GUIDE PRATIQUE - cslaval

SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES | Acquisition de talents 1 955, boul. Saint-Martin Ouest, Laval (Québec)H7S 1M5 Chemin sur le BV : Service des ressources humaines / Secrétaires d'écoles /

GUIDE PRATIQUE

À l’intention des secrétaires d’école

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GUIDE PRATIQUE À L’INTENTION DES SECRÉTAIRES D’ÉCOLE

Table des matières

JUILLET ................................................................................................................................... 6

Envoi des factures à payer ...................................................................................................... 6

Achat des fournitures pour la prochaine année ....................................................................... 6

Envoi postal pour les nouveaux élèves ................................................................................... 6

Création des groupes pour l’année scolaire (voir section GPI) .............................................. 6

Envoi des dossiers pour les élèves ayant quitté pour une autre école ..................................... 7

Factures ................................................................................................................................... 7

Imprimer le relevé de facturation PC COUNTER .................................................................. 7

AOÛT ......................................................................................................................................... 7

Accueil du personnel............................................................................................................... 7

Cartes d’absence et étiquettes ................................................................................................. 8

Dossiers d’élèves .................................................................................................................... 8

Dossiers du personnel ............................................................................................................. 8

Liste du personnel ................................................................................................................... 8

Horaires ................................................................................................................................... 9

Mise à jour de la clientèle ....................................................................................................... 9

Documents à remettre aux enseignants ................................................................................... 9

Listes à imprimer pour la direction et le secrétariat ................................................................ 9

Calendrier scolaire avec journées pédagogiques .................................................................... 9

SEPTEMBRE .......................................................................................................................... 10

Fiche de santé (parents) ........................................................................................................ 10

Assemblée générale des parents............................................................................................ 10

Lettre pour la première rencontre de parents ........................................................................ 10

Attestation de fréquentation au 30 septembre ....................................................................... 10

Demande de transport ........................................................................................................... 11

Rappel de paiements ............................................................................................................. 11

Normes et modalités ............................................................................................................. 11

OCTOBRE............................................................................................................................... 12

Octroi des places disponibles en matière de transport .......................................................... 12

Factures-élèves ...................................................................................................................... 12

Gestion des photos scolaires ................................................................................................. 12

Communications aux parents ................................................................................................ 16

Chaîne téléphonique.............................................................................................................. 18

NOVEMBRE ........................................................................................................................... 19

Bulletin 1ère étape ................................................................................................................ 19

Lettre aux parents (1ère rencontre individuelle) ................................................................... 19

DÉCEMBRE ........................................................................................................................... 19

Don de charité : selon la procédure de chaque école ............................................................ 19

JANVIER ................................................................................................................................. 20

Préparation en vue de la période d’admission du préscolaire ............................................... 20

Préparer les documents pour la période des inscriptions ...................................................... 20

Vérifier les enregistrements des paiements pour les relevés 24 ........................................... 20

CHAPITRE I : TÂCHES ANNUELLES .................................................................................... 6

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Bulletin 3e étape Bain Linguistique (BL) ............................................................................. 20

FÉVRIER................................................................................................................................. 21

Production des relevés 24 ..................................................................................................... 21

Inscription des élèves ............................................................................................................ 21

Réinscription de tous les élèves pour la prochaine année scolaire ....................................... 21

Perception des comptes à recevoir en souffrance (non perçus) ............................................ 22

MARS ....................................................................................................................................... 22

Bulletin 2e étape Bain linguistique (BL) .............................................................................. 22

Rencontre 2e étape (parents) ................................................................................................. 23

AVRIL ...................................................................................................................................... 23

Planification et choix de vacances annuelles ........................................................................ 23

Traiter les choix d’école........................................................................................................ 23

MAI .......................................................................................................................................... 23

Commande des agendas ........................................................................................................ 23

Préparer l’accueil du préscolaire pour les évaluations .......................................................... 24

Factures-élèves ...................................................................................................................... 24

Rencontre préscolaire............................................................................................................ 24

Calendrier scolaire ................................................................................................................ 24

JUIN ......................................................................................................................................... 24

Préparatifs de la fin et du début d’année ............................................................................... 24

Indicateur de passage ............................................................................................................ 25

Dernier bulletin ..................................................................................................................... 26

Archiver les bulletins (vers Clé-De-Voûte) .......................................................................... 26

Documents à remettre à tous les élèves avant la fin des classes ........................................... 27

Départ d’un élève vers une autre commission scolaire ......................................................... 27

Préparer la liste des intervenants ........................................................................................... 27

Préparer les effets scolaires dans GPI pour la nouvelle année .............................................. 27

Préparer l’envoi des dossiers académiques des élèves quittant l’école ................................ 28

Archiver les dossiers des élèves quittant l’école ................................................................... 28

Commander les impressions des autorisations de photos ..................................................... 28

Conciliation bancaire ............................................................................................................ 30

Courrier du mois aux parents ................................................................................................ 30

Dépôts ................................................................................................................................... 32

Chèques retournés par l’institution financière ...................................................................... 32

Remboursement des factures au personnel ........................................................................... 32

Remboursement des dépenses de repas et frais de déplacement (incluant les perfectionnements) ................................................................................................................ 32

Factures à payer aux fournisseurs (incluant celles du service de garde) .............................. 32

Déclaration des absences du personnel enseignant ............................................................... 33

Déclaration des absences du personnel non enseignant ........................................................ 34

Journal pour le personnel de l’école ..................................................................................... 34

Absences des élèves .............................................................................................................. 36

CHAPITRE II : PROCÉDURES MENSUELLES .................................................................. 30

CHAPITRE III : PROCÉDURES HEBDOMADAIRES ........................................................ 32

CHAPITRE IV : PROCÉDURES JOURNALIÈRES ............................................................. 36

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Absences du personnel .......................................................................................................... 36

Déclaration d’accidents de travail ......................................................................................... 38

Maladies contagieuses .......................................................................................................... 38

Déclaration d’accidents d’élèves .......................................................................................... 38

Arrêt de travail pour maladie ................................................................................................ 38

Demande de réparation et service ......................................................................................... 39

Service de support pour GPI ................................................................................................. 41

Accès au logiciel GPI............................................................................................................ 41

Ouvrir le dossier d’un élève .................................................................................................. 42

Modifier la table des groupes-repères ................................................................................... 42

Créer ou modifier la table des intervenants .......................................................................... 42

Indiquer un code de difficulté ............................................................................................... 43

Création d’un nouveau dossier .............................................................................................. 43

Création ou modification de l’adresse d’un élève ................................................................. 44

Entrer les absences ................................................................................................................ 45

Portail parents ....................................................................................................................... 48

La recherche de candidats ..................................................................................................... 50

Accéder au dossier d’un employé ......................................................................................... 54

Absence du personnel enseignant ......................................................................................... 55

La saisie des paiements ......................................................................................................... 61

Paiement personnel de soutien en service de garde .............................................................. 62

Paiement en remplacement d’un enseignant en congé de maladie ....................................... 62

Service des dîneurs / Paiements répétitifs ............................................................................. 63

ANNEXES ............................................................................................................................... 66

Bilan Santé Développement .................................................................................................. 66

Paiement sur pièce / personnel enseignant............................................................................ 70

Formulaire déclaration d’accident ou d’incident .................................................................. 71

CHAPITRE V : PROCÉDURES ÉVÉNEMENTS IMPRÉVUS ........................................... 38

CHAPITRE VI : GUIDE D’UTILISATION DE GPI ............................................................. 41

CHAPITRE VII : MOZAÏK, PORTAIL DES PARENTS ..................................................... 48

CHAPITRE VIII : DE RECHERCHE DE CANDIDATS ...................................................... 50

CHAPITRE IX : SECTION PAIE ............................................................................................ 54

CHAPITRE X.............................................................................................................................. 66

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Note : Le féminin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme masculine.

CHAPITRE I : TÂCHES ANNUELLES

JUILLET Envoi des factures à payer Selon l’échéancier produit par le Service des ressources financières, il faut faire parvenir à la secrétaire toutes les factures du personnel et autres que nous désirons inscrire dans le budget de l’année scolaire qui vient de se terminer (exercice financier de juillet à juin), les faire signer par la direction de l’établissement et les transmettre au Service des ressources financières.

Ne pas oublier d’y mettre l’estampe, le poste budgétaire ainsi que la signature de la direction avant toute transmission au Service des ressources financières. Achat des fournitures pour la prochaine année En respect avec la politique d’acquisition de biens et de services émise par le Service des ressources matérielles : Préparer les bons de commande (formulaire maison ou celui du Centre de services) pour les :

✓ Fournitures de bureau; ✓ Achats de papier; ✓ Fournitures d’entretien ménager; ✓ Fournitures de la facture-élève (à la demande des enseignants).

Il est obligatoire de faire signer ces bons de commande par la direction avant de les envoyer par télécopieur.

Ne pas oublier de mentionner aux fournisseurs que la livraison devra être

effectuée après la date du retour des vacances (à la rentrée scolaire).

Envoi postal pour les nouveaux élèves

✓ Lettre d’accueil; ✓ Calendrier scolaire; ✓ Liste des effets scolaires à se procurer; ✓ Menu de la cafétéria.

