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SERVICE DU LOISIR, DE LA CULTURE SERVICE DU LOISIR, DE LA CULTURE ET DE LA VIE COMMUNAUTAIREET DE LA VIE COMMUNAUTAIRE
vic.to/organismesvic.to/organismes1, rue Notre-Dame Ouest / 819 758-15711, rue Notre-Dame Ouest / 819 758-15711, rue Notre-Dame Ouest / 819 758-1571
GUIDE PRATIQUE P O U R L E S O R G A N I S M E S ADMIS AU SOUTIEN MUNICIPAL
2 Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal
Table des matières
Un préalable : l’admissibilité 3au soutien municipal
Soutien professionnel 4
Aide professionnelle 4
Animation de réunion lors 4de situations exceptionnelles
Formation des bénévoles 4
Filtrage des bénévoles 5et des employés
Soutien matériel 6
Prêt et transport 6local d’équipements
Prêt et location de plateaux 7
Affi chage aux endroits prédéterminés 7
Soutien administratif 9
Service de photocopie 9
Soutien aux inscriptions 9
Soutien fi nancier 10
Aide au fonctionnement 10
Aide spécifi que 11
Programme d’assurance de 11dommages des organismes à but non lucratif
Soutien aux communications 12et à la promotion
Normes graphiques 12
Promotion des activités 12
Demande de mot du maire ou d’un représentant municipal 13
Programmes et politiques 14
Politiques sociales 14
Autres politiques et programmes 15
Hop la Ville 15
Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal
Un préalable : l’admissibilité au soutien municipal
Pour connaître les critères d’admissibilité et le programme de soutien, consultez la Politique
d’admissibilité des organismes au soutien municipal et la Politique de soutien financier aux
organismes sur le site Internet de la Ville.
L’admissibilité au soutien est valide aussi longtemps que l’organisme répond aux critères et respecte
les obligations de la politique d’admissibilité.
Une fois admis au soutien financier, l’organisme doit obligatoirement fournir annuellement les
documents exigés par la Ville, afin de maintenir son dossier à jour et de valider son admissibilité.
Pour déposer une demande d’admissibilité au soutien municipal, remplir le formulaire de demande
d’admissibilité disponible en ligne ou au Service du loisir, de la culture et de la vie communautaire.
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Salon des Arts des Bois-Francs
4 Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal
Soutien professionnel
Aide professionnelle
Tous les organismes admis au soutien municipal ont accès gratuitement à ces services.
La Ville de Victoriaville est disponible pour toute demande d’information des organismes :
• calendrier des activités
• besoins du milieu
• aide à l’élaboration de projets
• soutien et ressources disponibles
• etc.
Animation de réunion lors de situations exceptionnelles
Il est possible d’obtenir les services d’une ressource pour assister les membres du conseil
d’administration ou pour transmettre des renseignements au sujet des services municipaux.
Formation des bénévoles
Tous les organismes admis au soutien municipal ont accès à ce service. Des frais d’inscription
peuvent être exigés.
Le Service du loisir, de la culture et de la vie communautaire offre annuellement des formations aux
membres des organismes admis. Ces formations traitent de sujets divers, utiles aux organisations et
aux bénévoles, tels que :
• les stratégies de communication avec les médias
• les outils de promotion
• les campagnes de financement
• les rôles, les pouvoirs et les responsabilités d’un conseil d’administration
• la mise à jour des règlements généraux
• la relève au conseil d’administration.
D’autres sujets peuvent faire l’objet de formations selon vos besoins et vos suggestions. N’hésitez
pas à nous en faire part!
Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal 5
Filtrage des bénévoles et des employés
Tous les organismes admis au soutien municipal ont accès gratuitement à ce service.
La Ville de Victoriaville dispose d’une Politique de filtrage des bénévoles et des employés. Son rôle
est de faciliter la démarche des organismes voulant effectuer un filtrage pour la sélection de leurs
bénévoles et de leurs employés en contact avec des personnes vulnérables, ou compte tenu de
leur rôle au sein de l’organisation. À la demande de l’organisme, le Service du loisir, de la culture et
de la vie communautaire peut transmettre à la Sûreté du Québec une demande de vérification des
antécédents du candidat : le formulaire Consentement à la vérification d’antécédents est disponible à
l’hôtel de ville. Toutes les demandes de vérification sont traitées de façon confidentielle.
Festival de blues de Victoriaville
Cadets
Soutien matériel
Prêt et le transport local d’équipements
Tous les organismes admis au soutien municipal ont accès gratuitement à ce service.
Selon la disponibilité, certains équipements d’usage général sont mis à la disposition des
organismes, tels que :
• tables et chaises
• praticables
• tables à pique-nique
• estrades
• barrières
• poubelles.
