Edition octobre 2013

Guide pratique

Conseil d’administration

Guide pratique du Conseil d’administration Edition octobre 2013

Berne 2013 Bureau international de l’Union postale universelle

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Sommaire Page Chapitre I – Conseil d’administration. Notions générales

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1. Rôle et attributions du Conseil d’administration

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2. Composition Organigramme du Conseil d’administration

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Chapitre II – Niveaux de prise de décisions au sein du Conseil d’administration. Comité de gestion, Commissions, groupes de projet et leurs attributions et fonctions

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1. Niveaux de prise de décisions

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2. Comité de gestion (CA CG)

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3. Commissions

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4. Comité consultatif

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5. Groupes de projet

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Chapitre III – Fonctionnement du Conseil d’administration

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Règlement intérieur du Conseil d’administration

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Chapitre IV – Informations d’ordre historique concernant le Conseil d’administration

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Chapitre I – Conseil d’administration. Notions générales 1. Rôle et attributions du Conseil d’administration Aux termes de la Constitution de l’Union postale universelle, le Conseil d’administration (CA) est l’un des trois organes permanents de l’Union (CA, Conseil d’exploitation postale (CEP) et Bureau international); il est chargé d’assurer, entre deux Congrès, la continuité des travaux de l’Union conformément aux dispositions des Actes de l’Union. Le Conseil d’administration a les attributions suivantes (art. 107 du Règlement général):

«1.1 superviser toutes les activités de l’Union dans l’intervalle des Congrès, en tenant compte des déci-sions du Congrès, en étudiant les questions concernant les politiques gouvernementales en matière postale et en tenant compte des politiques réglementaires internationales telles que celles qui sont relatives au commerce des services et à la concurrence;

1.2 favoriser, coordonner et superviser toutes les formes d’assistance technique postale dans le cadre de la coopération technique internationale;

1.3 examiner le projet de plan d’activités quadriennal de l’UPU, approuvé par le Congrès, et le finaliser en faisant concorder les activités présentées dans ledit plan avec les ressources disponibles. Le plan devrait également, le cas échéant, coïncider avec les résultats de tout processus de hiérarchi-sation suivi par le Congrès. Le plan d’activités quadriennal de l’UPU, finalisé et approuvé par le Conseil d’administration, sert ensuite de base au Programme et budget annuel ainsi qu’aux plans d’exploitation annuels devant être établis et mis en œuvre par le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale;

1.4 examiner et approuver le Programme et budget annuel et les comptes de l’Union, tout en tenant compte de la version finale du plan d’activités de l’UPU, tel que décrit sous 107.1.3;

1.5 autoriser, si les circonstances l’exigent, le dépassement du plafond des dépenses conformément à l’article 145.3 à 5;

1.6 autoriser, s’il est demandé, le choix d’une classe de contribution inférieure, conformément aux condi-tions prévues à l’article 150.6;

1.7 autoriser le changement de groupe géographique, si un Pays-membre le demande, en tenant compte des avis exprimés par les Pays-membres des groupes géographiques concernés;

1.8 créer ou supprimer les postes de travail du Bureau international en tenant compte des restrictions liées au plafond des dépenses fixé;

1.9 décider des contacts à prendre avec les Pays-membres pour remplir ses fonctions;

1.10 après consultation du Conseil d’exploitation postale, décider des relations à établir avec les organi-sations qui ne sont pas des observateurs au sens de l’article 105.1;

1.11 examiner et approuver les rapports du Bureau international sur les relations de l’Union avec les autres organismes internationaux, prendre les décisions qu’il juge opportunes sur la conduite de ces relations et la suite à leur donner;

1.12 désigner, en temps utile, après consultation du Conseil d’exploitation postale et du Secrétaire géné-ral, les institutions spécialisées des Nations Unies, les organisations internationales, les associa-tions, les entreprises et les personnes qualifiées qui doivent être invitées en qualité d’observateurs ad hoc à des séances spécifiques du Congrès et de ses Commissions, lorsque cela est dans l’intérêt de l’Union ou peut profiter aux travaux du Congrès, et charger le Directeur général du Bureau inter-national d’envoyer les invitations nécessaires;

1.13 désigner le Pays-membre siège du prochain Congrès dans le cas prévu à l’article 101.3;

1.14 déterminer, en temps utile et après consultation du Conseil d’exploitation postale, le nombre de Commissions nécessaires pour mener à bien les travaux du Congrès et en fixer les attributions;

1.15 désigner, après consultation du Conseil d’exploitation postale et sous réserve de l’approbation du Congrès, les Pays-membres susceptibles:

1.15.1 d’assumer les vice-présidences du Congrès ainsi que les présidences et vice-présidences des Com-missions, en tenant compte autant que possible de la répartition géographique équitable des Pays-membres;

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1.15.2 de faire partie des Commissions restreintes du Congrès;

1.16 désigner ses membres qui feront partie du Comité consultatif;

1.17 examiner et approuver, dans le cadre de ses compétences, toute action jugée nécessaire pour sau-vegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;

1.18 étudier, à la demande du Congrès, du Conseil d’exploitation postale ou des Pays-membres, les pro-blèmes d’ordre administratif, législatif et juridique intéressant l’Union ou le service postal interna-tional; il appartient au Conseil d’administration de décider, dans les domaines susmentionnés, s’il est opportun ou non d’entreprendre les études demandées par les Pays-membres dans l’intervalle des Congrès;

1.19 formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des Pays-membres conformément à l’article 140;

1.20 soumettre des sujets d’étude à l’examen du Conseil d’exploitation postale, conformément à l’ar- ticle 113.1.6;

1.21 examiner et approuver, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale, le projet de stratégie à présenter au Congrès;

1.22 réceptionner les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif et en débattre, et examiner les recommandations de ce dernier pour soumission au Congrès;

1.23 assurer le contrôle de l’activité du Bureau international;

1.24 approuver les rapports annuels établis par le Bureau international sur les activités de l’Union et sur la gestion financière et présenter, s’il y a lieu, des commentaires à leur sujet;

1.25 arrêter, au cas où il le juge utile, les principes dont le Conseil d’exploitation postale doit tenir compte lorsqu’il étudiera des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais ter-minaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), suivre de près l’étude de ces questions et examiner et approuver, pour en assu-rer la conformité avec les principes précités, les propositions du Conseil d’exploitation postale por-tant sur les mêmes sujets;

1.26 approuver, dans le cadre de ses compétences, les recommandations du Conseil d’exploitation pos-tale concernant l’adoption, si nécessaire, d’une réglementation ou d’une nouvelle pratique en atten-dant que le Congrès décide en la matière;

1.27 examiner le rapport annuel établi par le Conseil d’exploitation postale et, le cas échéant, les propo-sitions soumises par ce dernier;

1.28 approuver le rapport quadriennal, établi par le Bureau international en consultation avec le Conseil d’exploitation postale, sur les résultats des Pays-membres quant à la mise en œuvre de la stratégie de l’Union approuvée par le Congrès précédent, pour soumission au Congrès suivant;

1.29 établir le cadre pour l’organisation du Comité consultatif et approuver l’organisation du Comité consultatif, conformément aux dispositions de l’article 122;

1.30 établir des critères d’adhésion au Comité consultatif et approuver ou rejeter les demandes d’adhé-sion selon ces critères, en s’assurant que ces dernières soient traitées suivant une procédure accé-lérée, entre les réunions du Conseil d’administration.

1.31 arrêter le Règlement financier de l’Union;

1.32 arrêter les règles régissant le Fonds de réserve;

1.33 arrêter les règles régissant le Fonds spécial;

1.34 arrêter les règles régissant le Fonds des activités spéciales;

1.35 arrêter les règles régissant le Fonds volontaire;

1.36 arrêter le Statut du personnel et les conditions de service des fonctionnaires élus;

1.37 arrêter le Règlement du Fonds social;

1.38 superviser, au sens de l’article 152, la création des organes subsidiaires financés par les utilisateurs et leurs activités.»

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2. Composition Afrique du Sud Amérique (Etats-Unis) Arabie saoudite Argentine Australie Bangladesh Barbade Brésil Bulgarie (Rép.) Burkina Faso Canada Congo (Rép.) Corée (Rép.) Costa-Rica

Côte d’Ivoire (Rép.) Egypte Equateur France Gabon Grèce Inde Italie Japon Kuwait Malawi Maroc Mexique Norvège

Ouganda Pakistan Pologne Portugal Qatar Roumanie Russie (Fédération de) Soudan Tanzanie (Rép. unie) Thaïlande Turquie Ukraine Viet Nam

Organigramme du Conseil d'administration

Plénière du Conseil d’administration

Président: Qatar Vice-Présidents: Argentine, Bulgarie (Rép.), Turquie, Côte d’Ivoire (Rép.)