Création des groupes pour l’année scolaire (voir section GPI)

Le numéro du groupe-repère doit figurer au dossier GPI de chaque élève. Assurez-vous que tous les élèves actifs de votre école ont un groupe-repère valide. Pour vous aider, vous pouvez sortir des listes d’élèves par groupe-repère. Un élève se retrouvant seul sur une page a probablement un groupe-repère non valide.

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Envoi des dossiers pour les élèves ayant quitté pour une autre école Tout départ d’un élève vers une autre école du Centre de services scolaire de Laval exige que son dossier académique soit transmis vers son nouvel établissement d’enseignement de notre Centre de services. Pour ce faire, suivre les étapes suivantes :

✓ Remplir le formulaire « Transfert de dossiers »; ✓ Joindre le dossier d’aide particulière avec le dossier académique, s’il y a lieu.

Ne pas oublier de fournir aux professionnels (psychologue, orthophoniste,

orthopédagogue, etc.) la liste des élèves qui quittent afin qu’ils puissent acheminer les dossiers, s’il y a lieu.

Factures L’émission de chèques centralisée au Service des ressources financières est le moyen à utiliser pour le paiement des factures. Elle respecte l’obligation de transmettre mensuellement l’information financière au MEES ainsi que le mécanisme de compensation fiscale exigé par Revenu Québec. Cependant, le compte-école peut être utilisé uniquement pour les urgences de remboursement aux parents. Lorsque vous préparez un chèque-école, remplir le formulaire « Description des chèques du compte-école ». Brocher la copie rose de chèque sur la feuille blanche du formulaire en y brochant la facture originale. Toutes les factures originales doivent être signées de la direction. Placer par ordre de numéro de chèque les formulaires et les faire parvenir au Service des ressources financières à toutes les semaines.

Imprimer le relevé de facturation PC COUNTER Par Internet :

1. Aller sur http://cslaval.qc.ca/repro; 2. Cliquer sur le mois dernier; 3. Cliquer sur votre école et imprimer.

Vérifier si la facture correspond aux informations à votre disposition. Procéder, par la suite, selon votre budget.

AOÛT Accueil du personnel Selon le choix de la direction d’école, préparer le document d’accueil pour les enseignants et enseignantes ainsi que les autres professionnels.

http://cslaval.qc.ca/repro

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Liste des tâches à effectuer :

✓ Préparer la lettre d’invitation pour le déjeuner d’accueil; ✓ S’assurer d’avoir en main les adresses de tous les membres du personnel (s’il manque des

adresses, n’hésitez pas à communiquer avec le Service des ressources humaines); ✓ Envoyer les invitations par la poste à tout le personnel.

Cartes d’absence et étiquettes

✓ Imprimer, à partir d’ÉCO-GPI, les étiquettes-écoles par groupe-repère;

✓ Remettre les étiquettes et le nombre de cartes correspondantes à chaque enseignant (il doit apposer les étiquettes sur les cartes).

Dossiers d’élèves Si les dossiers d’élèves sont classés par groupe ou par niveau scolaire, procéder aux changements dans la filière. Tâches à effectuer :

✓ S’assurer d’avoir reçu tous les dossiers d’élèves transférés à l’école; ✓ Pour tout dossier manquant, aviser l’école de provenance; ✓ Archiver les dossiers des élèves qui ont quitté le CSSL.

Dossiers du personnel Préparer les demandes de personnel pour les remplacements (enseignant(e) à statut précaire, surveillant(e) d’élèves, TES, PEH) et acheminer la demande de personnel au Service des ressources humaines par courriel, à l’adresse [email protected]. Garder L’ORIGINAL dans le dossier de la personne.

Lors de la préparation des demandes de personnel, il est important d’indiquer le poste budgétaire, en respect du plan d’enregistrement comptable. Lorsque requis, il faut aussi inscrire le numéro de mesure du MEES (se référer au tableau des mesures produit annuellement par le Service des ressources financières). Pour toute information additionnelle, vous pouvez contacter le Service des ressources financières au poste 1878.

Tâches à effectuer :

✓ S’assurer que tout le personnel de l’école a un dossier physique; ✓ Faire remplir par chaque personne un formulaire « Fiche de renseignements personnels »

et le classer dans ledit dossier; ✓ Pour le personnel qui a quitté votre établissement, archiver le dossier personnel dans les

archives de l’école.

Liste du personnel Bâtir la liste du personnel à partir de la fiche de renseignements remplie par chaque personne. On doit retrouver les informations suivantes :

mailto:[email protected]

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✓ Le nom; ✓ L’emploi occupé; ✓ L’adresse; ✓ Les numéros de téléphone (résidence et cellulaire); ✓ Le numéro de matricule; ✓ La date de naissance (nécessaire pour le comité social).

Horaires Selon l’information reçue de la direction, les horaires suivants doivent être préparés :

✓ Des spécialistes (éducation physique, art dramatique, musique, anglais, etc.); ✓ Des professionnels (psychologue, orthophoniste, orthopédagogue); ✓ De la bibliothèque, de la surveillance (début de journée, récréation et fin de journée).

Mise à jour de la clientèle Les nouvelles inscriptions ainsi que les départs d’élèves doivent être traités de la façon suivante : ✓ Activer ou désactiver le dossier dans GPI.

Documents à remettre aux enseignants ✓ Lettre d’accueil pour le personnel; ✓ Liste à carreaux des élèves, par groupe-repère; ✓ Liste des codes-portail de chaque élève, par groupe-repère; ✓ Liste des dates de naissance de chaque élève, par groupe-repère; ✓ Liste des élèves avec toute l’information; ✓ Liste avec l’information du transport scolaire, par groupe-repère; ✓ La fiche santé doit être remplie sur place à l’accueil lors des paiements d’effets scolaires; ✓ La fiche santé de chaque élève, toujours par groupe-repère; ✓ La liste « maison » des élèves pour la navette du midi (si nécessaire); ✓ Le calendrier scolaire; ✓ La liste des effets scolaires; ✓ La lettre d’accueil qui a été remise aux élèves; ✓ Pour les parents absents, veuillez remettre la fiche santé à l’enseignant; ✓ Les agendas sont remis selon les modalités établies par l’école.

Listes à imprimer pour la direction et le secrétariat ✓ Bottin d’élèves avec adresses et numéros de téléphone, par ordre alphabétique; ✓ Liste à carreaux des élèves avec numéros de fiches, par groupe-repère; ✓ Liste avec les renseignements du transport scolaire, par ordre alphabétique; ✓ Liste des élèves qui ont un code de difficulté.

Calendrier scolaire avec journées pédagogiques Lorsque le service de l’enseignement envoie le calendrier scolaire du Centre de services, s’assurer de bien : ✓ Ajouter les journées pédagogiques flottantes propres à chaque école, la fin des étapes et la

remise des bulletins; ✓ Aviser le Service de l’organisation scolaire et du transport ainsi que le Service des ressources

financières (surveillance d’élèves) des journées pédagogiques flottantes.

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SEPTEMBRE Fiche de santé (parents) Il faut s’assurer d’avoir reçu de la part des parents la fiche santé de chacun des élèves. L’information suivante doit être vérifiée : ✓ Changement de numéro de téléphone ou d’adresse (effectuer les changements dans GPI) :

Dans le cas d’un changement d’adresse principale, vous devez faire remplir par les

parents un formulaire de changement d’adresse et obtenir deux preuves de résidence;

Dans le cas où l’adresse n’est pas l'adresse principale, aucune preuve n’est requise.

✓ Relever les problèmes de santé et prendre bonne note de chaque cas; ✓ Inscription du numéro de carte d’assurance maladie.

Les fiches santé doivent être classées dans des cartables, selon le groupe-

repère et par ordre alphabétique (noms des élèves). Ces cartables doivent être

accessibles à tout le personnel.

Assemblée générale des parents Transmettre l’invitation à tous les parents ainsi que l’ordre du jour correspondant.

Lettre pour la première rencontre de parents Préparer la lettre d’invitation pour la rencontre avec les enseignants et remettre une copie à chaque enseignant.

Attestation de fréquentation au 30 septembre Au plus tard à la dernière semaine du mois de septembre :

✓ S’assurer que tous les élèves sont bien inscrits dans GPI et que vos départs sont désactivés;

✓ S’assurer également que les codes de services de garde, dîneurs, code de difficulté, et/ou regroupement sont inscrits.

Quelques jours avant le 30 septembre, toute la documentation ainsi que la

démarche à suivre vous seront transmises par la direction du Service de

l’organisation scolaire afin que vous puissiez procéder à la préparation de la

déclaration d’attestation de fréquentation. Pour tout élève qui arrive après le 30 septembre et qui provient d’une autre école privée, vous devez faire parvenir au Service de l’organisation scolaire et du transport le formulaire « Ajustement non récurrent positif ».

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Demande de transport

✓ S’assurer que l’adresse fait partie de l’aire de desserte de l’école et que la correction d’adresse soit faite dans GPI;

✓ Envoyer le formulaire par télécopieur au Service de l’organisation et du transport scolaire; ✓ Aviser les parents du numéro d’autobus, du point d’embarquement ainsi que de l’heure.

