Guide Raport Stage 2e Ed

Guide des rapports de projets et de stages

DUT GACO – IUT de Reims Chalons Charleville 10/06/2008 1

Guide de rédaction du rapport de stage

Département Gestion Administrative et Commerciale Le coordonnateur des stages GACO

2e édition 2008



Guide de rédaction du rapport de stage

Avant-propos .....................................................................3 Les contenus ......................................................................4

Structure du rapport ......................................................................... 4 Mention importante :..........................................................5

Mentions légales............................................................................... 5 Clause de confidentialité .................................................................... 5 En-têtes et bas de pages ................................................................... 5

La Couverture Les pages de garde & le Sommaire ......................6 1ère de couverture : ......................................................................... 8 2ème de couverture et 2ème page de titre :............................................. 8

Page de remerciement et sommaire :...............................10 Le résumé & l’introduction Le développement Les règles typographiques & la charte graphique La conclusion ................11

Un résumé (en français et en anglais) ............................................... 12 Une introduction ou des prolégomènes .............................................. 12 Sous partie de l’introduction : .......................................................... 12 La présentation de l’entreprise.......................................................... 12 Développement .............................................................................. 13 Des pages intercalaires marquant les parties du développement............ 14

Problématique..................................................................14 Une conclusion ............................................................................... 15

Présentation et règles typographiques ............................16 Une bibliographie............................................................................ 23 Un index des noms, auteurs ou un lexique (glossaire) des mots techniques cités (souvent nécessaire) ............................................................... 24 Un sommaire des annexes (si présence d’annexes dans le rapport) ....... 24 Des annexes (mises en forme dans le style du rapport) ....................... 24

Enregistrements et rendus...............................................25 Dépôt des rapports...........................................................26



Avant-propos

Le rapport de stage (ou le rap-port de projet) est le prolongement naturel de l’immersion en entre-prise, administration ou associa-tion, effectuée par l’étudiant au cours de son année universitaire. Il démontre les qualités de réflexion de l’étudiant et souligne ses aptitu-des d’analyse globale à partir d’une expérience professionnelle in situ.

La réalisation d’un rapport de stage répond à l’obligation légale publiée par le législateur et le rè-glement des Instituts Universitaires de Technologie depuis 1966.

Le rapport de stage rend compte simultanément de la dé-couverte du milieu profession-nel et de la conduite d’une mis-sion en entreprise. Il résulte d’un contrat tripartite entre la structure d’accueil, l’établissement d’ensei-gnement supérieur et l’étudiant lui-même. C’est pourquoi, il est impé-ratif de ne pas perdre de vue le ca-ractère de représentation des éta-blissements concernés.

Son intérêt dépasse largement le cadre universitaire dans lequel il s’inscrit :

Dans le cadre de la future re-cherche d’emploi. Il prouve un savoir-faire, des compétences et des qualités professionnelles, tout comme il met en valeur des capacités d’initiative personnelle et d’autonomie appréciables dans le monde du travail ;

Dans le cadre d’une poursuite d’études : il permet à l’étudiant de manifester des compétences et des motivations nécessaires pour aborder dans de bonnes conditions des études plus spé-cialisées.

Le rapport de stage constitue une étape importante de la scolari-té en Institut Universitaire de Technologie. Il décrit une expé-rience professionnelle qui figure sur le curriculum vitae.



Les contenus

Structure du rapport

Les étudiants sont familiers de logiciels de traitement de texte tels que : Open Office, Star Office, Word ou toute autre traitement de texte. Ces applications proposent des outils de gestion de mise en page et de hiérarchi-sation du document. Il est souhaitable que l’étudiant manifeste de manière patente sa maîtrise de ces fonctions indispensables et fortement génératrices d’économie de temps : styles, sommaires automatiques, index, etc.

Cette capacité est démontrée par l’étudiant lorsqu’il présente l’intégralité de son rapport dans un fichier unique et non pas une collection de fichiers éclatés. C’est pourquoi, il est demandé de fournir une version en .doc,. rtf ou tout autre format en sus du .pdf.

