Guide du partenaire 2014

Guide du Partenaire 2014

Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir

L’Office de Tourisme Sarlat Périgord noir est un EPIC communautaire depuis le 1er

janvier 2012.

L’Epic est administré par un Comité de direction et un directeur qui assure son fonc-

tionnement, sous l’autorité et le contrôle du Président

20 salariés permanents, 8 saisonniers, 18 stagiaires (dont 2 stagiaires longue durée)

Accueil

344 jours d’ouverture à Sarlat

220 jours d’ouverture à Beynac

180 jours d’ouverture à La Roque Gageac

485 959 visiteurs dans nos 3 bureaux d’informations touristiques

5 584 demandes de documentation envoyées par courrier

Communication et Emarketing

3900 fans Facebook

317 601 brochures téléchargées sur www.sarlat-tourisme.com

700 000 internautes ont visité le site www.sarlat-tourisme.com

Presse

77 journalistes accueillis, 71 Tours Opérators accueillis, 7 Eductours organisés ou reçus,

146 articles de presse, soit une contrevaleur financière de 5,5 millions d’euros.

Centrale de Réservation et Réceptif Groupe

133 séjours Groupes, 1464 participants

2358 semaines de locations via la Centrale de Réservation

Les chiffres-clés de 2013

Qui sommes-nous ? Nos bureaux d’Informations Touristiques

Sarlat la Canéda

Beynac et Cazenac

La Roque Gageac

Ouvert toute l’année

du 2 janvier au 31 décembre

Tél : +33 5 53 31 45 45

email : [email protected]

Ouvert du 2 février au 31 décembre

Tél : +33 5 53 29 43 08


Ouvert du 12 avril au 30 septembre

Tél : +33 5 53 29 17 01


Bouahlem Rekkas

Directeur

Katia Veyret

Directrice Communication Laëtitia Vaunac

Responsable Accueil

Conseillère en séjour

Référente Qualité

Claire Puybaraud

Responsable Centrale

Réservation

Référente Locations

Laure Lebailly

Responsable Visites

Guidées

Référente Hôtels

Magali Castant

Responsable e-marketing

Internet

Référente Campings

Sabine Soréda

Responsable Boutique


Référente Sites

Estelle Da Cunha

Gestion de l’Information


Référente Commerces

Brigitte Capmas

Responsable Réceptif

Christine Gagnebe

Agent de Réservation

Centrale Réservation

Emmanuelle Larénie

Agent de Réservation

Réceptif

Justine Minard

Community Manager


Référente Chambres

Guillaume Marillesse

Agent numérique Territoire

Internet

Conseiller en séjour

Emilien Reynal

Conseiller en séjour

Françoise Lapeyronnie

Responsable Administratif

et financier

Référente Taxe de séjour

Céline Schiffer

Secrétaire de Direction Jacques Krasa

Responsable Randonnées

Corinne Hommel

Guide Conférencière

Françoise Martinet

Guide Conférencière

Florence Vigier

Agent Admnistratif

Régie Accueil

Nous sommes certifiés Qualité Tourisme depuis mai 2013,

Nous développons notre réseau de prestataires, fort de

839 membres en 2013

Nous mettons en valeur le patrimoine local en proposant

des visites

Nous prônons un tourisme responsable en valorisant des

visites et activités « vertes »

Acteur du Tourisme, vous souhaitez …

Accroître votre notoriété en communiquant auprès des visi-

teurs, de la presse, des autres acteurs de votre secteur

Appartenir à un réseau et pouvoir être actif au sein des diffé-

rentes instances

Développer votre activité grâce aux meilleurs vecteurs de pro-

motion

Obtenir des informations sur la législation en cours, sur les

labels existants, sur les statistiques

Bénéficier d’un accompagnement et de conseils pour appuyer

la création et le développement de votre structure

Nos missions, nos actions Nos valeurs

L’Office de tourisme Sarlat Périgord Noir s’est vu confier des missions de service public :

assurer l’accueil et l’information des touristes sur le territoire

assurer la promotion touristique du territoire en coordination avec Comité Départemental du

