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Guide pratique de Comptabilité Générale Version 1.4 du 8 juin 2017

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Table des matières Guide pratique de Comptabilité Générale .............................................................................................. 6

1. Principe de base du plan comptable ............................................................................................... 6

1.1. Structure du plan comptable : comptes et divisions ............................................................... 6

1.1.1. Les comptes obligatoires ................................................................................................. 6

1.1.2. Les comptes libres ........................................................................................................... 6

2. Le programme Comptes financiers ................................................................................................. 7

2.1. ....................................................................................................................... 8

2.2. .............................................................................................................. 8

2.3. ................................................................................................. 9

2.3.1. Etablissement financiers ................................................................................................. 9

2.3.2. Méthodes de paiement ................................................................................................... 9

2.4. ................................................................................................................... 10

2.5. .................................................... 11

2.6. Les classifications................................................................................................................... 12

2.7. Mettre à jour les classifications ............................................................................................. 12

2.8. ............................................................................................ 13

2.9. Impression du plan comptable .............................................................................................. 13

2.9.1. ...................................................................................................... 14

3. Les divisions ................................................................................................................................... 16

3.1. Le programme gestion des structures / divisions ................................................................. 16

3.2. ..................................................................................................................... 17

3.3. ............................................................................................................ 17

3.4. ............................................................................................................. 17

3.5. Les autorisations entre comptes et divisions ........................................................................ 18

4. Budgets .......................................................................................................................................... 20

4.1. ......................................................................................................................... 20

4.2. ..................................................................................................................... 21

4.3. Saisie du budget .................................................................................................................... 21

4.3.1. .................................................................................................... 22

4.3.2. ...................................................................................................... 22

4.4. Répartition périodique .......................................................................................................... 23

4.5. Contrôler la répartition périodique ....................................................................................... 24

4.6. Le détail par période ............................................................................................................. 25

4.7. Contrôle du budget ............................................................................................................... 26

5. Travaux comptables ...................................................................................................................... 27

5.1. Introduction ........................................................................................................................... 27

5.2. Le programme Travaux comptables ...................................................................................... 27



5.3. Les types de travaux .............................................................................................................. 28

5.4. Affichage regroupement des journaux ............................................................................... 28

5.5. ......................................................................................... 29

5.6. Créer un nouveau journal ...................................................................................................... 29

5.7. .............................................................................................. 31

5.8. ...................................................................................................... 32

5.8.1. La 1ère partie - information du document ...................................................................... 32

5.8.2. La 2ème partie -imputation financière primaire.............................................................. 32

5.8.3. La 3ème partie contrepartie ............................................................................................ 33

5.9. Valider une écriture ............................................................................................................... 34

6. ........................................................................................................ 34

7. Rechercher modifier supprimer une écriture .......................................................................... 35

8. Travaux comptables ...................................................................................... 37

8.1. Documents bloqués ............................................................................................................... 37

9. Travaux comptables ........................................... 39

10. Astuce : Dans les travaux comptables, un journal est bloqué ...................................................... 40

Symptôme ..................................................................................................................................... 40

10.1.1. Causes possibles ............................................................................................................ 40

10.1.2. Mesures pour corriger le problème .............................................................................. 40

10.1.3. Cas spécial ..................................................................................................................... 41

11. Fonction spécifique : les Modèles de transactions ....................................................................... 42

11.1. Onglet base ........................................................................................................................ 42

11.2. Onglet exploitation ............................................................................................................ 43

11.3. Onglet imputation ............................................................................................................. 44

11.4. ........................................................................... 45

12. Fonction spécifique : Modèles de libellés ..................................................................................... 46

13. Interrogations et listes .................................................................................................................. 47

13.1. ................................................................................. 47

13.1.1. ............................................................................................................... 47

13.1.2. ............................................................................................... 49

13.1.3. .................................................................................................... 50

13.1.4. : Accéder au journal de saisie / à la pièce ................................. 51

14. Le programme documents comptables ........................................................................................ 53

15. Les listes de la finance ................................................................................................................... 54

15.1. Paramètres pour le Grand-livre ......................................................................................... 55

15.2. .................................................. 56

15.2.1. Les onglets Référence, Comparaison 1 et Comparaison 2 ............................................ 57

16. Les tableaux croisés ....................................................................................................................... 59



