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Le Cabinet alterethic , vous propose un service de traitement de la paie et de gestion de vos ressources humaines adapté aux entreprises et aux associations. Une solution clé en main pour une externalisation de la paie sur mesure :
Saisir vos variables de paies en vue d’établir vos bulletins de paye dans le suivi
légal et conventionnel. Accéder aux documents entreprise et salariés Accéder à la liste des salariés, gérer les entrées et sorties de vos salariés
Guide Utilisateur solution « paie en ligne »
alterethic – Guide utilisateur Paie en ligne
2
Matériel informatique et navigateurs 2
Lancer le logiciel sur l’ordinateur 3
Espace client AlterEthic - Page d’accueil 5
Accéder à l’interface paie en ligne 7
Accueil Paie en ligne – État d’avancement 8
La saisie des traitements du mois 9
Les absences 10
La saisie des éléments variables 14
La saisie des heures / acomptes 15
La validation des éléments variables 17
La gestion des entrées des salariés 19
La gestion des déclarations périodiques 22
La gestion des éditions 23
Sommaire
alterethic – Guide utilisateur Paie en ligne
3
Matériel informatique et navigateurs
Matériel
L'interface "Paie en ligne" nécessite un environnement Windows. Pour les utilisateurs de l’environnement IOS (Apple – iMac), vous pouvez utiliser les solutions Microsoft Remote Desktop : Parallels Desktop. (Installation licence à voir avec votre service informatique). Une tablette pré-paramétrée pourra vous être proposée : Prévoir une caution de 200 €. Navigateurs La solution nécessite l'utilisation du navigateur Internet Explorer ou EDGE. Dans votre navigateur, vous devez désactiver le blocage des pop-ups (fenêtre intempestives). Ce réglage est généralement proposé ici : options internet > Onglet confidentialité > Désactivez le blocage des pop-ups ou fenêtres intempestives.
Sur les versions antérieures à Windows 10, vous aurez besoin de paramétrer le réglage de sécurité renforcée IE : Paramètres > Options Internet > Onglet Sécurité > Liste des sites de confiance > bouton Site
Veuillez saisir cette adresse dans la liste des sites de confiance : https://*.alterethic.com
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Lancer le logiciel sur l’ordinateur avec Internet Explorer L’application fonctionne nativement que sur
Internet Explorer. Si vous utilisez un autre navigateur, installer d’abord Internet Explorer sur votre PC en suivant les instructions. Plusieurs navigateurs peuvent être actifs sur votre PC. Internet Explorer n’a pas besoin d’être déclaré comme navigateur par défaut.
Lancer Internet Explorer Dans Internet Explorer cliquer sur Outils puis
Options Internet (1).
Dans la boite de dialogue Options internet cliquer sur l’onglet sécurité (2).
Cliquer sur la coche verte « sites de
confiance » puis sur le bouton « Sites » (3). Dans la boite de dialogue « sites de confiance »
Saisir l’adresse : https://*.alterethic.com Cliquez sur « ajouter ».
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Rendez-vous sur le site Alterthic.com
et votre Espace client sécurisé Si vous n’avez pas reçu votre identifiant pour
vous connecter, contactez notre service client via la rubrique contact sur notre site pour déverrouiller votre compte.
Après activation de votre compte : saisissez votre identifiant et votre mot de passe personnalisé.
Respectez les majuscules/minuscules.
Cliquez sur Se connecter
Accéder à l’espace client AlterEthic
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Accueil espace client alterethic
Dans le cadre d’une mission de gestion de la paye, l’équipe Gestion sociale AlterEthic crée et paramètre votre compte « paie en ligne ».
Un accès direct est alors mis en place depuis votre espace client sur notre site Alterethic.com
Pour activer votre compte, contactez notre service client : 01 55 90 02 02
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En vous connectant à votre espace client alterethic, vous n’aurez pas besoin de saisir de mot de passe pour accéder à votre solution paie en ligne. Le clic sur le bouton lance le chargement du module. Si vous n’avez pas reçu vos accès pour vous connecter à votre espace client, contactez notre service client via la rubrique contact sur notre site.
Après quelques instants, l’espace de connexion à la solution de « Paie en ligne » apparait. Ne saisissez pas de mot de passe, une clé unique d’authentification se charge automatiquement.
