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Guide du représentant officiel d’un parti et d’une instance de parti
FINANCEMENT POLITIQUE PROVINCIAL
DG
E-25
2-V
F (1
8-06
)
© Directeur général des élections du Québec, 2018.
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VIII
Chapitre 1Rôle et responsabilités d’un représentant officiel . . . . . . . . . . . . . . 1
1 .1 Rôle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.2 Nomination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1 .3 Démission et remplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.4 Formationobligatoiredudirecteurgénéraldesélections . . . . . . . . . . . . . 3
1.5 Sommairedesprincipalesresponsabilités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Chapitre 2Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies . . . . . . . . . . . 5
2.1 Fondsdupartioudel’instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2 Contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Définition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
ContributionmaximalepermiseparlaLoiélectorale . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Contributionsupplémentairelorsd’élections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Fichedecontribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Contributiondeplusde50$ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Contributionde50$oumoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Solliciteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Contributionnonconformeetprescription . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Contributionenbiensetservices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Transmissiondesfichesdecontribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Versementdescontributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Reçusdecontribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Conservationdespiècesjustificatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Travailbénévole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Table des matières
IV
Table des matières
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Travailbénévoled’unepersonnequinetravaillepasàsoncompte . . . . . 13
Travailbénévoled’unepersonnequitravailleàsoncompte . . . . . . . . . . . 14
Tempsd’émissiongratuit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.3Adhésionsàunpartipolitique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.4Activitédefinancementouactivitépolitique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Prixd’entréeàuneactivité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Revenusd’uneactivitépolitiquequiexcèdent5%descoûtsréels . . . . . 17
Revenusaccessoires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Paiementdesdépenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2.5Avancesurleremboursementdesdépensesélectoralesd’uncandidat departi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.6Remboursementdesdépensesélectorales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.7Avancesurleremboursement desdépensesélectoralesd’unpartipolitique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.8Transfertsdefonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Transfertsdefondsenprovenancedupartioud’uneinstance . . . . . . . . 21
Transfertsdefondsenprovenancedel’agentofficiel . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2.9Empruntsetcautionnements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Margedecrédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Tauxd’intérêtcourantdumarché . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Paiementdesintérêts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Impossibilitéderemettrelessommesauprêteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.10Financementpublicdespartispolitiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Allocationannuelleàdespartisautorisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Allocationsupplémentairelorsd’électionsgénérales . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Revenusd’appariementannuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Revenusd’appariementbonifiéslorsd’électionsgénérales . . . . . . . . . . . 25
2.11Remboursementdesfraisdevérification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Chapitre 3Autoriser et acquitter les dépenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
3.1 Engagementetpaiementdesdépenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
3.2 Transfertaufondsélectoraldel’agentofficiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.3 Remboursementdecontributionsnonconformesaudirecteurgénéral desélections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.4 Petitecaisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
V
Table des matières
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
3.5 Autorisationdedépensesélectorales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Électionsgénérales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Électionpartielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.6 Autorisationdedépensespourlatenued’uneassembléepourlechoix d’uncandidat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.7 Paiementd’unedépensefaite,nonréclamée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.8 Paiementd’uneréclamationcontestée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
3.9 Réutilisationdematérieletpertedematérielàlasuitedevandalisme oudevolenpériodeélectorale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Chapitre 4Représentant officiel lors d’une campagne à la direction . . . . . . 32
4.1 Dépensesdupartipourlacampagneàladirection . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
4.2 Exceptionsauxdépensesdecampagne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4.3 Empruntsetcautionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
4.4 Sommesprovenantdesreprésentantsfinanciersdescandidats . . . . . . . . 34
4.5 Rapportdedépensesdecampagneàproduire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.6 Réceptiondesrapportsderevenusetdépensesdecampagne descandidatsàladirection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.7 Conservationdespiècesjustificativesdesrapportsdesrevenus etdépensesdecampagnedescandidatsàladirection . . . . . . . . . . . . . . . 36
4.8 Délaisupplémentairepourproduirelerapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Chapitre 5Produire le rapport financier annuel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
5.1 Renseignementsgénéraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
5.2 Rapportfinancierduparti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
5.3 Rapportfinancierdel’instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
5.4 Renseignementsàfournirsurdemandedudirecteurgénéral desélections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
5.5 Demandedecorrectiond’unrapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
5.6 Retraitd’autorisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
5.7 Accessibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Chapitre 6Vérificateur ou auditeur indépendant du parti . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
VI
Table des matières
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Chapitre 7Généralités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
7.1 Miseàjourduregistredesentitésautorisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
7.2 Retraitd’autorisationàl’initiativedudirecteurgénéraldesélections . . . . 43
7.3 Demanded’enquête . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
7.4 Nouveauxpouvoirsdudirecteurgénéraldesélectionsenmatière devérificationetd’enquête . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Chapitre 8Dispositions pénales et autres sanctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
8.1 Contribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Envertudel’article564.2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Envertudel’article564.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Envertudesarticles564.1et564.2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
8.2 Rapportfinancieretautresresponsabilitésdureprésentantofficiel . . . . . 48
Envertudel’article559.0.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Envertudel’article563 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Envertudesarticles127,442et562 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Envertudel’article564 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Envertudel’article564.1.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Envertudel’article565 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Envertudel’article566.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
8.3 Manœuvreélectoralefrauduleuse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Envertudesarticles567et568 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
8.4 Autresdispositions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
8.5 Tableausommairedecertainesinfractions,amendesetsanctions . . . . . . 50
Chapitre 9Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance . . . . 52
Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Annexe I Certificatdusolliciteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Annexe II Listedessolliciteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Annexe III Bordereaudetransmissiondesfichesdecontribution audirecteurgénéraldesélections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
VII
Table des matières
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Annexe IV Rapportd’activitédefinancementoud’activitépolitique . . . . . . 66
Annexe V Acted’empruntetdéclarationdecautionnement . . . . . . . . . . . . 67
Annexe VI Demandederemboursementdesfraisdevérification . . . . . . . . 69
Annexe VII Demandedepaiementd’uneréclamationcontestée . . . . . . . . . 70
Annexe VIII Registrecomptabled’uneinstanceautoriséedeparti . . . . . . . . . 71
Annexe IX Nominationd’unvérificateuroud’unauditeurindépendant . . . . . . 73
Annexe X Demandederemboursementdudépôtaccompagnant lademanded’autorisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Annexe XI Demandedecorrectionaurapportfinancier . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Annexe XII Demanded’enquête . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Annexe XIII Lettrededésignationduplushautresponsable del’instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Annexe XIV Relevédepetitecaisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Directives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
D-5 Ouvertured’uncomptedansunétablissementfinancieret tenued’unregistrecomptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
D-7 Rapportduvérificateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
D-8 Rapportfinancierd’uneinstanceautoriséedeparti . . . . . . . . . . . . . . . 83
D-10 Réutilisationdumatérielpublicitaireproduitetutilisélors d’uneélectionantérieure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
D-14 Pertedematérielàlasuitedevandalismeoudevol enpériodeélectorale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
D-16 Versementd’unecontributionaumoyend’unecartedecrédit . . . . . . 97
D-17 Dépensespourl’administrationdebureauxpermanents . . . . . . . . . . . . 101
D-22 Personneautoriséeàsolliciteretàrecueillirdescontributions . . . . . . 102
D-23 Revenusaccessoiresrecueillislorsd’activitésoudemanifestations àcaractèrepolitique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
D-26 Rapportdesdépensesdecampagnedureprésentantofficiel d’unparti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Bulletins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Bulletin B-1 Rapportfinancierd’unpartiautorisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Bulletin B-2 Normesrelativesàlafichedecontribution . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Unefoisque l’autorisationd’unpartipolitiqueoud’une instancedepartiaété
accordéeparledirecteurgénéraldesélections,lareprésentanteofficielleoule
représentantofficiel en fonctionest tenude respecter les règlesenmatière
definancementetdedépensesquisontédictéesauxchapitresIetIIdutitreIIIde
laLoiélectorale.
Leprésentguideapourbutd’aider lereprésentantofficield’unpartipolitiqueou
d’uneinstancedepartiàcomprendreetàrespecterlesdispositionsdelaLoiquilui
sontapplicables.LesdispositionsdelaLoiélectoraleenmatièredefinancementsont
nombreusesetellesexigentuneattentionconstante.Noussommestoutefoispersuadés
qu’unelectureattentivedecesdocumentspermettraaureprésentantofficield’assumer
sesresponsabilitésdemanièreefficaceetadéquatedanslerespectdesdispositions
delaLoi.LesréférencesauxdispositionsdelaLoiélectoralesontindiquées, lecas
échéant,entreparenthèsessouslestitresousous-titres.Ceguideestaccessiblesur
lesiteWebd’ÉlectionsQuébecàl’adressesuivante:electionsquebec.qc.ca .
Lorsqu’ils’agitd’interpréteroud’appliquerlaLoiélectorale,ilfautseréférerau
textepubliépar l’ÉditeurofficielduQuébec,quipeutêtreconsultéà l’adresse
suivante:legisquebec.gouv.qc.ca .
ToutequestionsurlafaçondontlesdispositionsdeschapitresIetIIdutitreIIIde
laLoiélectorale s’appliquentàunreprésentantofficield’unpartipolitiqueautorisé
oud’uneinstancedepartipeutêtreadresséeencommuniquantaveclepersonnel
delaDirectiondufinancementdespartispolitiquesauxcoordonnéessuivantes:
Direction du financement des partis politiquesÉlectionsQuébecÉdificeRené-Lévesque 3460,ruedeLaPérade Québec(Québec)G1X3Y5
Téléphone:418644-3570(régiondeQuébec) 1866232-6494(sansfrais)
Courriel:[email protected]:electionsquebec.qc.ca
Introduction
1
Rôle et responsabilités d’un représentant officiel1
Lespartispolitiqueset instancesdepartiprovincialdoiventêtretitulairesd’une
autorisation du directeur général des élections accordée suivant le chapitre I
dutitreIIIdelaLoiélectorale .Cetteautorisationleurpermetdesolliciteroude
recueillir des contributions, d’effectuer des dépenses ou de contracter des
emprunts. Lepartioul’instancedepartiquidétientuneautorisationdoitavoirune
représentanteofficielleouunreprésentantofficiel(art.41et42).
Définitions:
• Uneentitéautoriséeestnotammentunpartipolitiqueautoriséouune
instanceautoriséed’unparti(art.43);
• Une instanced’unpartiest l’organisationd’unpartià l’échelled’une
circonscription,d’unerégionouduQuébec(art.52).
Rôle(Art. 41, 42 et 405)
En tant que représentant officiel, vous êtes responsable du financement et des
dépensesdupartioudel’instanceainsiquedelaproductiondurapportfinancier
annuel.Cesdépensesexcluentlesdépensesélectoralesquisontsouslaresponsa-
bilité d’une agente officielle ou d’un agent officiel. À l’occasion d’une période
électorale, le représentantofficield’unpartipolitiqueautoriséagitégalementà
titre d’agent officiel, à moins que le chef du parti désigne par écrit une autre
personneàcettefin.Pourenconnaîtredavantagesurlerôleetlesresponsabilités
d’unagentofficield’unparti,vouspouvezconsulterleGuidedel’agentofficield’un
partipolitiqueautorisé .
1.1
2
CHAPITRE 1 Rôle et responsabilités d’un représentant officiel
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Nomination(Art. 42 à 45 et 48)
Le représentantofficield’unpartioud’une instancedepartiestdésignépar
écritpar laoulechefdupartioupar lapersonnequelechefdésigneparécrit
pourfairecesnominations.
Lereprésentantofficield’unpartipolitiqueautorisépeutnommer,avecl’approbation
écriteduchefduparti,unedéléguéeouundéléguépourchaquecirconscription.
Nepeutêtre représentanteofficielleoudéléguéed’unreprésentantofficiel la
personnequi:
• n’apaslaqualitéd’électeur;
• estcandidateouchefd’unparti;
• estmembredupersonnelélectoralouemployéed’untelmembre.
Possède la qualité d’électeur toute personne qui :
• a18ansaccomplis;
• estdecitoyennetécanadienne;
• estdomiciliéeauQuébecdepuissixmois;
• n’estpasencuratelle;
• n’apasétédéclaréecoupabled’uneinfractionconstituantunemanœuvre
électorale frauduleuseausensde la Loiélectorale,de la Loi sur la
consultationpopulaire,de laLoisur lesélectionset les référendums
danslesmunicipalitésoudelaLoisurlesélectionsscolaires.
Démission et remplacement(Art. 46)
Lereprésentantofficield’unpartioud’uneinstancedepartioutoutdéléguéqui
constatequ’uneconditionrelativeàsanomination,mentionnéeàlasection1.2de
ce guide, n’est pas respectée doit démissionner sur-le-champ. Le représentant
officieloutoutdéléguépeutégalementdémissionner,pourtouteautreraison,en
avisantparécritledirecteurgénéraldesélectionsetlechefduparti,oulapersonne
désignéepar lechef,eten indiquant ladatedesadémission.L’avisdevraitêtre
adresséàl’attentiondelaDirectiondufinancementdespartispolitiques.
1.2
1.3
3
CHAPITRE 1 Rôle et responsabilités d’un représentant officiel
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Lereprésentantofficielquicessed’exercersesfonctionsdoitproduireaupartiou
àl’instancedeparti,dansles30joursquisuiventsadémission,unrapportfinancier
couvrant lapériodependant laquelle ilaexercéses fonctionsetquin’estpas
couverteparunrapportproduitantérieurement.Cerapportdoitêtreaccompagné
despièces justificativesquicomprennent toute ladocumentationrelativeaux
affairesduparti.
Lorsqu’unpartipolitiqueouuneinstancedepartin’aplusdereprésentantofficiel,
unautredoitêtredésignésansdélai.Ledirecteurgénéraldesélectionsdoiten
êtreaviséparécrit.
Pour plus d’information concernant les nominations et démissions des différents intervenants, veuillez consulter le Guide REPAQ.
Formation obligatoire du directeur général des élections(Art. 45.1 et 65)
Dansundélaide30jourssuivantsanomination,lereprésentantofficielainsique
tout délégué d’un parti autorisé doivent suivre une formation concernant les
règlesdefinancementpolitiquedonnéeparledirecteurgénéraldesélections.
Lorsquelereprésentantofficielestégalementl’agentofficiel,cedernierdevradeplus
suivreuneformationconcernant lesrèglesdecontrôledesdépensesélectorales
donnéeparledirecteurgénéraldesélections,etce,danslemêmedélaide30jours
suivantsanomination.
Lesformationssontaccessiblesenligne.Pouryaccéder,chaquepersonnedevant
suivreune formationdoit fourniruneadressecourriel lorsdesanomination.
Cecourrielserautiliséafindeconfirmerl’identitédelapersonneparticipanteet
depermettrelatransmissiondetoutecommunicationliéeàl’accès,àl’utilisation
etausuividelaformation.
Unementionestapposéeàcôtédechaquenomdans leRegistredesentités
politiquesautoriséesduQuébec(REPAQ),afind’identifierlespersonnesquiont
suiviounonlaformationobligatoiredans lesdélaisprescrits.Cesmentionssont
accessiblespubliquementàpartirdusiteWebd’ÉlectionsQuébec.
1.4
4
CHAPITRE 1 Rôle et responsabilités d’un représentant officiel
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Sommaire des principales responsabilités(Art. 65, 92, 102 à 104 et 113)
• Gérerlefondsduparti.
• Contrôlerlessommesrecueillies.
• Autoriseretacquitterlesdépensesduparti.
• Produirelerapportfinancierannuel.
• Fournir,audirecteurgénéraldesélections, toute informationpour lamiseà
jourduRegistredesentitéspolitiquesautoriséesduQuébec.
1.5
5
2Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
Fonds du parti ou de l’instance(Art. 81, 93, 104 et 112)
Lereprésentantofficielestresponsabledetouteslessommesrecueilliespourl’entité
autorisée.Ildoitdoncs’assurerqueseuleslessommesrecueilliesconformémentàla
Loiélectorale sontdéposéesdansuncompteouvertaunomde l’entitédansune
succursalequébécoised’unebanque,d’unesociétédefiducieoud’unecoopérative
deservicesfinanciers.
Toutdébourséautrequ’unedépenseélectoraledoitêtrefaitàl’aided’unchèque
àmêmececompte.
LadirectiveD-5,présentéeàlafindeceguide,renfermelesrenseignements
nécessairesà l’ouvertured’uncompte.Lecomptede l’agentofficielest
obligatoirementdistinctdeceluidureprésentantofficiel(art.414).
Lesfondsd’unpartipolitiqueoud’uneinstancedepartipeuventêtreconstitués
notammentdecontributionsd’électeurs,derevenusd’adhésion(cartesdemembre),
d’emprunts,derevenusd’activitéspolitiques,derevenusaccessoires,detransferts
entre lesentitésd’unmêmepartiet, lorsqu’admissible,duremboursementdes
dépensesélectorales.
Le directeur général des élections verse également des allocations et des
revenusd’appariementaupartiquiyadroitetrembourseunepartiedesfrais
devérificationdurapportfinancierannueldeceparti.
2.1
6
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Contributions(Art. 87, 88, 90, 93, 93.1, 95, 95.1, 96, 97, 98 et 99)
Définition(Art. 88)
Par contribution,onentendlesdonsd’argent,c’est-à-diresousformemonétaire,à
uneentitéautorisée,lesservicesquiluisontrendusetlesbiensquiluisontfournis
àtitregratuitàdesfinspolitiques.
Seulunélecteurpeut faireunecontributionaubénéficed’uneentité
autorisée.Toutecontributiondoitêtreverséeparl’électeurlui-mêmeet
àmêmesespropresbiens.Deplus,lacontributiond’unélecteurdoitêtre
faitevolontairement,sanscompensationnicontrepartie,etellenepeut
fairel’objetd’unquelconqueremboursement.
Lescontributionspeuventêtreremisesaureprésentantofficielouauxsolliciteurs
quecelui-cidésigneparécrit,accompagnéesd’unefichedecontribution.Elles
doiventêtredéposéesdanslecompteouvertparlereprésentantofficiel.
Unecontributionpeutégalementêtretransmiseparl’électeuraudirecteurgénéral
desélections.Àceteffet,l’électeurdoitjoindreunefichedecontributiondûment
remplieàsonpaiement.
Dèsqu’elleaétéencaissée,unecontributionestréputéeverséeparl’électeurqui
l’afaiteetreçueparl’entitéautoriséeàlaquelleelleestdestinée.
Parconséquent,unengagementàcontribuern’équivautpasàunecontribution.
Parexemple,unchèquepostdaté,tantqu’iln’estpasencaisséouàtoutlemoins
encaissable,neconstituepasunecontribution.C’est la raisonpour laquelle le
représentantofficieldoit s’assurerque le signatairedes chèquesa laqualité
d’électeurtantlorsdel’émissiondeceux-ciqu’àladatedeleurencaissementpar
ledirecteurgénéraldesélections.Ceprincipeexpliqueégalementpourquoion
netrouvepasaubilanunposted’actifàtitredecontributionsàrecevoir.
Enfin,toutecontributiondoitêtredivulguéeaurapportfinancierparl’indication
dunometdel’adressecomplètedudomiciledechaqueélecteurayantverséune
ouplusieurscontributionsainsiquedumontanttotaldecelles-ci.
2.2
7
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Contribution maximale permise par la Loi électorale(Art. 91 et 127.8)
Letotaldescontributionsenargentainsiqu’enbiensetservicesnepeut
dépasser,aucoursd’uneannéecivile,pourunmêmeélecteur,lasomme
de100$àchacundespartis,incluantleursinstances,ainsiqu’àchacun
descandidatsetdéputésindépendantsautorisés.Cemontantestdistinct
delasommequ’unélecteurpeutverserauxcandidatsd’unecampagneà
ladirectiond’unparti.
Contribution supplémentaire lors d’élections(Art. 91)
Outrelescontributionscourantespouvanttotaliser100$,l’électeurd’unecircons-
criptionélectoraleoùuneélectionesttenuepeutverser,pourcetteélection,des
contributionspouruntotalnedépassantpas100$aubénéficedechacundes
partis, incluant leurs instances,ainsiqu’àchacundescandidatsetdesdéputés
indépendantsautorisés.
Cescontributionssupplémentairespeuventêtreversées:
• lorsd’électionsgénéralesdevantêtretenueslepremierlundidumoisd’octobre
delaquatrièmeannéecivilesuivantcellequicomprendlejourdelafindela
législatureprécédente,pendanttoutel’annéeciviledecesélections;
• lorsd’électionsgénéralesdevantêtretenuesaumomentmentionnéaupara-
grapheci-dessus,maisreportées,pourcausedechevauchementdepériodes
électorales,lepremierlundidumoisd’avrildelacinquièmeannéecivilesuivant
cellequicomprendlejourdelafindelalégislatureprécédente,pendanttoute
l’annéeciviledecesélectionsetpendanttoutel’annéecivileprécédente;
• lorsd’électionsgénéralesdevantêtretenuesàlasuitedel’exercicedupouvoir
dulieutenant-gouverneurdedissoudrel’Assembléenationaleavantl’expiration
d’unelégislature,àcompterdulendemaindujourdelaprisedudécretordonnant
cesélectionsetjusqu’au90ejoursuivantlejourduscrutin;
• lorsd’électionspartielles,àcompterdelavacancedusiègeetjusqu’au30ejour
suivantlejourduscrutin.
8
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Contribution maximale
100 $ par entité (parti ou candidat
indépendant autorisé)
100 $ additionnels par entité
100 $ additionnels par entité
Qui ?
Pour tout électeur
Pour tout électeur
Pour tout électeur
Quand ?
Chaque année
L’année des élections générales
Pour chaque élection partielle, de l’avis de vacance jusqu’au 30e jour
après le scrutin
Fiche de contribution(Art. 95.1)
Toutecontributiondoitêtreaccompagnéed’unefichedecontribution.Lesfiches
decontributionutiliséesdoiventavoirétépréalablementapprouvéesparledirecteur
généraldesélections.Référez-vousauBulletinB-2:normesrelativesàlafichede
contributionpourplusdedétails.
Lafichedecontributionvisenotammentàobtenirlescoordonnéesdel’électeur
etsadéclarationselonlaquellesacontributionestfaiteàmêmesespropresbiens,
volontairement,sanscompensationnicontrepartie,etqu’ellen’afaitninefera
l’objetd’unquelconqueremboursement.
Lafichedecontributionpermetlagestiondesdifférentessommesverséestellesqu’une
contribution,demêmequ’unprixd’entréeàuneactivitépolitiqueetunrevenu
d’adhésion,danslamesureoùilssontrattachésauversementd’unecontribution.
Pourtoutecontribution,sansquecelle-cidépasselemaximumde100$permis
par la Loiélectorale, le représentantofficiel, ledéléguéou le solliciteurdoit
remettreaudonateursacopiede lafichedecontribution,dûment remplieet
signéepar ledonateur.Par la suite, lafichedecontribution,accompagnéedu
paiement,doitêtretransmiseaudirecteurgénéraldesélectionsparlereprésentant
officielouleparti.
Lorsqu’undonateurverseunecontributionquin’estpasaccompagnéed’unefiche,
lereprésentantofficielou lesolliciteurdoitprendre lesmoyenspourremplir la
ficheetlafairesignerparledonateuravantdelatransmettreaudirecteurgénéral
desélections.
9
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Contribution de plus de 50 $(Art. 95, 95.1, 96, 97 et 99)
Toutecontributionenargentdeplusde50$doitêtrefaiteaumoyend’unchèque
oud’unautreordredepaiementsignéparl’électeurettirésursoncomptedans
unebanque,unesociétédefiducieouunecoopérativedeservicesfinanciersayant
unbureauauQuébec.Lechèqueoul’ordredepaiementdoitêtrefaità l’ordre
dudirecteurgénéraldesélectionsduQuébecet il faut indiquerdanslasection
«Référence»,aucoininférieurgauche,ouauversoduchèque,aubénéficede
quelleentitéautoriséelacontributionestfaite.
Unecontributionpeutêtrefaiteégalementaumoyend’unecartedecrédit.Pour
utilisercemodedepaiement,reportez-vousàladirectiveD-16pourêtreconforme
auxexigencesrelativesàlaperceptiondecontributionsparcartedecrédit.
Pourbénéficierduservicedeperceptiondecontributionenligneaccessiblesur
notresiteWeb, lepartidoitnous fournir,pourses instanceset lui-même,un
spécimendechèqueducomptedétenuparlereprésentantofficielduparti.Les
renseignementsbancaires serventégalementpour leversementdes revenus
d’allocationetd’appariementainsiquepourlesremboursementsdedépenses
électoralesetdesfraisdevérification.
Contribution de 50 $ ou moins(Art. 93, 95.1 et 99)
Seules les contributions de 50$ ou moins en argent comptant peuvent être
encaisséespar le représentantofficieldans le comptede l’entitéautorisée.Une
fichedecontributionsignéepar ledonateurdoit toutdemêmeêtre remplieet
transmiseaudirecteurgénéraldesélections.
Solliciteur(Art. 92, 94, 116.1 et 117)
En tantque représentantofficiel, vousêtes responsablede la sollicitationdes
contributions.Toutefois,vouspouvezdésignerdessolliciteursparécritpourvous
aiderdanscettetâche.
Uncertificatsignéparlereprésentantofficieldoitêtredélivrépourtoutsolliciteur,
quidoitpouvoir l’exhibersurdemande(directiveD-22).Lereprésentantofficiel
doitremettrelalisteannuelledespersonnesautoriséesàsolliciterdescontributions
enmêmetempsquelerapportfinancierdupartioudel’instanceautorisémême
sicettelisteestàzéro.Toutsolliciteurdétenantuncertificatenvigueuraucourant
del’annéecivile,neserait-cequ’unejournée,doitfigurersurcetteliste.
10
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Ledéléguédureprésentantofficield’unpartiautoriséa,pourlacirconscription
pourlaquelleilestnommé,lespouvoirsconférésaureprésentantofficielenmatière
desollicitationdecontributions.
Contribution non conforme et prescription(Art. 100, 100.0.1 et 488 (2.1°))
Toute contributioneffectuéecontrairementauxdispositionsde la Loiélectorale
doit,dèsquelefaitestconnu,êtreremiseaudirecteurgénéraldesélections,qui
laverseauministredesFinances.Àcetitre,nouspouvonsnousadresserparécrit
à une entité autorisée pour réclamer des contributions politiques obtenues par
cetteentitéetquenousjugeonsnonconformes.
Trentejoursaprèsunetelleréclamation,nousrendonspublicsurnotresiteWeb
le faitquenousavonsdemandéàuneentitéautoriséedenous remettreune
contributionouunepartiedecontributionenapplicationdesarticles100et100.0.1,
etnousajoutonsuneindicationconcernantlepaiement.
