Upload
doanque
View
238
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Ministère de l’Enseignement Elémentaire, Projet d’Amélioration de l’Environnement Scolaire
du Moyen Secondaire et des Langues Nationales Phase II (PAES2)
Direction de l’Enseignement Elémentaire
GUIDE DE SUIVI
DES CGE ET
DES UNIONS DE CGE
Juin 2011
2
SOMMAIRE
1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION .................................................................................................................................... 4
2. OBJECTIFS DU GUIDE ................................................................................................................................................. 5
3. CLARIFICATION DU CONCEPT DE SUIVI ..................................................................................................................... 6
3.1 ELEMENTS DE DEFINITION ................................................................................................................................ 6
3.2 TYPES DE SUIVI .................................................................................................................................................. 6
3.3 OBJECTIFS ET FONCTIONS DU SUIVI ................................................................................................................. 7
3.4 OBJETS DU SUIVI ............................................................................................................................................... 7
4. ACTEURS DU SUIVI: ROLES ET RESPONSABILITES ..................................................................................................... 8
5. STRATEGIES ET OUTILS DE SUIVI ............................................................................................................................. 10
5.1 STRATEGIES ..................................................................................................................................................... 10
5.2 OUTILS ............................................................................................................................................................. 10
6. SYSTEME DE RAPPORTAGE ...................................................................................................................................... 11
6.1 ACTEUR : CGE .................................................................................................................................................. 11
6.2 ACTEUR: UCGE ................................................................................................................................................ 11
6.3 ACTEUR : IDEN................................................................................................................................................. 12
6.4 ACTEUR : IA ..................................................................................................................................................... 12
6.5 ACTEUR NIVEAU CENTRAL: DEE, DPRE, DAGE ................................................................................................ 12
ANNEXE I:OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES RAPPORTS UTILISES PAR LES CGE ........................................................... 15
CANEVAS DE PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION DU CGE /DE L’AG DU VILLAGE OU DU QUARTIER ................................... 16
FICHE DE SUIVI INTERNE DES ACTIVITÉS DU CGE ............................................................................................................ 17
CANEVAS DE RAPPORT BILAN À MI-PARCOURS DES ACTIVITÉS DES CGE ...................................................................... 18
CANEVAS DE RAPPORT BILAN ANNUEL DES ACTIVITÉS DES CGE ................................................................................... 19
ANNEXE II : OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES RAPPORTS UTILISES PAR LES UNIONS DE CGE .................................... 20
CANEVAS DE PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION DE L’UCGE / D’AG DE L’UCGE ................................................................... 21
FICHE DE SUIVI INTERNE DES ACTIVITÉS DE L’UNION DE CGE ........................................................................................ 22
FICHE DE SUIVI EXTERNE DES ACTIVITÉS DU CGE............................................................................................................ 23
FICHE DE SYNTHÈSE DES PLANS D’ACTION VOLONTARISTES DES CGE ........................................................................... 24
CANEVAS DE RAPPORT BILAN À MI-PARCOURS DES ACTIVITÉS DE L’UNION DE CGE ................................................... 25
3
CANEVAS DE RAPPORT BILAN ANNUEL DES ACTIVITÉS DE L’UNION DE CGE ................................................................. 27
FICHE DE SYNTHÈSE DES BILANS ANNUELS DES CGE ...................................................................................................... 28
ANNEXE III : OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES RAPPORTS UTILISES PAR LES INSPECTEURS DES IDEN ....................... 29
FICHE DE SUIVI EXTERNE DES ACTIVITÉS DU CGE............................................................................................................ 30
FICHE DE SUIVI EXTERNE DES ACTIVITÉS DE L’UNION DES CGE ...................................................................................... 31
CANEVAS DE RAPPORT DÉPARTEMENTAL DE SUIVI DU FONCTIONNEMENT DES UNIONS DE CGE .............................. 32
4
1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le Ministère de l’Éducation (ME) s’est engagé dans le cadre de la mise en œuvre du
Programme de Décennal de l’Éducation et de la Formation (PDEF) à conduire une politique de
gestion décentralisée de l’école.
A cet effet, deux options stratégiques majeures ont été retenues: la décentralisation /
déconcentration renforcée et la participation efficace de tous les acteurs et partenaires.
L’objectif est d’amener les collectivités locales et les communautés, avec l’appui des services
techniques de l’Etat (IA et IDEN) à assumer correctement leurs rôles et responsabilités dans le
développement de l’Education à la base.
Il s’agit en particulier de créer les conditions d’une mobilisation des acteurs, des partenaires
et des ressources pour une prise en charge effective des besoins du système éducatif à la base.
La participation des Collectivités Locales et des Communautés dans la gestion des écoles est
fonction de la mise en place et du fonctionnement correct des organes de gestion du PDEF
notamment les CGE et les CLEF institués par le décret n° 2002-652 du 02 juillet 2002.
Malgré la volonté politique et les efforts tant humains que financiers déployés, le
fonctionnement de ces organes rencontre beaucoup de difficultés. L’absence d’un dispositif de
suivi efficace et durable en est la raison principale.
