sont pas conformes aux exigences du cahier des charges. Une offre n’est pas « à peu près conforme » ou « pas totalement conforme ». Elle est « conforme » ou elle ne l’est pas. Si elle ne l’est pas, elle est irrégulière et doit être éliminée. Il faut également être rigoureux sur l’appréciation de la qualité d’une offre au regard des besoins réels.

La conformité au cahier des charges ne suffit pas, en soi, à obtenir la note maximale. Selon les critères retenus, la méthode utilisée, la qualification et l’expérience des personnes proposées pour la réalisation des prestations … la note obtenue pourra être minorée ou majorée. Par ailleurs, il est envisageable d’attribuer une note identique aux offres qui répondent strictement aux besoins exprimés et à celles présentant un niveau de « qualité » supérieur.

En effet, la “sur-qualité” d’une offre n’apporte pas obligatoirement de plus-value au besoin exprimé.

Exemple :

o une fonction supplémentaire non

indispensable qui n’améliore donc pas la réponse au besoin,

o des fonctions supplémentaires qui rendraient une machine incompatible avec les possibilités de l’acheteur, sa charge devenant trop lourde pour le plancher du local auquel elle était destinée,

o des fonctions supplémentaires qui apporteraient une plus-value sur certains éléments mais qui en dégraderaient d’autres à l’image d’un outil de découpe plus performant mais dont la rapidité exigerait des gestes de sécurité supplémentaires qui ralentiraient la mise en œuvre, ce qui nuirait à l’optimisation etc.

LA NOTATION

25

Fiche pratique

n°12

Les pièges à éviter :

les méthodes consistant à fixer le maximum et le minimum de l’échelle de notation en fonction des offres extrêmes (la meilleure et la moins bonne)

des échelles de notation dans lesquelles la meilleure note serait attribuée à l’offre se rapprochant le plus de l’estimation du pouvoir adjudicateur

des systèmes de notation avec des paliers trop importants et un système de note binaire (ex : note 0 ou 10) ;

des systèmes dans lesquels les écarts de note traduisent un rang de classement sans tenir compte des écarts réels, qui séparent les offres en termes de compétitivité.

la notation du critère prix

Plusieurs méthodes de notation du critère prix existent. Elles présentent toutes des avantages et des inconvénients. Il faut être attentif à la façon dont la notation restitue les écarts de prix et veiller à ne pas les amplifier. Pour cela, il est nécessaire de bannir, lors de la notation des critères, toute méthode ayant pour conséquence une note négative ou une note supérieure à la note maximum.

• La plus simple et la plus répandue

La méthode non linéaire ou formule KROMP

Note/10 = (prix le plus bas/prix de l’offre

examinée) * x 10 * puissance 1 ou 2 (carré) ou 3 (cube).

Si les offres non conformes ont bien été éliminées, c’est la méthode la plus simple et la plus neutre. Cette formule est celle qui est recommandée pour la plupart des marchés.

La formule au carré est préconisée pour les marchés de services et celle au cube pour les marchés de fournitures et de travaux.

LA NOTATION

26

Fiche pratique

n°12

Elle est notamment pertinente pour les marchés dont l’expérience montre que les offres sont généralement concentrées et les écarts de prix faibles. L’affectation de puissances dans les formules est possible selon le type de marché ou le montant estimé, lorsque l’acheteur public veut accroître les écarts de note, même lorsque les prix sont proches les uns des autres :

o en matière de services courants et fournitures courantes, car les offres seront certainement concentrées

o lorsque le marché porte sur un montant élevé, un faible écart de prix peut correspondre, en valeur absolue, à un montant élevé.

Autres méthodes de notation

Note/10 = 10 -10 [(prix de l’offre examinée - prix le plus bas) / (prix le plus élevé - prix le plus bas)]

Cette formule comporte deux inconvénients :

o l’écart de notation entre les offres

dépend directement du nombre d’offres et de la différence qui sépare l’offre la plus compétitive de l’offre la moins compétitive.

o le prix le plus élevé obtient systématiquement la note 0, alors qu’il peut rester compétitif en valeur absolue. Or, l’offre la moins compétitive doit pouvoir obtenir mieux que 0, si elle reste objectivement compétitive.