Commission 4 (Coopération et développement) Président: Barbade Vice-Président: France

Commission 3 (Stratégie) Président: Afrique du Sud Vice-Président: Canada

Commission 2 (Finances et administration) Coprésidents: Inde et Japon

Comité de gestion

Groupe de projet «Réforme de l’Union» (CA/CEP)

Groupe de projet «Future stratégie» (CA/CEP)

Groupe de projet «Coopération technique et développement du secteur postal» (CA/CEP)

Groupe de projet «Actes de l’Union»

Groupe de projet «Programme et budget – Définition des priorités et allocations budgétaires» (CA/CEP)

Groupe de projet «Macroéconomie du secteur postal»

Groupe de projet «Questions réglementaires»

Groupe de projet «Suivi et évaluation»

Groupe de projet «Développement durable» (CA/CEP)

Groupe de projet «Questions de gouvernance en matière de rémunération»

Commission 1 (Questions de gouvernance et de réglementation) Président: Norvège Vice-Président: Arabie saoudite

Conférence sur la réglementation postale

Comité consultatif Président: ALACOPP Vice-Président: Espagne

Groupe de projet «Inclusion financière postale» (CA/CEP)

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Chapitre II – Niveaux de prise de décisions au sein du Conseil d’administration. Comité de gestion, Commissions, groupes de projet et leurs attributions et fonctions 1. Niveaux de prise de décisions Afin de promouvoir un processus de prise de décisions plus efficace et rationnalisé, le CA a établi trois niveaux de prise de décisions:

1o La plénière constitue le principal organe traitant des affaires politiques et stratégiques de haut niveau présentant un intérêt pour les Pays-membres de l’UPU et pour l’ensemble du secteur postal. La plé-nière rassemble les décideurs issus de ses Pays-membres, afin que ceux-ci puissent discuter en pro-fondeur de ces questions. Le Conseil pourrait déléguer des pouvoirs à ses Commissions (à savoir les mandats donnés par le Congrès dans certains domaines techniques ou spécifiques). La plénière reçoit les rapports des Commissions, entérine les décisions et les recommandations des Commissions et examine, le cas échéant, les recours déposés contre les décisions des Commissions.

2o Les Commissions prennent des décisions, sous réserve de l’approbation du Conseil, concernant l’éla-boration des propositions du Congrès et les mesures devant être prises par le Conseil. Elles consti-tuent des groupes, mais strictement sur la base des besoins et du plan de travail. Au besoin, les Com-missions pourraient constituer des groupes intercommissions pour traiter des questions d’intérêt commun en vue de garantir la cohérence et l’efficacité des travaux de l’Union.

3o Des groupes de projet sont créés par une Commission en vue d’accomplir une ou des tâches spécifi-ques dans des limites temporelles précises. Les groupes de projet n’ont aucun pouvoir décisionnel, mais peuvent étudier et préparer des recommandations sur des sujets spécifiques, en vue de leur soumission, pour examen, à la Commission concernée. Les groupes de projet se réunissent généra-lement à Berne, à l’occasion des sessions du CEP et/ou du CA.

2. Comité de gestion (CA CG) a) Composition Présidence: Qatar.

Membres: Argentine, Bulgarie (Rép.), Côte d’Ivoire (Rép.), Turquie, Norvège (Commission 1), Inde et Japon (Commission 2), Afrique du Sud (Commission 3), Barbade (Commission 4), Arabie saoudite (Commission 1), Canada (Commission 3), France (Commission 4).

Observateurs: Japon (Président du CEP), Association latino-américaine des coursiers et des opérateurs privés (ALACOPP) (Président du Comité consultatif). b) Fonctions Le Comité de gestion prépare et dirige les travaux de chaque session; il examine le déroulement des travaux du CA et de ses Commissions. Il aide le Président à élaborer l’ordre du jour des séances plénières et à coordonner les travaux des Commissions. En outre, le Comité de gestion assume toutes les tâches que le CA décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique. 3. Commissions Commission 1 (Questions de gouvernance et de réglementation) – Fonctions:

• Etudier les politiques gouvernementales concernant les questions postales.

• Tenir compte de l’évolution de la réglementation internationale, notamment en ce qui concerne le commerce des services et la concurrence (questions relatives à l’Organisation mondiale du commerce (OMC) et à l’Union européenne).

• Examiner et approuver toutes les actions nécessaires pour maintenir et améliorer la qualité de service.

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• Etudier les problèmes législatifs et juridiques concernant l’Union ou le service postal inter-national.

• Etablir des principes concernant les questions ayant des répercussions financières importantes (rémunération des services postaux internationaux).

• Etudier les recommandations formulées par le CEP pour l’adoption de réglementations ou de nouvelles procédures.

• Examiner la réforme de l’UPU et les Actes de l’Union.

– Résolutions et décisions du Congrès chargeant le CA de mener ces diverses tâches en vue de la mise en œuvre des décisions du Congrès de Doha ou de soumettre des propositions au prochain Congrès: C 5/2012, C 6/2012, C 7/2012, C 8/2012, C 16/2012, C 17/2012, C 24/2012, C 26/2012, C 28/2012, C 29/2012, C 30/2012, C 57/20121, C 58/2012, C 68/2012 et C 77/2012.

Commission 2 (Finances et administration) – Fonctions:

• Autoriser le dépassement du plafond des dépenses. • Arrêter le Règlement financier de l’UPU ainsi que les règles régissant le fonds de réserve, le

fonds spécial, le fonds des activités spéciales et le fonds volontaire. • Approuver les comptes de l’Union et le rapport de gestion financière. • Approuver le Programme et budget annuel. • Superviser les activités du Bureau international. • Créer et supprimer des postes au sein du Bureau international. • Arrêter le Statut du personnel et les conditions de service des fonctionnaires élus. • Arrêter le Règlement du fonds social.

– Résolutions et décisions du Congrès de Doha: C 65/2012, C 74/2012 et C 75/2012. Commission 3 (Stratégie) – Fonctions:

• Examiner et approuver les questions relatives à la définition des priorités pour les activités et au projet de Programme et budget annuel de l’UPU pour la période 2013–2016.

• Suivre et évaluer les résultats et la mise en œuvre de la Stratégie postale de Doha, et rendre compte aux Pays-membres et aux organes de l’UPU.

• Développer, revoir et approuver le futur projet de stratégie postale pour la période 2017–2020.

– Résolutions et décisions du Congrès de Doha: C 3/2012, C 5/2012, C 80/2012 et C 81/2012. Commission 4 (Coopération et développement) – Fonctions: cette Commission est chargée de la promotion, coordination et supervision de toutes les

formes d’assistance technique postale dans le cadre de la coopération technique internationale, des questions relatives au développement durable ainsi que de l’inclusion financière.

– Résolutions et décisions du Congrès de Doha: C 12/2012, C 14/2012, C 22/2012, C 23/2012, C 63/ 2012, C 64/2012, C 65/2012, C 66/2012 et C 76/2012.

4. Comité consultatif a) Composition Présidence: Marcela Maron, ALACOPP.

Vice-Présidence: Espagne. Membres du CA: Argentine, Japon, Maroc et Russie (Fédération de). Membres du CEP: Bénin, Grèce, Italie et Espagne.

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Membres: Digital Europe, Fédération européenne de marketing direct et interactif (FEDMA), Global Envelope Alliance (GEnA), Global Express Association (GEA), Interactive Media in Retail Group, International Mailers’ Advisory Group (IMAG), International Post Corporation (IPC), International Publisher and Postal Association (IPPA), ALACOPP, UNI Global Union, Union mondiale des aveugles (UMA), Xplor International. b) Fonctions Le Comité consultatif a pour but de représenter les intérêts du secteur postal international au sens large du terme et de servir de cadre à un dialogue efficace entre les parties intéressées. Il comprend des organisa-tions non gouvernementales représentant des clients, des fournisseurs de services de distribution, des organisations de travailleurs, des fournisseurs de biens et de services œuvrant pour le secteur des services postaux, des organismes similaires regroupant des particuliers ainsi que des entreprises souhaitant contri-buer à la réalisation de la mission et des objectifs de l’Union. 5. Groupes de projet Dans le cadre de la Commission 1 du CA 1. Groupe de projet «Réforme de l’Union» (CA/CEP) a) Composition Présidence: Brésil.