Contribution en biens et services(Art. 87, 88 et 91)
Unbienouunservice fourniàtitregratuitàuneentitéautoriséeconstitueune
contributionqueseulunélecteurpeuteffectuer.
Cesbiensetservicess’évaluent,s’ilssontfournisparuncommerçantdanslecours
desactivitésdesonentreprise,auprixleplusbasauqueliloffresesbiensetservices
aupublic,àl’époqueoùilssontfournis.Danslesautrescas,ilss’évaluentauprix
dedétailleplusbasdumarchédanslarégionetàl’époqueoùilssontoffertsau
publicdanslecoursnormaldesaffaires.
Undocumentdécrivant lebienou leserviceetenattestant lavaleurdoitêtre
produitparl’électeuretremisaureprésentantofficiel.Unefichedecontribution
comportantunbrefdescriptifdubienouduservice fournidevraêtreremplie,
signéeparl’électeurettransmiseaudirecteurgénéraldesélections.
Auxfinsdeproductiondurapportfinancier,vousdevezteniràjourunelistedes
contributionsreçuesenbiensetservices.
11
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Transmission des fiches de contribution(Art. 93 et 95.1)
Lafichedecontribution,signéeparledonateur,doitêtretransmiseaveclepaiement
audirecteurgénéraldesélections,etce,pourtoutecontributionverséeaumoyen
d’unchèque,d’unordredepaiementsignépar l’électeurettirésursoncompte
(débitpréautorisé)oud’unecartedecrédit.
Pourlescontributionsde50$oumoinsfaitesenargentcomptantainsiquecellesen
biensetservices,seuleslesfichesdecontributiondevrontnousêtreacheminées.
Pourpermettreuntraitementefficacedescontributionsetdesfichestransmises,le
représentantofficieldoitjoindreàl’envoiunbordereaupermettantdevérifierque
lesdocumentstransmissonttousprésentsaumomentdeleurréception.Lebordereau
detransmissiondevraindiquerlesrenseignementsquisuivent(voirl’annexeIII,dans
lasectiondesannexesduprésentguide):
• lenombredefichescomportantunecontributionpayéeparchèqueetletotal
detouttypederevenuss’yrapportant;
• lenombredechèquesjointsàl’envoi;
• lenombredefichestransmisespourlescontributionsde50$oumoinsreçues
enargentcomptantetlemontantdesrevenusdecontributions’yrapportant;
• lenombredefichestransmisespourlescontributionsfaitesparcartedecrédit
et saisies par le personnel du parti ainsi que lemontant des revenus s’y
rapportant;
• lenombredefichestransmisespourlescontributionsfaitespardébitpréautorisé
etlemontantdesrevenuss’yrapportant;
• lenombredefichestransmisespourdescontributionsenbiensetserviceset
lemontantdescontributionsqu’ellesreprésentent.
Versement des contributions(Art. 93, 93.1 et 99)
Aprèsqueledirecteurgénéraldesélectionsareçuunecontribution,il:
• aviseimmédiatementlepartiaubénéficeduquellacontributionestfaite;
• vérifielaconformitédecelle-ci;
• encaisselacontribution;
• déposelacontributiondansuncomptedétenuparlereprésentantofficielduparti.
Ledirecteurgénéraldesélectionspeutrécupérerparcompensationlemontant
detoutecontributionfaiteaumoyend’unchèqueoud’unordredepaiementsans
provisionainsiquelesfraisadministratifsafférents.
12
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Ledirecteurgénéraldesélections,auplustard30joursouvrablesaprèsl’encais-
sementd’unecontribution,rendlesrenseignementssuivantsaccessiblessurson
siteWeb:
• lenomdel’électriceoul’électeur;
• lavilleetlecodepostaldesondomicile;
• lemontantdelacontribution;
• lenomdel’entitéautoriséeaubénéficedelaquellelacontributionestversée.
Reçus de contribution(Art. 96)
Ledirecteurgénéraldesélectionsdélivreunreçuaudonateuraudébutdel’année
quisuitcelleduversementde toutecontribution.Le reçu indique l’adressedu
domicilel’électriceoul’électeur,et,sesnometprénomdemêmequeletotaldes
contributionsversées.
Le paiement d’une contributionpolitiqueprovinciale nedonne lieu à aucun
créditd’impôt.
Conservation des pièces justificatives(Art. 118)
Lereprésentantofficieldoit,durantunepériodedeseptanssuivantladatede
productiondu rapport financier, conserver lespièces justificativespermettant
devérifierlerespectdesdispositionsenmatièredeversementdecontribution.
Travail bénévole(Art. 88 (1°))
Letravailbénévoleeffectuépersonnellementetvolontairement,lesfruits
d’unteltravailetlafournitured’unvéhiculepersonnelàcettefinnesont
pasdescontributionsdans lamesureoù ils sontsanscompensationni
contrepartie.
Unepersonnepeutfournirsansrémunérationsesservicespersonnelsetl’usage
desonvéhicule,àlaconditionqu’ellelefasselibrementetnoncommepartiede
sontravailauserviced’unemployeur.
13
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Letravailbénévoleestceluiquiestfaitparunindividu,etce,personnellement,
volontairementetsanscontrepartie.
Personnellement:
Untravaileffectué« personnellement »signifieuntravaileffectuéparunepersonnephysiquequipeut avoir ounon laqualitéd’électeurpuisque le travail bénévole
n’estpasconsidérécommeunecontribution.
Volontairement:
Untravaileffectué« volontairement »signifieuntravaileffectuélibrementet
sans contrainte, y compris l’absence de pénalité ou de représailles de la part
del’employeuroudequiconquesilapersonneavaitdécidédenepasaccomplir
letravail.
Sanscontrepartie:
Untravaileffectué« sans contrepartie »signifieuntravailpourlequellapersonneconcernée ne reçoit, directement ou indirectement, aucune rémunération ou
aucunavantagetangibled’unparti,d’unepersonnecandidate,desonemployeur
oudequiconque.
Travail bénévole d’une personne qui ne travaille pas à son compte(Art. 1, 87, 88 et 91)
Unepersonnequioccupeunemploietquidésireeffectueruntravailbénévole
doitrendrelesservicesenquestionaucoursdesesheuresdeloisiroupendant
sesvacances.
Ellepourraitégalementrendrecesservicesàtoutautremoment,pourvuqu’elle
s’acquittedesesresponsabilitéshabituellespourlecomptedesonemployeursans
réclamer,parexemple,unerémunérationpourdesheuressupplémentaires.
Si un congé lui est accordépendant lesheuresnormalesde travail par son
employeurauxfinsspécifiquesdetravaillerpouruneentitépolitiqueautorisée,
lesheuresoulesjournéesainsitravailléesdevrontêtredéduitesdelaréservede
congésàlaquelleadroitcettepersonne.
Danslecascontraire,c’est-à-diresiunepersonnetravaillepouruneentitépolitique
autoriséependantsesheuresnormalesdetravailetqu’elletouchesonpleinsalaire
desonemployeursansdéductiondesheuresoudes jourscorrespondantàsa
réservedecongés, ilnes’agiraitpasicid’untravailbénévole,maisplutôtd’une
contributiondesonemployeur.Sicederniern’apaslaqualitéd’électeur,unetelle
contributionpourraitêtreillégale.
14
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Travail bénévole d’une personne qui travaille à son compteDesrègless’appliquentpourletravailbénévoled’unepersonnequidisposedeson
temps, qui est sa propre employeuseouqui est propriétaire de sonentreprise.
Letravailbénévolepeutalorss’exerceràquelquemomentquecesoit,entendu
queletravaileffectuéparcettepersonneàdesfinspolitiquesdevraentraînersoit
unepertederémunération,soitunereprisedutempsprofessionnelperdusans
rémunérationadditionnelle.
Temps d’émission gratuit(Art. 88 (7°))
Endehorsd’unepériodeélectorale,unradiodiffuseur,untélédiffuseur,uncâblo-
distributeuroulepropriétaired’unjournal,d’unpériodiqueoud’unautreimprimé
peut,sansquecelaconstitueunecontribution,mettregratuitementàladisposition
despartisautorisésdutempsd’émissionàlaradioouàlatélévisionoudel’espace
dans le journal, lepériodiqueoul’autre imprimé. Ildoitoffriruntelservicede
façonéquitable,qualitativementetquantitativement, auxpartis représentésà
l’Assembléenationaleet à ceuxquiont recueilli aumoins3%des votes valides
auxdernièresélectionsgénérales.
Danscesconditions,ceservicen’estpasconsidérécommeunecontribution.
Adhésions à un parti politique(Art. 88 (5°))
Unesommeannuellen’excédantpas25$verséeparunepersonnephysiquepour
sonadhésion,oulepaiementdesacartedemembreàunpartipolitique,n’estpas
considéréecommeunecontribution.
Unpartipolitiquepeutavoirplusieurscatégoriesdecartesdemembre,avecdes
tarifsdifférents,pourvuqueceux-cin’excèdentpas25$.
2.3
15
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Activité de financement ou activité politique(Art. 88 (6°) (6.1°) et 114)
Le représentantofficielest responsablede tous les revenusperçusà
l’occasiond’activitésdefinancementoud’activitéspolitiques.Lessommes
doiventêtrecomptabiliséeset, sous réservedes règlesapplicablesau
cadredeversementdescontributionspolitiques,êtreverséesdans le
comptequ’ildétient.
Lesdispositionsrelativesaufinancementpolitiquefontréférenceàdesactivités
politiqueset,paropposition,àdesactivitésdefinancement. Lesactivitésde
financementontpourbutdegénérerunexcédentdesrevenusdecontribution
sur lesdépensesservantàfinanceruneentitépolitique,alorsque lesactivités
politiquesnevisentpaslefinancementd’uneentitépolitique,lesrevenusservant
uniquementàcouvrirlesdépensesserapportantàl’activité.Danscederniercas,
leprixd’entréeneconstituepasunrevenudecontributionpourlapremièreentrée
vendueàunepersonne,maisbienunrevenud’activité.
Lereprésentantofficieldel’entitéautoriséedoits’assurerquelapersonnerespon-
sabledel’activitéprépareunrapportcontenant,entreautres,lesrenseignements
suivants:
• lenomdel’entitéautorisée;
• ladatedel’activité;
• l’adresseoùs’esttenuel’activité;
• lanaturedel’activité;
• lenombredebilletsvendus;
• lemontantrecueillien:
− prixd’entrée,enindiquants’ils’agitd’unrevenudecontributionoud’activité
politique;
− revenusaccessoires(boissons,articlespromotionnels,vestiaire,etc.)(voirla
directiveD-23).
Lapersonneresponsabledel’activitédoitremettreaureprésentantofficiel,avec
sonrapport,lessommesqu’elledétient.Lerapportd’activitédoitêtrecontresigné
pourapprobationpar le représentantofficiel,et les renseignementsquiysont
consignésdevrontêtreprésentésaurapportfinancier.
L’annexeIVdeceguideprésenteunmodèlederapportd’activitédefinancement
oud’activitépolitique.
2.4
16
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Prix d’entrée à une activité(Art. 88 (6°))
L’article88(6°)delaLoiélectoraledéfinitdansquellescirconstancesleprixd’entrée
recueillipouruneactivitépolitiquepeutêtreacceptésansquecelui-ciconstitueun
revenu de contribution. Voici la façon de traiter ces sommes selon que le prix
d’entréeestrecueillipouruneactivitédefinancementouuneactivitépolitique:
PRIX D’ENTRÉE RECUEILLI POUR UNE ACTIVITÉ DE FINANCEMENTLe prix d’entrée est un revenu de contribution.
Règles et conditions d’application• L’activitéviselefinancementd’uneentitépolitique.
• Leprixd’entréedoitêtreverséparunepersonnequialaqualitéd’électeur etêtreconsidérédansletotaldesescontributionsannuelles.
• Unefichedecontributiondoitêtreremplieaumontantduprixd’entrée.
PRIX D’ENTRÉE RECUEILLI POUR UNE ACTIVITÉ POLITIQUELe prix d’entrée n’est pas un revenu de contribution,
mais un revenu d’activité politique.
Règles et conditions d’application• L’activiténevisepaslefinancementd’uneentitépolitique,maisviseplutôt àcouvrirlescoûtsassociésàl’activité.
• Letotaldesrevenustirésduprixd’entréepourl’admissiondesparticipants nepeutexcéderdeplusde5%letotaldescoûtsréelsdel’activité.
• Lemontantquiexcèdecepourcentagedoitêtreremis,parlereprésentantofficieldel’entitéautorisée,audirecteurgénéraldesélections,dansles30jourssuivantlademandedecedernier.
• Toutepersonnepeutverserleprixd’entrée,qu’elleaitounonlaqualitéd’électeur,à raison d’une entrée par personne* .
• Aucunefichedecontributionnedoitêtrerempliepourlapremièreentréeachetéeparunepersonne* .
*Seuleunepersonnequialaqualitéd’électeurpeutpayerleprixdeplusd’uneentrée.Ainsi,lemontantexcédant leprixd’uneentréedoitêtreconsidérécommeunrevenudecontributionetunefichedecontributiondoitêtrerempliepourleprixpayépourlasecondeentréeetlessuivantes.
17
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Lorsque lereprésentantofficielchoisitdeteniruneactivitépolitique, il
doitmettreenplace lescontrôlesnécessairesenvuededémontrerau
directeurgénéraldesélections, lorsquecedernieren fait lademande,
l’applicationconformedecettedispositiondelaLoiélectorale.
Lereprésentantofficieldoitdoncétablir,àdesfinsdecontrôle,unelistedesnomsetdesadressesdespersonnesquiontdébourséleprixd’entrée
pouruneouplusieursadmissionsetfaireremplirdesfichesdecontribu-
tion, lecaséchéant.Cette listedevraaccompagner lerapportd’activité
definancementoud’activitépolitiquequevoustrouverezà l’annexe IV.
En applicationde l’article100de la Loiélectorale, tout financement
nonconformedevraêtreretournéaudirecteurgénéraldesélections.
Revenus d’une activité politique qui excèdent 5 % des coûts réels(Art. 88 (6°))
Silereprésentantofficielachoisideteniruneactivitépolitique,letotal
des revenustirésduprixd’entréepour l’admissiondesparticipantsne
peutexcéderdeplusde5%letotaldescoûtsréelsdel’activité.
Lemontantquiexcèdecepourcentagedoitêtreremis,parlereprésentant
officielde l’entitéautorisée,audirecteurgénéraldesélectionsdans les
30jourssuivantlademandedecedernier.
Revenus accessoires(Art. 88 (6.1°))
Les revenus accessoiresnepeuvent être recueillis qu’au coursd’une activitéde
financementoud’uneactivitépolitique.Detelsrevenusdoiventêtreraisonnables,
c’est-à-direpeuimportantsetnonrécurrents.Afinquecesrevenusnesoientpas
considérésàtitredecontributions,lescritèresédictésàladirectiveD-23doivent
êtrerespectés.
Lerapportfinancierdoitfaireétatdesrevenusaccessoires.
18
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Paiement des dépenses(Art. 404 (8.1°), 413 et 414)
Tous les revenusperçus lorsd’uneactivitédefinancementoud’uneactivité
politiquedoiventêtredéposésdanslecomptedel’entitéautorisée,détenupar
lereprésentantofficiel.Parconséquent,touteslesdépensesreliéesàuneactivité
doiventêtrepayéesparunchèquetirésurcecompteouaumoyend’unepetite
caissecrééeégalementàpartird’unchèquetirésurcecompte.
En période électorale,lesdépensespouruneactivitépolitiqueconstituentdesdépensesélectorales,àl’exceptionducoûtdesalimentsetdesboissons
servislorsdel’activitépolitiqueetcouvertparleprixd’entréedéboursé
parlapersonneparticipante.Outrelesdépensestouchéesparl’exception,
cesdépensesdoiventdoncêtre:
• faitesouautoriséesparl’agent officiel;
• inscritesaurapportdedépensesélectorales;
• acquittéesparl’agent officielsursonfondsélectoral,lequelestdistinctducomptedétenuparlereprésentantofficiel.
Ilpeutarriverquevouschoisissiez,afindediminuerlescoûtsrelatifsàuneactivité,
denepasassumercertainesdépensesd’unparticipantàcetteactivité lorsqu’il
estpossibledequalifiercesdépensesdepersonnelles.
PourquelasituationsoitconformeàlaLoi,ilfautpouvoirconclurequeleparti-
cipantestraisonnablementenmesuredetransigerdirectementaveclecommerçant
pourunserviceouunbienqui,lui,estpersonnel.Certainsexemplesdémontrent
clairementlasituation:unparticipantàuneactivitépaiesonrepasaurestaurateur
sansque l’entitépolitiquesoit impliquéedans la transactionou,dansunautre
cas, leparticipantpaie lui-mêmesachambreà l’établissementhôtelieroùun
congrèsdupartisetient.Lereprésentantofficieln’apasl’obligationd’agircomme
intermédiairedanscegenredetransaction.
Ilfautbiencomprendrequeceprincipenes’appliquenullementàdesdépenses
quisontcommunesà l’ensembledesparticipantsetqu’unreprésentantofficiel
voudraitcommenceràfairepartagerentrechacund’eux.Danslemêmeesprit,il
nepeutêtre toléré,dans lecontexted’uneactivité,qu’unmécèneassume les
dépensespersonnellesd’uncertainnombredeparticipants.
Danslerespectdesdispositionsdesloisenmatièredefinancementpolitique,ilest
doncpossible,danscertainessituations,dediminuerlescoûtsd’uneactivité.
19
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Avance sur le remboursement des dépenses électorales d’un candidat de parti(Art. 451, 452 et 457)
Àlaréceptiondesrésultatsdurecensementdesvotes,lescandidatsélusetceux
ayantobtenuaumoins15%desvotesvalidespeuventbénéficiersansdélaid’une
avanceégaleà35%delalimitedesdépensesfixéeparlaLoiélectorale.
Leversementdel’avanceestfaitaumoyend’unvirementdefondsdansuncompte
quedétientlereprésentantofficiel.Lorsquel’avanceesteffectuéeparchèque,
leversementestfaitconjointementaucandidatetaureprésentantofficielde
l’instancedepartiou,àdéfautd’unetelleinstance,aucandidatetaureprésentant
officielduparti.
Lereprésentantofficieletlapersonnecandidatepeuventcéderleurdroitàl’avance
etauremboursementdesdépensesélectoralesaureprésentantofficielduparti,
ensignifiantconjointementletoutparécritaudirecteurgénéraldesélections.
Remboursement des dépenses électorales(Art. 426, 453, 454, 455, 457 et 457.1)
Aprèsréceptionetvérificationdurapportdedépensesélectorales,ledirecteur
généraldesélectionsrembourseunmontantégalà50%desdépensesélectorales
inscrites au rapport dedépenses électorales, à la conditionque ces dépenses
aientétéfaitesetacquittéesconformémentàlaLoiélectorale.Ceremboursement
estfaitàlapersonnequiaétéproclaméeélueouquiaobtenuaumoins15%des
votesvalidesainsiqu’aupartipolitiquequiaobtenuaumoins1%desvotesvalides.
L’avanceverséeseradéduitedumontantdu remboursement, lecaséchéant.
Parailleurs,toutesommeverséeentropàtitred’avancedoitêtreremboursée
audirecteurgénéraldesélectionsdans les30 jours suivant l’avis transmisau
représentantofficiel.
2.5
2.6
20
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Lesdépensesélectoralespouvantfairel’objetd’unremboursementnepeuvent
excéderleslimitessuivantes,fixéesparlaLoiélectorale:
TAUX EN VIGUEUR DU 1ER AVRIL 2018 AU 31 MARS 2019*
Limite des dépenses électorales de l’agent officiel d’un candidat • 0,75$parélecteuraucoursd’électionsgénérales;
• 1,44$parélecteuraucoursd’uneélectionpartielle;
• 0,20$deplusparélecteurdanslescirconscriptionsdeDuplessis, deRouyn-Noranda–Témiscamingue,deRené-Lévesqueetd’Ungava;
• 0,92$deplusparélecteurdanslacirconscriptiondesÎles-de-la-Madeleine.
Limite des dépenses électorales de l’agent officiel d’un parti • 0,69$parélecteurdansl’ensembledescirconscriptionsoùlepartiauncandidatofficiel,maisuniquementaucoursd’électionsgénérales.
* Remarque : Les limitesdedépensesélectoralessontajustées le1eravrildechaqueannéeselon lavariationdel’indicemoyendesprixàlaconsommationpourl’annéeprécédente.LedirecteurgénéraldesélectionspublieàlaGazetteofficielleduQuébecetaffichesursonsiteWeblerésultatdecetajustement.
Avance sur le remboursement des dépenses électorales d’un parti politique(Art. 456.1 et 457.1)
Àlaréceptiond’uneattestationdel’agentofficield’unpartiautorisédumontant
estimédesdépensesélectoralesengagéesetsuracceptationdecetteattestation,
unpartiquiaobtenuaumoins1%desvotesvalidespeutégalementbénéficier
sansdélaid’uneavancesurleremboursementde35%dumoindre:
• delalimitedesdépensesélectoralesfixée;
• dumontantestimédesdépensesélectoraleseffectuées.
Cetteavanceestverséeaureprésentantofficielduparti.
2.7
21
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Transferts de fonds(Art. 88 (8°) et 441)
Nesontpasdescontributionslesfondstransférésentre:
• lepartietsesinstances;
• lesinstancesd’unmêmeparti;
• unagentofficieletlepartiousesinstances.
Cestransactionsdoiventdoncêtrecomptabiliséesàl’étatdesrésultatsàtitrede
revenusdetransferts.
Transferts de fonds en provenance du parti ou d’une instanceSelonlesbesoinsfinanciersd’unpartietdesesinstances,ouenfonctiondesrègles
établiesentreeux, l’uneou l’autredesentitésautoriséesconstituant l’ensemble
d’unpartipeutrecevoird’uneautreentitéunesommequin’estpasrattachéeàun
bienouàunservice.Cettecomposantedes revenus,pour l’entitéqui reçoit les
fonds,estuntransfertreçudupartioud’uneinstance.Pourl’entitéquidébourse
lesfonds,ils’agitd’unedépensedetransfertfaiteaupartiouàuneinstance.
Lorsquelecoûtd’unbienoud’unservicefourniparunfournisseurexterneest
partagéparaumoinsdeuxentitésautorisées,unecoordinationestnécessaire
entre celles-ci afin d’assurer que ce coût n’est présenté qu’une seule fois.
Pardéfaut,pour l’entitéautoriséequi adirectementacquitté ladépenseau
fournisseurexterne, laportionducoûtqu’elle reçoitenremboursementd’une
autreentitéconstituepourelleunrevenudetransfert.Encontrepartie,l’entité
quirembourselapremièreinscritunedépensedetransfert.
Transferts de fonds en provenance de l’agent officielSiunbienouunservicefourniparuneentitéautoriséeestutiliséàdesfinsélectorales,
lereprésentantofficieldoitenfacturerlecoûtàl’agentofficiel.Cecoûts’évalue
selonlaméthodementionnéeauparagraphe«Contributionenbiensetservices»
delasection2.2deceguide.L’agentofficieldevrainclurececoûtàsonrapportde
dépensesélectoralesetpayer,aureprésentantofficiel,lavaleurétabliepourcebien
ouservice,àmêmelefondsélectoralmisàsadisposition.
Aprèslaproductiondesonrapportdedépensesélectorales,l’agentofficieldoit
égalementremettreaureprésentantofficieldupartioudel’instance,selonlecas,
lessommesquidemeurentdanssonfondsélectoraletlesbiensqu’ildétient.
Danslesdeuxcasmentionnésprécédemment,lereprésentantofficieldel’entité
autoriséedoitconsidérercessommesàtitrederevenusdetransfertsreçusde
l’agentofficiel.
2.8
22
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Emprunts et cautionnements(Art. 88 (4°), 88 (4.1°), 104, 104.1, 105 et 105.1)
Seul le représentant officiel d’une entité autorisée peut contracter un emprunt
auprèsd’unélecteuroud’unebanque,d’unesociétédefiducieoud’unecoopérative
deservicesfinanciers.Parexemple,uncandidatayant laqualitéd’électeurpeut
doncprêteraureprésentantofficield’une instanceouduparti.Deplus,toutprêt
consentiparunélecteurdoitêtrefaitaumoyend’unchèqueoud’unautreordrede
paiementsignéparl’électeurettirésursoncomptedansunebanque,unesociété
defiducieouunecoopérativedeservicesfinanciersquiaunbureauauQuébec.
L’acted’emprunt,toutcommel’actedecautionnement,doitcomporterunedéclaration
del’électeurselonlaquelleleprêtestconsentioulecautionnementestcontracté
àmêmesespropresbiens,volontairement,sanscompensationnicontrepartie,et
qu’ilneferapasl’objetd’unquelconqueremboursementautrementquecequiest
prévudansl’acted’emprunt.
Seulunélecteurpeutseportercautiond’unemprunt.Parailleurs,letotaldes
montantsducapitalnonremboursédesprêtsqu’il consentet lasommepour
laquelleildemeurelacautiond’empruntscontractésnepeutdépasser25000$.
Toutempruntdoitêtrecontractéautauxd’intérêtcourantdumarchéet
êtreconstatéparécrit.L’acted’empruntdoitindiquerlesrenseignements
suivants:
• lesnometadresseduprêteur;
• ladate,lemontantetladuréedel’emprunt;
• letauxd’intérêtdel’emprunt;
• lesmodalitésderemboursementducapitaletdepaiementdesintérêts;
• unedéclarationdel’électeurselonlaquelleleprêtestconsentioule
cautionnementestcontractéàmêmesespropresbiens,volontaire-
ment,sanscompensationnicontrepartie,etqu’ilneferapasl’objet
d’unquelconque remboursementautrementque cequiestprévu
dansl’acted’emprunt.
Unmodèled’acted’empruntestprésentéàl’annexeVdelasectiondesannexes
duprésentguideetpeutêtreutilisé lorsqu’unempruntest contractéauprès
d’unélecteur.Voustrouverezaussilemodèledeladéclarationdecautionnement
cetteannexe .
2.9
23
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Lorsquelereprésentantofficielemprunteparcequedesfondssontnécessaires
pourl’acquittementdedépensesélectorales,ildoittransférercesfondsaucompte
del’agentofficielavantlaremisedurapportdedépensesélectoralesproduitpar
cedernier.Ainsi, les réclamationsreçuespar l’agentofficielserontconsidérées
commeacquittéesetremboursables,lecaséchéant.
Veuillezporterattentionàl’actedecautionnement,puisquedanslesétablissements
financiers,lescautionssontsolidaires,àmoinsd’indicationcontraire,cequipeut
enfreindrelemaximumpermisde25000$.
