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PREFET DE LA REGION ILE DE FRANCE Direction Régionale et Interdépartementale de l'Hébergement et du Logement Guide d’utilisation SYPLO février 2017 Structures du département 75 Profil « structure d’hébergement - consultation »

Guide d’utilisation SYPLO

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Page 1: Guide d’utilisation SYPLO

PREFET DE LA REGION ILE DE FRANCE

Direction Régionale et Interdépartementale

de l'Hébergement et du Logement

Guide d’utilisation

SYPLO

février 2017

Structures du département 75 Profil « structure d’hébergement - consultation »

Page 2: Guide d’utilisation SYPLO

Sommaire

2

1. L’identification des ménages prêts au relogement

2. L’usage de SYPLO par le travailleur social

3. Annexe technique sur le système

Page 3: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Les étapes de la fluidité

Etape 1 : identification des ménages « prêts au relogement » Qui le fait ? le travailleur social / le référent logement de la structure, qui communique en flux au SIAO la liste des ménages concernés Définition du « prêt au relogement » - remplit les conditions juridiques d’accès au logement social (droit du séjour/plafonds de ressources) - a une demande de logement sociale active - est prêt à habiter Outil d’évaluation préconisé par la DRIHL : la fiche AFIL

Structures (heb/lgt temporaire)

SIAO

Les structures signalent au SIAO les ménages prêts à

accéder au logement Étape 1

Page 4: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Les étapes de la fluidité

Etape 2 : intégration des ménages « prêts au relogement » dans SYPLO Qui le fait ? le SIAO, sur la base des signalements remontés par les structures. Le SIAO renseigne aussi le champ « travailleur social » Les ménages intègrent ainsi le vivier des ménages prioritaires

SNE SYPLO

SIAO

Interface SNE-SYPLO Procédure « d’appel » pour

l’enregistrement dans SYPLO

Le SIAO Importe dans SYPLO les

ménages signalés et les labellise

Étape 2

Page 5: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Les étapes de la fluidité

Etape 3 : proposition de logements aux ménages hébergés identifiés dans SYPLO Qui le fait : Les partenaires du relogement qui ont accès à SYPLO : Etat, Action Logement, GIP HIS et les bailleurs, sur la base des informations figurant dans la DLS La DLS doit être tenue à jour par le demandeur, avec l’aide éventuelle du travailleur social de la structure. La mise a jour est automatiquement répercuté dans SYPLO. Grâce au nom/mail du travailleur social renseigné par le SIAO, le réservataire peut contacter le TS et l’informer de la proposition

Interface SNE-SYPLO

Information automatique des radiations pour attribution

Mise à jour automatique des DLS

SNE SYPLO

Vont chercher des candidats dans le vivier - Etat (CP : tous

les départements) - Action logement - GiP HIS - bailleurs

Étape 3

Page 6: Guide d’utilisation SYPLO

SYNTHESE : Le circuit de labellisation des ménages en structure prêts à accéder au logement

Étape 3

SNE SYPLO

Vont chercher des candidats dans le vivier - Etat (CP) - Action logement - GiP HIS - bailleurs

Structures (heb/lgt temporaire)

SIAO

Les structures signalent au SIAO les ménages prêts à

accéder au logement

Interface SNE-SYPLO Procédure « d’appel » pour

l’enregistrement dans SYPLO

Le SIAO Importe dans SYPLO les

ménages signalés et les labellise

Étape 1

Étape 2 Le TS accompagne le ménage et a accès en consultation aux fiches des demandeurs labellisées dans SYPLO par le SIAO

En continu

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Page 7: Guide d’utilisation SYPLO

SYNTHESE : Le vivier SYPLO des ménages prioritaires

Les modalités d’entrée dans le vivier SYPLO

SYPLO

COMDALO Ménages DALO Alimentation automatique du vivier

Alimentation manuelle du vivier

Ménages en structure ou logement temporaire prêts à accéder

SIAO

Ménages prioritaires au titre du PDALHPD Ménages menacés d’expulsion Habitat indigne