Membres du CA et du CEP: Allemagne1, Amérique (Etats-Unis), Afrique du Sud, Argentine, Arabie saoudite, Barbade, Belgique1, Brésil, Bulgarie (Rép.), Canada, Chine (Rép. pop.)1, Congo (Rép.), Egypte, Emirats arabes unis1, Equateur, Espagne1, France, Grèce, Indonésie1, Italie, Japon, Malaisie1, Mexique, Maroc, Norvège, Pologne, Portugal, Qatar, Roumanie, Russie (Fédération de), Suisse1, Tanzanie (Rép. unie), Turquie, Ouganda.

Observateurs: Algérie, Australie, Azerbaïdjan, Bélarus, Colombie, Danemark, Finlande, Grande-Bretagne, Hongrie, Iran (Rép. islamique), Jordanie, Lituanie, Pays-Bas, Niger, Nigéria, Pakistan, Sénégal, Serbie, Slovaquie, Suède, Tchèque (Rép.), Uruguay, Zambie, Zimbabwe, ALACOPP, FEDMA, GEnA, GEA, IMAG, Union panafricaine des postes (UPAP), UNI Global Union. b) Fonctions Le Groupe de projet «Réforme de l’Union» est chargé:

– d’étudier les mesures à prendre pour une gestion efficace du budget de l’UPU (en coordination avec la Commission 3);

– d’examiner différentes questions relatives aux frais d’appui des activités des organes subsidiaires financés par les utilisateurs (en coordination avec la Commission 2);

– d’étudier les manières de promouvoir un processus décisionnel plus efficace – Politique de l’UPU pour une meilleure organisation des réunions des organes de l’Union, une meilleure gestion des docu-ments et l’introduction de la publication électronique;

– d’examiner plusieurs questions relatives à la gestion du travail de l’Union – Poursuite de la réforme de l’Union postale universelle;

– d’étudier les manières d’améliorer la diffusion des informations postales envoyées par circulaires du Bureau international ou messages EmIS.

1 Les Pays-membres soulignés dans les groupes de projet du CA/CEP sont uniquement membres du CEP.

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2. Groupe de projet «Actes de l’Union» a) Composition Présidence: Australie.

Vice-Présidence: Argentine.

Membres: Afrique du Sud, Amérique (Etats-Unis), Arabie saoudite, Argentine, Australie, Barbade, Brésil, Bulgarie (Rép.), Egypte, Equateur, France, Grèce, Japon, Kuwait, Mexique, Norvège, Pologne, Portugal, Qatar, Russie (Fédération de), Turquie, Viet Nam.

Observateurs: Allemagne, Bélarus, Chine (Rép. pop.), Colombie, Finlande, Iran (Rép. islamique), Jordanie, Kirghizistan, Lituanie, Pays-Bas, Sénégal, Serbie, Slovaquie, Suède, Suisse, Tchèque (Rép.), Uruguay, Zimbabwe, GEA, UPAP. b) Fonctions Le Groupe de projet «Actes de l’Union» est chargé:

– d’effectuer la révision générale de la Convention et de ses Règlements visant à améliorer et à accélé-rer le processus décisionnel au sein du CEP (en coordination avec le CEP);

– de poursuivre l’étude sur la possibilité de conférer un caractère permanent à la Convention postale universelle;

– d’étudier l’emploi et la définition des termes et expressions dans les Actes de l’Union. 3. Groupe de projet «Questions réglementaires» a) Composition Présidence: Amérique (Etats-Unis).

Vice-Présidence: Equateur.

Membres: Afrique du Sud, Amérique (Etats-Unis), Argentine, Australie, Barbade, Brésil, Bulgarie (Rép.), Egypte, Equateur, France, Gabon, Grèce, Mexique, Norvège, Pologne, Portugal, Roumanie, Russie (Fédération de), Tanzanie (Rép. unie), Thaïlande, Turquie, Viet Nam.

Observateurs: Allemagne, Bélarus, Cameroun, Chine (Rép. pop.), Colombie, Finlande, Grande-Bretagne, Iran (Rép. islamique), Jordanie, Kirghizistan, Lituanie, Moldova, Pays-Bas, Sénégal, Serbie, Slovaquie, Suède, Suisse, Uruguay, Zambie, Zimbabwe, ALACOPP, GEA, UPAP, UNI Global Union. b) Fonctions Le Groupe de projet «Questions réglementaires» est chargé:

– de poursuivre l’étude sur les bureaux d’échange extraterritoriaux, les centres de traitement du courrier international et les questions concernant la désignation de plusieurs opérateurs dans un même pays;

– d’étudier différentes questions relatives à l’accès des acteurs externes du secteur postal élargi aux produits et services de l’UPU;

– d’améliorer la transparence et la visibilité des parties responsables des centres de traitement du cour-rier international (en coopération avec le CEP);

– de poursuivre les activités de l’UPU dans le domaine du service postal universel;

– d’étudier les manières de définir un mécanisme de sanctions pour défaut de paiement des dettes per-manentes et de longue durée résultant du règlement des comptes généraux (CN 52) entre les opéra-teurs désignés (en coopération avec le CEP).

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4. Groupe de projet «Questions de gouvernance en matière de rémunération» a) Composition Présidence: Mexique.

Membres: Afrique du Sud, Amérique (Etats-Unis), Arabie saoudite, Barbade, Congo (Rép.), Egypte, Equateur, France, Gabon, Japon, Malawi, Maroc, Mexique, Norvège, Pologne, Portugal, Qatar, Roumanie, Thaïlande, Turquie.

Observateurs: Allemagne, Australie, Bélarus, Cameroun, Chine (Rép. pop.), Colombie, Finlande, Grande-Bretagne, Iran (Rép. islamique), Jordanie, Kirghizistan, Lituanie, Malaisie, Moldova, Pays-Bas, Sénégal, Serbie, Slovaquie, Suède, Suisse, Zambie, Zimbabwe, GEA, IPPA, UPAP. b) Fonctions Le Groupe de projet «Questions de gouvernance en matière de rémunération» est chargé d’étudier:

– différentes questions relatives aux futurs travaux sur le système de frais terminaux pour le cycle 2018–2021 (C 57/2012);

– des questions relatives à la classification des pays et territoires aux fins du système de frais terminaux et du Fonds pour l’amélioration de la qualité de service (C 77/2012).

Dans le cadre de la Commission 3 du CA 1. Groupe de projet «Future stratégie» (CA/CEP) a) Composition Présidence: Maroc.

Vice-Présidence: Brésil.

Membres: Afrique du Sud, Allemagne1, Amérique (Etats-Unis), Argentine, Australie, Barbade, Belgique1, Brésil, Bulgarie (Rép.), Canada, Chine (Rép. pop.)1, Congo (Rép.), Egypte, Emirats arabes unis1, Equateur, Espagne1, France, Indonésie1, Italie, Malaisie1, Maroc, Mexique, Norvège, Ouganda, Pakistan, Pologne, Portugal, Qatar, Roumanie, Russie (Fédération de), Soudan, Suisse1, Tanzanie (Rép. unie), Tunisie1, Turquie.

Observateurs: Arabie saoudite, Azerbaïdjan, Chili, Colombie, Danemark, Finlande, Grande-Bretagne, Hongrie, Iran (Rép. islamique), Iraq, Jordanie, Lituanie, Niger, Nigéria, Pays-Bas, Sénégal, Serbie, Suède, Tchèque (Rép.), Uruguay, Zambie, Zimbabwe, ALACOPP, FEDMA, GEA, GEnA, IPC, Mailtec, UPAP. b) Fonctions Le Groupe de projet «Future stratégie» (CA/CEP) est chargé des travaux décrits dans la résolution C 81/ 2012, concernant la préparation de la stratégie future de l’UPU. 2. Groupe de projet «Programme et budget – Définition des priorités et allocations budgétaires» (CA/CEP)

a) Composition Présidence: Roumanie. Membres: Afrique du Sud, Allemagne1, Amérique (Etats-Unis), Barbade, Belgique1, Brésil, Canada, Chine (Rép. pop.)1, Egypte, Equateur, Espagne1, France, Grèce, Italie, Malawi, Mexique, Norvège, Pologne, Portugal, Roumanie, Suisse1, Thaïlande et Turquie.

Observateurs: Australie, Danemark, Finlande, Grande-Bretagne, Haïti, Hongrie, Iran (Rép. islamique), Iraq, Jordanie, Lituanie, Niger, Pakistan, Pays-Bas, Serbie, Suède, Zambie, Zimbabwe, ALACOPP, IPC, UPAP.

