GU_SAP R3_Les 1ers Pas Dans SAP

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Module : Donnes de base Comptabilit clients

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Module : Donnes de base Comptabilit clients

1.

SAP

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2. 2.1 3. 3.1 3.2 3.3 4.

SE CONNECTER A L'APPLICATION SAP SUR LECRAN DE CONNEXION DECOUVRIR LE MENU D'ACCUEIL / DETAILLER L'ECRAN LA BARRE DE TITRE LA BARRE D'OUTILSLA BARRE DE STATUT

4 4 4 5 5 6 6

LES PROFILS

5. 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.2 6. 6.1 6.2 7.

DECOUVRIR LES MENUS COMMUNS LE MENU SYSTEME : GESTION DES MODES POUR SUPPRIMER UN MODE : FIN DE SESSION SAP EXPORTER DES DONNEES DANS LES APPLICATIONS BUREAUTIQUES LE MENU AIDE EXECUTER UNE TRANSACTION ACCES PAR MENU DEROULANT ACCES PAR CODE TRANSACTION RECHERCHER PAR MATCHCODES

7 7 7 7 7 8 8 9 9 9 12

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Module : Donnes de base Comptabilit clients1. SAPLapplicatif SAP est un progiciel achet en standard puis adapt aux besoins de lentreprise cliente, conu par SAP (Systems Applications Products in Data Processing) et dsign par ECC, son dernier modle. L'applicatif SAP couvre, en temps rel, tous les domaines de gestion (modules) ncessaires tous les types de socits : comptabilit gnrale et auxiliaire, contrle de gestion, gestion de la production, gestion des achats et des ventes Il s'agit d'un systme intgr : Les donnes une fois saisies par les utilisateurs sont stockes dans une base d'information unique, laquelle sont relis tous les domaines. Si vous crez ou modifiez une donne dans un domaine, toutes les donnes lies sont automatiquement mises jour dans les autres domaines (pas de saisie double de donne). Les avantages : La saisie des donnes est effectue une seule fois la source. La mme information peut tre utilise dans plusieurs domaines. Les informations sont cohrentes d'un domaine l'autre. SAP fonctionne dans l'environnement graphique Windows.

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Module : Donnes de base Comptabilit clients2. Se connecter l'application SAPPour se connecter SAP, suivre les rgles indiques ci-dessous : 1re solution : 1. Allumez votre PC, et dmarrez WINDOWS. 2. Suivre le menu Dmarrer >> Programmes et cliquez sur l'icne permettant le logon dans la fentre SAP Logon. 3. Se positionner sur la machine adquate puis cliquez sur Connexion 2me solution : Cliquer sur licne SAP du bureau 2.1 Sur lcran de connexion Pour ouvrir une session, 3 paramtres doivent tre saisis : Mandant : Entrez le code 3 chiffres (Exemple : 100). Le mandant 100 correspond au mandant de formation. Le mandant final de production sera cod sous un autre chiffre, communiqu ultrieurement. Dfinition gnrale du mandant : C'est le niveau hirarchique le plus lev du systme SAP. Un mandant comprend au moins une socit. Le mandant reprsente l'entreprise SHARESAP dans sa globalit. Un mandant reprsente une partition du systme. C'est une unit technique dans laquelle les utilisateurs vont enregistrer des donnes dans SAP. Utilisateur : Entrez votre nom de connexion. Mot de passe : Lors de votre premire connexion : Entrez un mot de passe provisoire communiqu par votre administrateur SAP (exemple : INIT) lorsque vous vous connectez pour la premire fois sur SAP. Lors de cette premire connexion, SAP vous demandera automatiquement de changer de mot de passe. Dans la fentre qui apparat, saisissez votre nouveau mot de passe sur la premire ligne, passez la deuxime ligne en utilisant la touche de tabulation ou la souris et confirmez votre mot de passe en le saisissant une deuxime fois, puis validez en tapant sur (ENTREE) de votre clavier. A partir de votre deuxime connexion : Le mot de passe que vous saisirez sera celui que vous avez saisi 2 fois lors de la premire connexion. Cest ce nouveau mot de passe que vous utiliserez dornavant. Note : Vous pouvez laisser la zone Langue vide. La langue est implicitement le Franais (FR). Il est possible de se connecter dans d'autres langues. Exemple : DE pour Allemand, EN pour Anglais. . .

3. Dcouvrir le menu d'accueil / Dtailler l'cranDans SAP, la logique d'organisation des menus est une logique fonctionnelle. Ils sont donc structurs en consquence. Les diffrentes fonctionnalits du logiciel sont accessibles grce des menus droulants.

