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Guide du portail pour la facturation en ligne Un guide pour les contacts de support autorisés
Août 2019
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TABLE DES MATIERES
1 ACCES A LA FACTURATION ................................................................................................................................... 3
2 SAP BILLER DIRECT ................................................................................................................................................ 4
2.1 Onglet Open Bills ........................................................................................................................................... 4
2.2 Onglet Reports ................................................................................................................................................. 6
2.3 Onglet Transactions ........................................................................................................................................ 7
2.4 Onglet Credits .................................................................................................................................................. 7
2.5 Onglet Paid Bills .............................................................................................................................................. 8
2.6 Onglet Payments ............................................................................................................................................. 9
2.7 Onglet Address Data ..................................................................................................................................... 10
2.8 Onglet Credit Card ......................................................................................................................................... 10
2.9 Onglet Automatic Debit Authorization ........................................................................................................ 11
2.10 Onglet Switch Account ............................................................................................................................... 12
3 FOIRE AUX QUESTIONS ........................................................................................................................................ 12
3.1. Mes données seront-elles transférées de manière sécurisée ? .............................................................. 12
3.2 Quelles sont les exigences du navigateur Internet ? ................................................................................ 12
3.3 Quels paramètres du navigateur Internet sont obligatoires ? .................................................................. 13
3.4 Pourquoi existe-t-il des limites d'accès aux parties dans SAP Biller Direct ?........................................ 13
3.5 Comment demander un changement de nom de société ? ...................................................................... 13
3.6 Comment demander un changement d'adresse de facturation et des avis d'expédition ? .................. 14
3.7 Où télécharger un certificat d'assurance ?................................................................................................. 14
3.8 Comment obtenir un remboursement des taxes facturées si vous êtes exonéré ? ............................... 14
3.9 Que signifie le statut « In Process » ? ......................................................................................................... 14
3.10 Quelles coordonnées bancaires doivent être saisies ? .......................................................................... 14
3.11 Quels sont les frais incrémentiels ? .......................................................................................................... 14
3.12 Quand les crédits seront-ils appliqués ? .................................................................................................. 15
RESSOURCES .............................................................................................................................................................. 15
Questions supplémentaires ............................................................................................................................... 15
Documentation et webinaires de SAP Concur Support .................................................................................. 15
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Une fois connecté au Portail SAP Concur Support, vous êtes en mesure d'accéder aux informations de
facturation par le biais de SAP Biller Direct.
Pour savoir comment se connecter au Portail SAP Concur Support, veuillez consulter le guide intitulé Navigation
sur le Portail SAP Concur Support qui se trouve dans la Médiathèque de formation Concur.
1 ACCES A LA FACTURATION
1. Cliquez sur l’onglet Billing.
2. Cliquez sur le lien pour accéder aux factures émises après le 1er janvier 2017.
Remarque : Pour les factures antérieures au 1er janvier 2017, envoyez une question de facturation ou contactez votre représentant client.
3. Après avoir cliqué sur le lien, SAP Biller Direct s'affiche.
Remarque : Si l'entreprise détient plusieurs comptes de facturation (compte de contrats), sélectionnez le compte auquel vous souhaitez accéder depuis l'écran initial de SAP Biller Direct.
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2 SAP BILLER DIRECT
2.1 Onglet Open Bills
L'onglet Open Bills affiche les factures en cours et non payées du compte.
Une fois que vous avez sélectionné le compte de contrats à examiner, vous serez redirigé vers la page Open Bills, sur laquelle vous pourrez :
• Afficher l'ensemble des détails en cliquant sur le lien hypertexte de l'ID de facture ou en cochant la case en regard du numéro de facture.
• Enregistrer la facture au format PDF en cliquant sur l'icône PDF.
La facture sera téléchargée et apparaîtra en bas à gauche de votre écran.
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Renommez le fichier et cliquez sur Save.
Si vous ouvrez le fichier, la facture s'ouvrira au format PDF.
Remarque : Les clients ne paieront pas les factures via SAP Biller Direct.