17. Vérification des comptabilités auxiliaires : Le programme contrôle de cohérence ...................... 61

18. Annexe : Marche à suivre rapide pour l'ouverture d'un exercice ................................................. 63

18.1. 1èr étape ouvrir l'exercice ................................................................................................. 63

18.2. 2ème étape ouvrir le journal "ouverture et bouclement" ................................................... 64

18.3. 3ème étape activer les périodes .......................................................................................... 65

19. Annexe : Rappel des procédures à effectuer avant le bouclement comptable ............................ 67

19.1. Remarque concernant le bouclement comptable............................................................. 67

19.2. Recalculer les cumuls ........................................................................................................ 67

19.3. Mettre à jour les classifications ......................................................................................... 69

19.4. ................................................................................................. 70

19.5. .................................................................... 71

19.6. Effectuer le contrôle de cohérence ................................................................................... 72

19.7. Vérification croisée des résultats ...................................................................................... 74

19.8. Comprendre pourquoi des comptes ne figurent pas dans le bilan ou le décompte .................................................................................................................................... 75

19.9. livre 77

20. Annexe : Bouclement technique de ProConcept .......................................................................... 78

21. Annexe : Gestion des classifications et variantes de listes............................................................ 81

21.1. Les classifications ............................................................................................................... 81

21.2. ...................................................................................... 82

22. Manipulation des classifications ................................................................................................... 84

22.1. Choisir une classification ................................................................................................... 84

22.2. Opérations dans la classification ....................................................................................... 84

23. ............................................................................................................... 87

24. ................................................................................................................... 89

24.1. Le code............................................................................................................................... 89

24.2. Description ........................................................................................................................ 89

24.3. Commande SQL automatique ........................................................................................... 89

24.4. Définir sa propre commande SQL ..................................................................................... 90

24.5. .................................................................................................... 91

25. Utilisation des classifications ......................................................................................................... 92

25.1. -livre. .......................................................... 92

25.2. . 93

25.3. ...................................... 94

25.4. Autres utilisation des classifications : tableaux croisés ..................................................... 94

26. Variantes de liste ........................................................................................................................... 95

26.1. Les opérations pour créer une variante de liste................................................................ 95



26.2. Utilisation de la variante de liste dans le bilan structuré .................................................. 96

27. Accès par utilisateur ...................................................................................................................... 98

27.1. ............................................................................... 98

27.2. ................................................................................................. 99



Guide pratique de Comptabilité Générale

1. Principe de base du plan comptable

Le plan comptable IVS est appliqué selon 1998, réglementant les relations financières et comptables des Institutions Vaudoises

IVS ».

1.1. Structure du plan comptable : comptes et divisions Plan Comptable

1.1.1. Les comptes obligatoires

Le plan comptable qui est livré avec le logiciel de comptabilité est le plan comptable IVS officiel. Il est donc fixe et comporte des comptes obligatoires sur cinq positions. Aucun compte ne doit être supprimé de ce plan comptable.

1.1.2. Les comptes libres

Tous les comptes qui so 6 ou 7 positions. Les 5 premières positions du compte doivent correspondre à un compte officiel du plan comptable IVS.



2. Le programme Comptes financiers Disponible depuis : Finance \ Gestion \ Comptabilité \ Comptes financiers.

Ce programme permet de gérer les comptes.

Par défaut, la commande de base est la liste de compte valable par numéro.



2.1. Il contient le numéro de compte et la description, ainsi que si la nature (bilan ou Pertes et profits).

De plus, il indique si le compte est de type collectif et si de la TVA est possible sur ce compte.

2.2. complément

Il permet de spécifier le type de compte (liquidité) mais aussi de rendre le compte inactif au moyen des restrictions. Un compte ayant « imputation non autorisé » ne sera plus proposé dans la saisie des

, mais pas les supprimer.



2.3. L

notamment.

Deux sous-onglets :

2.3.1. Etablissement financiers

Les données du compte (IBAN, Banque, CCP, ..) doivent-être indiquées.

2.3.2. Méthodes de paiement

Les différentes méthodes disponibles sur le compte sont indiquées



Il est aussi possible de fixer une date de validité par méthode de paiement au moyen de la zone « ».

Une méthode de paiement non disponible ne sera plus proposée dans les transactions concernées (DTA, BVR).

2.4.

Indique la(es) division(s) autorisée(s) sur le compte.

+ (bas de la fenêtre).

