“ C’est ainsi que toutes les réunions devraient être : structurées, rapides et efficaces. ”Rolf Watter, Partner Bär & Karrer AG, Chairman and member of multiple boards, about Sherpany

Guide des portails de conseil d'administration, de comité exécutif et de directionComment les portails de conseil d’administration peuvent-ils optimiser les coûts de réunion, la productivité et la sécurité au sein de votre organisation ?

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Table des matières

Réunions, passées et présentes

Quels Problèmes ont Conduit à la Création de Portails de conseil d'administration ?

Comment les Outils Obsolètes Influencent Aujourd'hui les Réunions de Direction et du Conseil d'Administration ?

Comment le Logiciel de Sherpany Optimise les Réunions

Quelle est la suite pour votre Organisation ?

Ressources et références

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Réunions, passées et présentesAu cours des cinquante dernières années, la durée et la fréquence des réunions ont augmenté. Dans les années soixante, les dirigeants et les membres du conseil consacraient moins de 10 heures par semaine aux réunions contre presque 23 heures aujourd’hui1.

Imaginez combien de temps vous perdez en synchronisant les calendriers pour trouver un horaire qui convient à tous, en assemblant et en publiant des ordres du jour ou en alertant les membres du conseil et les cadres des dernières mises à jour les concernant. L'augmentation de la fréquence des réunio§ns de 130 %, comme indiqué ci-dessus, a provoqué le besoin d’un nouvel outil organisationnel permettant de récupérer efficacement ce temps perdu. Le papier n'est alors plus la solution, les logiciels installés localement ne peuvent pas répondre aux besoins de connectivité, et développer un environnement de serveur dédié uniquement aux réunions n'est pas rentable et manquera toujours de fonctionnalités en raison du besoin continu de mises à jour. C'est ainsi que les portails de conseil d’administration sont nés. L'augmentation du nombre de réunions et la nécessité de fournir des documents de réunion à tous les participants, indépendamment de leur emplacement ou de leur fuseau horaire, font de ces portails un outil crucial de gestion des réunions. Le portail de conseil d’administration moderne est un outil de collaboration de réunion SaaS (logiciel en tant que service) qui permet :• Aux membres de la direction et du conseil d'examiner les documents

de réunion et faire des annotations personnelles sur des documents d'entreprise et non corporatifs, vérifier les réunions passées et à venir, etc.

• Aux secrétaires de conseil d’administration d'organiser et publier des réunions, envoyer des invitations aux participants, modifier les ordres du jour et télécharger des documents d'entreprise pour les participants, leur permettant de prendre en charge les processus internes de tout environnement corporatif, ceci via un portail sécurisé.

Années 60

Temps passé en réunion par les cadres dirigeants et membres du conseil d’administration

Heures / semaine Heures / semaine

10 23 +130%

Aujourd’hui

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Quels Problèmes ont Conduit à la Création de Portails de conseil d'administration?

Si vous vous posez l'une des questions ci-dessous, vous pourrez peut-être obtenir rapidement la réponse. Toutefois, si vous avez besoin d'en savoir plus ou si vous devez connecter toutes ces exigences et tous ces points de données, votre entreprise peut avoir besoin d'un portail. Les questions que les membres du conseil et les cadres ont besoin de se poser sont les suivantes :

• Quand est ma prochaine réunion du conseil ?• Quand est ma prochaine réunion de direction ?• Quel est l'ordre du jour de la réunion ?• Puis-je examiner l'ordre du jour avant la réunion ?• Qui organise la réunion et où se tient-elle ?• Quels documents d'entreprise et non corporatifs doivent être examinés ?• Comment puis-je m'assurer que j’ai toujours accès aux dernières mises à

jour ? • Y a-t-il un moyen de s'assurer que je n’oublie pas par mégarde mes

documents quelque part ?• Où puis-je lire les procès-verbaux et les ordres du jour des réunions

précédentes ?• Puis-je accéder aux informations clés avant la réunion ?• Que faire si j'ai besoin d'accéder aux ordres du jour de l'année précédente ?• Que faire si je souhaite accéder à ces données depuis un appareil mobile ou

un iPad ?• Quels sont les KPI ?

