Guide pratique pour rédiger en anglais - Accueil - … vous connaissez le prénom et le nom de votre correspondant, écrivez-les exactement comme ce dernier le fait, suivi d’une

Paul Tracy Danison

Guide pratiquepour rédiger en anglais

Avec la contribution de Géraldine Couget

© Groupe Eyrolles, 2007ISBN 10 : 2-7081-3763-8

ISBN 13 : 978-2-7081-3763-9

© G

roup

e E

yrol

les

À vous de rédiger !Les pages précédentes étaient consacrées à la théorie.

Maintenant, voici comment mettre en pratique tout ce que vousvenez d’apprendre pour rédiger des documents courants ainsi

que professionnels. Encarté en fin de guide, le CD-ROM complèteparticulièrement bien ce chapitre et vous permettra de mettre en

œuvre vos nouveaux acquis.

Rédiger des documents courants

Salutations d’introduction

1. Si vous ne savez rien de votre destinataire, utilisez la formule invariableTo Whom It May Concern suivie de deux points.

• To Whom It May Concern:

2. Si vous savez à qui vous vous adressez, écrivez dear, puis le nom de lapersonne suivi d’une virgule, sinon de deux points.

Toutes les formules de salutation ci-après sont formelles et correspondentdonc à un langage soutenu. La première lettre de chaque mot est enmajuscule.

aa retenirretenir

146 Guide pratique pour rédiger en anglais

© G

roup

e E

yrol

les

Si vous connaissez le prénom et le nom de votre correspondant, écrivez-les exactement comme ce dernier le fait, suivi d’une virgule.Si vous vous adressez à plusieurs personnes, placez leurs noms et prénomsles uns après les autres en enfilade.

• Dear An Sang,• Dear An Sang, Ann-Laure McDiver, Yukio Mishima, Karl Bildt,

3. Si vous connaissez seulement le nom de famille et le sexe du destina-taire, écrivez Mr pour un homme et Ms1 pour une femme, suivi d’un espacepuis du nom et d’une virgule.

Si vous écrivez à plusieurs personnes, placez leurs noms en enfilade.

• Dear Mr Alembic,• Dear Ms Snickel,• Dear Mr Alembic, Ms Snickel, Mr Magie,

4. Si vous ne connaissez que le sexe du destinataire, utilisez Madam pourune femme et Sir pour un homme.

Pour le pluriel, écrivez Messrs sans dear suivi de deux points.

• Dear Madam,• Dear Sir,• Messrs:

5. Si vous ne connaissez ni le nom, ni le sexe du destinataire, basez-voussur votre relation avec cette personne : pour un pair, utilisez colleague,pour un professionnel professional, et pour un client client ou customer.Vous pouvez ajouter un seul adjectif.

Pour mettre au pluriel, appliquez les règles de base (reportez-vous à« Pluriel », chapitre 2, p. 63).

• Dear Colleague,• Dear Professional,• Dear Valued Client,• Dear Fellow Professionals,• Dear Valued Colleagues,• Dear Clients,

6. Si vous êtes ami avec le destinataire, vous pouvez vous contenter de sonprénom.

• Dear Uli,

1. L’appellation Ms a été créée dans les années 1960 pour désigner de la même façon les femmesmariées et les femmes célibataires.

À vous de rédiger ! 147©

Gro

upe

Eyr

olle

s

• Dear Jim,• Dear Shi,

7. Si votre correspondant est membre d’un gouvernement et porte donc untitre (secrétaire d’État, président, bundeskanzler, etc.), écrivez Madam ouMr suivi de ce titre.Si vous souhaitez employer le nom de la personne, n’utilisez pas Madamni Mr.Si vous ne connaissez pas son nom, contentez-vous du titre.Pour les membres d’un parlement, les juges, ainsi que les hauts dirigeantsd’entreprise ou des professionnels, utilisez Mr ou Ms quand vous connaissezleur nom, mais Sir et Madam suivi de deux points dans le cas contraire.

• Dear Madam Bundeskanzler,• Dear Bundeskanzler Merkel,• Dear Mr President,• Dear President Weiszäcker,• Dear Madam Prime Minister,• Dear Foreign Secretary Jack Straw,• Dear Mr Foreign Secretary,• Dear Minister Borloo,• Dear Ms Minister,• Dear Mr Cohn-Bendit,• Dear Ms Margaret Blanqui,• Madam:• Sir:

Pour les médecins et les hommes d’église, employez leur titre spécifiqueau lieu de Ms et Mr.