Ne pas oublier d’aviser également l’enseignant.

Rappel de paiements Un premier avis écrit doit être acheminé aux parents qui n’ont pas acquitté les frais pour les effets scolaires.

✓ Imprimer les factures impayées avec la mention 1er AVIS. Un 2e avis peut être préparé en décembre si les frais n’ont toujours pas été acquittés.

Normes et modalités Référez-vous au document « Tasse à café » et consultez la page 87.

Résumé des procédures des normes et modalités Voici un résumé des procédures à effectuer par l’école concernant les normes et modalités gérées via GPI. Préalables : Les élèves doivent avoir leurs groupes-disciplines et les enseignants doivent avoir leur code et mot de passe pour GPI-Internet. Les procédures 1 à 4 inclusivement sont obligatoires (Tasse à café page 87)

Fais O/N.

1 Saisir les informations au niveau des groupes-disciplines (il existe 2 méthodes) Section 5.2

A) Par les enseignants via GPI-Internet OU

B) Par le personnel administratif dans GPI au niveau de la table des matières-groupe L’école peut choisir une des 2 méthodes ou faire un mélange des 2. Par exemple : les enseignants font la saisie dans GPI-Internet et le personnel administratif corrige les erreurs d’orthographe dans GPI (table matières-groupe).

Section 5.2.1

OU

Section 5.2.2

2 Saisir des informations générales de l’école Ceci ne peut être fait que par le personnel administratif directement dans GPI au niveau de la table « Écoles ».

Section 5.3

3 Sortir le rapport de vérification des saisies Impression d’un rapport à partir des rapports WEB de GPI permettant à l’école de vérifier si tout a été saisi correctement.

Section 5.4

4 Produire le rapport des normes et modalités des élèves de l’école Ne pas imprimer en recto-verso. Vérifier une dernière fois avant de les remettre aux parents.

Vous pourriez en garder une copie en imprimant ce document en format PDF (Acrobat).

Section 5.5

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OCTOBRE Octroi des places disponibles en matière de transport Ces places sont octroyées selon les critères établis par le conseil d’établissement de l’école.

Pour ce faire, on doit :

✓ Imprimer la liste d’ÉCO GPI;

✓ Numéroter l’ordre pour chaque élève selon les critères dans GPI :

Vous devez accéder au dossier de l’élève et cliquer sur l’onglet « Places disponibles » et dans « Donnée utilisateur 10 du transport ». Veuillez numéroter l’ordre pour chaque élève pour qui une demande a été effectuée;

La liste sera acheminée directement au Service de l’organisation scolaire et du transport par l’entremise de GPI.

Après le 1er octobre, le Service de l’organisation scolaire et du transport fera parvenir le nom des élèves acceptés et l’information pour le transport. Par la suite, faire parvenir une lettre aux parents des élèves concernés avec les renseignements suivants :

Le numéro de l’autobus attribué à leur enfant; L’heure approximative à laquelle l’autobus prendra l’enfant le matin; Le lieu d’arrêt pour l’autobus.

Acheminer les chèques reçus des parents au Service de l’organisation scolaire et du transport. Ce dernier acheminera les chèques au Service des ressources financières, qui s’occupera de la facturation et des encaissements. Factures-élèves Imprimer un état de compte des factures-élèves en souffrance (GPI).

Gestion des photos scolaires En début d’année scolaire, le photographe de l’école demande que cette dernière lui fournisse un fichier d’élèves contenant des informations lui permettant de fournir les photos des élèves. Comme les écoles du primaire engagent souvent des photographes différents d’une école à l’autre, le Service de l’informatique a évalué les demandes des différents photographes il y a plusieurs années et a fait dans ACCESS_GPI une production qui répond à la majorité de ces demandes. Nous ne pouvons pas créer autant de productions dans Access qu’il y a de demandes différentes de la part des photographes. Si votre photographe n’accepte pas le document qui est produit dans ACCESS_GPI, vous devrez alors produire ce fichier manuellement.

Générer un fichier d’élèves pour le photographe

N.B. Un seul format de fichier est supporté par le Service de l’informatique.

Si le photographe de votre école demande de lui fournir un fichier d’élèves, voici comment le produire :

A) Aller dans ACCESS_GPI; B) Choisir le type de rapports « Exportation »;

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C) Choisir le rapport à imprimer « Exportation de données d'élèves dans un fichier »;

D) Cliquer sur l’imprimante (dans le bas de l’écran).

Une fenêtre demandera de choisir dans quel répertoire vous désirez enregistrer le fichier. Il n’est pas possible d’enregistrer à la racine des lecteurs P : et C : et ni sur le lecteur G : Par défaut, il vous amènera à la racine du lecteur de partage P:\ ou sur le dernier répertoire que vous aviez choisi. Vous devez sélectionner l’endroit où vous désirez conserver le fichier. Lorsque c’est fait, vous cliquez sur le bouton «Choisir le répertoire».

Lorsqu’Access a terminé, il affiche une fenêtre indiquant le nom du fichier ainsi que le nombre d’élèves générés dans le fichier.

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Le fichier portera le nom suivant : Dossiers GPI. [Numéro de votre école].

Voici un exemple du fichier généré dans un format texte :

Faites OK pour fermer ce message. Si votre photographe désire un fichier texte, vous pouvez lui envoyer directement ce fichier en allant dans Outlook. Créez un nouveau courrier pour votre photographe en y joignant (pièce jointe) le fichier généré précédemment. Pour toute information sur Outlook, veuillez communiquer avec le service à la clientèle.

Copier les photos du CD vers le serveur

Lorsque le photographe recevra le fichier d’élèves envoyé par l’école, il pourra créer un fichier de photos par élève selon le numéro de fiche et portant l’extension .JPG ou .BMP.

L’école recevra un CD contenant les photos de l’élève. Voici comment copier ces photos sur le serveur afin que ces photos soient visibles de GPI.

À noter : Si vous avez des difficultés avec ces procédures ou si vous n’êtes pas certaine, veuillez communiquer avec le Service de l’informatique via courrier électronique.

1. Si vous ne savez pas où il faut copier les fichiers de photos, vous pouvez vérifier dans GPI l’endroit où il faudra les copier, car le chemin varie d’une école à l’autre.

2. Allez dans GPI.

3. Assurez-vous d’être dans la bonne année scolaire (Outils / Préférences / Session de

travail)

4. Allez dans Fichier / ouvrir / tables / Écoles sous l’onglet Options.

Pour l’ensemble des écoles, le répertoire se trouve sur votre lecteur G: \ gpi \ Photos (\\ app1 \ gpm \ gpi \ photos). Ensuite, chaque école a son propre répertoire de photos par année scolaire. Par exemple :

➢ Pour l’école Raymond en 2017-2018, il faudra copier les fichiers de photos dans le répertoire G: \ gpi \ Photos \ Raymond \ Photos17.

L’imprime-écran à droite représente le chemin de toutes les écoles du primaire pour l’année scolaire 2017-2018. Pour d’autres années scolaires, veuillez voir dans votre table Écoles.

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➢ Placez votre CD de photos dans votre lecteur de CD.

Via votre poste de travail, accédez à votre lecteur CD et cherchez le lieu des photos des élèves fournis par votre photographe. D’un photographe à l’autre, les répertoires sur le CD peuvent être différents. Rappelez-vous que les photos de vos élèves doivent être identifiées par le numéro de fiche suivi de l’extension .JPG ou .BMP. Si vous ne trouvez pas l’emplacement des photos sur votre CD, demandez au photographe de votre école dans quel répertoire sont placé les photos.

Lorsque vous avez trouvé l’emplacement des photos, cliquez sur le premier fichier de photo et faites la combinaison des touches ctrl+A (ceci va sélectionner toutes les photos du répertoire). Puis faites la combinaison de touches ctrl+C (ceci effectuera une copie des photos).

➢ Toujours sur votre poste de travail, accédez au répertoire du serveur selon le chemin de la table Écoles dans GPI. Placez-vous sur le répertoire du serveur de votre école et faites la combinaison de touches ctrl+V (ceci va coller les photos copiées précédemment). N’oubliez pas que le répertoire de photos est différent d’une école à l’autre et d’une année scolaire à l’autre.

ATTENTION! En début d’année, le répertoire ne devrait contenir aucune photo. Donc, la copie ne devrait pas vous demander d’écraser des fichiers déjà existants. Cela veut peut-être dire que vous n’avez pas sélectionné le bon répertoire. Dites non si vous n’êtes pas certaine, afin de ne pas écraser les photos des années antérieures.

➢ Lorsque les photos auront été copiées, vous devriez voir tous les fichiers de photos dans le répertoire du serveur de votre école pour l’année scolaire désirée.

Les procédures seront assez similaires si vous recevez de nouvelles photos en cours d’année scolaire.

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Communications aux parents Les écoles sont dans l’obligation de produire et remettre aux parents une communication écrite au plus tard le 15 octobre, mais elles n’ont pas l’obligation d’utiliser GPI pour l’impression de la première communication. Un outil comme Microsoft Word pourrait être utilisé. Pour la communication écrite qui doit être remise au plus tard le 15 octobre : dès la mi-septembre, il faudrait que le modèle d’étapes COM contienne l’étape 1. Cette communication ne se produit qu’une fois par année, donc ce modèle d’étapes ne devrait plus être utilisé après cette date (cette forme de communication n’est pas utilisée par toutes les écoles).