Questions que les administrateurs de la réunion doivent se poser : • Comment puis-je informer les participants à la réunion des changements de

dernière minute ?• Comment puis-je modifier ou mettre à jour des informations avant, pendant

ou après la réunion ?• Puis-je informer les membres du conseil d'administration ou les cadres sur

les mises à jour des documents liés aux réunions ?• Combien puis-je économiser de papier ?• Combien de temps chacun consacre-t-il à la reprogrammation de la réunion,

à la révision et à l’impression de documents ?• Puis-je revenir à une version précédente d'un document ?• Comment puis-je être sûr d'être toujours conforme ? • Y a-t-il un moyen de s'assurer que tout le monde a reçu les documents

nécessaires pour la réunion ?

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Questions de sécurité à poser : Qui régit l'accès aux données de la réunion et comment ?Dans quelle mesure les données sont-elles protégée ?Puis-je restreindre l'accès aux réunions et / ou à la documentation à certains participants ?Dans quelle mesure sommes-nous engagés à respecter les normes de sécurité et lesquelles ?Dans quelle mesure nos réunions sont-elles sécurisées en termes de cybersécurité ?Qui s'assure que les risques de sécurité sont bien évalués et évités ?Qui fournit un soutien supplémentaire en matière de sécurité si d'autres clarifications sont nécessaires ?

La raison pour laquelle les portails de conseil d'administration ont été créés était de répondre aux besoins ci-dessus et de résoudre les problèmes qui découlent des questions ci-dessous :

Les membres du conseil d'administration et les cadres supérieurs doivent pouvoir accéder aux documents et données en tout temps et de façon sécuritaire

Si les participants n'ont pas accès à l'information dont ils ont besoin, ou si elle est stockée sur papier ou sur un disque dur inaccessibles à tout moment, il est difficile de se préparer de façon efficace. En outre, les participants doivent empêcher l'exposition de données sensibles ou confidentielles à des pirates informatiques et à d'autres personnes non autorisées.

Ceci devient extrêmement urgent si l'on considère que les membres du conseil d'administration et les cadres ont tendance à beaucoup se déplacer. Une étude que HBR a lancée en 2006, toujours en cours, et publiée cette année2 le révèle : environ la moitié (47 %) du travail d'un PDG se fait au siège social de l'entreprise. Le reste est effectué en visitant d'autres sites de l'entreprise, en rencontrant des groupes d'intérêt externes, à l’occasion des trajets quotidiens, en déplacement et à la maison. La capacité d'examiner et d'accéder en toute sécurité à l'information provenant d'une réunion à venir ou d'archives contenant de l'information provenant de réunions antérieures est un facteur crucial pour le succès de chaque réunion de l'exécutif et du conseil d'administration.De plus, l'information doit être accessible quel que soit le fuseau horaire, l'emplacement ou l'appareil utilisé.

Le travail du PDG 47%Effectué en dehors du siège social

Effectué au sein du siège social

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Les membres du conseil d'administration et les cadres supérieurs ont besoin d'un moyen plus facile de laisser des annotationsLes dirigeants et les membres du conseil d'administration doivent pouvoir appliquer leurs annotations personnelles sur les documents corporatifs et non corporatifs, en tout temps, et comme mentionné ci-dessus, même lorsqu'ils sont en déplacement. Ceci inclut les environnements hors ligne comme les avions, les voyages en train et les endroits sans WiFi. Le temps des membres du conseil d'administration et des dirigeants est précieux, et ils peuvent l'utiliser plus efficacement lorsqu'ils peuvent laisser des annotations, revoir des rapports et vérifier des agendas sans synchronisation en ligne, ils doivent être en mesure de se préparer aux réunions à tout moment. Cela ne peut pas être fait de manière sûre et/ou efficace avec du papier, du tout avec des ordinateurs de bureau.

Les réunions et le paradoxe de la consommation de temps de groupe

Vous voulez rendre vos réunions efficaces, vous les organisez pour améliorer la productivité de votre entreprise dans son ensemble. Mais dans la plupart des entreprises, les réunions créent un écart d'efficacité, c'est-à-dire que plus vous passez de temps en réunion pour résoudre un problème en tant que groupe, moins vous avez de temps pour vos tâches personnelles.

Ce problème met en lumière ce qui se passe probablement dans votre organisation en ce moment même. En raison de l'ampleur des tâches associées aux réunions du conseil d'administration ou à toute réunion de l'exécutif, et du temps perdu à préparer et à assister à ces réunions, il y a une diminution de la productivité de votre organisation. Les portails de direction et de conseil d'administration ont été créés pour rationaliser les processus de réunion et retrouver l'efficacité grâce à la technologie. Vous pouvez surtout l’observer quand il s'agit :

• des ordres du jours et comment ils sont définis.• d’organiser tous les documents au bon endroit, • de tenir tous les participants informés. Ils connaîtront toujours le sujet, qui le

présente et qui est responsable de quelle action.