DRIHL ou DDCS

Le ménage DALO, car hébergé en structure, qui n’a pas été signalé par le SIAO, n’entre pas dans le vivier « fluidité » car n’a pas été labellisé comme tel

Les ménages dépourvu de logement, mais qui ne sont pas en structure, n’ont pas vocation à être labellisé dans SYPLO par le SIAO, car le SIAO n’est pas l’instance de validation du PDALHPD

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Page 8: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Le rôle de la structure dans le schéma de la fluidité et l’inscription des ménages dans le vivier des ménages

prioritaires pour l’Etat

Le travailleur social (TS) doit identifier parmi les ménages hébergés en structure qu’il suit TOUS les ménages qui sont prêts à accéder au logement au sens juridique et au sens de la fiche AFIL Points d’attention :

- il n’y a pas de minimum de ressources - pour les ménages DALO, dans la mesure où la commission de médiation a enjoint

le Préfet de garantir le relogement du ménage, ce dernier doit être considéré comme prêt au relogement, quitte à ce qu’un accompagnement dans le logement soit mis en place, dans le cadre de l’AVDL

Le travailleur social doit remonter au fur et à mesure la liste de ces ménages au SIAO, qui les importe dans SYPLO Une fois le ménage importé dans SYPLO, le TS peut consulter sa fiche dans SYPLO

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Page 9: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Modalité de signalement au SIAO

Pour signaler un ménage hébergé prêt au relogement, le TS de la structure doit saisir l’évaluation sociale dans l’application SI-SIAO, avec comme préconisation « logement social ». Le SIAO identifiera les ménages signalés par extraction du SI-SIAO.

Page 10: Guide d’utilisation SYPLO

Sommaire

10

1. L’identification des ménages prêts au relogement

2. L’usage de SYPLO par le travailleur social

3. Annexe technique sur le système

Page 11: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Que peut faire le TS avec SYPLO ?

Consulter les DLS - Repérer les incohérences / les mauvaises informations afin de demander au

demandeur de faire les mises à jour nécessaires auprès d’un guichet ou sur internet (quitte à accompagner le demandeur dans cette démarche)

- Repérer les dates de renouvellement, afin de veiller à ce que le demandeur renouvelle sa demande

Mentionner et mettre à jour les coordonnées du référent social Préciser que le demandeur est éligible au contingent d’Action Logement Avoir connaissance des propositions de logement en cours le contingent préfectoral et sur le contingent action logement

- Accompagner le ménage dans l’acceptation de la proposition - Accompagner le ménage dans la consultation du dossier, afin que celui-ci soit

COMPLET et remis au bailleur dans les délais Signaler certains changements de situation

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Page 12: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Consulter la DLS : repérer les mises à jour à faire

Rappel : les 3 premiers onglets de la fiche demandeur correspondent aux éléments contenus dans la DLS

Les champs issus du SNE ont identifiés par une Marianne

1er champ à vérifier : l’adresse L’adresse qui figure dans SYPLO est l’adresse où le courrier doit être envoyé issue du CERFA. C’est à cette adresse que toute proposition, tout bon de visite, toute demande de pièce, sera adressé.

Page 13: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Consulter la DLS : repérer les mises à jour à faire

2ème champ à vérifier : les coordonnées de tel portable /mail Pourquoi ? Si ces coordonnées son erronées, le demandeur risque de ne pas recevoir les pré-avis de renouvellement. Comment le demandeur reçoit son préavis de renouvellement ?