Tourisme et celle du Comité Régional du Tourisme ;

commercialiser des prestations de services touristiques sur notre territoire et sur le territoire de

toute commune de la destination qui y serait favorable ;

Contribuer à coordonner les interventions des divers partenaires du développement touristique

local, depuis la définition de la stratégie et la programmation des actions de développement jus-

qu’à l’évaluation des actions entreprises ;

Etre chargé de tout ou partie de l’élaboration et la mise en oeuvre de la politique locale du tou-

risme et des programmes locaux de développement touristique, notamment dans les domaines

de l’élaboration des services touristiques, de l’exploitation d’installations touristiques et de loi-

sirs, des études, de l’animation des loisirs, de l’organisation de fêtes et de manifestations cultu-

relles ;

Apporter conseil et soutien à toute la collectivité qui en ferait la demande par convention.

D’autres missions sont confiées par convention à l’OT par la Ville de Sarlat. Il s’agit notamment

de :

L’exploitation des visites guidées de la Ville dans le cadre du programme « Ville d’Art & d’Histoire

» mis en place par l’animatrice du patrimoine ;

L’élaboration et la réalisation d’événements (Fête de la Truffe, Sarlat Fest’Oie, Marché de Noël,

Journées du terroir, Journée de la gastronomie)

L’Office de Tourisme dispose de divers supports et de différentes formules selon votre type de structure et la communication que vous souhaitez développer. Parmi toutes nos offres, il y en a

forcément qui vous correspondent.

N’hésitez pas à nous contacter pour avoir d'avantages de précisions. Voir notre équipe de référents

Nos supports de communication

Documentation Tous les documents de l’Office de Tourisme sont mis à disposition de la clientèle en permanence

sur les présentoirs des trois espaces d’accueil de Sarlat, Beynac et La Roque Gageac, lesquels

comptent parmi les plus fréquentés de Dordogne. Hors horaires d’ouverture, ils sont également

mis à disposition devant l’espace d’accueil à Sarlat où les visiteurs affluent jusque tard le soir,

notamment en saison. Ils sont également mis à disposition des voyageurs à la gare de Sarlat et

dans les aérogares de Bergerac-Roumanières et Brive Vallée Dordogne.

Tous sont également téléchargeables et peuvent être feuilletés en ligne depuis notre site Inter-

net www.sarlat-tourisme.com qui, avec plus de 660 000 visiteurs annuels, est de loin le plus fré-

quenté de Dordogne en matière touristique.

Des remises sont consenties aux opérateurs désireux de souscrire plusieurs encarts, que ce soit

pour figurer dans des documents complémentaires ou pour présenter des activités différentes.

Dépôt de documentation

Afin d’améliorer encore votre visibilité auprès de la clientèle, vous pouvez déposer vos dépliants commerciaux (11 cm de largeur maximum) dans les locaux des différents points d’accueil de l’office de tourisme (Sarlat, Beynac et la Roque-Gageac).

L’office de tourisme veille à n’être jamais en rupture de stock et vous alerte à l’avance pour vous permettre de le réalimenter chaque fois que nécessaire. C’est à vous qu’il incombe d’alimenter chacun des points d’accueil.

A quel moment souscrire ? Lors de la campagne d’éditions en septembre. Il est également possi-ble de souscrire tout au long de l’année, sous réserve des places disponibles. Au vu de la saison-nalité de la fréquentation, il est plus rentable de souscrire avant avril afin d’optimiser votre re-tour sur investissement. Contact : Estelle, Tél 05 53 31 45 45, email : [email protected]

Plan de ville

Le plan de la ville de Sarlat est le document le plus demandé. Il

présente au recto un plan de la cité médiévale et au verso le

plan de la périphérie.

Les insertions publicitaires sur le plan mesurent pour la plupart

un quart de volet.

Quelques espaces comme la dernière de couverture sont propo-

sés sous forme de plein volet (voir page 7 pour plus de détails).

A quel moment souscrire ? Nous contacter avant la mi-mars.