Si nécessaire, une assistance au transport est également fournie en guise de soutien à la réalisation
des activités.
La liste des équipements, les conditions et les procédures sont inscrites dans la Politique de prêt et
de transport d’équipements, disponible sur le site Internet de la Ville. Toute demande d’information
ou de réservation doit être adressée au responsable de la logistique en contactant le Service du loisir,
de la culture et de la vie communautaire.
6 Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal
Prêt et la location de plateaux
Tous les organismes admis au soutien municipal ont accès à ce service. Des frais peuvent
s’appliquer.
Le Service du loisir, de la culture et de la vie communautaire met à la disposition des organismes
admis des plateaux d’activité et des sites d’événement, tels que :
• salles de réunion ou de répétition
• auditoriums
• gymnases
• patinoires
• terrains sportifs.
Les procédures de réservation, les conditions d’utilisation et les règles de tarification sont inscrites
dans la Politique de gestion des plateaux disponible sur le site Internet de la Ville.
De façon générale, les organismes desservant les clientèles prioritaires établies par la Ville de
Victoriaville, soit la jeunesse, les familles, les personnes handicapées ou à mobilité réduite et les
communautés culturelles, ont accès gratuitement aux plateaux.
Les organismes dont la clientèle est majoritairement adulte doivent acquitter des frais de location,
mais bénéficient d’un tarif préférentiel équivalent à 25 % du coût régulier de location.
Pour tous les organismes admis au soutien municipal, les locaux pour la tenue des réunions et des
assemblées du conseil d’administration sont gratuits.
La Ville de Victoriaville dispose de certains espaces d’entreposage pour le matériel non périssable
des organismes. Ces espaces sont limités et non exclusifs. Toute autre demande d’information ou de réservation de plateaux doit être adressée au technicien préposé au guichet unique au Service du loisir, de la culture et de la vie communautaire.
Affichage aux endroits prédéterminés
Tous les organismes admis au soutien municipal ont accès gratuitement à ce service.
La Ville de Victoriaville autorise l’affichage temporaire sur les terrains municipaux. Elle place à la
disposition des organisateurs différentes installations servant à l’affichage des activités et des
événements se tenant à Victoriaville. Les types d’affichage concernés sont :
• les panneaux rigides
• les panneaux électroniques
• les affiches
• les oriflammes
• la banderole au centre-ville
• les affiches directionnelles.
Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal 7
Sécurité alimentaire
Les exigences, la durée et les conditions spécifiques des différents types d’affichage sont inscrites
dans la Politique d’affichage temporaire de la Ville de Victoriaville, disponible sur le site Internet de la
Ville.
Toute demande de réservation d’affichage pour l’année suivante doit être transmise au plus tard le
1er décembre.
En fonction des priorités d’affichage établies, un calendrier annuel identifie les périodes d’affichage
réservées de façon prioritaire aux activités et aux événements récurrents.
Les demandes ponctuelles, notamment pour les affiches, les panneaux électroniques et les affiches
directionnelles, peuvent faire l’objet d’une demande toute l’année, mais en respectant les délais de la
politique d’affichage temporaire.
Toute demande d’information ou de réservation doit être adressée au responsable de la logistique en
contactant le Service du loisir, de la culture et de la vie communautaire.
8 Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal
Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal
Soutien administratif
Service de photocopie
Tous les organismes admis au soutien municipal ont accès à ce service.
La Ville de Victoriaville offre un service de photocopie à tous les organismes admis au soutien
municipal. Le nombre de photocopies offertes gratuitement aux organismes est précisé en début
d’année par l’envoi d’une lettre.
Toute demande pour le service de photocopie doit être adressée au Service du loisir, de la culture et
de la vie communautaire. L’organisme doit se présenter sur place avec ses copies originales. Aucune
clé USB n’est acceptée.
Un maximum de 200 photocopies peut être produit au Service du loisir, de la culture et de la vie
communautaire; au-delà de cette quantité, un bon de commande est requis pour le service de
photocopie chez un marchand local autorisé. Il est à noter qu’une feuille recto verso compte pour
deux copies.
Prendre note que seules les opérations suivantes sont autorisées :
• Photocopie sur papier 8 ½ x 11, 8 ½ x 14 et 11 x 17, en noir seulement
• Brocher
• Plier (plus de 1 000 copies)
• Recto verso
• Couper
• Perforer
• Certains papiers couleur sont également autorisés.
À la fin de l’année, si le nombre de photocopies offertes gratuitement est dépassé, une facture,
établie à taux préférentiel, est transmise à l’organisme.
Le crédit de photocopie n’est pas cumulatif.
Ce service s’applique uniquement aux activités, aux documents administratifs et aux documents
nécessaires au fonctionnement des organismes.