Ce guide, qui porte sur la clarification de concept de suivi et des rôles et responsabilités des
différents acteurs, contribue à créer les conditions d’un accompagnement efficace des
communautés et des collectivités locales pour une prise en charge volontariste des problèmes liés
à l’accès, à la qualité, et à la gestion du système éducatif à la base.
5
2. OBJECTIFS DU GUIDE
L’objectif de ce guide est de doter les différents acteurs de compétences en suivi/
accompagnement pour une mise en place démocratique et un fonctionnement efficace des CGE et
des Unions de CGE.
Dans cette optique le guide propose un dispositif de suivi pratique, faisable et durable.
Ce dispositif de suivi est dit pratique parce qu’il comporte des outils qui assurent la collecte
des informations nécessaires et suffisantes portant sur les objets de suivi (quoi suivre ?) sur les
techniques (comment suivre et avec quoi ?) sur les acteurs et les bénéficiaires (qui suit et pour
qui ?) pour identifier les problèmes majeurs et trouver des solutions possibles.
Il est faisable en ce qu’il permet aux acteurs de faire le suivi avec les ressources disponibles.
Il est jugé durable car non seulement il mobilise un minimum de ressources et de tâche pour
sa réalisation mais surtout parce qu’il permet l’accompagnement des acteurs et au besoin le
réajustement des activités programmées.
En outre, ce guide est un instrument de formation et, à ce titre, il participe au renforcement
de capacités des acteurs, en particulier des Inspecteurs en poste dans les IDEN et IA, des Directeurs
d’école et des membres des CGE et UCGE.
Il est également un support pour la sensibilisation des autorités sur l’importance du suivi
dans le processus de mise en œuvre des activités.
Il permet ainsi d’identifier les rôles et les responsabilités de chaque intervenant de manière
à rendre son action plus efficace.
6
3. CLARIFICATION DU CONCEPT DE SUIVI
3.1 ELEMENTS DE DEFINITION
Le suivi est une fonction de veille permanente, d’observation régulière sur l’état
d’exécution d’une intervention (projet/programme) en cours et sur les difficultés rencontrées. Il
permet de renseigner sur le niveau des avancées vers les résultats ciblés, le respect des prévisions
et des procédures prédéfinies en vue d’effectuer les remédiations nécessaires.
Le suivi est un processus continu de collecte et de traitement d’informations. C’est une
activité interne à l’exécution d’une action. Le suivi est une démarche de gestion et de
connaissance approfondie, évolutive et critique de l’action en cours de réalisation.
Le suivi est un processus systématique de recueil, d’analyse et d’utilisation d’informations
visant à déterminer en continu les progrès d’un programme en vue de la réalisation de ses
objectifs et à guider les décisions relatives à sa gestion.
Le suivi est entrepris une fois que le programme a démarré et se poursuit tout au long de la
période d’exécution du programme. Il est parfois dénommé « évaluation formative ».
3.2 TYPES DE SUIVI
Dans le cadre du PAES, le suivi sera décentralisé et participatif. Les acteurs, à différents
niveaux de la chaine hiérarchique, participent au suivi, chacun surveillant la conformité de ses
propres missions au plan d’action établi. On parle aussi de suivi « multiple ».
Selon le niveau, on a :
- le suivi interne qui est réalisé par les acteurs du niveau où s’exécute l’activité. Il est centré
essentiellement sur les éléments ou les variables que les acteurs de ce niveau peuvent changer.
Par exemple le CGE est responsable du suivi interne de l’exécution du PAV. On parle aussi de
l’auto-surveillance, l’auto-observation
- Le suivi externe qui est en général réalisé par les acteurs d’un autre niveau. L’IDEN, l’IA, le
niveau central, les Partenaires peuvent exercer un suivi externe. Cependant, en vertu des
appuis /conseils que ces acteurs apportent aux CGE, ce suivi est dit de « proximité » ou suivi-
encadrement ou encore suivi-accompagnement.
Toutefois, pour être efficace, les acteurs devront adopter une démarche solidaire dans
l’identification des dysfonctionnements et dans la recherche des solutions.
7
3.3 OBJECTIFS ET FONCTIONS DU SUIVI
Les objectifs du suivi sont étroitement liés à des éléments de nature variée pouvant découler
des structures et responsables investis, des bailleurs, des intérêts, des « vocations » ou attentes
individuelles, de groupes ou partagés entre partenaires… Ils peuvent être implicites ou explicites.
Toutefois, on peut considérer que le suivi a pour objectif principal de comparer les
réalisations aux prévisions en rendant possible une mise en évidence des écarts (en référence aux
objectifs et à leurs résultats).