1er préavis - un demandeur qui a mis son mail dans sa DLS le reçoit par mail - un demandeur qui n'a pas de mail dans sa DLS, mais a un n° de portable le reçoit par SMS

- un demandeur qui n'a ni mail ni portable le reçoit par courrier simple 2ème préavis - le demandeur qui a créé sa demande en ligne ou renouvelé en ligne le reçoit par mail - pour les autres, c'est un envoi en lettre expert (RAR avec AR dématérialisé)

Page 14: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Consulter la DLS : repérer les mises à jour à faire

3ème champ à vérifier : la composition familiale du ménage à reloger Pourquoi ? Si celle-ci ne correspond pas à la réalité de la situation, les propositions de logement risquent de ne pas être adaptées. Points d’attention / cohérence des informations

- Toute personne fiscalement à charge doit être mentionnée - Si le demandeur est marié, le conjoint doit obligatoirement figurer

comme co-titulaire du bail ( application du code civil) - En cas de grossesse, préciser l’enfant à naitre - en cas de couple séparé, bien préciser si les enfants non

fiscalement à charge sont en droit de garde ou en droit de visite

Cliquer pour accéder aux informations sur le co-titulaire

Page 15: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Consulter la DLS : repérer les mises à jour à faire

4ème champ à vérifier : les ressources Pourquoi ? Si celle-ci ne correspond pas à la réalité de la situation, les propositions de logement risquent de ne pas être adaptées.

Points d’attention / cohérence des informations

- Le montant total des ressources se trouve dans l’onglet 1, le détail dans l’onglet 2 - Si plusieurs co-titulaires ont des ressources, le détail est consultable dans l’onglet 3

- Bien vérifier qu’il n’y a pas eu de confusion entre montant annuel et mensuel

- Toutes les ressources doivent être mentionnées sauf l’APL

- Les pensions alimentaires éventuellement versées doivent également être précisées

Attention, dans le Cerfa, la 3ème colonne n’est pas la somme des 2 premières: elle sert à mentionner les ressources des personnes à charge ou des autres co-titulaires ( en cas de plusieurs co-titulaires)

Page 16: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Consulter la DLS : repérer les mises à jour à faire

5ème champ à vérifier : le revenu fiscal de référence Pourquoi ? Le RFR de l’année n-2 est essentiel car il est pris en compte au moment de la commission d’attribution pour vérifier le respect des plafonds de ressources

Points d’attention / cohérence des informations

- L’année du RFR N-2 doit être l’année N-2 par rapport à aujourd’hui - Au moment du passage en commission d’attribution, le bailleur demandera la production des avis d’imposition de tous les majeurs

du ménage : il faut donc s’assurer que le demandeur dispose de ces pièces d’une part et que le montant reporté dans la demande correspond à la réalité

Si le demandeur dispose des ces avis, il est recommandé de les enregistrer dans le dossier unique sans attendre d’avoir une proposition

Si le demandeur ne dispose pas de ces avis, il est recommandé d’en faire la demande aux services fiscaux sans attendre d’avoir une proposition

- Si le demandeur était rattaché au foyer fiscal de ses parents en n-2, il devra être en capacité de produire soit la copie de l’avis d’imposition de ses parents, soit une attestation fiscale qu’il convient de demander aux services fiscaux sans attendre d’avoir une proposition

- Si le demandeur était marié en N-2, et ne l’est plus ( ou est en instance de divorce), le RFR est recalculé en ne prenant que les ressources « propres » du demandeur, et non celles de son ex-conjoint

Page 17: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Consulter la DLS : repérer les mises à jour à faire

6ème champ à vérifier : les communes demandées Pourquoi ? Elargir les choix augmente la probabilité de se voir proposé un logement. L’accompagnement au relogement doit permettre d’intégrer un principe de réalité

Eléments de contexte

- Il y a en Ile-de-France 680 000 demandeurs et 80 000 attributions de logements sociaux par an - Le logement proposé ne correspondra pas nécessairement en tout point aux logement souhaité. - Même si le plus souvent, les réservataires essaient de tenir compte des localisations souhaitées, il se peut que le logement

proposé ne soit pas dans celle-ci - Ne mentionner qu’une commune, voire qu’un arrondissement pour Paris, réduit considérablement la probabilité de recevoir une

proposition, et ce encore plus lorsque la demande concerne une petite typologie (T1/T2) et que le demandeur dispose de faibles ressources.