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2.2 Onglet Reports
L'onglet Reports permet de télécharger des rapports détaillés d'une facture.
Téléchargez des rapports sur une ligne de facture en sélectionnant celle-ci à partir de la liste dans la partie gauche de la page ; une fois que les détails sont affichés, sélectionnez Download as CSV File.
Le système vous invite à enregistrer le fichier. Une fois exportés, les détails du rapport s'ouvriront dans Excel.
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2.3 Onglet Transactions
L'onglet Transactions permet d'afficher la transaction sélectionnée d'une ligne de facture.
Une fois que la facture à afficher a été sélectionnée, le système vous redirigera vers la page Bill Document sur laquelle s'affichent les lignes de facture.
Depuis cette page, vous pouvez imprimer une copie de la facture.
2.4 Onglet Credits
L'onglet Credits permet d'accéder aux crédits comptabilisés sur un compte.
Si vous n'arrivez pas à afficher un crédit spécifique dans la liste, cliquez sur le bouton Find Credits pour afficher des champs dans lesquels vous pouvez saisir des informations pour rechercher un crédit.
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Une fois que vous avez saisi les critères de recherche, cliquez sur Find.
2.5 Onglet Paid Bills
L'onglet Paid Bills affiche les factures payées. Comme pour l'onglet Open Bills, vous pouvez afficher les détails et/ou imprimer une copie PDF d'une facture.
Si vous n'arrivez pas à afficher une facture payée dans la liste, cliquez sur le bouton Extend Search pour afficher des champs dans lesquels vous pouvez saisir des informations concernant la facture payée.
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Une fois que vous avez saisi les critères de recherche, cliquez sur Find.
2.6 Onglet Payments
L'onglet Payments affiche la liste des paiements réalisés sur le compte.
Pour rechercher un paiement spécifique, affinez la liste en sélectionnant la période spécifique, en saisissant le montant approximatif ou exact du paiement et/ou en indiquant le mode de paiement utilisé. Une fois que vous avez saisi les critères de recherche, cliquez sur Find.
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2.7 Onglet Address Data
L'onglet Address Data permet de mettre à jour l'adresse de facturation, l'adresse e-mail d'un destinataire pour les notifications de facture et le numéro de téléphone, ainsi que d'ajouter plusieurs contacts comme destinataires des notifications par e-mail.
Pour mettre à jour une information, cliquez sur le bouton Edit, ajoutez ou apportez des modifications aux sections Address, Contact Data et E-mail Address. L'adresse de facturation peut être modifiée en sélectionnant Make this default billing address sous l'adresse souhaitée.
2.8 Onglet Credit Card
Les clients utilisant le paiement automatique (ceux dont le mode de paiement est défini sur carte de crédit ou prélèvement automatique) peuvent accéder à leurs informations de carte de crédit, les mettre à jour, les modifier ou les supprimer.
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Cliquez sur Edit pour modifier vos informations de carte de crédit.
Remarque : Le numéro de carte de crédit sera affiché comme jeton conformément à la norme PCI. Toutefois, le type de carte et la date d'expiration seront visibles pour pouvoir être mis à jour.
Pour mettre à jour la carte de crédit enregistrée, une nouvelle fenêtre pop-up s'affichera et vous demandera les informations de la carte.
Remplissez tous les champs obligatoires.
Une fois les bonnes informations saisies, cliquez sur Finish et le système confirmera les modifications apportées aux informations de la carte de crédit.
2.9 Onglet Automatic Debit Authorization
L'onglet Automatic Debit Authorization accorde à SAP Concur l'autorisation de traiter automatiquement le paiement de la facture. Cette fonctionnalité est disponible pour les clients utilisant le paiement automatique.
Si plusieurs coordonnées bancaires ou plusieurs cartes de crédit sont enregistrées dans le système, vous avez la possibilité de sélectionner le compte bancaire que vous préférez pour le paiement des factures en cours. Sélectionnez un compte dans la liste et cliquez sur Save pour appliquer les modifications.