• Médecin, chirugien, dentiste : Doctor => abréviation : DrExemple : Dr Sharif Alison

• Prêtre, pasteur : Reverend => abréviation : Rev.Exemple : Rev. Paul Bernardson

• Rabin : Rabbi => pas d’abréviationExemple : Rabbi David Davidson

• Imam : Imam => pas d’abréviationExemple : Imam Delbert Wofferson

• Sœur : Sister => abréviation : SrExemple : Sr Pamela Anderson


© G

roup

e E

yrol

les

La phrase d’introduction dans certains cas précisLa phrase d’introduction suffit parfois pour communiquer la totalité devotre message.

Si vous écrivez pour le compte de quelqu’un, une entreprise par exemple,écrivez we. Mais si vous rédigez en votre nom propre et que cela neconcerne que vous, utilisez I.

Voici des exemples de phrases d’introduction s’appliquant à des situationscourantes, notamment en entreprise dans le cadre de la réponse à apporterà un message et l’annonce d’une information.

Répondre à un message1. Un écrit :

• We are writing in reference to ... dated .......... on the subject of ...

2. Une communication téléphonique ou orale :

• We are writing in reference to our telephone conversation of...that was on the subject of....

• We are writing in reference to your ... of ......... on the subject of ....

3. Accepter :

• We are (very) happy to accept your offer to go... / We are (very) happy to accept your offer of...

4. Conseiller :

• I would like to refer you to ...

5. Donner des informations :

• We are happy to give you information about...

6. Recommander :

• I would like to recommend...

7. Refuser :

• I am sorry to say that we must refuse your offer to...• I am sorry to say that we must refuse your offer of...

8. Aviser de la réception d’un document :

• We are in receipt of your ... of ...• We have received your ... of ...

Voirexemplesdétaillés.


Gro

upe

Eyr

olle

s

Annoncer une information

1. Absence imprévue :

• We are unfortunately unable to attend…• We were unfortunately unable to attend...

2. Annuler :

• We would like to cancel our subscription to...• We will unfortunately not be able to...

3. Aviser d’un changement :

• We would like to inform you that...

4. Confirmer :

• We would like to confirm our ...

5. Demander des informations :

• We would like to have information about...

6. Demander des informations supplémentaires :

• We would like to have more information about...

7. Réserver :

• We would like to reserve…

8. Féliciter :

• We would like to congratulate you on...

9. Inscrire :

• We would like to apply for...• We would like to subscribe to...• We would like to sign up for...

10. Inviter, convoquer :

• We would like to invite you to...

11. Prendre en compte une information :

• We have noted your...• We have received...

12. Prendre un rendez-vous :

• We would like to make an appointment with you on ... at ... at ... for/to...


© G

roup

e E

yrol

les

13. Présenter ses condoléances :• We hear with great sadness of the death of...• We hear with great sadness of the serious injury to ...

14. Présenter ses excuses :• We would like to apologize for any inconvenience caused by ...• We regret any inconvenience caused by ...

Clore un écritIl existe de nombreuses possibilités pour conclure un message.

Voici quelques recommandations commentées.• Sincerely, : convient dans tous les cas. Aimable, votre message exprime vos

sentiments, mais reste neutre.• Cordially, : chaleureux, convient dans les cas généraux.• Best wishes, : aimable, mais dénote une légère distance. Convient pour les

échanges de routine, quand vous travaillez fréquemment avec votre destinataire.

• Best, : aimable, pour les messages de routine quand vous travaillez fréquemment avec votre destinataire qui partage le même niveau hiérarchique.

N’oubliez pas de sauter une ligne entre le paragraphe de fin et la salutation.La première lettre du premier mot de la salutation est en majuscule suivied’une virgule.Pour un document imprimé et signé, sautez trois ou quatre lignes pour lasignature ; pour un courriel, sautez une ligne puis écrivez votre nom, etc.


Gro

upe

Eyr

olle

s

Titrer un documentLe titre résume le contenu de votre texte, focalise l’attention de votrelecteur sur le thème de votre choix et lui permet de localiser l’informationessentielle dans un long document. Les mots (noms ou verbes) du titredoivent figurer dans le document. En principe, vous devez aussi pouvoirtitrer chaque paragraphe (si besoin est), comme dans l’exemple qui suit.Dans ce cas, le titre principal résume les intitulés des paragraphes.

Please don’t hesitate to contact me if you need any further information.

Sincerely,

Martin Vasslan,Managing directorIndustrial services divisionEuropaCorp

We look forward to a speedy resolution.

Sincerely,

Wolf Schröder

Our whole team looks forward to a successful business relationship with you.

