Guide Pratique Elaboration Fiche Poste

8/2/2019 Guide Pratique Elaboration Fiche Poste

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Llaborationde la fiche

de poste

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Guide pratiquepour llaborationde la fiche de poste

Christine SCHMELTZ-OSCABY

40 Alle Ikinoak - 64210 Guetharytl.: 06 07 51 95 97E-mail :[email protected]

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SOMMAIRE

La fiche de poste : dfinition, enjeux, finalits, agentsconcerns, conditions de succs, procdure.

Comment remplir sa fiche de poste ?

Annexes :- Exemple de fiche de poste : gestionnaire des concours- Questions pour dire son travail- Verbes dactivit

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La fiche de poste

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DfinitionLa fiche de poste est un descriptif de la fonction exerce par un agent dans unestructure donne, en prenant en compte son environnement de travail notamment le

service et lencadrement ventuel.Une fiche de poste nest ni une fiche demploi ni un profil de poste.Le poste est dcrit tel quil est tenu en fonction de la mission confie.La rdaction doit donner une photographie du poste actuel et non une visionprospective ou idale.

Ses atouts

1. La fiche de poste est un outil de communication.

Outil de gestion collective, la fiche de poste est un outil de communication : elleest loccasion pour chaque agent dun dialogue avec son suprieur hirarchique directet rciproquement.Le renseignement de la fiche fait lobjet dune rflexion conjointe de l'agent et deson suprieur hirarchique direct. En effet, ils dtiennent ensemble les informationspermettant dapprhender rellement toutes les dimensions du poste.Lun des enjeux est de donner des repres partags sur la fonction attendue parltablissement.

2. La fiche de poste est un outil de clarification.

Elle permet non seulement la clarification des responsabilits de chacun sur desmissions explicites mais aussi la clarification du mode dorganisation ncessairepour une meilleure dclinaison des missions du service.

3. La fiche de poste est un outil facilitant le bilan de lactivit et la dfinitiondobjectifs.

Parler ensemble du travail, partir du cadre quest la fiche de poste, permet de faireun bilan de lactivit, de voir apparatre des difficults et de dfinir des objectifs.

Ses finalits

Pour lagentElle permet de : communiquer avec son suprieur hirarchique sur son poste et faire connatre

lensembles des activits quil effectue et ses contraintes, avoir avec lui une discussion sur les volutions souhaitables de son poste, amliorer la connaissance du service et lappartenance un service,

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prendre en compte le besoin de chaque personnel dtre partie prenante etresponsabilis dans son activit professionnelle.

Pour le serviceElle favorise la formalisation des situations de travail de chaque agent, une meilleure connaissance des contributions de chacun, lamlioration de lorganisation du travail, la reconnaissance de limportance du rle de lencadrement, lmergence des projets de service.

Recommandations et conditions desuccs

La fiche de poste doit existerpour chaque agent.

Elle est conue par le suprieur hirarchique et son collaborateuret en liaisonavec ses collgues. Elle est rdige dans le cadre global des missions du bureau, duservice et la rpartition des activits de chacun. De fait, ce nest pas une piceconfidentielle.

Elle est rdige de manire rigoureuse. La description du poste doit pouvoirinformerde faon complte un lecteur qui ne connatrait pas le rle de lagent au sein

de linstitution.Elle doit tre prcise tout en tant concise. Il ne sagit pas de tout dire mais deslectionneret hirarchiserles activits essentielles.

Elle est volutive : date et priodiquement ractualise, notamment au cours delentretien dvaluation.

Elle est valide par le chef de service.

La procdureLe suprieur hirarchique explique collectivement les enjeux et la mthodologie de lafiche de poste.Dans un premier temps, l'agent et son suprieur hirarchique direct prparentindividuellement la rdaction de la fiche de poste.Puis, ils mettent en commun leur projet de fiche de poste lors d'un entretien.Leur rflexion commune dbouchera sur un document quavalisera le suprieurhirarchique direct par sa signature et que l'agent cosignera.

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Comment rdigersa fiche de poste ?

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Comment rdiger sa fiche de poste ?

RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU POSTE

Intitul du poste:Indique le nom couramment utilis pour dsigner le poste

Exemple :Secrtaire dadministration

RENSEIGNEMENTS RELATIFS L'AGENT

Nom patronymique, nom marital, prnom, statut, corps, catgorie (A, B ou C), grade, entit,affectation :Cette partie a pour but didentifier la personne affecte sur le poste, signataire de la fiche et sonstatut au jour de la validation de la fiche.Elle est remplie par ladministration.

RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU SERVICE

MISSION PRINCIPALE DU SERVICE ( remplir par le chef de service) :Dfinit en une seule phrase le rle, la raison dtre ou la finalit du service au sein de ltablissement.Rpond aux questions : Pourquoi linstitution a-t-elle ressenti le besoin de crer un tel service ? Poursatisfaire quels besoins essentiels ? Autrement dit A quoi et qui le service est-il utile en priorit ? .