La structure du rapport doit suivre le modèle ci-dessous :

Le plan du rapport de stage devra comporter : Une page de 1ère de couverture (cartonnée ou recouverte d’un plastique transparent) ;

Une page de 2e de couverture avec les mentions d’édition ; Une page de garde avec les titres et la composition du jury ; Une page de remerciements circonstanciés ; Une page de sommaire (3 niveaux de hiérarchie maximum) ; Un résumé de l’activité de l’entreprise et du stage et 5 descripteurs (mots clés) en langue française;

Un résumé de l’activité de l’entreprise et du stage et 5 descripteurs (mots clés) en langue anglaise;

Une introduction décrivant le stage et présentant le développement ; Une sous-partie d’introduction présentant l’entreprise d’accueil ; Des pages intercalaires marquant les titres principaux du développement ; Les parties du développement eux-mêmes ; Une conclusion ; Une bibliographie (indispensable en deuxième année) ; Un index des noms et auteurs cités (si nécessaire) ; Un sommaire des annexes (si présence d’annexes dans le rapport) ; Des annexes mises en forme (scannées ou insérées) dans le style du rap-port ;



Mention importante : Les fautes d’orthographe sont comptabilisées et notées. Relisez-vous et

faites vous relire…

Mentions légales Nous rappelons que les étudiants, considérés comme facteurs de leurs

documents (projets tuteurés, recherches de gestion de l’information, rap-ports de stages, etc.) sont considérés comme des auteurs et sont donc pro-priétaires de leurs documents. Ce droit de propriété, actuellement en discus-sion aux plus hauts échelons de l’Etat, est protégé par la Loi.

L’envoi du document en version numérique sur CD-ROM (.pdf et .doc ou .sxw ou .rtf) est obligatoire pour archivage.

Clause de confidentialité Certaines structures d’accueil demandent parfois à ce que le rapport soit

« confidentiel ». Cela est tout à fait légitime. Si l’envoi du document en ver-sion numérique (pdf et doc ou sxw ou rtf) reste obligatoire pour archivage, il ne sera pas consultable, ni sur le site Internet, ni au centre de ressources de l’IUT.

En-têtes et bas de pages Afin d’identifier votre travail, il est nécessaire de créer des en-têtes et

des bas de pages. La première de couverture possède sont en-tête spécifique. Toutes les

autres pages ont un en-tête et un bas de page identique (cf. modèles).



La Couverture Les pages de garde & le Sommaire



La page de couverture La page de couverture est la première

page du rapport, celle qui identifie le rap-port avant même de l’ouvrir. Elle est car-tonnée ou doublé d’une feuille de plastique transparente. Elle propose les informations suivantes :

Le logo du DUT GACO de Charleville Mézières ;

Titre explicite, choisi pour son lien avec la mission réalisée ;

Prénom et nom de l’étudiant, éventuel-lement groupe ;

Les noms des tuteurs IUT et entreprise La date La version du document (numéro) L’emplacement du document sur le ré-seau

Cartouche décrivant l’objet du rapport et l’adresse de l’entreprise;

Le mode de diffusion en cas de cause de confidentialité.

Une page de garde La page de garde est laissée intentionnellement blanche. On y trouve les notes d’édition.

Une page de couverture répétée La page de garde est identique à la

page de couverture. Il s’agit d’une réim-pression sur une feuille de papier normale, au grammage et à la couleur du restant des pages composant le rapport. La page

de garde, comme la page de couverture, n’est pas paginée. Elle est donc séparée du reste du rapport, dans le document in-formatique, par saut de section.

Une page de remerciements circonstanciés Les remerciements sont nécessaires

pour les acteurs qui par leur investisse-ment, leur prise de risque ou de par leurs fonctions vous ont permis d’accéder à des informations ou à votre cadre de stage. De même, il convient de ne pas oublier d’évoquer les personnes interrogées lors des enquêtes, les responsables de l’IUT, de l’entreprise ou tous ceux et celles qui

ont contribué au cheminement qui a conduit à la réalisation du stage et la ré-daction du rapport.

Les remerciements ne sont générale-ment pas paginés, mais ils sont présents dans le sommaire et, naturellement, dans la table des matières.