Cliquez sur Entrer Les droits d’accès sont gérés par votre dirigeant, seul administrateur de
vos droits d’accès.
Attention la clé d’authentification a une durée limitée à 1 minute. En cas de non fonctionnement, fermez la session puis relancez la solution depuis l’espace client alterethic.
Accueil espace paie alterethic
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Au bout de quelques secondes, l’écran d’accueil de votre dossier s’affiche à l’écran sous forme d’un calendrier annuel.
1
Il permet l’accès au menu salariés et à 2 3
la fiche d’identité de l’entreprise (1).
Le menu traitement du mois permet de saisir les éléments variables du mois (2).
4
Le menu documentation comprend la convention collective dont dépend l’entreprise ou l’association (3).
La liste des salariés du dossier (4).
Accès au menu DPAE/DUE
(cf. gestion des entrées- sorties)
Alertes d’échéances sur salariés ( saisie,….)
Fais apparaître l’année précédente
La couleur de bulle verte signifie que le cycle de paie est terminé et les bulletins originaux édités
Permet d’effectuer un
tri sur les salariés (
contrat, sexe, …)
Un clic droit sur les bulles vertes donne accès aux éditions (
cf. gestion des éditions)
L’accueil > L’état d’avancement
Rechercher une information
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La saisie des traitements du mois s’effectue dans l’onglet « Traitements du mois » à partir des icônes suivantes
Cette saisie peut être réalisée en plusieurs
fois dans le mois en cours, pour des éléments du mois ou des éléments des mois antérieurs. Dans ce dernier cas, les modifications des mois antérieurs sont visibles par une régularisation calculée sur le mois en cours.
Au cours de la saisie des traitements du mois, la couleur des bulles situées dans l’état d’avancement des étapes du cycle de paie évoluent de la manière suivante :
Étape du cycle de paie Couleur des bulles
Bulletins contrôlés, en attente d’édition des originaux
Bleu
Originaux édités, cycle de paie terminé
Vert
La saisie des traitements du mois
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La saisie des traitements du mois > Les absences
La saisie de l’activité s’effectue à partir de
l’onglet « Traitements du mois » à partir de l’icône suivante.
La saisie des absences des salariés ainsi
que les motifs d’absences, qui permettent un calcul automatique des absences au niveau des bulletins s’effectue à partir d’un calendrier affiché pour tous les salariés.
Le mois en cours est en bleu (mars 2013). Pour aller vers les mois antérieurs ou à venir, cliquer sur le calendrier et le faire glisser .
NB: - Si une absence est saisie sur un mois antérieur (alors que les bulletins originaux ont déjà été édités) une régulation de l’absence est faite sur le mois en cours (dans l’exemple mars 2013).
-Si une absence est saisie sur un mois à venir, elle sera prise en compte lors du calcul des bulletins du mois concerné (dans l’exemple, l’absence saisie en avril 2013 sera comptabilisée au mois d’avril).
- Si une absence est sur plusieurs mois, la saisie se fait de manière identique, l’absence sera calculée pour chaque mois sur la période saisie.
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> La saisie pour un salarié Exem ple d’une absence maladie du 08/03/2013 au 16/03/2013
Cliquer sur la cellule du 08/03/2013 pour le salarié concerné.
Appuyer sur la touche Shift (flèche au-dessus de la touche CTRL) du clavier et maintenir la touche enfoncée. Cliquer sur la cellule 16/13/2013. Relâcher la touche Shift à gauche du clavier.
Le module d’absence apparaît. Dans le cas d’une absence d’un jour (ou moins), il est possible de faire apparaître le module d’absence en double cliquant sur la journée d’absence dans le calendrier.
Choisir le motif d’absence dans le menu de gauche.
Modifier (si besoin) les dates de début et fin d’absence.
Apporter un commentaire
(si besoin) qui apparaîtra sur le bulletin.
Valider en cliquant sur
Appliquer.
Remarques : •La date de début de l’absence doit correspondre à la date réelle de début (carence incluse). Dans le cas d’un accident de travail, la date de début d’absence est le jour d’occurrence de l’accident.