Marge de créditEntantquereprésentantofficiel,vousêteslaseulepersonneàpouvoirnégocier
une marge de crédit pour acquitter des dépenses courantes du parti ou de
l’instanceainsiquepouralimenterlefondsélectoralmisàladispositiondel’agent
officieldupartiouducandidatduparti.
Vousdevrez inclure lesvariationssur lamargedecrédità l’annexe2durapport
financier.
Taux d’intérêt courant du marché (Art. 88 (4°))
Letauxd’intérêtcourantdumarchéestletauxd’intérêtétabliparunebanque,une
sociétédefiducieouunecoopérativedeservicesfinanciers,danslecoursnormalde
sesaffaires,aumomentoùelleleconsent.Cetauxtientcomptedescirconstances,des
possibilitésderemboursement,durisqueetdesgarantiesoffertesparl’emprunteur.
Lorsqu’unprêtd’unélecteurestconsentiàun taux inférieurau tauxd’intérêt
courantdumarché, ladifférenceentre lemontantd’intérêtdemandéparcet
électeuretlemontantd’intérêtquiauraitdûêtredemandépourunmêmeprêt
estunecontribution.Ainsi,cettecontributiondoitêtrecomptabiliséedelamême
manièrequetouteautrecontributionetêtresoumiseauxmêmesrègles.
Paiement des intérêts(Art. 106)
Vousdevezpayer,aumoinsunefoisl’an,lesintérêtsdussurlesempruntscontractés.
Impossibilité de remettre les sommes au prêteur(Art. 106)
Vous devez, s’il n’est pas possible de retrouver le prêteur pour lui remettre les
sommesdues,remettrecelles-ciaudirecteurgénéraldesélections,quilesversera
auministredesFinances.
24
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Financement public des partis politiques(Art. 81 à 84)
Ledirecteurgénéraldesélectionsverseauxpartisdesmontantsquipeuventservir
àpayerlesdépensesserapportantàl’administrationcourante,àladiffusiond’un
programme politique, à la coordination de l’action politique des membres ou
dessympathisants,auxdépensesélectoralesetserviràrembourserlecapitaldes
emprunts.Cesmontantssontverséssouslesformessuivantes:
• allocationannuelle;
• allocationsupplémentairelorsd’électionsgénérales;
• revenusd’appariementannuels;
• revenusd’appariementbonifiéslorsd’électionsgénérales.
Le financementpublicque ledirecteurgénéraldesélectionsverseauxpartis
esthabituellementpayéaumoyend’unvirementdefondsdansuncompteque
détientlereprésentantofficiel.LaLoiprévoitaussiquelesmontantspeuventêtre
versésparunchèquefaitàl’ordredureprésentantofficielduparti.
Allocation annuelle à des partis autorisés(Art. 81 et 82)
Ledirecteurgénéraldesélectionsverseuneallocationannuelleauxpartispolitiques,
calculée en fonction du pourcentage des votes valides obtenus par chacun des
partisauxdernièresélectionsgénérales.Cetteallocationestverséemensuellement
etestindexéele1erjanvierdechaqueannéeselonlavariationdel’indicemoyen
desprixà laconsommationpour l’annéeprécédente.L’allocationenvigueurest
publiéedanslaGazetteofficielleduQuébecetdiffuséeentouttempssurlesiteweb
d’ÉlectionsQuébec.
Allocation supplémentaire lors d’élections générales(Art. 82 et 82.1)
Ledirecteurgénéraldesélectionsverse,lorsd’électionsgénérales,uneallocation
supplémentaire aux partis politiques, calculée en fonction du pourcentage des
votes valides obtenus par chacun des partis aux dernières élections générales.
Cetteallocationest verséedans les10 joursde laprisedudécretordonnant la
tenued’élections générales. Le taux est de 1$ par électeur inscrit sur les listes
électoralesutiliséeslorsdesdernièresélectionsgénérales.
2.10
25
CHAPITRE 2 Gérer les fonds et contrôler les sommes recueillies
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Revenus d’appariement annuels(Art. 82.2)
Ledirecteurgénéraldesélectionsversedesrevenusd’appariementauxpartispolitiques,
calculésautauxde:
• 2,50$pourchaquedollaramasséàtitrederevenusdecontributionjusqu’à
concurrenced’unmontantannueldecontributionde20000$parparti;
• 1$pourchaquedollaramasséàtitrederevenusdecontribution,ensusdes
premiers20000$,jusqu’àconcurrenced’unmontantannueldecontribution
de200000$parparti.
Dansuneannéecourante,pendant laquelle iln’yapasd’électionsgénérales,
unparti politiquepeutdonc recevoirunmaximumde250000$de revenus
d’appariement.
Revenus d’appariement bonifiés lors d’élections générales(Art. 82.2)
Lorsd’électionsgénérales,aprèsqu’unpartipolitiqueapuprofiterdumaximumde
revenus d’appariement annuels de 250000$, le directeur général des élections
verseàcepartipolitiquedesrevenusd’appariementbonifiés,calculésautauxde:
• 2,50$pourchaquedollarsupplémentaireamasséàtitrederevenusdecontri-
butionjusqu’àconcurrenced’unmontantdecontribution,pourcesélections
générales,de20000$parparti;
• 1$pourchaquedollarsupplémentaireamasséàtitrederevenusdecontribution,
ensusdespremiers20000$,jusqu’àconcurrenced’unmontantdecontribution,
pourcesélectionsgénérales,de200000$parparti.
Remboursement des frais de vérification(Art. 112)
Le directeur général des élections rembourse aux partis politiques autorisés la
moitiédes fraisdevérificationdu rapportfinancierannuel, jusqu’àconcurrence
de15000$.
Pouravoirdroitàceremboursement,lereprésentantofficieldupartidoitenfaire
lademandeaudirecteurgénéraldesélections.Ildoitsoumettre,avecsademande,
lafacturedesfraisdevérificationetlapreuvedepaiementdecesfrais.
Unmodèlepourunedemandederemboursementdes fraisdevérificationest
présentéàl’annexeVIdelasectiondesannexes.
2.11
26
3 Autoriser et acquitter les dépenses
Engagement et paiement des dépenses(Art. 94, 102 et 103)
Lesdépensesd’uneentitéautorisée,autresquelesdépensesélectorales,
nepeuventêtreeffectuéesqueparlereprésentantofficielduparti,par
undéléguéàl’échelled’unecirconscriptionouparlereprésentantofficiel
d’uneinstance.Cesdépensespeuventégalementêtreeffectuéesparune
personnedésignéeparécritparlereprésentantofficiel.
Touslescomptesetlesfacturesdoiventêtrepayésàmêmedessommesrecueillies
conformémentà laLoiélectorale,etce,dans lessixmoisde leur réception,à
moinsquevouslescontestiez.
Lereprésentantofficiel,outoutepersonnedésignéeparécritàcettefinparle
représentantofficiel,doitobligatoirementsignerleschèquespourchacunedes
dépensesengagées.Parailleurs,vouspouvezdéciderd’ajouterunedeuxième
signatureàdesfinsdecontrôleinterne.
3.1
27
CHAPITRE 3 Autoriser et acquitter les dépenses
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Transfert au fonds électoral de l’agent officiel(Art. 414)
Seules les sommes détenues conformément à la Loi électorale par une entité
autorisée peuvent être versées dans le fonds électoralmis à la disposition de
l’agentofficiel.
Remboursement de contributions non conformes au directeur général des élections(Art. 100 et 100.0.1)
Lorsqu’uneentitéautoriséeremetaudirecteurgénéraldesélectionsdescontribu-
tionsnonconformesrecueillieslorsd’unexercicefinancierantérieur,cedéboursé
doitêtreprésentéàunpostedistinctdel’étatdesrésultats,àtitrededépense.
Pour plus de détails à ce sujet, référez-vous à la section 2.2 de ce guide qui
concernelescontributionsainsiqu’àlasection5.2quiporteplusspécifiquement
surlerapportfinancier.
Petite caisseCertaines menues dépenses peuvent être acquittées en argent comptant par
l’entremised’unepetitecaissedontlescaractéristiquessontlessuivantes:
• elledoitêtreconstituéeparlereprésentantofficiel;
• lessommesquiysontdéposéesdoiventêtredéterminéesparlereprésentant
officieletcouvrirdesbesoinspourunepériodelimitée;
• toutmontantdestinéàcréerouàalimenterunepetitecaissedoitêtretirédu
comptedebanquedureprésentantofficielaumoyend’unchèquefaitàl’ordredu
responsabledelapetitecaisseetmentionnantqu’ilestémispourlapetitecaisse;
• entouttemps,letotaldel’argentetdesfacturesacquittéesdoitcorrespondre
aumontantautorisédelapetitecaisse.
Unepersonneresponsabledel’administrationd’unepetitecaissepeutprocéder
régulièrementàunedemandederemboursement(renflouement)correspondant
auxdébourséseffectués,enannexantàsademandelesfacturesacquittéesetles
autrespiècesjustificativesnécessaires.
3.2
3.3
3.4
28
CHAPITRE 3 Autoriser et acquitter les dépenses
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Lorsqu’unepersonnecessed’êtreresponsabledel’administrationd’unepetite
caisse,elledoiten faire la conciliationet remettre l’argentqui s’y trouveau
représentantofficielavectouteslesfacturesetlespiècesjustificatives.
Relevé de PETITE CAISSE de Date Représentant(e) officiel(le)
Date N° Fournisseur Description Montant
2 mai 1 F . Pilon Fournitures 16,10$
2 mai 2 VanHoutte Café 4,15$
3 mai 3 TaxiRéal Taxi 8,40$
3 mai 4 Perrette Lait 1,29$
5 mai 5 Provigo Épicerie 7,22$
5 mai 6 Purolator Messagerie 20,00$
7 mai 7 PostesCanada Timbres 15,00$
7 mai 8 Uniprix Mouchoirs 3,25$
8 mai 9 Ultramar Essence 15,00$
Total : 90,41$
Soldele 9,59$
Total : 100,00$
Autorisation de dépenses électorales(Art. 419 et 420)
Élections généralesLorsd’électionsgénérales, l’agentofficield’unpartiautorisé,sonadjointou le
représentantofficield’uneinstanceàl’échelled’unecirconscription,s’ilestautorisé
àcettefinparl’agentofficielduparti,peuventautoriserdesdépensesélectorales
danslacirconscriptiontantqu’aucuncandidatdeleurpartin’adéposésadéclaration
decandidaturedanscettecirconscriptionetavantl’expirationdelapériodeprévue
pourlaproductiondesdéclarationsdecandidature.
3.5
29
CHAPITRE 3 Autoriser et acquitter les dépenses
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Silepartineprésentepasdecandidatdanscettecirconscription,cesdépenses
sontréputéesavoirétéfaitesparleparti.Danslecascontraire,cesdépenses
sont réputéesavoir été faitespar l’agentofficieldu candidatduparti, et la
personnequiaautorisécesdépensesdoitluienremettreunétatdétailléetse
fairerembourser.
Lorsquedesdépensesélectoralessontinitialementacquittéesparlereprésen-
tantofficield’uneinstance,celui-cidoitinscrirecesdépensesdistinctementau
rapportfinancierentantquedépensesélectoralesattribuablesàl’agentofficiel.
Leremboursementreçudel’agentofficieldoitêtreprésentéàtitrederevenu
detransfertreçudel’agentofficiel.
Silesdépensesengagéescomprennentdelapublicité,cettepublicitédoitêtre
identifiéeaunometau titredu représentantofficielde l’instance,de l’agent
officieldupartioudesonadjointoudel’agentofficielducandidatainsiqu’au
nomdel’imprimeuroudufabricant,lecaséchéant.
Élection partielleLorsd’uneélectionpartielle,seullereprésentantofficieldel’instanceàl’échellede
lacirconscriptionoùalieul’électionpeut,tantqu’aucuncandidatdupartin’adéposé
sadéclarationdecandidatureetavant l’expirationde lapériodeprévuepour la
productiondesdéclarationsdecandidature,autoriserdesdépensesélectorales.
Silepartineprésentepasdecandidat,lesdépensesainsiautoriséesdoiventêtre
inscritesau rapportfinancierannuelde l’instance.Dans le cas contraire, ces
dépensessontréputéesavoirétéfaitesparl’agentofficielducandidatduparti,
etlereprésentantofficieldoitluienremettreunétatdétailléetsefairerembourser.
Lorsquedesdépensesélectoralessontinitialementacquittéesparlereprésentant
officield’uneinstance,celui-cidoitinscrirecesdépensesdistinctementaurapport
financierentantquedépensesélectoralesattribuablesàl’agentofficiel.Lerembour-
sementreçudel’agentofficieldoitêtreprésentéàtitrederevenudetransfertreçu
del’agentofficiel.
Silesdépensesengagéescomprennentdelapublicité,cettepublicitédoitêtre
identifiéeaunometautitredureprésentantofficieldel’instanceoudel’agent
officielducandidatainsiqu’aunomdel’imprimeuroudufabricant,lecaséchéant.
30
CHAPITRE 3 Autoriser et acquitter les dépenses
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisation de dépenses pour la tenue d’une assemblée pour le choix d’un candidat(Art. 404 (4°))
Le représentantofficield’unpartioud’une instancedepartipeut,enpériode
électorale,autoriserdesdépensesjusqu’àunmontantmaximumde4000$pour
latenued’uneconventionsansquecesdépensessoientconsidéréescommedes
dépensesélectorales.
Cesdépensessont les frais indispensablespourtenir,dansunecirconscription,
uneassembléepourlechoixd’uncandidat,soitlecoûtdelalocationd’unesalle
etdelaconvocationdesdéléguésainsiquelapublicitésurleslieuxdel’assemblée.
Cesfraisnepeuventinclureaucuneautreformedepublicité.
Cependant,lorsque,avantl’assembléed’investiture,lechefdupartiadésigné
parécrit le candidatà titreofficiel, que ladéclarationde candidatureaété
déposéeauprèsdudirecteurduscrutinouquelapublicitéélectoraleducandidat
acommencéàêtrediffusée, toutes lesdépensesrelativesàcetteconvention
ouinvestituresontconsidéréescommedesdépensesélectorales.
Paiement d’une dépense faite, non réclamée(Art. 425, 438 et 440)
Lesdépensesélectoralesfaitesouautoriséesparl’agentofficieletpourlesquellesles
fournisseursneluiontpasprésentéderéclamationdansles60joursquisuiventle
jourduscrutindoiventêtrementionnéesdanssonrapportdedépensesélectorales.
Ildoitaussijoindreaurapportdedépensesélectoralesunchèquetirésurlefonds
électoral,faitàl’ordredudirecteurgénéraldesélectionsduQuébecenfidéicommiset,
couvrantletotalquiapparaîtaubasdel’étatdesdépensesfaites,nonréclamées.
Lefournisseuraalors120jourssuivantl’expirationdecedélaipourtransmettre
saréclamationaudirecteurgénéraldesélections.Celui-cis’assurequelemontant
delaréclamationcorrespondàl’informationinscriteàl’étatdesdépensesfaites,
non réclamées .
Ilpeutarriverque lemontantprévupar l’agentofficielpour lepaiementd’une
dépensefaite,nonréclaméesoitinférieuràlaréclamationdufournisseur.Sicelle-ci
n’estpascontestéeparl’agentofficiel,lereprésentantofficieldel’entitéautorisée
doitfaireparveniraudirecteurgénéraldesélections lasommesupplémentaire
nécessairepourl’acquitter.
3.6
3.7
31
CHAPITRE 3 Autoriser et acquitter les dépenses
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Paiement d’une réclamation contestée(Art. 445)
Avantderemettresonrapportdedépensesélectorales,l’agentofficieldoitavoir
acquitté toutes les dettes qui sont l’objet des réclamations reçues dans les
60joursquisuiventlejourduscrutin,àmoinsqu’illescontesteetlesymentionne
comme telles .
L’agentofficielpeutdonccontesteruneréclamationouunepartied’uneréclamation
découlantd’unedépenseélectoralesiladépenseaétéfaitesanssonautorisation
ousilesconditionsdelacommanden’ontpasétérespectées(quantité,qualité,
datedelivraison,prix,etc.).
Lorsqu’uneréclamationaétécontestéeparl’agentofficiel,seullereprésentant
officielpeutl’acquitterenexécutiond’unjugementobtenud’untribunalcompétent
parlecréancier,aprèsauditiondelacauseetnonsuracquiescementàlademande
ousurconventionderèglement.
Ledirecteurgénéraldesélectionspeuttoutefoispermettreaureprésentantofficiel
d’acquitterunedettequin’apasétépayéeenraisonde l’insuffisancedufonds
électoral.Ledirecteurgénéraldesélectionspeutégalement lepermettresi le
refusouledéfautdepayerdécouled’uneerreurdebonnefoietqu’aucunparti
oupersonnecandidatenes’yoppose.Voustrouverezàl’annexeVIIdelasection
des annexes du présent guide unmodèle de demande de paiement d’une
réclamationcontestée.
Réutilisation de matériel et perte de matériel à la suite de vandalisme ou de vol en période électoraleLadirectiveD-10 indique la façondeprocéder lorsquedumatérielpublicitaire
produitetutilisé lorsd’uneélectionantérieureest réutilisé lorsd’uneélection
subséquente.
LadirectiveD-14précise,poursapart,lafaçondetraiterlapertedematérielà
lasuitedevandalismeoudevolenpériodeélectorale.
3.8
3.9
32
4Représentant officiel lors d’une campagne à la direction
Dépenses du parti pour la campagne à la direction(Art. 127.6, 127.11 [renvoi à 406], 424, 127.12 et 127.13)
Lereprésentantofficieldupartiestresponsabledefaireoud’autoriserlesdépenses
pourlecomptedupartidanslebutd’organiserlacampagneàladirection.
Uncomptequelereprésentantofficieldupartidétientenvertudel’article99de
laLoiélectoralepeutserviràacquitterlesdépensesdecampagneetàdéposer,
lecaséchéant, lemontantdesempruntscontractéspar lereprésentantofficiel
dupartiauxfinsd’unecampagneàladirection.
Lesdépensesdecampagnepeuventêtreeffectuéespourlecomptedupartipar
lereprésentantofficielduparti,sesadjointsousonremplaçant.Lereprésentant
officielpeut,avecl’approbationduchefouduchefintérimaire,nommerdesadjoints
ennombresuffisantet lesmandaterpour faireouautoriserdesdépensesde
campagnejusqu’àconcurrencedumontantqu’ilfixedansleuractedenomination.
Cemontantpeutêtremodifiéentouttemps,parécrit,parlereprésentantofficiel
dupartiavantlaremisedesonrapportdedépensesdecampagne.
Toutedépensedecampagnefaitepar l’adjointdureprésentantofficielduparti
estréputéeavoirétéfaiteparlereprésentantofficieldupartijusqu’àconcurrence
dumontantfixédansl’actedenomination.
L’adjointdoitfourniraureprésentantofficieldupartiunétatdétaillédesdépenses
qu’ilafaitesouautorisées.
4.1
33
CHAPITRE 4 Représentant officiel lors d’une campagne à la direction
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Lereprésentantofficieldupartietsesadjointsdoivents’assurerquetoutpaiement
d’unedépensedecampagneestjustifiéparunefacture.Cettefacturedoitcomporter
plusoumoinsderenseignements,selonqueladépenseestinférieureà200$ou
de200$ouplus.Letableausuivantfournitlesrenseignementsnécessaires.
Dépense de moins de 200 $ Dépense de 200 $ ou plus
• nometadressedufournisseur
• datedelafacture*
• descriptiondesbiensetdesservices
• montant total
• nometadressedufournisseur
• datedelafacture*
• quantité
• descriptiondesbiensetdesservices
• tauxunitaire
• montant total
*Siladatedelafacturesesitueendehorsdelapériodedelacampagneàladirection,indiquezlesdatesd’utilisationetlesquantitésutiliséespendantlacampagneetsignez.
Toutepersonneàquiunmontantestdûpourunedépenseeffectuéepar le
représentantofficielduparti,auxfinsd’unecampagneàladirection,doitfairesa
réclamationàcereprésentantdansles60joursquisuiventlejourduscrutin.
Silereprésentantofficieldupartiestdécédé,adémissionnéouestempêchéd’agir
etqu’iln’apasétéremplacé,laréclamationdoitêtretransmiseauchefduparti
ouauchefintérimairedanslemêmedélai.
Ledéfautderespecterledélaide60joursentraînelaprescriptiondelacréance.
UnchapitredelaLoiélectoraletraitedesdispositionsrelativesaufinancementd’une
campagneàladirectiond’unpartipolitique.Ilfautseréférerauxarticles127.1à127.21
de laLoietauGuidedureprésentantfinancierd’uncandidatà ladirectiond’un
partipolitiquepourconnaîtrelesdispositionsapplicablesencettematière.
Exceptions aux dépenses de campagne(Art. 127.11 [renvoi à 404])
Lorsquel’article127.11renvoie,aveclesadaptationsnécessaires,àl’article404
dela Loiélectorale,vousdevezretenirqueneconstituentpasdesdépensesde
campagnedupartilesdépensesraisonnablesfaitesparunepersonnepourseloger,
senourriretsedéplacerauxfinsd’unecampagneàladirection,payéesàmême
sespropresdeniers,siellesneluisontpasremboursées.
4.2
34
CHAPITRE 4 Représentant officiel lors d’une campagne à la direction
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Demême, ne sont pas des dépenses de campagne les dépenses raisonnables
ordinairementfaitespourl’administrationcouranted’auplusdeuxbureauxpermanents
dupartidontl’adresseestinscriteauxregistresdudirecteurgénéraldesélections.
LesprincipesmentionnésàcesujetàladirectiveD-17 doivents’appliquerauxfins
d’unecampagneàladirectiond’unparti.
Nesontpasdesdépensesdecampagnelesdépensesraisonnablesfaitespourla
publicationdecommentairesexplicatifsdesdispositionsdelaLoietdesesrègle-
ments,notammentenmatièredefinancementd’unecampagneàladirectiond’un
parti,pourvuquecescommentairessoientstrictementobjectifsetnecontiennent
aucunepublicitédenatureàfavoriserouàdéfavoriserunepersonnecandidate.
Lapersonnedésignéepourprésiderlescrutinoulereprésentantofficielduparti
pourraitjugeropportund’engagerdetellesdépenses.
Emprunts et cautionnement(Art. 127.10)
Lereprésentantofficieldupartipeutcontracterunempruntpourlesdépensesdu
partiauxfinsdelacampagneàladirectionetunélecteurpeutseportercaution
decetemprunt.
Lesexigencesquantauxempruntsetauxcautionnements sontcellesfixéesà
l’article105delaLoietexpliquéesàlasection2.9duprésentguide.
Sommes provenant des représentants financiers des candidats(Art. 88 (9°), 114 (3.2°) et 127.11 [renvoi à 417])
Lereprésentantofficieldupartipeutagiràtitredefournisseurpourlesreprésentants
financiersdescandidatsàladirectionenoffrantàceux-cidesbiensetdesservices
auprixcourantdumarché.Commepourtouteautredépensedecampagne, les
représentants financiers des candidats devront acquitter ces dépenses sur leur
fondsdecampagne.
Lespaiementsquereçoitlereprésentantofficieldupartipourcesbiensetservices
neconstituentpasdescontributionslorsquelestransactionssontfaitesconfor-
mémentàlaLoi.Cespaiementsdoiventfigureraurapportfinancierdupartidans
unpostederevenuspécifique.
4.3
4.4
35
CHAPITRE 4 Représentant officiel lors d’une campagne à la direction
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Rapport de dépenses de campagne à produire(Art. 127.19)
Le représentantofficieldupartidoit,dans les120 joursqui suivent le jourdu
scrutin, produire un rapport des dépenses de campagne du parti, le tout au
directeur général desélections, suivant la formeprescritepar celui-ci, avec le
formulaireDGE-270intituléRapportdesdépensesdecampagneduparti,enplus
duformulaireDGE-271,annexe1(voirladirectiveD-26).
Touteslespiècesjustificativesrelativesàcerapportet,lecaséchéant,lesactes
denominationdesadjointsdureprésentantofficieldupartiettoutemodification
àcesactessontconservésparlereprésentantofficieldupartipendantunepériodede
septansetdoiventêtreproduitssurdemandeaudirecteurgénéraldesélections.
Réception des rapports de revenus et dépenses de campagne des candidats à la direction(Art. 127.16, 127.17 et 127.19)
Lereprésentantofficieldupartireçoitlerapportdesrevenusetdesdépensesde
campagnequelereprésentantfinancierdechaquecandidatàladirectionduparti
produitdansles90joursquisuiventlescrutinainsiquetoutrapportdesrevenus
etdépensesdecampagnecomplémentaireexigéparlaLoi.
Lereprésentantofficieldupartijoint,àsonproprerapport,touslesrapportsdes
représentantsfinanciersdecandidatsquiluiontététransmisàlasuiteduscrutin
etlestransmetaudirecteurgénéraldesélections.Dèslaréceptiond’unrapport
complémentaire,lereprésentantofficieldupartidoitégalementlefaireparvenir
audirecteurgénéraldesélections.
4.5
4.6
36
CHAPITRE 4 Représentant officiel lors d’une campagne à la direction
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Conservation des pièces justificatives des rapports des revenus et dépenses de campagne des candidats à la direction(Art. 127.16, 127.17 et 127.19)
Lereprésentantofficieldupartidoit,durantunepériodedeseptanssuivantladate
deproductiondesrapportsdesrevenusetdépensesdecampagnedesreprésentants
financiersdescandidatsàladirection,conserverlespiècesjustificativespermettant
devérifierlerespectdesdispositionsdelaLoi,etce,enmatièredefinancement
descampagnesàladirection.Ildoitaussiconserver,lecaséchéant,lesautorisations
écritesdes candidats à la directionpour tout emprunt contracté, les actesde
nominationdesadjointsdesreprésentantsfinanciersdescandidatsainsiquetoute
modificationàcesactes.Ildoitremettrecesdocumentsaudirecteurgénéraldes
élections,s’illuienfaitlademande.
Délai supplémentaire pour produire le rapport(Art. 127.21)
Silechefdupartioulechefintérimairedémontreaudirecteurgénéraldesélections
quel’absence,ledécès,lamaladieoul’inconduitedureprésentantofficielduparti
ou toute autre cause raisonnable empêche la préparation et la production du
rapportdedépensesdecampagne,ledirecteurgénéraldesélectionspeutaccorder
undélaisupplémentaired’auplus30jourspourlapréparationetlaproductionde
ce rapport .
4.7
4.8
37
5 Produire le rapport financier annuel
Renseignements généraux(Art. 113, 117, 119, 120 et 120.1)
Le représentantofficield’unpartipolitiqueautorisédoit remettreau
directeurgénéraldesélections,auplustardle30 avrildechaqueannée,
un rapport f inancier pour l’exercice précédent qui se termine le
31décembre.