Soutien aux inscriptions
La Ville de Victoriaville coordonne deux séances massives d’inscription pour les organismes sportifs
et de loisir admis au soutien financier :
• en mars pour la saison printemps-été
• en août pour les activités de l’automne et de l’hiver.
Un service d’inscription en ligne s’instaure graduellement.
Pour participer aux séances d’inscription, il suffit de joindre le coordonnateur aux sports et loisirs
au moins deux mois avant la période d’inscription au Service du loisir, de la culture et de la vie
communautaire.
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10 Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal
Soutien financier
Aide au fonctionnement
Ce type d’aide est accordé pour l’ensemble des activités de la programmation régulière d’un
organisme admis au soutien municipal, et concerne les organismes des différents secteurs d’activité.
Les demandes d’aide doivent être déposées au plus tard le 15 septembre pour le soutien de l’année
suivante, à l’exception des demandes de soutien au fonctionnement pour les événements, dont la
date limite est le 1er septembre pour le soutien de l’année suivante.
Le Grand Défi de Victoriaville
Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal 11
Il existe quatre formulaires différents, selon le type de partenaires.
1. PARTENAIRES EN LOISIR, SPORT ET CULTURE
2. PARTENAIRES FÊTES, FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS
3. INSTITUTIONS CULTURELLES PROFESSIONNELLES
4. PARTENAIRES COMMUNAUTAIRES
Aide spécifique
L’aide spécifique constitue un soutien non récurrent accordé à un organisme pour la réalisation d’un
projet ne faisant pas partie de ses activités régulières. L’aide spécifique se divise en trois volets, et
une telle demande peut être déposée en tout temps. Il existe trois formulaires différents, selon le
volet concerné.
1. PROJETS SPÉCIAUX
2. ÉQUIPEMENTS
3. COMMUNICATION ET PROMOTION
Programme d’assurance de dommages des organismes à but non lucratif
L’Union des municipalités du Québec a mis en place un programme en assurance de dommages
pour les organismes à but non lucratif. Pour plus d’information, contactez le Service du loisir, de la
culture et de la vie communautaire.
12 Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal
Soutien aux communications et à la promotion
Normes graphiques
Utilisation du logo de la Ville de Victoriaville
Le logo officiel et les autres logos de la Ville sont disponibles au vic.to/logos.
Attention! Des normes sont à respecter lors de leur utilisation. Il faut donc
toujours se référer aux normes graphiques avant de procéder. De plus,
toute publicité ou tout document arborant le logo de la Ville doit être
approuvé par la Division des communications avant diffusion.
Promotion des activités
Tous les organismes admis au soutien municipal ont accès à ce service.
Annoncer une activité dans la chronique hebdomadaire du journal La Nouvelle Union
Chaque semaine, la Ville peut promouvoir six événements dans sa chronique présentée dans
La Nouvelle Union. Les activités provenant de la Ville et de ses partenaires sont priorisées. Par la
suite, le choix se fait au hasard pour combler les espaces restants.
Annoncer une activité dans le calendrier municipal
Au mois d’août, le Service du loisir, de la culture et de la vie communautaire invite les organismes
à fournir les dates des activités qu’ils souhaitent annoncer dans le calendrier municipal de l’année
suivante. Les réponses sont attendues avant le 15 septembre. Après cette date, les activités ne
pourront pas paraître dans le calendrier municipal.
Annoncer une activité dans les bottins municipaux
Afin de faire connaître à la population les activités offertes sur son territoire, la Ville de Victoriaville
publie annuellement des bottins répertoriant les activités des organismes admis au soutien
municipal. Selon le type de publications, ces bottins sont distribués dans les foyers de Victoriaville ou
dans des points de distribution ciblés.
Pour y faire paraître des informations d’intérêt général concernant les activités de votre organisme, il
suffit de transmettre le détail de celles-ci au Service du loisir, de la culture et de la vie communautaire
selon les délais et les procédures en place. Généralement, la date de tombée arrive au moins cinq
semaines avant la diffusion des documents.
Il est important de s’informer des dates de tombée des différents bottins auprès du Service du loisir,
de la culture et de la vie communautaire.
Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal 13
Annoncer une activité sur le site Internet de la Ville
Pour inscrire une activité dans le calendrier du site Internet de la Ville de Victoriaville, il faut
transmettre tous les détails à [email protected].
Pour les organismes culturels, il est également possible de diffuser des communiqués dans la section
culturelle du site Internet de la Ville en les faisant parvenir à [email protected].
Répertoire des acteurs et des organismes culturels
Un répertoire des ressources locales en matière d’art et de culture prend place au vic.to/culture, sous la
rubrique « Ressources ».