Par ailleurs, pour que le dispositif de suivi contribue à améliorer l’efficacité de la gestion des
écoles il faut que :
- Le suivi soit perçu plus comme une stratégie d’amélioration de la performance du projet
que comme mécanisme de contrôle ;
- Le suivi soit institutionnalisé/ intégré et non personnalisé ;
- La fonction diagnostique du suivi soit privilégiée, c’est-à-dire que les résultats soient
analysés et interprétés ;
- La fonction informationnelle du suivi soit remplie : c’est-à-dire que les résultats soient
diffusés et que les acteurs impliqués se les approprient
- La fonction thérapeutique du suivi soit exercée, c’est-à-dire que les résultats soient utilisés
dans l’action par les différents intervenants.
3.4 OBJETS DU SUIVI
Qu’est-ce qu’on va suivre ou surveiller ?
Les principaux paramètres à surveiller dans le cadre de la gestion décentralisée des écoles
sont les activités des CGE et des Unions. Celles-ci constituent la partie dynamique de tout projet.
C’est ce que les acteurs font, les actions concrètes qu’ils posent pour atteindre les objectifs
poursuivis. Le suivi des activités est aussi appelé « Suivi opérationnel ».
Dans ce cadre, les objets de suivi peuvent s’articuler autour de cinq grands axes :
Le processus de mise en place des structures : CGE, UCGE
Le fonctionnement des structures (réunions, AG, mobilisation et gestion des ressources)
Le processus d’élaboration et d’exécution des PAV
Le niveau de participation des collectivités et des communautés
Les résultats
8
4. ACTEURS DU SUIVI: ROLES ET RESPONSABILITES
Dans le processus du suivi accompagnement des CGE et Unions de CGE, on distingue
différents responsables et acteurs situés à différents niveaux :
Le niveau école : CGE
Le niveau collectivité locale : Union de CGE, Conseil municipal / rural, CODEC
Le niveau IDEN : Equipe IDEN
Le niveau IA : Equipe IA
Le niveau central : DEE, DPRE, DAGE
NIVEAU ACTEURS ROLES ET RESPONSABILITES
ECOLE CGE : acteur principal
ASSURER LE SUIVI INTERNE DES ACTIVITES : - Tenir régulièrement des réunions de suivi - Responsabiliser un membre pour assurer le suivi de chaque
activité dans le cadre de commissions
- Elaborer des PAV - Faire des bilans périodiques (à mi-parcours, annuel) - Elaborer des rapports périodiques de suivi (technique et
financier) - Transmettre à l’IDEN avec ampliation à l’Union de CGE
- Suggérer, réorienter, proposer des remédiations - Contrôler l’exécution financière (commissaires aux comptes)
COMMUNE / COMMUNAUTE RURALE
Conseil municipal / rural UCGE
ASSURER LE SUIVI EXTERNE DES CGE : - Collecter et exploiter les rapports et PV des CGE - Faire des visites de terrain au besoin - Tenir des réunions (bureau exécutif) de suivi et des AG bilans - Pour l’UCGE: Dresser et envoyer des rapports au PCR/Maire
(Président de CLEF) avec ampliation à l’IDEN - Assurer un appui conseil aux CGE
ASSURER LE SUIVI INTERNE DE LA MISE EN ŒUVRE DU PA DE
l’UCGE : - Tenir régulièrement des réunions de suivi - Responsabiliser un membre pour assurer le suivi de chaque
activité dans le cadre de commissions - Contrôler l’exécution financière (commissaires aux comptes) - Faire des rapports de suivi technique et financier - Transmettre au PCR / Maire avec ampliation à l’IDEN NB. Les Maires et les PCR sont à la fois responsables et bénéficiaires.
CODEC Suivre l’exécution des PAV et PA, notamment en ce qui concerne les activités pédagogiques et faire des suggestions
9
NIVEAU ACTEURS ROLES ET RESPONSABILITES
IDEN Equipe IDEN
ASSURER LE SUIVI EXTERNE ET L’ACCOMPAGNEMENT DES CGE/UCGE : - Planifier et effectuer les missions de terrain auprès des
CGE/UCGE - Collecter et traiter les rapports et PV de réunion des CGE/UCGE - Procéder à des remédiations - Elaborer des rapports consolidés à envoyer à l’IA
IA Equipe IA
- Surveiller l’évolution du projet dans l’académie - Assurer le suivi des décisions du comité régional de pilotage - Elaborer des rapports consolidés - Transmettre au niveau central avec feedback aux IDEN
- Mener des missions de terrain auprès des CGE/UCGE
CENTRAL (MEEMSLN)
DEE / DPRE / DAGE
- Assurer la supervision et le suivi accompagnement des activités des CGE/UCGE
- Appuyer les équipes locales dans leurs tâches de suivi - Elaborer un rapport national périodique avec ampliation aux
partenaires - Mener des visites de terrain (enquêtes, entretiens,
questionnaires, etc.) - Faire des propositions d’amélioration pour une bonne
fonctionnalité des CGE/UCGE
DISPOSITIF DU SUIVI
10
5. STRATEGIES ET OUTILS DE SUIVI
Le suivi nécessite un recueil permanent d’informations sur le niveau d’exécution des activités
planifiées en vue d’atteindre les résultats d’un programme. Pour cela, différentes stratégies et
divers outils de collecte et de traitement des informations sont utilisés.
