Guide Utilisateur Oscar à destination des OSC...Oscar Guide Utilisateurs OSC v.2.1 3SOMMAIRE 1. Les objectifs d’Oscar 2. La gestion de votre OSC dans Oscar 3. Création d’un compte

Guide Uti l isateur Oscar

à destination des OSC

2Oscar Guide Utilisateurs OSC v.2.1

Bonne lecture !

Bienvenue dans Oscar,

votre espace Initiatives OSC

Ce guide vous explique les principales fonctions d'Oscar et vous fournit

des recommandations pour son utilisation.

Actuellement Oscar ne contient pas votre(vos) projet(s) en cours. Ceux-

ci, s'ils existent, seront chargés et pourront être administrés en septembre-

octobre prochain. Par contre vous pouvez dès à présent remplir toutes les

données de votre structure et bien sûr répondre à l'AMI.


SOMMAIRE

1. Les objectifs d’Oscar

2. La gestion de votre OSC dans Oscar

3. Création d’un compte

4. La page d’accueil

5. Inviter un utilisateur ou répondre à une demande d’inscription

6. Saisie des informations de votre structure

7. Les documents dans Oscar

8. Accès à l'AMI et création d'une intention de projet

9. Saisie des données d'une intention de projet

10. Envoi d’une intention de projet

11. Export de vos données Structure et Intention de projet

12. Notifications et mails envoyés


1- Les objectifs d’Oscar

Les objectifs principaux :

o Centraliser et fiabiliser l'ensemble des informations et actions relatives aux OSC bénéficiaires des initiatives OSC

o Dématérialiser et supprimer les supports papier de vos projets (NIONG, comptes-rendus, pièces administratives hormis pour la convention)

o Améliorer et fluidifier la gestion et le pilotage de la relation AFD / OSC ainsi que celle des projets soutenus et ceux en instruction

Les grandes fonctionnalités disponibles :

o Réponse aux appels à Manifestation d’intention de projet (AMI) dans le cadre des initiatives OSC (réception des notes d’intention et des documents administratifs)

o Gestion et mise à jour simplifiée des données propres aux OSC directement par elles-mêmes (données réunies jusqu’à présent sous le terme « dossier administratif »)

o Suivi des projets (dépôt de la NIONG, demandes de versement, demandes d’ANO, dépôt des documents de suivi de projet, de communication, …)

o Alertes et notifications pour échanges d’informations et mise à jour des données


2- La gestion de votre OSC dans Oscar

Une personne désignée comme « Administratrice Oscar » gèrera les comptes utilisateur de votre OSC dans Oscar.

Une autorisation d’utilisation (modèle téléchargeable ici) est nécessaire pour l’ouverture de son compte.

L’administrateur peut « inviter » d’autres personnes pour être utilisatrices dans Oscar

L’administrateur doit répondre aux demandes d'ouverture de compte pour sa structure

Chaque utilisateur d'une OSC peut accéder à toutes les données de son OSC et à toutes les intentions de projets. L'administrateur est le seul à avoir accès à la gestion des comptes utilisateurs de l'OSC.

Toutes les données intégrées dans Oscar sont confidentielles et ne sont accessibles que par les comptes utilisateurs accrédités par votre administrateur et les personnes habilitées à l'AFD.

Pour changer l’administrateur de votre OSC dans Oscar il faut prendre contact avec l’AFD (voir Notifications et mails envoyés)

https://www.afd.fr/fr/appel-manifestation-dintention-2020


Demande de création d’un

compte

3- Création d’un compte


Dans la page suivante, il faut

renseigner le n° SIRET.

Si celui-ci n’existe pas dans

Oscar alors cela signifie qu’il

s’agit du 1er compte ouvert

pour votre OSC. Il sera donc

nécessaire d’ajouter

l’autorisation d’utilisation.

Si le n° Siret existe alors

l’autorisation d’utilisation n’est

pas nécessaire.

La demande parviendra à l’administrateur soit de votre OSC s’il s’agit d’un compte supplémentaire, soit de l’AFD pour un 1er compte.Il vous appartient de contrôler que la personne est bien habilitée à gérer les données de votre OSC.La personne qui a fait la demande est avertie par mail de la prise en compte de sa demande.

Le n° SIRET est la clef dans notre base de données.Vérifiez bien votre saisie.


Zone d’identification

Accès au profil

4- La page d’accueil

Menu principal


Inviter un utilisateur

5- Inviter un utilisateur ou répondre à une demande d’inscription

Accès par le menu

« informations OSC »

L’administrateur gère les comptes de votre OSC. Il peut soit inviter un utilisateur soit répondre à une demande (dans ce cas il aura reçu un mail qui l’avertit de la demande)

1

3a

3b Répondre à une

demande

Puis onglet

« Utilisateurs »2


5.1- Inviter un utilisateur

Clic sur le bouton « Inviter un utilisateur »1

2 Remplir la fenêtre

qui s’affiche.

Après validation

un mail est

envoyé à la

personne


5.2- Répondre à une demande d’inscription

Pour accepterClic sur le bouton « Valider la demande d’inscription »

Pour refuserClic sur le bouton « X »

Dans les 2 cas une confirmation est

demandée et un mail est envoyé à la

personne qui a fait la demande lorsque

vous avez confirmé votre action.

Un utilisateur peut être supprimé une fois inscrit. Il est de

votre responsabilité de gérer le turn-over et les droits de

chaque utilisateur de votre OSC à l’application Oscar


Choix de l’onglet

6- Saisie des informations de votre structure

Accès par le menu

« informations OSC »

Pour répondre à un AMI, il faut au préalable remplir tous les champs ou presque (certains ne sont pas obligatoires) relatifs à votre structure. Vous pouvez vous y reprendre à plusieurs fois en enregistrant votre saisie, celle-ci est alors conservée.