Pour éviter cet effet, on peut fermer plus ou moins l’échelle de prix. Dans la formule suivante, l’échelle pertinente s’établit du prix le plus compétitif jusqu’à Y fois ce prix :

Note = note maxi [(Y x prix le plus bas – prix de l’offre)/prix le plus bas x (Y-1)]

Note/10 = (10 x prix moyen) / (prix moyen + prix offre)

Les écarts entre les notes pourront être faibles. Il est possible d’augmenter les écarts de note en affectant des puissances n au prix (plus n est élevé, plus cela agrandit les écarts). Ce procédé est à réserver exclusivement aux marchés dont on est sûr (grâce à une bonne connaissance du secteur d’activité) que les écarts de prix seront très faibles.

Note/10 = 10 -1 [(prix de l’offre examinée - prix le plus bas) / (prix le plus élevé)]

Cette formule restitue plus fidèlement l’écart entre les prix ; elle n’est pour autant pas valable dans l’absolu et doit être testée avec soin.

Peut-on prévoir une note éliminatoire ?

Bien que non prévu par le Code des Marchés Publics, un tel dispositif de notation n’est pas, a priori, interdit. Il doit, en revanche, être porté à la connaissance des candidats et la méthode retenue parfaitement transparente.

LA NOTATION

27

Fiche pratique

n°12

Une unique note éliminatoire, sur un point mineur (moins de 5 % ou 10 % de la note globale par exemple) ne doit pas conduire, à elle seule, à l’élimination définitive de l’offre.

• Deux méthodes sont envisageables :

o soit une note éliminatoire sur un ou plusieurs critères (ou sous-critères).

Elle ne concernera que des niveaux de note très bas : 2 points sur 10 par exemple. Une note éliminatoire ne se justifie que sur des éléments importants. Une note éliminatoire pour 1/3 du total des notes apparaît proportionnée.

o soit une note cumulée (nombre de points) insuffisante sur plusieurs critères : plusieurs notes très faibles sont constatées entrainant, par leur « addition », une impossibilité de classer l’offre.

•

•

•

•

•

• Distinguer notation et pondération

o Solution n°1 : pondération = nombre de points

L’inconvénient de cette solution est qu’elle laisse au pouvoir adjudicateur un grand nombre de possibilités de notes. Exemple : Prix : 60 % = 60 points Valeur technique : 40% = 40 points Soit 60 ou 40 possibilités de notes. Toutefois, grâce aux sous-critères, les 60 points peuvent être subdivisés. Exemple : Prix : 55 % = 55 points Valeur technique : 45% = 45 points Répartis comme suit : 10 points pour la méthodologie, 20 points pour la présentation du produit, 10 points pour le rétroplanning et 5 points pour le plan de formation

o Solution n°2 : notation du critère

sur un même nombre de points L’avantage de cette solution est qu’elle réduit la possibilité de notes à attribuer.

En tout état de cause, la note éliminatoire et les conditions de son application doivent figurer dans l’avis d’appel public à concurrence ou dans les documents de la consultation.

LA NOTATION

28

Fiche pratique

n°12

Exemple : Notation sur 5 points : Prix : 4 /5 Valeur technique : 3/5 Pondération : Prix : 60% Valeur technique : 40%

Calcul de la note (note x pondération) : Prix : 4 x 60% = 2.4 Valeur technique : 3 x 40% = 1.2 Note finale : 3.6/5

L’échelle de notation

Quelle que soit la méthode de notation appliquée, il est conseillé d’appliquer une échelle de notation.

5 niveaux d’appréciation

Classe 5 * Classe 10 Classe 15 Classe 20 Classe 25

Très bonne ou exceptionnelle

5 10 15 20 25

Bonne ou supérieure

4 8 ou 9 12, 13 ou 14 16, 17, 18 ou

19 20, 21, 22, 23 ou 24

Adéquate ou satisfaisante

3 6 ou 7 9, 10 ou 11 12, 13, 14 ou

15 15, 16, 17, 18 ou 19

Passable ou moyenne

2 4 ou 5 6, 7 ou 8 8, 9, 10 ou

11 10, 11, 12, 13 ou 14

Insuffisante 0 ou 1 0 ou 2 ou 3 0 à 3, 4 ou 5 0 à 4, 5, 6 ou

7 0 à 5, 6, 7, 8

ou 9

* La classe 5 est à privilégier dans le système de notation

Fiche pratique

n°13

29

La négociation ne doit pas modifier les

éléments fondamentaux des

cahiers des charges

Qu’est-ce que la négociation ?