•Si une absence dure plusieurs mois, la saisie se fait aussi sur les dates réelles de début et de fin de l’absence, le calcul se fera par ailleurs pour chaque mois.
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1
> La saisie de congés multiples
Dans le cas où plusieurs salariés prennent des congés payés en même temps, cliquer sur « Congés multiples » dans le menu à droite de l’écran, le module de saisie apparaît :
Sélectionner les salariés concernés par la prise de congés payés multiples (possibilité de tout sélectionner/désélectionner dans le menu de droite) (1).
4
Saisie de la date de début et de fin de 2
période de congés payés (2). 3
Saisie éventuelle d’un commentaire (3).
Confirmer (4).
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Dans le cas où une absence saisie sur un mois antérieur doit être modifiée, il faut cliquer sur « ajout d’une absence » par-dessus l’absence à modifier, puis cocher « absence rectificative » et préciser le nouveau motif de l’absence.
Dans le cas où l’absence doit être supprimée, il
faut choisir le type d’absence « Annulation d’absence » (Autres > Annulation d’absence). La régularisation apparaîtra dans le prochain bulletin produit.
Saisie des 4 jours à annuler par-dessus
l’absence existante (cette absence est verrouillée par le liseré bleu), sélection de la coche « absence rectificative » et choix de « annulation d’absence ». Dans ce cas, seuls les 4 jours annulés seront régularisés sur le prochain bulletin produit.
Exemple : annulation des 4 premiers jours d’une absence saisie en juin 2012 :
NB : Cette méthode d’annulation d’absence ne doit s’appliquer que pour les absences antérieures au mois en cours pour lesquelles le bulletin original a déjà été édité. Si l’original n’a encore été édité, il est possible de modifier une absence en double-cliquant dessus.
Les absences > supprimer ou modifier une absence antérieure
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La saisie des éléments permet de définir les variables mensuelles du salarié telles que les primes, les tickets restaurants, les paniers, indemnités kilométriques… en fonction des règles conventionnelles et des spécificités du dossier.
La saisie des éléments variables
s’effectue dans l’onglet « Traitements du mois » à partir de l’icône.
En fonction du paramétrage réalisé dans
le dossier, un tableau de saisie apparaît pour tous les salariés. La saisie se fait directement dans le tableau sans besoin de sauvegarder les informations saisies.
Lorsque le triangle vert apparaît dans la cellule, la donnée saisie est enregistrée.
NB : La saisie des éléments variables peut se faire au cours du mois en plusieurs fois, après avoir saisi l’ensemble des informations il est nécessaire de « confirmer la saisie » dans le menu de droite. Cette confirmation clôture la saisie.
Les traitements du mois > La saisie des éléments
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La saisie des heures permet de saisir les heures non prévues dans la grille horaire structurelle du salarié (heures supplémentaires, complémentaires…).
La saisie des heures s’effectue en saisissant
directement le nombre d’heures supplémentaires ou complémentaires réalisées par le salarié dans le mois.
Cette saisie nécessite d’avoir calculé au
préalable ce nombre d’heures. Elle s’effectue dans l’onglet « Traitements du mois » à partir de de l’icône ci-contre :
La saisie se fait directement dans le tableau sans besoin de sauvegarder les informations saisies . Lorsque le triangle vert apparaît dans la cellule, la donnée saisie est enregistrée.
NB : La saisie directe des heures peut se faire au cours du mois en plusieurs fois, après avoir saisi l’ensemble des informations il est nécessaire de « confirmer la saisie » dans le menu de droite. Cette confirmation clôture la saisie.
La saisie des variables > La saisie des heures
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La saisie des acomptes permet de définir les versements éventuels d’acomptes aux salariés à une date donnée.
La saisie des acomptes s’effectue dans
l’onglet « Traitements du mois » à partir de l’icône.
L’ajout d’une date d’acompte se fait en cliquant dans le menu de droite sur la date d’acompte.
Si la date d’acompte est sur le mois en cours, les acomptes saisis seront intégrés aux bulletins lors du calcul.
Si la date d’acompte est sur un mois à venir, les acomptes saisis seront intégrés aux bulletins du mois en question.
Si la date d’acompte est antérieure au mois en cours, une régularisation du montant sera apportée sur le mois en cours.
