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Guide numérique des personnels nouveaux arrivants Direction des Usages du Numérique, Direction Informatique

Guide numérique des personnels nouveaux arrivants · Guide numérique des personnels nouveaux arrivants Introduction 4 Mai 2017 Version : 1.0 Direction des Usages du Numérique,

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Guide numérique despersonnels nouveaux arrivants

Direction des Usages du Numérique, Direction Informatique

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Version : 1.0

Date : Mai 2017

Editeur : Université de Strasbourg

Auteur(s) : Julie Dittel, Marina Heimburger, Stéphanie Torrent (DUN - IPM) - Simon Piquard(DI)

Copyright : Direction des Usages du Numérique, Direction Informatique

Licence : Licence Creative Commons : Paternité - Pas d'Utilisation Commerciale - Partagedes Conditions Initiales à l'Identique

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TABLE DES MATIÈRES

Introduction .................................................................................................................................................. 4Chapitre 1 - Identité numérique  .............................................................................................................. 5Chapitre 2 - Espace numérique de travail - E.N.T. ............................................................................... 6Chapitre 3 - Connexion Wi-Fi et VPN ..................................................................................................... 7Chapitre 4 - Poste informatique .............................................................................................................. 8Chapitre 5 - Stockage et partage de fichiers ......................................................................................... 9Chapitre 6 - Outils de communication et de collaboration ................................................................. 11Chapitre 7 - Assistance et accompagnement ..................................................................................... 13Chapitre 8 - Remarques, suggestions .................................................................................................. 14Glossaire .................................................................................................................................................... 15

Guide numérique des personnels nouveaux arrivants Introduction

4 Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique

INTRODUCTIONObjet

Ce guide pratique du numérique a pour objectif de présenter les services numériques clés àconnaître dès son installation ou sa prise de fonctions à l'Université de Strasbourg.

Public concernéIl s'adresse aux membres du personnel :

enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs, personnels administratifs, techniques oude bibliothèque (BIATSS),vacataires, titulaires ou contractuels,ou encore stagiaires accueillis sous convention pour une période supérieure à un mois.

Chacun saura, au terme de la lecture de ce document, comment :récupérer ses identifiants de connexion,se connecter au Wi-Fi et au VPN,accéder aux applications web les plus couramment utilisées,ouvrir une session sur un ordinateur de l'université,sauvegarder ses données,partager des documents avec ses collègues de travail.

L'utilisation des services numériques se fait dans le respect de la Charte des bonsusages des moyens numériques [https://services-numeriques.unistra.fr/les-services-aux-usagers/services-osiris/cert-osir

.is/charte-des-bons-usages-des-moyens-numeriques-de-luniversite-de-strasbourg.html]

Ce document est disponible en anglais : version web et PDF.A compter du 30 juin 2017.

Identité numérique  Guide numérique des personnels nouveaux arrivants

Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique 5

1.

2.

CHAPITRE 1IDENTITÉ NUMÉRIQUE 

Un compte utilisateur

Chaque utilisateur dispose d'un compte numérique, dit «  compte utilisateur  » ou «  compteUnistra », qui permet un accès à l'ensemble des services numériques. Il doit être « »activépour l'obtention de son et la création de son .identifiant mot de passe

Activer son compteL'activation de son compte utilisateur se fait une seule et unique fois à son arrivée àl'université.

Le du service, decorrespondant HarpGest [https://wo.u-strasbg.fr/app/WebObjects/HarpGestUDS.woa/wa/listeCorrespStruct]

la composante ou de l'unité de recherche d'accueil vous remet votre et une identifiant clef.d'activation

Rendez-vous ensuite à , rubrique .ent.unistra.fr [https://ent.unistra.fr/] Activation

Pour renouveler son mot de passe en cas de perte ou retrouver sonidentifiant

ent.unistra.fr [https://ent.unistra.fr/] , onglet .Assistance

Une carte professionnelle : le pass campus

Le pass campus est une carte dite multiservices qui permet de s'identifier et justifier de sonstatut à l'université de Strasbourg. Il peut être utilisé comme carte d'accès aux activitéssportives proposées par le SUAPS, carte d'accès dans les bâtiments, carte de transport etmoyen de paiement dans les restaurants universitaires du CROUS, les distributeursautomatiques présents sur le campus, etc.

Obtenir son pass campusUne demande de création de carte est formulée par votre responsable à votre arrivée.Chaque année, un sticker vous est ensuite fourni pour justifier de la validité de votre carte.

Tout savoir du pass campus et modalités d'obtentionpasscampus.fr [https://www.passcampus.fr/]

Guide numérique des personnels nouveaux arrivants Espace numérique de travail - E.N.T.