En dessous des seuils de procédure formalisée (209 000 € H.T pour les marchés de fournitures et services et 5 225 000 € H.T pour les marchés de travaux), la négociation est possible et recommandée. Elle permet de faire évoluer l'offre et d'obtenir des précisions permettant d'identifier le mieux-disant. La négociation est appréciée au cas par cas en fonction de la concurrence. Elle doit être engagée lorsque les offres des candidats à un marché ne sont pas satisfaisantes voire lorsque deux offres présentent les mêmes similitudes (prix, qualité …). La négociation est libre. Cependant, il est demandé à chacun de respecter les principes de l’achat public. Elle n’intervient qu’après réception des offres et doit avoir été précisée dans le règlement de consultation.

Sur quoi porte la négociation ?

La négociation peut porter sur les éléments suivants :

Le prix

La quantité Vérification de la quantité nécessaire, fréquence des commandes, structure des remises accordées, etc.

La qualité

Vérification de la bonne estimation de la qualité, suffisante ou au contraire surestimée au regard des besoins, incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié en plus ou en moins.

Le délai

Incidence sur le prix des exigences en terme de délai, part du transport et des formalités diverses, etc.

Les garanties de bonne exécution du marché

Pénalités, résiliation...

Quelles formes revêtent la négociation ?

L’audition

Des auditions peuvent être organisées pour les marchés à procédure adaptée. Les modalités de mise en œuvre auront été précisées au préalable dans le règlement de la consultation.

Les marchés dont les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures ne sont pas respectés relèvent du délit de favoritisme et sont sanctionnés par le Code Pénal. (Article 432-14)

Fiche pratique

n°13

30

La durée d’une audition est variable et libre selon le marché concerné. Les auditions interviennent généralement à la suite d'une première analyse des offres. Après avoir été auditionnés les candidats sont invités à remettre une nouvelle offre qui sera analysée en appliquant les critères de pondération précisés dans le règlement de consultation.

La négociation écrite

Après analyse des offres et selon les conditions indiquées dans le règlement de la consultation, les candidats reçoivent un courrier, un mail ou un fax les invitant à négocier certains points de leur offre et à envoyer une nouvelle offre au pouvoir adjudicateur. La négociation écrite peut intervenir soit directement après l’analyse des offres soit après l’audition des candidats.

Ces deux formes de négociation peuvent être associées (audition + négociation écrite) ou mises en place individuellement.

Suite aux négociations, les candidats devront remettre une nouvelle offre (cette dernière peut être identique à la précédente) et transmettre un nouvel acte d'engagement après négociation signé par leurs soins.

Doit-on négocier avec tous les candidats ?

Le principe d'égalité de traitement des candidats doit être respecté. Par conséquent, il est nécessaire de négocier avec tous les candidats dont les offres présentent un intérêt équivalent. En revanche, il est possible d'écarter de la négociation les candidats dont les offres apparaissent non conformes ou manifestement peu attractives. En tout état de cause, le choix des candidats admis à négocier doit être justifié.

Le candidat n’est pas dans l’obligation de modifier son offre initiale. De la même manière, sa nouvelle offre peut être revue à la hausse comme à la baisse et concerner les points techniques et/ou financiers. Toutefois, les points modifiés ne doivent pas changer substantiellement l’objet du

marché.

Fiche pratique

n°13

31

Règles à respecter

Envoyer des convocations aux candidats, précisant les éléments sur lesquels porteront leur audition et son déroulement (date, heure, lieu, salle, matériel mis à disposition …).

Prévoir au minimum un quart d'heure d'intervalle entre chaque entretien afin d'éviter que les candidats ne se croisent.

Ne pas dépasser le temps de parole accordé à chacun des candidats. Dans le cas

où le premier candidat dépasse le temps de parole accordé, les candidats suivants bénéficieront du même laps de temps.

Préparer une feuille de présence à faire signer aux candidats à la fin de l'entretien.

Rédiger un compte-rendu des auditions qui sera validé et signé par M. le Président.

Ce compte-rendu pourra être intégré au rapport définitif.

Fiche pratique

n°14

32

La demande doit obligatoirement être écrite et intervenir

après la signature du marché.