Exemple :

Assurer la prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction.

COMPOSITION DU SERVICEPrcise le nombre dagents du service.Ex :2 personnes (1,8 temps pleins)

POSITIONNEMENT DE LAGENT DANS LORGANIGRAMME DU SERVICEPrcise qui est (le) ou (les) responsable(s) hirarchique(s) direct(s) (N+1) ainsi que le chef deservice (N+2).Prcise, dans le cas dun poste dencadrement, qui sont les collaborateurs (N1, N2, N3..).

Exemple :

Mme Xest place sous la responsabilit de Mr Y.et de Mme .Z.(Principal et Principaladjoint)

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RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX MISSIONS DU POSTE

LA FICHE DE POSTE : L'ARCHITECTURE DU POSTE

MISSION GLOBALE

Dfinit le poste tenu par la personne, sa contribution la finalit du service.La mission principale se rsume en une seule phrase compose :(1) dun verbe dimpact (assurer, garantir, contribuer, participer), prcisant le niveau plus ou moins

direct de responsabilit du poste dans la production du rsultat ;(2) dun domaine principal de rsultat sur lequel le poste exerce une responsabilit totale

(assure, garantit) ou partielle (contribue, participe) .

Exemple:Contribuer la prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction

MISSION GLOBALE

MISSION 2MISSION 1

Activits ActivitsActivitsActivits

MISSIONS ET ACTIVITES

MISSIONS :La mission principale se dcline en plusieurs missions (de 2 5).La syntaxe et le vocabulaire sont les mmes que pour la mission principale (verbe dimpact, granddomaine de rsultat).Un poste dencadrement comporte au moins une mission tourne vers lquipe et ledveloppement professionnel des agents.La mission se dcline en plusieurs activits.

ACTIVITS :Indiquent ce que la personne fait rellement dans son travail.Elles sont exprimesen verbe daction(concevoir, dvelopper, conduire, conseiller, rparer, construire,informer, animer, former).Quand cela est possible, il est souhaitable :

de les quantifier, de manire donner une reprsentation de limportance de chaque activit dindiquerleur priodicit dexcution.

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Exemples :

Mission : Assurer la gestion administrative et pdagogique des lves.

Activits : Vrifier les documents dinscription, les trier et les classer. Enregistrer informatiquement les inscriptions. Classer, mettre jour et archiver les dossiers des lves. Distribuer, recenser et saisir les dossiers de bourses. Enregistrer informatiquement les inscriptions aux examens. Distribuer les relevs de notes du Brevet et les diplmes. Enregistrer informatiquement les vux dorientation des lves. Rclamer ou transmettre les dossiers des lves changeant dtablissement. Elaborer des documents daide la gestion des lves.

Mission : Contribuer au secrtariat et laccueil.

Activits : Mettre en forme les courriers du chef dtablissement et de ladjoint. Transmettre aux intresss les courriers administratifs, ou personnels, les

circulaires ou convocations et autres documents. Assurer laccueil physique et tlphonique de ltablissement. Afficher les absences des professeurs. Assurer les tches prioritaires de sa collgue en cas dabsence de cette dernire.

* (Eventuellement, donner une indication des priodes et du nombre de dossiers traits).

CONTRAINTES ET DIFFICULTS DU POSTE

Dfinit les contraintes du poste, ses astreintes, ses risques, ce qui est ennuyeux ou pnible raliser(ex : contraintes de temps, de surcharge de travail pour une priode donne, caractristiquesparticulires lies aux conditions de travail).

Exemples :

Variation importante de la charge de travail au cours de lanne avec uneaccumulation en dbut et fin danne.

Nombreuses interruptions dans le travail (lves, parents, professeurs, autrespersonnels), do la difficult de rester concentre.

Augmentation considrable de laccueil tlphonique en fin danne scolaire.

RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX COMPETENCES REQUISES

Indique lensemble des SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE et SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAUX(savoir tre) ncessaires lexcution optimale des activits lies au poste.Permettent de dceler ensemble les besoins en formation et de dfinir des objectifs de progrsdans loccupation du poste.

Dans la plupart des cas, afin de ne pas alourdir la liste, il est conseill de se limiter aux comptencescritiques (les connaissances, les savoir faire et les savoir faire comportementaux rputs

indispensables).

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On peut distinguertrois sortes de comptences :

Le SAVOIR : lensemble des connaissances thoriques et pratiques.De quelles connaissances principales a besoin lagent ?