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Article 29 du Régime pédagogique : Afin de renseigner les parents de l'élève sur les apprentissages et le comportement, l'école leur transmet une communication écrite autre qu'un bulletin au plus tard le 15 octobre. Toutefois, s'il est majeur, c'est à l'élève que cette communication est transmise. Voici un exemple de communication écrite :

Voici les vérifications à effectuer : ✓ Pour qu’une première communication soit créée, l’élève doit avoir au moins une discipline

avec un message codé de type « apprentissage » ou « comportement » ou un message personnalisé;

✓ Une discipline n’ayant aucun type ne s’imprimera pas; ✓ Si vous aviez inscrit une remarque à certaines disciplines des élèves, assurez-vous que la ou

les remarques s’impriment au complet.

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Si les enseignants ou la direction ont inscrit d’autres commentaires généraux (associés à aucune discipline), une page s’ajoutera à la fin du bulletin. S’il y a lieu, assurez-vous de leur impression. Sur cette dernière page apparaîtront les messages personnalisés suivants :

✓ Messages généraux (associés à aucune discipline - ces messages vont également s’imprimer sur le premier bulletin, car ils sont associés à l’étape 1);

✓ S’il y a deux messages personnalisés à la discipline, un des deux s’imprimera sur cette page;

✓ Même si ce bulletin n’imprime que les disciplines se terminant par COM, les commentaires

mis aux autres disciplines s’imprimeront à la fin du bulletin. Ainsi, si l’enseignant a inscrit son commentaire à la discipline régulière de l’élève au lieu de celle se terminant par COM, il s’imprimera tout de même sur le bulletin, mais ne sera pas placé sous la discipline.

Chaîne téléphonique Préparer la chaîne téléphonique du personnel pour les cas de force majeure (tempêtes, problèmes de chauffage, etc.) et en remettre une copie à chaque membre du personnel. Le personnel qui demeure le plus loin de l’école doit apparaître au haut de la liste afin qu’il puisse être appelé en premier.

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NOVEMBRE Bulletin 1ère étape Procédure à suivre selon le guide de GPI. À cet effet, référez-vous au document « Tasse à café », section Bulletin. Pour l’impression de la première étape du bulletin unique, dès le début octobre, il faut inscrire l’étape actuelle 1 pour tous les modèles d’étapes concernés. Ce bulletin doit être remis aux parents au plus tard le 20 novembre. Lettre aux parents (1ère rencontre individuelle) À la suite des instructions données par la direction, imprimer la lettre pour inviter les parents à la rencontre de remise du 1er bulletin de leur(s) enfant(s). Déposer une copie de cette lettre dans le casier de chaque enseignant.

DÉCEMBRE Déclarer les attestations d’absences et créer les paiements sur pièce prévus jusqu’à la fin de décembre dans le logiciel de paie.

Il faut s’assurer d’effectuer la déclaration des absences et des paiements prévus au plus tard à

la date spécifiée par le Service des ressources humaines.

Don de charité : selon la procédure de chaque école Un don est fait sur une base volontaire et absolue. Aucun droit ou privilège ne peut être conféré au donateur. Si cette condition ne peut être remplie, il ne s’agit pas d’un don. Les dons doivent être inscrits au système GPI. L’instruction SERVICES DES RESSOURCES FINANCIÈRES.01 se rapporte à l’émission des dons de charité.

Les éléments suivants ne sont pas considérés comme des dons : Les frais de scolarité ou les autres paiements qui confèrent au donateur un droit, un privilège,

un bénéfice ou un avantage quelconque;

Un montant d’argent reçu sous forme de contribution anonyme;

Les dons de services lorsque le donateur demande qu’au lieu de le payer pour ses services, on lui fournisse un reçu pour une valeur équivalente;

Les montants versés pour des billets de concert, des dîneurs ou des manifestations similaires;

La publicité.

Des reçus pour fin d’impôt sont émis pour un don minimum de 25$.

Pour un don en argent, une preuve du dépôt à la caisse doit accompagner la demande d’émission de reçu pour fin d’impôt. Pour toute question, veuillez contacter le service à la clientèle du Service des ressources financières au poste 1878.

20


JANVIER Préparation en vue de la période d’admission du préscolaire Préparer les chemises contenant : ✓ La lettre pour souhaiter la bienvenue incluant la Politique du transport scolaire (ce document

est acheminé par la direction du Service de l’organisation scolaire et du transport); ✓ Le formulaire d’admission (ce document est envoyé par la direction du Service de

l’organisation scolaire et du transport); ✓ Le formulaire maison pour savoir si l’enfant est suivi par un professionnel (psychologue,

orthophoniste, etc.); ✓ Le questionnaire à remplir pour connaître le développement de l’enfant; ✓ La lettre du CLSC pour les vaccins (celle-ci est transmise par l’infirmière de l’école); ✓ Un petit livre intitulé « Déjà le préscolaire » (ce document est expédié par la direction du

Service de l’organisation scolaire et du transport).

Préparer les documents pour la période des inscriptions Faire imprimer la fiche d’inscription et le bilan de santé pour le préscolaire (disponible au Service éducatif) en quantité suffisante. Lorsque le parent se présente, lui remettre une chemise pour procéder à l’inscription. Vérifier si tous les formulaires sont bien remplis. Vérifier les enregistrements des paiements pour les relevés 24 Dans le logiciel pour les frais de surveillance des dîneurs, vérifier l’enregistrement des paiements en préparation des relevés 24. Ne pas oublier de modifier les paiements déjà enregistrés pour les chèques retournés.

Bulletin 3e étape Bain Linguistique (BL) Échéancier ministériel le 31 janvier : référez-vous au document « Tasse à café », section bulletin.

21


FÉVRIER Production des relevés 24 Les relevés 24 sont maintenant disponibles sur le bureau virtuel du CSSL. Les relevés 24 doivent être produits au plus tard le 28 février de chaque année.

Inscription des élèves Admission des nouveaux élèves - voir l’information et l’adoption des nouvelles règles pour l’année à venir. Les documents nécessaires pour l’admission d’un élève sont :

✓ Deux preuves de résidence - voir le formulaire « Engagement relatif au dépôt de deux preuves de résidence »;

✓ La carte d’assurance-maladie de l’enfant (faire une copie); ✓ Le certificat original grand format de l’enfant (faire 2 copies et les certifier conformes,

en mettant vos initiales et la date); ✓ Le bulletin le plus récent et celui de juin dernier pour les enfants qui ont déjà fréquenté

une école (une copie de chaque bulletin).

Tous ces documents devront être déposés au dossier de l’élève

Pour les élèves nés hors du Canada, inviter les parents à communiquer avec le Service de l’organisation scolaire et du transport, et ce, même dans le cas d’un enfant qui a été adopté et qui possède son acte de naissance de l’État civil. Nous devons effectuer l’entrée des nouveaux élèves dans GPI selon l’échéance transmise par la direction du Service de l’organisation scolaire et du transport (habituellement avant la fin du mois de mars).

Préalablement à l’admission d’un élève, il faut vérifier qu’il demeure bien dans notre aire de desserte. S’assurer que l’adresse de l’élève figure bien sur le

portail de la commission scolaire.

Réinscription de tous les élèves pour la prochaine année scolaire Faire parvenir le formulaire de réinscription de l’élève ainsi que la lettre explicative à tous les parents. Effectuer la compilation des formulaires de réinscription afin de s’assurer de les avoir tous reçus. Lorsque nous avons tous les formulaires, il faut vérifier l’information suivante :

• Modification de l’adresse ou d’un numéro de téléphone;

• Procéder aux modifications dans GPI;

Demande de réintégrer son école de quartier (RAD) :

• Télécopier le formulaire à l’école concernée.

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En cas de déménagement :

• Si l’adresse fait partie d’une autre aire de desserte, modifier l’adresse dans GPI, télécopier le formulaire à l’école concernée, désactiver le dossier en date du 1er septembre et indiquer les motifs de départ et la date de fin de fréquentation;

• Si l’adresse ne fait pas partie du CSSL, changer l’adresse dans le dossier et désactiver le dossier en date du 1er septembre en inscrivant le motif de départ + la date de fin de fréquentation.

Départ pour une école privée :

• Désactiver le dossier dans GPI en inscrivant le motif de départ et la date de fin de fréquentation.

Le formulaire doit être bien signé par un parent. Dans le cas contraire, retourner le formulaire

aux parents pour signature.

Lorsqu’on reçoit par télécopieur une feuille de réinscription, il faut activer le dossier dans GPI et changer le code de bâtisse, puisque cet élève doit être inclus dans notre clientèle.