5.1 STRATEGIES
Les stratégies renvoient à l’ensemble des techniques utilisées pour collecter des informations.
On peut citer :
L’entretien individuel ou en groupe : il permet de recueillir auprès d’une personne ou d’un
groupe de personnes des informations sur la base de questions préalablement préparées
(guide d’entretien
L’enquête ou le sondage : c’est un recueil de témoignages auprès des bénéficiaires du
programme sous forme de questionnaires, d’interviews….. ;
L’observation (directe): elle permet d’appréhender la réalité sans la médiation du discours ;
L’analyse documentaire : elle permet d’exploiter des informations contenues dans
différentes sources documentaires
5.2 OUTILS
Les outils renvoient aux instruments de prise d’informations.
Guide d'entretien : c’est un document qui comprend l’ensemble des questions ou domaines
à aborder pour disposer des informations quantitatives et /ou qualitatives lors d’un
entretien avec une personne ou un groupe de personnes ;
Questionnaire : c’est un outil composé de questions bien structurées pour permettre aux
destinataires de répondre avec précision ;
Fiches de suivi : bien conçues, elles constituent une base de recueil de données et
nécessitent ensuite un traitement périodique ;
Tableaux de bord : permettent la gestion des activités programmées et le suivi correct des
indicateurs. Ils doivent être simples et réalistes ;
Bulletins ou lettres d’informations : ils permettent de suivre et de rendre visible l’activité
dans son ensemble.
11
6. SYSTEME DE RAPPORTAGE
Les rapports sont des supports de communication qui renseignent sur l’évolution du projet
et permettent de disposer de repères pour mesurer les progrès réalisés et les difficultés à
surmonter.
Les tableaux suivants proposent la périodicité et les points principaux à aborder dans les
rapports sur le fonctionnement et les activités des CGE et des UCGE.
6.1 ACTEUR : CGE
Période (date limite de dépôt)
Points à rapporter Documents à produire
1er rapport A la rentrée (31 octobre)
- Le fonctionnement du CGE - Le processus d’élaboration et de
validation du PAV (contenu, planification, ressources etc.,) Etc.
- Plan d’action volontariste (PAV)
- PV de l’AG de validation
2e rapport A mi-parcours (28 février)
- Le niveau d’exécution technique et financier des activités planifiées
- Les difficultés rencontrées…
- Rapport bilan à mi-parcours
- PV de l’AG bilan à mi-parcours
3e Rapport En fin d’année (30 juin)
- BiIan d’exécution technique et financière
- Les Perspectives pour l’année scolaire prochaine…
- Rapport bilan annuel - PV de l’AG bilan annuel
6.2 ACTEUR: UCGE
Période (date limite de dépôt)
Points à rapporter Documents à produire
1er rapport A la rentrée (30 novembre)
- Le fonctionnement de l’UCGE - Le processus d’élaboration et de
validation du PA (contenu, planification, ressources etc.,)
- étude des PAV des CGE…
- PA - PV de l’AG de validation - Synthèse des PAV des
CGE
2e rapport A mi-parcours (31 mars)
- L’exécution technique et financière du PA
- Rapport bilan à mi-parcours
- PV de l’AG - Synthèse des rapports
bilan à mi-parcours des CGE
3e Rapport En fin d’année (31 juillet)
- BiIan d’exécution technique et financière du PA
- Perspective pour l’année scolaire prochaine
- Rapport bilan de fin d’année
- PV de l’AG bilan - Synthèse des rapports
bilan annuel des CGE
12
6.3 ACTEUR : IDEN
Période (date limite de dépôt)
Points à rapporter Documents à produire
1er rapport A la rentrée (mi-décembre)
- Le fonctionnement des CGE et des UCGE
- Le processus d’élaboration et de validation des PAV et des PA (contenu, planification, ressources etc.,)
- Etude des PAV et des PA
- Rapport synthèse des PAV des CGE et des PA des UCGE
2e rapport A mi-parcours (mi-avril)
- L’exécution technique et financière des PAV et des PA
- Rapport synthèse des bilans à mi-parcours des CGE et des UCGE
3e Rapport En fin d’année (mi-août)
- BiIan d’exécution technique et financière des PAV et des PA
- Perspectives pour l’année scolaire prochaine
- Rapport Synthèse des Bilans de fin d’année des CGE et des UCGE
6.4 ACTEUR : IA
Période (date limite de dépôt)
Points à rapporter Documents à produire
1er rapport A la rentrée (début janvier)
- Synthèse des rapports des IDEN : fonctionnement des CGE et des UCGE, procès d’élaboration et validation des PAV et des PA…
- Rapport synthèse des PAV des CGE et des PA des UCGE
2e rapport A mi-parcours (30 avril)
- Synthèse des rapports des IDEN : L’exécution technique et financière des PAV et des PA