Page 18: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Comment mettre à jour la DLS ?

SYPLO ne vous permet pas de mettre à jour la demande. Pour mettre à jour la demande, vous pouvez accompagner le demandeur à faire la démarche : - auprès d’un guichet (la mairie de Paris par exemple) - directement par internet sur le portail : https://www.demande-logement-social.gouv.fr/ Afin de vous aider dans les démarches internet, la DRIHL a créé une rubrique dédiée sur son site internet avec des guides « pas à pas » pour créer/mettre à jour/renouveler sa demande

Page 19: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Comment mettre à jour la DLS ?

Pourquoi est-ce indispensable de mettre à jour la DLS ? C’est nécessaire pour recevoir une proposition de logement adaptée. Si la DLS n’est pas à jour, le demandeur risque de recevoir une proposition inadaptée, ou pire, ne pas recevoir de proposition du tout (car le réservataire qui constate des incohérences ou des incomplétudes ne retiendra pas le ménage pour ne pas prendre le risque de perdre le logement dont il dispose) Faut-il mettre des pièces dans le dossier unique ? Ce n’est pas nécessaire, mais c’est un GROS +++++, car : - Au moment de la proposition de logement, la plupart des pièces seront déjà présentes - Ces pièces sont accessibles à l’ensemble des réservataires et des bailleurs, ce qui peut conforter la

décision de faire une proposition de logement au ménage - Pas besoin d’internet : les pièces (copies) peuvent être envoyées à un prestataire qui se chargera

de les numériser et de les enregistrer.

Recommandations : - Au moment du signalement au SIAO, récupérer l’ensemble des justificatifs pouvant être demandés

par un bailleur et les joindre au dossier unique - A chaque point avec le ménage, éditer la fiche de synthèse de SYPLO pour faire le point sur sa

situation et repérer les mises à jour à effectuer. - A chaque point avec le ménage, s’assurer que les mises à jour identifiées lors du point précédent ont

été faites

Page 20: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Consulter la DLS : repérer les renouvellements à effectuer

Sur chaque demande

La date de dépôt de la demande fixe la date anniversaire de renouvellement. Dans l’exemple pris, la demande devra être renouvelée avant fin mai 2017.

Faire une liste des renouvellements à surveiller

L’export des demandes actives permet d’établir une liste des demandes triées par ordre chronologique selon les dates anniversaires du renouvellement. Le faire chaque mois permet d’identifier parmi les ménages suivis, ceux qui doivent impérativement avoir fait leur renouvellement dans le mois qui suit

Méthodologie précisée en annexe

Page 21: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Consulter la DLS : que faire quand la demande est radiée ?

Rappel La demande peut être radiée pour les motifs suivants : - Non renouvellement (radiation automatique 1 mois après la date anniversaire si aucun

renouvellement enregistré) - Attribution de logement (après signature du bail) - Renonciation du demandeur (abandon de la demande) - Irrecevabilité de la demande au regard des conditions réglementaires d’accès au logement social,

prononcée par une commission d’attribution - Absence de réponse du demandeur à un courrier envoyé à l’adresse figurant dans la demande : 1

mois après relance en lettre RAR, le service expéditeur du courrier radie la demande

Si la demande du ménage à reloger est radiée, alors il convient de déposer une nouvelle demande, car sans demande active, le ménage ne pourra pas être relogée. Une fois le nouveau numéro unique obtenu, il convient d’en informer le SIAO afin qu’il importe cette demande active dans SYPLO.