Lereprésentantofficield’uneinstanceautoriséedepartidoitremettreau
directeurgénéraldesélections,auplustardle1eravrildechaqueannée,
unrapportfinancierpourl’exerciceprécédentquiseterminele31décembre.
Lebilandurapportfinancierdoitêtresignéparlereprésentantofficieldontlenom
apparaîtauRegistredesentitéspolitiquesautoriséesdudirecteurgénéraldes
électionsau31décembreouparceluiquiaétédésignéavantladatederemise
durapport.Laresponsabilitéde laproductiondurapportfinancier incombeau
représentantofficieldel’entitéautorisée.
Danscertainessituations,laLoiélectoraleprévoitqueladated’échéancepour
laproductiond’un rapport financierdepartioud’instance soit reportée.Ce
report survient lorsque ladated’échéancepour laproductiond’un rapport
financiersesitueenpériodeélectorale,durant lapériodedeproductiond’un
rapportdedépensesélectoralesoulorsqueladated’échéancepourlaproduc-
tiond’unrapportdedépensesélectoralessesituedurantlapériodedeproduction
d’unrapportfinancier(art.120et120.1).
Afindefaciliterlapréparationdurapportfinancier,vousdeveztenirunregistre
comptable,dontledétailestpréciséàladirectiveD-5.Unmodèlederegistred’une
instanceestprésentéàl’annexeVIIIdelasectiondesannexesduprésentguide.
5.1
38
CHAPITRE 5 Produire le rapport financier annuel
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Rapport financier du parti(Art. 47, 110 et 113 à 116.1)
Lerapportfinancierdupartidoitêtreproduitsuivantlaformeprescriteparledirecteur
généraldesélections(voirleBulletinB-1).Cerapportcomportelesélémentssuivants:
• unbilan;
• unétatdesrésultats;
• unétatdel’évolutiondesactifsnets;
• unétatdesfluxdetrésorerie;
• lecadrederéférence;
• lesnotescomplémentairespréparéesconformémentauréférentield’information
financièreapplicable(principescomptablesgénéralementreconnus);
• lalistedessolliciteurs,mêmesicelle-cinecomporteaucunsolliciteur.
Cerapportfinancier,pourêtreréputétransmisaudirecteurgénéraldesélections,
doitêtreaccompagnédurapportduvérificateuroude l’auditeur indépendant.
Voustrouverezauchapitre6deceguidedel’informationadditionnelleconcernant
levérificateurduparti.
Pourquelerapportfinancierdupartisoitrecevable,lessections«Signatureet
déclarationdureprésentantofficiel»et«Signatureetdéclarationduchef»doivent
êtresignées.
Bienquelespartisnesoientpastenusd’informerledirecteurgénéraldesélections
delanominationd’unvérificateur,ilestrecommandéaureprésentantofficielet
auchefdupartide transmettre les renseignementscontenusdans lemodèle
reproduitàl’annexeIXdelasectiondesannexesduprésentguide.
Le dépôt de 500$ accompagnant la demanded’autorisation d’unparti est
remboursé lorsde laproductiondupremier rapportfinancieroudu rapport
financierdefermeture.Unmodèledelettreestprésentéàl’annexeXdelasection
desannexespourlademandederemboursementdecedépôt.
5.2
39
CHAPITRE 5 Produire le rapport financier annuel
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Rapport financier de l’instance(Art. 114, 115, 115.1 et 117)
Lerapport financierd’une instancedepartidoitcomporterunbilan,unétat
desrésultatsainsiqu’uneconciliationd’encaisse.Cerapportdoitenoutreêtre
accompagnédesannexescomportantlesrenseignementssupplémentairesexigés
auxarticles114et115delaLoiélectorale.Deplus,lalistedessolliciteursdoit
accompagnerlerapport.
Pourquelerapportfinancierdel’instancesoitrecevable,ildoitêtreaccompagné
d’unedéclarationsignéeparlereprésentantofficieletd’unedéclarationsignée
par ledéputéou,àdéfaut,danscederniercas,duplushautresponsableque
le représentantofficielde l’instanceautoriséedupartidésigneparécrit.Ces
deuxdéclarationssontprescritesparledirecteurgénéraldesélections.
Également, la lettrededésignationduplushaut responsablede l’instanceest
présentéeàl’annexeXIIIdelasectiondesannexesetdoitêtrejointeaurapport
financierannuel.
Lemodèledurapportfinancierd’uneinstancedeparti,accompagnédesannexes,
estprésentéàladirectiveD-8.Deplus,unfichierExceltrèsconvivialetfortement
recommandépourlaproductiondurapportfinanciersetrouveaussisurlesiteWeb
d’ÉlectionsQuébec.Ledocument Instructionspourremplir le rapportfinancier
d’uneinstanceestprésentéauchapitre9etsurlesiteWeb,afindevousexpliquer
l’utilisationdecefichierExcel.
Renseignements à fournir sur demande du directeur général des élections(Art. 112.1)
Ledirecteurgénéraldesélectionsaaccèsàtousleslivres,comptesetdocuments
quiserapportentauxaffairesfinancièresdesentitésautorisées.À lasuited’une
demande du directeur général des élections, le représentant officiel, ou toute
autrepersonne,doitfournirlesrenseignementsrequisdansundélaide30jours.
5.3
5.4
40
CHAPITRE 5 Produire le rapport financier annuel
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Demande de correction d’un rapport(Art. 443)
Lereprésentantofficielpeutcorrigeruneerreurconstatéedansunrapportfinancier
déjàproduit,letoutjusqu’àladatelimiteprévuepourlatransmissiondecerapport.
Aprèscettedate,lechefdupartidoitobtenirdudirecteurgénéraldesélections
lapermissiondecorrigertouteerreurendémontrantqu’elleaétéfaiteparinad-
vertance.Pource faire, lechefdupartidoitutiliser lemodèleapparaissantà
l’annexeXI.Avantdepermettrelacorrectiond’unrapport,nousfaisonsparvenir
unecopieauxpartisetcandidatsconcernésenlesinformantqu’ilsont10jours
pournousfairevaloirleuropposition.S’iln’yapasd’oppositionousinousjugeons
l’oppositionnonfondée,nouspermettonsquelacorrectionsoiteffectuée.Dans
lecascontraire,nousrenvoyonslespartiesautribunalcompétent.
Retrait d’autorisation(Art. 67, 73, 75 et 76)
Le directeur général des élections peut, sur demande écrite du chef, retirer son
autorisation à une entité autorisée. Cette demande doit être accompagnée d’un
rapportfinancierdefermeturedel’entitévisée,pour lapériodeécouléedepuis la
dated’autorisationoulafindelapériodecouverteparlerapportfinancierprécédent,
selonlecas,jusqu’àladatedelademande.Elledoitégalementêtreaccompagnée
durapportfinancierprécédent,lorsqu’iln’apasététransmis.Deplus,lademandede
retraitd’autorisationdoitêtreaccompagnéed’unecopiede larésolutionpriseen
conformitéavec les règlementsdupartiet certifiéeconformeparaumoinsdeux
desesdirigeants.
Lerapportfinancierdefermeturedoitêtreproduitparlereprésentantofficielou,
àdéfaut,parlechefduparti.Lerapportdoitcontenirlesmêmesélémentsque
lerapportfinancierannuel.
Lorsdu retraitd’autorisationd’une instancedeparti, sansque leparti cesse
d’êtreautorisé,lereprésentantofficieldoit,sansdélai,remettreaureprésentant
officieldupartilessommesetlesactifsdesoninstance.Lepartisuccèdeaux
droitsetobligationsdel’instancequicessed’êtreautorisée.
Leretraitd’autorisationd’unpartientraîneleretraitdetoutessesinstances.Les
sommeset lesactifsdupartietdes instancesdoiventêtreremissansdélaiau
directeurgénéraldesélectionsparlespersonnesquilesdétiennent.
5.5
5.6
41
CHAPITRE 5 Produire le rapport financier annuel
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Cepartietchacunedesesinstancesdoiventégalementfaireparveniraudirecteur
généraldesélections:
• unrapportfinancierdefermeture;
• lalistedescréanciers,enmentionnantleurnom,leuradresseetlesmontants
dusàchacun;
• toutlivre,compteoudocumentquiserapporteauxaffairesfinancièresduparti
etdesinstances,siunedemandeluiestformuléeencesens.
Enpareilcas,nousvousrecommandonsdecommuniqueravecunecoordonnatrice
ouun coordonnateuren financementdespartispolitiquesaux coordonnées
mentionnéesdansl’introductiondeceguide.
Accessibilité(Art. 126)
Lesrenseignementscontenusdanslesrapportsfinanciersetlesdocumentsprescrits
parletitreIIIdelaLoiélectoraleontuncaractèrepublicàpartirdeladatelimite
deproduction,àl’exception:
• delalistedessolliciteurs;
• delalistedesmembresd’unpartiautoriséviséeàl’article51.2delaLoiélectorale
(listede100membresquidoitêtretransmiseannuellementaudirecteurgénéral
desélections);
• des renseignements contenusdans lafichedecontributionautresque les
prénometnomdudonateur, l’adressedesondomicileet lemontantdesa
contribution.
Toutefois, si les rapportsfinancierssontproduitsendehorsdesdélais, ils sont
accessiblesdèsladatedeleurproduction.
Exemple:
Siunrapportfinancierd’uneinstancedepartiestproduitle25mars,ilnepourra
êtreaccessiblequele1eravril.Cependant,siuntelrapportestproduitle2avril,
soitaprèsledélaifixéparlaLoiélectorale,ilestaccessibleàcompterdecettedate.
5.7
42
Vérificateur ou auditeur indépendant du parti6
(Art. 107 à 112)
Lereprésentantofficield’unpartiautorisédoit,avecl’approbationécriteduchef
duparti,nommerunvérificateurparmilespersonnesayantlégalementledroit
de pratiquer la vérification publique au Québec. Vous trouverez à l’annexe IX
de la section des annexes du présent guide un modèle d’avis de nomination
duvérificateur.
Nepeutêtrevérificatricelapersonnequiest:
1° députéeàl’AssembléenationaleoumembreduParlementduCanada;
2° agenteofficielleoureprésentanteofficielle;
3° candidateàuneélectionencours;
4° directricegénéraledesélections,directriceduscrutin,directriceadjointe
duscrutinouunedesesassistantesouundesesassistants.
Lesassociésetlesmembresdupersonneldespersonnesviséesauxpoints1°à4°
ci-dessussontégalementinhabilesàexercerlafonctiondevérificateur.
Cerapportdoitêtreadresséàladirectionduparti.Ilpeut,parailleurs,contenirdes
commentairesoudesobservationspourtraduireunedérogationauxnormesacceptées
enmatièredecomptabilitéetauxdirectivesdudirecteurgénéraldesélections.
Levérificateuraaccèsàtousleslivres,comptesetdocumentsquiserapportent
auxaffairesfinancièresduparti.
Ledirecteurgénéraldesélections rembourseauparti autorisé lamoitiédes
fraisdevérificationdesonrapportfinancier,jusqu’àconcurrencede15000$.
Concernantleremboursementdesfraisdevérification,référez-vousàlasection2.11
deceguide.
43
Généralités7Mise à jour du registre des entités autorisées(Art. 51.1, 51.2, 65 et 66)
Lereprésentantofficiel, lechefdupartioutoutepersonnedésignéepar lechef
doitaviser ledirecteurgénéraldesélectionsde toutenominationd’unnouveau
chefoudenouveauxdirigeants,ouencoreduremplacementd’unreprésentantofficiel,
d’undéléguédecelui-ci,d’unagentofficieloud’unadjointdecelui-ci.Ildoitlui
fournirparécrittoutautrerenseignementrequispourlamiseàjourduregistre.
Parailleurs,lepartipolitiquedoit,auplustardle30avrildechaqueannée,trans-
mettreaudirecteurgénéraldesélectionsunelisteindiquantlenometl’adresse
de100membrespossédantlaqualitéd’électeuretunecartedemembrevalide.
Pourlanominationd’unnouveauchef,unavisannonçantlanominationdoitêtre
accompagnéd’unecopiedelarésolutionpriseenconformitéaveclesrèglements
dupartietcertifiéeconformeparaumoinsdeuxautresdirigeantsdecelui-ci.
Retrait d’autorisation à l’initiative du directeur général des élections(Art. 68)
Uneentitépeutsevoirretirersonautorisationparledirecteurgénéraldesélections
notammentpourlesmotifssuivants:
• ellene fournitpas lesrenseignementsexigéspour lamiseà jourduregistre
desentitésautorisées;
• elleneseconformepasauxdispositionsrelativesauvérificateur;
• lereprésentantofficielneseconformepasauxdispositionsrelativesauxdépenses
etempruntsdesentitésautorisées;
7.1
7.2
44
CHAPITRE 7 Généralités
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
• lereprésentantofficielneseconformepasauxdispositionsafférentesaurapport
financier;
• lepartipolitiquenemaintientpasunnombreminimumde100membrespossédant
laqualitéd’électeuretunecartedemembrevalideouquiometdetransmettre,
auplustardle30avrildechaqueannée,unelisteindiquantlenometl’adresse
de100membrespossédantlaqualitéd’électeuretunecartedemembrevalide.
Pourplusdedétailsàcesujet,référez-vousàlasection5.6portantsurlesretraits
d’autorisation.
Demande d’enquête(Art. 491)
LaLoiélectoralestipulequeledirecteurgénéraldesélectionspeutenquêter,desa
propreinitiativeouàlademanded’unepersonne.Bienquel’usaged’unformulaire
ne soitpasprescritpar la Loiélectorale, il est recommandéd’utiliser lemodèle
proposéàl’annexeXIIdelasectiondesannexesduprésentguidepourformuler
unedemanded’enquêteaudirecteurgénéraldesélections.
Nouveaux pouvoirs du directeur général des élections en matière de vérification et d’enquête(Art. 490.1 à 490.4, 491 et 493.1)
Outre sonpouvoirde faireenquête (section7.3), ledirecteurgénéraldesélections
peutégalementprocéderàdesvérificationspours’assurerdel’applicationdelaLoi
électoraleoudesesrèglements.
Enmatièredevérification,ledirecteurgénéraldesélectionsdisposedespouvoirs
suivants:
• sousréservedecertainesobligations,notammentd’accéderaux lieuxoùsont
gardésoudevraientêtregardésleslivres,registres,comptes,dossiersetautres
documentspertinents,ainsiqu’auxlieuxoùestexercéeuneactivitédansundomaine
viséparlaLoi;d’inspecterceslieux;d’utilisertoutordinateur,matérieloutoute
autrechoses’ytrouvant;etd’exigertoutrenseignementoulacommunicationde
toutdocumentpertinent;
• denotifierunedemandepéremptoirepourexigerd’unepersonnelaproduction
detoutrenseignementoudocument;
7.3
7.4
45
CHAPITRE 7 Généralités
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
• defaireunedemandeàunjugedelaCourduQuébecpourqu’ilordonne,encas
dedéfautàl’unedesobligationsmentionnéesci-dessus,àlapersonnedes’y
conformer.
Ledirecteurgénéraldesélectionspossèdeégalementunpouvoirenmatière
d’enquête, soitceluid’obtenird’un jugede laCourduQuébecquecedernier
ordonneàunepersonne,àl’exceptiondecelleviséeparl’enquête,decommuniquer
desrenseignementsoudocuments.
46
Dispositions pénales et autres sanctions8
(Art. 551 à 569 et 569.1)
Lorsque la Loi électorale n’est pas respectée, une infraction est commise. En
conséquence,despoursuitespeuventêtre intentéesetentraînerdes sanctions
quipeuventprendrelesformessuivantes:
• amendes;
• pertedesdroits:
− desiégeretdevoterpourdesélus;
− électoraux(notammentvoter,selivreràuntravaildenaturepartisane,poser
sacandidatureàuneélection,assumerlafonctiondereprésentantofficiel).
Lespoursuitesquepeutintenterledirecteurgénéraldesélectionsenmatièrede
financementetdecontrôledesdépensesélectoralesseprescriventparseptannées
aprèsquel’infractionaétécommise.
ContributionEn vertu de l’article 564.2Commetune infraction toutepersonnequi contrevientou tentede contrevenir
notammentauxdispositionsdesarticlessuivants:
Art . 87 • avoirlaqualitéd’électeurpourverserunecontribution;
Art . 88 • définitiond’unecontributionetexceptions;
Art.90 • contributionverséeparl’électeurlui-même,àmêmesespropres
biens,volontairement, sanscompensationnicontrepartie,sans
remboursement;
Art . 91 • contributionmaximalede100$;
8.1
47
CHAPITRE 8 Dispositions pénales et autres sanctions
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Art.100 • contributionnonconformedevantêtreremiseaudirecteurgénéral
desélectionsdèsquelefaitestconnu;
Art . 127 .6 • utilisationd’uncompte,viséàl’article99delaLoi,détenuparle
représentantofficielduparti;
• dépôtdesempruntsdanscecompte;
• lereprésentantofficield’unpartiousonadjointnepeuventpayer
lecoûtd’unedépensedecampagnequesurcecompte.
Cettepersonneestpassible:
• s’ils’agitd’unepersonne physique,d’uneamendede5000$à20000$pourune
premièreinfractionetde10000$à30000$pourtouterécidivedansles10ans;
• s’ils’agitd’unepersonne morale,d’uneamendede10000$à50000$pourune
premièreinfractionetde50000$à200000$pourtouterécidivedansles10ans.
En vertu de l’article 564.1L’électrice ou l’électeur qui déclare faussement que sa contribution est faite à
mêmesespropresbiens,volontairement, sanscompensationni contrepartie,et
qu’elle n’a fait ni ne fera l’objet d’un quelconque remboursement, est passible
d’uneamendede5000$à20000$pourunepremièreinfractionetde10000$à
30000$pourtouterécidivedansles10ans.
Lapersonnephysiqueoumoralequi,parlamenaceoulacontrainteouparune
promessedecompensation,decontrepartieoude remboursement, inciteun
électeuràfaireunecontributionestpassibled’uneamendede5000$à20000$
pourunepremièreinfractionetde10000$à30000$pourtouterécidivedans
les10ans.
En vertu des articles 564.1 et 564.2Lorsqu’unepersonnephysiqueoumoraleestdéclaréecoupabled’uneinfraction
pour avoir contrevenu ou tenté de contrevenir notamment aux articles 87, 90
ou91,oudéclaréecoupabled’uneinfractionviséeàl’article564.1,unjugepeut,
surdemandedudirecteurgénéraldesélections,imposeruneamendeadditionnelle
d’un montant équivalant au double de la contribution illégale pour laquelle la
personneestdéclaréecoupable,etce,mêmesil’amendemaximaleluiestimposée.
48
CHAPITRE 8 Dispositions pénales et autres sanctions
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
En vertu de l’article 561Toutepersonnequisolliciteourecueilledescontributionsoueffectuedesdépenses
sansdéteniruneautorisationdudirecteurgénéraldesélectionsestpassible:
• s’ils’agitd’unepersonnephysique,d’uneamendede5000$à20000$;
• s’ils’agitd’unepersonnemorale,d’uneamendede10000$à50000$.
Rapport financier et autres responsabilités du représentant officielEn vertu de l’article 559.0.1Estpassibled’uneamendede5000$à20000$lereprésentantofficielqui:
• remetunfauxrapportouunefaussedéclaration;
• produitunefacture,unreçuouuneautrepiècejustificativefauxoufalsifié;
• acquitteuneréclamationautrementquelepermetl’article445.
En vertu de l’article 563Quiconque,incluantlereprésentantofficiel,ometdeproduireunrapportfinancier
oun’acquittepasdanslesdélaisprévusuneréclamationdudirecteurgénéraldes
électionsestpassibled’uneamendede50$pourchaquejourderetard.
En vertu des articles 127, 442 et 562Lorsquelerapportfinancierd’uneentitéautoriséen’estpasproduitdanslesdélais
fixés, le chef du parti ou, si ce dernier n’est pas député, le chef parlementaire
devient,10joursaprèsl’expirationdesdélaisimpartis,inhabileàsiégeretàvoter
à l’Assembléenationaletantquecerapportn’apasétéproduit.En l’absencede
chefparlementaire,ledéputédésignéparlechefdupartiperdledroitdesiéger
etdevoter.
Toutefois,un jugepeut, surdemande faiteavantque lechefduparti, lechef
parlementaireouledéputédésignéparlechef,selonlecas,soitinhabileàsiéger
ouàvoter,luipermettredecontinuerdesiégeroudevoterpendantunepériode
additionnelled’auplus30jours.
Ledéputéquisiègeouvoteàl’Assembléenationalecontrairementàl’inhabilité
mentionnéeprécédemmentestpassibled’uneamendede500$pourchaquejour
oùilsiègeouvoteainsi.
8.2
49
CHAPITRE 8 Dispositions pénales et autres sanctions
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
En vertu de l’article 564Quiconque, incluant le représentant officiel, contrevient notamment à l’unedes
dispositionsdesarticles76,92,93,95,97,99,102à104.1,despremieretdeuxième
alinéasdel’article105,desarticles105.1,106,127.1,127.2,417,419,420et127.11
estpassibled’uneamendede500$à10000$.
En vertu de l’article 564.1.1L’électeurquidéclarefaussementqueleprêtestconsentiouquelecautionnement
est contracté sur ses propres biens, volontairement, sans compensation ni
contrepartie, et qu’il n’a fait ni ne fera l’objet d’unquelconque remboursement
autrementquecequiestprévudansl’actedeprêt,estpassibled’uneamendede
5000$à20000$pourunepremière infractionetde10000$à30000$pour
touterécidivedansles10ans.
En vertu de l’article 565Quiconque contrevient à l’une des dispositions de la Loi électorale ou de ses
règlements,pour lesquellesaucuneautrepeinen’estprévue,estpassibled’une
amendede500$.
En vertu de l’article 566.1Lorsquelechefd’unpartipolitique,unautredesesdirigeants,sonreprésentant
officiel,undéléguédecelui-ci,sonagentofficielouunadjointdecelui-cicommet,
permetoutolèreuneinfractionàlaLoiélectorale,lepartipolitiqueestprésumé
avoircommiscettemêmeinfraction.
Manœuvre électorale frauduleuseEn vertu des articles 567 et 568Unepersonnedéclarée coupabled’unemanœuvre électorale frauduleuseperd,
pourunepériodedecinqans, ledroitdevoter,d’êtrecandidateàuneélection,
deselivreràuntravaildenaturepartisaneetd’agiràtitredereprésentantofficiel,
etellenepeutoccuperaucunefonctiondontlanominationestfaitepardécretdu
gouvernementouparrésolutiondel’Assembléenationale.
Constituent unemanœuvre électorale frauduleuse les infractions suivantes,
notammentenmatièredefinancementpolitique,prévuesauxarticles559.0.1,
564.1,564.1.1et564.2lorsqu’ilsréfèrentauxarticles87,90et91.
8.3
50
CHAPITRE 8 Dispositions pénales et autres sanctions
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autres dispositionsConformémentàl’article569.1,touteinformationrelativeàunepoursuitepénale
intentéeparledirecteurgénéraldesélectionsetàunedéclarationdeculpabilité
liéeauxinfractionsénuméréesauxarticles564.1(1°)et(2°)et564.2,notamment
relativement aux articles 87, 90 et 91 de la Loi électorale, sera transmise aux
commissairesassociésauxvérificationsde l’Unitépermanenteanticorruption(UPAC)
ainsiqu’auSecrétariatduConseildutrésorpourtraitementappropriéenvertu
delaLoisurlescontratsdesorganismespublics(LCOP).
Tableau sommaire de certaines infractions, amendes et sanctionsLe tableau reproduit à la fin de ce chapitre fait part de certaines situations
entraînantdesinfractionsàlaLoiélectoralepourlesquellesdesamendesélevées
etdemultiplessanctionssontimposées.
La façon de lire le tableau est la suivante :
• Colonne1–envertudel’article
• Colonne2–lacontrevenanteoulecontrevenant
• Colonne3–n’apasrespectél’undesarticlesénumérésou
–acommisl’acteillégaldécritou
–aétédéclaré(e)coupabled’uneinfraction
• Colonne4–pourunepremièreinfractionoupourunerécidive
• Colonne5–uneamendepeutêtreimposéepourunmontantde«»$plus uneamendeadditionnelleéquivalantaudoubledelacontributionillégale
Peuts’ajouterauxamendesdéjàimposéeslasanctionenvertudel’article:
• Colonne6–quirendcoupabledemanœuvreélectoralefrauduleuse(MEF)
8.4
8.5
51
CHAPITRE 8 Dispositions pénales et autres sanctions
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
52
Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance9
Ilestrecommandédeprendreconnaissancedeschapitres3,4et5duprésent
guidequitraitentdurapportfinancieravantdecommenceràremplirlerapport.
L’équipedudirecteurgénéraldesélectionsacrééunoutiltrèsconvivialafinde
vousaiderdans laproductiondu rapport financier. Il s’agitd’un fichierExcel
disponiblesurlesiteWebd’ÉlectionsQuébec :electionsquebec.qc.ca .
Ainsi,lesinstructionsàsuivrepourremplirlefichierExcelpourlerapportfinancier
d’uneinstancevoussontfourniesselonl’ordredanslequellesformulairesdoivent
êtreremplisetellessontdisponiblesauxpagessuivantes.
1 ObjectifLebutestderendredisponibleunfichierbasésurlesbesoinsdesinstancesafinde
faciliterleursuivifinancier.Cefichierpermetdediminuerlasaisiedesdonnéeset
lerisqued’erreursdesaisietoutenautomatisantlaproductiondurapportfinancier
annuel.
2 Lors de l’ouvertureVousdevezactiverlesmacrossiunmessageledemandelorsdel’ouverturedufichier.
53
Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
3 Compilation
Bilan d’ouverture :Saisissez lesdonnéesdevotrerapportfinancierde l’annéeantérieuresous«Compilation-Bilan(M)».VousdevezlessaisirdanslescellulesC11
àC24etC29àC39(cellulesjaunes).
L’ensembledesautresdonnéesapparaissantsouscesongletsestcompiléeautoma-tiquementàpartirdecellessaisiesdanslesregistresdesrevenusetdesdépenses.
4 Registres des revenus et des dépensesEntrezlesécriturescomptablestoutaulongdel’année,incluantcellestouchantlespostesdubilanetnetouchantpasl’encaisse(découvert).
54
Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Particularités
• Débitenbleupâleetcréditenvertkaki.
• Totaldechaqueposte(colonne)àlaligne208.
• TotauxdesdébitsetdescréditsdanslacolonneEauxlignes209et210(doivent
concorder).Onlestrouveégalementsousl’ongletValidations .