1 2

Validation des

modifications

3

2 Cliquer sur un autre onglet ou menu


6- Saisie des informations de votre structure (suite)

Utiliser la touche « retour » de votre

navigateur

Comme dit dans la page précédente « Vous pouvez vous y reprendre à plusieurs fois

en enregistrant votre saisie, celle-ci est alors conservée » vous devez cependant faire

attention dans les cas suivants où vous pouvez perdre vos données.

1

2 Cliquer sur un autre onglet ou un autre menu

4 Time-out : vous êtes resté inactif pendant

plus de 60 mn dans Oscar

Dans ces cas il n’y a pas de message d’alerte

et vos données sont perdues si vous ne les avez

pas sauvegardées auparavant.

De même pour une panne réseau ou courant.

3 Fermer votre page ou votre navigateur

Dans ces 2 cas une confirmation est demandée

Exemple : Firefox

Exemple : Internet Explorer


7- Les documents dans Oscar

Lorsque vous déposez un document, un récépissé est créé (qui reste en permanence sur le site) mais le document n'est plus accessible et vous ne pouvez pas le consulter.

Oscar n’est pas un gestionnaire de documents. Pour des raisons de sécurité les

fichiers déposés ne restent pas sur le site. Ils sont chiffrés et transférés vers l’AFD.

1

Ajout d’un document

Fenêtre de chargement du

documentValidation

2

Fenêtre résultat

Après validation

Accès au

récépissé

3


7- Les documents dans Oscar / Exemple de récépissé


8- Accès à l'AMI et création d'une intention de projet

Accès par le menu

« AMI »Création d’une

intention de projet

Dans le cas où vous avez une intention de projet en cours, celle-ci est accessible et une jauge vous indique son taux de remplissage


9- Saisie des données d'une intention de projet

À l’identique de la saisie des données de votre structure, vous pouvez vous y reprendre à plusieurs fois en enregistrant votre saisie, celle-ci est alors conservée.

Il faut utiliser le bouton situé en bas de page.

La saisie suit un ordre chronologique : Informations projet, Informations consortium,

Documents et Envoi

mais vous pouvez revenir à l’étape que vous souhaitez en utilisant les boutons suivants :

C’est en arrivant à l’étape « Envoi » qu’Oscar vous signalera tous les champs qui sont obligatoires et qui comportent des règles de gestion.

Les lignes signalées sont accessibles directement par liens hypertexte…

clic dessus !

Les avertissements p.13 sur

la perte de votre saisie

sont également valables


10.1- Envoi d'une intention de projet

Les documents joints à vos intentions de projets (y compris l’annexe d’intention de projet) suivent le même principe énoncé plus haut : chiffrement et transfert vers l’AFD, seul un récépissé est accessible. Les documents chargés ne restent pas dans le site web.

L’envoi d’une intention de projet verrouille la saisie de toutes les données (ou presque, voir en

bas) de votre structure et de l’intention de projet envoyée. Vous pourrez consulter mais sans modifier. En cas d’erreur il faudra demander à l’AFD (via le formulaire contact) le déverrouillage des données : cette procédure doit être exceptionnelle car elle annulera l’envoi effectué et nous devrons du côté de l’AFD réexaminer vos données.

Si vous avez une autre intention de projet en cours les données de votre structure seront verrouillées (ou presque, voir en bas), seules les données de l’intention de projet non envoyée seront encore accessibles.

Exception au verrouillage des données : pour la structure OSC, le chargement des documents et la saisie de l’exercice de l’année en cours ou N-1 sont possibles.

A noter également que le déverrouillage sera automatiquement fait lorsque les comités de présélection de l’AFD seront terminés (octobre-novembre)


10.2- Envoi d'une intention de projet

Quand l’intention de projet a été envoyée, vous ne pouvez plus accéder à celle-ci mais vous pouvez visualiser ses données.


11- Export de vos données Structure et Intention de projet

Vous pouvez aussi une fois l’intention de projet envoyée, exporter vos données sous forme de fichiers pdf. Ci-dessous le moyen d’y parvenir. (en 30 s en principe on y arrive, 1 mn pour les moins doués)

1

Onglet

« Documents »

Dans fenêtre « Exporter les données »

Clic sur « Télécharger »

2

Résultat3

Pour les

données

Structure

OSC


11- Export de vos données Structure et Intention de projet (suite)

1

Étape

« Documents »

Dans fenêtre

« Exporter les données »

Clic sur « Télécharger »

2

Résultat3

Pour les

données

Intention

de

Projet


12- Notifications et mails envoyés

Des informations vous sont transmises via Oscar : soit des notifications qui apparaitront sur la page

d’accueil (Tableau de bord) soit par mail depuis l’adresse suivante [email protected] qui

comme l’indique son nom ne permet pas de lui répondre et qu’il vous est demandé de faire figurer

dans vos contacts de votre messagerie pour éviter que ses messages ne soient considérés comme

des spams.

Vous avez cependant 2 façons de nous contacter en cas de problèmes techniques :

- Le formulaire de contact (bas de page : « Nous contacter »)

ou

- Par l’adresse email suivante [email protected]

Et bien sûr l’équipe DPA/OSC resta à votre disposition pour

toutes questions d’ordre fonctionnelle.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]?subject=Oscar%20/%20...

REMERCIEMENTSet rendez-vous dans Oscar

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