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L'organisation de réunions prend beaucoup de temps La préparation des réunions, leur organisation et la compilation des documents associés prennent beaucoup de temps. Les organisateurs / administrateurs de réunions ont besoin d'accomplir avant une réunion un grand nombre de tâches, y compris :

• Mise en place des documents de la réunion : relecture de documents corporatifs et non corporatifs, p. ex. rapports financiers, règlements de conformité, procès-verbaux de réunions et plus encore.

• Compilation de l'ordre du jour : ce qui inclut l'élaboration de l'ordre du jour en premier lieu, tout en incluant le procès-verbal de la réunion précédente, les points à l'ordre du jour et tous les documents associés aux points actuels de l'ordre du jour. De plus, les administrateurs s’occupent de la préparation du registre et s'assurent que les documents soient alignés à l'ordre du jour.

En cumulant toutes les tâches ci-dessus, cela conduit à passer beaucoup de temps sur une seule réunion. Si vous avez plus d'une réunion par semaine/mois/année, il semble pertinent de standardiser et automatiser le processus de réunion, ce qui permettra une organisation plus rapide de vos réunions.

Oubliez le papier, surtout si vous pouvez tout numériser

Les changements de dernière minute, lorsqu'ils sont effectués sur papier, affectent toute la documentation préparée en amont. Les registres du conseil d'administration et les ordres du jour sont révisés et envoyés de nouveau à tous les participants de la réunion, ce qui fait perdre beaucoup de temps et de ressources. Une étude récente a révélé que le coût moyen d'un seul formulaire papier pour une entreprise est de 4,563 $ (en tenant compte de la manutention humaine, du traitement et des coûts additionnels comme l'impression et la numérisation). De plus, une étude de l'Agence de protection de l'environnement (EPA : Environmental Protection Agency) a révélé qu'un employé de bureau utilise en moyenne 10 000 feuilles de papier par année4. Cela signifie qu'un employé administratif peut coûter à votre entreprise environ 150 $ par année. Une entreprise moyenne de 100 personnes ferait ainsi face à des dépenses de 15 000 $. C'est un réel gaspillage. En outre, pour gérer efficacement les réunions, vous devez travailler dans un environnement qui vous permet d'envoyer des mises à jour à tous les participants sur les modifications apportées, de manière sécurisée et instantanée. Ce qui est impossible avec du papier, où des mises à jour mettent des jours à arriver à destination par voie postale.

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L'envoi d'informations et d'agendas par des canaux non sécurisés comporte un risque.

Le traitement et l'envoi des invitations et des ordres du jour aux participants prend beaucoup de temps et exige beaucoup de coordination. En outre, les informations envoyées, lorsqu'elles voyagent par des canaux non sécurisés comme les courriels de Google ou les lettres papier, comportent de nombreux risques potentiels en termes d'intégrité des données, de sécurité et de perte de données, comme nous le démontrerons ci-dessous.

L'accès sécurisé aux données sensibles est crucial pour tous les participants.

La gestion de l'accès aux informations sensibles issues des réunions de direction et du conseil d'administration est toujours une préoccupation en termes de sécurité. La gouvernance est bien plus difficile sur papier par opposition aux environnements numériques tels que ceux fournis par les portails des conseils d'administration et de direction, comme le mentionne l'étude5 de 2013, The Thomson Reuters Board Governance: • La surveillance des risques par les conseils d'administration varie

considérablement, et il existe un large éventail de comportements. Près de 25% des personnes interrogées affirment que leur conseil d'administration ne participe pas activement à la surveillance des risques. Cela contraste fortement avec les 55% de conseils d'administration qui établissent activement une culture du risque et transmettent leur politique à la direction.

En outre:

• Plus de la moitié des personnes interrogées ont indiqué qu'ils avaient déjà été dans une situation où les membres de la Commission avaient laissé des documents sensibles dans des endroits publics ou avaient entendu parler de cas où des documents sensibles de la Commission avaient été laissés dans des endroits publics.

Les mêmes problèmes persistent dans les environnements en ligne et dans les environnements non modérés, selon l'enquête The Global State of Information Security® Survey 2018 menée par PwC6, seulement 39% des organisations font preuve de confiance en leur conseil d’administration en ce qui concerne une surveillance adéquate des cyber-risques. Si vous ne contrôlez pas qui a accès à quel document, à l'ordre du jour de la réunion, aux coordonnées ou aux données historiques de la réunion, vous compromettez la sécurité.