0 à 24 999,99 € H.T

Aucun délai

> 25 000 € H.T 10 jours francs

Candidats non retenus

Le pouvoir adjudicateur avise, dès qu'il a fait son choix sur les candidatures ou sur les offres, tous les autres candidats du rejet de leurs candidatures ou de leurs offres, en indiquant les motifs de ce rejet.

• Motifs du rejet de l’offre (article 80 du Code des Marchés Publics)

Dès que le pouvoir adjudicateur a fait son choix pour une candidature ou une offre, les candidats dont l’offre n’a pas été retenue sont informés par courrier simple des motifs du rejet de leur candidature ou de leur offre. Ce courrier précise le nom de l'attributaire et les motifs qui ont conduit au choix de son offre.

• Délais de suspension de signature

Un délai raisonnable doit être respecté entre la date d'envoi de la notification du rejet des candidatures et la date de conclusion du marché afin de laisser aux candidats la possibilité d'exercer un recours ou de réclamer des informations sur les raisons du rejet de leur offre.

• Informations relatives au rejet de l'offre (article 83 du Code des Marchés Publics)

Suite à l’information du rejet de leur candidature ou de leur offre, les candidats non retenus sont en droit de demander des précisions sur le rejet de leur offre (caractéristiques et avantages relatifs à l’offre retenue etc.).

Il n’y a pas obligation de transmettre le nom du titulaire et les caractéristiques de son offre pour les candidats dont le pli a été jugé « inapproprié, « irrégulier » ou « inacceptable ».

Les éléments pouvant être communiqués (cf. fiche récapitulative CADA ci-après) sont les suivants : • Le numéro de classement de

l’entreprise qui fait la demande • Ses notes • Le nom de l’entreprise attributaire

Fiche pratique

n°14

33

La signature du marché interviendra à l'échéance du délai de suspension et une fois que les certificats et attestations prouvant la régularité fiscale et sociale du candidat auront été fournis.

Le pouvoir adjudicateur ne peut communiquer des informations dont la divulgation porterait préjudice aux intérêts commerciaux légitimes des entreprises ou pourrait nuire au libre jeu de la concurrence entre elles.

• Délais de recours

Les candidats non retenus disposent conformément aux dispositions des articles R-421-1 et suivants du code de justice administrative d'un délai de deux mois pour exercer un recours contre cette décision devant le tribunal administratif compétent.

Candidat retenu

Le candidat retenu est informé en même temps que les candidats non retenus. Le courrier précise le délai de suspension de signature à respecter entre l'information aux candidats non retenus et la signature du marché.

Durant ce délai de suspension, le candidat retenu prépare les attestations et certificats prévues aux articles 45 et 46 du Code des Marchés Publics (NOTI 2).

Ces documents sont à transmettre au pouvoir adjudicateur dans le délai indiqué dans le courrier d’information.

Fiche pratique

n°14

34

Tableau récapitulatif des documents communicables ou non dans le cadre de la passation d’un marché public

Fiche pratique

n°14

35

Source : cada.fr

Communication du rapport d’analyse si demande écrite, avec floutage des éléments des entreprises non retenues et des données qui relèvent du secret industriel et commercial.

Avant signature des marchés (article 80 du Code de Marchés Publics)

Eléments communicables :

o Motifs du rejet de l’offre o Nom de l’attributaire et

motifs qui ont conduit au choix de son offre

o Classement de l’entreprise non retenue

o Notes de l’entreprise attributaire

o Montant de l’offre de l’entreprise attributaire

Après signature des marchés (article 83 du Code de Marchés Publics)

Eléments communicables :

o Sur demande écrite du candidat évincé, les éléments indiqués dans le tableau ci-dessus.

LES ATTESTATIONS FISCALES ET SOCIALES

Fiche pratique

n°15

36

Le formulaire NOTI2 ne peut pas être demandé au stade des candidatures. Seul le candidat dont l’offre a été jugée économiquement la plus avantageuse peut le fournir, avant l’attribution du marché.

Pour toute commande supérieure ou égale à 3 000 € H.T, le candidat auquel il est envisagé d’attribuer un marché doit être en mesure de fournir les attestations fiscales et sociales prévues à l’article 46 du Code des Marchés Publics.