Une page de sommaire (3 niveaux de hiérarchie maximum) Le sommaire doit être facilement

consultable. Il figure en début de docu-ment, après les remerciements et s’ouvre sur le titre « sommaire ». Il fait apparaître les deux ou trois premiers niveaux hiérar-chiques du rapport ainsi que les numéros de page correspondants. Pour réaliser au-tomatiquement le sommaire, il convient d’utiliser les fonctions avancées des logi-ciels de traitement de texte. Cet usage as-sure à l’étudiant une bonne représentation des contenus du document et plus particu-

lièrement de ses articulations, de la struc-ture, du plan. En outre, l’appel à des outils de type « sommaire & index » évite la sai-sie, toujours fastidieuse, d’une pagination manuelle dans le sommaire.

Nous rappelons que la lecture du sommaire doit donner une vision globale du contenu du rapport. Elle fait apparaître les principales subdivisions du texte en ré-vélant les titres effectivement présents dans le corps du document.



1ère de couverture :

LOGO du DUT GACO à utiliser. Téléchargeable sur le site www.gacocharleville.fr N’utiliser que ce logo !

En-tête de page spécifique à la première de couverture

Titre reflétant la nature du stage effectué

Références normalisées du document. Le n° de version vous aide à connaître le stade de révision Cartouche de bas de

couverture résumant les informations indispensables



2ème de couverture et 2ème page de titre :

2de de couverture : Cartouche spécifique à recopier : IUT de Reims Chalons Charleville 4 Boulevard Jean Delautre 08000 CHARLEVILLE MEZIERES Tél : 03 24 59 75 40 Date d’édition du document : …/…./2008 Editeur : IUT de Reims- DUT GACO N° d’édition : Lieu d’édition : Charleville-Mézières

Répétition du titre de la couverture qui décrit la fonction exercée et le jury de soutenance :

Chargée d’accueil

Présenté par : Marie-Pauline DUPONT

Evaluée par le jury suivant :

Tuteur IUT : M. HENON

Tuteur Entreprise : Monsieur HENRI

Société Générale – 32 Avenue Jean Jaurès – 08000 CHARLEVILLE- MEZIERES

En-têtes et pieds de pages que l’on retrouvera

jusqu’à la fin



Page de remerciement et sommaire :

La page de remerciement :

Vous remerciez les personnes de l’entreprise qui vous ont encadrées durant le stage.

Le sommaire :

Il doit normalement être effectué de façon automatique.



Le résumé & l’introduction

Le développement

Les règles typographiques

& la charte graphique

La conclusion



Un résumé (en français et en anglais) Ces 2 résumés doivent être contenus entre 10 lignes et 20 lignes et sont destinés à présen-ter de façon synthétique toute l’activité de l’entreprise et accessoirement du stage (ou des porteurs de projet). A la fin du résumé vous insérerez 5 mots clés (séparés par des points virgules) qui détermine parfaitement l’activité en question. Les deux types de contractions doivent rappeler :

La thématique du stage et la problématique ; La structure d’accueil et le déroulement du stage ;

Une introduction ou des prolégomènes Il existe différents types d’introduction, mais dans l’ensemble, l’on s’entend sur une appro-che en trois temps, quel que soit le plan qui sera utilisé au cours du développement.

Présenter le contenu spécifique du stage effectué et son intérêt pour l’étudiant, voire ses objectifs ;

Annonce du plan (les parties) sous une forme fluide (discours naturel, pas d’énumération) qui va révéler la problématique ;

Phrase de transition, citation, ou éventuellement, rien (si superflu).

Sous partie de l’introduction :

La présentation de l’entreprise L’activité économique étant changeante, l’historique et la présentation de l’entreprise

doit être réduit au strict nécessaire pour comprendre le contexte du stage. Il est inutile de remonter au 19e siècle !

Il faut absolument éviter d’en faire une partie à part entière (sauf cas extrêmement ra-res) et être le plus synthétique possible.

C’est l’activité actuelle, celle du lieu du stage et la nature des produits ou services effec-tués qui importent.

Lors de la soutenance, l’étudiant veillera à ne pas passer trop de temps sur cette pré-sentation.

C’est l’activité du stagiaire qui doit avoir la priorité durant la soutenance.

Les éléments importants doivent porter sur :

La clientèle ou les usagers de l’organisation ou entreprise d’accueil ;

Les service ou produits d’un point de vue général mais surtout local ;

L’organigramme de proximité (celui qui concerne directement le stage).

Dans certain cas, il est nécessaire de développer d’autres points importants à la com-préhension de l’activité. C’est au stagiaire de discerner ce qui est vital ou non, en liaison avec son tuteur de l’IUT ou le tuteur de l’entreprise.