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“ Cet outil est beaucoup plus qu'un système documentaire, car il couvre l'ensemble de l'arrière-plan, la façon dont l'information est partagée et, par conséquent, chacun gagne du temps. Une préparation optimale - c'est exactement ce que nous recherchons. ” — Martin Wartmann, Directeur Juridique du Groupe Selecta, à propos de Sherpany.

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Comment les Outils Obsolètes Influencent Aujourd'hui les Réunions de Direction et du Conseil d'Administration ?

Bon nombre des méthodes qui étaient autrefois utilisées pour organiser, planifier et développer l’ordre du jour et le contenu de la réunion sont encore utilisées aujourd'hui. La " peur " de la numérisation retient les organisations et les empêche de progresser vers un environnement rationalisé et sécurisé, et ce n'est pas le seul inconvénient.

L'absence de numérisation a un coût élevé.

Au début, il y avait des ordres du jour et des procès verbaux de réunions version papier.

Il devient de plus en plus évident pour les organisations que le coût réel de l'organisation des réunions sur support papier l'emporte sur toute courbe d'apprentissage qu'elles pourraient tirer de la numérisation de leurs réunions et des données associées. Cependant, les rapports, les documents, les ordres du jour et les livres de bord en version papier sont encore omniprésents dans de nombreuses salles de réunion. Le papier, comme nous le savons tous, a beaucoup d'inconvénients, surtout lorsqu'il s'agit de réviser, partager et livrer des documents aux cadres et aux membres du conseil d'administration. Les problèmes qui découlent de la gestion de votre réunion sur support papier peuvent freiner tout progrès vers la numérisation que vous souhaitez réaliser au cours d'une réunion. Toujours pas convaincu ? Posez-vous les questions suivantes, c'est un moyen rapide de trouver le coût réel que votre entreprise paie pour l'organisation de réunions sur support papier :

• Combien de porte-documents, en moyenne, le membre d'un conseil d'administration ou de l'exécutif transporte-t-il ?

• Peuvent-ils accéder à tous les documents requis ?• Comment peuvent-ils examiner la documentation en moins de temps si cela

se fait sur support papier ?• Auront-ils des difficultés à établir un lien entre les documents et les KPI

(Indicateur clé de performance) ?• Sont-ils capables de localiser rapidement les KPI de l'entreprise dans tous

les documents ?

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Le papier n'est pas un format sécurisé, et avec tous les problèmes de sécurité associés qui entourent les pratiques basées sur le papier, il n'a rien à voir avec les outils en ligne gratuits les plus populaires.

Gestion des réunions de la direction et du conseil d'administration via des systèmes non sécurisés

Les entreprises qui sont entrées dans la phase de numérisation et qui profitent des avantages des communications ouvertes et des documents qui permettent la collaboration sont sur la bonne voie. Les communications électroniques permettent de rationaliser le travail comme aucunes autres, mais pas sans frais. Les outils non sécurisés comme le courrier électronique ou les solutions de stockage en ligne sont incroyablement vulnérables à une grande variété de cyberattaques. Ces solutions ne sont pas conçues pour sécuriser les données sensibles de l'entreprise et comportent donc des risques de sécurité pour les informations stockées.

Même les grands fournisseurs comme Microsoft, Apple et Dropbox sont vulnérables aux violations de données importantes qui ont un impact significatif sur leurs clients 7, 8, 9, 10.

Cette vulnérabilité peut affecter même de grandes organisations comme la banque UniCredit qui a entraîné le piratage de 400 000 comptes bancaires. Le cœur du problème, c'est que lorsque vous gérez vos données sur un système non sécurisé, plusieurs entités ont accès à vos données avec vous.

1. L'entreprise qui fournit l'espace de stockage et les moyens de communication.

2. Tous ceux qui obtiennent les détails de connexion à ces outils, y compris les informaticiens, les secrétaires et les personnes à qui les membres du conseil d'administration et les dirigeants demandent de gérer quelque chose au sein de leur compte.

3. Des tiers malveillants ou des entités qui cherchent à pirater ou à accéder aux informations de votre entreprise et à les exploiter pour diverses raisons.

• Comment peuvent-ils collaborer, mettre à jour et distribuer les documents rapidement ?

• Comment les membres de votre conseil d'administration sécuriseront-ils le document ?