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2.10 Onglet Switch Account
Switch Account est une option disponible pour les utilisateurs titulaires de plusieurs comptes.
Cliquez sur l'onglet Switch Account pour être redirigé vers la page initiale afin de sélectionner le compte à afficher.
3 FOIRE AUX QUESTIONS
3.1. Mes données seront-elles transférées de manière sécurisée ?
Oui, si l'adresse du navigateur contient https://. SAP Concur utilise la méthode de chiffrement SSL (Secure Sockets Layer). Ce type de chiffrement protège toutes les données sensibles, telles que les numéros de carte de crédit, les numéros d'identification bancaire, les numéros de compte bancaire, les noms et les adresses, de façon à ce qu'elles ne puissent pas être décodées par des personnes non autorisées lors du transfert via Internet.
3.2 Quelles sont les exigences du navigateur Internet ?
Les dernières versions des navigateurs Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox ou Safari sont recommandées pour l'utilisation des fonctions de SAP Biller Direct. Le navigateur Internet doit répondre aux conditions suivantes :
• SSL 128 bits pris en charge
• JavaScript activé
• Cookies activés
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3.3 Quels paramètres du navigateur Internet sont obligatoires ?
Certains paramètres du navigateur pour les scripts et les cookies doivent être activés afin de garantir l'exécution correcte de SAP Biller Direct. En fonction du navigateur, réalisez la procédure suivante :
Internet Explorer (à partir de la version 5.5)
Dans la fenêtre Internet Explorer, sélectionnez l'icône des paramètres > Options Internet.
Dans la boîte de dialogue Options Internet, sélectionnez l'onglet Sécurité.
Dans la boîte de dialogue Paramètres de sécurité, vérifiez si les éléments suivants ont été activés :
• Cookies > Autoriser les cookies de la session (non enregistrés)
• Script > Activer le script
Recommandation : Sélectionnez la page à onglet Général. Sélectionnez les paramètres dans la section Fichiers Internet temporaires. Sélectionnez l'option Automatiquement de façon à ce que le navigateur recherche les dernières versions des pages enregistrées.
Pour enregistrer les paramètres, cliquez sur OK.
Fermez la boîte de dialogue des options Internet en cliquant sur OK.
Netscape (à partir de la version 7.0)
Dans Netscape, sélectionnez Édition > Préférences > Avancées.
Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, développez Avancées et cliquez sur Scripts et plug-ins. Sélectionnez JavaScript comme navigateur et confirmez l'entrée avec Ok.
Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, développez Vie privée et sécurité et cliquez sur Cookies. Sélectionnez Accepter uniquement les cookies qui sont renvoyés au serveur d'origine et confirmez l'entrée en sélectionnant Ok.
Mozilla (à partir de la version 1.6)
Dans Mozilla, choisissez Édition > Préférences.
Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, développez la catégorie Avancé et cliquez sur Scripts et plug-ins. Sélectionnez l'option Navigateur sous Activer JavaScript et confirmez l'entrée en cliquant sur Ok.
Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, développez Vie privée et sécurité et cliquez sur Cookies. À droite, sélectionnez Accepter les cookies pour le site Web d'origine uniquement et confirmez votre entrée en cliquant sur Ok.
3.4 Pourquoi existe-t-il des limites d'accès aux parties dans SAP Biller Direct ?
En fonction des autorisations, certaines parties du menu peuvent ou ne peuvent pas être affichées. Ce guide couvre l'ensemble des fonctions de SAP Biller Direct. Il est peu probable qu'un utilisateur soit autorisé à accéder à toutes les parties.
3.5 Comment demander un changement de nom de société ?
Contactez le Gestionnaire de compte ou l'Analyste des comptes client, ou envoyez un e-mail à [email protected] avec les informations suivantes sur l'en-tête de votre société :
• Objet : Demande de changement de nom de société - (nom de la société).
• Nom de société existant et nouveau nom légal.
