Programme de la journe : 9H00 9H30 : Accueil / Caf 9H30 9H50 :
Rappel objectifs de formation + objectifs du Module 9H50 10H10 :
Introduction sur le bnvolat 10H00 11H15 : Recruter des bnvoles et
identifiez les besoins dune association (Intervention + travail par
club) 11H00 12H15 : Dfinitions de fonctions Crer des fiches de
tches et des fiches de fonction (Travail par structure) 14H00 14H05
: Comit de Direction dune Entreprise 14H05 15H00 : Animer et
motiver une quipe projet 15H00 16H00 : Animer, Manager, Valoriser
et Fidliser des bnvoles 16H00 16H30 : Science et Management 16H30
16H45 : Conclusion
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Rappel de la dmarche et planning Formation globale et complte ,
Formation action, Objectif permanent : Dvelopper les comptences
Module Manager des acteurs (8 mai 2008) bnvoles et/ou salaris,
sapproprier les comptences en ressources humaines. Un dernier
rendez-vous (week-end du 21/22 juin 2008) Formalisation du projet
associatif
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Petit retour en arrire : Rappelez vous du Thme 4 les questions
que nous avions poses (cinq questions ci-aprs) Nous naborderons
volontairement pas le chapitre de lemploi
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19) Quel est le rle du manager ? Dfinir les orientations de
lassociation et les rles de chaque personne. tre capable de dlguer
ses responsabilits aux bonnes personnes. tre capable dexercer
toutes les fonctions possibles de manire pouvoir se substituer une
personne en cas de besoin. Autre :
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20) Quels sont les dysfonctionnements les plus souvent observs
dans lorganisation interne dun club ? Difficult diffuser de
nouvelles consignes certaines personnes (bnvoles et/ou salaris).
Difficult identifier clairement le rle de chacun. Difficult dfinir
un mode de rpartition des postes. Difficults dvelopper ou mobiliser
de nouvelles comptences. Autre : .
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21) Quels lments tmoignent dune bonne organisation du travail ?
Lexistence dun document crit qui dfinit lorganisation des activits
dans lassociation. Lexistence de divers autres documents crits qui
traitent du fonctionnement des activits : organigramme, fiches de
poste, documents budgtaires, comptes analytiques). Le
fonctionnement (et les dysfonctionnements) est trait de manire
informelle sous forme de mise au point verbale avec les intresss.
La rpartition des tches seffectue sous forme de runion dquipe
priodique. Il existe des documents crits mais ils ne sont pas
utiliss. Autre :
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22) Quelles sont les principales caractristiques du management
dans votre club ? Le dirigeant exerce seul cette fonction de
management. Il existe une fonction dencadrement occupe par dautres
personnes que le dirigeant. Il existe des runions rgulires pour
traiter des questions de management. Lencadrement utilise des
outils de management : fiche projet, fiche action, tableau de bord,
fiche de liaison, tableau dvaluation des comptences Le management
permet de dvelopper les comptences des personnes et de constituer
des quipes de travail. Lencadrement participe llaboration de la
stratgie de lassociation. La pratique du tutorat permet dintgrer de
manire ractive tout nouvel arrivant.
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23) Quels doivent tre les objectifs du dirigeant sportif en
matire de management des personnes ? Dvelopper davantage de
polyvalence. Acqurir des outils de suivi, dvaluation et de
planification des comptences. Savoir mieux identifier et
positionner les personnes ressources. Savoir mieux rendre autonome
et responsabiliser les personnes. Favoriser une collaboration
efficace entre salaris et bnvoles.
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Objectifs du Module 4 : Structurer nos associations Optimiser
leur fonctionnement Identifier de nouveaux bnvoles Formaliser des
documents pour la gestion de nos associations ..
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INTRODUCTION Les associations souhaitaient certes recevoir des
moyens financiers (63% dentre elles), ainsi que des moyens matriels
(65% dentre elles), mais elles sont quasiment unanimes (97%)
demander des ressources bnvoles. Il ny a pas de mauvais bnvoles; il
ny a que des personnes qui on a pas confi le bon travail
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Deux dfinitions : Dictionnaire Robert : Le bnvole est un
bienveillant Conseil conomique et social : Le bnvole est celui qui
sengage librement pour mener bien une action non salarie, non
soumise lobligation de la loi en dehors de son temps professionnel
et familial LE BNVOLAT EST DONC UN DON DE TEMPS LIBREMENT CONSENTI
ET GRATUIT. Engagement Libert Acte sans but lucratif Appartenance
une structure Bien commun
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DES EVOLUTIONS : Passage du militant au bnvole, du bnvole
ladhrent et de ladhrent au Consommateur (Franois Rousseau)
Associations aujourdhui => Dmarche de rsultats (bnvolat de
comptence). Bnvoles : Plus exigeants Plus volatiles Plus comptents
Passage dun bnvolat traditionnel un bnvolat de mission Les bnvoles
peuvent : incarner louverture et apporter dautres cultures acqurir
et dvelopper une expertise complmentaire tmoigner apporter leurs
rseaux devenir donateurs
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1) BESOINS DES ASSOCIATIONS RECRUTEMENT DES BENEVOLES Quelles
sont les motivations des bnvoles dans lensemble des associations ?