Page 22: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Mettre à jour les coordonnées du référent social

Pourquoi ? Les coordonnées du travailleur social permettent au réservataire : - de prendre contact avec lui, pour avoir des précisions sur la situation - de transmettre la copie d’une proposition de logement Ces coordonnées peuvent également être utiles aux bailleurs connectés à SYPLO afin de faciliter la constitution du dossier ainsi que sa compréhension pour le passage en CAL.

Outre le nom et le mail du travailleur social (indispensable), il est recommandé de mentionner le mail générique de la structure. Le téléphone du TS peut également être mentionné (même s’il est moins utilisé que le mail). En cas de changement de travailleur social, la structure doit mettre à jour ce champ.

Page 23: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Préciser que le demandeur est éligible au contingent d’Action Logement

Pourquoi ? Action Logement doit consacrer un quart de ses attributions aux ménages prioritaires DALO ou prioritaires au titre de la fluidité de l’hébergement vers le logement. Afin de mettre en œuvre cette disposition, Action Logement et le GIP utilisent SYPLO, en filtrant les ménages éligibles à Action Logement. C’est pourquoi, il est indispensable que les demandeurs éligibles à ce contingent soient bien identifiés comme tels dans SYPLO. Cette identification se fait dans le 4ème onglet « caractéristiques de priorité »

Par défaut, c’est coché « non ». Pour indiquer que le demandeur est éligible au contingent d’action logement, il convient de cocher « oui » puis de cliquer sur enregistrer ou appliquer

Page 24: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Avoir connaissance des propositions de logement et accompagner le ménage en vue du relogement

Les propositions de logement (= présentation)s sont visibles dans l’onglet « attribution », et dans le bloc « présentation ». Les attributions de logement (= décision CAL favorable) sont visibles dans le bloc « attribution » du même onglet.

Adresse du logement proposé

bailleur du logement proposé : c’est auprès de se bailleur qu’il faut constituer le dossier

Caractéristiques du logement Le loyer mentionné comprend les charges

Il s’agit d’une date prévisionnelle, d’après les informations dont dispose le réservataire. Pour connaitre la date réelle, il convient de contacter le bailleur

Date de la proposition par le réservataire

Jusqu’à 3 candidats peuvent être proposés sur un même logement. Le réservataire mentionne un ordre indicatif. La commission d’attribution n’est pas liée juridiquement à cet ordre et peut très bien attribuer le logement au candidat classé en 3.

Page 25: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Avoir connaissance des propositions de logement et accompagner le ménage en vue du relogement

Lorsqu'une « présentation » est créée, elle prend le statut « Actif ». Par la suite, une présentation peut soit :

Se révéler impossible à présenter en CAL pour des raisons réglementaires : statut « Non

présentable en CAL ou refus demandeur pré-CAL »

Être refusée par le demandeur avant le passage en CAL : statut « Non présentable en CAL ou

refus demandeur pré-CAL »

Être présentée en CAL et être non retenue par cette dernière : statut « Non retenu par la CAL

ou refus demandeur post-CAL »

Être présentée en CAL et être retenue par cette dernière : statut « Attribution prononcée »

Être présentée en CAL, être retenue par cette dernière mais être ensuite refusée par le

demandeur : statut « Non retenu par la CAL ou refus demandeur post-CAL »

Être présentée en CAL, être retenue par cette dernière et être acceptée par le demandeur qui

signe son bail : statut « bail signé »

Page 26: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Avoir connaissance des propositions de logement et accompagner le ménage en vue du relogement

La création d’une présentation ou d’une attribution dans SYPLO entraine une mise à jour automatique du statut du dossier dans SYPLO. Ce statut est visible dans le dernier onglet « état de la recherche »

Faire une liste des propositions en cours L’export des demandes actives permet d’identifier rapidement les demandeurs ayant une proposition en cours. Il est recommandé de faire cette liste très régulièrement (1 fois par semaine ou 1 fois tous les 15 jours) afin de repérer les nouvelles propositions et d’accompagner les ménages concernés. Pour cela il convient d’utiliser le filtre correspondant à l’état de la recherche « dossier présenté à une CAL »