Voir la gestion des divisions sous : Les divisions



2.5. par copie opération

permettra de récupérer toutes les données de base .

Dupliquer »

Dans la fenêtre « copie de compte » il faut indiquer le compte de cible (Les 5 premières positions doivent être identique au no de compte source) ainsi que la description du nouveau compte. Il faut aussi cocher la case « Copie des interactions » pour copier les autorisations des divisions.

upprimer un compte sur lequel vous avez passé des écritures.



2.6. Les classifications Une classification et une structure de liste qui est utilisée notamment pour les impressions. Il existe une classification pour Le bilan IVS Le La formule IVS La récapitulation condensée Le résultat enveloppe de charge Les manipulations des classifications sont détaillées sous Annexe : Gestion des classifications et variantes de listes le CIAD intervient sur mandat pour réaliser des classifications spécifiques.

2.7. Mettre à jour les classifications

Lors de la modification du plan comptable suite à des ajouts de comptes, il faut mettre à jour les

classifications comptables (présentation des listes). Pour ce faire, il faut aller dans le programme

gestion des comptes financiers depuis \Finance\Gestion\Comptabilité

Classification » à gauche.

Pour mettre à jour la classification, faire un clic droit sur la classification, puis choisir « Rafraichir »



recommandons de « rafraichir » toutes les classifications.

2.8. (à droite)

lacement dans la classificationoù figure le compte.

2.9. Impression du plan comptable

le depuis « Etats »



2.9.1.

par exemple les comptes « bloqués »



3. Les divisions Une division représente la possibilité de détailler les comptes de charges et produits. Avec cette

« décompte » pour chacune de vos structures, mais aussi un consolidé de toutes les structures.

divisions est généralement liée au financement du canton.

et cela est modifiable en tout temps.

L qui utilisent exclusivement la division 000. Les institutions ayant une seule structure doivent obligatoirement utiliser une division (par exemple 010) pour les comptes charges / produits.

3.1. Le programme gestion des structures / divisions Disponible depuis : Finance \ Gestion \ Comptabilité \ Ce programme permet de gérer les divisions.



3.2.

ainsi que la description.

3.3.

défaut.

3.4. Dans cet onglet figure les comptes qui sont autorisés dans cette division.



3.5. Les autorisations entre comptes et divisions

L entre comptes divisions est désigné dans ProConcept par le terme « ». Les autorisations sont définies de manière explicite. Ainsi si une division est autorisée sur un compte, seule cette division sera autorisée. Si autorisé. autorisations sur les comptes. Exemple : Deux structures 010 Foyer A 020 Foyer B

1)



Avec ces autorisations, il :

- Comptabiliser sur un compte de bilan avec une division différente que la 000

- Comptabiliser sur un compte perte et profit ave une division autre que 010 ou 020

Ces autorisations sont aussi venant des salaires ou des



4. Budgets Disponible depuis : Finance \ Travaux comptables \

Ce programme permet de gérer le budget

4.1.

On utilise la fonction ++ « Dupliquer » pour créer un nouveau budget en utilisant les valeurs de



4.2.

Saisie budget ».

Statut version : Doit être non arrêtée pour pouvoir saisir tout le détail. Version par défaut : Doit être coché Numéro de version budget

4.3. Saisie du budget



4.3.1.

, les divisions et les montants par ligne. Les fonctions + et sont disponibles.

Le budget doit être saisi par division.

Pdivision.

4.3.2.

a peut-division par exemple.

Le filtre se désactive au moyen du bouton « Supprimer filtres »



4.4. Répartition périodique La répartition périodique est obligatoire hé sur les

avec la combinaison de touches (ALT + R)

Pour les comptes salaires, vous avez la 13ème salaire sur le mois de décembre. Pour se faire il faut utiliser la répartition de type « salaire » :



Pour les autres comptes la répartition de type « par mois »

A la fin de ces opérations le type de répartition est affiché.

4.5. Contrôler la répartition périodique -après ou avec la combinaison

de touches (ALT-C).

Si tout est en ordre la fenêtre ci-après est affichée



age du(des) compte(s)

4.6. Le détail par période Le détail de la répartition des montants pour un compte est disponible depuis le « détail période » ou avec la combinaison de touches (ALT-P).



Il est aussi possible de modifier / effectuer une autre répartition depuis le détail par période.