Nombre d’exemplaires : 220 000

Dimension : A3

(Données 2012)

Nombre d’annonces publicitaires : 32


Les éditions papier Guide touristique

Edité en trois langues français-anglais-espagnol, ce guide est

adapté à la grande majorité de nos visiteurs. Diffusé dans les

points d’accueil les plus fréquentés de la Dordogne (Sarlat,

Beynac et la Roque-Gageac notamment) et disponible dans

plus de 350 structures touristiques (hébergements, sites…),

il est le guide le plus diffusé.

Il répertorie tout ce qu’il y a de plus utile pour organiser sa

découvert : jours de marchés, galeries d’art, sites, monu-

ments, loisirs et activités, produits locaux et visites de fer-

mes, Plus Beaux Villages de France, voies vertes, baignades,

aires de services pour camping-car… sur l’ensemble du Péri-

gord Noir et au-delà.

A quel moment souscrire ? Nous contacter au mois de sep-

tembre pour recevoir votre dossier d’inscription.

Nombre de pages : 68, Nombre d’exemplaires : 200 000

Dimension : 20 x 28 cm, Nombre d’encarts : 130

Nombre d’annonces publicitaires : 43 Hébergements

Nouvelles formule 2014

Guide des hébergements regroupant : Hôtels Restaurants,

Chambres d’hôtes et Auberges d’Hôtes, Camping caravaning,

Locations Groupées, Locations de vacances et Gîtes d’étapes

Nombre d’exemplaires : 220 000

Dimension : A3

(Données 2012)

Nombre d’annonces publicitaires : 32

Guide Pratique

Ce guide édité au format de poche, est distribué dans les administra-

tions, chez les commerçants et les hébergements touristiques de la com-

munauté de communes Sarlat Périgord Noir.

Faites vous connaitre auprès de nos services gratuitement.

Parution à l’automne

Nombre de pages : 86, Nombre d’exemplaires : 12 000

Dimension : 10 x 21, Régie publicitaire externe


Ecrans plasma

Dans le souci de communiquer efficacement auprès du public nombreux qui visite nos locaux, à Sarlat notamment (450.000 visiteurs par an à Sarlat), nous vous proposons de diffuser votre annonce publici-taire sur nos écrans plasma à Sarlat, à Beynac ou sur les deux sites. Votre annonce est diffusée au choix sous forme d’une image fixe, d’un diaporama ou d’une vidéo et ce, tous les jours de 9 h à 2 h du matin.

A quel moment souscrire ? Tout au long de l’année.

Site Internet

Un espace publicitaire visible en permanence sur l’ensemble des pages du site www.sarlat-tourisme.com affiche plusieurs annonces à tour de rôle et vous garantit une excellente visibilité auprès des 660 000 visiteurs annuels.

A quel moment souscrire ? Tout au long de l’année.

Brochures

Nous vous proposons d’insérer un encart publicitaire dans les brochures les mieux diffusées du Périgord Noir et les plus téléchargées. Ces encarts peuvent être insérés sur chacune de nos brochures et sous différents formats :

pleine page, 2/3 de page, 1/3 de page, ¼ de page, 1/6 de page, 1/8 de page, 1 photo d’illustration 1/25 de page

A quel moment souscrire ? Nous contacter au mois de septembre pour recevoir votre dossier.

Asile courrier

En optant pour le droit d’asile, votre dépliant est inséré dans chaque pli d’envoi de documentation. Chaque année, nous envoyons plus de 7 000 courriers en réponse aux demandes des clients qui sollici-tent une documentation touristique.

A quel moment souscrire ? Nous contacter en début d’année (le droit d’asile change au 1er mars). Contact : Sabine, Tél : 05 53 31 45 45, email : [email protected]

Encarts publicitaires Site Internet www.sarlat-tourisme.com

80% des clients utilisent Internet pour préparer leur séjour. Avec une fréquentation de 660 000 visites annuelles (données 2012) le site de l’Office de Tourisme est leader en Dordogne.

Vous pouvez disposer d’un encart sur le site qui comporte :

• un descriptif de votre structure

• vos tarifs

• vos disponibilités (pour les hébergements)

• une carte de localisation

• vos coordonnées

• 6 photos

Si vous ne disposez par d’internet ou si vous n’êtes pas à l’aise avec l’outil, nous pouvons saisir pour vous l’état de vos réservations tout au long de l’année. Ce service peu onéreux et très utile vous permet de rester en bonne position dans les listes de résultats qui priment la fraîcheur de l’information.