Cordially,

Paul Krauthamer

We are pleased to work with you and look forward to our participation in the project.

Cordially,

Angel WertheimerManaging directorIndustrial services divisionEuropaCorp

Thank you for your understanding.

Best wishes,

Abdel Ben MohammedManaging directorIndustrial services divisionEuropaCorp

We look forward to a speedy resolution of the problem.

Best wishes,

Carole Xavier-Mechlin

We’ll discuss the other terms later.

Best,

Marcus

I’ll send you a mail on that.

Best,

Liliane KrepsManaging directorIndustrial services divisionEuropaCorp


© G

roup

e E

yrol

les

Le sous-titre, toujours en italique, permet de donner une précision au titre.Comme pour ce dernier, les mots composant le sous-titre doivent aussifigurer dans le texte.

Exemple 1

La première lettre du titre est en majuscule, tout comme celle des nomspropres, mais tout le reste est en minuscules. Attention : un titre neprend pas de point.

UMCorp expects a sharp recovery in second half

With January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month anddown13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a slow start.Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in thecurrent quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawndown. UMCorp expects a sharp recovery in the second half of the year.

UMCorp is stumbling but will recoverWith January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month anddown13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a stumblingstart but prospects remain good.

Chip prices are down in first quarter

Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in thecurrent quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawndown.

Recovery will be in second half

UMCorp anticipates a recovery in the second half of the year as demand continues strongand prices stabilize and begin to climb again. Overall demand for chips has been rising at anannual 32%.

UMCorp expects chip price fall

Recovery in second half

With January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month anddown13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a slow start.Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in thecurrent quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawndown. UMCorp anticipates a recovery in the second half of the year.

aa retenirretenir


Gro

upe

Eyr

olle

s

Exemple 2

Note de bas de pageElle sert à informer votre lecteur de vos sources et à lui permettre de lesretrouver s’il fait une recherche.

1. S’il s’agit d’un livre, n’oubliez pas de préciser à la fin de la citation lesdix chiffres du numéro ISBN (International Standard Book Number), cequi permettra à votre lecteur de faire une recherche rapide sur Internet.

• Page 2, Marchés du monde, Paul W. Meston, print book, Éditions Excellis, Ville de Québec, Québec, Canada, 2005, ISBN 2-10-049222-5.

2. Pour un site Internet, utilisez de préférence son adresse plutôt que sonnom.

• Keyword(s), Sell short, “Marchés du monde”, Paul W. Meston, web article, http://www.markets.org, 12 March 2004.

3. Pour les chaînes de télévision et les stations de radio, précisez leur nomou leur fréquence devant le type de média.

• 14:05, “Régime de subventions: ça dégringole?”, Pierre Déjeune, 103.6 radio program, Marchés agricoles de France, Paris, 5 May 2004.

UMCorp expects a sharp recovery in second half

Sales and revenues down in first quarter

With January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month and down13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a slow start. Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in the current quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawn down. UMCorp expects a sharp recovery in the second half of the year.

Si votre document ne contient qu’une seule note de bas de page, signalez-la àl’aide d’un astérisque en exposant, toujours après le dernier mot de la phraseou de la citation en question, sans espace et avant la ponctuation. S’il y en aplusieurs, utilisez les chiffres arabes.Votre note de bas de page doit préciser la ou les page(s) du document source ;un mot-clé s’il s’agit d’Internet ; l’heure et la minute dans le cas d’une émis-sion de télévision ou de radio dont votre citation est issue ; le titre du docu-ment ; son auteur ; le média de diffusion et le type de support.Si vous les connaissez, précisez l’éditeur, sa localisation et la date de publication.Enfin, mettez une virgule entre chaque information, mais pas de point à la fin.


© G

roup

e E

yrol

les

4. Pour les lois et la réglementation, précisez par ordre d’importance lechapitre (chapter) ou le titre (title), la section (section), le paragraphe(paragraph) et la ligne (line), le tout suivi de of et, en italique et dans lalangue d’origine, du numéro (s’il existe) et de l’intitulé de la loi, suivid’un bref explicatif. N’oubliez pas de préciser le nom du pays concerné.

• Title 2, chapter 1, article 1, section 2, paragraph 1, line 4 of Loi n° 86-1067 du 30 septembre 1986 modifiée, relative à la liberté de communication, France.