tre utile la socit: 81% Rencontrer des personnes ou se faire des
amis: 45% Soccuper, occuper son temps de loisirs44% Dfendre un
droit ou une cause: 28% Acqurir ou exercer une comptence: 24%
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Recruter, cest trouver au bon moment, pour un travail donn, la
personne ayant les qualits requises. Pourquoi recruter ? Pour
entretenir la vigueur et la vitalit de lassociation Pour aller
chercher de nouvelles ides Pour aider rpartir le travail entre les
membres Pour amplifier lactivit
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Le recrutement en 7 tapes tape 1 : Dfinir les contours du
besoin tape 2 : tablir le profil idal tape 3 : Prospecter et
rechercher des candidats tape 4 : Rencontrer les personnes retenus
tape 5 : Choisir le candidat tape 6 : Formaliser lengagement
rciproque tape 7 : Aider la prise de fonction
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Etape 1 : Dfinir les contours du besoin Quand on recrute des
bnvoles, la premire tape consiste dfinir le type de travail faire.
Cela permet lassociation de sassurer quelle choisit la personne qui
convient au poste combler. Travail par structure => Quels
besoins humains pour ma structure ?
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Etape 2 : Etablir le profil idal Une description de poste se
dfinit par : le titre la mission les fonctions les responsabilits
spcifiques les dlgations et limites dautorit les interactions les
qualits ncessaires le temps consacrer
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Etape 3 : Prospecter et rechercher des candidats Informer en
interne et : Elaborer un plan de communication Activer vos
relations personnelles directes ou indirectes Crer des vnements (ex
: tournoi des parents) tape 4 : Rencontrer les candidats retenus
Pour leur prsenter le projet, pour connatre leur motivation, leurs
comptences sur le poste propos et enfin leur disponibilit. tape 5 :
Choisir le candidat Une tape pas souvent ncessaire = souvent une
seule personne ! Mais une tape ne pas ngliger quand on en a la
possibilit. tape 6 : Formaliser lengagement rciproque Plusieurs
possibilits : Une runion La remise de fiches de postes, de fiches
de tches La signature dune charte interne Le contrat moral tape 7 :
Aider la prise de fonction Prparer lquipe Prparer linformation
Prparer laccueil
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Focus sur le recrutement des administrateurs: Il y a une vraie
crise du renouvellement des dirigeants associatifs , POURQUOI ?
Manque de disponibilit Peur dune implication sans limite
Responsabilit juridique Insuffisance de formation Rtention de
pouvoir de la part de vieux mles dominants
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Ce quil ne faut pas faire : Ne pas exposer clairement aux
candidats pressentis les responsabilits, les droits et les devoirs
des administrateurs. Rcompenser par des titres dadministrateurs les
dociles et les copains. Assurer un fauteuil au reprsentant dun
organisme financeur. Choisir des experts qui nauront pas une vue
stratgique globale.
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Ce quil faut faire : Se poser les bonnes questions en CA:
Quelles sont les tches remplir ? Quels sont les profils reprer ?
Comment concilier talents individuels et insertion dans lquipe du
conseil ? Les publics On doit en priorit sadresser aux bnvoles
actifs de lassociation Il ne faut pas hsiter utiliser un rseau de
proximit La richesse associative est faite aussi de diffrences Les
candidats doivent aussi reflter la varit des tches et des
talents.
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2) Dfinitions de fonctions Crer des fiches de tches et des
fiches de fonction Diaporama 2_Dfinitions de fonctions
4) Animer et Motiver une quipe Etre M.A.L.I.N. Diaporama
3_animer et motiver une quipe
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5) ANIMER, MANAGER DES BENEVOLES Quels sont les problmes que
vous rencontrez au sein de votre structure ?