Ces informations de disponibilités sont utilisées pour orienter les clients de dernière minute en période de forte fré-quentation. Durant la haute saison, elles sont affichées devant nos locaux après la fermeture pour renseigner les visiteurs arrivés tardivement sans réserver.

Si vous choisissez d’intégrer la centrale de réservation (meublés de tourisme uniquement) et que votre offre est rete-nue par le service, elle sera automatiquement réservable en ligne.

Si vous êtes déjà partenaire de la plateforme de réservation « ctoutvert » (campings), vous avez la possibilité de met-tre en valeur vos disponibilités sans qu’il soit nécessaire de les saisir en double. Si vous n’êtes pas encore affilié, l’OT peut vous permettre de rejoindre ce service dont beaucoup de campings en Dordogne ont plébiscité l’efficacité !

En 2013, le site de l’OT est décliné en version mobile pour s’adapter aux nouveaux usages, notamment pendant le séjour des clients.

Les partenaires de l’OT localisés sur la communauté de communes Sarlat Périgord Noir figurent en complément, selon les activités reprises, sur les sites www.perigordnoir.com, www.dordogne-perigord-tourisme.fr et www.tourisme-aquitaine.fr

A quel moment souscrire ? Tout au long de l’année, le préférable étant entre septembre et janvier afin d’optimiser votre promotion pour la saison à venir. Contact : Magali et Guillaume, Tél : 05 53 31 45 49, email : [email protected]

Nos services

L’Office de Tourisme propose aux propriétaires de locations de vacances de gérer leur planning de ré-servation grâce à son service de réservation. Le service est amené à se prononcer sur l’acceptation ou le refus d’une inscription en fonction d’un cahier des charges précis. Le service contrôle régulièrement chacune de ces locations afin d’assurer des vacances réussies à ses clients. En optant pour ce service, vous paraissez systématiquement dans la brochure locations de vacances ainsi que sur le site Internet www.sarlat-tourisme.com notamment.

A quel moment souscrire ? Nous contacter au mois de septembre pour recevoir votre dossier.

NB : Il est possible d’adhérer au service tout au long de l’année, mais la location ne pourra apparaître sur la brochure et ne sera donc visible que sur Internet qui représente néanmoins l’essentiel des réser-vations. Contact : Claire et Chistine Tél 05 53 31 45 40, email: [email protected]

Centrale de réservation

Réceptif groupe

L’Office de Tourisme dispose d’un service réceptif fonctionnant à la manière d’une agence de voyages tout en s’appuyant sur les partenaires de la destination. Il organise des séjours « clé en main » sur le Péri-gord Noir mais également des séjours à la carte selon les demandes de ses clients. Il dispose également un mini-site pour la promotion de ses offres de séjours par thématique : www.sarlatgroupes.com

N’hésitez pas à nous interroger pour faire référencer votre offre.

A quel moment souscrire ? Tout au long de l’année, de préférence avant le mois de mars pour anticiper au mieux la saison. Contact : Brigitte et Emmanuelle Tél : 05 53 31 45 43, email : [email protected]

Accueil de presse

Afin de communiquer au mieux sur notre territoire l’Office de Tourisme dispose d’un service presse, qui pro-pose tout au long de l’année, via des communiqués de presse, des sujets éclectiques susceptibles d’intéresser la presse internationale, nationale et régionale. Le service est toujours en recherche de nouveauté, d’idées originales afin d’alimenter ses communiqués. Par ailleurs le service répond aux nombreuses sollicitations de journalistes ayant eux mêmes choisit leur sujet de reportage. Ayant une photothèque de qualité, le service presse envoie une centaine de visuels par an, aux divers médias ou agences dans le but de louer les vertus de Sarlat et sa région.

Un dossier de presse est disponible en téléchargement sur le site de l’office de Tourisme www.sarlat-tourisme.com

N’hésitez pas à nous communiquer toutes vos offres, nouveautés.