Le futur attributaire a l’obligation de prouver la régularité de sa situation fiscale et sociale : article 46-I-2° du Code des Marchés Publics et article 18-I-2° du décret n°2005-1742 du 30 décembre 2005. A cet effet, il lui appartient de fournir au pouvoir adjudicateur les pièces exigées par la réglementation en vigueur. A défaut d’une transmission de ces documents dans le délai son offre sera rejetée. Pour respecter cette obligation, le candidat retenu a le choix entre deux modalités de preuve.

• Soit il fournit l’ensemble des attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu'il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales.

L’arrêté du 31 janvier 2003, fixe la liste des administrations et organismes compétents, ainsi que la liste des impôts et cotisations sociales devant donner lieu à la délivrance de ces attestations et certificats.

• Soit il produit l’état annuel des certificats, ou formulaire NOTI2. Ce document est délivré par la direction générale des finances

Le pouvoir adjudicateur ne doit pas imposer la production du formulaire NOTI2 au candidat auquel il est envisagé d’attribuer le marché. Ce dernier dispose d’une liberté de choix reconnue par l’article 4 de l’arrêté du 31 janvier 2003, pour prouver qu’il a satisfait à toutes ses obligations fiscales et sociales.

Fiche pratique

n°16

37

> à 25 000 € H.T

Envoi de l'acte d'engagement

signé à l'attributaire

La notification ne peut avoir lieu que si le CDG 35 a l’assurance de la moralité fiscale et sociale du candidat retenu (article 45 et 46 du Code des Marchés

Publics).

0 à 24 999,99 € H.TEnvoi du devis

signé à l'attributaire

La notification consiste en un envoi en lettre recommandée avec accusé de réception d’une copie du marché ou de l’accord-cadre signé au titulaire. La date de notification est la date de réception de cette copie par le titulaire. Les marchés publics et les contrats, sans exception, doivent être signés par M. le Président avant tout commencement d'exécution du marché.

L’AVIS D’ATTRIBUTION

Fiche pratique

n°17

38

L'avis d'attribution est un avis publié par la personne publique destiné à fournir des informations sur le marché qui a été attribué.

Quand publier un avis d'attribution ?

Pour les marchés publics dont le montant est supérieur à 90 000 € H.T.

Pour quelle raison ?

La publication d'un avis d'attribution permet de réduire de 6 à 1 mois le délai pendant lequel les candidats évincés peuvent saisir le juge du référé contractuel. (article R551-7 du code de justice administrative).

Cet avis doit être publié dans un délai de 48 jours pour une information optimale des candidats évincés (publication dans un journal d’annonces légales ou sur le profil acheteur).

L’EXECUTION DU MARCHE

Fiche pratique

n°18

39

Lorsque le marché a été notifié, les prestations peuvent débuter selon les modalités fixées dans les cahiers des charges. Il convient pour le service demandeur de s'assurer de la bonne exécution du marché :

o préparation des ordres de service

o émission des bons de commande

o rédaction des procès-verbaux d’admission des fournitures

o rédaction des certificats administratifs

o s’assurer que le montant des prestations ne dépasse pas le budget alloué dans le cas des marchés à bons de commandes

o rédiger un avenant en cas de modification du marché (en collaboration avec

l’unité finances/marchés publics)

o alerter l’unité finances/marchés publics en cas de problèmes rencontrés pendant l'exécution du marché

o …

Une fiche d'exécution résumant les étapes clés du marché pourra être transmise au service demandeur et une réunion pourra être organisée afin de cadrer l’exécution future du marché.

L’AVENANT

Fiche pratique

n°19

40

Cette modification ne peut avoir ni pour objet, ni pour effet de substituer au contrat initial un autre contrat, soit parce que son économie en serait bouleversée, soit parce que son objet ne serait plus le même.

Qu’est-ce qu’un avenant ?

L'avenant est l'acte par lequel les parties à un contrat conviennent de modifier ou de compléter une ou plusieurs de ses clauses.

Quand faut –il rédiger un avenant ?

Un avenant doit être rédigé en cas de sujétions techniques imprévues ne résultant pas du fait des parties. (Article 20 du code des Marchés Publics)

Un avenant ou une décision de poursuivre ne peut bouleverser l'économie du marché, ni en changer l'objet.

Dans le cas où le montant des prestations exécutées atteint le montant prévu par le marché, la poursuite de l'exécution des prestations est subordonnée, que les prix indiqués au marché soient forfaitaires ou unitaires, à la conclusion d'un avenant ou, si le marché le prévoit, à une décision de poursuivre prise par le pouvoir adjudicateur. (Article 118 du Code des Marchés Publics)

Quand considère-t-on que l’économie du marché est bouleversée ?