5. Le titre d’un livre, d’un magazine, d’un journal, d’un programme detélévision ou de radio, d’un site Internet ou d’un rapport d’entreprise(rapports annuels) ou des entités de l’État est toujours en italique.Mettez toujours entre guillemets le titre d’un article, d’un chapitre oud’une rubrique issu d’un journal, d’un magazine, d’un site Internet, d’unrapport, d’une émission télévisée ou de radio, d’une publicité ou d’unebrochure.

• Page 1, Marchés du monde, Paul W. Meston, print book, Éditions Excellis, Ville de Québec, Canada, 2005, ISBN 2-10-049222-5.

• Page 3, “Free Wi-Fi plan attracts Google”, print journal, International Herald Tribune, Paris, France, 3 February 2005.

• 14:05, “Régime de subventions : ça dégringole ?”, Pierre Déjeune, 103.6 radio program, Marchés agricoles de France, Paris, 5 May 2004.

• 19:55, “Oracle attackiert SAP”, ADR television journal, Das Neues, 12 July 2005.

6. Les auteurs multiples sont séparés par un tiret. Le(s) rédacteur(s) est/sont indiqué(s) par ed. placé devant son/leur nom.

• Keyword(s), macht weg, “EADS-Aufsichtsrat”, H. Alich - M. Eberle - T. Wiede, web journal, http://zeitgeistbourse.com, 6 January 2000

• Keyword(s), racket, Racket ball: Third world BOT, ed. Noran Kudzik, web book, http://zeitgeistbourse.com, 12 March 2004.

7. Les entreprises ou entités gouvernementales éditrices sont citées aprèsle titre de leur rapport, publicité ou tout autre document, en style romain(normal).

• P. 5-10, “Evolution locomotive”, web annual report, Growing in an uncertain world, General Electric, Schenectady, New York, USA, 2005.

• P.78-350, Report 923 Glossary of Compensation Terms, print report, United States Department of Labor, Bureau of Labor Statistics, August 1998.

• Keyword(s), harmony, “Ochestra Kazibao”, web report, Best value investing, Aurel Leven Securities, 8 November 2006.


Gro

upe

Eyr

olle

s

8. Pour la publicité, précisez le nom de son média de parution en italique.

• P.4, “It’s Austrian”, print advertising, The Economist, Austrian airlines, 15-22 March 2004.

• 17:54, “Douce France”, TF1, television advertising, Les Simpsons, Véolia, 12 July 2005.

9. Si vous citez un document plus d’une fois, indiquez la nouvelle réfé-rence de page s’il y en a une, suivie d’une virgule, de la mention ibid., puisdu titre.• P. 5-10, ibid.,“Evolution locomotive”.• Page 3, ibid., “Free Wi-Fi plan attracts Google”.

Mise en pages d’un documentMettre en page un document permet de le rendre lisible et de valoriser soncontenu. En règle générale, le logiciel de traitement de texte de votre ordi-nateur propose plusieurs types de mises en pages automatiques tout à faitvalables. Si vous cochez « Anglais » comme langue de votre choix,l’espacement et la césure des mots seront faits à votre place.

Il vous reste à faire correspondre votre mise en pages et votre contenu.Notre mot d’ordre : keep it simple! Si vous pensez que votre documentnécessite une présentation élaborée, faites éventuellement appel à ungraphiste professionnel, ou corrigez-le pour qu’il corresponde au mieuxaux mises en pages automatiques.

Texte, titres, sous-titres, paragraphe1. Centrez bien votre texte dans la feuille, en conservant des margesd’environ 2,5 cm de chaque côté sauf si des commentaires sont attendus.Dans ce cas, prévoyez environ 4 cm pour la marge gauche.

La marge du bas commence 3 à 4 lignes au-dessus des notes ou du bas dela page.

Enfin, la marge du haut compte 3 à 4 lignes avant votre titre ou votre texte.

Notez bien l’emplacement du numéro de page.

2. Si vos paragraphes ne comportent pas de double espacement, neprévoyez pas de retrait (alinéa) au début et sautez une ligne entre chaqueparagraphe.

Si vous souhaitez un double espacement, ajoutez un alinéa (un ouplusieurs espaces) au début de chaque paragraphe. Ne sautez pas de ligneentre les paragraphes.


© G

roup

e E

yrol

les

3. À moins de rédiger un brouillon ou une première ébauche, ou de confierla rédaction de votre texte final à un professionnel, n’alignez pas votretexte à droite car cela peut en gêner la lecture.

4. Sautez une ligne entre votre intitulé ou votre titre et le texte ou un autretitre tout comme entre ce dernier et le texte éventuel au-dessus. Ne prévoyezpas d’alinéa pour le titre.