Chaque formulaire de réinscription doit être classé dans le dossier de

l’élève. Perception des comptes à recevoir en souffrance (non perçus) La gestion de la perception des comptes en souffrance est sous la responsabilité de la direction de l’établissement. La direction de l’établissement détermine les comptes en souffrance à acheminer à l’agence de recouvrement. La secrétaire de l’établissement inscrit les comptes en souffrance selon le format prescrit par l’agence de recouvrement et transmet ceux-ci directement à l’agence de recouvrement. Le CSSL, à l’aide d’un appel d’offres, a octroyé le contrat de recouvrement à une agence. Les établissements doivent obligatoirement utiliser cette agence pour le recouvrement de leurs comptes. Pour plus d’information, veuillez contacter le service à la clientèle du Service des ressources financières, au poste 1878.

MARS

Bulletin 2e étape Bain linguistique (BL)

✓ Saisie des notes des titulaires dans l’étape 2 (échéancier ministériel : 25 avril); ✓ Vérification dans GPI et GPI Access selon les recommandations de l’OST et du Service

des technologies de l’information pour l’impression des bulletins.

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Pour l’impression de la deuxième étape du bulletin unique : dès le début décembre, il faut inscrire la valeur 2 comme étape actuelle à l’ensemble des modèles d’étapes, sauf les modèles COM et MSG. Ce bulletin doit être remis aux parents au maximum le 15 mars.

Rencontre 2e étape (parents) À la suite des instructions données par la direction, imprimer la lettre pour inviter les parents à la rencontre de remise du 2e bulletin de leur(s) enfant(s). Déposer une copie de cette lettre dans le casier de chaque enseignant.

AVRIL

Planification et choix de vacances annuelles L’employé (à l’exception des enseignants) doit remplir son choix de vacances directement sur le portail du Centre de services scolaire de Laval dans la section du Service des ressources humaines. La direction reçoit un courriel lorsque l’employé a complété son choix de vacances afin de procéder à l’approbation. Après l’approbation de la direction, la demande sera traitée par le Service des ressources humaines. Traiter les choix d’école L’article 4 de la Loi sur l’instruction publique permet le choix d’école. Cependant, ce choix s’exerce selon les modalités de répartition des clientèles définies par le Centre de services. Règles régissant le choix d’école : ✓ La direction qui reçoit une demande de choix d’école pour son établissement tient compte du

nombre de places disponibles, tout en n’excédant pas les moyennes du nombre d’élèves par groupe;

✓ Dans l’éventualité d’un surplus d’élèves dans un degré donné de l’école de son choix pour les années subséquentes, l’élève pourrait être contraint de retourner dans son école d’aire de desserte, suite à l’application des modalités de transfert prévues;

✓ Le droit au choix d’école est unique et s’exerce une fois par année;

✓ Le transport sera de la responsabilité du parent ou de l’élève, s’il est majeur.

MAI Commande des agendas

La direction et les enseignants choisissent le modèle d’agenda selon les modèles présentés par le fournisseur. Nous devons passer la commande afin de les recevoir lors du retour des vacances. Nous commandons un agenda pour chaque élève des 1er, 2e et 3e cycles du primaire.

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Préparer l’accueil du préscolaire pour les évaluations Dans le but de faciliter l’intégration des élèves, il se peut que la direction accueille les futurs élèves du préscolaire pour une première évaluation (à la fin du mois de mai ou au début du mois

de juin).

Procéder à l’envoi postal de la lettre d’invitation à la journée d’accueil pour tous les élèves

du préscolaire; Selon les consignes de la direction, préparer les documents nécessaires à la journée d’accueil.

Factures-élèves Imprimer les factures de l’année précédente et les transmettre aux enseignants pour modification.

Apporter les corrections des enseignants sur les factures ; Les faire parvenir aux librairies pour faire la correction des prix et demander de vous les

retourner le plus tôt possible ; Faire les corrections et les remettre à la direction pour que les factures soient approuvées

par le conseil d’établissement ; Préparer les fichiers pour l’envoi du courriel aux parents à la fin de l’année scolaire.

Rencontre préscolaire

✓ Préparer les lettres pour la première rencontre ; ✓ Imprimer les étiquettes pour l’envoi à la maison si aucune adresse courriel ; ✓ Envoyer les courriels ; ✓ Préparer les groupes pour la rencontre ; ✓ Demander aux enseignants du préscolaire leurs besoins pour la rencontre : étiquettes,

feuille d’observation, grille de compilation, cahier d’élève ; ✓ Vérifier avec l’enseignant(e) en francisation pour l’inscription du code SASAF dans GPI

afin de bien connaître les besoins des élèves en francisation.

Calendrier scolaire

Compléter le calendrier du Centre de services avec la direction (journées pédagogiques flottantes, étapes, rencontres des parents.) L’envoyer par courriel à tous les parents ou l’imprimer pour les parents sans adresse courriel.

JUIN

Préparatifs de la fin et du début d’année

✓ Préparer les documents pour la prochaine année scolaire pour l’envoi du courriel aux parents ;

✓ Préparation élève GPI : valider les codes de difficultés (avec la direction) ; ✓ Sortir les listes d’élèves et les remettre aux enseignants pour la formation des groupes ; ✓ Dans GPI, indiquer les groupes-repères à tous les élèves dès que connus.

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Indicateur de passage À la dernière section du bulletin, un indicateur de passage (cheminement scolaire) doit s’afficher pour tous les élèves à la 3e étape (sauf FPT, DEFIS et CAPS). Une table d’indicateurs existe dans GPI.

Dans GPI :

Fichier - Ouvrir - Élèves - Dossiers (Onglet Liste) Par la chemise jaune, amener à l’écran les élèves d’un groupe-repère (à faire pour chacun des groupes-repères). Pour aider à la saisie des renseignements dans GPI, l’école peut faire sortir des listes d’Access :

Dans GPI : Fichier Ouvrir Tables Indicateurs de Passage

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Exemple : Liste des élèves avec carreaux larges

L’école peut remplir à la main la liste en indiquant pour chaque élève la valeur appropriée et ensuite entrer dans GPI les indicateurs correspondants.

Exemple d’impression de l’indicateur de passage sur le bulletin :

Suite à la saisie, il est à noter que l’école peut sortir via GPI, menu Favoris / Rapports WEB / Liste matières-élèves pour la liste des élèves par indicateur de passage. Dernier bulletin

Préparation du 3e bulletin (dernière étape) : vérifier et conserver une copie au dossier de l’élève (échéancier ministériel : 10 juillet).

Archiver les bulletins (vers Clé-De-Voûte) Référez-vous au document « Tasse à café » voir la page 193, section 8. Lorsque les bulletins auront été versés dans les documents de l’élève, il sera possible de les archiver :

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Cliquer sur le bouton JEUX afin d’accéder aux 2 jeux faits par le Service de l’informatique. Le premier servira pour quelques élèves; le second servira pour archiver tous les élèves actifs de l’école. Il est à noter que ces jeux vont chercher automatiquement un filtre qui va exclure les élèves du préscolaire, car il ne faut pas archiver cette clientèle.

- Archiver vers Clé de voûte certains élèves : par défaut, ce jeu exclut

les élèves du préscolaire et il permettra de sélectionner autant les élèves actifs qu’inactifs. Il faudra que l’école spécifie les fiches à archiver dans le filtre.

- Archiver vers Clé de voûte toute l'école : par défaut, ce jeu sélectionnera tous les élèves actifs de l’école, sauf le préscolaire. Si ceci répond au besoin de l’école, l’école n’aura rien à modifier au niveau du filtre.

Lorsque l’archivage sera terminé, dans les documents de l’élève, une date d’archivage sera inscrite au bulletin ayant été sélectionné pour l’archivage (selon la date de mise à jour du document) et la description du lot mise au moment de l’archivage sera inscrite dans la note pour les archives.

Documents à remettre à tous les élèves avant la fin des classes

Les enseignants doivent remettre les documents suivants à tous les élèves, à l’exception des élèves qui quittent l’école :

✓ Le bulletin de fin d’année; ✓ La lettre pour l’accueil du début de la prochaine année scolaire; ✓ La liste des effets scolaires pour la prochaine année scolaire; ✓ Le calendrier scolaire; ✓ L’horaire de l’école.

Départ d’un élève vers un autre Centre de services Lorsqu’un élève quitte le Centre de services scolaire de Laval, il faut :

Désactiver son dossier en date du 1er septembre dans GPI en inscrivant le motif de départ; Imprimer l’avis de départ et le faire signer par la direction; Classer l’avis de départ avec la copie de son bulletin et sa fiche d’absences dans le dossier

avant son archivage.

Préparer la liste des intervenants Mettre à jour les nouveaux enseignants dans GPI et transférer les enseignants qui changent de groupe. Faire les demandes d’accès et d’adresses courriel des nouveaux enseignants.

Préparer les effets scolaires dans GPI pour la nouvelle année

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Préparer l’envoi des dossiers académiques des élèves quittant l’école Les acheminer à la nouvelle école si elle fait partie du Centre de services scolaire de Laval. Sinon, les archiver.

Archiver les dossiers des élèves quittant l’école Insérer dans une boite et conserver pour une durée de 3 ans à l’école. Commander les impressions des autorisations de photos Aller sur le bureau virtuel du Centre de services scolaire de Laval (BV) – section classeur - secrétaire générale – formulaire d’autorisation.