• Qui examinera ce qu'ils ont fait et à qui ils ont remis des copies ?• Les secrétaires peuvent-ils intégrer les changements de dernière minute et

les imprimer et les partager rapidement ?• Qui est responsable de la distribution de l'information et des invitations aux

réunions ?• S'agit-il d'un service de courrier ?• Sont-ils capables de sécuriser l'information et l'invitation ?• Fournissent-ils des garanties ?

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Le manque d'organisation, qu'il s'agisse de papier ou d'outils numérisés, coûte cher à votre entreprise !

Lorsque vous avez besoin d'un document de l'ordre du jour de l'année précédente, vous demandez habituellement à une secrétaire d'accéder à un classeur qui contient les documents ou de faire une recherche dans le groupe de dossiers électroniques qui contient ces documents. Il est facile de rechercher un document dans une pile donnée, même si vous ne savez pas exactement où il se trouve. Cependant, organiser une réunion, et développer un ordre du jour correctement, quand il y a beaucoup de parties impliquées, n'est pas une tâche aussi facile. La compilation de vos réunions implique un effort de traitement continu qui implique la récupération et l'organisation de vastes lots d'informations, une tâche énorme. Voici combien la recherche et la récupération de l'information coûte à votre organisation : • Le manager moyen gaspille 150 heures par an (presque un mois entier), à

la recherche d'informations perdues. Pour une personne qui gagne 50 000$ par année, cette perte équivaut à 3 842$ par année12.

• En général, les cadres supérieurs prennent 30 à 40 fois une seule feuille de papier sur leur bureau avant d'effectivement agir. Forbes ASAP12.

“ Au début, les membres de notre conseil d'administration avaient une forte préférence pour la solution hybride de papier plus celle du numérique. Aujourd'hui, ils utilisent tous les salles du conseil d'administration de manière purement numérique. L'interface utilisateur simple et intuitive est un point fort ainsi que le gain de temps dans le processus d'administration. ”

— Sandra Gut, Assistante du directeur général de l'Organisation de santé SWICA, à propos de Sherpany.

Les communications non sécurisées et les outils d'organisation des données mettent en danger vos données, votre entreprise, les membres du conseil d'administration et les employés, et peuvent entraîner des pertes dont vous pourriez ne pas vous remettre. Même si vous faites de votre mieux pour sécuriser ces systèmes à l'intérieur de votre entreprise, le nombre de problèmes qui découlent du fait de travailler avec des systèmes qui ne sont pas suffisamment sécurisés affecte tout avantage que votre organisation pourrait tirer de travailler avec eux.

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Lorsque vous gérez vos informations sur support papier, ou lorsque vous les gérez sur un système qui n'a pas été personnalisé pour de telles initiatives, plusieurs choses peuvent mal tourner : 1. Vous avez peut-être maintenant quelqu'un dans votre organisation qui sait

où tout se trouve. Mais vous devez réfléchir à ce qui se passera l'année prochaine ? Ou l'année suivante ? Comment vos nouveaux employés et cadres sauront-ils où trouver ce qu'ils recherchent ?

2. Certaines réunions exigent la compilation de grandes quantités d'informations. Lors de la recherche d'informations, vos administrateurs, organisateurs de réunions, cadres et membres du conseil d'administration perdent beaucoup de temps. Même si nous supposons qu'ils trouvent ce qu'ils cherchent, ils perdent beaucoup de temps dans ce processus.

3. Après la réunion, toutes les mises à jour, les résultats et les décisions doivent être distribués aux bonnes parties de votre organisation, elles doivent être traitées et vous devez mettre en œuvre les décisions qui ont été prises de manière efficace.

Pour fonctionner de façon optimale, vous avez besoin d'un logiciel d'entreprise qui doit tout gérer, suivi et interconnecté. Dans un tel logiciel, il faut avoir des règles, des rôles, de la gouvernance et de la conformité. Toutes vos données et leur utilisation doivent faire l'objet d'un suivi vous permettant de résoudre les problèmes relativement rapidement.

Si ce processus est géré via à l'extérieur de votre organisation, certains risques sont à prendre en compte : • Perte d'information.• Atteintes à la protection des données.• Perte de temps.• Suivi inefficace des KPI.• Problèmes de communication.

Ces risques impacteront non seulement vos efforts pour organiser une réunion de l'exécutif et du conseil d'administration de manière productive, mais aussi la capacité de votre organisation à appliquer les décisions que vous avez prises au cours des réunions.