Développement

Le développement résulte du plan choisi, annoncé en introduction.

A priori, le choix de la structure du développement est laissé à l’appréciation du rédacteur. L’étudiant doit donc tenter d’organiser son travail selon les modalités les plus adaptées à son expérience durant le stage.

Il doit choisir des thèmes qui seront autant de parties du développe-ment. Ces thèmes doivent correspondre à un regroupement logique des tâ-ches effectuées.

Le développement passe souvent par la description des tâches ou/et des procédures employées. Mais il est important et vital d’y voir apparaître le vécu de l’étudiant et son analyse de ces tâches.

Par exemple pour la banque, le développement peut prendre cet aspect :

Sous partie présentation de l’agence bancaire ;

1ère partie : l’activité du guichet : le contact physique avec le client ;

2ème partie : la gestion de l’agenda du commercial : démarcher le client

3ème partie : la gestion des dossiers clients : entre administration et commerce.

(Ceci est un exemple et non pas une règle)

Il nécessaire de faire figurer sous forme de diagramme de GANTT (fourni en modèle sur le site www.gacocharleville.fr ) ou de schéma chronologi-que des tâches l’évolution des activités en début de développement ou en annexe.

Tâches 21-ja

nv

22-ja

nv

23-ja

nv

24-ja

nv

25-ja

nv

28-ja

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29-ja

nv

30-ja

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31-ja

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01-fé

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04-fé

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05-fé

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15-fé

vr

Rédaction des lettres commerciales

envoi des relances client

classement des factures fournisseurs

Accueil clients

Accompagnement du commercial

semaine du 21 au 25 janvier semaine du 28 janv. au 1er fév. semaine du 4 au 8 février semaine du 11 au 15 février



Il faut absolument éviter le plan séquentiel de la narration ! Générale-ment, il enferme l’étudiant dans une sorte de journal de bord chronologique qui n’est… qu’un préliminaire pas nécessairement indispensable à la rédac-tion du rapport qui doit attester d’une dimension de réflexion.

Des pages intercalaires marquant les parties du dévelop-pement

Les étudiants sont invités à insérer des intercalaires soulignant les titres des parties principales du document. Cela favorise la cohérence graphique et la lisibilité de l’ensemble.

Problématique

Un rapport de stage, comme un rapport de projets tuteurés, en IUT, doit comporter une problématique.

Cette problématique est appelé « fil rouge ». C’est un lien logique qui va relier les différentes activités du stagiaire entre elles (par exem-ple de la commande jusqu’à la conception et la livraison du pro-duit).

Après la lecture du rapport et l’écoute de la soutenance de ce dernier, le tuteur doit voir clairement le travail que le sta-giaire a effectué.

L’étudiant est souvent tenté de présenter les tâches qu’il a effec-tuées durant le stage de façon chronologique et séquentielle (les unes à la suite des autres) sans lien cohérent entre elles.

Il lui est demandé de réfléchir de manière globale à l’activité de l’entreprise qu’il l’accueille en stage et de prendre du recul par rapport à son rôle durant ce stage.

Les tâches doivent être regrou-pées selon une cohérence issue de

cette réflexion : par exemple les tâches purement commerciales, les tâches administratives, les procé-dures techniques.

Le stage peut aussi faire l’objet d’un projet plus large. Il faudra alors suivre le déroulement de ce projet, sa mise en place et les ré-sultats du travail de l’étudiant.

Il est essentiel que l’étudiant fasse ressortir les travaux qu’il a effectués en autonomie et qu’il montre ce qu’il a apporté à l’entreprise.

Ce travail de réflexion permet-tra au stagiaire de répondre correc-tement aux questions des tuteurs lors de la soutenance.

En l’absence de ce travail de ré-flexion, nous voyons par expé-rience que la soutenance est sou-vent terne et sans attrait, que le stagiaire n’a pas de notions préci-ses du travail qu’il a effectué.

Il s’en suit que sa note finale est relativement basse.



Une conclusion

La conclusion doit amener l’étudiant au moins à ces deux questions :

Qu’elle est l’activité de l’entreprise dans laquelle j’ai effectué mon stage et comment ai-je ressenti celle-ci ?