4.7. Contrôle du budget Pour contrôler le budget,



5. Travaux comptables

5.1. Introduction La comptabilisation des écritures se fait au travers de journaux. Chaque type de journal peut contenir

. Un journal peut contenir plusieurs écritures. Pour des raisons de sécurité et de performance, nous vous déco Il est important de savoir que lorsque vous comptabilisez des écritures elles sont de type provisoire.

ux qui de type définitif.

5.2. Le programme Travaux comptables

Disponible depuis : Finance \ Travaux comptables \

permet de passer les écritures, imprimer les



5.3. Les types de travaux

Les journaux peuvent être classés dans un travail de type « A faire », « En cours » et « Terminé ». Par défaut, un nouveau journal est créé dans « En cours ». Le type « intégré en définitif il apparait sous « définitif ».

5.4. Affichage regroupement des journaux

Dans la partie de droite, les journaux sont regroupés par type. Un signe + indique et permet de visualiser le détail des journaux.

-dessous, le regroupement CG-Interne contient différents journaux



indiqué.

5.5.

Au moyen de la zone de liste déroulante, sous « Sélection »

proposé.

5.6. Créer un nouveau journal

Pour commencer la saisie des écritures, il faut commencer par créer un journal avec un plus dans « Transactions ».



La fenêtre « Nouveau travail » affiche la sélection des modèles disponibles.

Dans les nouvelles implémentations nous préfixons les types de travail comme ci-après CG- FO- (Fournisseurs) DE- (Débiteurs) RH- Après sélection du modèle, la description est personnalisable.



5.7. Pour créer une nouvelle écriture, il faut utiliser « Ajouter ». Le raccourci clavier et la combinaison de touches .

Le type de transactions disponible est affiché dans « Sélection »

Si vous avez des modèles de transactions ils sont disponibles sous «actions »

Voir Fonction spécifique : les Modèles de transactions



5.8.

5.8.1. La 1ère partie - information du document

No Document : le système propose automatiquement un numéro, mais vous pouvez aussi mettre votre propre numérotation. (Nous recommandons la numération automatique non modifiable des

). Date du document Montant : celui-ci se notera directement quand on mettra un chiffre au débit ou crédit dans la 2ème partie.

5.8.2. La 2ème partie -imputation financière primaire

Compte : numéro du compte financier Division : numéro de division/structure. Libellé contrepartie). Vous pouvez saisir librement en texte ou utiliser les fonctions de catalogue des libellés. Voir Fonction spécifique : Modèles de libellés



Débit /Crédit : indiquer le montant total de la pièce au débit ou au crédit. Compte./Valeur : Ldate. Attention : si vous changez cette date, celle-ci représentera la valeur comptable. En dessoudu compte est aussi indiqué.

Le chiffre en rouge correspond au montant budgétisé.

5.8.3. La 3ème partie contrepartie

Compte : numéro du compte de contrepartie. Division : numéro de division/structure. Libellé : l Débit/Crédit : montant à mettre soit au débit ou au crédit de la contrepartie. Par défaut le système

Compt./Valeur : .



On peut remarquer sur la 3ème partie, le nom du compte ainsi que le solde et le budget.

5.9. Valider une écriture

Pour valider une écriture, il faut évidemment que le débit et le crédit soit équilibré, sinon un message

Remarque Le total débit crédit est affiché

La confirmation est soit par « Valider » ou par la combinaison de touches . Pour valider et créer une nouvelle écriture vous pouvez utiliser «Ajouter » ou la combinaison de touches .

6.

plusieurs lignes de contreparties. Le système proposera pour chaque ligne le solde par rapport au montant de départ. On peut comptabiliser autant de con



-

Dans ce cas aussi, Le système proposera le solde par rapport au montant de départ.

7. Rechercher modifier supprimer une écriture

Dans la partie de gauche du programme, il est possible de rechercher une écriture au moyen de différents critères

Pour modifier une écriture il faut obligatoirement utiliser la fonction « Modifier » ou la touche



La contrepartie (moins du bas)



8. Travaux comptables

nt par une étape intermédiaire

compte) sont vérifiées. Si tout est en ordre, cette opération est transparente vis-à-

comptabilisé !

8.1. Documents bloqués

Dans le programme « travaux comptables finance est affiché dans le ruban sous « Interface ». Un bouton « Documents bloqués » est affiché en cas de problème. Dans ce cas vous devez obligatoirement intervenir !

Document