1 Les Pays-membres soulignés dans les groupes de projet du CA/CEP sont uniquement membres du CEP.

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b) Fonctions Le Groupe de projet «Programme et budget – Définition des priorités et allocations budgétaires» est chargé, au titre des dispositions des résolutions C 3/2012, C 5/2012 et C 80/2012 et C 81/2012, de la définition des priorités et des allocations du Programme et budget pour la période 2013–2016. 3. Groupe de projet «Suivi et évaluation» a) Composition Présidence: Canada.

Vice-Présidence: Pologne. Membres: Afrique du Sud, Barbade, Brésil, Canada, Egypte, Equateur, France, Maroc, Mexique, Norvège, Pologne, Portugal, Qatar, Roumanie, Turquie.

Observateurs: Allemagne, Cameroun, Chine (Rép. pop.), Espagne, Iran (Rép. islamique), Jordanie, Lituanie, Pays-Bas, Sénégal, Serbie, Suisse, Zambie, ALACOPP, UPAP. b) Fonctions Le Groupe de projet «Suivi et évaluation» est chargé, au titre des dispositions des résolutions C 80/2012 et C 81/2012, de s’assurer de la mise en œuvre de la Stratégie postale de Doha aux niveaux national et régio-nal et par les organes de l’Union. Dans le cadre de la Commission 4 du CA 1. Groupe de projet «Coopération technique et développement du secteur postal» (CA/CEP) a) Composition Présidence: Côte d’Ivoire (Rép.).

Vice-Présidence: Kuwait.

Membres: Afrique du Sud, Allemagne1, Argentine, Barbade, Belgique1, Brésil, Canada, Chine (Rép. pop.)1, Congo (Rép.), Costa-Rica, Côte d’Ivoire (Rép.), Equateur, Espagne1, France, Gabon, Grande-Bretagne1, Grèce, Indonésie1, Kuwait, Malawi, Mexique, Norvège, Ouganda, Pakistan, Pologne, Portugal, Roumanie, Russie (Fédération de), Suisse1, Tanzanie (Rép. unie), Thaïlande, Turquie, Ukraine, Viet Nam.

Observateurs: Algérie, Azerbaïdjan, Cameroun, Chili, Colombie, Finlande, Haïti, Hongrie, Iran (Rép. islamique), Iraq, Italie, Kirghizistan, Moldova, Niger, Nigéria, Pakistan, Pays-Bas, Sénégal, Serbie, Uruguay, Venezuela (Rép. bolivarienne), Zambie, Zimbabwe, ALACOPP, GEA, UPAP. b) Fonctions Le Groupe de projet «Coopération technique et développement du secteur postal» est chargé, au titre des dispositions des résolutions C 63/2012 et C 65/2012, de la formulation et de la mise en œuvre de la politique de l’UPU en matière de coopération pour la période 2013–2016 et du financement du fonds d’urgence et de solidarité de l’UPU (en coopération avec la Commission 2). 2. Groupe de projet «Macroéconomie du secteur postal» a) Composition Présidence: Italie.

Membres: Amérique (Etats-Unis), Barbade, Brésil, Equateur, France, Grèce, Italie, Maroc, Mexique, Norvège, Pologne, Portugal, Roumanie, Turquie.

Observateurs: Allemagne, Chine (Rép. pop.), Colombie, Finlande, Hongrie, Iran (Rép. islamique), Lituanie, Sénégal, Serbie, Slovaquie, Suisse, Zambie, Zimbabwe, ALACOPP, GEA, UPAP.

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b) Fonctions Le Groupe de projet «Macroéconomie du secteur postal» est chargé, au titre des dispositions de la résolu-tion C 12/2012, d’étudier les questions relatives à la macroéconomie. 3. Groupe de projet «Développement durable» (CA/CEP) a) Composition Présidence: France.

Vice-Présidence: Turquie.

Membres du CA: Afrique du Sud, Allemagne1, Barbade, Belgique1, Brésil, Canada, Chine (Rép. pop.)1, Costa-Rica, Egypte, Emirats arabes unis1, Equateur, France, Japon, Maroc, Mexique, Norvège, Ouganda, Pologne, Portugal, Roumanie, Russie (Fédération de), Suisse1, Tanzanie (Rép. unie), Tunisie1, Turquie, Viet Nam.

Observateurs: Amérique (Etats-Unis), Azerbaïdjan, Cameroun, Colombie, Espagne, Finlande, Grande-Bretagne, Hongrie, Indonésie, Iran (Rép. islamique), Iraq, Italie, Jordanie, Kirghizistan, Niger, Nigéria, Pakistan, Sénégal, Serbie, Slovaquie, Suède, Venezuela (Rép. bolivarienne), Zambie, Zimbabwe, ALACOPP, UPAP, UNI Global Union. b) Fonctions Le Groupe de projet «Développement durable» (CA/CEP) est chargé, au titre des dispositions des résolu-tions C 64/2012, C 66/2012 et C 76/2012, d’étudier des questions relatives au développement durable et des mesures concernant la coopération au développement, en vue de renforcer la capacité de résistance des organisations postales en cas de catastrophe naturelle, et de mettre en place un dispositif volontaire de compensation carbone pour les opérateurs désignés des Pays-membres de l’UPU. 4. Groupe de projet «Inclusion financière postale» (CA/CEP) a) Composition Présidence: Maroc

Membres: Afrique du Sud, Argentine, Australie, Bénin1, Brésil, Burkina Faso, Costa-Rica, Côte d’Ivoire (Rép.), Egypte, Equateur, Ghana1, Inde, Italie, Kenya1, Malawi, Maroc, Mexique, Ouganda, Pakistan, Pologne, Roumanie, Russie (Fédération de), Tanzanie (Rép. unie), Tunisie1, Turquie, Ukraine.

Observateurs: Chine (Rép. pop.), Espagne, Guinée, Kenya, Kirghizstan, Liban, Nigéria, Pérou, Pologne, Serbie, Soudan du Sud, Sri Lanka, Swaziland, Tchad, Thaïlande, Togo. b) Fonctions Le Groupe de projet «Inclusion financière postale» (CA/CEP) est chargé, au titre des dispositions des réso-lutions C 22/2012 et C 23/2012, d’étudier les questions relatives à la promotion de la coopération et du développement dans le domaine des services financiers dans les Pays-membres.

1 Les Pays-membres soulignés dans les groupes de projet du CA/CEP sont uniquement membres du CEP.

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Chapitre III – Fonctionnement du Conseil d’administration 1. Règlement intérieur du Conseil d’administration Sommaire Art. 1. But et attributions du Conseil d’administration 2. Membres du Conseil et notification des représentants 3. Observateurs et observateurs ad hoc 4. Présidences et vice-présidences 5. Comité de gestion 6. Secrétariat 7. Sessions 8. Ordre des places 9. Ordre du jour 10. Commissions, groupes de projet, groupes de travail, comités de contact et intergroupes 11. Incidences financières des propositions formulées par les organes 12. Questions urgentes soulevées entre deux sessions 13. Langues 14. Quorum 15. Votations 16. Motions d’ordre et motions de procédure 17. Remise en discussion de décisions 18. Election et remplacement du Vice-Directeur général 19. Rapports 20. Remboursement des frais de voyage aux représentants des membres et aux invités du Conseil et de

ses organes 21. Mise en vigueur Article premier But et attributions du Conseil d’administration 1. Le Conseil d’administration, désigné ci-après par «Conseil», a pour mission d’assurer, entre deux Congrès, la continuité des travaux de l’Union, conformément aux dispositions des Actes de l’Union. Ses attri-butions découlent notamment de l’article correspondant1 du Règlement général et des décisions du Congrès. Article 2 Membres du Conseil et notification des représentants 1. Le Conseil se compose de 41 membres, soit un Président et 40 autres membres élus par le Congrès. 2. Chaque membre du Conseil, selon l’article correspondant2 du Règlement général, désigne son repré-sentant, qui doit être compétent dans le domaine postal. Ce représentant peut être accompagné d’un ou de plusieurs autres délégués également habilités à prendre part aux discussions et à voter. Conformément à sa législation nationale ou selon ses procédures internes, chaque Pays-membre notifie au Bureau international, avant l’ouverture de la session, son représentant désigné et les délégués qui l’accompagnent. En cas de doute sur la composition de la délégation d’un Pays-membre, le représentant ou, le cas échéant, son sup-pléant, est amené à trancher. 1 Article 102 du Règlement général de 2008 (art. 107 du Règlement général de Doha). 2 Article 102.4 du Règlement général de 2008 (art. 106 du Règlement général de Doha).