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CHAPITRE II : PROCÉDURES MENSUELLES Conciliation bancaire

La responsabilité des conciliations des comptes bancaires des établissements appartient au Service des ressources financières. La secrétaire d’école a la responsabilité d’acheminer à toutes les semaines les descriptions de dépôts et de chèques. La secrétaire d’école a aussi la responsabilité d’assurer les suivis auprès du Service des ressources financières, lorsque des pièces sont manquantes ou lorsque des informations additionnelles sont requises.

Courrier du mois aux parents Envoyer à chaque début du mois un communiqué avec un calendrier du mois (info parents).

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CHAPITRE III : PROCÉDURES HEBDOMADAIRES

Dépôts Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de :

Faire un dépôt au minimum une fois par semaine. Tous les chèques perçus doivent être estampillés au verso avec le libellé « Pour dépôt seulement au folio du compte dépôt dudit établissement ». Tous les chèques ainsi que l’argent comptant doivent être conservés en lieu sûr (coffre-fort ou tiroir barré), jusqu’à leur dépôt à l’institution financière.

Chèques retournés par l’institution financière Les chèques retournés sont traités par le Service des ressources financières et, par la suite, retournés à l’établissement. L’établissement assure le suivi auprès des parents afin de récupérer les sommes, soit à l’aide d’un nouveau chèque ou d’argent comptant. Remboursement des factures au personnel Le personnel de l’école doit effectuer une demande de remboursement pour toutes dépenses effectuées pour l’école ou sa classe (copie) afin qu’elles soient remboursées. Il faut procéder à la demande de remboursement en complétant le formulaire « Demande de réclamation de dépenses du personnel ». Ces demandes, accompagnées des factures, sont approuvées par la direction de l’école et, par la suite, transmises au Service des ressources financières pour traitement et remboursement à l’employé à l’aide du système de paie. Exceptionnellement, lorsqu’il s’agit d’un chèque-école, le chèque doit être signé par deux personnes préalablement autorisées, soit la secrétaire et la direction ou la direction adjointe et la direction.

Remboursement des dépenses de repas et frais de déplacement (incluant les perfectionnements) Les remboursements de dépenses de repas et de déplacements (kilométrage, transport en commun, etc.) sont soumis à la Politique de remboursement de dépenses au personnel. La réclamation de dépenses doit être effectuée à l’aide du système GFD, accessible à l’aide du bureau virtuel du Centre de services. La demande de remboursement doit être approuvée par le supérieur hiérarchique et, par la suite, acheminée au Service des ressources financières pour traitement et remboursement à l’employé, à l’aide du système de paie. Pour toute information additionnelle, veuillez contacter le service à la clientèle du service des Ressources financières au poste 1878. Factures à payer aux fournisseurs (incluant celles du service de garde) Lorsque l’école reçoit une facture, il faut :

Vérifier si ce qui est inscrit sur la facture correspond à ce qui a été commandé :

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1. Quantité commandée versus quantité reçue;

2. État de la marchandise reçue;

3. Montant facturé versus le montant confirmé lorsque la commande a été effectuée.

Indiquer le poste budgétaire en respect du plan d’enregistrement comptable (ne pas oublier le

numéro de la mesure du MEES, si cette dépense doit être imputée à cette mesure) et la faire signer par la direction de l’école.

Faire une copie à conserver dans vos dossiers (au choix de l’établissement, les originaux sont conservés au Service des ressources financières).

Transmettre la facture originale au Service des ressources financières pour paiement à l’aide

de l’émission de chèques centralisée. Déclaration des absences du personnel enseignant et des concierges Lorsque l’absence est prévue L’enseignant ou le concierge doit d’abord remplir la demande d’absence et la remettre à la

secrétaire, qui fera une demande informatisée en indiquant le motif d’absence et la durée. L’absence doit être approuvée par la direction.

Pour les remplacements de moins de 5 jours, il faut utiliser la plateforme Substitutus. Cette plateforme est réservée uniquement aux besoins en enseignement au primaire et pour les concierges.

o L’enseignant, le concierge ou la direction peut faire une demande pour un suppléant à même la plateforme. Les demandes sont envoyées aux suppléants en disponibilité, tous les jours à 6h, par l’équipe de répartition.

Pour les remplacements de plus de 5 jours, il faut faire parvenir une demande de personnel à l’adresse [email protected]. Le Service des ressources humaines veillera à combler le besoin.

Pour tous les remplacements au niveau des écoles secondaires, la secrétaire doit faire les démarches pour trouver un suppléant en effectuant une recherche dans la banque de candidatures dans la PAIE.

o Prendre en note les nom, prénom, matricule, date et durée du remplacement et le type d’emploi remplacé (voir la procédure « gestion de candidatures » du présent guide).

Lorsque l’absence est imprévue L’enseignant doit aviser la secrétaire de l’école. Pour le niveau primaire, l’enseignant doit faire une demande de remplacement via la

plateforme Substitutus (suppléance de moins de 5 jours, au primaire seulement). Pour toute urgence ou pour des informations, l’enseignant peut communiquer avec le service de répartition, tous les jours dès 6h. Le service de répartition procède à l’envoi des demandes de remplacement aux suppléants, selon un ordre de priorité.


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Pour le secondaire, l’enseignant doit aviser la secrétaire, qui doit faire les démarches pour trouver un suppléant en effectuant une recherche dans la banque de candidatures dans la PAIE.

o Prendre en note les nom, prénom, matricule, date et durée du remplacement et le type d’emploi remplacé (voir la procédure « gestion de candidatures » du présent guide).

NOTE : Il faut consigner l’absence dans un registre en attendant de la traiter dans le logiciel de paie (voir page de la procédure GPI).

Déclaration des absences du personnel non enseignant Lorsque l’absence est prévue : La personne doit informer la secrétaire tout en lui indiquant le motif d’absence et la durée. Trouver un suppléant en effectuant une recherche dans la banque de candidats pour le

remplacer. Prendre en note les nom, prénom, matricule, date et durée du remplacement et le type d’emploi remplacé.

Lorsque l’absence est imprévue : La personne doit laisser un message sur le répondeur en indiquant le motif de son absence et

la durée. Trouver un suppléant, après avoir consulté la direction, avec la banque de candidats pour le

remplacer. Prendre en note les nom, prénom, matricule, date et durée du remplacement et le type d’emploi remplacé.

Journal pour le personnel de l’école Chaque semaine, il est suggéré d’envoyer un petit journal par courriel à tout le personnel pour les

informer de différents sujets comme les activités spéciales, les fêtes du personnel, la présence des

directions, etc.

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CHAPITRE IV : PROCÉDURES JOURNALIÈRES Absences des élèves

Lorsque le parent d’un élève téléphone pour vous aviser de son absence, notez-le dans un cahier ou un tableau selon la procédure de chaque secrétaire.

Chaque jour, le matin et l’après-midi, les enseignants font parvenir au secrétariat la fiche d’absences identifiées au nom de l’élève pour chaque élève absent. On doit téléphoner aux parents ou tuteurs de chaque élève absent afin de motiver l’absence de leur enfant. S’il n’y a pas de réponse à la maison, il faut laisser un message sur la boîte vocale et/ou téléphoner à leur travail.

Absences du personnel Pour les absences du personnel, veuillez-vous référer à la direction de l’école concernant la recherche de suppléants lors de cette absence. Ne pas oublier de demander le numéro de matricule, la date, la durée d’emploi, le nom et le prénom de la personne qui remplace.

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CHAPITRE V : PROCÉDURES POUR ÉVÉNEMENTS IMPRÉVUS Déclaration d’accidents de travail L’employé doit : Déclarer immédiatement à son supérieur immédiat l’accident de travail ou l’incident de travail

qu’il a subi avant même de quitter l’établissement; Remplir et signer le Registre d’accident de travail; Consulter, le jour même de l’événement, un médecin de son choix, si nécessaire.

Le supérieur immédiat doit : Transporter ou faire transporter par ambulance, s’il y a lieu, l’employé à l’hôpital ou à la

clinique médicale; Remplir et signer le Rapport d’enquête, et ce, conjointement avec l’employé, si possible; Faire parvenir au Service des ressources humaines, le jour même de l’événement, le Registre

d’accident par télécopieur au 450-662-5880.

Maladies contagieuses En ce qui concerne les absences d’élèves pour des raisons de maladies contagieuses (rubéole, gale, impétigo, conjonctivite, etc.) : Se référer à la note émise par le CSSS; Faire parvenir la lettre spécifique à la maladie aux parents, lorsque nécessaire; Aviser le service de garde et informer l’infirmière du CSSS lorsqu’elle vient à l’école ou lui

laisser un message sur sa boîte vocale (préférablement dans la même semaine).

Déclaration d’accidents d’élèves Lorsqu’un élève se blesse : La personne responsable (surveillant, enseignant, etc.) doit remplir le formulaire

« Rapport d’incident »; Faire parvenir l’original au secrétariat général; La copie du formulaire doit être conservée dans le dossier prévu à cet effet.

Arrêt de travail pour maladie L’employé doit : Aviser sans délai son employeur; Faire part de toute information pertinente (rendez-vous médical, tests, etc.) ou demande

d’information relative à l’invalidité à la responsable du dossier au Service des ressources humaines.