A quel moment nous contacter : tout au long de l’année Contact : Katia, Tél 05 53 31 45 46, email : [email protected]

Diffusion de la documentation

L’Office de Tourisme distribue chaque année, à plusieurs reprises tout au long de la saison, la documentation qui est éditée par l’Office de Tourisme (guide touristique, guide pratique, guide de la restauration, plan de ville, guides des hébergements), le programme des visites guidées de Sarlat, le programme des manifestations… L’utilisation de cette documentation vous permet de renseigner plus facilement la clientèle grâce à des sup-ports adaptés tels que le guide touristique trilingue.

A quel moment nous contacter ? Il n’est pas nécessaire de nous contacter, un employé de l’Office de Tourisme passera systématiquement dans votre structure au mois d’avril si vous êtes partenaire ou si vous êtes situé sur la communauté de communes Sarlat Périgord Noir. Contact : Florence Tél : 05 53 31 45 45, email : [email protected]

Prêt de matériel de promotion

L’Office de Tourisme vous propose plusieurs supports que vous pouvez utiliser sur vos actions de promo-tion : deux murs d’images et six kakémonos. Ce matériel vous permettra de promouvoir les attraits de notre région lors de votre participation à un salon par exemple.

A quel moment nous contacter ? Dès que vous disposez des dates auxquelles vous avez besoin du matériel afin que nous puissions le prévoir dans notre planning de prêts. Contact : Laure Tél : 05 53 31 45 42 , email : [email protected]

Nos services

Taxe de séjour La taxe de séjour est une ressource perçue sur la population touristique qui permet aux communes ou

aux groupements de communes de bénéficier de ressources supplémentaires destinées à favoriser la

fréquentation touristique du territoire.

La taxe est instaurée pour les hébergements « à titre onéreux » et concernent : Les hôtels de tou-

risme, Les résidences de tourisme, Les meublés de tourisme, (gîte ruraux, chambres d’hôtes, gîte de

groupes etc…), Les villages de vacances, Les terrains de camping et les terrains de caravanage ainsi

que tout autre hébergement de plein air. C’est au logeur qu’il incombe de percevoir la taxe (il sert d’intermédiaire) et de la reverser au régis-seur de recette « Taxe de séjour ». A l’appui de son versement, le logeur doit joindre un chèque global qu’il établit pour le montant total des taxes qu’il a encaissées auprès du touriste. Le reversement de la taxe de séjour : Le reversement doit avoir lieu dans les 20 jours qui suivent la date limite indiquée : Au plus tard le 20 Avril pour le paiement du premier trimestre, au plus tard le 20 Juillet pour le paiement du deuxième trimestre, au plus tard le 20 Octobre pour le paiement du troisième trimestre, au plus tard le 20 Janvier de l’année N+1 pour le paiement de quatrième trimestre Contact : Françoise Tél : 05 53 31 45 41, email : [email protected]

Signalétique touristique

Vente du guide de randonnées

L’Office de Tourisme édite un guide de randonnées labellisées PDIPR (Plan Départemental des Itinéraires de Promenades et de Randonnées pédestres). Ce guide propose 300 km de sentiers balisés répartis sur 26 boucles de 1,6 km à 17 km pour partir à la découverte de la nature et du petit patrimoine de la Commu-nauté de Communes de Sarlat Périgord Noir.

En qualité de professionnel du tourisme et moyennant une commission sur vos ventes, vous avez la possi-bilité de devenir dépositaire du guide de randonnées complet. Une formule « à la carte » vous est égale-ment proposée. Elle consiste en l’achat préalable de lot(s) choisi(s) parmi 6 lots de 3 fiches prédéfinis par secteurs géographiques. Secteurs : Vallées des Beune (2 lots), Vallée Enéa-Sarlat (2 lots), Vallée Dordogne (2 lots). A quel moment nous contacter : tout au long de l’année.

Chaque demandeur est limité à 4 réglettes maximum par activité. Des couleurs de fond sont attribuées selon le type d'activité :

Fond vert : accueil en milieu rural

Fond blanc : activités de loisirs (canoë, camping...)