- Rapport bilan à mi-parcours
3e Rapport En fin d’année (31 août)
- Synthèse des rapports des IDEN : BiIan d’exécution technique et financière des PAV et des PA
- Perspectives pour l’année scolaire prochaine
- Rapport bilan de fin d’année
6.5 ACTEUR NIVEAU CENTRAL: DEE, DPRE, DAGE
Période (date limite de dépôt)
Points à rapporter Documents à produire (extrant / livrable)
1er rapport A la rentrée (mi-janvier)
- Le fonctionnement des CGE et des UCGE
- Le processus d’élaboration et de validation d PA (contenu, planification, ressources etc.,)
- Etude /contrôle qualité des PAV et des
- Rapport national de rentrée
13
PA
2e rapport A mi-parcours (mi-mai)
- Synthèse de l’exécution technique et financière des PAV et des PA
- Rapport national à mi-parcours
3e Rapport En fin d’année (mi-septembre)
- BiIan annuel du fonctionnement de CGE et des UCGE
- Perspectives pour l’année scolaire prochaine
- Rapport national de fin d’année
14
ECHEANCES DES EVENEMENTS EDUCATIFS ET DU RAPPORTAGE
ME CFEE
IA CFEE
IDENCFEE
Collectivité
Localel
CGE
écoleRentrée des
classesCFEE
8 9 mois
Niveau3 4 5 6 710 11 12 1 2
(vacances)
Légend : rapportage : suivi/appui,
Union des
CGE
Suivi/ Encadrement / Inspection
Suivi interne et execution des activités
Rapport
Rapport
Rapport
Rapport
Rapport
Rapport
Rapport
PA
Rapport synthèse
AG
Rapport synthèse
Bilan MP
AG
Rapport synthèse
Bilan annuel
validation PAV
AG
Bilan MP
AG
Bilan annuel
AG
Rapport Rapport
Suivi interne et execution des activités
Budgétisation
AG
15
ANNEXE I:OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES
RAPPORTS UTILISES PAR LES CGE
16
Canevas de Procès-Verbal de réunion du CGE / de l’AG du village ou du quartier
Académie de ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
IDEN de …………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Commune / Communauté Rurale…………….…………………………………………………………………………………………………………
École de …………….………………………………………………………………………………………………… No. de PV :……………………………
Le __(date de réunion ou AG) _____, la réunion du Bureau de CGE / la réunion du CGE / l’Assemblée Générale du
village ou quartier (rayer les mentions inutiles) s’est tenue autour de l’ordre du jour ci-dessous.
Ordre du jour :…………….……………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Questions soulevées : ………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Décisions prises : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Observations / Difficultés rencontrées:………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
PIECES A JOINDRE : Liste de participants
Plan d’action volontariste / Rapport bilan à mi-parcours du CGE / Rapport bilan annuel du CGE (rayer les mentions inutiles)
Fait à …………………………………………… le ……………………………………………
Le Président du CGE Le Secrétaire
17
Fiche de suivi interne des activités du CGE
IA :............................................... IDEN :.................................................. Collectivité locale : .....................................................……
CGE : ...................................................... Période du ……… /……… / 20…… au …..…/………/20…… Date de suivi : …..….. /……… / 20.……
Activités Programmées
Période / Échéance
Niveau d’exécution Ressources (FCFA) Difficultés
rencontrées Mesures
préconisées Observations
Réalisée En cours Non
réalisée Reporté
Montant prévu
Montant dépensé
TOTAL
Président(e) Secrétaire exécutif Trésorier(ère)
18
Canevas de Rapport bilan à mi-parcours des activités des CGE
IA de : ………………………………………………………………………………………………………… CGE de : …………………………………………………………………………………………………………
IDEN de : …………………………………………………………………………………………………… Année scolaire 20……… - 20……… Date de validation: …………/……………/20………
Commune / CR de : …………………………………………………………………………………… Effectif année en cours : F : …………………… G : …………………… T : ……………………
I. Planification II. Fonctionnement Plan d’action volontariste (PAV)
Nombre de réunions du bureau / AG tenues à cette année
Disponibilité : Oui / Non Date de validation en AG : …………/…………/20…… Réunions : ………………. AG : ……………
III. Exécution
Résultats attendus Activités programmées Niveau de réalisation (mettre une croix) Montant (*)
Observations Réalisées En cours Non réalisée Reporté Prévu Dépensé
1. ACCES
2. QUALITE
3. GESTION Contribuer à l’amélioration de l’environnement scolaire dans la communauté rural
Participation aux réunions / AG de l’Union
TOTAL Nombre :
(*) Le coût global correspond à la valeur totale en FCFA de l’ensemble des ressources utilisées qu’elles soient en main d’œuvre en espèces ou en nature.