La saisie des variables > Les acomptes
La saisie se fait directement dans le tableau sans besoin de sauvegarder les informations saisies . Lorsque le triangle vert apparaît dans la cellule, la donnée saisie est enregistrée.
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La validation des éléments variables est la dernière vérification avant calcul des bulletins, elle permet de visualiser de manière synthétique l’ensemble des éléments saisis sur le mois en cours.
La validation des éléments variables
génèrera un récapitulatif des éléments saisis sous format papier (ou mail) qui permettra de conserver une trace des saisies s’agissant des absences, heures, primes, acomptes
La validation des éléments variables
s’effectue dans l’onglet « Traitements du mois » à partir de l’icône
1
2
La validation des éléments variables 1/2
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18
Le module de validation situé en bas à gauche est composé :
- d’un suivi des confirmations attendues
des heures et des primes (1).
- d’une zone de confirmation (2) : en saisissant « OUI » et en validant, les traitements du mois sont validés.
1
2
Par exemple, si les primes ne sont pas encore confirmées, le module affiche :
La validation des éléments variables 2/2
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Dans l’écran d’état d’avancement, il est possible de créer un salarié en remplissant directement le formulaire de Déclaration Unique d’Embauche en cliquant sur
Après confirmation de la DUE, il est possible de
l’imprimer, de l’envoyer par mail ou de l’envoyer en EDI à l’URSSAF. Suite à cette validation, le salarié est ajouté à la liste des salariés et est disponible dans l’état d’avancement. Le paramétrage d’éléments complémentaires s’effectue dans la fiche salarié.
Dans le cas d’un envoi EDI, l’accusé de
réception de l’URSSAF est disponible dans l’onglet « Production » en cliquant dans le menu de droite sur
REMARQUES
Dans le cas d’un salarié qui a déjà fait l’objet d’un emploi dans l’entreprise (salarié existant), il est possible de reprendre les éléments caractéristiques du salarié en cliquant dans le menu de droite sur
Dans le cas où une DUE doit être refaite, il est possible de reprendre le paramétrage du salarié en cliquant dans le menue de droite sur
Lors du calcul du premier bulletin du salarié, l’absence pour entrée/sortie sera automatiquement calculée
La gestion des entrées de salariés > Création d’un salarié à partir du formulaire DUE
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Le menu « Salariés » permet de suivre
l’historique des salariés sur les aspects (évolution de l’emploi, de la rémunération…) pour les salariés présents ou sortis.
En cliquant sur ce menu, un tableau de
synthèse de tous les salariés permet de visualiser l’historique des salaires (brut et net imposable). En double-cliquant sur le nom du salarié, il est possible d’obtenir plus de détail sur l’historique affiché (cf. page suivante).
Le menu de droite permet d’affiner la
sélection proposée dans le tableau par des filtres et d’exporter le tableau vers un tableur.
La gestion des entrées de salariés > Consultation de l’historique des salariés
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> Détail de l’historique d’un salarié
Le détail de l’historique d’un salarié permet de visualiser l’ensemble des modifications apportées au salarié au cours de sa carrière (changement d’emploi, de contrat de travail, de rémunération…) :
La zone (1) comprend les Informations
personnelles et la situation actuelle du salarié.
La zone (2) reprend l’historique des
éléments (chaque ligne correspond à une modification).
1
2
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Sélection de la période souhaitée dans l’état d’avancement (dans cet exemple le dernier trimestre 2012) :
Clic-droit et sélection du « Tableau des
charges » :
Le tableau des charges apparaît sous forme de liste des cotisations regroupées par organismes. Ce tableau peut être imprimé, envoyé par mail, exporté sur un tableur ou enregistré sur un disque local.
L’édition du tableau des charges permet de visualiser les charges sociales dues sur une période donnée.
La gestion des déclarations périodiques > Eléments préparatoires : tableaux des charges
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Sur l’état d’avancement, différentes possibilités sont offertes.
Clic droit sur les bulletins :
récapitulatifs de paie, tableau des charges, journal de paie, détails des cotisations, état…
Tous ces éléments peuvent être
ouverts dans un tableur, stockés ou imprimés.
Clic droit sur la bulle d’un bulletin
Clic droit sur la bulle de la ligne bulletin
La gestion des éditions