Page 27: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Le rôle du travailleur social dans la procédure d’accès au logement social

Vérifier que le demandeur a une demande de logement social active, sinon l’assister pour en déposer une

Vérifier que la demande est correctement renseignée

Conseiller le demandeur dans les souhaits exprimés au regard d’un principe de réalité

Si aucune ressource, vérifier l’ouverture de l’accès au droit et l’assister dans ses démarches

Vérifier dès le dépôt de la demande que les pièces « incontournables » sont disponibles et si possible les enregistrer dans le dossier unique

Au-delà de l’inscription dans SYPLO, faire les démarches nécessaires auprès de la commune, de l’employeur si celui-ci dispose d’un contingent ( 1%, employeur public)

Au moment de la proposition, assister le demandeur dans la constitution du dossier, et éventuellement dans la visite. Etayer le dossier par une note circonstanciée expliquant la particularité de la situation si besoin

Page 28: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Signaler les changements de situation

Changement de TS : - mettre à jour les coordonnées su référent social dans SYPLO ( onglet 1)

Changement de structure - clôturer la demande dans SI-SIAO - suite à ce signalement, le SIAO mettra à jour SYPLO avec la nouvelle structure

Départ hors Ile-de-France - clôturer la demande dans SI-SIAO - mettre à jour manuellement le statut du dossier dans SYPLO, dans le dernier onglet, en passant le statut à « demande retirée » et en précisant les éléments factuels dont vous avez connaissance

Enregistrer : enregistre les modifications et retourne à la liste Appliquer : enregistre les modifications et reste sur la fiche du demandeur

Page 29: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Signaler les changements de situation

Relogement « pérenne » hors parc social - clôturer la demande dans SI-SIAO - mettre à jour manuellement le statut du dossier dans SYPLO, dans le dernier onglet, en passant le statut à « relogé dans le parc privé » et en précisant les éléments factuels dont vous avez connaissance (si vous avez l’adresse exacte c’est encore mieux)

Le ménage connait des difficultés, ayant pour conséquence qu’il n’est plus prêt pour un relogement dans l’immédiat - ne pas modifier l’état de la recherche

- mentionner les quelques éléments factuels dans la case référents sociaux (onglet 1) - si ré-orientation nécessaire : saisir la demande de ré-orientation dans SI-SIAO

Page 30: Guide d’utilisation SYPLO

Sommaire

30

1. L’identification des ménages prêts au relogement

2. L’usage de SYPLO par le travailleur social

3. Annexe technique sur le système

Page 31: Guide d’utilisation SYPLO

Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

Les logiciels à privilégier pour le bon fonctionnement de SYPLO

Pour une navigation plus rapide

Pour ne pas perdre des saisies en cas de message d’erreur signalant l’absence d’un champ obligatoire

ou une saisie « incohérente »

Pour pouvoir exporter les données en CSV et les enregistrer

Google Chrome (le plus rapide) Mozilla FireFox 15 Internet Explorer 8 sur Windows XP ou Internet Explorer 9 sur Windows 7

(moindre performance pour ce navigateur)

Un navigateur récent

Open Office ou Libre Office

Page 32: Guide d’utilisation SYPLO

Les utilisateurs se connectent par une simple connexion Internet. L’adresse du système est la suivante : https://www.syplo.logement.gouv.fr

Pour accéder à l’outil, saisir le code d’accès et le mot de passe personnel. Une fois l’identifiant et le mot de passe correctement saisis, vous arrivez sur l’écran d’accueil.

Les fonctionnalités de l’outil Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

L’accès à l’outil

ATTENTION : Le mot de passe est changé tous les 6 mois

A tout endroit du système, le retour à l’écran d'accueil peut se faire par un clic ici

Pour se déconnecter Nom structure

Ne pas utiliser (car code unique pour la structure)

Page 33: Guide d’utilisation SYPLO

Pour visualiser un demandeur, il faut d’abord le rechercher dans la liste des demandeurs importés par votre SIAO dans le système. Pour cela, aller dans « Gestion des demandeurs ».