6 Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique

CHAPITRE 2ESPACE NUMÉRIQUE DE TRAVAIL - E.N.T.

L'Espace numérique de travail ou E.N.T est l'intranet et le portail des services numériques despersonnels enseignants, chercheurs, administratifs et techniques de l'université. A partir d'uneseule authentification :

il offre un accès à des services pratiques et applications web, adaptées à son profilutilisateur comme son dossier administratif, la gestion de ses congés, la gestion de soncompte utilisateur, un accès au portail documentaire et ressources numériques en ligne, etc.il permet en outre de consulter des informations et documents administratifs tels queformulaires et procédures des services centraux, comptes-rendus des conseils &commissions, offre de formation continue des personnels, etc.

Voir la documentation [https://documentation.unistra.fr/DUN/IPM/ENT/ENT_Tuto/Personnels/co/guide.html]

Via l'onglet Mon dossier de votre E.N.T., vous accédez à :SOSIE, l'application de suivi de votre - service d'enseignement Voir la documentation [https:

//documentation.unistra.fr/DI/Services_metiers/Suivi/SOSIE/documentation_utilisateur/co/manuels.html]

ADE, pour la consultation de votre .emploi du temps en ligneRetrouvez également tous les outils pour la pédagogie numérique :

Moodle, la plate-forme pédagogique pour ses - cours en ligne Voir la documentation [https://do

cumentation.unistra.fr/Catalogue/Services_pedagogiques/Moodle/co/intro.html]

Serveur d'applications, bureau virtuel pour un accès à des logiciels de bureautique ou - des logiciels spécialisés par domaine d'enseignement Voir la documentation [https://docu

mentation.unistra.fr/Catalogue/Services_pedagogiques/ServeurApplications]

AudiovideoCast, plate-forme de - diffusion de contenus audiovisuels Voir ladocumentation [https://documentation.unistra.fr/Catalogue/Services_pedagogiques/AudioVideoCast]

Compilatio, pour la - détection du plagiat Voir la documentation [https://documentation.unistra.fr/Catalogue/

Services_pedagogiques/Plagiat]

Pour se connecter à l'E.N.T.ent.unistra.fr [https://ent.unistra.fr/]

Connexion Wi-Fi et VPN Guide numérique des personnels nouveaux arrivants

Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique 7

CHAPITRE 3CONNEXION WI-FI ET VPN

Wi-Fi

Un accès au réseau sans fil est possible sur l'ensemble des campus de l'université. Elle se faitvia les réseaux :

« Eduroam » qui suppose un paramétrage spécifique mais rapide de son appareil,ordinateur, téléphone ou tablette,Voir la documentation [https://documentation.unistra.fr/Catalogue/Infrastructures-reseau/osiris/Wi-Fi/co/guide.html#Ko5zAUwpE2kuJR2LRq

dBV]

« osiris » ( ) qui permet une connexion rapide sanswifi.u-strasbg.fr [https://wifi.u-strasbg.fr/]

paramétrage et un usage simple d'Internet.Voir la documentation [https://documentation.unistra.fr/Catalogue/Infrastructures-reseau/osiris/Wi-Fi/co/guide.html#rcGUlMqI58bn29XdHbG

dbd]

« Eduroam » est en réalité mis à disposition de tous les membres desétablissements d'enseignement supérieur et de la recherche adhérents. Il est

pour les utilisateurs amenés à se déplacer fréquemment ou ayant unrecommandéusage régulier du réseau sans fil.

VPN

Une connexion VPN permet à un ordinateur distant (ordinateur de son domicile ou ordinateurportable lors de vos déplacements dans une autre université par exemple) de fonctionnercomme s'il était connecté sur le réseau interne de l'université.Cela permet ainsi d'accéder aux services applicatifs ou ressources internes comme sur sonposte informatique dans les locaux de l'université.La connexion VPN suppose d'installer un outil dédié, un « client VPN », sur son ordinateur etde disposer d'une connexion internet.Voir la documentation [https://services-numeriques.unistra.fr/documentations/toutes-les-documentations/services-au-poste-de-travail/acces-dista

nts-securises-vpn.html] .

Guide numérique des personnels nouveaux arrivants Poste informatique

8 Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique

CHAPITRE 4POSTE INFORMATIQUE

Lorsque les postes de travail de votre structure d'appartenance sont gérés par la Directioninformatique, celle-ci transmet une demande d'installation (dont ligne téléphonique).Cela suppose ensuite un accès à une offre logicielle standard ainsi qu'une connexion auximprimantes multifonction locales.Un accès à des applications ou logiciels spécifiques, dans le cadre de fonctions nécessitantun accès à des applications de gestion financière par exemple, doit faire l'objet d'unedemande au support également.