• Lacolonne«ValidationRef.»permetdes’assurerdelasaisie
d’unpostedanslacolonne«Ref.»siunmontantestinscrit
endébitouencréditdanslesdeuxcolonnesquisuivent.
• Totaldechaqueécriture(ligne)endébitetencréditdanslescolonnes:
− ABetAC(registredesrevenus)
− AGetAH(registredesdépenses)
• Lacolonne«Validationtotaldébit=totalcrédit»permetde s’assurerqueletotaldesdébitsestégalautotaldescréditspourcetteécriture(ligne).
Capacités
• Permetlarecherchededonnéesàl’aidedefiltres(ligne7) .
• Permetdetrierlesdonnéeschronologiquementet
derenuméroterleslignesparl’intermédiairedeces
deuxboutons.
Exemple : le registre des revenus
Aubesoin,vouspouvezpréciserlesautresrevenusoudépenses(cellulesjaunes)
pourlespostesR-10àR-12ainsiqueR-37.Sivousavezbesoindeplusdepostes
d’autresrevenusoudépenses,appelezàÉlectionsQuébec.
55
Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
5 Annual financial report
• LesquatrepremièrespagesduDGE-210correspondentauxquatreongletsrosesfoncés: − l’étatdesrésultats–revenus; − l’étatdesrésultats–dépenses; − lebilan; − laconciliationd’encaisse.
• Remplissezlescellulesjaunespouridentifierlerapportfinancierannuel(en-tête).
• Lesdonnéesfigurantsouscesquatreongletssecompilentautomatiquement.Vous
n’avezdoncpasàsaisirvotrerapportfinancierpuisquelesdonnéesproviennentdes
onglets«Registredesrevenus»et«Registredesdépenses».
− Exception:lecaséchéant,saisissezlesdonnéesdanslesannexes2(emprunt)
et5(prêt)pouralimenterleslignes8à10et15à17delaconciliationd’encaisse
(cellulesmauves).
5.1. Annexes
Remplissez les annexes comme il se doit afin de joindre ces dernières à votre
rapportfinancier.
5.1.1. Annexe 3
Remplissezlalistedesdonateursetdescontributionsgrâceauxtroiscolonnesquiy
figurent.Imprimezlespagesrequisesetladernièrepagepourlesintégreraurapport
financierannuel.
Capacités
• Permetlarecherchededonnéesàl’aidedefiltres.
• Permetdetrierlesdonnéesàl’aideduboutontrierd’Excel.
Disposition
Unsous-totalestdéjàprévupourchaquepage.
Legrandtotaldescontributionssaisiesestàlaligne201.Sivousavezbesoindeplusde
lignes,appelezunecoordonnatriceouuncoordonnateurenfinancementpolitique.
56
Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Sicettelisteprovientduparti,neremplissezquelapremièreligneaveclemontant
total des contributions pour l’année dans la colonne «Montant $ » (pour fin de
validationseulement)etsaisissezlenombrededonateursàlacaseD17(casejaune)
de l’onglet « RF Inst DGE-210 p.1 ». N’imprimez pas cette annexe,mais joignez
plutôtlalistedesdonateursetdescontributionsreçuedevotreparti.
6 Production du rapport annuel1. Sousl’onglet«Conciliationbancaire»,saisissezlemontantdel’encaisseau31
décembredel’annéecouranteàlacaseF10delaconciliationbancaire.
2. Aubesoin,inscrivez-ylesdépôtsouleschèquesencirculation.
3. Assurez-vousqueles14validations«correspondent»dansl’ongletdumêmenom.
4. Imprimezchacundesongletsdurapport financieren incluant lesannexes, la
conciliationbancaire, lesdéclarationset la listedesvalidations.Pourcefaire,
cliquezsurlebouton«Imprimerlerapportfinancierannuel»enhautdel’onglet
«RFInstDGE-210P.1».
a . Note : Lesformatsd’impressionpourlesongletsdurapportfinancieretdes
annexessontdéjàdéfinis(8,5x11).
5. Datezetsignezlesdéclarations(représentantofficieletdéputéouhautrespon-
sabledel’instance)ainsiquelerapportfinancierannuelenpage3(bilan).
6. Transmettezletoutaudirecteurgénéraldesélectionsauplustardle1eravril.
7 onglet Extra Cetongletaétémisenplacepourquevouspuissiezycalculer
ouyinscrirelesdonnéesquevousdésirez.
8 CompatibilitéExcel2013,2010et2007ainsiqueNumbers
9 Soutien1-866-232-6494
57
Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
10 Comptabilité en partie double et exemples d’écritures
Principes de la comptabilité en partie double
Bilan : Actif Passif
Débit Crédit Débit Crédit
Augmentation Diminution Diminution Augmentation
État des résultats : Produits (revenus) Charges (dépenses)
Débit Crédit Débit Crédit
Diminution Augmentation Augmentation Diminution
Remboursement des dépenses électorales
Débit Crédit
Inscriptionduremboursementdéposédirectement aucomptedétenuparlereprésentantofficiel(RO) del’instance
Contextesanscessiondecréanceauparti
Encaisse(B1) 8650,00$
Remboursementdesdépensesélectoralesdudirecteurgénéraldesélections(R-5)
8650,00$
Explications:Ils’agitpourl’instanced’unrevenude8650$,quidoitêtreinscritdanslacatégoriecorrespondantedel’étatdesrésultats(R-5).Puisquelemontantestdéposéaucompte,onaugmentenotreencaissedumêmemontant(B-1).
Inscriptionduremboursementaubénéficedel’instanceversédirectementauparti
Contexteaveccessiondecréanceauparti
Transfertsauparti(R22) 8650,00$
Remboursementdesdépensesélectoralesdudirecteurgénéraldesélections(R-5)
8650,00$
Explication:Danslecontexted’unecessiondecréance,leremboursementn’estpasdéposéàl’instancemaisauparti.Bienqu’iln’yaitpasd’encaissementdesapart,l’instancedoitfaireuneécriturecomptablepoureneffectuerlesuivi.Ilyauradonccesdeuxécritures:d’unepartla«réception»durevenuderemboursementdedépensesélectoralesenprovenancedudirecteurgénéraldesélections(R-5)etd’autrepartunedépensedetransfertaupartide8650$(R-22). C’estuneentréeetunesortiequin’affectepasl’encaisse.
58
Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Remboursement des dépenses électorales
Débit Crédit
Réclamationexcédentaire-cessiondecréance
Remboursementd’avanceexcédentaire(R-21) 529,63$
Transfertduparti(R-6) 529,63$
Explication:Ledirecteurgénéraldesélectionsaréclaméàl’instanceunmontantde529,63$ enremboursementdedépensesélectoralesverséentrop.Puisquel’instanceasignéunecessiondecréanceenverslepartietquecelui-ciaencaisséleditremboursementdedépenses,lemontantàremboursernesortirapasducomptedel’instance.Ils’agitd’uneécriturecomptableafind’assurerunetracedecettetransaction.LemontantverséparlepartiestdonccomptabilisécommeunrevenuenR-6etunedépensedumêmemontantapparaîtenR-21.
Remboursement de dépenses électorales à recevoir
Débit Crédit
Inscriptionduremboursementdedépensesélectoralesàrecevoirenfind’exercice
Remb.dedépensesélectoralesàrecevoir dudirecteurgénéraldesélections(B-4) 675,50$
Remboursementdesdépensesélectorales dudirecteurgénéraldesélections(R-5) 675,50$
Explication:Àlafind’uneannéeoùs’esttenueuneélectionpourlaquellel’instanceadroità unremboursement,maisquecelui-cin’apasencoreétéversé,nousallonscréerunactifàrecevoir(B-4)etencontrepartie,nousallonsinscrireunrevenuderemboursementdedépensesélectoralesdudirecteurgénéraldesélections(R-5).
Inscriptiondel’encaissementlorsdel’exercice financiersubséquent
Encaisse(B-1) 675,50$
Remb.dedépensesélectoralesàrecevoir dudirecteurgénéraldesélections(B-4) 675,50$
Explication:L’annéesuivante,nousirons,lorsdelaréceptiondel’argent,augmenterl’encaisse(B-1)etdiminuerlecompteàrecevoird’autant(B-4).
59
Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance
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Sommes à payer
Débit Crédit
Inscriptiond’untransfertàpayeraupartienfind’exercice
Transfertsauparti(R-22) 1375,00$
Transfertsàpayerauparti(B-18) 1375,00$
Explication:Enfind’année,l’instancedoit1375$auparti.Unedépensedetransfertauparti(R-22)decemontantdoitdoncêtrecomptabilisée.Toutefois,commeladépenseestconnuemaisn’apasétépayée,ilfaudrainscrireencontrepartieunpassif(dette),c’est-à-direuntransfertàpayerauparti(B-18)pourlemêmemontant.
Inscriptiondudécaissementlorsdel’exercice financiersubséquent
Transfertsàpayerauparti(B-18) 1375,00$
Encaisse(B-1) 1375,00$
Explication:L’annéesubséquente,lorsquel’encaisseestsuffisante,nousallonspayernotredetteauparti.Celasetraduitparunediminutiondel’encaissede1375$(B-1)ainsiqu’unediminutiondupassif(dette)enverslepartidumêmemontant(B-18).
Alimentation du fonds électoral et fermeture du fonds électoral
Débit Crédit
InscriptiondestransfertsduROaufondsélectoral détenuparl’agentofficiel(AO)
Transfertsauxagentsofficiels(R-24) 10000,00$
Encaisse(B-1) 10000,00$
Explication:Audébutd’unepériodeélectorale,unefoisquelecandidatdupartiadéposésacandidatureetdoncqu’unAOestnommé,nousluitransféronslessommesdontilaurabesoindanssonfondsélectoral.Cefaisant,nousironsdoncdiminuernotreencaissede10000$(B-1)etcréerunedépensedetransfertàl’AO(R-24).
60
Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance
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Alimentation du fonds électoral et fermeture du fonds électoral (suite)
Débit Crédit
InscriptiondessommesreçuesparleRO (fermeturedufondsélectoral)
Encaisse(B-1) 99,50$
Transfertsdesagentsofficiels(R-8) 99,50$
Explication:Aprèslapériodeélectorale,unefoistouteslesdépensespayées,lessommesrestantesaufondsélectoralsonttransféréesaucomptedel’instance.C’estdoncunrevenudetransfertde99,50$(R-8)quiiraaugmentervotreencaissed’autant(B-1).
Inscriptionaurapportfinancierdel’instance desimmobilisationsacquisesparunAO (fermeturedufondsélectoral)
Ameublementsetéquipements(B-11) 500,00$
Transfertsdesagentsofficiels(R-8) 500,00$
Explication:Siaprèslapériodeélectorale,l’AOdoitremettreàl’instanceuneimmobilisation,parexempleunordinateuroudeschaises,l’instancedoitcomptabilisercenouvelactif. Vousdevrezdoncinscrireunrevenudetransfertdel’agentofficiel(R-8)aumontantdelavaleurdubien(500$),etencontrepartieinscrireunactifdumêmemontantenameublementsetéquipements(B-11).
EmpruntsDébit Crédit
Inscriptiond’unempruntcontractéparleROdel’instance
Encaisse(B1) 12000,00$
Empruntsd’établissementsfinanciersoud’électeurs(B-23) 12000,00$
Explication:Eneffectuantunemprunt,l’instanceaugmentesonpassif(dette)de12000$ (B-23)etfaitalorsaugmentersonencaissedumêmemontant(B-1)
61
Instructions pour remplir le rapport financier d’une instance
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Acquisitions d’immobilisationsDébit Crédit
Acquisitiond’immobilisationsparl’instance
Ameublementsetéquipements(B-11) 500,00$
Encaisse(B-1) 500,00$
Explication:Lorsquel’instanceacquiertdesimmobilisations,parexempleunordinateurd’unevaleurde500$,ilyaunesortiedefonds,etdoncunediminutiondesonencaissed’autant(B-1).Encontrepartie,sonactifenameublementetéquipementaugmentedumêmemontant(B-11).
Radiation d’immobilisations
Débit Crédit
Radiationd’immobilisationsparl’instanced’unevaleurde500$
Pertesurradiationd’immobilisations(R-36)) 500,00$
Ameublementsetéquipements(B-11) 500,00$
Explication:Cetteannée,votreordinateuraperdutoutesavaleurestiméeinitialementà500$,occasionnantainsiunebaissedel’actifenéquipementsetameublements(B-11).Lacontrepartieestunedépensede500$(R-36).
Disposition d’immobilisations Débit Crédit
Dispositiond’immobilisationsparl’instancepour380$ d’unbiendontlecoûtétaitde500$.*
Encaisse(B-1) 380,00$
Pertesurdispositiond’immobilisations(R-36)) 120,00$
Ameublementsetéquipements(B-11) 500,00$
Explication:Unbienacquisàunevaleurde500$(actif),aétévenduà380$,augmentantainsil’encaissedecemontant(B-1).Ladifférenceentrelavaleurdel’actifachetéetleprixdeventeestcomptabiliséecommeunedépensedepertesurimmobilisation,soitunedépensede120$dansleprésentcas(R-36).Cefaisant,nousavonsdisposécomplètementdenotreactif(diminution) de500$(B-11).
*Notezbienquelesdeuxpostesduregistredesrevenusdevrontêtresaisiessurdeuxlignes.
62
Annexe I Certificatdusolliciteur
Annexe II Listedessolliciteurs
Annexe III Bordereaudetransmissiondesfichesdecontributionaudirecteur
généraldesélections
Annexe IV Rapportd’activitédefinancementoud’activitépolitique
Annexe V Acted’empruntetdéclarationdecautionnement
Annexe VI Demandederemboursementdesfraisdevérification
Annexe VII Demandedepaiementd’uneréclamationcontestée
Annexe VIII Registrecomptabled’uneinstanceautoriséedeparti
Annexe IX Nominationd’unvérificateuroud’unauditeurindépendant
Annexe X Demandederemboursementdudépôtaccompagnant
lademanded’autorisation
Annexe XI Demandedecorrectionaurapportfinancier
Annexe XII Demanded’enquête
Annexe XIII Lettrededésignationduplushautresponsabledel’instance
Annexe XIV Relevédepetitecaisse
ANNEXES
63
ANNEXE I Certificat du solliciteur
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
En vertu des articles 92 et 93 de la Loi électorale, je,
, Nom
représentant(e) officiel(le) de
, Entité autorisée
désigne
, Nom de la solliciteuse ou du solliciteur
domicilé(e) au , Adresse
pour solliciter et recueillir des contributions pour l’entité autorisée mentionnée ci-dessus
pour la période du au . Année/mois/jour Année/mois/jour
Signé à , ce . Municipalité Date
Signature de la personne désignée (solliciteuse ou solliciteur) Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel
Numéro du certificat :
Déclaration du solliciteur
Je, , désigné(e) à titre de personne autorisée Nom et prénom
à solliciter des contributions, m’engage à exhiber, sur demande, le présent certificat à tout électeur qui versera
une contribution et à l’informer que toute contribution doit être versée par lui-même, à même ses propres
biens, volontairement, sans compensation ni contrepartie, qu’elle ne peut faire l’objet d’un quelconque
remboursement.
Signature de la solliciteuse ou du solliciteur Date
Certificat du solliciteur An English version of this form is available on request
N.B. : Si le délégué du représentant officiel émet le présent certificat, faire les adaptations nécessaires conformément à l’article 94 de la Loi électorale.
DGE-239-VF (18-01)
ANNEXE ICertificat du solliciteur
64
ANNEXE II Liste des solliciteurs
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
En vertu de l’article 92 de la Loi électorale, je, , Nom de la représentante officielle ou du représentant officiel
représentant(e) officiel(le) de , Entité autorisée
ai désigné par écrit les solliciteurs énumérés ci-dessous.
Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel Date
DGE-238-VF (18-03)
Liste des solliciteurs
N.B. : Si le représentant officiel désigne des personnes pour solliciter et recueillir des contributions, il doit dresser une liste des solliciteurs et la retourner au directeur général des élections (art. 116.1, 117 et 122 de la Loi électorale). Si aucun solliciteur n’est nommé au cours de l’exercice financier, une liste vide doit obligatoirement être signée par le représentant officiel et être jointe au rapport financier transmis au directeur général des élections.
Nom et adresse des solliciteursPour la période Numéro
du certificatdu au
Nom et prénom
________________________________________________ ________________ ________________ ________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________ ________________ ________________ ________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________ ________________ ________________ ________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________ ________________ ________________ ________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________ ________________ ________________ ________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
ANNEXE IIListe des solliciteurs
65
ANNEXE III Bordereau de transmission des fiches de contribution au directeur général des élections
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Nomdel’entitépolitique Datedetransmission
SECTION A Nombre de fiches Montant
1. Fichedecontribution–paiementenargentetdépôtaucompte del’entitépolitique
$
2. Fichedecontribution–paiementparchèque (incluantleschèquespostdatés):
a) Fiches $
b) Nombredechèques:
3. Fichedecontribution–paiementparcartedecréditetsaisie parleparti
$
4. Fichedecontribution–paiementpardébitpréautorisé $
5. Fichedecontributionenbienouservice $
TOTAL SECTION A $
SECTION B(fichessanscontribution) Nombre defiches
Montant
Fichedecontributionnecomportantquedesadhésions oudesrevenusd’activitéspolitiques
$
Nomdu(dela)représentant(e)officiel(le) oudelapersonneresponsable
Signature
SVP,transmettrecebordereauaccompagnédesfichesdecontribution etdeschèquesàl’adressesuivante:
Traitement des contributions Élections Québec 3460, rue de La Pérade Québec (Québec) G1X 3Y5
ANNEXE IIIBordereau de transmission des fiches de contribution
au directeur général des élections
66
ANNEXE IV Rapport d’activité de financement ou d’activité politique
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Rapport d’activité de fi nancement ou d’activité politique
DGE-234-VF (18-01)
Nom de l’entité
Nature de l’activité Date de l’activité
Adresse où s’est tenue l’activité
Responsable de l’activité
Date du rapport Signature
Représentante offi cielle ou représentant offi ciel
Date Signature
* Détail des revenus accessoires
Nature Quantité vendue Prix unitaire Total
Total
Répartition
Billets vendus(détails par catégorie d’entrée)
Prix unitaire (B)
Somme recueillie (A) x (B)
À titre de revenu
de contribution
À titre de revenu
d’activité politiqueCatégorie d’entrée Nombre de billets (A)
$ $ $ $
$ + $ + $ + $
$ + $ + $ + $
$ + $ + $ + $
Total des sommes recueillies à titre de billets vendus = $ = $ = $
Contributions reçues en supplément des prix d’entrée + $
Revenus accessoires (boissons, vestiaire, etc.)* + $
Total des sommes recueillies (à remettre au représentant offi ciel) = $
Dépenses engagées pour cette activité (inscrire les dépenses engagées et joindre les pièces justifi catives) :
Salle $
Impression des billets + $
Publicité + $
Nourriture et boissons + $
Son et éclairage + $
Assurances + $
Dépenses payées à même la petite caisse (fournir les détails) + $
Autres (décrire) + $
Total des dépenses = $
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ANNEXE IVRapport d’activité de financement
ou d’activité politique
67
ANNEXE V Acte d’emprunt et déclaration de cautionnement
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Nom de la représentante officielle ou du représentant officiel Nom de l’entité autorisée
Nom de l'électrice ou l'électeur
Adresse de l'électrice ou l'électeur
Acte d’emprunt
DGE-205-VF (18-01)
Je, , représentant(e) officiel(le) ,
étant la seule personne autorisée à agir aux fins des présentes en vertu des dispositions de l’article 104 de la
Loi électorale, ci-après appelé(e) « l’emprunteur »,
ET
, domicilié(e) au
ci-après appelé(e) « le prêteur », déclarons ce qui suit et convenons que :
le prêteur consent à l’emprunteur en vertu des présentes un prêt de $ que l’emprunteuraccepte et reconnaît avoir reçu en ce jour.
Le présent prêt est consenti aux conditions suivantes :
Date de l’emprunt
Durée de l’emprunt
Taux d’intérêt
Modalités de remboursement du capital
Modalités de paiement des intérêts
Le prêteur déclare ce qui suit :
1. Le prêt est consenti à même mes propres biens, volontairement, sans compensation ni contrepartie, et il ne fera pas l’objet d’un quelconque remboursement autrement que ce qui est prévu dans cet acte;
2. Le prêt est versé au moyen d’un chèque ou d’un autre ordre de paiement que j’ai signé et il est tiré sur mon compte dans un établissement financier qui a un bureau au Québec.
3. Le total des montants suivants ne dépasse pas 25 000 $ :
• le capital non remboursé des prêts que j’ai consentis au bénéfice d'une ou de plusieurs entités autorisées;
• la somme pour laquelle je demeure la caution d’emprunts contractés par une ou plusieurs entités autorisées.
En foi de quoi, nous avons signé à le .
Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel Signature de l'électrice ou l'électeur
Municipalité Date
,
(un versement d’intérêt est obligatoire annuellement)
ANNEXE VActe d’emprunt et déclaration de cautionnement
68
ANNEXE V Acte d’emprunt et déclaration de cautionnement
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Déclaration de cautionnement
Je, , domicilié(e) au
ai consenti à , représentant(e) officiel(le) de
, un cautionnement au montant de
$ sur un emprunt contracté le
auprès de
Je déclare ce qui suit :
1. Ledit cautionnement est contracté à même mes propres biens, volontairement, sans compensation ni contrepartie et, dans l’éventualité où l’institution financière devrait prélever ma caution, celle-ci ne fera pas l’objet d’un quelconque remboursement;
2. Le total des montants suivants ne dépasse pas 25 000 $ :
• le capital non remboursé des prêts que j’ai consentis au bénéfice d’une ou de plusieurs entités autorisées;
• la somme pour laquelle je demeure la caution d’emprunts contractés par une ou plusieurs entités autorisées.
En foi de quoi, j’ai signé à le
Signature de l'électrice ou l'électeur
,
.
.
Nom de l'électrice ou l'électeur
Adresse de l'électrice ou l'électeur
Nom de la représentante officielle ou du représentant officiel
Montant de la caution Date
Nom de l’institution financière, ou de l'électrice ou de l'électeur
Municipalité Date
Nom de l’entité autorisée
DGE-206-VF (18-01)
69
ANNEXE VI Demande de remboursement des frais de vérification
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
, le (Municipalité) (Date)
Élections QuébecDirection du financement des partis politiques3460, rue de La PéradeQuébec (Québec) G1X 3Y5
Objet : Demande de remboursement des frais de vérification
Les frais de vérification du rapport financier du parti
pour l’année 20 s’élèvent à $. (Année) (Montant)
En vertu de l’article 112 du titre III de la Loi électorale, la moitié de ces frais nous sont remboursables
jusqu’à concurrence de 15 000 $.
En conséquence, je demande le remboursement de $ pour les frais de vérification (Montant)
que j’ai acquittés pour l’année 20 . Vous trouverez ci-joint l’original de la facture du vérificateur (Année)
ainsi que l’original de la preuve de paiement, que je vous prie de me retourner après examen.
(Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel)
Demande de remboursement des frais de vérificationAn English version of this form is available on request
DGE-237-VF (18-01)
ANNEXE VIDemande de remboursement des frais de vérification
70
ANNEXE VII Demande de paiement d’une réclamation contestée
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Demande de paiement d’une réclamation contestée
Municipalité , le
Date
Élections Québec 3460, rue de La Pérade Québec (Québec) G1X 3Y5
Objet : Demande de paiement d’une réclamation contestée
Nom du parti et, le cas échéant, de la circonscription
Élection du Date
Monsieur,
L’état des réclamations contestées joint au rapport de dépenses électorales de
Nom de la personne candidate ou du parti préparé par
Nom de l’agent(e) officiel(le)
comprend la réclamation contestée suivante : Nom, adresse et numéro de téléphone de la créancière ou du créancier
.
Numéro de la facture :
Date de la facture :
Montant de la facture :
Montant contesté :
Cette réclamation a été contestée pour la raison suivante :
.
Cette réclamation n’aurait pas dû être contestée pour la raison suivante :
.
Par conséquent, je vous demande la permission d’acquitter la réclamation pour un montant de
$.
Je soussigné(e), Nom du (de la) représentant(e) officiel(le)
, demeurant au Adresse complète
, déclare que je suis le (la) requérant(e) et représentant(e)
officiel(le) et que tous les faits allégués dans cette demande sont vrais et exacts.
Signé à Municipalité
, ce Date
.
Signature du (de la) représentant(e) officiel(le)
DGE-227-VF (18-01)
ANNEXE VIIDemande de paiement d’une réclamation contestée
71
ANNEXE VIII Registre comptable d’une instance autorisée de parti
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
ANNEXE VIIIRegistre comptable d’une instance autorisée de parti
72
ANNEXE VIII Registre comptable d’une instance autorisée de parti
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
73
ANNEXE IX Nomination d’un vérificateur ou d’un auditeur indépendant
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Par la présente, j’avise le directeur général des élections qu’en vertu de l’article 107 et conformément à l’article 108 de la Loi électorale, je nomme comme vérificatrice ou vérificateur :
Prénom et nom du vérificateur ou de la vérificatrice, s’il y a lieu
Nom de la firme, s’il y a lieu
Numéro de permis de comptabilité publique
Adresse
Adresse de courriel Numéro de téléphone
Cette nomination entre en vigueur le .Date
Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel Date
J’autorise cette nomination.
Signature de la ou du chef du parti Date
DGE-229-VF (18-03)
Nomination d’un vérificateur ou d’un auditeur indépendant
Nom du parti
Nom de la ou du chef
ANNEXE IXNomination d’un vérificateur ou d’un auditeur indépendant
74
ANNEXE X Demande de remboursement du dépôt accompagnant la demande d’autorisation
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Demande de remboursement du dépôt accompagnant la demande d’autorisation
Municipalité , le
Date
Élections Québec
Direction du financement des partis politiques
3460, rue de La Pérade
Québec (Québec) G1X 3Y5
Objet : Demande de remboursement du dépôt de 500 $
Monsieur,
Le montant du dépôt de 500 $ accompagnant la demande d’autorisation du Nom du parti
vous a été transmis le
Date .
En vertu de l’article 47 du titre III de la Loi électorale, ce montant est remboursable en totalité lors
de la production du premier rapport financier du parti prévu à l’article 113 ou lors de la production
du rapport financier de fermeture prévu à l’article 67.
Vous trouverez ci-joint notre Premier rapport financier ou rapport de fermeture
;
en conséquence, je vous demande le remboursement du dépôt de 500 $.
Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel
DGE-228-VF (18-01)
ANNEXE XDemande de remboursement du dépôt
accompagnant la demande d’autorisation
75
ANNEXE XI Demande de correction au rapport financier
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
, le Municipalité Date
Élections QuébecDirection des affaires juridiques3460, rue de La PéradeQuébec (Québec) G1X 3Y5
Lors de la préparation du rapport financier du,
Nom du parti ou de son instance
une erreur s’y est glissée. Je demande donc que soient apportées les corrections suivantes :
Justifier la demande de correction et préciser l’impact sur le rapport
Signé à , ce . Municipalité Date
, demeurant au Nom du (de la) chef du parti ou de la personne candidate, en lettres moulées
, Adresse complète
Signature de la ou du chef du parti
Demande de correction au rapport financier An English version of this form is available on request
N. B. : Vous devez joindre le rapport amendé à votre demande.
DGE-236-VF (18-05)
ANNEXE XIDemande de correction au rapport financier
76
ANNEXE XII Demande d’enquête
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Demande d’enquête
DGE-230-VF (18-03)
Municipalité , le
Date
Élections Québec
Direction du financement des partis politiques
3460, rue de La Pérade
Québec (Québec) G1X 3Y5
Objet : Demanded’enquêtefaiteaudirecteurgénéraldesélections
Madame,
Monsieur,
Par la présente, je vous demande de faire enquête sur un fait qui s’est produit le Date
.
Plaignant(e) Personne ou organisme visé
Nom Nom
Adresse complète Adresse complète
Numéro de téléphone Numéro de téléphone
Les faits à l’origine de cette demande sont les suivants :Résumer de façon complète en indiquant la date, l’heure et l’endroit des faits reprochés et les raisons pour lesquelles on estime qu’ils sont contraires à la Loi électorale
Témoins
Nom, adresse complète et numéro de téléphone
Vous trouverez joints à cette lettre les documents à l’appui de ma demande.Une déclaration sous serment signée par chacun des témoins, si possible, et une autre signée par la plaignante ou le plaignant
Signature de la plaignante ou du plaignant ,
Date
ANNEXE XIIDemande d’enquête
77
ANNEXE XIII Lettre de désignation du plus haut responsable de l’instance
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Municipalité , le
Date
Service du Registre, de la coordination et de la conformité des contributions politiques
Direction du financement des partis politiques
Élections Québec
Édifice René-Lévesque
3460, rue de La Pérade
Québec (Québec) G1X 3Y5
Objet : Désignation du plus haut responsable de l’instance
Madame,
Monsieur,
Par la présente, je vous informe de la désignation de Prénom et nom du (de la) plus haut(e) responsable
,
occupant la fonction de Titre du poste
, à titre de plus haut(e)
responsable de l’instance Nom du parti et de la circonscription
.
Ses coordonnées sont les suivantes :
Adresse du domicile
Téléphone Courriel
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
Signature du (de la) représentant(e) officiel(le) de l’instance
Prénom et nom (en caractères d’imprimerie)
Transmettre ce document en même temps que la déclaration signée du rapport financier de l’instance.
Lettre de désignation du plus haut responsable de l’instance
DGE-226-VF (18-01)
ANNEXE XIIILettre de désignation
du plus haut responsable de l’instance
78
ANNEXE XIV Relevé de petite caisse
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Relevé de petite caisse
DGE-201-VF (18-01)
Nom de l’entité Date du relevé
Date de la factureaaaa-mm-jj
No pièce Nom du fournisseur Catégorie de dépenses électorales Montant ($)
Total des dépenses :Montant de la petite caisse :
Solde :
Nom de la personne responsableAnnée Mois Jour
Publicité ($) Biens et services ($) Location de locaux ($) Voyage et repas ($) Montants non inclus dans les dépenses électorales ($)
Sommaire des dépenses électorales par catégorie
ANNEXE XIVRelevé de petite caisse
79
D-5 Ouvertured’uncomptedansunétablissementfinancierettenue
d’unregistrecomptable
D-7 Rapportduvérificateur
D-8 Rapportfinancierd’uneinstanceautoriséedeparti
D-10 Réutilisationdumatérielpublicitaireproduitetutilisélors
d’uneélectionantérieure
D-14 Pertedematérielàlasuitedevandalismeoudevolenpériodeélectorale
D-16 Versementd’unecontributionaumoyend’unecartedecrédit
D-17 Dépensespourl’administrationdebureauxpermanents
D-22 Personneautoriséeàsolliciteretàrecueillirdescontributions
D-23 Revenusaccessoiresrecueillislorsd’activitésoudemanifestations
àcaractèrepolitique
D-26 Rapportdesdépensesdecampagnedureprésentantofficield’unparti
Touteslesdirectivessetrouventsurl’extranet:electionsquebec.qc.ca .
DIRECTIVES
80
DIRECTIVE 5 Ouverture d’un compte dans un établissement financier et tenue d’un registre comptable
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des électionsPubliée le : 23 juin 1992 Mis à jour : juin 2018
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DIRECTIVE D-5
Ouverture d’un compte dans un établissement financier et tenue d’un registre comptableRenvoi : Loi électorale, articles 99 et 414
BUT
Cette directive a pour but de prescrire, d’une part, la dénomination sous laquelle un compte doit être ouvert dans un établissement financier, et d’autre part, le contenu d’un registre comptable que doit tenir le représentant officiel ou l’agent officiel.
COMPTE DANS UN ÉTABLISSEMENT FINANCIER
Le représentant officiel et l’agent officiel doivent, dès qu’ils sont habilités à agir, ouvrir un ou des comptes dans une succursale québécoise d’une banque, d’une société de fiducie ou d’une coopérative de services financiers.
Bien qu’il soit sous la responsabilité d’une représentante officielle ou d’un représentant officiel, le compte du parti ou de l’instance qui constitue une entité politique autorisée doit être identifié au nom de cette dernière, comme suit :
1) Partipolitique:
« Parti Nom du parti politique
»
2) Instanceautorisée:
« Instance du Nom du parti politique
de la circonscription (ou de la région) de Nom de la circonscription ou de la région
»
Lorsqu’il détient et administre les fonds qui lui sont confiés, l’agente officielle ou l’agent officiel fait au bénéfice d’un parti ou d’une candidate ou d’un candidat. Il est suggéré que le compte soit identifié comme suit :
3) Agentofficield’uncandidatoud’unparti:
« Nom de l’agente officielle ou de l’agent officiel
pour Nom du parti ou de la candidate ou du candidat
»
DIRECTIVE 5Ouverture d’un compte dans un établissement financier
et tenue d’un registre comptable
81
DIRECTIVE 5 Ouverture d’un compte dans un établissement financieret tenue d’un registre comptable
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des électionsPubliée le : 23 juin 1992 Mis à jour : juin 2018
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DIRECTIVE D-5
Ce compte doit permettre au représentant officiel ou à l’agent officiel de recevoir les relevés de compte. Il doit également permettre de recevoir les chèques payés et compensés ou une image recto verso des chèques numérisés.
Une copie de chaque bordereau de dépôt doit être conservée. Ce bordereau doit indiquer le nom de la personne et le montant des chèques déposés. De plus, pour toute autre somme reçue en argent comptant, ce bordereau doit indiquer le nom de la personne ainsi que la somme versée par celle-ci. À défaut de l’inscription de ces renseignements sur le bordereau de dépôt, il faut consigner les renseignements sur un document à conserver avec le bordereau.
REGISTRE COMPTABLE
Pour faciliter la préparation du rapport de dépenses électorales ou du rapport financier, un registre comptable doit être tenu et refléter tous les revenus et dépôts et tous les déboursés et les dépenses effectués et, le cas échéant, les actifs, les passifs et les actifs nets de l’entité autorisée.
La valeur des biens et services reçus à titre gratuit d’une électrice ou d’un électeur doit être comptabilisée comme toute autre contribution pour en faciliter la présentation au rapport financier.
Pour un parti ou une instance de parti, le registre comptable doit fournir les renseignements demandés à l’état des résultats et au bilan du rapport financier (voir le détail à la directive D-8 pour une instance).
Pour un agent officiel, le registre comptable doit fournir les renseignements demandés au rapport de dépenses électorales.
Ce registre doit être additionné et concilié régulièrement avec les relevés de compte transmis par l’établissement financier. Une conciliation bancaire pour faire le rapprochement entre le solde au relevé de compte et le solde au registre comptable est nécessaire lorsqu’il y a des dépôts ou chèques en circulation.
Dans le cas d’un parti politique, un grand livre général devra aussi être tenu et contenir tous les comptes apparaissant au registre comptable mentionné précédemment.
82
DIRECTIVE 7 Rapport du vérificateur
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
DIRECTIVE D-7
Rapport du vérificateur (auditeur indépendant)
Renvoi : Loi électorale, article 110
BUT
Cette directive a pour but de prescrire le rapport du vérificateur (auditrice indépendante ou auditeur indépendant) devant accompagner le rapport financier d’un parti politique autorisé.
La vérificatrice ou le vérificateur doit attester, si tel est le cas, que le rapport financier donne, dans tous ses aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière du parti à la date de la fin de l’exercice visé ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie pour l’exercice terminé à cette date. Le rapport doit être pré paré conformément au référentiel d’information financière applicable (principes comptables généralement reconnus).
RAPPORT DU VÉRIFICATEUR (AUDITEUR INDÉPENDANT)
Le vérificateur (auditeur indépendant) délivre son rapport à la direction du parti politique autorisé.
Ce rapport doit être fait suivant les normes canadiennes d’audit (NCA) de l’Institut canadien des comptables agréés (ICCA).
Publiée le : 23 juin 1992 Mise à jour : juin 2018
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Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE 7Rapport du vérificateur
83
DIRECTIVE 8 Rapport financier d’une instance autorisée de parti
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-8
Rapport financier d’une instance autorisée de parti
Renvoi : Loi électorale, articles 114, 115, 115.1 et 117
BUT
Cette directive a pour but de prescrire la forme requise du rapport financier d’une instance autorisée de parti.
L’usage du formulaire intitulé Rapport financier d’une instance autorisée de parti est obligatoire.
Pour que le formulaire soit recevable, les sections « Signature et déclaration du représentant officiel » et « Signature et déclaration du député ou du plus haut responsable » doivent être signées. Lorsqu’il s’agit d’une personne désignée par la représentante officielle ou le représentant officiel, veuillez également joindre la lettre de désignation de cette personne.
Le rapport peut être signé par le représentant officiel dont le nom apparaît au Registre des entités politiques autorisée du Québec du directeur général des élections au 31 décembre de l’année pour laquelle un rapport doit être produit ou il peut être signé par la personne qui a été désignée avant la date de remise de ce rapport.
Il est par ailleurs fortement recommandé d’utiliser un formulaire Excel, ou un autre logiciel comptable, afin de tenir les registres comptables et ainsi de faciliter la production du rapport financier annuel.
LISTE DES PERSONNES DÉSIGNÉES À TITRE DE SOLLICITEUR
Le représentant officiel de l’instance doit s’assurer de fournir, avec le rapport financier annuel, la liste de toutes les personnes autorisées à solliciter des contributions au cours de la période couverte par le rapport, comme requis par la directive D-22.
Cette liste doit notamment contenir, pour chaque solliciteur :
• les nom et prénom ;
• l’adresse complète ;
• la période couverte par le certificat de solliciteur ;
• le numéro de certificat délivré.
Publiée le : 23 juin 1992 Mise à jour : octobre 2018
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DIRECTIVE 8Rapport financier d’une instance autorisée de parti
84
DIRECTIVE 8 Rapport financier d’une instance autorisée de parti
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-8
Rapport financier d’une instance autorisée de parti
DGE-210-VF (18-09)
Remarque : Il est recommandé au représentant officiel de conserver une copie de ce rapport avant de le transmettre au directeur général des élections ou aux bureaux d’Élections Québec.
IDENTIFICATION
REVENUS
Parti et circonscription/région Représentant(e) officiel(le) Exercice
Année Mois Jour
Du
au
1 Contributions (annexe 3) nombre de donateurs : $
2 Adhésions (cartes de membres) $
3 Revenus d’activités politiques (annexe 1, total A) $
4 Revenus accessoires (annexe 1, total B) $
5Remboursement des dépenses électorales par le directeur général des élections
$
6 Transferts du parti $
7 Transferts d’une autre instance $
8 Transferts des agents officiels $
9 Intérêts gagnés $
10 Autres revenus (préciser) $
11 $
12 $
13 $
14 $
15 $
16 $
17 $
18 $
19 TOTAL DES REVENUS (lignes 1 à 18) $
État des résultats d’une instance autorisée de parti
Publiée le : 23 juin 1992 Mise à jour : octobre 2018
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85
DIRECTIVE 8 Rapport financier d’une instance autorisée de parti
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-8
$
$
$
$
Parti et circonscription/région
DÉPENSES
20 Intérêts sur emprunts (annexe 2, total F) $
21 Remboursement d’avance excédentaire au directeur général des élections $
22 Transferts au parti $
23 Transferts à une autre instance $
24 Transferts aux agents officiels $
25 Dépenses d’activités $
26 Dépenses électorales attribuables aux agents officiels $
27 Dépenses préélectorales $
28 Dépenses postélectorales $
29 Frais de participation à des réunions statutaires (repas, transport, etc.) $
30 Secrétariat et frais de bureau $
31 Publicité $
32 Loyer $
33 Télécommunications $
34Contributions non conformes d’une année antérieure remboursées au directeur général des élections $
35 Frais de service et d’administration $
36 Perte sur disposition d’immobilisation $
37 Autres dépenses (préciser) $
38 $
39 $
40 $
41 $
42 TOTAL DES DÉPENSES (lignes 20 à 41)
43EXCÉDENT DES REVENUS (DÉPENSES) SUR LES DÉPENSES (REVENUS) (lignes 19 – 42)
44ACTIFS NETS AU DÉBUT DE L’EXERCICE (ligne 45 du rapport de l’année précédente)
45 ACTIFS NETS À LA FIN DE L’EXERCICE (lignes 43 + 44)
Publiée le : 23 juin 1992 Mise à jour : octobre 2018
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DIRECTIVE 8 Rapport financier d’une instance autorisée de parti
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-8
Parti et circonscription/région Représentant(e) officiel(le)
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ACTIFS
PASSIFS
ACTIFS NETS
IDENTIFICATION
Bilan d’une instance autorisée de parti
1 Encaisse $
2 Petite caisse $
3 Placements (annexe 5.0, total C) $
4 Remboursement de dépenses électorales à recevoir du directeur général des élections $
5 Transferts à recevoir du parti $
6 Transferts à recevoir d’une autre instance $
7 Dépenses électorales attribuables aux agents officiels à recevoir $
8 Autres sommes à recevoir $
9 Prêts au parti (annexe 5.1, total F) $
10 Prêts à une autre instance (annexe 5.2, total I) $
11 Ameublement et équipement $
12 Équipement informatique $
13 Autres immobilisations $
14 Autres actifs (préciser) $
15 TOTAL DES ACTIFS (lignes 1 à 14)
16 Découvert d’encaisse $
17 Comptes à payer $
18 Transferts à payer au parti $
19 Transferts à payer à une autre instance $
20 Avance excédentaire à payer au directeur général des élections $
21 Autres sommes à payer $
22 Revenus reportés $
23 Emprunts d’établissements financiers ou d’électeurs (annexe 2.0, total E) $
24 Emprunts du parti (annexe 2.1, total I) $
25 Emprunts d’une autre instance (annexe 2.2, total L) $
26 Autres passifs (préciser) $
27 TOTAL DES PASSIFS (lignes 16 à 26)
28 Actifs nets (lignes 15 – 27) (Doit correspondre à la ligne 45 de l’état des résultats)
29 TOTAL DES PASSIFS ET ACTIFS NETS (lignes 27 + 28)
Déclaration de la représentante officielle ou du représentant officiel
Je déclare que tous les renseignements donnés dans ce rapport sont vrais, exacts et complets.
Date Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel
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GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-8
$
IDENTIFICATION
Conciliation d’encaisse d’une instance autorisée de parti
1 Encaisse (découvert) à la fin de l’exercice précédent $
Plus :
2 Revenus de l’exercice courant (ligne 19, état des résultats) $
Moins :
3 Dépenses de l’exercice courant (ligne 42, état des résultats) $
4 Total partiel (lignes 1 + 2 - 3) $
Plus :
5 Petite caisse à la fin de l’exercice précédent $
6 Montants à recevoir et autres actifs à la fin de l’exercice précédent $
7 Valeur des actifs disposés au cours de l’exercice $
8 Augmentations des emprunts au cours de l’exercice (annexe 2, total C + G + J) $
9 Dispositions de placements au cours de l’exercice (annexe 5, total B) $
10 Sommes recouvrées sur prêts au cours de l’exercice (annexe 5, total E + H) $
11 Montants à payer et autres passifs à la fin de l’exercice (lignes 17 à 22 + 26, bilan) $
Moins :
12 Petite caisse à la fin de l’exercice (ligne 2, bilan) $
13 Montants à recevoir et autres actifs à la fin de l’exercice (lignes 4 à 8 + 14, bilan) $
14 Valeur des actifs acquis au cours de l’exercice $
15 Remboursements des emprunts au cours de l’exercice (annexe 2, total D + H + K) $
16 Acquisitions de placements au cours de l’exercice (annexe 5, total A) $
17 Prêts consentis au cours de l’exercice (annexe 5, total D + G) $
18 Montants à payer et autres passifs à la fin de l’exercice précédent $
19Encaisse (découvert) à la fin de l’exercice courant (lignes 4 + 5 à 11 - 12 à 18)(Doit correspondre à la ligne 1 ou 16 du bilan)
Parti et circonscription/région Représentant(e) officiel(le) Exercice
Année Mois Jour
Du
au
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Autorisée par le directeur général des élections
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Nom de la circonscription
Nom de l’entitéIDENTIFICATION
ADRESSE DU DOMICILE (No, rue, app., ville et code postal)
NOM ET PRÉNOM(ordre alphabétique)
dePage
Exercice
Du
au
Année Mois Jour
TOTAL (ou montant à reporter)
Montant$
Annexe 3 - Liste des électeurs ayant versé une ou plusieurs contributions et le montant total de celles-ci
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DIRECTIVE D-8
Instance
dePage
Annexe 4 - Cautionnements
Nom et prénom de l’électrice ou l’électeur Adresse du domicile (No, rue, app., ville et code postal)
Montant cautionné
Nom de l’institutionSolde au début
de l’exerciceAcquisitions
(ajouts)Dispositions(diminutions)
Solde à la finde l’exercice
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B
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H
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D
G
Annexe 5 - Placements et prêts 5.0 Placements
Nom du parti
TOTAL
5.1 Prêts au parti
Nom de l’instance
TOTAL
5.2 Prêts à une autre instance
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DIRECTIVE D-8
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Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-8
Signature et déclaration du représentant officiel
Je, , Prénom Nom
domicilié(e) au ,
Adresse
représentant(e) officiel(le) de l’instance , Nom de l’instance autorisée
déclare ce qui suit :
1. La sollicitation de contributions n’a été faite que sous ma responsabilité ou par l’entremise des personnes que j’ai désignées par écrit conformément à la Loi électorale (LE).
2. Toutes les contributions recueillies ont été versées en conformité avec les dispositions de la section II du chapitre II de la LE.
3. Tous les comptes bancaires ouverts au bénéfice de l’instance sont inscrits au présent rapport.
4. Toutes les sommes recueillies pour l’instance ont été déposées à même le ou les comptes bancaires ouverts au bénéfice de celle-ci et sont conformes à la Loi.
5. Si applicable, toutes les sommes reçues du directeur général des élections ont été déposées à même le ou les comptes bancaires ouverts au bénéfice de l’instance.
6. Les prêts obtenus et les cautions signées relativement à ceux-ci sont conformes à la Loi. Notamment, lorsque ces prêts proviennent d’un électeur, ils ont été versés à l’aide d’un chèque personnel de celui-ci, volontairement, sans compensation ni contrepartie, et ils ne feront pas l’objet d’un quelconque remboursement autrement que ce qui est prévu à l’acte d’emprunt.
7. Toutes les dépenses que j’ai faites ou autorisées, à l’exception des dépenses électorales, sont inscrites au rapport financier et ont été engagées conformément aux exigences de la Loi.
8. Toutes les sorties de fonds ont été acquittées à même le ou les comptes bancaires inscrits au présent rapport financier, à l’exception des dépenses électorales.
9. Aucune dépense n’a été acquittée en argent comptant, à l’exception de celles provenant d’une petite caisse constituée à même le fonds de l’instance, sous la responsabilité de la représentante officielle ou du représentant officiel.
10. Toutes les dépenses ont été engagées au prix courant du marché. De plus, un reçu de contribution a été remis pour tout bien ou service fourni gratuitement par un électeur, à l’exception du travail bénévole.
11. Les personnes ayant effectué du travail bénévole au sens de l’article 88 (1) au cours de la période l’ont fait personnellement et volontairement, et le fruit de ce travail a été fait sans compensation ni contrepartie.
12. Les renseignements contenus dans le présent rapport ainsi que ses annexes sont vrais, exacts et complets.
le Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel Date
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DIRECTIVE D-8
Signature et déclaration du député ou du plus haut responsable de l’instance
Je, , Prénom Nom
domicilié(e) au ,
Adresse
député(e) ou plus haut(e) responsable de l’instance , Nom de l’instance autorisée
déclare ce qui suit :
1. J’ai été informé(e) des règles de financement.
2. J’ai rappelé aux personnes autorisées à solliciter des contributions l’obligation de respecter les règles de financement.
3. J’ai été informé(e) des pratiques de sollicitation de mon instance et juge qu’elles sont conformes à la Loi.
4. Je déclare avoir transmis à la représentante officielle ou au représentant officiel toute l’information financière pour lui permettre de dresser ce rapport.
5. J’ai pris connaissance du rapport et j’ai obtenu tous les éclaircissements nécessaires sur son contenu.
6. Je prends acte de la déclaration de la représentante officielle ou du représentant officiel.
7. Je vous confirme qu’à ma connaissance, la représentante officielle ou le représentant officiel a réalisé son mandat en conformité avec la Loi.
le Signature du (de la) député(e) ou du (de la) plus haut(e) responsable de l’instance Date
Publiée le : 23 juin 1992 Mise à jour : octobre 2018
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DIRECTIVE 10 Réutilisation du matériel publicitaire produit et utilisé lors d’une élection antérieure
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Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-10
Réutilisation du matériel publicitaire produit et utilisé lors d’une élection antérieure
Renvoi : Loi électorale, articles 402, 403, 415, 421 et 441
BUT
Cette directive a pour but de préciser aux agents officiels la façon de comptabiliser le coût du matériel publicitaire réutilisé lors d’une élection alors qu’il a été produit et utilisé lors d’une élection antérieure. Elle prescrit également l’identification qui doit apparaître sur ce matériel.
COÛT DU MATÉRIEL ET FACTURE OBLIGATOIRE
L’évaluation du coût du matériel publicitaire réutilisé doit être effectuée selon la méthode dite du « coût de remplacement ». Par « coût de remplacement », il faut entendre le coût de production de ce matériel s’il avait été produit au moment de sa réutilisation.
Cette méthode conduit nécessairement à une valeur estimée qui peut être fondée, notamment, sur l’évaluation du coût actuel de production par un fournisseur en semblable matière. Ce dernier montant est ensuite divisé par le nombre d’élections au cours desquelles ce matériel a été utilisé.
Étant donné que le détenteur du matériel publicitaire en question est l’entité politique à qui le matériel a été retourné après l’utilisation et que cette entité agit à titre de vendeur, aux fins du rapport de dépenses électorales, l’agent officiel devra exiger, soit du représentant officiel du parti ou de l’instance, soit du député ou du candidat, une facture qui comprendra notamment les renseignements suivants :
• la date de la vente ;
• le nom et l’adresse du détenteur ;
• la quantité vendue ;
• la description du matériel publicitaire ;
• le coût unitaire de remplacement au moment de la vente du matériel et le coût total de remplacement ;
• la ou les dates d’élections antérieures au cours desquelles ce matériel a été utilisé ;
• le coût net, c’est-à-dire le coût total de remplacement divisé par 2 s’il s’agit d’une deuxième utilisation ou par 3 s’il s’agit d’une troisième utilisation.
La dépense devra être incluse au rapport de dépenses électorales et l’agente officielle ou l’agent officiel devra, comme pour toute autre dépense électorale, en acquitter le coût net au bénéfice de l’entité autorisée détentrice du matériel publicitaire, au moyen d’un chèque tiré sur son fonds électoral. Pour l’entité politique qui vend le matériel publicitaire, la représentante officielle ou le représentant officiel devra inscrire un revenu équivalent dans son état des résultats.
Publiée le : 23 juin 1992 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 10Réutilisation du matériel publicitaire produit
et utilisé lors d’une élection antérieure
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DIRECTIVE 10 Réutilisation du matériel publicitaire produitet utilisé lors d’une élection antérieure
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-10
IDENTIFICATION DU MATÉRIEL PUBLICITAIRE
Lorsque du matériel publicitaire déjà produit lors d’une élection antérieure est réutilisé, l’identification de ce matériel doit être conforme aux exigences de la Loi, à savoir : comporter, d’une part, les nom et titre de l’agent officiel en poste lors de la réutilisation du matériel, et d’autre part, le nom de la personne qui l’a fabriqué ou imprimé initialement.
Publiée le : 23 juin 1992 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 14 Perte de matériel à la suite de vandalisme ou de vol en période électorale
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
D-14DIRECTIVE
Perte de matériel à la suite de vandalisme ou d’un vol en période électorale
BUT
Cette directive a pour but de préciser aux agents officiels et aux représentants officiels la façon de considérer le coût de remplacement du matériel perdu à la suite de vandalisme ou d’un vol.
Ce coût de remplacement peut être considéré comme une dépense électorale si le maximum permis n’est pas dépassé. Cependant, il peut aussi être considéré comme une « autre dépense » sous réserve de certaines conditions.
CONDITIONS À RESPECTER
Lorsque du matériel utilisé pendant une période électorale est volé ou bien endommagé à la suite d’un acte de vandalisme, le coût de remplacement par du matériel semblable jusqu’à concurrence du coût initial n’est pas une dépense électorale lorsque les conditions suivantes sont respectées :
1) L’agente officielle ou l’agent officiel joint au rapport de dépenses électorales :
i) une déclaration sous serment et une preuve des dommages encourus (par exemple : une photographie) dans le cas de vandalisme ;
ii) une copie du rapport de police ainsi que le numéro de dossier et l’adresse du bureau de police dans le cas d’un vol ;
iii) les pièces justificatives concernant le matériel perdu et son coût d’acquisition (les factures, les preuves de paiement et, s’il y a lieu, la preuve publicitaire).