Exemples :

Connatre le fonctionnement dun collge. Connatre la structure et le fonctionnement pdagogiques du collge J Ch

Le SAVOIR-FAIRE technique et mthodologique : mise en uvre dun savoir ou dunehabilet spcifique pour une ralisation spcifique.Que doit-il tre capable de faire ?

Exemples :

Savoir utiliser les logiciels Word, Excel, les applications GEP, Bourses et DNB. Savoir chercher linformation et la mettre en application. Savoir mettre en uvre les techniques de rdaction et de mise en page du courrier

administratif. Savoir tre rigoureux et mthodique, disponible dans les moments de pointe.

LE SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAL :Ensemble dattitudes et de comportements attendus dans une situation donne.Quelles sont les faons souhaitables dagir?

Exemples :

Savoir couter son interlocuteur, analyser sa demande, y rpondre de manirecourtoise.

Savoir prendre des initiatives, et se fixer des priorits..

On classe dans les savoir-faire comportementaux :

Lescomportements sociaux et professionnels :Savoir simpliquer dans un travail de groupe, savoir simpliquer dans un travail en rseau, savoiranimer un groupe de travail, savoir animer une runion, savoir sadapter aux changementsrapides, savoir grer son stress, savoir tre prcis et rigoureux, savoir tre organis etmthodique, savoir prendre des initiatives.

Les attitudes relationnelles et de communication :

Savoir couter, savoir communiquer en public, savoir tablir une relation de confiance avec sesinterlocuteurs, savoir coordonner ses activits avec celles de ses collgues, savoir prsenter unprojet, savoir argumenter, savoir ngocier en situation de crise, savoir grer un conflit

Les attitudes thiques :Savoir respecter la confidentialit, savoir respecter lusager.

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ANNEXES :Exemple

Questions pour dire son travailVerbes dactivit

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ExempleFICHE DE POSTE DUN GESTIONNAIRE DES CONCOURS

IDENTIFICATION DU POSTE

Intitul du posteGestionnaire des concours de recrutement des personnelsenseignants du second degr, dducation et dorientation

Nature du poste Administration

IDENTITE DE LAGENT

Nom-prnom M. X

Statut, corps,catgorie, grade

Personnel de catgorie C, adjoint administratif

PRESENTATION DU SERVICE ( remplir par le N+1)

Mission principaledu service

Assurer lorganisation des concours nationaux et acadmiques

Composition duservice (effectif)

11 agents

Positionnement delagent dans

lorganigramme duservice

Mr X est plac sous la responsabilit du chef de bureau Mr

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE

Mission principale,raison dtre oufinalit du poste

Contribuer lorganisation et au droulement des preuves desconcours de recrutement des personnels enseignants (CAPES,Agrgation, Capes), dducation et dorientation.

Missions etactivitsdu poste Mission : Assurer laccueil et linformation du public

- Prparer et transmettre les avis douverture des concours ;

- Traiter les demandes dinformation des candidats ;

- Traiter les demandes dinscription hors dlais.

Mission: Contribuer lorganisation et la logistique des preuvescrites des concours

- Mettre en uvre les procdures dinscription ;

- Dterminer le nombre de centres pour y affecter les candidats selonles concours ;

- Prparer les convocations et besoins en papeterie ;

- Organiser la surveillance des preuves ;

- Prparer les centres ;

- Prparer les sujets.

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Mission : Contribuer au bon droulement des preuves et laprparation de leur suivi

- Rpartir les sujets dans les centres ;

- Superviser le droulement des preuves ;

- Assurer la gestion de laprs concours;

- Prparer la logistique dorganisation de ladmission (recevabilit desdossiers aprs les rsultats de ladmissibilit et envoi Paris);

- Elaborer les bilans statistiques des concours.

Intrts, contraintes,difficults du poste

Deux contraintes gnrent une forte pression et obligent une trsgrande disponibilit certains moments :

-Lobligation de rsultats et le respect des contraintestemporelles(le bon droulement des preuves, labsence de contentieux, le

respect exact du calendrier) ;- La dimension cyclique des activits (avec des priodes trs fortecharge de travail).

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COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE

Profil du posteLes savoirs :

Connatre les documents supports de la rglementation et leurs principesdutilisation ;Connatre les rgles fondamentales de lorganisation des concoursenseignants ;Connatre les tablissements de lacadmie (ainsi que les centres louer), leurimplantation, leur mode daccs;Connatre les principes de prparation des centres dexamen ; Connatre lesprincipes de scurit lis lorganisation dun concours.

Les savoir-faire :

Savoir appliquer la rglementation ;Savoir mettre en uvre les techniques de rdaction dun courrier administratif,

dune note dinformation ;Savoir utiliser lapplication OCEAN ;Savoir utiliser le serveur Internet des concours ;

Les savoir-faire comportementaux :

Savoir tre organis et mthodique ;Savoir ngocier en situation de crise ;Savoir respecter la confidentialit ;Savoir grer son stress et tre ractif.