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Module : Donnes de base Comptabilit clientsTous les crans de SAP ont la mme prsentation, savoir de haut en bas : La barre de titre les menus droulants La barre de statut Barre de titre Menu droulant Barre doutils Barre de statut

3.1 La barre de titre Dans la barre de titre est affich le nom de la transaction ou de la fonctionnalit dans laquelle vous vous situez. Lors de la connexion au systme, vous accdez une fentre dont le titre est SAP R/3 . Il sagit de la fentre gnrale permettant daccder ensuite toutes les parties du logiciel. 3.2 La barre d'outils La barre doutils est constitue de plusieurs icnes.permet de valider une saisie et de (quivalent de [ENTREE] sur le clavier) passer l'tape suivante

permet d'accder la liste des valeurs possibles et une recherche par

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Module : Donnes de base Comptabilit clientsmatch codes (quivalent de F4 sur le clavier) permet de sauvegarder le travail (quivalent de F11) permet de revenir l'cran prcdent (quivalent de F3) permet de revenir au dbut de la transaction courante, au menu de la transaction courante ou au menu principal de SAP (quivalent de F15) permet d'interrompre le traitement sans sauvegarder (quivalent de F12) permet d'excuter un traitement (dition, recherche, batch...) (quivalent de F8.) Permet d'accder un cran de dtail Permet d'imprimer des tats dans SD, MM, FI et CO (quivalent de F13) Permet d'atteindre directement la premire (dernire) page d'une liste ( ) Permet d'aller la page prcdente (suivante) (quivalent aux tranches de pagination sur le clavier) Permet de consulter l'aide en ligne de la zone saisie (quivalent de F1) Cocher ou dcocher toutes les cases cocher d'une liste vue prcdente ou suivante

Note : Ds que licne est gris, il nest pas utilisable Certaines de ces icnes ne s'affichent que selon le contexte. 3.3 La barre de statut Situe au bas de la fentre courante, on peut y reconnatre le SYSTME, le SERVEUR, le MANDANT. C'est sur cette barre que s'affichent les messages de type erreur (commenant par E :) ou d'alerte ports par le systme sur une valeur (ou Warning, message annonc par W :). Il est possible de consulter l'aide concernant un message suivi d'un point d'interrogation jaune en cliquant sur la barre de statut. Cliquez sur pour quitter l'aide et revenir l'cran initial.

4. Les profilsLes menus sont accessibles en fonction des restrictions d'accs imposes par les profils utilisateurs selon les habilitations de chacun. Une habilitation consiste dclarer un utilisateur dans l'application en lui donnant les droits ncessaires et suffisants pour effectuer les tches prvues dans son emploi. Si l'utilisateur n'est pas habilit, les menus droulants sont griss.

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Module : Donnes de base Comptabilit clientsLes profils servent regrouper des autorisations. Il est possible d'affecter plusieurs profils un utilisateur. Les accs donns un utilisateur sont fonction des autorisations affectes aux profils de l'utilisateur. Les autorisations permettent de scuriser l'accs SAP. Un juriste, un comptable, un chef de produit n'ont pas le mme profil utilisateur et ne pourront donc pas accder au mme type de donnes dans l'application SAP. L'accs aux donnes est fonction du type de profil utilisateur. Les autorisations d'accs sont gres au niveau du systme par un administrateur de donnes. Au sein d'une mme fonction, les accs aux donnes peuvent aussi tre diffrents.

5. Dcouvrir les menus communsLes 2 menus SYSTEME et AIDE sont communs lensemble des diffrents niveaux de SAP, donc prsents dans tous les crans. 5.1 Le menu SYSTEME : 5.1.1 Gestion des modes Vous pouvez excuter en parallle plusieurs transactions et mme travailler simultanment dans une autre application, Word ou Excel, ... C'est le principe du "multi session". Vous pouvez par exemple, consulter un client, crer une facture, tout en visualisant un fichier EXCEL. Lorsque vous ouvrez une session, une fentre, appele mode dans SAP, est automatiquement cre. Pour excuter en parallle une autre transaction, vous devez crer un autre mode par le menu : Systme >> Crer Mode. Il est possible d'ouvrir plusieurs modes simultanment (maximum 6). Pour passer d'un mode l'autre : appuyez sur la touche ALT (maintenir). puis plusieurs fois sur la touche TAB jusqu' ce que la fentre de la transaction s'affiche. lchez les touches. Note : 1. les modes se distinguent dans la barre de statut entre parenthses. 2. les modes tant consommateurs de ressources, les utilisateurs doivent penser quitter les modes inutiles. 5.1.2 Pour supprimer un mode : Dmarche identique Fin de session SAP 5.1.3 Fin de session SAP Pour fermer une session SAP, slectionnez Systme >> Fin de session ou cliquez plusieurs fois sur la fin d'une transaction. Note : Au quotidien, pensez quitter l'application SAP tous les soirs. Dmarche suivre : Pralablement, cliquez sur pour sauvegarder votre travail, si appropri.