2) L’agente officielle ou l’agent officiel remplace le matériel perdu par du matériel identique et annexe à son rapport les pièces justificatives concernant le remplacement du matériel perdu (les factures, les preuves de paiement et, s’il y a lieu, la preuve publicitaire). Lorsque le matériel est assuré et qu’une franchise est versée, celle-ci constitue le coût de remplacement.
Lorsque le coût de remplacement du matériel est supérieur au coût initial, la différence constitue une dépense électorale additionnelle qui doit être autorisée et acquittée par l’agent officiel. Elle fait partie de la limite permise et doit être inscrite au rapport de dépenses électorales.
Quant au montant correspondant au coût initial, il doit être autorisé et acquitté soit par le représentant officiel du parti, de l’instance ou du candidat indépendant concerné, ou soit par l’agent officiel du parti, de l’instance ou du candidat indépendant concerné lorsque, d’une part, on a choisi de ne pas le considérer comme une dépense électorale, et d’autre part, on a respecté les conditions mentionnées.
Cependant, si les conditions énumérées précédemment ne sont pas remplies, l’agent officiel est tenu de considérer le coût du matériel perdu et celui du nouveau matériel comme des dépenses électorales et il est tenu de se conformer aux exigences de la Loi en cette matière.
Publiée le : 23 juin 1992 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 14Perte de matériel à la suite de vandalisme
ou de vol en période électorale
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DIRECTIVE 16 Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-16
Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
Renvoi : Loi électorale, article 95
BUT
Cette directive a pour but de prescrire les renseignements que doit contenir un formulaire utilisé lors de la réception d’une contribution faite au moyen d’une carte de crédit. La cueillette des renseignements afférents à ce mode de paiement incombe à la représentante officielle ou au représentant officiel de chaque entité autorisée. Ces renseignements peuvent être demandés à même le formulaire Fiche de contribution ou sur un document spécifique (voir le document Bulletin B-2).
RESPONSABILITÉ DU REPRÉSENTANT OFFICIEL
Il est impératif de préciser que la sollicitation de contribution ne peut être faite que sous la responsabilité du représentant officiel d’une entité autorisée et que par l’entremise des personnes désignées par écrit par le représentant officiel (article 92).
Quel que soit le mode de paiement utilisé par l’électeur pour transmettre une contribution, il revient toujours au représentant officiel de s’assurer, par l’application de mécanismes de contrôle suffisants, que la contribution est versée par l’électeur conformément aux dispositions de la Loi électorale.
PAIEMENT D’UNE CONTRIBUTION PAR CARTE DE CRÉDIT
Important : respect des normes de sécurité de carte de crédit
Si l’entité politique autorisée, son représentant officiel ou un solliciteur conserve dans ses locaux des fiches de contribution sur lesquelles apparaissent le nom de la détentrice ou du détenteur d’une carte de crédit, le numéro de la carte de crédit et sa date d’expiration, il doit se conformer aux normes de sécurité Payment Card Industry (PCI) du Conseil des normes de sécurité PCI. Pour ce faire, un formulaire d’auto-évaluation de type A (SAQ-A) doit être rempli. Cette auto-évaluation doit être entérinée par un auditeur accrédité PCI qui délivrera un certificat de conformité. Vous devez transmettre au directeur général des élections une copie du certificat obtenu. En aucune situation vous ne devez conserver ou transmettre ces informations dans un format électronique (ex. : courriel, base de données, fichier Excel, etc.), à moins de détenir un certificat de conformité de type D (SAQ-D) délivré par un auditeur accrédité PCI. Pour en connaître davantage sur ces normes et leur application, vous pouvez consulter le site suivant : fr.pcisecuritystandards.org/minisite
Publiée le : 27 novembre 2002 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 16Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
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DIRECTIVE 16 Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-16
L’entité politique autorisée ne peut utiliser un terminal de point de vente (TPV) pour percevoir une contribution au moyen d’une carte de crédit.
L’électrice ou l’électeur peut effectuer le paiement de sa contribution par carte de crédit directement sur le site Web d’Élections Québec ou par un lien sur le site Web d’un parti.
Lorsque l’électeur n’effectue pas lui-même son paiement par carte de crédit, il doit fournir au représentant officiel les renseignements nécessaires au paiement sur un document spécifique ou sur une fiche de contribution afin que le personnel du parti en effectue la saisie sur le site Web d’Élections Québec.
Ces documents doivent mentionner que l’électeur doit être le titulaire de la carte de crédit et que le titulaire principal ne peut être une personne morale (compagnie, syndicat, etc.).
En outre, la fiche de contribution ou le document spécifique doit contenir une section distincte, datée et signée par l’électeur, dans laquelle ce dernier consent à ce que l’établissement financier ou l’émetteur de la carte de crédit puisse, pour une période de sept ans, communiquer au directeur général des élections et au représentant officiel de l’entité autorisée à laquelle la contribution est destinée tous les renseignements relatifs à la carte de crédit. Ces renseignements peuvent être utilisés aux fins d’une vérification du respect des règles relatives au financement des partis politiques. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Un modèle est suggéré en annexe.
CONTENU DU DOCUMENT OU DE LA FICHE DE CONTRIBUTION
La fiche de contribution produite par l’entité politique ou le document spécifique joint à la fiche de contribution produite par le directeur général des élections doit, en plus des renseignements obligatoires, comprendre les éléments suivants :
1. le numéro de la carte de crédit du donateur ;
2. la date d’expiration de la carte de crédit ;
3. la signature du détenteur de la carte ;
4. la date à laquelle la signature a été apposée ;
5. le consentement de l’électeur avec signature et date.
Le personnel du parti doit mentionner, au point 3 du bordereau de transmission des fiches de contribution au directeur général des élections, le nombre total de fiches de contribution qu’il transmet ainsi que le montant total des contributions faites par carte de crédit qu’il a saisi à la place d’un électeur.
Somme toute, pour qu’une contribution faite par carte de crédit puisse être acceptée, toutes les exigences prescrites par la présente directive devront être remplies.
Publiée le : 27 novembre 2002 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 16 Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
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Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-16
APPROBATION DU DOCUMENT SPÉCIFIQUE
Pour l’entité politique qui utilise les fiches de contribution du directeur général des élections et qui compte recueillir des contributions versées au moyen d’une carte de crédit, un document distinct comprenant les renseignements relatifs à ce mode de paiement devra être préalablement approuvé par le directeur général des élections et contenir une mention à cet effet.
CONSERVATION DES DOCUMENTS ET VÉRIFICATION
Le représentant officiel d’une entité autorisée doit, pendant une période de sept ans suivant la date de transmission du rapport financier, conserver toutes les pièces justificatives permettant de vérifier le respect des dispositions de l’article 90, du deuxième alinéa de l’article 93 et des articles 95 et 95.1 de la Loi électorale concernant le versement d’une contribution et le mode de paiement utilisé.
Publiée le : 27 novembre 2002 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 16 Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
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Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-16
ANNEXEMODÈLE DU CONSENTEMENT DE L’ÉLECTEUR
Nom de la détentrice ou du détenteur de la carte :
Prénom de la détentrice ou du détenteur de la carte :
Numéro de la carte de crédit :
Date d’expiration : M M A A
Montant : $
Signature de la détentrice ou du détenteur : Date :
Consentement
Je consens, pour une période de sept ans à compter de la date de ma signature, à ce que l’émetteur de ma carte de crédit communique au directeur général des élections et au représentant officiel de l’entité autorisée à laquelle ma contribution est destinée tous les renseignements nécessaires afin de vérifier la conformité de ma contribution eu égard aux dispositions de la Loi électorale.
Signature : Date :
Lorsqu’une contribution est versée par carte de crédit, l’électrice ou l’électeur doit être l’un des titulaires de la carte de crédit utilisée. La carte de crédit d’une personne morale ne doit jamais être utilisée pour verser une contribution.
Publiée le : 27 novembre 2002 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 17 Dépenses pour l’administration de bureaux permanents
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Autorisée par le directeur général des élections
D-17DIRECTIVE
Dépenses pour l’administration de bureaux permanents D-17
Renvoi : Loi électorale, article 404, 10°
BUT
Cette directive a pour but de préciser les dépenses raisonnables ordinairement faites pour l’administration courante d’au plus deux bureaux permanents d’un parti dont l’adresse est inscrite au Registre des entités politiques autorisées du Québec du directeur général des élections soit des dépenses qui ne sont pas considérées comme des dépenses électorales.
CONDITIONS À RESPECTER
Pour que des dépenses soient considérées comme des dépenses raisonnables ordinairement faites pour l’administration courante d’un bureau permanent, l’adresse du bureau doit être inscrite au Registre des entités politiques autorisées du Québec du directeur général des élections depuis au moins trois mois avant l’émission d’un décret ordonnant la tenue d’une élection. De plus, les faits postérieurs à un événement électoral doivent démontrer qu’un tel bureau n’a pas été aménagé aux seules fins ou en vue de l’élection.
DÉPENSES POUR L’ADMINISTRATION D’UN BUREAU PERMANENT
Les dépenses raisonnables ordinairement faites pour l’administration courante d’un bureau permanent d’un parti sont, sans être exhaustifs, les frais :
de loyer de location d’équipement de bureau
de chauffage de fournitures de bureau
d’électricité d’hébergement d’un site Web
d’assurances de salaire régulier des employés permanents
de téléphone
DÉPENSES ÉLECTORALES
Si les conditions précédemment énumérées ne sont pas respectées, l’agente officielle ou l’agent officiel du parti doit comptabiliser dans son rapport de dépenses, pour la période électorale, la partie des dépenses relatives au bureau concerné qui constitue une dépense électorale établie selon la fréquence d’utilisation pendant la période électorale par rapport à cette fréquence avant et pendant cette période. Le montant ainsi déterminé doit être facturé par la représentante officielle ou le représentant officiel.
Enfin, toutes les dépenses relatives à l’ajout d’espace, d’équipement, d’employés, de capacité d’hébergement d’un site Web, de services téléphoniques, etc. à un bureau permanent pour des fins électorales et utilisées en tout ou en partie pendant la période électorale constituent des dépenses électorales qui doivent être acquittées par l’agent officiel.
Publiée en : octobre 2007 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 17Dépenses pour l’administration de bureaux permanents
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DIRECTIVE 22 Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-22
Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
Renvoi : Loi électorale, articles 92, 93, 94, 95.1, 116.1, 117 et 122
BUT
Cette directive a pour but de définir la sollicitation et le fait de recueillir des contributions au sens des articles 92 et 93 de la Loi. Elle détermine également le contenu du certificat du solliciteur et de la liste des solliciteurs.
CONTEXTE
La sollicitation d’une contribution ou le fait de recueillir une contribution doit, en tout temps et en toute circonstance, être effectué sous la responsabilité exclusive de la représentante officielle ou du représentant officiel et seulement par l’entremise des personnes qu’il désigne par écrit à cette fin. La désignation par écrit des personnes autorisées à solliciter et à recueillir des contributions demeure impérative pour l’atteinte des objectifs suivants :
• permettre à l’entité autorisée de s’assurer que les montants qui lui sont destinés lui ont véritablement été remis ;
• rassurer le donateur sur le fait que l’argent qu’il destine à une entité autorisée lui sera effectivement remis.
EXIGENCES
Dans l’atteinte de ces objectifs, seuls le représentant officiel ou les personnes qu’il désigne par écrit peuvent accomplir l’une ou l’autre des trois actions distinctes suivantes :
1. solliciter une contribution, soit la démarche ou l’acte de demander, de faire appel à quelqu’un en vue d’obtenir une contribution, qu’elle soit faite de personne à personne ou par téléphone, la poste, courrier électronique, Internet ou tout autre moyen ;
2. recueillir une contribution, soit l’acte de recevoir, de prendre possession d’une contribution, qu’elle soit versée en argent, par chèque ou par tout autre ordre de paiement signé par le donateur ;
3. délivrer une fiche de contribution ou recevoir une fiche de contribution dûment remplie par le donateur.
Le certificat du solliciteur (annexe I) atteste la désignation effectuée par le représentant officiel. Le représentant officiel doit signer un tel certificat et le remettre à toute personne qui effectue l’une ou l’autre des actions citées précédemment. Ainsi, il est nécessaire de détenir un certificat du solliciteur dès que l’une de ces actions est exécutée. Le solliciteur doit, quant à lui, exhiber son certificat à quiconque en fait la demande.
Celui qui reçoit la contribution doit délivrer une fiche au donateur. Il est à noter que le nom du solliciteur doit toujours être inscrit sur chaque fiche lorsque cette sollicitation est faite en présence du solliciteur. À cet égard, le directeur général des élections met à la disposition du représentant officiel des livrets de fiches de contribution (voir le Bulletin B-2 pour plus de renseignements).
Publiée le : 20 mai 2011 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 22Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
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DIRECTIVE 22 Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-22
CERTIFICAT DU SOLLICITEUR
Un modèle de certificat du solliciteur est proposé à l’annexe I de la présente directive. Le représentant officiel peut toutefois produire ses propres certificats dans la mesure où ceux-ci contiennent tous les éléments inclus à cette annexe.
Tout certificat du solliciteur demeure valide pour une période maximale d’un an à compter de la date de délivrance. En cas de nomination d’un nouveau représentant officiel, les certificats délivrés demeurent valides, à moins que ce dernier en décide autrement.
LISTE DES SOLLICITEURS
Le représentant officiel d’un parti politique doit transmettre au directeur général des élections la liste des solliciteurs désignés au cours de l’année, le tout en même temps que son rapport financier. Tout solliciteur détenant un certificat en vigueur (ne serait-ce qu’une journée) au courant de l’année civile correspondant à celle du rapport financier doit figurer sur cette liste.
Le représentant officiel d’un député ou candidat indépendant autorisé doit remettre au directeur général des élections tous les certificats des solliciteurs, ainsi que la liste des solliciteurs, en même temps que tout rapport financier.
Il est à noter que la liste des solliciteurs est obligatoire pour tout parti, député ou candidat indépendant autorisé, et ce, même si aucun solliciteur n’a été désigné. Une liste vide mais signée par le représentant officiel se doit d’être déposée auprès du directeur général des élections. Un modèle de liste des solliciteurs est proposé à l’annexe II de la présente directive. Le représentant officiel peut toutefois produire sa propre liste dans la mesure où celle-ci contient tous les éléments inclus à cette annexe.
CERTIFICAT GLOBAL
Le représentant officiel peut désigner une personne dont l’action se limite à solliciter, soit à demander, à faire appel à un électeur en vue d’obtenir une contribution, sans toutefois qu’elle soit autorisée à recueillir les contributions sollicitées ou à délivrer et recevoir des fiches de contribution. Toute personne dont l’action se limite à ce qui précède peut figurer sur un certificat global.
Pour l’une ou l’autre des personnes énumérées ci-dessous, le représentant officiel d’une entité autorisée peut délivrer un certificat global sur lequel sont inscrits les nom, prénom et adresse de domicile de cette personne, ainsi que des gens que cette dernière désigne et dont l’action se limite à solliciter des contributions :
• une ou un député ;
• une ou un membre du personnel d’un cabinet ou d’un député au sens de la Loi sur l’Assemblée nationale ;
• une ou un membre du personnel d’un cabinet au sens de la Loi sur l’exécutif ;
• une ou un membre de l’exécutif, du personnel ou un dirigeant d’un parti politique, tant à l’échelle locale et nationale que régionale.
Publiée le : 20 mai 2011 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 22 Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-22
Ce certificat global devra obligatoirement être signé par le représentant officiel de l’entité autorisée. Toute personne dont le nom apparaît sur un tel certificat global devra avoir un certificat en sa possession pour être en mesure de l’exhiber sur demande, peu importe le format retenu par l’entité autorisée.
Tout certificat global demeure valide pour une période maximale d’un an à compter de la date de délivrance. En cas de nomination d’un nouveau représentant officiel, les certificats délivrés demeurent valides, à moins que ce dernier en décide autrement. Une mise à jour d’un certificat global peut être effectuée lors de tout changement important, tel que des élections générales, partielles ou un remaniement ministériel. Tout changement devra être effectué par écrit sur le certificat global et signé par le représentant officiel.
Tout solliciteur dont le nom apparaît sur un certificat global en vigueur (ne serait-ce qu’une journée) au courant de l’année civile correspondant à celle du rapport financier de l’entité autorisée doit figurer sur la liste des solliciteurs jointe au rapport financier de cette entité. Une mention selon laquelle le solliciteur est inscrit sur un certificat global doit apparaître sur la liste des solliciteurs.
Publiée le : 20 mai 2011 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 22 Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-22
ANNEXE I
En vertu des articles 92 et 93 de la Loi électorale, je,
, Nom
représentant(e) officiel(le) de
, Entité autorisée
désigne
, Nom de la solliciteuse ou du solliciteur
domicilé(e) au , Adresse
pour solliciter et recueillir des contributions pour l’entité autorisée mentionnée ci-dessus
pour la période du au . Année/mois/jour Année/mois/jour
Signé à , ce . Municipalité Date
Signature de la personne désignée (solliciteuse ou solliciteur) Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel
Numéro du certificat :
Déclaration du solliciteur
Je, , désigné(e) à titre de personne autorisée Nom et prénom
à solliciter des contributions, m’engage à exhiber, sur demande, le présent certificat à tout électeur qui versera
une contribution et à l’informer que toute contribution doit être versée par lui-même, à même ses propres
biens, volontairement, sans compensation ni contrepartie, qu’elle ne peut faire l’objet d’un quelconque
remboursement.
Signature de la solliciteuse ou du solliciteur Date
Certificat du solliciteur An English version of this form is available on request
N.B. : Si le délégué du représentant officiel émet le présent certificat, faire les adaptations nécessaires conformément à l’article 94 de la Loi électorale.
DGE-239-VF (18-01)
Publiée le : 20 mai 2011 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 22 Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-22
ANNEXE II
En vertu de l’article 92 de la Loi électorale, je, , Nom de la représentante officielle ou du représentant officiel
représentant(e) officiel(le) de , Entité autorisée
ai désigné par écrit les solliciteurs énumérés ci-dessous.
Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel Date
DGE-238-VF (18-03)
Liste des solliciteurs
N.B. : Si le représentant officiel désigne des personnes pour solliciter et recueillir des contributions, il doit dresser une liste des solliciteurs et la retourner au directeur général des élections (art. 116.1, 117 et 122 de la Loi électorale). Si aucun solliciteur n’est nommé au cours de l’exercice financier, une liste vide doit obligatoirement être signée par le représentant officiel et être jointe au rapport financier transmis au directeur général des élections.
Nom et adresse des solliciteursPour la période Numéro
du certificatdu au
Nom et prénom
________________________________________________ ________________ ________________ ________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________ ________________ ________________ ________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________ ________________ ________________ ________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________ ________________ ________________ ________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________ ________________ ________________ ________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
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DIRECTIVE 23 Revenus accessoires recueillis lors d’activités ou de manifestations à caractère politique
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
DIRECTIVE D-23
Revenus accessoires recueillis lors d’activités ou de manifestations à caractère politique
Renvoi : Loi électorale, articles 88 (6.1°), 100 et 114 (3.1°)
BUT
Le but de cette directive est de fournir des indications aux représentants officiels à l’égard des revenus accessoires pouvant être recueillis lors d’activités ou de manifestations à caractère politique tenues sous leur responsabilité.
REVENUS ACCESSOIRES
Il est permis de recueillir, lors d’activités ou de manifestations à caractère politique, des revenus accessoires, lesquels ne sont pas considérés comme des contributions. À titre d’exemples, il peut s’agir de revenus de vestiaire ou de revenus tirés de la vente de boissons.
CONDITIONS À RESPECTER
Afin que soit assurée la conformité des revenus accessoires, les conditions suivantes doivent être respectées :
• Les revenus accessoires ne peuvent être recueillis que lors d’activités ou de manifestations à caractère politique;
• Les revenus accessoires doivent être raisonnables, c’est-à-dire peu importants et ne doivent en aucun cas constituer un revenu commercial ou être assimilés à un tel revenu;
• Les revenus accessoires doivent être relatifs au nombre de participants aux activités ou aux manifestations à caractère politique;
• La représentante officielle ou le représentant officiel doit présenter distinctement au rapport financier les revenus accessoires recueillis au cours de l’exercice financier. Il doit joindre au rapport financier un document détaillant les revenus accessoires, les quantités vendues et le ou les prix unitaires tout en indiquant l’activité ou la manifestation à caractère politique au cours de laquelle ils ont été recueillis.
Les articles promotionnels qui sont vendus lors d’activités ou de manifestations à caractère politique sont assimilés à des revenus accessoires. Par contre, des articles promotionnels peuvent être vendus en tout temps en quantité raisonnable et à la condition de ne pas constituer un revenu commercial ou être assimilés à un tel revenu.
APPRÉCIATION DU CARACTÈRE RAISONNABLE PAR LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DES ÉLECTIONS
Le directeur général des élections évalue le caractère raisonnable des revenus accessoires recueillis par une entité autorisée. S’il ne peut être justifié, tout revenu accessoire dérogeant aux conditions précédemment mentionnées sera considéré comme une contribution et devra être retourné au directeur général des élections, conformément aux dispositions de l’article 100 de la Loi électorale.
Publiée le : 23 mai 2011 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 23Revenus accessoires recueillis lors d’activités
ou de manifestations à caractère politique
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DIRECTIVE 26 Rapport des dépenses de campagne du représentant officiel d’un parti
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
D-26DIRECTIVE
Rapport des dépenses de campagne du représentant officiel d’un parti
Renvoi : Loi électorale, article 127.16
BUT
Cette directive a pour but de prescrire la forme requise du rapport des dépenses de campagne à la direction d’un parti que le représentant officiel d’un parti doit produire.
L’usage du formulaire intitulé « Rapport des dépenses de campagne d’un parti » est obligatoire.
Pour être recevable, la section « Déclaration du représentant officiel du parti » doit être dûment remplie.
Publiée le : 10 octobre 2012 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 26Rapport des dépenses de campagne
du représentant officiel d’un parti
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DIRECTIVE 26 Rapport des dépenses de campagne du représentant officiel d’un parti
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
D-26DIRECTIVE
1
Rapport des dépenses de campagne du parti
Remarque : Il est recommandé au représentant officiel du parti de conserver une copie de ce rapport avant de le transmettre au directeur général des élections ou aux bureaux d'Élections Québec.
Dépenses de campagne
ÉTAT SOMMAIRE DES DÉPENSES DE CAMPAGNE
COMPTE UTILISÉ AUX FINS DE LA CAMPAGNE À LA DIRECTION DU PARTI
Nom de l’établissement Adresse de l’établissement No du compte
Nom du parti
Représentant(e) officiel(le) du parti
ExerciceAnnée Mois Jour
Du
au
IDENTIFICATION
DGE-270-VF (18-05)
1 Publicité (annexe 1, total A) $
2 Biens et services (annexe 1, total B) $
3 Location de locaux (annexe 1, total C) $
4 Frais de voyage et de repas (annexe 1, total D) $
5 Total partiel (lignes 1 à 4) $
6 Dépenses faites, non réclamées (annexe 2) $
7 TOTAL DES DÉPENSES DE CAMPAGNE ENGAGÉES (lignes 5 + 6) $
Publiée le : 10 octobre 2012 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 26 Rapport des dépenses de campagne du représentant officiel d’un parti
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
D-26DIRECTIVE
2
Nom du parti
Déclaration de la représentante officielle ou du représentant officiel du parti
Je déclare que tous les renseignements donnés dans ce rapport sont vrais, exacts et complets.
Date Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel du parti
Nom, prénom et adresse du prêteur Date de l’emprunt
Taux d’intérêt Solde au début
Montantemprunté
dans l’exercice
Montantremboursé
dans l’exercice
Soldeà la fin
* Inscrire uniquement les emprunts contractés en vertu du 3e alinéa de l’article 127.10 de la Loi électorale TOTAL
Annexe 3 - Emprunts* (établissements financiers et électeurs)
Annexe 2 - État des dépenses faites, non réclamées
Nom et adresse du fournisseur
Date d’utilisation du bien ou du service
Nature de la dépense
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Date de la réclamation
Montant de la dépense
TOTAL
Publiée le : 10 octobre 2012 Mise à jour : juin 2018
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DIRECTIVE 26 Rapport des dépenses de campagne du représentant officiel d’un parti
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisée par le directeur général des élections
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Publiée le : 10 octobre 2012 Mise à jour : juin 2018
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B-1 Rapportfinancierd’unpartiautorisé
B-2 Normesrelativesàlafichedecontribution
BULLETINS
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BULLETIN B-1 Rapport financier d’un parti autorisé
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisé par le directeur général des élections
BULLETIN B-1
Rapport financier d’un parti autorisé
Renvoi : Loi électorale, articles 110, 113 à 116.1
BUT
Le directeur général des élections a le pouvoir, en vertu du premier alinéa de l’article 113 de la Loi électorale, de prescrire la forme du rapport financier d’un parti autorisé. Le présent bulletin prescrit des normes de présentation de l’information financière, où l’on trouve notamment un cadre de référence en ce qui a trait aux sources et à l’utilisation du financement d’un parti politique et de ses instances.
Le cadre de référence a pour objectifs d’uniformiser les renseignements financiers entre les partis, d’indiquer la portion de financement public, d’évaluer les ressources affectées aux élections et de cumuler les rapports financiers du parti et de ses instances.
CONTENU DU RAPPORT FINANCIER
En plus des exigences édictées aux articles 113, 114 et 115 de la Loi électorale, qui prévoient que le rapport financier comprend notamment un bilan, un état des résultats ainsi qu’un état des flux de trésorerie, le rapport financier d’un parti doit également inclure :
• le formulaire DGE-209, Cadre de référence relatif aux sources et à l’utilisation du financement, présenté en annexe ;
• la liste annuelle des personnes désignées à titre de solliciteur (art. 116.1) ;
• le rapport de l’auditeur indépendant, conformément à la directive D-7, Rapport du vérificateur (auditeur indépendant), le cas échéant (art. 110 et 116) ;
• les sections « Signature et déclaration du représentant officiel » et « Signature et déclaration du chef » signées (art. 115.1).
Par ailleurs, le bilan du parti doit présenter distinctement, le cas échéant, le montant à recevoir de ses instances ou à payer (comptes à recevoir, comptes à payer, avances ou emprunts) et être signé par la représentante officielle ou le représentant officiel.
Le rapport d’audit doit porter sur les renseignements exigés à l’article 113 ainsi que sur ceux édictés en vertu du présent bulletin et portant sur le cadre de référence relatif aux sources de financement et à l’utilisation de celui-ci.
De plus, pour que le rapport soit recevable, les sections « Signature et déclaration du représentant officiel » et « Signature et déclaration du chef » doivent être signées.