Le Secrétaire Exécutif Le Président du CGE
19
Canevas de Rapport bilan annuel des activités des CGE IA de : ………………………………………………………………………………………………………… CGE de : ……………………………………………………………………………………………………………
IDEN de : …………………………………………………………………………………………………… Année scolaire 20…………… - 20………………… Date de validation: ……/………/20……
Commune / CR de : …………………………………………………………………………………… Effectif année en cours : F : …………………… G : …………………… T : ……………………
I. Planification et rapportage II. Fonctionnement Plan d’action volontariste (PAV) Rapport bilan à mi-parcours
Nombre de réunions / AG du village tenues
Disponibilité : Oui / Non Date de validation en AG :
…………/…………/20…… Disponibilité : Oui / Non
Date de validation en AG :
…………/…………/20…… Réunions : ………………. AG : …………
III. Exécution
Résultats attendus Activités programmées
Niveau de réalisation (mettre une croix) Montant (*)
Observations Réalisées à 100%
En cours Non
réalisée Reporté Prévu Dépensé
1. ACCES
2. QUALITE
3. GESTION Contribuer à l’amélioration de l’environnement scolaire dans la communauté rural
Participation aux réunions / AG de l’Union
TOTAL Nombre :
(*) Le coût global correspond à la valeur totale en FCFA de l’ensemble des ressources utilisées qu’elles soient en main d’œuvre ou en nature.
Le Secrétaire Exécutif Le Président du CGE
20
ANNEXE II : OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES
RAPPORTS UTILISES PAR LES UNIONS DE CGE
21
Canevas de Procès-Verbal de réunion de l’UCGE / d’AG de l’UCGE
Académie de …………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
IDEN de …………….…………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………
Union de …………….………………………………………………………………………………………………………………………… No. de PV :……………………
Monsieur / Madame,
Le __(date de réunion ou AG) ______, la réunion du Bureau de l’UCGE / la réunion de l’UCGE / l’Assemblée Générale de
l’UCGE (rayer les mentions inutiles) s’est tenue autour de l’ordre du jour ci-dessous.
Ordre du jour :…………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Décision prise : …………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Questions soulevées : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Observation / Difficultés rencontrées
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
PIECES A JOINDRE : Liste de participants
Plan d’action / Rapport bilan à mi-parcours de l’UCGE / Rapport bilan annuel de l’UCGE
(rayer les mentions inutiles)
Fait à …………………………………………………… le ……………………………………………………
Le Président de l’UCGE Le Secrétaire
22
Fiche de suivi interne des activités de l’Union de CGE
IA :................................................... IDEN :...................................................... Collectivité locale : .........................................................
Union de : ....................................... Période du ………/.………/20…..…… au …..…/.………/20..…… Date du suivi : …..….. /……… / 20.……
Activités programmées
Période / Échéance
Niveau d’exécution Ressources (FCFA) Difficultés
rencontrées Mesures
préconisées Observations
Réalisée En cours non
réalisée Reporté
Montant prévu
Montant dépensé
Organisation des
réunions de bureau
Organisation des AG
de l’Union
1)
2)
3)
TOTAL
Président(e) Secrétaire administratif Trésorier(ère)
23
Fiche de suivi externe des activités du CGE
IA :....................................... IDEN :.......................................... Collectivité locale : .................................................................................
CGE ....................................... Date du suivi : ………/………/20…… Responsable de suivi : ...........................................................................
I. Planification II. Fonctionnement et rapportage Plan d’action volontariste (PAV) Nombre d’activités programmées
Budget prévu (FCFA)
Tenue des réunions / AG Rapports bilan à mi-parcours Rapport bilan annuel
Disponibilité Date de
validation en AG (1)
Accès (2)
Qualité (3)
Gestion TOTAL
Nbre de réunions de
bureau tenues
Nbre d’AG tenues
Disponibilité Date de
validation en AG Disponibilité
Date de validation en AG
Oui / Non Oui / Non Oui / Non
III. Exécution
Activités programmées
Période / Échéance
Niveau d’exécution Montant des ressources
dépensées (FCFA) Difficultés
rencontrées Mesures
préconisées Observations Réalisée En cours
non réalisée
Reporté
TOTAL
Président(e) Secrétaire administratif Trésorier(ère)
24
Fiche de Synthèse des Plans d’action volontaristes des CGE
IA de : …………………………………… IDEN de : ………………………………….…………. Union de : ………………………………………… Nombre de CGE ayant adhéré……………… (*1)
Année scolaire : 20……..……- 20……… Date du suivi : ………………../……..……. / 20……..…….. Montant unité de Cotisation annuelle ……..……..……………………………FCFA(*2)
N° Nom du CGE Disponibilité
du PAV
Montant de Cotisation annuelle versée à
l’Union
Nombre d’activités programmées* Montant total prévu du PAV
Observations Accès Qualité Gestion TOTAL
1 oui / non
2 oui / non
3 oui / non
4 oui / non
5 oui / non
6 oui / non
7 oui / non
8 oui / non
9 oui / non
10 oui / non
TOTAL (*3) (*4)
Situation des CGE ayant adhéré 1) Disponibilité du PAV = …………………………………………. sur ………………….…………………………..