Comment je me positionne par rapport à cette activité, quels obs-tacles j’ai rencontrés (ou quelles tâches j’ai réussies à assumer) et comment je peux faire une analyse critique positive de cette expé-rience.

L’étudiant doit au travers de ces 2 questions, faire un bilan et une ana-lyse critique positive (positiver même l’échec) de son stage. Il doit aussi se positionner professionnellement par rapport à cette expérience.



Présentation et règles typographiques 1

Les signes de ponctuation Signes simples : point, virgule : pas d’espace avant le signe, un espace après ;

Signes composés : double point, point-virgule, point d’interrogation, point d’exclamation, etc. :

o un espace avant le signe, o un espace après ;

Les parenthèses, crochets, etc. sont accolées aux items qu’elles enca-drent ; elles ne prennent donc pas d’espace à l’intérieur mais appellent à l’extérieur.

Les points de suspension en fin d’énumération sont à proscrire. Ils sont avantageusement remplacés par etc.

Les soulignés, la graisse, les espacements de paragraphes :

Le soulignement n’est pas interdit mais déconseillé en typographie.

Il vaut mieux mettre en gras (graisse) que d’effectuer un souligne-ment.

Il vaut mieux espacer les paragraphes automatiquement (6 points avant et 6 points après) que d’insérer des retours de ligne inutiles.

Exemple :

Élargir le champ de l’informatique pour résoudre les problè-mes opérationnels

La virtualisation n’est pas une nouveauté. Ses débuts remontent aux an-nées cinquante et soixante avec les pratiques de travail en temps partagé des environnements grand système. La virtualisation du système d’exploitation a vu le jour au début des années soixante-dix.

La virtualisation du stockage a suivi peu après au milieu de la décennie.

1 Les règles de présentation typographiques sont normalisées en France. Un ouvrage recouvre l’ensemble de ces normes : IMPRIMERIE NATIONALE : Les règles de présentation typographiques, Paris : IN, 1997 ; Mais aussi un site : www.dsi.cnrs.fr/bureau_qualite/edition/typo/typo.pdf.

Titre en gras

Retrait positif de 1ère ligne de 0,7 mm

Espaces inter-paragraphes automatiques

Texte justifié



Les polices de caractère (ou fontes) Le choix des polices de caractère obéit à des règles clairement énoncées

qu’il convient de respecter, surtout depuis que l’informatique met à la portée de tous une banque de fontes (polices) de tous les types et de toutes les graisses.

Vous pouvez utiliser les polices de type Romane et les mélanger. Voici les plus utilisées et les plus lisibles :

Times New Roman Bodoni MT Garamond Bell MT Vous pouvez utiliser les polices de type Droite et les mélanger. Voici les

plus utilisées et les plus lisibles :

Arial Verdana Tw Cen MT Tahoma Mais vous ne mélangerez pas Polices Romanes et Police Droites.

Exemple de mélange :

Bénéficier du succès grandissant de la virtualisation grâce à sa capacité à optimiser les ressources informatiques

La virtualisation rencontre un succès grandissant et a de beaux jours devant elle. Selon une enquête récemment conduite auprès de grandes entreprises du monde entier (plus de 20 000 sa-lariés), 33 % des sociétés exploitent déjà des environnements virtualisés, et 13 % comptent enga-ger un projet pilote dans les 12 mois.

Les petites et moyennes entreprises (PME) ne sont pas loin derrière. Une autre enquête a même établi qu’elles pourraient être plus enclines que les grandes entreprises à adopter toute la gamme des solutions de virtualisation pour simplifier leurs environnements et en faciliter la gestion.

48 % 48 % 29 % 25 % 16 % 15 %

Arial Black ; taille : 14 points

Tw Cen MT ; taille : 12 points



11 % 11 % % 6 %

Bénéficier du succès grandissant de la virtualisation grâce à sa capacité à optimiser les ressources informatiques

La virtualisation rencontre un succès grandissant et a de beaux jours devant elle. Selon une enquête récemment conduite auprès de grandes entreprises du monde entier (plus de 20 000 sala-riés), 33 % des sociétés exploitent déjà des environnements virtualisés, et 13 % comptent engager un projet pilote dans les 12 mois.