Vous arrivez sur l’écran de recherche ci-dessous dans lequel la zone supérieure permet de définir les critères de recherche du demandeur :

Les fonctionnalités de l’outil - Recherche et visualisation d’un demandeur Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

La recherche d’un demandeur

Page 34: Guide d’utilisation SYPLO

Le bouton « rechercher » permet d’afficher les résultats correspondant aux critères de recherche Le bouton « exporter les résultats » permet de les exporter Le bouton « vider le formulaire » permet de réinitialiser les critères de recherches

Les fonctionnalités de l’outil - Recherche et visualisation d’un demandeur Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

La recherche d’un demandeur

L’écran de recherche des demandeurs fonctionne selon les principes suivants : • La partie supérieure de l'écran permet de saisir des critères de recherche. • Un clic sur le bouton « Rechercher » déclenche la recherche dans le système en utilisant les critères définis ci-

dessus. • Les résultats s'affichent juste en dessous. Les lignes de résultats comprennent un « bouton action » qui permet

d’accéder à la « fiche demandeurs »

N° SYPLO du

demandeur : il s’agit d’un identifiant interne à l’application

Statut du dossier DALO dans SYPLO. Attention : un statut caduc ne correspond pas à la perte juridique du DALO

Ancienneté de la demande de logement social

Si ménage DALO, nombre de jours restant (ou dépassés) par rapport au délai prévu par la loi (6 mois)

IP = indice de priorité pour l’Etat (différent cotation AIDA ville de paris) IP1 = indice SYPLO pour les mal logés IP agents de l’Etat = cotation pour les fonctionnaires IP2 et IP3 : non utilisés en Ile-de-France

Si le ménage est bien labellisé dans SYPLO comme sortant de structure, c’est indiqué Oui

Boutons actions : - Pour accéder à la fiche

demandeur - Pour éditer une fiche de

synthèse

Page 35: Guide d’utilisation SYPLO

Les 3 premiers onglets (« Identification 1/2 », « Ident 2/2 » et « Conjoint/Cotitulaires ») sont issus du formulaire national de demande de logement social.

Les fonctionnalités de l’outil - Recherche et visualisation d’un demandeur Le schéma de la fluidité et L’identification des ménages « prêts au relogement »

L’usage de SYPLO par le travailleur social ANNEXE technique sur le système

La fiche du demandeur

Les champs signalés par le logo de la « Marianne » sont importés depuis le Fichier Numéro Unique et sont donc écrasés à chaque mise à jour. La synchronisation de la base SYPLO avec le SNE a lieu automatiquement pour tous les demandeur chaque week-end. La date de dernière synchronisation (mise à jour) est précisée. Il est possible de synchroniser manuellement la demande à tout moment grâce au bouton :

En cas de modification de la situation d’un demandeur, il faut inviter ce dernier à modifier directement sa demande de logement social. Les informations seront ensuite intégrées dans SyPLo lors de la mise à jour hebdomadaire suivante.

Page 36: Guide d’utilisation SYPLO

L’onglet « Caractéristiques de priorité » qui décrit les raisons pour lesquelles un demandeur est prioritaire pour l’accès au contingent réservé de l'Etat est divisé en plusieurs sections qui indiquent notamment si le ménage est :

• DALO • Hébergé en structure ou dans un logement temporaire • Labelllisé PDALPD et/ou s’il répond à d’autres motifs de priorité (victime de violence,

menacé d’expulsion, habitat indigne, dépourvu de logement, etc.) • Concerné par une opération de renouvellement urbain (ANRU ou PNRQAD) • Fonctionnaire de l’Etat • Eligible au contingent d’Action Logement

Enfin, en bas de page de l’onglet, une section intitulée « Historique des modifications du statut DALO » retrace l’historique du demandeur au regard du statut prioritaire DALO. L’onglet « AVDL » est renseigné par les opérateurs AVDL dans le cadre du DALO. L’onglet « Attributions » retrace également, dans sa partie inférieure, l'historique des «présentations» dont le ménage a fait l'objet.