(*3) (*1) 2) Montant total prévu de cotisation annuelle (*5 à calculer) = ……………………………. (= ……………………………………………… multiplié par ……………………………………………. )
(*5) (*1) (*2) 3) Situation de cotisation versée = ……………………………………………… sur………….…………………………………………
(*4) (*5)
Le Secrétaire Administratif Le Président de l’UCGE
25
Canevas de Rapport bilan à mi-parcours des Activités de l’Union de CGE
IA de :…………………………………………… IDEN de :………….………………………….…….. Union de : ………………………………………………………………………………………………
Nombre de CGE ayant adhéré …………………………… Année scolaire : 20……………...…- 20…………………… Date : ………………..…/……………..…/ 20……………..……
I. Planification II. Fonctionnement Plan d’action (PA)
Nombre de réunions / AG tenues à cette année
Disponibilité : Oui / Non Date de validation en AG : ……………/…………/20……… Réunions du bureau : …………… AG : …………
III. Exécution du PA
Activités programmées
Période / Échéance
Niveau d’exécution (mettre une croix) Ressources (FCFA) Difficultés
rencontrées Mesures
préconisées Observations
Réalisée En cours Non
réalisée Reporté
Montant prévu
Montant dépensé
(1) Organisation des réunions du bureau
(2) Organisation des AG de l’Union
1)
2)
3)
(3) Activités thématiques
TOTAL
(*) Le coût global correspond à la valeur totale en FCFA de l’ensemble des ressources utilisées qu’elles soient en main d’œuvre ou en nature.
Le Secrétaire Administratif Le Président de l’Union
26
Fiche de Synthèse des Bilans à mi-parcours des CGE IA de : …………………………………… IDEN de : ………………………………….…………. Union de : ………………………………………… Nombre de CGE ayant adhéré…………… (*1)
Année scolaire : 20……..……- 20……… Date du synthèse : …………/.……… / 20…….. Montant de Cotisation annuelle ………………………….FCFA(*2)
N° Nom du CGE Disponibilité du
PAV
Disponibilité du Bilan à mi-
parcours
Montant de Cotisation
annuelle versée à l’Union
Nombre d’activités programmées Montant total du
PAV Observations
TOTAL Réalisé En cours Non
réalise Reporté prévu Dépensé
1 oui / non oui / non
2 oui / non oui / non
3 oui / non oui / non
4 oui / non oui / non
5 oui / non oui / non
6 oui / non oui / non
7 oui / non oui / non
8 oui / non oui / non
9 oui / non oui / non
10 oui / non oui / non
TOTAL (*3) (*4) (*5)
Situation des CGE ayant adhéré 1) Disponibilité du PAV = ………………………. sur .………………….…
(*3) (*1) 2) 2) Disponibilité du Bilan à mi-parcours = ……………………………… sur…..………………….…
(*4) (*1)
3) Montant total prévu de cotisation annuelle (*6 : à calculer ci-dessous) =………………….….. (= ……………………… multiplié par …………………………. ) (*6 ) (*1 ) (*2)
4) Situation de cotisation versée = ……………… sur …………………. (*5) (*6)
Le Secrétaire Administratif Le Président de l’UCGE
27
Canevas de Rapport bilan annuel des activités de l’Union de CGE
IA de :……………………………………………………………………. IDEN de :………….………………………….………….. Union de : …………………………………………………………………………….
Nombre de CGE ayant adhéré ………………………………………………….. Année scolaire : 20………..…- 20……….…… Date : …….…………/………………/ 20…………….
I. Planification II. Fonctionnement Plan d’action (PA) Rapport bilan à mi-parcours Nombre de réunions / AG tenues
Disponibilité :
Oui / Non
Date de validation en AG :
…………/…………/20……
Disponibilité :
Oui / Non
Date de validation en AG :
…………/…………/20…… Réunions du bureau : …………… AG : …………
III. Exécution du PA
Activités programmées
Période / Échéance
Niveau d’exécution (mettre une croix) Ressources (FCFA) Difficultés
rencontrées Mesures
préconisées Observations
Réalisée En cours non
réalisée Reporté
Montant prévu
Montant dépensé
(1) Organisation des réunions du bureau
(2) Organisation des AG de l’Union
1)
2)
3)
(3) Activités thématiques
TOTAL
(*) Le coût global correspond à la valeur totale en FCFA de l’ensemble des ressources utilisées qu’elles soient en main d’œuvre ou en nature.