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Module : Donnes de base Comptabilit clients Quitter la transaction dans laquelle vous travaillez avec Suivre le chemin Systme>>Fin de session ou par. .

Dans la fentre Fin de session, cliquez sur [Oui] pour quitter la session SAP. 5.1.4 Exporter des donnes dans les applications bureautiques Pour exporter un tat SAP : Dans l'application EXCEL : Suivre le chemin : Systme >> Liste >>Sauvegarder >>Fichier local. Slectionner "Calcul avec tableur" puis cliquez sur . Dans la fentre "Transfrer liste sur fichier local", cliquez sur puis enregistrez votre document (xxxxx.xls) dans le rpertoire appropri puis cliquez sur Un message s'affiche sur la ligne de statut SAP prcisant que le transfert est ralis. Dans l'application WORD : Suivre le chemin : Systme >> Liste >>Sauvegarder >>Fichier local. Slectionner "Rich Text Format". Dans la fentre "Transfrer RTF sur fichier local", cliquez sur document (xxxxx.doc) dans le rpertoire appropri puis cliquez sur s'affiche sur la ligne de statut SAP prcisant que le transfert est ralis. puis enregistrez votre Un message

5.2 Le menu AIDE La documentation standard de l'outil, est galement accessible en dehors dune session SAP grce

l'icne d'aide SAP

situe sur le bureau.

Il est possible d'atteindre cette documentation en cliquant sur Aide >> Bibliothque R/3.

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Module : Donnes de base Comptabilit clients6. Excuter une transactionUne transaction peut consister en : la cration d'un point de vente. l'dition d'une analyse. la consultation d'une facture 6.1 Accs par menu droulant Pour activer une transaction, il faut utiliser le menu droulant.Logistique >> Admin des ventes >> Donnes de base >>Partenaire>>Client livr>>Crer

L'cran qui s'affiche est l'cran initial de la transaction qui, pour tre complte, comprend plusieurs crans sur lesquels les donnes saisies seront de nature diffrente. Lors de l'enregistrement une fois le dernier cran atteint, toutes les donnes saisies sur les crans prcdents seront galement sauvegardes. Donc si aucun enregistrement, aucune donne saisie sauvegarde. Distinguer : les boutons-options carrs qui permettent une slection multiple (soit un seul, soit plusieurs, soit tous).

les boutons-radios ronds dont la slection est exclusive (soit l'un soit l'autre).

Voici les quatre tapes d'excution d'une transaction : 1. Slectionner une transaction excuter partir du menu droulant. 2. Saisir ou slectionner les donnes ncessaires par cran puis valider en cliquant sur 3. Rpter l'opration sur chacun des crans proposs. 4. Sauvegarder les donnes de la transaction en cliquant sur 6.2 Accs par code transaction Chaque transaction possde un code. Il est possible d'accder directement une transaction l'aide de son code. . .

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Module : Donnes de base Comptabilit clientsPour connatre le code d'une transaction : accder une premire fois la transaction par les menus droulants. Une fois dans la transaction, ouvrir le menu Systme>>Statut. Le code de la transaction est indiqu ci-dessous :

Par la suite, pour accder rapidement une transaction l'aide de son code, saisir ce code dans la zone de commande de la faon suivante :

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Faire prcder le code transaction de la valeur /n revient fermer le mode en cours et le rouvrir sur la transaction correspondante. Faire prcder le code transaction de la valeur /o permet de conserver le mode en cours et douvrir un nouveau mode avec la transaction correspondante.

Cette instruction est valable depuis n'importe quel niveau de SAP.

Quelques exemples de codes transaction utiles : S000 : menu principal de SAP VA01 : crer une commande client VA02 : modifier une commande client CO01 : crer un OF

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Module : Donnes de base Comptabilit clients7. Rechercher par match codesLe match code est un outil daide la recherche de valeurs. Il permet de trouver facilement une valeur (un code article, un code fournisseur) en prcisant un certain nombre de critres de slection. La possibilit dutiliser un match code est reprable par un triangle en haut et droite de la zone dans laquelle est positionner le curseur. Lappui sur la flche enchane sur une fentre de slection de critre de recherche appel ID-match code . Exemple :Logistique >> Admin. des Ventes >> Vente >> Commande client>> Liste

1. Pour la zone "Donneur d'ordre", cliquez sur . 2. Dans la fentre "Dlimiter plage de valeurs de l'aide la recherche K", XXXXXXX dans "Groupe de compte". Il suffit alors de slectionner la bonne valeur dans la liste en double cliquant dessus.

Conclusion : La navigation est affaire de pratique et sera de plus en plus aise au fil des modules.

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