5. Utilisez de préférence une police et une couleur identiques pour lecorps du texte, les titres et les sous-titres.

– Gras : permet d’attirer l’attention. On s’en sert donc pour les titres.– Italique : met en avant un élément spécifique du texte. Utile pour les

titres de livres. Parfois graissé pour les sous-titres.

– Romain (ou normal) : parfait pour le corps du texte.

– Souligné : accentue l’importance d’un mot dans un texte.

6. La taille des titres et des sous-titres, toujours graissés, dépend de celledu corps du texte.Ainsi, la taille du titre principal doit être doublée. Par exemple, si le corpsdu texte fait 12 points, le titre devra en faire 24.Pour un sous-titre, comptez 4 à 6 points de plus que pour le corps du texte.Par exemple, pour un corps du texte à 12 points, le sous-titre, lui, sera de16 points.Les intertitres entre les paragraphes doivent être de la même taille que lecorps du texte, graissés et éventuellement en italique.


Gro

upe

Eyr

olle

s

2

Note de bas de pageSautez une ligne entre chaque note de bas de page ainsi qu’entre le texteau-dessus ou en dessous. Notez l’emplacement du numéro de page.

Pour rédiger une note de bas de page, reportez-vous plus haut dans cechapitre à l’entrée « Notes de bas de page ».

2. « Growing in an uncertain world », GE 2004 Annual Report, imprimé, General Electric Company,Inc. Disponible en ligne sur le site www.ge.com. Cliquez sur « annual04 » ; mot-clé : « Biodetection ».

Making the worldsafer one particleat a timeBiodetection products

It takes 16 to 72 hours on average torespond fully to a potential biologicalthreat, with much of that time spentidentifying what has been encountered.And yet every second counts in treatingthose who are exposed. GE’s new suiteof biodetection products includes aninnovative, nanotechnology-basedsampler and analyzer that decreases theaverage response time to minutes whileminimizing false alarms. Such speed canaccelerate treatment and help limit athreat’s ability to spread.

A growing business

In 2005, GE plans to add thesebiodetection capabilities to GE StreetLabAE, a portable device that detects bothdrugs and explosives. Biodetection is anestimated $500 million segment of thesecurity industry that is growing at morethan 10% annually. We are making theworld safer, one particle at a time.2

Page 23

Making the worldsafer one particle ata timeBiodetection products

It takes 16 to 72 hours on average torespond fully to a potential biological threat,with much of that time spent identifyingwhat has been encountered. And yet everysecond counts in treating those who areexposed.

A growing business

GE’s new suite of biodetection productsincludes an innovative, nanotechnology-based sampler and analyzer that decreasesthe average response time to minutes whileminimizing false alarms. Such speed canaccelerate treatment and help limit a threat’sability to spread.

Page 23


© G

roup

e E

yrol

les

Présentation des numéros de page1. Placez le numéro de page en haut ou en bas mais toujours à gauche etprévoyez au moins un à trois sauts de ligne maximum entre ce dernier et lereste du texte.

2. Le numéro est signalé par le mot Page, avec la première lettre en majus-cule, ou par l’abréviation P., également en majuscule, suivie du chiffre :

• You can find the reference on Page 3.• You can find the reference on P. 3.

3. Pour plusieurs pages, écrivez Pages, ou l’abréviation P. suivie dupremier numéro de page, d’un tiret et du dernier numéro de page.

4. Écrivez bien le numéro en entier à chaque fois. Les numéros cités sontinclus.

• You can find the reference on Pages 3-4.• You can find the reference on P. 9-11.• You can find the reference on P. 31-48.• You can find the reference on Pages 66-68.• You can find the reference on Pages 304-305.• You can find the reference on P. 690-860.

Rédiger des documents professionnels

Appel d’offreComme l’offre d’emploi, l’appel d’offre (invitation to tender) consiste àdécliner des besoins.

1 Page 1, Marchés du monde, Paul W. Meston, print book, Éditions Excellis, Ville de Québec, Canada, 2005, ISBN 2-10-049222-5.

2 Page 3, “Free Wi-Fi plan attracts Google”, print journal, International Herald Tribune, Paris, France, 3 february 2005.

314:05, “Régime de subventions: ça dégringole?”, Pierre Déjeune, 103.6 radio program, Marchés agricoles de France, Paris, 5 may 2004.

419:55, “Oracle attackiert SAP”, ADR television journal, Das Neues, 12 july 2005.

Page 23

Documents

Guide pratique pour rédiger en anglais - Accueil - … vous connaissez le prénom et le nom de votre correspondant, écrivez-les exactement comme ce dernier le fait, suivi d’une