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Article 3 Observateurs et observateurs ad hoc 1. Observateurs

1.1 Les entités indiquées ci-après sont invitées à participer aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil en qualité d’observateurs:

1.1.1 Des représentants de l’Organisation des Nations Unies.

1.1.2 Les Unions restreintes1.

1.1.3 Les membres du Comité consultatif2.

1.1.4 Les entités autorisées à assister aux réunions de l’Union en qualité d’observateurs, en vertu d’une résolution ou d’une décision du Congrès3.

1.1.5 Le Président du Conseil d’exploitation postale. Il représente celui-ci aux séances du Conseil à l’ordre du jour desquelles figurent des questions relatives à l’organe qu’il dirige.

1.1.6 Le Président du Comité consultatif. Il représente celui-ci aux séances du Conseil à l’ordre du jour desquelles figurent des questions relatives à l’organe qu’il dirige.

1.1.7 Les représentants du Conseil d’exploitation postale, désignés par ce dernier.

1.1.8 Les représentants du Comité consultatif, désignés par ce dernier.

1.1.9 Les autres Pays-membres de l’Union. 2. Observateurs ad hoc

2.1 Après consultation du Secrétaire général et, le cas échéant, du Président de la Commission concer-née, le Président du Conseil est autorisé à inviter les entités ci-après à certaines réunions en qualité d’observateurs ad hoc lorsqu’il est considéré que cela est dans l’intérêt de l’Union et de ses organes:

2.1.1 institutions spécialisées des Nations Unies;

2.1.2 organisations intergouvernementales;

2.1.3 tout organisme international, toute association ou entreprise ou toute personne qualifiée. 3. Principes

3.1 Les observateurs et les observateurs ad hoc n’ont pas le droit de vote, mais ils peuvent prendre la parole avec l’autorisation du Président.

3.2 Les observateurs et les observateurs ad hoc peuvent également participer aux réunions des organes du Conseil mentionnés à l’article 10, sous réserve d’en informer au préalable leurs Présidents soit par écrit, soit verbalement.

3.3 Les observateurs et les observateurs ad hoc peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des groupes de travail et des groupes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs et des observateurs ad hoc s’effectue sans frais supplémentaires pour l’Union.

3.4 Pour des raisons logistiques, le Conseil peut limiter le nombre de participants par observateur. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

3.5 Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs et les observateurs ad hoc peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains docu-ments peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil, et au Conseil d’exploitation postale s’il s’agit de

1 Ancien § 1.6 du même article. 2 Ancien § 2.2 du même article. 3 Il y a actuellement quatre observateurs dans cette catégorie: l’Union africaine (C 92/1974), la Ligue des Etats arabes (C 7/1979), la Palestine (C 115/1999) et l’Union européenne (C 78/2012).

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questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié.

Article 4 Présidences et vice-présidences 1. La présidence du Conseil est dévolue de droit au pays hôte du dernier Congrès. Si ce pays se désiste, il devient membre de droit et le Conseil élit à la présidence un des membres appartenant au groupe géographique dont fait partie le pays hôte. A sa première réunion, le Conseil élit, parmi ses membres et sur la base d’une répartition géographique équitable, les pays qui assument respectivement les quatre vice-présidences et les présidences et vice-présidences des Commissions, et désigne ses membres qui sié-geront au Comité consultatif en qualité de membres de celui-ci. 2. Le Président convoque le Conseil, dirige les délibérations et approuve le compte rendu analytique. Il a, en outre, la direction générale des travaux et de l’activité du Conseil. En cas d’empêchement, il est rem-placé par l’un des Vice-Présidents, désigné par tirage au sort. 3. Le Président peut désigner un autre membre du Conseil pour animer une partie des délibérations, par exemple un Président de Commission pour les discussions relatives à certaines affaires de cette Commission, pouvant éventuellement être traitées directement en séance plénière. Article 5 Comité de gestion 1. Le Président et les Vice-Présidents du Conseil ainsi que les Présidents et Vice-Présidents de ses Commissions constituent le Comité de gestion, qui se réunit à la demande du Président du Conseil. Le Président du Conseil d’exploitation postale et le Président du Comité consultatif sont invités à participer, en qualité d’observateurs, aux réunions du Comité de gestion. Peuvent également être invités à participer aux réunions du Comité de gestion, en qualité d’observateurs, les Présidents des autres organes dépendant directement du Conseil. Le Secrétaire général du Conseil et le Secrétaire général adjoint mentionnés à l’article 6.1 assistent aux réunions du Comité de gestion. 2. Le Comité de gestion prépare les travaux de chaque session et contrôle le déroulement des travaux du Conseil et de ses organes. Il aide le Président à élaborer l’ordre du jour des séances plénières et à coor-donner les travaux des organes du Conseil. 3. Le Comité approuve, au nom du Conseil, le rapport annuel établi par le Bureau international sur les activités de l’Union. Le Comité de gestion assume toutes les tâches que le Conseil décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique. Article 6 Secrétariat 1. Le Directeur général et le Vice-Directeur général du Bureau international assument respectivement les fonctions de Secrétaire général et de Secrétaire général adjoint du Conseil. Le secrétariat est assuré par le Bureau international. 2. Le Secrétaire général du Conseil:

2.1 prend part aux délibérations du Conseil et de ses organes sans droit de vote; il peut également se faire représenter;

2.2 prépare les travaux du Conseil et met à disposition sur le site Web de l’UPU tous les documents publiés à l’occasion de chaque session devant faire l’objet d’une décision ou d’un examen par le Conseil et les Commissions sont publiés sur le site Web de l’UPU dans toutes les langues de déli-bération de la réunion en question au moins vingt jours ouvrables avant l’ouverture de la session;

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2.3 informe les Pays-membres de l’Union et les observateurs désignés à l’article 3.1 sur les activités du Conseil en leur adressant notamment, après approbation par le Président du Conseil, un compte rendu analytique ainsi que les résolutions et décisions du Conseil;

2.4 prépare le rapport sur l’ensemble de l’activité du Conseil visé à l’article correspondant1 du Règlement général et le met à disposition sur le site Web de l’UPU, après approbation par le Conseil, au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès;

2.5 assure la liaison avec le Conseil d’exploitation postale et soumet à celui-ci les questions que le Conseil décide de lui confier conformément à l’article correspondant2 du Règlement général;

2.6 exécute les décisions du Conseil suivant les directives de ce dernier;

2.7 organise, dans l’intervalle des sessions et conformément aux éventuelles directives du Conseil, la représentation de l’Union aux réunions des Nations Unies, des institutions spécialisées, des Unions restreintes et des autres organisations internationales auxquelles s’intéresse l’Union;

2.8 transmet aux organes compétents du Conseil, pour préavis, les questions soumises au Conseil, dans l’intervalle des sessions, par un Pays-membre de l’Union ou par les organismes internationaux;

2.9 liquide, après entente avec le Président, les affaires courantes du Conseil. 3. Le Secrétaire général peut être chargé, par le Président ou par le Conseil lui-même, de l’étude de cer-taines questions spéciales; dans les mêmes conditions et en vue de simplifier la gestion, certaines attri-butions peuvent lui être déléguées. 4. Le secrétariat du Conseil:

4.1 prépare les travaux du Conseil et les divers rapports sur les activités de celui-ci;

4.2 rédige les rapports des séances des organes du Conseil ainsi que le compte rendu analytique;

4.3 rédige la correspondance et conserve les archives. Article 7 Sessions 1. En principe, le Conseil se réunit tous les ans au siège de l’Union. Il fixe la date et la durée approxima-tives de sa prochaine session annuelle. Si les circonstances l’y obligent, le Président, après avis du Secré-taire général, peut modifier la date ou la durée fixées, sous réserve de notifier ce changement en temps utile aux membres du Conseil. 2. Le Conseil peut se réunir exceptionnellement lorsque la demande en est faite ou approuvée par un tiers au moins de ses membres ou à l’initiative de son Président. La date est fixée par le Président, après avis du Secrétaire général. Article 8 Ordre des places 1. Aux séances du Conseil et de ses organes, les délégations sont rangées d’après l’ordre alphabétique français des membres. 2. Le Président du Conseil tire au sort, en temps opportun, le nom du pays qui prendra place, à la ses-sion suivante, lors des réunions du Conseil et de ses Commissions, en tête devant la tribune présidentielle.