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Comment le Logiciel de Sherpany Optimise les Réunions

Les défis auxquels sont confrontés les directeurs exécutifs, les membres du conseil d'administration, les secrétaires d'entreprise et les administrateurs de réunions sont considérables. Le logiciel de gestion de réunion Sherpany offre une expérience intuitive et sécurisée qui permet aux participants de se concentrer sur les résultats et le processus décisionnel. Il soutient la préparation des réunions en augmentant la productivité, en réduisant les coûts, les cyber risques et même en économisant du temps à chaque réunion organisée par les administrateurs.

Pour que les réunions soient couronnées de succès, les organisateurs doivent consacrer un temps considérable à leur mise en place et à la compilation de tout le matériel requis. Les directeurs exécutifs et les membres du conseil d'administration doivent avoir accès à la documentation pertinente, peu importe où ils se trouvent ou dans quels fuseaux horaires. Ils doivent avoir accès aux documents de réunion passées, aux décisions prises et être informés rapidement des changements de dernière minute. De cette façon, la préparation de réunion devient plus efficace sur le plan du contenu et prend moins de temps, ce qui leur permet de se concentrer sur le processus de prise de décision et de diriger l'action tout au long de la réunion, et de l'appliquer une fois que les décisions sont prises. Les réunions formelles sont de cette façon transformées, autrefois des gaspilleuses de temps désormais des créatrices de valeur, et les participants récupèrent du temps. C'est pourquoi les entreprises ont besoin d'une solution numérique qui leur permettra de traiter de grandes quantités d'informations, de les compiler, d'en informer toutes les personnes impliquées dans le processus de la réunion en interne, de toucher tous les points de l'ordre du jour pendant la réunion, de permettre à chacun de travailler de manière productive et de le faire dans un environnement hautement sécurisé.

C'est à ce moment là que le logiciel de gestion des réunions de Sherpany brille.

Le logiciel de Sherpany a un impact sur la façon dont les dirigeants se rencontrent et prennent des décisions. En standardisant et en numérisant chaque processus, votre organisation devient plus productive et ajoute plus de valeur à ses activités. Sherpany réalise cet impact en prenant tout ce qui compte dans une réunion, pour chaque fonction de votre organisation, et en l'organisant en un seul endroit. Grâce à l'alignement entre les personnes, les processus et la technologie,

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il garantit que les cadres, les membres du conseil d'administration et les administrateurs tirent pleinement profit d'un processus standardisé tout en ayant la bonne information à portée de main, à tout moment.De plus, les organisateurs de réunions, les administrateurs et leur personnel, disposent d’un accès propre pour mettre à jour les parties concernées, compiler les documents et faciliter les réunions, de la manière la plus efficace. Voici comment Sherpany s'assure que les réunions sont optimisées en termes de productivité, d'efficacité, de sécurité et de rentabilité :

Comment Sherpany fait gagner du temps aux cadres et aux membres du conseil d'administration.

Sherpany permet aux dirigeants et aux membres du conseil d'administration d'avoir accès à la documentation des réunions, à l'ordre du jour des réunions et bien plus encore.Ils n'ont pas besoin d'imprimer quoi que ce soit, ils n'ont pas besoin de transporter des documents et ils obtiennent des mises à jour instantanément. Les membres du conseil d'administration et les dirigeants peuvent facilement laisser leurs annotations et travailler en ligne. Ils peuvent également travailler hors ligne lors d'un vol ou d'un trajet en train, et leurs annotations seront téléchargées vers le logiciel Sherpany une fois une connection WiFi établie et une synchronisation de leurs comptes Sherpany effectuée. En outre, Sherpany s'assure que tous les membres du conseil d'administration et les cadres supérieurs aient accès à l'information dont ils ont besoin via le logiciel de réunion Sherpany.

Comment Sherpany fait gagner du temps au secrétaire du conseil

La solution de gestion de réunion Sherpany permet au secrétaire du conseil d'économiser jusqu'à 50 % du temps qu'il consacre à l'élaboration de l'ordre du jour13, ceci grâce à l'aide de modèles d'ordre du jour spécifiques selon l’industrie, adaptés aux réunions trimestrielles régulières. Cette économie de temps peut être portée à 80 % lorsque le secrétaire est en mesure de dupliquer les réunions trimestrielles des années précédentes, en les ajustant à l'ordre du jour de l'année en cours.

“ Sherpany permet une véritable participation ; je reçois les informations les plus pertinentes sur l'entreprise, et je peux même poser des questions directement. ” — Ingrid Schmid, Secrétaire du Conseil d'administration EMMI AG, à propos de Sherpany.