Les petites et moyennes entreprises (PME) ne sont pas loin derrière. Une autre enquête a même établi qu’elles pourraient être plus enclines que les grandes entreprises à adopter toute la gamme des solutions de virtualisation pour simplifier leurs environnements et en faciliter la ges-tion. utilisez une police identique ou de type identique pour tout le rapport.

o Par exemple : « Tw Cen » possède 3 déclinaisons possibles :

Tw Cen MT Tw Cen Condensed Tw Cen MT Condensed Extra Bold

Le module WordArt est interdit, tout comme les polices autres que

Romanes et droites (ex. : Comics ou Chiller ou Mistral)

Le corps de texte est de taille 12

Les titres sont ceux définis par le logiciel Word, Star Office ou Open Of-

fice (titre 1, titre 2, titre 3) et feront une taille de 18 au maximum.

L’interlignage du corps de texte est simple, 1,5 ligne si la lisibilité l’exige

(cela dépend souvent de la police utilisée).

Rappel :

Le mélange des graisses est déconseillé : ce qui est en italique ne doit pas être mis en gras par exemple.

C’est toujours le tuteur IUT de votre stage qui vous indiquera ce que vous pouvez faire ou ne pas faire.

Bodoni MT Poster ; taille : 14

Times New Roman ; taille : 12



Il faut absolument éviter les veuves et les orphelines : Il vaut mieux renvoyer le texte à la page suivante ou au paragraphe sui-

vant.

Procédure :

Insérer un saut de page ou de section juste avant le début de la veuve et de l’orpheline.

Si vous trouvez qu’il ya trop de « blancs » : insérez des images.

Paragraphe ou phrase veuves

Le paragraphe est renvoyé à la page suivante

Paragraphe ou phrase orphelines



Notion de créativité :

L’étudiant (e) peut faire preuve de créativité tout en respectant la charte graphique. L’utilisation de couleurs pour le document numérique est autori-sée.

Notre exigence porte sur le niveau de rigueur du document rendu et sa li-sibilité pour des professionnels.

L’originalité reste la bienvenue si elle est en adéquation avec les exigen-ces de la communication professionnelle et la charte graphique de départ.

Exemple de rapport de qualité GACO 2e année :



Intercalaires entre les parties :

Pour bien marquer la séparation des parties du développement, il est conseillé de faires des intercalaires visibles.



La bibliographie

Les annexes

Le règlement



Une bibliographie La bibliographie constitue une étape nécessaire de la réflexion de l’étudiant. En effet,

c’est elle qui permet à l’étudiant de s’extraire de la réalité in situ, pour théoriser, globaliser, développer une réflexion plus vaste à propos de la situation d’immersion professionnelle et des théories et concepts qui sont associés à l’activité, le bien, le service produit par la struc-ture d’accueil.

La présentation d’une bibliographie obéit à des normes strictes de présentation. Si des variations résultant de choix méthodologiques sont acceptées, la règle absolue est de se conforter aux choix établis. Par exemple, si l’année de parution d’un texte, d’un site Internet ou d’un article apparaît entre crochets après les noms d’auteurs, il convient d’agir ainsi pour l’ensemble des références citées.

• Ouvrage : NOM, prénom de l’auteur : titre de l’ouvrage, VILLE DE L’EDITEUR : éditeur, nombre de pages (x p.), nom-bre de pages de bibliographie (x p. bib.), page citée (éventuellement) année ;

• Article : NOM, prénom de l’auteur : « titre de l’article », dans (ou in) Titre de la revue, VILLE DE L’EDITEUR : éditeur, nombre de pages de l’article (x p.), nombre de pages de bibliographie (x p. bib.), page citée (éventuellement) année ;

• Site Internet : NOM, prénom de l’auteur : nom du site, langue du site : éditeur (éventuellement), nombre de pages de la partie concernée (x p.), nombre de pages de bibliographie (x p. bib.) s’il y en a une, adresse exacte de la page citée, année (si possible, généralement par déduction). Si l’auteur du site ne peut pas être identifié, citer la structure éditrice. Attention, il faut souvent chercher !

• Article dans un site Internet : NOM, prénom de l’auteur : « titre de l’article, dans (ou in) nom du site, langue du site : éditeur (éventuellement), nombre de pages de la partie concernée (x p.), nombre de pages de bibliographie (x p. bib.) s’il y en a une, adresse exacte de la page citée, année (si possible, généralement par déduction). Si l’auteur du site ne peut pas être identifié, citer la structure éditrice. Attention, il faut souvent chercher !