Ce répertoire regroupe des renseignements au sujet des artistes, des artisans, des intervenants,
des entreprises et des organismes culturels œuvrant à Victoriaville, ainsi que les événements et les
diverses ressources techniques et professionnelles locales. Il suffit de compléter la fiche d’inscription
en ligne pour y figurer.
Demande de mot du maire ou d’un représentant municipal
Les demandes de mot du maire ou de représentation municipale doivent être effectuées auprès du
bureau du maire. La Ville exige un délai de 14 jours pour produire le mot du maire. Toute demande
d’un représentant municipal doit se faire au moins 14 jours avant la date de l’événement concerné.
Toutes les politiques de la Ville de Victoriaville sont disponibles pour consultation sur le site Internet
victoriaville.ca.
Politiques sociales
La Ville de Victoriaville se préoccupe grandement d’offrir un milieu de vie inclusif, où tous les citoyens
peuvent s’épanouir en fonction de leurs besoins. À cet égard, quatre politiques sociales, toutes
alimentées par leur comité consultatif composés de partenaires du milieu, guident les programmes
et les services municipaux. Ces politiques représentent également des outils pour permettre aux
organismes d’optimiser les services qu’ils destinent à leurs clientèles respectives.
Politique familiale - [email protected]
Encadre les décisions municipales relatives à la famille
• Accréditation Municipalité amie des enfants (MAE)
• Service d’accueil « Bienvenue bébé »
• Subvention pour les couches lavables
• Sceau Qualité-famille
• Concours « Passeport naissance » et « Je plante un arbre pour mon enfant »
• Prêt de vélos communautaires (remorques et sièges pour enfants)
• Activités de prévention des noyades
Politique d’accessibilité universelle - [email protected]
Encadre l’offre de service aux personnes en situation de handicap
• Répertoire des commerces et des services accessibles
• Subvention pour l’optimisation de l’accessibilité des édifices
• Subvention aux camps de jour spécialisés
• Sceau Victoriaville Ville inclusive
• Prix d’excellence et mentions spéciales Victoriaville Ville inclusive• Service de recommandations pour l’accessibilité des infrastructures,
des services et des événements
• Programme de secourisme et RCR adapté
• Prêt d’équipements spécialisés pour adapter des événements
(rampe d’accès, système d’aide à l’audition)
Programmes et politiques
14 Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal
Politique jeunesse - [email protected]
Encadre la participation citoyenne des 12-24 ans
• Subvention aux organismes dédiés à la jeunesse
• Carte Accès jeunesse
• Sceau Impact-jeune
Politique des aînés - [email protected]
Encadre l’offre de service aux citoyens de 55 ans et plus
• Accréditation Municipalité amie des aînés (MADA)
• Adaptation des lieux publics pour répondre aux besoins des aînés
• Visite de la ville et présentation des services offerts
Pour en apprendre plus au sujet des politiques sociales : vic.to/politiques
Autres politiques et programmes
Afin d’exprimer clairement sa vision et ses préoccupations, la Ville de Victoriaville s’est dotée de
politiques d’intervention et de programmes de certification pour certains secteurs.
À titre informatif, voici d’autres politiques et programmes de la Ville de Victoriaville qui peuvent
s’avérer pertinents pour les organismes reconnus.
• Politique des arts et de la culture (travaux en cours)
• Politique du patrimoine (travaux en cours)
• Politique d’exposition dans les édifices municipaux
• Certification Monarque (pour des événements écoresponsables, visitez le vic.to/monarque)
Hop la Ville
Le mouvement Hop la Ville a pour objectif d’impliquer les citoyens et de les
sensibiliser aux bienfaits de l’activité physique, d’un mode de vie équilibré et
d’une bonne alimentation. Pour ce faire, la Ville s’engage à offrir aux citoyens
la possibilité d’adopter de saines habitudes de vie au quotidien en profitant
d’une programmation gratuite adaptée pour tous les âges. Cet engagement
se décline en trois volets : l’action, l’équilibre et l’alimentation. Depuis son
lancement en janvier 2015, Hop la Ville réunit en moyenne plus de
2 000 participants pour chacune des journées thématiques du volet « Action ».
Afin de proposer ou d’inscrire une activité qui s’intègre dans le mouvement Hop la Ville, les
organismes sont invités à s’adresser à [email protected].
Guide pratique pour les organismes admis au soutien municipal 15
Ville de VictoriavilleService du loisir, de la culture et de la vie communautaire
1, rue Notre-Dame Ouest, C.P. 370Victoriaville (Québec) G6P 6T2
Téléphone : 819 758-1571 Télécopieur : 819 751-4531
Courriel : [email protected] Internet : victoriaville.ca
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