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Rationalisation de l'accès, de la recherche et du développement des documents

Sherpany est un logiciel de gestion de réunions moderne et entièrement conforme qui permet d'assurer une bonne gouvernance de la culture de votre organisation en matière de réunions. Au-delà d'une recherche sécurisée de tous les documents, le logiciel prend en charge l'enregistrement conforme des réunions, par exemple les documents, les procès-verbaux, les décisions, etc. Il donne un aperçu historique de toutes les mesures prises au cours d'une réunion donnée, y compris: • Changements de dernière minute.• Mises à jour des documents.• Mises à jour de l'ordre du jour des réunions• Et des mises à jour des registres (ils peuvent être générés et envoyés à tous

les participants à la réunion, en quelques secondes). Sherpany fonctionne selon plusieurs environnements, avec un accès différent à chaque rôle en fonction de leurs besoins pour optimiser la productivité et l'avancement de la réalisation des objectifs, ce qui signifie que: • Les cadres et les membres du conseil d'administration peuvent accéder

à Sherpany via leurs appareils mobiles comme les iPad, les iPhones et les tablettes Windows. De plus, ils peuvent accéder à l'application via le web, s'ils en ont besoin.

• Les secrétaires et administrateurs peuvent accéder à Sherpany via l'environnement web, ce qui leur permet d'organiser les réunions et d'effectuer toutes les tâches requises.

• Les participants à une réunion donnée ont accès aux documents corporatifs et non corporatifs. Ils ont une invitation personnelle à la réunion, et ont accès à l'ordre du jour de la réunion qui leur permet de se préparer à cette réunion spécifique.

Cela permet bien plus qu'un simple examen de la documentation courante : les dirigeants et les membres du conseil d'administration peuvent se préparer à la réunion en ajoutant leurs annotations personnelles en privé sur le système (ils sont les seuls à y avoir accès), se préparant adéquatement aux réunions à venir. Tous les documents de l'entreprise sont disponibles sur l'application sécurisée de Sherpany, organisés et consultables par date, date de réunion, nom de réunion, propriétaire du document, modifications, participants à la réunion, version du document et bien d'autres choses encore.

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Les réunions multiples sont facilement accessibles Les administrateurs exécutifs et les membres du conseil d'administration peuvent gagner du temps en accédant au logiciel avec un seul login, ce qui est très utile lorsqu'ils ont plusieurs mandats. De plus, ils peuvent consulter en toute sécurité et en temps réel l'ensemble de leurs réunions, ordres du jour et documents. Cela permet aux participants de se concentrer sur les sujets à traiter et de se préparer en examinant les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions antérieures ou en modifiant leurs annotations.

Un niveau élevé de sécurité et de confidentialité des données pour tous les besoins de votre entreprise.

Sherpany est un logiciel de gestion de réunions hautement sécurisé. L'accès à l'application est restreinte et des méthodes d'authentification sûre sont appliquées pour s'assurer que les connexions soient sécurisées. Il y a deux façons d'accéder à l'application : • Authentification à 2 facteurs avec nom d'utilisateur, mot de passe et SMS de

sécurité, qui sont envoyés à chaque fois que les utilisateurs se connectent.

• Ou une authentification à 2 facteurs avec nom d'utilisateur, mot de passe et SoundProof. Cette technologie d'authentification innovante basée sur le son ambiant peut être utilisée comme un moyen plus sûr et en même temps plus pratique de se connecter à la solution Sherpany.

De plus, Sherpany assure la qualité, la sécurité en plus de la protection des données et de la vie privée en se conformant aux normes suivantes :

• Les certificats ISO 27001 et ISAE 3000.• Conformité totale avec le règlement suisse sur la protection des données et

le règlement général européen sur la protection des données (RGPD). La connexion au logiciel de gestion de réunions Sherpany est conforme aux standards suisses du e-banking, via un navigateur sur un ordinateur de bureau ou via une application sur des appareils mobiles. Il nécessite un processus d'authentification à 2 facteurs et s'appuie sur un cryptage fort (AES 256, SSL-TLS 256). En outre, les organisateurs de réunion peuvent définir divers niveaux de sécurité pour les documents, et pour les différents rôles d'utilisateur. Les documents ne peuvent pas être divulgués parce qu'il n'y a pas besoin d'impression, ce qui garantit qu'il n'y a pas d'exposition de données sensibles à des parties non autorisées.