• Mémoire d’IUT, IUP, Master, doctorat, etc. La règle est la même que pour les ouvrages. Rappelons que lors-qu’un étudiant dépose son rapport de stage ou de projet tuteuré, il accepte de manière tacite que son produit de-vienne consultable par toutes voies utiles au centre de ressource et de documentation et par voie numérique.

• Les documents et plaquettes d’entreprises : Ici encore, la règle qui prévaut est la même que pour les ouvra-ges et les articles. S’il s’agit d’un article dans une revue interne, il suffira de traiter la référence comme un article dans une revue, s’il s’agit de la revue elle-même, comme d’un ouvrage.

Enfin, la bibliographie doit être classée par ordre alphabétique, par noms de famille des auteurs. Afin de gagner du temps, l’étudiant peur créer un tableau à une colonne dont il rendra les bordures les bordures invisibles, ce qui lui permettra d’effectuer un tri alphabéti-que, toujours utile lorsqu’un item supplémentaire est rajouté au dernier moment…

Attention : La principale difficulté de création d’une bibliographie tient à la rigueur de présentation ! Quelle que soit la règle que vous donnez, il faut vous y tenir !

Astuces :

Si vous manquez de données, allez sur les sites de libraires en ligne tels que www.amazon.fr; www.decitre.fr ou www.eyrolles.com : tout s’y trouve, y compris les pa-ginations et les résumés ;

Pour lister le plus simplement vos ouvrages, créez un tableau à une colonne et plusieurs lignes : il suffira de le trier pour le classer par nom d’auteurs !



Un index des noms, auteurs ou un lexique (glossaire) des mots techniques cités (souvent nécessaire)

La création d’un lexique ou d’un glossaire est souvent utile. Le lexique récapi-tule, sur une page, l’ensemble des mots techniques cités au cours du rapport. Il faut évidemment que le nombre de ressources soit suffisant pour justifier de la création d’un tel lexique.

Astuce : Pour créer un index avec Microsoft Word, la démarche s’effectue en deux temps : il faut d’abord sélectionner les mots à retenir puis activer, dans une section du document, le rappel des mots choisis sous la forme d’un index.

Pour cela :

1. Sélectionner, avec la souris, le mot ou le groupe de mots choisi ; 2. Dans le menu « insertion », choisir « table et index » (comme pour le som-

maire et les tables des matières) ; 3. Dans la fenêtre de dialogue, sélectionner l’onglet « index » puis « marquer

les entrées » (Ces « entrées » sont les mots choisis à rappeler dans l’index) ; 4. Automatiquement, dans un champ de la fenêtre, le mot choisi s’est affiché.

Sélectionner alors « marquer tout » (pour chaque occurrence du mot choisi) ; 5. Dans le corps de texte, XE "mot choisi" apparaît. Ce sont des caractères non

imprimables ; 6. Positionner le curseur à l’endroit où l’index doit être créé, retourner dans le

menu « insertion » et sélectionner à nouveau « table et index », puis l’onglet index ;

7. Enfin, cliquer sur OK, non sans avoir choisi le type de présentation (classique, etc.).

Un sommaire des annexes (si présence d’annexes dans le rapport)

Si des annexes sont proposées dans le rapport, il est indispensable de les pré-senter dans un sommaire – et nom pas une table – des annexes. La méthode est identique à celle utilisée par la mise en place du sommaire et de la table des matiè-res précédents. La méthode informatique impose néanmoins l’usage des styles déjà créés antérieurement dans le corps du document. C’est pourquoi il est vivement conseillé d’utiliser les styles à chaque introduction d’annexe dans le document et de ne pas attendre le dernier jour où l’on est généralement débordé.

Des annexes (mises en forme dans le style du rapport) Pendant trop longtemps, les étudiants ont rendu des rapports de stage dont les

corps de texte étaient filiformes et agrémentés d’un lot d’annexes disparates qui les gonflaient en volume. Si les annexes peuvent atteindre une épaisseur tout à fait conséquente, leur standardisation, sur le plan stylistique est un indice fort de la ri-gueur du travail rendu…



Enregistrements et rendus

Multipliez les sauvegardes !