Le Secrétaire Administratif Le Président de l’UCGE
28
Fiche de Synthèse des Bilans annuels des CGE
IA de : …………………………………… IDEN de : ………………………………….…………. Union de : ………………………………………… Nombre de CGE ayant adhéré………………(*1)
Année scolaire : 20……..……- 20……… Date du synthèse : …………/.………/ 20…….. Montant de Cotisation annuelle……………………………….FCFA(*2)
N° Nom du CGE Disponibilité
du PAV
Disponibilité du
Bilan à mi-parcours
Disponibilité du
Bilan annuel
Montant de Cotisation
annuelle versée à l’Union
Nombre d’activités programmées* Montant total prévu du PAV Observation
s TOTAL Réalisé En cours
Non réalise
Reporté Prévu Dépensé
1 oui / non oui / non oui / non
2 oui / non oui / non oui / non
3 oui / non oui / non oui / non
4 oui / non oui / non oui / non
5 oui / non oui / non oui / non
6 oui / non oui / non oui / non
7 oui / non oui / non oui / non
8 oui / non oui / non oui / non
9 oui / non oui / non oui / non
10 oui / non oui / non oui / non
TOTAL (*3) (*4) (*5) (*6)
Situation des CGE ayant adhéré 1) Disponibilité du PAV = ………………………. sur .………………….…
(*3) (*1) 2) 2) Disponibilité du Bilan à mi-parcours = ……………………………… sur…..………………….…
(*4) (*1) 3) 3) Disponibilité du Bilan à mi-parcours = ……………………………… sur…..………………….…
(*5) (*1)
4) Montant total prévu de cotisation annuelle (*7 : à calculer ci-dessous) = …………………………… multiplié par ………………… =………………. (*1 ) (*2) (*7)
5) Situation de montant de cotisation versée = ……………… sur …………………. (*6) (*7)
Le Secrétaire Administratif Le Président de l’UCGE
29
ANNEXE III : OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES
RAPPORTS UTILISES PAR LES INSPECTEURS DES IDEN
30
Fiche de suivi externe des activités du CGE
IA :....................................... IDEN :.......................................... Collectivité locale : .................................................................................
CGE ....................................... Date de suivi : ………/………/20…… Responsable de suivi : ...........................................................................
I. Planification II. Fonctionnement et rapportage Plan d’action volontariste (PAV) Nombre d’activités programmées
Budget prévu (FCFA)
Tenue des réunions / AG Rapports bilan à mi-parcours Rapport bilan en fin d’année
Disponibilité Date de
validation en AG (1)
Accès (2)
Qualité (3)
Gestion TOTAL
Nbre de réunions du
bureau tenues
Nbre d’AG tenues
Disponibilité Date de
validation en AG Disponibilité
Date de validation en
AG
Oui / Non Oui / Non Oui / Non
III. Exécution
Activités programmées
Période / Échéance
Niveau d’exécution Ressources (FCFA) Difficultés rencontrées
Mesures préconisées
Observations Réalisée En cours
non réalisée
Reporté Montant
prévu Montant dépensé
TOTAL
31
Fiche de suivi externe des activités de l’Union des CGE
IA : ……………………………......................................... IDEN : ......................................................Collectivité locale : ……............................................................…….. UCGE : .................................................... Date de suivi : ….………/….………/20……………… Responsable de suivi : ………………….…………….........................................
I. Planification II. Fonctionnement et rapportage Plan d’action de l’Union Nombre d’activités programmées
Budget prévu (FCFA)
Tenue des réunions / AG Rapports bilan à mi-parcours Rapport bilan annuel
Disponibilité Date de
validation en AG (1)
Réunions (2) AG
(3) Activités thématiques
Nbre de réunions du
bureau tenues
Nbre d’AG tenues
Disponibilité Date de
validation en AG Disponibilité
Date de validation en
AG
Oui / Non Oui / Non Oui / Non
III. Exécution
Activités programmées
Période / Échéance
Niveau d’exécution Ressources (FCFA) Difficultés rencontrées
Mesures préconisées
Observations Réalisée En cours
non réalisée
Reporté Montant
prévu Montant dépensé
(1) Organisation des réunions du bureau
(2) Organisation des AG de l’Union
1)
2)
3)
(3) Activités thématiques
TOTAL IV. Situation des CGE affiliés Nombre de CGE ayant versé leur cotisation à l’Union…………………
(Montant fixé par CGE…………………………FCFA)
Nombre de : PAV récupérés …………… ; Rapports bilan à mi-parcours récupérés …………… ; Rapports bilan annuel récupérés ………
Nombre de CGE ayant assisté à : l’AG en début d’année ……… ; l’AG en cours d’année ………………… ; l’AG en fin d’année …………………
32
Canevas de Rapport départemental de suivi du fonctionnement des Unions de CGE
IA de :………………………………………………… IDEN de :………….………………………….…….. Année scolaire : 20……..…- 20………… Date : …………/…………/ 20…………
Nom de l’Union
Union de CGE CGE
Tenue des réunions du bureau et AG
Disponibilité du PA
Niveau d’exécution des activités
Mobilisation des ressources Nbre de
CGE ayant adhéré
Nbre de PAV
disponibles
Nbre de rapports
bilan à MP du CGE
Nbre de rapports
bilan annuel du CGE
Nbre de réunions
Nbre d’AG
Oui Non Réalisées En
cours Non
réalisée Reporté Prévues Dépensées
1
2
3
4
5
6
7
8
TOTAL
Analyse détaillée (tenue des réunions et AG, disponibilité et qualité des PA, budgets, niveau d’exécution des activités, etc.) :
Points faibles
Points forts
Recommandations