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Le supérieur immédiat doit :

Aviser par téléphone ou courriel la responsable au Service des ressources humaines qu’un employé sera absent pour la période;

Produire une attestation d’absence dans la paie en indiquant le motif et la durée pour le délai de carence seulement;

S’assurer que le retour au travail est autorisé par la responsable au Service des ressources humaines préalablement au retour au travail de l’employé.

Demande de réparation et service Toute demande de réparation et de service (informatique ou matériel) doit être inscrite dans le logiciel « GRDS ».

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TDRH

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CHAPITRE VI : GUIDE D’UTILISATION DE GPI Service de support pour GPI Une équipe de TOS a été mise en place pour offrir du support au personnel de soutien, aux directions et tout autre personne ayant des besoins concernant l’univers de GPI. Ce service est un support technique au niveau de l’utilisation générale de GPI. Voici quelques exemples de support possibles :

• Évaluation primaire (bulletin); • Préparatifs de début et fin d’année; • Gestion des absences; • Génération des matières aux élèves; • Gestion des photos; • Effets scolaires; • Formation.

➢ Une ligne directe est à votre disposition pour nous rejoindre, soit le poste 1697. ➢ De plus, il est possible de nous rejoindre en un clic, et ce, directement à partir de GPI via

le menu Favoris.

Accès au logiciel GPI Pour accéder à ce logiciel, il faut faire DÉMARRER, APPLICATIONS, GPI et entrer votre code d’authentification. Voici la fenêtre qui apparaîtra :

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Ouvrir le dossier d’un élève Pour ouvrir un fichier d’élève, il faut faire FICHER, OUVRIR, DOSSIER ÉLÈVES et cliquer sur la chemise jaune dans la barre d’outils. Voici la fenêtre qui apparaîtra :

Modifier la table des groupes-repères

Pour apporter des modifications dans la table des groupes-repères, il faut faire FICHIER, OUVRIR, TABLES, GROUPES-REPÈRES. Voici un aperçu des étapes à suivre :

Créer ou modifier la table des intervenants Pour apporter des modifications dans la table des intervenants, il faut faire FICHIER, OUVRIR, TABLES, INTERVENANTS.

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Voici un aperçu des étapes à suivre :

Indiquer un code de difficulté

Création d’un nouveau dossier À partir de la barre de menu, faites FICHIER, OUVRIR, ÉLÈVES, DOSSIER.

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Création ou modification de l’adresse d’un élève Pour modifier ou créer l’adresse d’un élève, il faut être dans la fenêtre « Adresse et transport » et sous l’onglet « Adresse principale ».

Menu déroulant (faire un fractionnement pour choisir la sous-activité).

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Entrer les absences Faire FICHIER, OUVRIR ABSENCES, SAISIR LES ABSENCES PAR GROUPE REPÈRE.

Voici la fenêtre qui apparaîtra :

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CHAPITRE VII : MOZAÏK, PORTAIL DES PARENTS Portail parents L’école doit décider ce qu’elle désire afficher sur le Mozaïk-Portail des parents. Vous trouverez le détail dans la section 16 du présent document. Référez-vous au document « Tasse à café » voir la page 63, section 3.4. Voici un résumé des informations à mettre en place :

À faire Section

Identifier les personnes à inscrire dans Nous joindre.

Vérifier : Adresse, téléphone, télécopieur, courriel et nom de la direction dans la table

Écoles. L’affi hage des i te lo uteu s ajouter ou enlever les personnes dans la table

des Intervenants). Ne pas oublier de saisir la fonction de l’i te lo uteu , d’i s i e une adresse

de courriel et de cocher Portail-adresse électronique publique si vous

d si ez ue les pa e ts puisse t a de à l’ad esse de ou iel de l’i te ve a t.

Dans le fractionnement Informations pour interlocuteur, il faut enlever les

informations pour les intervenants à ne plus afficher et ajouter les

informations aux nouveaux intervenants.

Si l’ ole d si e ue l’adresse de courriel des enseignants soit cliquable

par les parents sur le portail, il faut cocher Portail-adresse électronique

publique pour chacun des enseignants dans la table des Intervenants.

16.1.2

Identifier les tuiles à afficher pour la nouvelle année scolaire.

Identifier à pa ti de uelle date ha u e des tuiles dev a s’affi he . À pa ti de la table Écoles en fractionnant sur Informations disponibles aux parents. À noter :

Ve s le jui de ha ue a e s olai e jus u’à la jou e de la e t e des e seig a ts, les oles e se o t pas apa les d’i s i e ou de odifie cette activité.

D s ue vous ettez des ati es à u l ve, elles s’affi he o t aux pa ents dans la

tuile Résultats ette tuile ’affi he pas le o de l’e seig a t . Par contre, en décochant Matières de l’élève, les ati es ai si ue l’e seig a t

e s’affi he o t pas da s la tuile Dossier.

16.2

Justification des absences ou non par les parents (via la table Écoles)

Désirez-vous que les parents puissent justifier les absences via le portail? Il y a un

o het à ett e ou à e leve selo le hoix de l’ ole.

16.5.1

Identifier les dates de disponibilité des résultats

Via la table des Modèles d’étapes, pou ha u des od les d’ tapes asso i s à des matières contenant des résultats, veuillez cocher ou non et/ou mettre une date de

disponibilité des résultats.

16.7.2

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TDRH

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CHAPITRE VIII : DE RECHERCHE DE CANDIDATS La recherche de candidats Étape 1 : Après avoir accédé à l’application Paie décentralisée, cliquer sur Dossier, Candidat, Recherche par critères pour accéder à l’écran de recherche par critères.

Étape 2 : En positionnant votre curseur dans les cases appropriées, vous devez compléter les critères pour votre recherche en utilisant le dictionnaire. Vous devez compléter les critères dans l’ordre suivant :

- Catégorie : par défaut, Enseignants jeunes (EJ) est sélectionné. Cependant, vous pouvez changer la catégorie pour Soutien administratif (SA), Soutien manuel (SM) ou Soutien technique (ST).

- Emploi / Champ : pour les enseignants, ce critère fait référence au champ d’enseignement (ex. : 03 Titulaire primaire, 01 Adapt. scolaire). Pour les autres corps d’emploi, ce critère fait référence au type d’emploi (ex. : 5318 Conciergerie, 4113 Secrétariat). - Secteur / discipline : à utiliser seulement pour la recherche d’enseignants.

- Lieu de travail : par défaut, votre école est indiquée. Vous ne pouvez pas le changer. - Type d’emploi : par défaut, suppléance. Ne pas le changer. - Liste de priorité : ne rien indiquer.

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Dans la section Périodes de travail, vous devez indiquer une date de début et de fin ainsi qu’un pourcentage.

- Début ET Fin : les deux dates doivent être identiques et doivent correspondre à la journée réelle de votre besoin.

- Pourcentage : par défaut, 30,0000 est indiqué. Ne pas le changer.

Pour terminer, veuillez appuyer sur le bouton Rechercher au bas, à droite de l’écran.

Étape 3 : Le résultat de votre recherche se présente sous forme de tableau. Par défaut, le résultat est trié de façon aléatoire. Si vous souhaitez trier le tableau en ordre alphabétique, cliquez sur Identification dans le haut du tableau avec le bouton droit de votre souris et sélectionnez Tri croissant. Nous souhaitons porter votre attention sur le tableau et ses sections :

• Identification : les coordonnées du candidat.

• Téléphones : les numéros où vous pouvez rejoindre le candidat ainsi que le type entre parenthèses (D pour domicile, C pour cellulaire, P pour téléavertisseur).

• Emploi : dans un premier temps, consultez la liste des emplois qualifiés. La mention qualifiée signifie que le candidat a un brevet ou un permis d’enseigner pour un enseignant ou détient la qualification légale requise par le Plan de classification pour les autres emplois (professionnel, soutien). Vous pouvez passer aux emplois acceptés lorsque la liste des qualifiés est épuisée.

La mention acceptée signifie que le candidat n’a pas de brevet ou de permis d’enseigner, mais qu’il est autorisé par le Service des ressources humaines pour de la suppléance.

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• % : il s’agit du pourcentage de tâche lorsqu’un candidat détient un contrat au Centre de services scolaire de Laval. Si vous souhaitez trier le tableau en ordre de % d’affectation, cliquez sur % dans le haut du tableau avec le bouton droit de votre souris et sélectionnez Tri décroissant pour débuter les appels avec les personnes ne détenant aucune affectation.

Étape 4 (facultative) : En terminant, si vous souhaitez imprimer le résultat de votre recherche et y annoter vos démarches, vous devez cliquer sur l’icône en haut à gauche. Le format d’impression par défaut est CSL_Recherche_par_critères. Assurez-vous d’utiliser le format paysage en cliquant sur le bouton Imprimante. Il est important de privilégier les personnes ayant un emploi qualifié ou accepté avant de faire appel à toutes autres personnes. Avant de confirmer une personne, assurez-vous que celle-ci n’a pas de restriction à travailler en vous rendant sous l’onglet Dossier principal / Emploi.

Vous devez vous assurer que l’état de l’emploi ne porte pas la mention C29 ou C05, car ces personnes ne sont pas autorisées à travailler.