Publié le : 20 mai 2011 Mis à jour : juin 2018
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BULLETIN B-1Rapport financier d’un parti autorisé
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BULLETIN B-1 Rapport financier d’un parti autorisé
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisé par le directeur général des élections
B-1BULLETIN
INFORMATION SUR LES REVENUS ET LES DÉPENSES
Le parti et chacune de ses instances doivent présenter dans leur rapport financier respectif toutes les sources de revenus versées pour leur bénéfice (contributions, revenus d’activités, remboursements de dépenses électorales, etc.). Ainsi, une électrice ou un électeur qui verse une contribution au parti sera inscrit sur la liste des donateurs du parti conformément au paragraphe 3° de l’article 115. Il en est de même pour les électeurs ayant effectué une contribution à une instance, qui verront leur nom figurer sur la liste des donateurs de cette instance.
C’est au parti que revient la tâche de produire une liste cumulative des donateurs du parti et de toutes ses instances selon l’ordre alphabétique du nom des électeurs. Il doit également transmettre cette liste au directeur général des élections au moment du dépôt de son rapport financier.
Aux fins de présentation du cadre de référence, les dépenses ayant trait aux élections ainsi que celles relatives à une campagne à la direction doivent être comptabilisées de manière à pouvoir être présentées distinctement des dépenses courantes du parti.
En ce qui a trait aux revenus et aux dépenses de transfert, ils sont constitués de toutes les transactions effectuées entre les entités autorisées d’un même parti (parti à instance, instance à parti ainsi qu’instance à instance). Les revenus et les dépenses de transfert incluent notamment les sommes versées ou réclamées par le directeur général des élections à titre de remboursement des dépenses électorales que les instances ont cédées au bénéfice du parti (cession de créances).
LISTE DES PERSONNES DÉSIGNÉES À TITRE DE SOLLICITEUR
Le représentant officiel du parti doit s’assurer de fournir, avec le rapport financier annuel, la liste de toutes les personnes qu’il a autorisées à solliciter des contributions au cours de la période couverte par le rapport, comme requis par la directive D-22.
Cette liste doit notamment contenir, pour chaque solliciteur :
• les nom et prénom ;
• l’adresse complète ;
• la période couverte par le certificat de solliciteur ;
• le numéro de certificat délivré.
EXACTITUDE DES MONTANTS DE TRANSFERT
Le représentant officiel du parti doit notamment attester que les renseignements déclarés au cadre de référence sont vrais, exacts et complets. À cet égard, il doit entre autres s’assurer de l’exactitude des renseignements suivants :
• les revenus de transfert du parti sont égaux à la somme des dépenses de transfert cumulées de ses instances ;
• les dépenses de transfert du parti sont égales au montant des revenus de transfert cumulés de ses instances.
En conséquence, le montant inscrit au bilan du parti à titre de montant à recevoir de ses instances ou à payer doit être égal à la somme des montants comptabilisés en contrepartie dans les rapports financiers de ses instances.
Publié le : 20 mai 2011 Mis à jour : juin 2018
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BULLETIN B-1 Rapport financier d’un parti autorisé
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisé par le directeur général des élections
BULLETIN B-1
Publié le : 20 mai 2011 Mis à jour : juin 2018
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BULLETIN B-1 Rapport financier d’un parti autorisé
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisé par le directeur général des élections
BULLETIN B-1
Publié le : 20 mai 2011 Mis à jour : juin 2018
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BULLETIN B-1 Rapport financier d’un parti autorisé
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisé par le directeur général des élections
BULLETIN B-1
Publié le : 20 mai 2011 Mis à jour : juin 2018
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BULLETIN B-1Rapport financier d’un parti autorisé
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BULLETIN B-1 Rapport financier d’un parti autorisé
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisé par le directeur général des élections
BULLETIN B-1
Je, , Prénom Nom
représentant(e) officiel(le) du parti politique autorisé ,
Nom du parti politique autorisé
déclare ce qui suit :
1. La sollicitation de contributions n’a été faite que sous ma responsabilité ou par l’entremise des personnes que j’ai désignées par écrit conformément à la Loi électorale (LE).
2. Toutes les contributions recueillies ont été versées par des électeurs en conformité avec les dispositions de la section II du chapitre II de la LE.
3. Tous les comptes bancaires ouverts au bénéfice du parti sont inscrits au présent rapport.
4. Toutes les sommes recueillies pour le parti ont été déposées à même le ou les comptes bancaires ouverts au bénéfice du parti et sont conformes à la Loi.
5. Si applicable, toutes les sommes reçues du directeur général des élections ont été déposées à même le ou les comptes bancaires ouverts au bénéfice du parti.
6. Je confirme que l’allocation a servi à payer les dépenses se rapportant notamment à l’administration courante du parti, à la diffusion du programme politique, à la coordination de l’action politique des membres ou des sympathisants et aux dépenses électorales. L'allocation a également servi à rembourser le capital des emprunts (art. 83).
7. Les prêts obtenus et les cautions signées relativement à ceux-ci sont conformes à la Loi. Notamment, lorsque ces prêts proviennent d’un électeur, ils ont été versés à l’aide d’un chèque personnel de celui-ci, volontairement, sans compensation ni contrepartie, et ils ne feront pas l’objet d’un quelconque remboursement autrement que ce qui est prévu à l’acte d’emprunt.
8. Toutes les dépenses que j’ai faites ou autorisées, ainsi que celles du ou des délégués, le cas échéant, à l’exception des dépenses électorales, sont inscrites au rapport financier et ont été engagées conformément aux exigences de la Loi.
9. Toutes les sorties de fonds ont été acquittées à même le ou les comptes bancaires inscrits au présent rapport financier, à l’exception des dépenses électorales.
10. Aucune dépense n’a été acquittée en argent comptant, à l’exception de celles provenant d’une petite caisse constituée à même le fonds du parti, sous la responsabilité de la représentante officielle ou du représentant officiel.
11. Toutes les dépenses ont été engagées au prix courant du marché. De plus, un reçu de contribution a été remis pour tout bien ou service fourni gratuitement par un électeur, à l’exception du travail bénévole.
12. Les personnes ayant effectué du travail bénévole au sens de l’article 88 (1) au cours de la période l’ont fait personnellement et volontairement, et le fruit de ce travail a été fait sans compensation ni contrepartie.
13. Les renseignements contenus dans le présent rapport ainsi que ses annexes sont vrais, exacts et complets.
le Signature de la représentante officielle ou du représentant officiel Date
Signature et déclaration du représentant officiel
Publié le : 20 mai 2011 Mis à jour : juin 2018
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BULLETIN B-1Rapport financier d’un parti autorisé
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BULLETIN B-1 Rapport financier d’un parti autorisé
GuIde du représenTanT offIcIel d’un parTI eT d’une InsTance de parTI
Autorisé par le directeur général des élections
BULLETIN B-1
Signature et déclaration du chef de parti
Je, , Prénom Nom
chef du parti politique autorisé , Nom du parti politique autorisé
déclare ce qui suit :
1. J’ai été informé(e) des règles de financement.
2. J’ai rappelé aux personnes autorisées à solliciter des contributions l’obligation de respecter les règles de financement.
3. J’ai été informé(e) des pratiques de sollicitation de mon parti et juge qu’elles sont conformes à la Loi.
4. Je déclare avoir transmis à la représentante officielle ou au représentant officiel toute l’information financière pour lui permettre de dresser ce rapport.
5. J’ai pris connaissance du rapport et j’ai obtenu tous les éclaircissements nécessaires sur son contenu.
6. Je prends acte de la déclaration de la représentante officielle ou du représentant officiel.
7. Je vous confirme qu’à ma connaissance, la représentante officielle ou le représentant officiel a réalisé son mandat en conformité avec la Loi.
le Signature de la ou du chef du parti Date
Publié le : 20 mai 2011 Mis à jour : juin 2018
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BULLETIN 2 Normes relatives à la fiche de contribution
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BULLETIN
Autorisée par :
B-2
Normes relatives à la fi che de contribution
Renvoi : Loi électorale, arti cle 95.1
BUT
Ce bulleti n a pour but de prescrire le contenu de la fi che de contributi on et de formaliser certaines modalités relati ves à son uti lisati on et à sa transmission au Directeur général des électi ons du Québec.
FICHE DE CONTRIBUTION
Obligation• Toute contributi on doit être accompagnée d’une fi che de contributi on approuvée par le Directeur général
des électi ons du Québec.
• La fi che de contributi on doit notamment contenir les prénom et nom du donateur, l’adresse de son domicile, le montant de la contributi on et une déclarati on signée par l’électeur selon laquelle sa contributi on est faite à même ses propres biens, volontairement, sans compensati on ni contreparti e, et qu’elle n’a fait ni ne fera l’objet d’un quelconque remboursement.
A - Renseignements obligatoires
La fi che de contributi on produite par une enti té politi que doit obligatoirement permett re d’obtenir et de présenter les informati ons suivantes :
• En-tête
1. Fiche de contributi on
• Identi fi cati on du donateur
2. Sexe
3. Nom à la naissance
4. Prénom
5. Adresse complète de son domicile (no d’immeuble, rue, appartement, ville, code postal)
6. Date de naissance (AAAA/MM/JJ)
7. Numéro de téléphone
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• Déclarati on signée par l’électeur ou l’électrice
IMPORTANTLe caractère d’impression choisi pour cett e secti on doit être d’une grosseur de huit points au minimum et ne pas être condensé.
8. Le ti tre « Déclarati on de l’électeur » et le texte suivant :
Je déclare que ma contributi on : − est faite à même mes propres biens; − est faite volontairement; − est faite sans compensati on ni contreparti e; − n’a pas fait ni ne fera l’objet d’un quelconque remboursement (art. 90 et 95.1).
9. Signature du donateur
10. Date à laquelle la signature est apposée
11. Cett e secti on doit aussi comprendre le texte suivant :Pour verser une contributi on à une enti té politi que autorisée, vous devez posséder la qualité d’électeur (art. 87) au sens de la Loi électorale, et votre paiement doit être fait par vous-même (art. 90) selon les exigences légales inscrites au verso.
• Identi fi cati on de l’enti té politi que au bénéfi ce de laquelle la contributi on est versée
12. Nom de l’enti té, si l’enti té n’est pas déjà identi fi ée sur la fi che
13. Instance locale/régionale, si applicable
• Contributi on (maximum 100 $ et 100 $ additi onnels lors d’électi ons générales ou parti elles) et autres
14. Contributi on et acti vité de fi nancement1. Montant de la contributi on
15. Si votre fi che off re la possibilité de faire une contributi on en bien ou service, d’eff ectuer le paiement d’une entrée à une acti vité politi que ou le paiement d’une adhésion, selon le cas, les informati ons suivantes doivent apparaître sur votre fi che :
a) Contributi on en bien ou service1. Montant de la contributi on en bien ou service
2. Descripti on de la contributi on en bien ou service
b) Acti vité politi que (voir verso)1. Montant du prix d’entrée à l’acti vité politi que
2. Date de l’acti vité (AAAA/MM/JJ)
c) Adhésion1. Montant de l’adhésion
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16. Montant total
Total des montants inscrits sur la fi che de contributi on auxquels un versement monétaire est requis.
17. Mode de paiementChèque, argent comptant (50 $ ou moins) ou carte de crédit (si ce dernier type de paiement est prévu sur votre fi che).
18. La menti on suivante :Lorsque la contributi on est faite au moyen d’un chèque, vous devez être le ti tulaire du compte bancaire, et ce compte ne peut appartenir à une personne morale (compagnie, syndicat, etc.).
• Représentant offi ciel ou solliciteur
Si la contributi on est faite en sa présence ou s’il s’agit d’une contributi on en bien ou service :
19. Nom et prénom
20. Signature
21. Date à laquelle la signature du représentant offi ciel ou du solliciteur est apposée
• Logo du Directeur général des électi ons du Québec
22. Le logo du Directeur général des électi ons du Québec doit être placé au bas complètement de la fi che et ne pas être juxtaposé au logo ou à la dénominati on de l’enti té politi que, le cas échéant.
23. La menti on suivante doit suivre le logo du Directeur général des électi ons du Québec : Transmettre votre fiche, et s’il y a lieu le chèque fait à l’ordre du DGEQ , à l’adresse suivante : (Inscrire l’adresse du DGEQ ou celle de l’enti té politi que). Inscrire sur le chèque, en bas à gauche, le nom de l’enti té politi que à laquelle la contributi on doit être versée.
L’adresse du DGEQ à inscrire est : Directeur général des électi ons du QuébecTraitement des contributi onsÉdifi ce René-Lévesque3460, rue de La PéradeQuébec (Québec) G1X 3Y5
IMPORTANT
Les mots « Chèque fait à l’ordre du DGEQ » doivent être en caractères gras.
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• Espace réservé au Directeur général des électi ons du Québec
24. Un espace inti tulé « Réservé au DGE — No de transacti on : » doit être placé dans le coin supérieur droit de la fi che. Cet espace doit permett re l’inscripti on d’un minimum de 10 caractères.
• Exigences légales
25. Vous devez placer, au recto ou au verso de la fi che, les exigences légales extraites des arti cles 87, 88, 90, 91, 95, 95.1, 126, 128, 564.1, 564.2 et 569.1. Vous devez également faire référence à l’arti cle 568 de la Loi électorale.
• Copies
26. La fi che de contributi on peut être autocopiante (NCR). Si tel est le cas, elle doit avoir au minimum trois copies : l’original (copie 1) est desti né au représentant offi ciel, la copie 2 au Directeur général des électi ons du Québec et la copie 3 est celle desti née au donateur.
27. La copie NCR desti née au Directeur général des électi ons du Québec devra être imprimée sur papier blanc pour en faciliter la numérisati on.
• Avis d’approbati on de la fi che
28. Un avis doit préciser, au recto de la fi che, que celle-ci a été approuvée par le Directeur général des électi ons du Québec.
• Numéro de version
29. Un numéro de version doit être placé dans le coin supérieur ou inférieur droit au recto de la fiche de contributi on. Ce numéro à inscrire sur votre fi che vous sera remis lors de l’approbati on de celle-ci.
PAIEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT
Important : respect des normes de sécurité de carte de crédit
Si l’enti té politi que autorisée, son représentant offi ciel ou un solliciteur conserve dans ses locaux des fi ches de contributi on sur lesquelles apparaissent le nom du détenteur d’une carte de crédit, le numéro de la carte de crédit et sa date d’expirati on, ils doivent se conformer aux normes de la Payment Card Industry (PCI) du Security Standards Council. Pour ce faire, un formulaire d’auto-évaluati on de type A (SAQ-A) doit être rempli. Cett e auto-évaluati on doit être entérinée par un auditeur accrédité PCI qui délivrera un certi fi cat de conformité. Vous devez transmett re au DGEQ une copie du certi fi cat obtenu. En aucune situati on vous ne devez conserver ou transmett re ces informati ons dans un format électronique (ex. : courriel, base de données, fi chier Excel, etc.), à moins de détenir un certi fi cat de conformité de type D (SAQ-D) délivré par un auditeur accrédité PCI.
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Particularités – Fiche de contribution de l’entité
Votre fi che doit en plus comprendre les éléments suivants :
1. Numéro de la carte de crédit
2. Date d’expirati on
3. Signature du détenteur de la carte
4. Date à laquelle la signature a été apposée
5. Consentement de l’électeur :Je consens, pour une période de sept ans à compter de la date de ma signature, à ce que l’émett eur de ma carte de crédit communique au Directeur général des électi ons du Québec et au représentant offi ciel de l’enti té politi que autorisée à laquelle ma contributi on est desti née tous les renseignements nécessaires afi n de vérifi er la conformité de ma contributi on eu égard aux dispositi ons de la Loi électorale.
6. Signature du donateur
7. Date à laquelle la signature a été apposée
8. Vous devez ajouter, à la menti on inscrite de la secti on Contributi on, la phrase suivante : Lorsqu’une contributi on est versée par carte de crédit, l’électeur doit être l’un des ti tulaires de la carte de crédit uti lisée. La carte de crédit d’une personne morale ne doit jamais être uti lisée pour verser une contributi on.
Veuillez noter que le consentement ci-dessus doit obligatoirement comporter la signature du donateur. Si vous désirez jumeler ce consentement et la déclarati on de l’électeur afi n de ne demander qu’une seule signature, vous pouvez ajouter une case à cocher à la déclarati on de l’électeur suivie du texte suivant :
❏ Je confi rme par la présente que ma signature apposée à ma déclarati on confi rme également mon consentement, pour une période de sept ans à compter de la date de ma signature, à ce que l’émett eur de ma carte de crédit communique au Directeur général des électi ons du Québec et au représentant offi ciel de l’enti té politi que autorisée à laquelle ma contributi on est desti née tous les renseignements nécessaires afi n de vérifi er la conformité de ma contributi on eu égard aux dispositi ons de la Loi électorale.
IMPORTANT
Le numéro de la carte de crédit et la date d’expirati on ne doivent pas être visibles sur la copie transmise au Directeur général des électi ons du Québec. En outre, vous ne pouvez uti liser un terminal de point de vente (TPV).
Vous devez uti liser l’applicati on pour le paiement d’une contributi on par carte de crédit disponible sur le site du DGEQ pour la compensati on de ces contributi ons.
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Parti cularités – Fiche de contributi on du Directeur général des électi ons du Québec
Un document doit être produit afi n que le donateur puisse le joindre à sa fi che de contributi on. Un modèle est joint en annexe. Ce document doit inclure les éléments suivants :
1. Titre du document : Paiement d’une contributi on par carte de crédit – Renseignements additi onnels à la fi che de contributi on du DGEQ
2. Nom du détenteur de la carte
3. Prénom du détenteur de la carte
4. Numéro de la carte de crédit
5. Date d’expirati on
6. Montant
7. Signature du détenteur de la carte
8. Date à laquelle la signature a été apposée
9. Consentement de l’électeur :Je consens, pour une période de sept ans à compter de la date de ma signature, à ce que l’émett eur de ma carte de crédit communique au Directeur général des électi ons du Québec et au représentant offi ciel de l’enti té politi que autorisée à laquelle ma contributi on est desti née tous les renseignements nécessaires afi n de vérifi er la conformité de ma contributi on eu égard aux dispositi ons de la Loi électorale.
10. Signature du donateur pour le consentement
11. Date à laquelle la signature a été apposée
12. Vous devez ajouter le texte suivant :Lorsqu’une contributi on est versée par carte de crédit, l’électeur doit être l’un des ti tulaires de la carte de crédit uti lisée. La carte de crédit d’une personne morale ne doit jamais être uti lisée pour verser une contributi on.
IMPORTANT
Ce document doit être conservé par le représentant offi ciel conformément aux exigences de la norme PCI et doit être produit au Directeur général des électi ons du Québec sur demande (art. 118).
Le numéro de la carte de crédit et la date d’expirati on ne doivent pas être visibles sur ce document transmis au Directeur général des électi ons du Québec. Vous devez caviarder ces informati ons.
Vous devez uti liser l’applicati on pour le paiement d’une contributi on par carte de crédit disponible sur le site du DGEQ pour la compensati on de ces contributi ons.
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PAIEMENT PAR DÉBIT PRÉAUTORISÉ
Particularités – Paiement d’une contribution par débit préautorisé – Fiche de contribution de l’entité
La fi che de contributi on peut permett re le versement d’une contributi on par débit préautorisé. Si tel est le cas et en conformité avec la Règle H1 sur les débits préautorisés émise par l’Associati on canadienne des paiements, les informati ons suivantes doivent apparaître sur votre fi che de contributi on dans un bloc disti nct. De plus, la phrase suivante doit être inscrite de façon à ressorti r du texte : « Je renonce à mon droit de recevoir un préavis du montant du DPA et je conviens que je n’ai pas besoin de préavis du montant des DPA avant le traitement du débit. »
1. Le texte suivant :
Débit préautorisé : J’autorise le Directeur général des électi ons du Québec et l’insti tuti on fi nancière désignée à eff ectuer des retraits dans mon compte à l’insti tuti on fi nancière désignée sur le spécimen de chèque ci-joint (inscrire la menti on nul sur le chèque) à une fréquence mensuelle, le (date) de chaque mois. Chaque retrait correspondra à un montant fi xe de $, le tout consti tuant un débit préautorisé personnel / parti culier. Je peux révoquer mon autorisati on à tout moment, sur préavis de 30 jours. Pour obtenir un spécimen de formulaire d’annulati on ou pour plus d’informati on sur le droit d’annuler un accord de débits préautorisés, communiquez avec votre insti tuti on fi nancière ou visitez le www.cdnpay.ca. Je renonce à mon droit de recevoir un préavis du montant du DPA et je conviens que je n’ai pas besoin de préavis du montant des DPA avant le traitement du débit.
2. Signature du donateur
3. Date à laquelle la signature est apposée
4. Le texte suivant :Vous avez certains droits de recours si un débit n’est pas conforme au présent accord. Par exemple, vous avez le droit de recevoir le remboursement de tout débit qui n’est pas autorisé ou qui n’est pas compati ble avec le présent Accord de DPA. Pour obtenir plus d’informati on sur vos droits de recours, communiquez avec votre insti tuti on fi nancière ou visitez le www.cdnpay.ca.
Pour de plus amples renseignements, veuillez appeler au .
Inscrire le numéro de téléphone selon l’adresse choisie à la secti on « Logo du Directeur général des électi ons du Québec ». Le numéro de téléphone à inscrire pour le Directeur général des électi ons du Québec est le 1 888 353-2846.
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B – Autres renseignements non obligatoires
I. Langue de correspondance :La fi che de contributi on peut permett re l’inscripti on de la langue de correspondance du donateur, soit le français ou l’anglais. Veuillez noter que si vous n’inscrivez pas sur votre fi che l’indicati on de la langue de correspondance, toute communicati on échangée avec le donateur par le Directeur général des électi ons du Québec sera exclusivement en français.
II. Adresse postale :La fi che de contributi on peut permett re l’inscripti on d’une adresse postale en plus de l’adresse du domicile. Si vous ne permett ez pas l’inscripti on d’une adresse postale sur votre fi che ou si cett e informati on n’est pas fournie sur la fi che, veuillez noter que l’adresse du domicile du donateur sera uti lisée pour les envois postaux.
III. Adresse courriel :La fi che de contributi on peut permett re l’inscripti on de l’adresse courriel du donateur. Cett e informati on sera uti lisée par le Directeur général des électi ons du Québec pour communiquer rapidement avec un donateur dans l’éventualité où des informati ons supplémentaires sont requises pour traiter la contributi on.
C – Approbation préalable
Vous pouvez uti liser des fi ches de contributi on que vous faites imprimer (version papier) ou disponible sur votre site Web (version électronique), à la conditi on que votre modèle de fi che conti enne tous les renseignements obligatoires décrits précédemment. Vous devez au préalable obtenir l’autorisati on écrite du Directeur général des électi ons du Québec vous permett ant d’uti liser une telle fi che.
Il en est de même pour les documents (version papier ou électronique) concernant les parti cularités applicables aux contributi ons faites par carte de crédit et par débit préautorisé. Ces documents doivent également être approuvés préalablement par le Directeur général des électi ons du Québec.
Vous pouvez ajouter des espaces additi onnels à votre fi che de contributi on si vous désirez obtenir des renseignements supplémentaires. Cependant, ces informati ons ne seront pas saisies dans la base de données du Directeur général des électi ons du Québec. De plus, il est important que les renseignements pour un paiement par carte de crédit n’apparaissent pas sur la copie de la fi che transmise au Directeur général des électi ons du Québec.
Pour que votre propre modèle de fi che de contributi on puisse être approuvé par le Directeur général des électi ons du Québec, vous devez le faire parvenir à l’att enti on du Service de la conformité en fi nancement politi que.
Par courriel : contributi [email protected]
Par courrier : Traitement des contributi onsÉdifi ce René-Lévesque, 3460, rue de La PéradeQuébec (Québec) G1X 3Y5
Veuillez noter qu’un délai de 10 jours ouvrables est requis au Directeur général des électi ons du Québec pour procéder à l’approbati on d’un modèle de fi che de contributi on.
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D – Conservation des documents par le représentant o� ciel
Le représentant offi ciel d’une enti té politi que autorisée doit, pendant une période de sept ans suivant la date de producti on du rapport fi nancier, conserver les pièces justi fi cati ves permett ant de vérifi er le respect des dispositi ons de l’arti cle 90, du deuxième alinéa de l’arti cle 93 et des arti cles 95 et 95.1 de la Loi électorale, ce qui inclut l’original de la fi che de contributi on. Le représentant offi ciel doit cependant remett re les pièces justi fi cati ves au Directeur général des électi ons du Québec si ce dernier lui en fait la demande.
Important : respect des normes de sécurité de carte de crédit
Si l’enti té politi que autorisée, son représentant offi ciel ou un solliciteur conserve dans ses locaux des fi ches de contributi on sur lesquelles apparaissent le nom du détenteur d’une carte de crédit, le numéro de la carte de crédit et sa date d’expirati on, ils doivent se conformer aux normes de la Payment Card Industry (PCI) du Security Standards Council. Pour ce faire, un formulaire d’auto-évaluati on de type A (SAQ-A) doit être rempli. Cett e auto-évaluati on doit être entérinée par un auditeur accrédité PCI qui délivrera un certi fi cat de conformité. Vous devez transmett re au DGEQ une copie du certi fi cat obtenu. En aucune situati on vous ne devez conserver ou transmett re ces informati ons dans un format électronique (ex. : courriel, base de données, fi chier Excel, etc.), à moins de détenir un certi fi cat de conformité de type D (SAQ-D) délivré par un auditeur accrédité PCI.
E – Transmission des fi ches au Directeur général des élections du Québec• Lorsque les fi ches de contributi on sont transmises par l’enti té politi que, elles doivent être accompagnées
d’un bordereau de transmission.
• Seules les fi ches comportant au minimum une contributi on doivent fi gurer sur ce bordereau, que la contributi on soit versée en argent comptant, par chèque, en bien ou service ou par carte de crédit.
ImportantLes fi ches ne comprenant aucune contributi on mais seulement des adhésions ou des acti vités politi ques ne doivent pas être calculées dans la secti on A du bordereau. Elles doivent être uniquement calculées dans la secti on B.
• Si votre fi che comporte des copies NCR, la copie DGEQ doit être jointe au rapport. Sinon, l’original doit être envoyé au Directeur général des électi ons du Québec pour traitement. L’original vous sera retourné après que le document aura été numérisé.
• N’oubliez pas de caviarder le numéro de la carte de crédit du donateur dans l’éventualité où votre fi che ne comporte pas de copie NCR, avant de la transmett re au Directeur général des électi ons du Québec.
• Veuillez vous assurer que les chèques sont bien libellés à l’ordre du DGEQ avant de nous les transmett re.
• Pour les contributi ons de 50 $ ou moins faites en argent comptant, seule la fi che de contributi on doit être transmise au Directeur général des électi ons du Québec. L’argent comptant doit être encaissé par l’enti té politi que autorisée.
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