Effectuez toujours une sauvegarde vos documents sur plusieurs supports séparés ! L’erreur de disque, la clé USB retirée prématurément alors que la copie de votre fichier n’est pas achevée, la perte et parfois le vol sont des réalités tangibles et observées régulièrement.

L’incident technique n’est pas une excuse valable. Vous pouvez sur le site de Charleville-Mézières utiliser 3 types de sauve-

garde efficace :

Votre espace personnel sur le réseau (gratuit) : c’est le plus sécurisé. En-registrez plusieurs versions différentes en les numérotant.

Un CD-ROM (1 euro maximum)

Une clé USB (à partir de 30 euros)

Modalités de rendu numérique Le DUT GACO de Charleville-Mézières demande aux étudiants, pour ar-

chivage et éventuellement publication sur le site web (avec l’aimable autori-sation des étudiants) un CD-ROM contenant les fichiers numériques du rap-port de stage.

L’étiquette du CD-ROM doit être conforme au modèle en annexe 1.

Les documents doivent être déposés sous une forme de fichier unique. S’il n’y a pas d’autre solution, les annexes doivent être scannées sous forme d’images monochromes TIFF, JPEG ou BITMAP, réduites en poids, et inté-grées comme images dans le fichier.

Les formats acceptés sont :

Format Word Microsoft pour PC Format PDF (format universel) Format RTF (format universel)

Format rtf Pour le rtf, il suffit de sélectionner « enregistrer sous » (ou « sauvegarder

sous ») et choisir, dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, la localisation, le nom et format de la sauvegarde.

Format PDF (Adobe) Certaines versions de traitement de texte sont directement équipées,

dans le menu enregistrer sous, du format PDF. (Exporter sous)



Dépôt des rapports Les stagiaires doivent rapporter au secrétariat GACO un exemplaire pa-

pier relié et le CD-ROM avec le rapport numérique avant la date fixée et une heure fixée.

Une fiche de contrôle de rendu doit être insérée en première page du rapport avec le nom de l’étudiant e sa signature.

Les rapports rendus à quelqu’un d’autre sont considérés comme en re-tard. Le coordonnateur s’occupera de la redistribution des rapports auprès des tuteurs ensuite.

Aucun retard d’aucune sorte n’est toléré (maladie, problèmes familiaux, problèmes techniques et autres). Pour des raisons évidentes d’équité on ne peut faire la différence entre les problèmes. Si vous souhaitez faire part d’un problème grave, il faut faire une lettre avec les justificatifs adéquats au pré-jury du département ou au jury final à Reims.

Il est donc conseillé de s’y prendre longtemps à l’avance. La morale est la suivante : un rapport incomplet est toujours meilleur qu’un rapport absent.

Format et reliure du rapport papier

Le rapport papier doit suivre les instructions du chapitre “Structure du rap-port” de la page 7 Le rapport papier sera relié de deux façons possibles :

Une reliure par peigne plastique de 21 anneaux et de 8 mm de diamètre ; Une reliure thermique ou par pince ; La reliure agrafée entraine une pénalité de 2 points.

Les fournitures (papier, transparents, spirale de reliure, carton, intercalaires, etc.) ne sont pas fournies par l’IUT.



Pénalités Les pénalités sont à décomptées de votre note globale.

Tableau des pénalités :

Nature des erreurs Points de pénalité sur la note globale

Non respect de la charte graphique sur le rapport ou l’étiquette du CD-ROM

5

Absence du CD-ROM ou du rapport papier 4

Impression en couleur 5

Rapport non relié 4

Non respect des règles de typographie 4

Absences des fiches de suivi 2

Retard du rapport de stage le 2 premier jours - 50% sur la note to-tale

Retard du rapport de stage après 2 jours Note 0 au stage

Retard du rapport de projet la première semaine - 50% sur la note to-tale

Retard du rapport de projet après 2 jours Note 0 au projet

Mouvement d’humeur sur les pénalités 5

Trop de photos 2

Rapport agrafé 2

La soutenance donne la note relative au stage professionnel. Cette soute-nance ne peut avoir lieu si le rapport n’est pas restitué dans les délais. L’absence de rapport entraîne donc la note 0 pour le stage professionnel qu’il ait été effectué ou non.

Documents

Guide Raport Stage 2e Ed