De plus, afin de maintenir l’information à jour, nous vous demandons de bien vouloir faire suivre vos résultats de recherche en lien avec les disponibilités des candidats à : Enseignants : Julie Hernandez, agente de bureau classe 1 au mouvement du personnel : poste 1138 [email protected]

Personnel de soutien : Alexandra Sylvestre, agente de bureau classe 1 au mouvement du personnel : poste 1135 [email protected] N.B. : Les personnes responsables pourraient être amenées à changer, mais les postes téléphoniques demeureront toujours les mêmes.



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CHAPITRE IX : SECTION PAIE

Accéder au dossier d’un employé Pour accéder au dossier d’un employé, on peut faire la recherche de différentes façons, soit :

✓ Par son nom légal; ✓ Par son numéro de matricule; ✓ Par son nom et prénom à la naissance.

Pour choisir un mode de recherche, on doit le faire avec la flèche du menu déroulant du critère de recherche, comme l’image ci-dessous l’illustre.

Si vous désirez avoir accès à un nouveau dossier d’une personne qui n’a jamais travaillé dans votre école, vous devez utiliser son matricule pour une 1re fois et, par la suite, son dossier étant maintenant dans votre banque « Paie », vous pourrez utiliser son nom.

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Une fois le nom inscrit dans la zone « Nom légal », appuyer sur la touche « Entrée » du clavier afin que le dossier s’affiche. Si vous avez plus de deux personnes du même nom, assurez-vous d’être dans le bon dossier en faisant un double-clic avec la souris sur le bon nom et vérifiez dans le coin inférieur gauche de l’écran que les données s’affichent dans la zone «Dossier traité» correspondant au dossier de l’employé recherché.

Absence du personnel enseignant

Pour traiter l’absence d’un enseignant, il faut faire DOSSIER – TRANSACTIONS – GÉNÉRATEURS D’ABSENCES. Voici la fenêtre illustrant la sélection à effectuer :

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Pour saisir les absences :

Sélectionner à partir de la barre d’outils : Dossier \ Transactions \ Générateurs d’absences.

Cet imprime-écran représente le résultat de ce qui s’affichera à votre écran après les opérations effectuées au point précédent.

Pour réaliser l’opération de la saisie des absences, effectuer les étapes suivantes :

Inscrire dans la zone :

Du : la date de l’absence. Au : la date de l’absence.

Le système de paie inscrira l’emploi ainsi que le lieu de travail de façon automatique.

Inscrire le motif d’absence. Pour répondre à cette demande, cliquer sur l’icône du dictionnaire.

** Pour les forces majeures, il est préférable de toujours utiliser le « motif 07 ». **

Sélectionner le bouton représentant un rectangle bleu pour insérer une absence.

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Si moins d’une journée, se référer à la table de conversion pour le personnel de soutien (voir tableau p.57) et pour le personnel enseignant (voir texte ci-dessous).

Faites attention à la durée de l’absence.

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Invalidité longue durée :

À la 6e journée d’absence, la personne responsable de la gestion des absences au sein des écoles, centres et services doit absolument communiquer avec la personne responsable du dossier invalidité au Service des ressources humaines.

À partir de la 6e journée, vous n’avez plus à traiter les absences dans le système de paie. Le Service des ressources humaines prend la relève du traitement des absences. Vous ne pouvez traiter que les cinq premiers jours d’une absence de longue durée. Vous devez également transmettre le billet médical attestant de l’arrêt de travail au Service des ressources humaines.

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Absences enseignants :

Absences Tâche 100 %

Tâche : moins de 100 % sur moins de jours que le total du cycle*

Tâche : moins de 100 % sur tous les jours du cycle*

Une journée, peu importe le nombre de périodes.

1,000

1,000 0,650

Une demi-journée peu importe le nombre de périodes.

0,500**

0,500** 0,325***

Une demi-journée pour les spécialistes au primaire qui travaillent dans deux écoles au cours de la même demi-journée.

0,250

0,250 0,163

Une période entre 45 et 60 minutes. 0,200 Voir tableau Voir tableau

Une période 75 minutes. 0,250 Voir tableau Voir tableau

Autres absences. Déclarez les absences de moins d’une demi-

journée selon le tableau en tenant compte des périodes de surveillance.

Absences de plus d’une demi-journée sans être la journée entière.

0,500 + valeur

du tableau

0,500 +

valeur du tableau

0,325 +

valeur du tableau

* Le tableau est fait pour une tâche à 65 %. ** Si la demi-journée contient toute la tâche, inscrire 1,000. *** Si la demi-journée contient toute la tâche, inscrire 0,650. Tableau de conversion des minutes en millièmes La règle est la suivante : a) Nombre de minutes d’absence divisé par 60 et le résultat sera multiplié par 0,200. b) Une exception est prévue, soit de 45 minutes à 60 minutes d’absence inclusivement;

le résultat doit toujours donner 0,200.

Du e e i utes de l’a se e Déclaration en millièmes

5 minutes 0,017

10 minutes 0,033

15 minutes 0,050

20 minutes 0,066

25 minutes 0,083

30 minutes 0,100

35 minutes 0,116

40 minutes 0,133

45 à 60 minutes 0,200

65 minutes 0,217

70 minutes 0,233

60


75 minutes 0,250

80 minutes 0,267

85 minutes 0,283

90 minutes 0,300

95 minutes 0,317

100 minutes 0,333

105 minutes 0,350

110 minutes 0,367

115 minutes 0,383

120 minutes 0,400

125 minutes 0,417

130 minutes 0,433

135 minutes 0,450

140 minutes 0,467

145 minutes 0,483

150 minutes 0,500

Exemple : L’enseignant gagne 1/200 de son traitement annuel, et ce, sans égard au volume de tâche impliquée. 1. Tâche à 100 % :

1.1 Absence d’une journée : le système inscrit automatiquement 1,000.

Ne pas modifier, même si la tâche à l’horaire n’est que d’une période.

1.2 Absence d’une demi-journée : inscrire 0,500 peu importe si la tâche est plus lourde le matin

ou l’après-midi. La période du dîner sépare la journée en deux, avant-midi et après-midi. Si toute

la tâche à l’horaire est concentrée dans une demi-journée, il s’agit alors d’une absence pour une

journée et on ne modifie pas l’entrée faite par le système.

Inscrivez 0,250 pour les spécialistes au primaire qui travaillent dans deux écoles au cours de la

même demi-journée.

1.3 Absence d’une période : • Entre 45 et 60 minutes : inscrivez 0,200, ce qui correspond à 1/1000 du traitement

annuel.

• 75 minutes : inscrivez 0,250. 1.4 Autres absences : Déclarer les absences de moins d’une demi-journée selon le tableau de conversion en tenant compte des périodes de surveillance. 1.5 Absence de plus d’une demi-journée, sans être la journée entière : Déclarez le total des fractions, soit 0,500 pour la demi-journée, plus l’absence de la période concernée dans l’autre demi-journée (voir tableau de conversion).

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Exemple : Absence tout l’avant-midi, plus une période de 60 minutes en après-midi, alors que la tâche à l’horaire était de 2 périodes de 60 minutes en avant-midi et 2 périodes de 60 minutes en après-midi. 0,500 pour l’avant-midi + 0,200 pour la période de 60 minutes 0,700 à inscrire La saisie des paiements Le système PAIE et GRH permet de verser :

➢ Une rémunération de base aux employés à statut temporaire (paiements de suppléance, de remplacement, etc.);

➢ Une rémunération additionnelle à toutes les catégories de personnel (heures supplémentaires, primes, etc.).

Pour enregistrer ces transactions dans le système, vous disposez de la fenêtre «Liste des paiements sur pièce décentralisés». Vous devrez y accéder en effectuant les étapes suivantes : Dossier \ Transactions \ Paiements sur pièce décentralisés.

➢ Cliquer sur le bouton représenté par le rectangle bleu pour insérer une transaction.

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Paiement personnel de soutien en service de garde ayant fait plus d’heures que son nombre d’heures prévues

Paiement en remplacement d’un enseignant en congé de maladie

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Pour le paiement d’un enseignant en remplacement, vous remarquerez que la seule différence est le champ « Min. tâche éd. », où vous devez inscrire le nombre de minutes correspondant à la tâche éducative : Soit présence élèves (tel que défini par la convention collective accomplie par l’enseignant).

Si le suppléant a fait, par exemple, de la surveillance de corridor, vous devez l’ajouter au nombre de minutes qu’il a enseigné.

Service des dîneurs / Paiements répétitifs

Cliquez sur le bouton Répéter….

Ne pas oublier de détruire le paiement si la personne ne se présente pas au travail.

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CHAPITRE X

ANNEXES Bilan Santé Développement

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Paiement sur pièce / personnel enseignant

Comment trouver un formulaire ?? Aller sur BV / Classeurs / Classeur-Services / Service des ressources humaines / Paiement sur pièce

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Formulaire déclaration d’accident ou d’incident

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Comment trouver un formulaire ?? Aller sur BV / Classeurs / Classeur-Services / Service des ressources humaines / Santé et Sécurité / Trousse SST / Formulaire déclaration d’accident ou d’incident.