1 Article 103.2 du Règlement général de 2008 (art. 111.2 du Règlement général de Doha). 2 Article 102.6.25 du Règlement général de 2008 (art. 107.1.25 du Règlement général de Doha).

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Article 9 Ordre du jour 1. Le Président établit, sur proposition ou après avis du Secrétaire général, l’ordre du jour provisoire de chaque session, selon l’importance et la priorité des décisions à prendre. Cet ordre du jour est mis à dis-position sur le site Web de l’UPU en même temps que la convocation. 2. Chaque Président d’organe établit également, sur proposition ou après avis du Secrétaire général, l’ordre du jour des séances réservées à son organe selon le même principe que celui mentionné au § 1. 3. Sont portées, entre autres, à l’ordre du jour provisoire du Conseil:

3.1 les questions retenues au cours de la session précédente;

3.2 les questions soumises sous la forme d’un document du Conseil par les membres du Conseil ou par d’autres Pays-membres de l’Union dans l’intervalle des sessions et notifiées au Secrétaire général six semaines au moins avant l’ouverture de la session au cours de laquelle elles doivent être examinées; les questions notifiées au Secrétaire général moins de six semaines avant l’ouverture de la session ne peuvent être prises en considération que si le Conseil en décide ainsi à la majorité des membres présents et votants ayant le droit de vote;

3.3 les suggestions et propositions soumises par le Directeur général du Bureau international. Article 10 Commissions, groupes de projet, groupes de travail, comités de contact et intergroupes 1. Le Conseil constitue ses organes (Commissions et groupes de projet, etc.) et détermine leurs attribu-tions. Il peut également, avec la participation d’autres organisations internationales, créer des comités de contact ou des groupes de travail mixtes pour traiter des problèmes d’intérêt commun. 2. Le Conseil pourrait, en accord avec le Conseil d’exploitation postale, constituer des organes mixtes composés des membres du Conseil et du Conseil d’exploitation postale, en vue de traiter des questions d’intérêt commun. Les organes mixtes se réunissent une fois par an pendant les sessions annuelles du Conseil. Ils présentent leurs rapports, y compris des propositions ou des recommandations, pour l’approba-tion finale du Conseil. Ces organes pourraient informer le Conseil d’exploitation postale des résultats de leurs travaux. 3. Les dispositions pertinentes du présent Règlement intérieur s’appliquent aux travaux des organes du Conseil. 4. Le Conseil et ses organes peuvent constituer, sous réserve du § 6, des groupes de projet composés d’experts désignés sur la base de leurs compétences professionnelles et d’une répartition géographique équitable. Lors de la création de chaque groupe de projet, les mandats et les dates de l’échéance des tâches à accomplir devraient être clairement déterminés. Les Présidents des organes intéressés déter-minent les méthodes de travail qui conviennent le mieux pour mener leurs activités à bonne fin. 5. Les membres du Conseil sont, de droit, membres de toutes les commissions. 6. Chaque membre du Conseil qui n’est pas membre d’un organe peut, avec l’accord de son Président, assister aux séances de celui-ci et prendre part aux délibérations sans droit de vote. 7. Le Conseil approuve le calendrier, établi après entente avec les Présidents des organes intéressés et après avis du Secrétaire général, des réunions qui se tiendront jusqu’à la prochaine session. Toute réunion envisagée en dehors de ce calendrier doit, si elle entraîne des dépenses supplémentaires, être autorisée par le Président du Conseil, après avis du Secrétaire général.

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Article 11 Incidences financières des propositions formulées par les organes 1. Toute proposition présentée par les organes qui a des répercussions financières pour l’Union doit être soumise pour examen à la Commission des finances avant que le Conseil procède à son examen. Cette Commission, que le Conseil doit constituer, en fait rapport au Conseil. 2. Par ailleurs, chaque proposition présentée au Congrès par le Conseil et ses organes susceptible d’entraîner des dépenses de l’Union doit être accompagnée de son impact financier afin de déterminer les ressources financières nécessaires à son exécution. Article 12 Questions urgentes soulevées entre deux sessions 1. Les questions urgentes soulevées entre deux sessions sont traitées par le Président. 2. S’il s’agit de questions de principe, le Président consulte les membres du Conseil et, s’il le juge utile, l’ensemble des Pays-membres de l’Union; il informe les membres consultés des solutions intervenues. Article 13 Langues 1. La langue officielle du Conseil est la langue française. 2. Pour les délibérations du Conseil et de ses organes, les langues française, anglaise, espagnole, russe et arabe sont admises, moyennant un système d’interprétation simultanée. 3. Les frais des services d’interprétation dans les langues mentionnées au § 2 sont supportés, selon les modalités fixées au § 4, par les membres des cinq groupes de pays indiqués ci-après et par les obser-vateurs cités à l’article 3.1.1.9.

Français Anglais Espagnol Arabe Russe

Burkina Faso Congo (Rép.) Côte d’Ivoire (Rép.) France Gabon Maroc

Afrique du Sud Amérique (Etats-Unis) Australie Bangladesh Barbade Brésil Bulgarie (Rép.) Canada Corée (Rép.) Grèce Inde Italie Japon Malawi Norvège Ouganda Pakistan Pologne Portugal Roumanie Soudan Tanzanie (Rép. unie) Thaïlande Turquie Viet Nam

Argentine Costa-Rica Equateur Mexique

Arabie saoudite Egypte Kuwait Qatar

Russie (Fédération de) Ukraine

Dans l’intervalle de deux sessions du Conseil, tout Pays-membre qui désire changer de langue de délibé-ration doit en informer le Secrétaire général.

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4. Les frais des services d’interprétation dans les langues mentionnées au § 2 sont, en principe, divisés en cinq parts égales, dont chacune est supportée par les membres du Conseil et les Pays-membres qui par-ticipent à ses réunions comme observateurs, en application de l’article 3.1.1.9, et qui ont choisi d’utiliser la même langue, dans la proportion de leur contribution aux dépenses de l’Union. Toutefois, si l’interprétation dans une des langues fixées au § 2 n’est pas utilisée pour une session du Conseil ou pour la réunion inté-rimaire d’un organe de celui-ci, et à condition que le Bureau international n’ait pas encore pris d’engage-ments à ce sujet, les frais mentionnés au § 3 sont divisés en parts égales entre les groupes linguistiques représentés à ladite réunion. 5. Si des membres du Conseil désirent employer d’autres langues, ils doivent assurer l’interprétation simultanée dans l’une des langues anglaise, arabe, espagnole, française ou russe, soit par le système indi-qué au § 2, lorsque les modifications techniques nécessaires peuvent y être apportées, soit par des inter-prètes particuliers. Les demandes d’emploi d’autres langues doivent être adressées au secrétariat au moins six mois avant l’ouverture de la réunion en cause. 6. Les frais relatifs à l’emploi d’autres langues sont répartis entre les Pays-membres qui se servent de ces langues, dans la proportion de leur contribution aux dépenses de l’Union. 7. En dérogation aux dispositions des §§ 4 et 6, il appartient à tout groupe de pays intéressés de notifier au Bureau international, directement ou par l’intermédiaire d’un porte-parole reconnu, qu’ils constituent, en ce qui concerne les frais d’interprétation mentionnés aux §§ 4 et 6, un groupe linguistique prenant à sa charge les frais en question, tout en indiquant la clé de répartition entre eux. Le Bureau international tiendra compte de cette déclaration dans la récupération desdits frais. 8. Les frais d’installation et d’entretien de l’équipement technique sont supportés par l’Union. Article 14 Quorum 1. Les délibérations du Conseil ne sont valables que si la moitié au moins de ses membres ayant le droit de vote est présente. Article 15 Votations 1. Sous réserve des sanctions prévues à l’article correspondant1 du Règlement général, chaque membre du Conseil dispose d’une seule voix. 2. Si un membre du Conseil, représenté à une session, est empêché d’assister à une séance, il a la faculté de déléguer exceptionnellement son droit de vote à un représentant d’un autre membre ayant le droit de vote, à condition d’en donner préalablement avis, par écrit, au Président du Conseil. Toutefois, il est entendu qu’un membre du Conseil ne peut assumer la représentation que d’un seul pays autre que le sien. 3. Les questions qui ne peuvent être réglées d’un commun accord sont décidées par la majorité des membres présents et votants ayant le droit de vote. En cas d’égalité des suffrages, la proposition est consi-dérée comme rejetée. 4. Le vote a lieu:

4.1 à main levée;

4.2 par appel nominal: sur demande d’un membre du Conseil ou au gré du Président; l’appel se fait sui-vant l’ordre alphabétique français des pays représentés au Conseil;

4.3 au scrutin secret: sur demande de deux membres du Conseil; les mesures nécessaires sont alors pri-ses pour garantir le fonctionnement régulier de cette procédure; celle-ci a la priorité sur les autres pro-cédures de vote.