Session de travail

Pour ouvrir sa session de travail sur son poste informatique de bureau, saisir l'identifiant et lemot de passe de son compte utilisateur Unistra. Voir la documentation [https://documentation.unistra.fr/Catalogu

e/Gestion_Identite/Authentification_poste_de_travail]

L'identifiant de connexion est ici suivi de @ADExemple : sonia.durantin@AD

La formule AD\identifiant fonctionne également.Exemple : AD\sonia.durantinCe mode d'authentification est valable également pour les postes informatiquesdes salles de formation, amphithéâtres, salles de cours, bibliothèques.

Poste téléphonique

Pour prendre connaissance des modalités d'utilisation des postes téléphoniques fixes oumobiles, rendez-vous sur le site des services numériques, rubrique Documentations, Servicesau poste de travail, Téléphonie.

En savoir plusservices-numeriques.unistra.fr [https://services-numeriques.unistra.fr/catalogue/service.html?service=s-services_telephon

ie]

Stockage et partage de fichiers Guide numérique des personnels nouveaux arrivants

Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique 9

CHAPITRE 5STOCKAGE ET PARTAGE DE FICHIERS

Partages réseau via l'AD

Les personnels dont les postes sont gérés par la Direction Informatique disposent d'un espacepersonnel de stockage de leurs documents de travail (« :\Mes documents »).Cet espace disque est accessible via ce que l'on appelle un partage ou lecteur réseau (en « :U», u comme utilisateur) permettant de se connecter à l'AD ( ).Active Directory*[p.15]

Des espaces partagés existent également, définis en fonction des structures existantes(services, directions, composantes, pôles, département, etc.) auxquelles chaque utilisateur estrattaché.Voir la documentation [https://documentation.unistra.fr/Catalogue/Poste_de_travail/Hebergement_de_donnees_utilisateurs/Stockage_donnees_u

tilisateur]

L'identifiant de connexion est suivi de @AD

Ces espaces sont accessibles depuis l'extérieur de l'Université grâce à la .connexion VPN (cf. )Connexion Wi-Fi et VPN [p.7]

Stockage en ligne et synchronisation de fichiers

L'Université de Strasbourg offre un espace de stockage en ligne de 15go à tous sespersonnels.Ce service de type « », nommé , permet un accès permanent à ses fichiers surcloud Seafileordinateur et périphérique mobile.La synchronisation permet de travailler sur ses documents stockés en ligne directement surson poste de travail.

Enfin, Seafile facilite le partage de fichiers avec d'autres utilisateurs, qu'ils soient del'Université de Strasbourg ou extérieurs.

En savoir plusservices-numeriques.unistra.fr [https://services-numeriques.unistra.fr/catalogue/service.html?service=s-services_synchro

nisationetpartagedefichiers]

Partage de documents administratifs institutionnels

Guide numérique des personnels nouveaux arrivants Stockage et partage de fichiers

10 Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique

L'outil de Gestion Électronique de Documents, appelé GED, permet à l'université le stockage,l'archivage, le partage et la recherche des documents numériques institutionnels à usagepérenne.Elle permet donc un accès direct aux documents administratifs partagés par les servicescentraux (via l'E.N.T. onglet Vie de l'université).Un accès dédié est proposé :

via l'onglet Documentation de l'E.N.T. pour un accès par dossiers de classement, ceux quivous sont autorisés ;via l'onglet Services pratiques de l'E.N.T. toujours pour un accès direct au moteur derecherche.

En savoir plusservices-numeriques.unistra.fr [https://services-numeriques.unistra.fr/catalogue/service.html?service=s-services_ged]

Pour partager le lien web permanent d'un document avec un collègue, cliquer sur

l'icône associée à un document stocké dans la GED.

Outils de communication et de collaboration Guide numérique des personnels nouveaux arrivants

Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique 11

CHAPITRE 6OUTILS DE COMMUNICATION ET DECOLLABORATION

Messagerie électronique

Une adresse électronique est attribuée à tout membre du personnel (@unistra.fr).Elle fonctionne dès activation de son compte Unistra.Chacun bénéficie d'un espace de stockage de 10Go.La consultation de ses messages électroniques est possible depuis tout type de périphérique.

Pour en savoir plusservices-numeriques.unistra.fr [https://services-numeriques.unistra.fr/catalogue/service.html?service=s-services_messag

erie]

Consulter son webmail (SOGo)webmail.unistra.fr [https://webmail.unistra.fr]

Gestion d'agendas personnel ou partagé

Ce service vous permet d'accéder à un agenda personnel en ligne.Chacun peut choisir de partager son agenda avec un ou plusieurs autres utilisateurs.