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Sherpany est le moyen le plus rentable de gérer les réunions de la direction et du conseil d'administration

Notre logiciel de gestion des réunions est une solution numérique de bout en bout. • Directeurs exécutifs et membres du conseil d'administration - gagnent

du temps, en leur permettant de prendre des décisions rapidement, dans un environnement numérisé qui leur permettra d'examiner les documents mis à jour dans un environnement sécurisé.

• Secrétaires généraux et administrateurs de réunions - gagnent du temps en numérisant tous les documents de réunion, ils n'ont pas besoin d'imprimer quoi que ce soit ou de produire des supports visuels non numérisés, ce qui leur permet de programmer des réunions et de lancer rapidement des mises à jour.

Réduire le temps passé à numériser vos réunions est rentable (comme le montre le calcul ci-dessous), les membres du conseil d'administration et les cadres peuvent travailler de partout et à tout moment de la journée, et les secrétaires n'ont pas besoin de réimprimer et de compiler manuellement les réunions, tout est sur Sherpany.

Sherpany est un logiciel de réunion primé et une solution SaaS hautement sécurisée. La plate-forme a commencé en tant que startup à croissance rapide en Suisse et s'est développée au fil du temps pour devenir une entreprise de taille moyenne avec une forte présence européenne. La fonctionnalité de recherche permet aux organisateurs de réunions, aux dirigeants et aux membres du conseil d'administration de trouver n'importe quel document, et permet d'économiser au total 50%13 du temps consacré à la préparation des réunions, en particulier lorsqu'il s'agit d'imprimer des documents. Nous avons calculé toutes les ressources consacrées à une réunion avec le calculateur14 de réunion de Harvard Business Review (HBR), et il vous montre exactement combien vous économisez en numérisant vos réunions avec Sherpany :

Le coût d'une réunion = au prorata du salaire des participants

1 heure de réunion pour huit participants avec un salaire annuel de €120K + temps pour se rendre à la réunion (ou frais de déplacement, 10 minutes) + coût du matériel pour la réunion (papier, stylos, etc.) + non inclus en raison d'une évaluation difficile : (1) coût de l'absence de décision lors de la réunion + (2) coût d'opportunité/de garantie de la réunion.

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“Une augmentation notable de l'efficacité de la préparation et de la conduite des réunions.”

— Peter Quadri, Membre de plusieurs conseils d'administration et ancien PDG d'IBM Suisse, à propos de Sherpany.

Sherpany Boardroom permet à votre entreprise d'économiser environ 8.000 € par an!

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Cos

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eur

o (€

)

Salary of attendees Meeting software Time to meeting

Without Sherpany Boardroom

With Sherpany Boardroom

Meeting materials

10000

20000

30000

40000

50000

60000

€ 54,200

€ 46,640

€ 33,600

€ 25,200

€ 15,840

€ 5,600 € 5,600

€ 15,000

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Ce calcul suppose 50 réunions par an

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Quelle suite pour votre Organisation ?Quelle que soit la façon dont vous le voyez, la nécessité de passer à un environnement plus numérisé et le changement dans la culture de la réunion et de l'entreprise est déjà là.

Les entreprises évoluent rapidement vers une numérisation complète à l'aide d'outils SaaS (Software as a Service), et les effets sur les réunions sont indéniables. Les portails de direction et du conseil d'administration optimisent les réunions sur les plans suivants : • Rentabilité : réduire le coût par réunion en permettant les dirigeants, les

membres du conseil d'administration de ne pas perdre du temps à chercher des documents et de travailler au moment qui leur convient.

• Gain de temps : les secrétaires sont plus efficaces en compilant et en mettant à jour les réunions dans un environnement numérique où tout le monde est joignable instantanément.

• Sécurité : le risque de fuite de données est considérablement réduit grâce à l'environnement numérisé et au manque de documents imprimés.

Les réunions Sherpany coûtent moins cher, les préparatifs prennent moins de temps, tout ce que vous faites est sécurisé et il est plus facile de prendre les bonnes décisions parce que vous pouvez accéder à la bonne information, au bon moment, n'importe où et n'importe quand.

Commencez à profiter de vos réunions d'entreprise en adoptant une nouvelle culture des réunions !

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“ Utile à tous égards - notre expérience avec Sherpany Boardroom est excellente. ”

— Andreas Schmid, Président du Conseil d'administration de l'aéroport de Zürich, Helvetica Capital, et Holding AG, à propos de Sherpany.

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Resources and References

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8. What You Need to Know about Ransomware Attacks and Office 365 Spanning 04.2018

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A Clear Path Quoting Forbes ASAP

13. How can a board portal help you with the annual agenda? Shepany’s Blog 11.2016

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