Fond marron : hôtels et restaurants

Fond beige : artisans et commerçants

Fond pourpre : activités ayant trait aux vignobles locaux Contact : Françoise Tél : 05 53 31 45 41, email : [email protected]

Les référents

Le référent est l’interlocuteur privilégié entre l’Office de Tourisme et le Partenaire , il est là pour vous accompagner et vous conseiller , vous apporter des outils pour améliorer votre notoriété , promouvoir votre activité.

Un référent par filière : Hôtels-Restaurants : Laure Lebailly Campings et villages de vacances : Magali Castant Chambres d’Hôtes : Justine Minard Sites et Monuments : Sabine Soréda Commerces : Estelle Da Cunha

Les technologies de l’information et de la communication

Accès Wifi gratuit Réseaux sociaux

Nous sommes activement présents sur la plupart des

réseaux sociaux :

facebook.com/Sarlat.Tourisme

twitter.com/OTS24

Site Pro : pro.sarlat-tourisme.com

Ateliers numériques

Newsletters Pro et grand public

Nos 3 points d’accueil sont équipés

en Wifi gratuit

SADI

Cette méthode permet d’étudier et de mettre en place un

SADI (schéma d’accueil et de diffusion de l’information),

dont le rôle est d’organiser l’accueil et la diffusion de l’in-

formation en dehors de l’ Office de Tourisme, pour per-

mettre à tout public d’accéder à l’information du territoire

Un site dédié aux professionnels au Tourisme, un support

pour vous accompagner dans votre projet, des articles régu-

liers, des fiches pratiques, nos missions …

Accès simple, illimité et direct, inscription à la newsletter Pro

1 Newsletter Pro tous les mois

1 Newsletter de l’été tous les vendredis du 15 juin au 15

septembre qui répertorie l’agenda de la semaine

Quand s’inscrire ? À tous moment, sur pro.sarlat-

tourisme.com ou sur www.sarlat-tourisme.com

Outils de communications

Sirtaqui

Vidéothèque : http://www.youtube.com/user/otsarlat

Photothèque : http://www.flickr.com/photos/sarlat-

tourisme

Un peu partout en France, les animateurs numériques ont pour mission d'accompa-

gner les professionnels locaux du tourisme pour accroitre leur performance sur In-

ternet.

L'Office de Tourisme dispose de deux animateurs numériques de territoire : Guil-

laume et Justine proposent régulièrement des ateliers aux professionnels.

Le SIRTAQUI (Système d’Information Régional Touristique d’AQUItaine) est la base de

données commune des « institutionnels » du tourisme de l’Aquitaine, Offices de Tou-

risme, Comités Régional et Départementaux es informations sont utilisées pour ali-

menter leurs éditions papier et leurs sites internet et pour renseigner leurs visiteurs.

Elles sont aujourd’hui également diffusées via des annuaires et des agendas privés.

Pour optimiser votre présence dans le SIRTAQUI, il est important de tenir vos infor-

mations à jour (adresse, coordonnées, modalités d’ouverture, tarifs, …), illustrer vo-

tre établissement et vos prestations par plusieurs photos, vous présenter sous votre

meilleur jour dans le descriptif commercial.

Collecte auprès de l’Office de Tourisme de votre territoire lors de campagne d’édition

et mise à jour régulière pour tout changement

Contact : Estelle, Tél : 05 53 31 45 45, email : [email protected]

Blog

Articles publiés régulièrement en

lien avec l’actualité du moment

(évènementiels, législation, recettes,

expositions, marchés, tournage de

film, festival …)

http://blog.sarlat-tourisme.com/

Accès libre

Etre Partenaire de l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir, c’est :

Augmenter sa notoriété

Etre accompagné et conseillé

Appartenir à un réseau

Promouvoir son activité

Développer son activité commerciale

S’implanter dans la vie locale

OFFICE DU TOURISME SARLAT PERIGORD NOIR

SARLAT – BEYNAC-ET-CAZENAC – LA ROQUE GAGEAC

TEL. +33 (0) 5 53 31 45 45Fax : +33 (0) 5 53 59 19 44

3 Rue Tourny - B.P. 114 - 24203 SARLAT CEDEX

e-mail : [email protected], www.sarlat-tourisme.com

Documents

Guide du partenaire 2014