• Adresses pour les avis d'expédition (Adresse d'expédition : doit être une adresse physique) et la facturation (Adresse de facturation).
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• Motif du changement : changement d'image, fusion, acquisition, etc.
• Obtenir un PDF du/des document(s) d'inscription du Secrétaire d'État du gouvernement compétent en vertu duquel les activités sont organisées ou le lien des documents en ligne.
3.6 Comment demander un changement d'adresse de facturation et des avis d'expédition ?
Pour demander un changement d'adresse d'expédition et/ou de facturation, contactez l'Analyste des comptes client affecté ou envoyez un e-mail à [email protected]. Veuillez fournir le nom de l'entreprise enregistrée ou le numéro du compte client.
Remarque : L'adresse d'expédition doit être une adresse physique.
3.7 Où télécharger un certificat d'assurance ?
Le certificat d'assurance mis à jour est disponible à l'adresse www.sap.com/ecoi.
3.8 Comment obtenir un remboursement des taxes facturées si vous êtes exonéré ?
Envoyez le certificat d'exonération du département d'État des États-Unis par e-mail à l'Analyste des comptes client affecté ou à l'adresse [email protected]
Une fois que l'équipe fiscale a validé le certificat, le statut de la demande sera envoyé sous 48 heures.
Remarque : Ce processus peut prendre jusqu'à deux cycles de facturation.
3.9 Que signifie le statut « In Process » ?
Une autorisation de débit (prélèvement) automatique a été convenue, mais le montant n'a pas été débité de votre compte ou carte de crédit, le chèque n'a pas été reçu ou le virement bancaire n'a pas été comptabilisé dans les paiements entrants de SAP Concur.
3.10 Quelles coordonnées bancaires doivent être saisies ?
Lorsque vous saisissez de nouvelles coordonnées bancaires, ajoutez une description brève et claire dans le champ de description du compte. Par exemple, incluez le type de compte, l'institution financière et la ville. Cette description ne sert qu'à un usage personnel, afin de faciliter la sélection lors de la transaction suivante.
3.11 Quels sont les frais incrémentiels ?
Les frais incrémentiels surviennent lorsque le montant prévu des notes de frais ou factures a été dépassé. Chaque note de frais ou facture créée par un employé génère un ID de note de frais unique. La facturation dépend du nombre de clés ou ID de notes de frais générés au cours d'un cycle de facturation.
Voici des scénarios expliquant pourquoi des frais incrémentiels peuvent survenir :
• Note de frais créée > l'employé l'envoie pour approbation > 1 transaction facturée.
• Note de frais refusée > l'employé modifie la note de frais et l'envoie pour approbation > 1 transaction facturée.
• L'approbateur refuse la note de frais > l'employé supprime la note de frais > l'employé crée une nouvelle note de frais et l'envoie pour approbation > 2 transactions facturées.
• L'approbateur refuse 5 notes de frais > l'employé supprime 4 notes de frais et les consolide en 1 note de frais > l'employé l'envoie pour approbation > 5 transactions facturées.
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3.12 Quand les crédits seront-ils appliqués ?
Les crédits seront conservés sur le compte jusqu'à ce qu'une approbation écrite soit fournie. Veuillez envoyer un e-mail à l'Analyste des comptes client ou à l'adresse [email protected] en indiquant s'il faut appliquer un crédit à une facture en cours ou recevoir un remboursement.
RESSOURCES
Questions supplémentaires
Si ce guide ne répond pas à la question, envoyez un e-mail à l'Analyste des comptes client affecté ou à l'adresse [email protected]. Vous recevrez une réponse sous 48 heures.
Documentation et webinaires de SAP Concur Support
La Médiathèque de formation Concur comporte les ressources suivantes :
• Navigation sur le Portail SAP Concur Support
• Tirer le meilleur parti de SAP Concur Support
• Tirer le meilleur parti du webinaire SAP Concur Support
Ce webinaire est également accessible depuis le chemin suivant sur le Portail de support : Ressources > Webinaires > Formation du support client Concur.
www.sap.com/contactsap
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