Se connecter à SOGo pour accéder à son ou ses agendasagenda.unistra.fr [https://agenda.unistra.fr]

Pour en savoir plusservice-numériques.unistra.fr [https://services-numeriques.unistra.fr/catalogue/service.html?service=s-services_agendapa

rtage]

Autres services pratiques au quotidien

Disponibilité des sallesent.unistra.fr [https://ent.unistra.fr]  : Services pratiques, rubrique Consulter les emplois du tempsAnnuaire des personnelsannuaire.unistra.fr [https://annuaire.unistra.fr/]

Sondage pour identifier un créneau communstuds.unistra.fr [http://studs.unistra.fr/]

Guide numérique des personnels nouveaux arrivants Outils de communication et de collaboration

12 Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique

Prise de notes collaborativepad.unistra.fr/ [https://pad.unistra.fr/]

Réunion ou conférence en ligneSelon votre besoin :

en autonomie, via un navigateur web [https://services-numeriques.unistra.fr/catalogue/service.html?service=s-services_webconfer

ence]  : utilisation des applications ou Rendez-vous Skope

assistée, dans une salle de visioconférence [https://services-numeriques.unistra.fr/catalogue/service.html?service=s-services

: prendre contact avec le PAD à _visio-conference] [email protected] [mailto:[email protected]]

et enfinCréation d'enquêtes (de satisfaction, d'usages) : Limesurvey [http://sondages.unistra.fr/limesurvey/admin/admin.php]

Assistance et accompagnement Guide numérique des personnels nouveaux arrivants

Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique 13

CHAPITRE 7ASSISTANCE ET ACCOMPAGNEMENT

Le support

Le support [https://services-numeriques.unistra.fr/contacter-le-support.html] est le service d'assistance aux usagers dansl'utilisation quotidienne des services numériques.Il est joignable du lundi au vendredi de 7h45 à 18h

via un ,formulaire en ligne [https://sos.unistra.fr/sos/pub/demande]

par mail : ,[email protected] [mailto:[email protected]]

par téléphone : 03.68.85.43.21 ( depuis un poste interne)54321

Le site des services numériques

Le site de la Direction Informatique et de la Direction des usages du numérique présente l'offrecomplète de l'université en matière de services numériques.Quels services y trouver par exemple ?

Des services d'accompagnement à la production de ressources pédagogiques, à laproduction de contenus audiovisuels, etc. ;Le catalogue des services présentant tous les outils numériques par profil d'utilisateur ;Des documentations utilisateur (rubrique Documentations) pour l'aide à l'utilisation desoutils et prise de connaissance des procédures à suivre ;Une offre de formation aux outils numériques (rubrique Formations) et bien sûrToute l'actualité du numérique (Actualités et Agenda).

Offre de formation aux outils pédagogiques [https://services-numeriques.unistra.fr/formations/formations-aux-outils-pedagogiques.

html]

Accéder au site des services numériquesservices-numeriques.unistra.fr [https://services-numeriques.unistra.fr]

Guide numérique des personnels nouveaux arrivants Remarques, suggestions

14 Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique

CHAPITRE 8REMARQUES, SUGGESTIONS

Votre avis nous intéresse !Afin de contribuer à l'amélioration de la qualité des documentations, vous pouvez transmettrevos remarques et suggestions à [email protected] (sans omettre d'indiquer le nomde la documentation et, si possible, l'URL de consultation).Les données collectées seront uniquement utilisées par la Direction des usages du numérique etla Direction Informatique.Les adresses de messagerie recueillies pour l'inscription à la liste de diffusion sont utilisées pourl'envoi d'informations concernant la création ou la mise à jour de documentations, d'une part, lagestion de votre abonnement d'autre part.Vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vousconcernant en vous adressant à [email protected] [mailto:[email protected]]

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiezd'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent.Vous pouvez à tout moment modifier ou supprimer votre abonnement à la liste de diffusion.

Glossaire Guide numérique des personnels nouveaux arrivants

Mai 2017 Version : 1.0Direction des Usages du Numérique, Direction

Informatique 15

GLOSSAIRE

Active Directory Base de données qui rassemble l'ensemble des comptesutilisateurs et des paramétrages liés à leur session de travail.Les droits associés à un compte vont ensuite dépendre desgroupes ou structures auxquels l'utilisateur est rattaché pourl'accès à certains logiciels et le paramétrage général du bureau.L'Active Directory est restreint aux comptes des utilisateurs del'Université de Strasbourg.