Dans un arrêt du 19 juin 2008, Pressetext Nachrichtenagentur GmbH (affaire C-454/06), la Cour de Justice des Communautés Européennes (CJCE) a précisé que la modification d'un marché public en cours de validité peut être considérée comme substantielle et ne peut donc être effectuée par avenant : • Lorsqu'elle introduit des conditions

qui, si elles avaient figuré dans la procédure de passation initiale, auraient permis l'admission de soumissionnaires autres que ceux initialement admis ou auraient permis de retenir une offre autre que celle initialement retenue.

• Lorsqu'elle étend le marché, dans

une mesure importante, à des services non initialement prévus;

• Lorsqu'elle change l'équilibre

économique du contrat en faveur de l'adjudicataire du marché, d'une manière qui n'était pas prévue dans les termes du marché initial ;

En pratique, il est prudent de considérer qu’une augmentation par avenant dépassant 15 à 20% du prix d’un marché public ou d’un accord-cadre est susceptible d’être regardée, par le juge administratif, comme bouleversant l’économie du contrat. La seule exception à cette règle concerne les sujétions techniques imprévues rencontrées au cours de l'exécution du contrat, c'est-à-dire des obstacles non imputables aux parties et constitutifs de difficultés imprévues et exceptionnelles.

L’AVENANT

Fiche pratique

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Un avenant peut alors être conclu pour y faire face, sans limite de montant. Cette exception est applicable à toutes les catégories de marchés publics ou d’accords-cadres : travaux, fournitures et services. La notion de sujétions techniques imprévues est d’interprétation stricte : ce sont des difficultés matérielles rencontrées lors de l’exécution du marché public ou de l’accord-cadre, qui présentent un caractère exceptionnel, imprévisible lors de la conclusion du contrat et dont la cause est extérieure aux parties. (CE, 30 juillet 2003,Commune de Lens,req. N° 223445).

Quelles sont les clauses du contrat pouvant faire l’objet d’un avenant ?

Sous les réserves précédentes, la modification résultant d'un avenant peut porter sur tous les engagements des parties au contrat :

• Prestations à exécuter, calendrier d'exécution ou règlement financier du marché public ou de l’accord-cadre.

• Les changements qui peuvent affecter la personne publique contractante (exemples : cession volontaire du marché, fusion de communes ou d'établissements publics). • Les modifications affectant la personne du titulaire du marché public ou de l’accord-cadre doivent donner lieu, dans certains cas, à la passation d'un avenant (le décès du cocontractant, l'apport du marché par son titulaire à une société ou à un groupement d’intérêt économique (GIE), la disparition de l'entreprise titulaire par fusion ou scission-absorption aboutissant à la création d'une société nouvelle, la

cession d'actifs ou transmission de patrimoine à un tiers.

En revanche, un avenant n'est pas nécessaire dans les cas suivants :

• Reprise du contrat par l'administrateur judiciaire lorsque l'entreprise fait l'objet d'une procédure collective.

• Changement n'affectant pas la forme juridique de l'entreprise mais sa raison sociale ou sa domiciliation.

• Changement de la structure de l'entreprise n'entraînant pas la création d'une nouvelle personne morale (par exemple : transformation d'une SARL en SA).

Une augmentation du montant global du marché supérieure à 5 % doit être soumis pour avis à la commission d'appel d'offres lorsque le marché initial avait été lui-même soumis à la commission d'appel d'offres. L'assemblée délibérante qui statue le cas échéant est préalablement informée de cet avis.

L’AVENANT

Fiche pratique

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Quelle est la différence entre avenant et marchés complémentaires négociés ?

L'avenant doit être distingué des marchés complémentaires négociés sans publicité préalable et mise en concurrence. (Article 35-II, 4° et 5°, du Code des Marchés Publics).

Ces marchés complémentaires sont des nouveaux marchés dont le montant cumulé, pour les marchés complémentaires de services et de travaux, ne doit pas dépasser 50 % du montant du marché initial.

Documents

GUIDE DE PROCÉDURES - CDG 35...2016/01/26 · Village des Collectivités Territoriales - 1 avenue de Tizé - CS 13600 - 35236 THORIGNÉ-FOUILLARD CEDEX Service : Ressources – 19/09/2014