1 Article 129 du Règlement général de 2008 (art. 149 du Règlement général de Doha).

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5. L’expression «membres présents et votants» s’entend des membres ayant le droit de vote et votant «pour» ou «contre». Les abstentions ne sont pas prises en considération; de même, il n’est pas tenu compte des bulletins blancs ou nuls en cas de scrutin secret. 6. Quand un vote est commencé, aucune délégation ne peut l’interrompre, sauf s’il s’agit d’une motion d’ordre relative à la manière suivant laquelle s’effectue le vote. 7. Les règles de vote s’appliquent aux décisions prises par la plénière ou par les Commissions. Article 16 Motions d’ordre et motions de procédure 1. Au cours de la discussion de toute question et même, le cas échéant, après la clôture du débat, une délégation peut soulever une motion d’ordre à l’effet de demander:

1.1 des éclaircissements sur le déroulement des débats;

1.2 le respect du Règlement intérieur;

1.3 la modification de l’ordre de discussion des propositions suggéré par le Président.

La motion d’ordre a la priorité sur toutes les questions, y compris les motions de procédure mentionnées au § 3. 2. Le Président donne immédiatement les précisions désirées ou prend la décision qu’il juge opportune au sujet de la motion d’ordre. En cas d’objection, la décision du Président est aussitôt mise aux voix. 3. En outre, au cours de la discussion d’une question, une délégation peut introduire une motion de pro-cédure ayant pour objet de proposer:

3.1 la suspension de la séance;

3.2 la levée de la séance;

3.3 l’ajournement du débat sur la question en discussion;

3.4 la clôture du débat sur la question en discussion.

Les motions de procédure ont la priorité, dans l’ordre établi ci-dessus, sur toutes les autres propositions, hor-mis les motions d’ordre visées au § 1. 4. Les motions tendant à la suspension ou à la levée de la séance ne sont pas discutées, mais immé-diatement mises aux voix. 5. Lorsqu’une délégation propose l’ajournement ou la clôture du débat sur une question en discussion, la parole n’est accordée qu’à deux orateurs opposés à l’ajournement ou à la clôture du débat, après quoi la motion est mise aux voix. 6. La délégation qui présente une motion d’ordre ou de procédure ne peut pas, dans son intervention, traiter du fond de la question en discussion. L’auteur d’une motion de procédure peut la retirer avant qu’elle soit mise aux voix, et toute motion de l’espèce, amendée ou non, qui serait retirée peut être reprise par une autre délégation. Article 17 Remise en discussion de décisions 1. Lorsqu’une décision a été prise par le Conseil ou par une Commission, la question ne peut être exa-minée à nouveau que si le Conseil approuve le principe de ce nouvel examen par un vote effectué de la même manière (à main levée, par appel nominal ou vote secret) que le scrutin précédemment appliqué à la proposition en cause.

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Article 18 Election et remplacement du Vice-Directeur général 1. Lorsque, dans le cas prévu à l’article correspondant1 du Règlement général, le Conseil doit procéder à l’élection du Vice-Directeur général du Bureau international, cette élection a lieu au scrutin secret. Est élu le candidat qui obtient la majorité des suffrages définie à l’article 15.3 et 5. Il est procédé à autant de scrutins qu’il est nécessaire pour obtenir cette majorité. 2. Le candidat qui, à un tour de scrutin, a obtenu le moins de voix est éliminé. 3. En cas d’égalité des voix, il est procédé à un premier, voire à un second scrutin supplémentaire, pour tenter de départager les candidats ex aequo, le vote portant uniquement sur ces candidats. Si le résultat est négatif, le sort décide. Le tirage au sort est opéré par le Président. 4. Si plusieurs candidats n’obtiennent aucune voix lors d’un tour de scrutin, tous ces candidats sont éli-minés sans que l’on procède à un scrutin supplémentaire pour tenter de les départager. 5. En cas de vacance du poste de Vice-Directeur général, le Conseil charge, sur proposition du Directeur général, un des Directeurs du grade D 2 d’assumer, jusqu’au prochain Congrès, les fonctions de Vice-Direc-teur général. Article 19 Rapports 1. Les organes du Conseil établissent, à l’intention du Conseil, des rapports décrivant succinctement leurs travaux. Article 20 Remboursement des frais de voyage aux représentants des membres et aux invités du Conseil et de ses organes 1. Conformément à l’article correspondant2 du Règlement général, le représentant de chacun des mem-bres du Conseil participant aux sessions de cet organe a droit, sauf pour les réunions ayant lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d’un billet d’avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet d’avion aller et retour en classe économique. 2. En application du § 1, les dispositions suivantes doivent être observées:

2.1 si un Pays-membre du Conseil se fait représenter par une même personne ou par des personnes différentes à la session du Conseil et à des réunions de ses organes siégeant au même endroit dans la période qui précède ou suit la session, il ne reçoit qu’une fois le remboursement du prix d’un billet de voyage;

2.2 si un Pays-membre du Conseil est convoqué et se fait représenter par une même personne ou par des personnes différentes, dans l’intervalle des sessions du Conseil, à des réunions des organes du Conseil siégeant au même endroit dans un laps de temps n’excédant pas trente jours pour l’ensemble des réunions, il ne reçoit qu’une fois le remboursement du prix d’un billet de voyage.

3. Les frais de voyage des représentants d’un organisme international ou de toute autre personne que le Conseil désire associer à ses travaux ne peuvent être mis à la charge de l’Union qu’avec l’accord préalable du Président du Conseil et du Secrétaire général et si cette participation est dans l’intérêt de l’Union ou des travaux du Conseil. Il en est de même des frais de voyage des représentants des pays non membres du Conseil que celui-ci désire expressément associer à ses travaux. 1 Article 111.4 du Règlement général de 2008 (art. 126.4 du Règlement général de Doha). 2 Article 102.10 du Règlement général de 2008 (art. 110 du Règlement général de Doha).

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Article 21 Mise en vigueur 1. Le présent Règlement entre immédiatement en vigueur. Ainsi adopté à Berne, le 25 avril 2013. Au nom du Conseil d’administration: Abdul Rahman Ali Al-Aqaily Bishar A. Hussein Président Secrétaire général

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Chapitre IV – Informations d’ordre historique concernant le Conseil d’administration Sous la dénomination de «Commission exécutive et de liaison», le Conseil a été créé par le Congrès de Paris en 1947. A son origine, il était composé de 19 Pays-membres. Par la suite, ce nombre a été porté à 20 par le Congrès de Bruxelles 1952, qui a introduit le principe de la répartition géographique équitable des sièges, à 27 par celui de Vienne 1964, à 31 par celui de Tokyo 1969, à 40 par celui de Lausanne 1974 et à 41 par celui de Séoul 1994. En outre, le Congrès de Vienne 1964 a donné à cet organe la désignation «Conseil exécutif» et le Congrès de Séoul 1994 l’a transformé en «Conseil d’administration». Conformément à une disposition insérée dans les Actes dès la création de la «Commission exécutive et de liaison» et reprise à l’article 102, § 3, du Règlement général, la moitié au moins des membres de cet organe a été renouvelée à l’occasion de chaque Congrès et aucun Pays-membre n’a été choisi successivement par trois Congrès. La composition de la Commission exécutive et de liaison, respectivement du Conseil exécutif et du Conseil d’administration issu des différents Congrès, est indiquée ci-après: Congrès de Paris 1947: 19 membres Amérique (Etats-Unis) France Suisse Argentine Grande-Bretagne Tchécoslovaquie Australie Inde Turquie Brésil Mexique URSS Chine Pays-Bas Yougoslavie Colombie Portugal Egypte Suède Présidence: France Vice-présidences: Grande-Bretagne, URSS, Brésil, Chine Congrès de Bruxelles 1952: 20 membres Afrique du Sud Egypte Pologne Amérique (Etats-Unis) France Suisse Australie Inde Syrienne (Rép. arabe) Belgique Indonésie URSS Brésil Italie Uruguay Chili Japon Vénézuéla Danemark Pakistan