Date et signature de lagent : Date et signature du suprieur immdiat delagent :

Date et signature du suprieur hirarchique :

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Questions pour dire son travail

Description des activits

Il sagit damener le collaborateur prsenter, dcrire ses activits partirdlments trs concrets tout en mettant en vidence les points-cl de sa situation detravail en se centrant sur ce qui fait la particularit, lessentiel et lutilit de sacontribution et galement les difficults quil rencontre.Il est souvent recommand de commencer par les activits, voire les tches pouraller vers les missions et la mission principale.

Quelques questions titre dexemple En quoi consiste votre travail ? Pouvez- vous me dcrire une journe de travail ? Pouvez-vous dcrire les aspects principaux de votre travail ? Quelles sont les activits qui vous prennent le plus de temps ? Quels sont les aspects que vous prfrez ? Pourquoi ? Que faites-vous en priorit ? Pourquoi ? Y a til des cycles ? Quelles sont leur nature et leur frquence ?

Description des missions

Quelques questions titre dexemple

A qui et quoi votre poste est-il utile en priorit ? Et pour quoi faire ? Quel est le domaine principal de rsultat ? Quelles sont les contributions (services ou produits) que vous fournissez chacun de vos clients (internes ou externes) ? Pourquoi linstitution a-t-elle ressenti le besoin de crer un tel poste ? Pour satisfaire quel besoin essentiel ?

Place du poste dans lorganisation

Quelques questions titre dexemple De qui dpendez-vous dans linstitution ? Sous la responsabilit de qui tesvous..? De qui tes-vous responsable ? Comment sarticulent vos activits par rapport celles de vos collgues ausein du bureau, du service ? Sont-elles bien dlimites ? Y a-t-il des recoupements ? A quels moments ? Quels sont les avantages, les inconvnients de ses recoupements ?

Intrts, Contraintes et difficults du poste

Quelques questions titre dexemple Que faut-il aimer pour se raliser, pour se sentir bien dans ce poste ?

Quelles sont les difficults que vous rencontrez dans votre travail ? Comment parvenez-vous rsoudre ces difficults ?

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Profil de poste

Quelques questions titre dexemple Quelles sont les principales connaissances ncessaires pour mener bien leposte ? Que faut il savoir, savoir faire pour tre laise dans votre poste ? Si javais vous remplacer quelles sont les principales comptences que jedevrais mettre en uvre ou dvelopper ? En terme de connaissance thoriqueou pratique, en terme de savoir-faire technique ou mthodologique, et en termede savoir-faire comportemental ?

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Verbes dactivits

DECIDER DIRIGER GERER ORGANISER CONTRLER

ArrterChoisirConclure

Dterminerliminer

FixerOpterRgler

RsoudreTrancher

AnimerCommanderConduire

DfinirDlguerGuider

ImpulserInspirerInstituerManager

Piloter

Prsider

Estimer,prvoir, engager,liquider,

mandater,contrler, vrifier,

tablir, lister,payer, reverser,quantifier, tablirdes statistiques,

suivre descrdits, des

paiements...

AmnagerAnticiperArrangerCollaborer

CoordonnerDistribuer

tablirMettre en place

PlanifierPrparer

Programmer

RpartirStructurer

ApprcierEnquterprouvervaluer

ExaminerMesurer

SuperviserSurveiller

TesterValiderVrifier

ADMINISTRER CHERCHER CRER DVELOPPER NGOCIERClasserCompter

Enregistrertablir

GarantirGrer

InventorierRanger

RecenserRgir

RpertorierSuivre

AnalyserCalculer

ConsulterEnqutertudier

ExaminerExprimenter

ObserverProspecterRechercherSapproprier

Sonder

AdapterAmliorerConcevoirConstruireDcouvrirlaborerImaginerInnoverInventer

RenouvelerTransformer

Trouver

AccrotreAmliorer

AugmenterCommercialiser

Dclencherlargir

tendretudier

ImplanterLancer

ProgresserPromouvoir

AcheterArbitrer

ArgumenterCommercialiser

ConclureConsulter

ConvaincreDmontrerPersuader

PlacerProposer

SlectionnerVendre

CONSEILLER FORMER COMMUNIQUER PRODUIREAiderClarifier

ComprendreDiagnostiquer

clairercouterGuiderInciter

OrienterPrconiserProposer

Recommander

AnimerApprendre

ConduireDvelopper

duquerEntranerveillerInstruire

SensibiliserTransformer

DialoguerDiscuter

changercouter

ExprimerInformerInterviewerNgocierPartagerRdiger

Rendre CompteRenseignerTransmettre

AppliquerEffectuerlaborerExcuter

FaireRaliserSuivreUtiliser

(et toutesactivits caractrerptitif, basedunetechnicit).

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