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La fiche du demandeur

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L’onglet « Etat de la recherche » retrace l’historique des actions entreprises par chaque intervenant sur le dossier.

Il permet d’échanger aisément ces informations.

Les stades d’ « avancement de la recherche » sont les suivants :

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• Les dossiers ont par défaut le statut 1 • Les statuts 2 & 3 permettent aux partenaires de signaler que le demandeur est à l’étude pour une proposition ou a reçu une proposition de logement hors SYPLO

• Le statut 7 permet de signaler qu’un demandeur n’est plus en demande

• Le statut 8 permet aux partenaires de signaler un refus d’une proposition par le demandeur. Si le refus est considéré comme abusif, l’Etat peut mettre la demande au statut 9.

Le statut 9 est mis à jour par les services de l’Etat afin de qualifier d’illégitime un refus demandeur, signalé par un partenaire

Les statuts suivants se mettent automatiquement à jour : • 4- Dossier présenté à une CAL, au moment de la création de la présentation • 5- Attribution prononcée, au moment de la création d'une attribution • 6- Bail signé, au moment de la mise à jour de l’attribution. • 1- Non commencée ou non aboutie, au moment de la saisie d'un refus.

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La fonction exporter permet d’exporter une liste, qui se présente sous la forme d’un fichier .Csv zippé.

Enregistrer le fichier zip Extraire le fichier CSV du zip et l’enregistrer

Ouvrir le fichier CSV avec LibreOffice Calc : l’écran suivant

apparaît

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Ouvrir l’export CSV

Choisir le séparateur

« Point-virgule »

Séparateur de texte

à positionner sur « “»

Sélectionner l’ensemble du document en cliquant sur le coin en haut, à gauche.

Choisir un format

« Texte ».

Une fois le fichier csv ouvert, l’enregistrer sous format de tableur (extension ODF ou XLSX ou XLS)

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Créer une liste des renouvellements à surveiller

1) Exporter la liste des demandes actives et enregistrer le fichier en exel ou en calc.

2) Sélectionner la colonne D (dépôt de la demande) et convertir les données en format texte

Dans le module « données », cliquer sur convertir / sélectionner « délimité » / puis « tabulation » / puis « texte »

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Créer une liste des renouvellements à surveiller

3) Isoler le jour et le mois du renouvellement

Ajouter une colonne après la colonne D et la nommer (jour/mois renouvellement) Sélectionner cette nouvelle colonne et mettre les cellule au format standart (afin de pouvoir écrire une formule) Clic droit / format de cellule / sélectionner « standart »/ OK Sélectionner la 1ère cellule de cette colonne (E2) et utiliser la fonction gauche, afin de ne retenir que les 5 premiers caractères de la cellule D2 (caractères qui correspondent au jour et au mois)

=GAUCHE(D2;5)

Étirer la formule jusqu’au bout de la liste

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Créer une liste des renouvellements à surveiller

4) Ordonnancer la liste par ordre chronologique

Sélectionner l’ensemble de la liste (Ctrl +A) Utiliser la fonctionnalité « trier les données » Sélectionner trier par « jour/mois renouvellement » / OK Sélectionner « trier les données comme des nombres » / OK

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SIAO 75

[email protected]

Assistance numéro unique

0 806 000 113 du lundi au vendredi de 9h à 19h.

L’assistance peut également être saisie par voie électronique, à

partir du portail grand public / rubrique contact (tout en bas de

la page d’accueil)

https://www.demande-logement-social.gouv.fr/

Assistance DRIHL - SYPLO

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