Présidence: Belgique Vice-présidences: URSS, Amérique (Etats-Unis), Australie, Egypte Congrès d’Ottawa 1957: 20 membres Afrique du Sud Indonésie Nouvelle-Zélande Allemagne Italie Pakistan Argentine Japon Pologne Belgique Liban Turquie Canada Libye Vénézuéla Chili Mexique Yougoslavie Grande-Bretagne Norvège Présidence: Grande-Bretagne Vice-présidences: Canada, Afrique du Sud, Japon, Yougoslavie Congrès de Vienne 1964: 27 membres Allemagne Grande-Bretagne Pérou Amérique (Etats-Unis) Hongrie Sénégal Argentine Inde Soudan Autriche Kuwait Suède Bulgarie Malaisie Syrienne (Rép. arabe) Canada Malgache (Rép.) Thaïlande Egypte Mexique Tunisie Ethiopie Nigéria Turquie France Nouvelle-Zélande URSS Présidence: Autriche Vice-présidences: Mexique, URSS, Inde, Egypte

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Congrès de Tokyo 1969: 31 membres Amérique (Etats-Unis) Inde Pérou Australie Indonésie Roumanie Autriche Iran Sénégal Bulgarie Italie Thaïlande Cameroun Japon Trinité et Tobago Colombie Liban Tunisie Congo (Rép. pop.) Maroc URSS Egypte Niger Uruguay Ethiopie Nigéria Vénézuéla Finlande Pakistan France Pays-Bas

Présidence: Japon Vice-présidences: Amérique (Etats-Unis), URSS, Pays-Bas, Egypte Congrès de Lausanne 1974: 40 membres Allemagne, Rép. féd. d’ Indonésie Pakistan Argentine Islande Pays-Bas Australie Italie Roumanie Bangladesh Jamaïque Soudan Brésil Japon Sri Lanka (Ceylan) Cameroun Kenya Suisse Canada Liban Syrienne (Rép. arabe) Chine (Rép. pop.) Libéria Tchécoslovaquie Colombie Libye Ukraine Congo (Rép. pop.) Malaisie Uruguay Cuba Mali Vénézuéla Espagne Maroc Yougoslavie Grande-Bretagne Maurice Guinée Niger

Présidence: Suisse Vice-présidences: Canada, Tchécoslovaquie, Liban, Kenya Congrès de Rio de Janeiro 1979: 40 membres Algérie Egypte Malaisie Allemagne, Rép. féd. d’ Espagne Mali Amérique (Etats-Unis) France Mexique Arabie saoudite Gabon Mongolie (Rép. pop.) Argentine Grande-Bretagne Sénégal Bangladesh Guinée Soudan Barbade Honduras (Rép.) Sri Lanka Brésil Inde Syrienne (Rép. arabe) Canada Iraq Tchécoslovaquie Chili Irlande Thaïlande Chine (Rép. pop.) Jamahiriya libyenne URSS Côte d’Ivoire (Rép.) Jordanie Yougoslavie Cuba Kenya Danemark Libéria

Présidence: Brésil Vice-présidences: URSS, Espagne, Chine (Rép. pop.), Libéria

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Congrès de Hamburg 1984: 40 membres Algérie France Nouvelle-Zélande Allemagne, Rép. féd. d’ Gabon Pakistan Amérique (Etats-Unis) Honduras (Rép.) Pérou Arabie saoudite Hongrie (Rép. pop.) Pologne (Rép. pop.) Australie Inde Portugal Belgique Iraq Roumanie Bénin Irlande Sénégal Brésil Japon Suisse Cameroun Jordanie Thaïlande Chili Liban URSS Colombie Madagascar Uruguay Côte d’Ivoire (Rép.) Mexique Zambie Egypte Nigéria Ethiopie Norvège

Présidence: Allemagne, Rép. féd. d’ Vice-présidences: Mexique, URSS, Jordanie, Bénin Congrès de Washington 1989: 40 membres Allemagne, Rép. féd. d’ Cuba Nouvelle-Zélande Amérique (Etats-Unis) Emirats arabes unis Pakistan Argentine Ethiopie Pologne (Rép. pop.) Australie Grande-Bretagne Suède Bahamas Hongrie (Rép.) Suisse Belgique Indonésie Tanzanie (Rép. unie) Bénin Italie Togo Brésil Japon Tunisie Cameroun Kenya Vénézuéla Canada Kuwait Yougoslavie Chine (Rép. pop.) Liban Zambie Colombie Maroc Zimbabwe Corée (Rép.) Mongolie (Rép. pop.) Costa-Rica Nigéria

Présidence: Amérique (Etats-Unis) Vice-présidences: Hongrie (Rép.), Italie, Chine (Rép. pop.), Cameroun Congrès de Séoul 1994: 41 membres Afrique du Sud Allemagne Amérique (Etats-Unis) Arabie saoudite Argentine Bangladesh Barbade Bulgarie (Rép.) Burkina Faso Chili Chine (Rép. pop.) Congo (Rép.) Corée (Rép.) Côte d’Ivoire (Rép.)

Cuba Egypte Emirats arabes unis Finlande France Gabon Ghana Grande-Bretagne Inde Indonésie Iran (Rép. islamique) Italie Jordanie Kazakhstan

Kenya Kuwait Mexique Pays-Bas Russie (Fédération de) Slovaquie Tanzanie (Rép. unie) Thaïlande Tunisie Ukraine Uruguay Vénézuéla Zimbabwe

Présidence: Corée (Rép.) Vice-Présidences: Congo (Rép.), Cuba, Jordanie, Ukraine

28

Congrès de Beijing 1999: 41 membres Amérique (Etats-Unis) Arabie saoudite Australie Bangladesh Barbade Brésil Bulgarie (Rép.) Burkina Faso Chine (Rép. pop.) Congo (Rép.) Corée (Rép.) Costa-Rica Côte d’Ivoire (Rép.) Danemark

Dominicaine (Rép.) Egypte Equateur Espagne Ethiopie France Gabon Ghana Hongrie (Rép.) Inde Japon Madagascar Maroc Mexique

Ouganda Pakistan Pays-Bas Pologne (Rép.) Russie (Fédération de) Soudan Suisse Syrienne (Rép. arabe) Thaïlande Turquie Ukraine Uruguay Viet Nam

Présidence: Chine (Rép. pop.) Vice-présidences: Barbade, Bulgarie (Rép.), Maroc, Turquie Congrès de Bucarest 2004: 41 membres Algérie Allemagne Angola Arménie Australie Azerbaïdjan Belgique Bénin Brésil Cameroun Chili Chine (Rép. pop.) Colombie Corée (Rép.)

Costa-Rica Cuba Emirats arabes unis Equateur Espagne Grande-Bretagne Hongrie (Rép.) Indonésie Iran (Rép. islamique) Italie Japon Kazakhstan Malaisie Maroc

Nigéria Ouganda Pakistan Panama (Rép.) Pologne Portugal Roumanie Sénégal Soudan Trinité-et-Tobago Tunisie Viet Nam Zimbabwe

Présidence: Roumanie Vice-présidences: Algérie, Italie, Pakistan et Trinité-et-Tobago Congrès de 2008 (Genève): 41 membres Algérie Allemagne Amérique (Etats-Unis) Arabie saoudite Argentine Azerbaïdjan Bangladesh Belgique Bénin Botswana Cameroun Canada Chine (Rép. pop.) Colombie

Congo (Rép.) Cuba Egypte Emirats arabes unis France Grande-Bretagne Inde Indonésie Jamahiriya libyenne Kazakhstan Kenya Kuwait Lituanie Malaisie

Nigéria Panama (Rép.) Qatar Russie (Fédération de) Sénégal Suède Tanzanie (Rép. unie) Thaïlande Trinité-et-Tobago Tunisie Turquie Ukraine Uruguay

Présidence: Kenya Vice-présidences: Grande-Bretagne, Qatar, Trinité-et-Tobago, Ukraine

29

Congrès de Doha 2012: 41 membres Afrique du Sud Amérique (Etats-Unis) Arabie saoudite Argentine Australie Bangladesh Barbade Brésil Bulgarie (Rép.) Burkina Faso Canada Congo (Rép.) Corée (Rép.) Costa-Rica

Côte d’Ivoire (Rép.) Egypte Equateur France Gabon Grèce Inde Italie Japon Kuwait Malawi Maroc Mexique Norvège

Ouganda Pakistan Pologne Portugal Qatar Roumanie Russie (Fédération de) Soudan Tanzanie (Rép. unie) Thaïlande Turquie Ukraine Viet Nam

Présidence: Qatar Vice-présidences: Argentine, Bulgarie (Rép.), Côte d’Ivoire (Rép.), Turquie