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GESTION DU TEMPS Avoir rflchi au pralable sur lensemble des
tches effectuer et sur le temps rellement imparti vous permettra
davoir des arguments contre la phrase mondialement connu : JAI PAS
LE TEMPS et vous permettra de dlguer des tches diffrentes en
fonction de la disponibilit des personnes Prvoir Hirarchiser
Planifier La matrice Eisenhower est un outil de classification
mthodique des priorits et dapprciation des urgences, permettant la
gestion et la rgulation des activits ainsi que la prparation de la
dlgation.
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Construire la Matrice : TACHE C Tche urgente, mais moins
importante que A A excuter ou dlguer rapidement TACHE A Tche
importante et urgente A excuter soi-mme et rapidement TACHE D Tches
inutiles A laisser tomber TACHE B Tches non urgentes mais
importantes Peuvent attendre ou tre dlgue Degr dimportance
SecondaireImportant
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Savoir dlguer est une fonction premire du management ! Dlgation
= extension des capacits de celui ou de celle qui la pratique Ce
qui exclut la dlgation poubelle = se dbarrasser des corves Mission
de confiance qui doit donc tre ressenti comme une valorisation pour
celui ou celle qui doit effectuer une certaine tche. Se pose une
double question : Celle du savoir-faire de celui qui on dlgue.
Celle du temps disponible du dlgataire
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Dlguer, pour quelles raisons ? Optimiser sa gestion et son
organisation Faire vivre et valoriser son quipe Gagner en
dveloppement personnel Dlguer, de quelles manires ? En tant organis
En fixant des objectifs En faisant les choix de la bonne personne
En sassurant de la progression de la tche
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4 conseils pour apprendre dlguer : 1) Dterminer ce qui peut-tre
dlgu. Avant de dlguer, il faut dabord analyser ses missions. Pour
gagner du temps et sattaquer dautres tches Dlguer Pour permettre un
bnvole de monter en puissance dans telle ou telle mission 2) Bien
connatre ses bnvoles. A qui vais-je pouvoir demander de raliser
telle tche ? (Motivations, Aspirations, Mthodes de travail) 3)
Fixer un cadre et accompagner : Une runion pour discuter de la
tche, des objectifs, des dlais Rester disponible pour accompagner
4) Dresser un bilan : Permet de montrer que la tche vous tenait cur
et que vous voulez savoir comment elle a t effectue. Permet
galement de voir dans quelle mesure vous pourrez recommencer.
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LES CONDITIONS DE REUSSITE DU PROJET
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GESTION DE CONFLITS On peut distinguer 3 styles de conflits : 1
Conflits dintrts 2 Conflits de besoins 3 Conflits dopinions Et
plusieurs styles de gestion de conflits / dattitudes : 1 La
collaboration : gagnant / gagnant (face face coopratif) 2 La
contestation : Dcisions rapides ncessaires (face face non
coopratif) 3 Lacceptation : un style coopratif sans face face 4
Lvitement : style non coopratif sans face face (problmes sans
importance) 5 Le compromis : problme dimportance modr
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Ngocier Autour D'un Conflit Si vous ngociez avec une partie
avec laquelle vous avez t ou vous tes prsentement en conflit, vous
pouvez suivre les six tapes positives suivantes pour faciliter
laccs une solution acceptable. 1. Adoptez une approche de rsolution
de problme (situation gagne-gagne). 2. Ecoutez lautre partie. 3.
Posez des questions pour : connatre les arguments de lautre partie,
clarifier les problmes, et vrifier la comprhension. 4. Restez
ouvert. 5. Rapprochez vous des uns et des autres. Le mouvement est
le seul moyen de progresser. 6. Faites la distinction entre le
problme et les personnes.
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Grer un conflit tape par tape 1 Etablir les faits : Les faits /
les personnes impliques / informations supplmentaires ncessaires ?
2 Identifier les besoins des deux parties : Que veulent rellement
les personnes impliques ? Tenter de leur trouver un but commun 3
Evaluez la situation : Le conflit est-il grable ou doit-il tre
diviser en petits problmes ? 4 Dcidez dun processus : Quel est le
programme ? Runion / ngociation / vitement / discussion 5
Recherchez des solutions : Qui ralisent des propositions : vous ou
les deux parties. Travail seul ou ensemble sur ces solutions ? 6
Accordez-vous et mettez en uvre des actions : Comment sassurer que
les parties respectent laccord ?
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VALORISER ET FIDELISER DES BENEVOLES Moyens Faire le point
rgulirement Laccs la formation La considration Les remerciements :
Tmoignages officiels Tmoignages directs individuels Cadeaux
symboliques Temps de convivialit
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VALORISER ET FIDELISER DES BENEVOLES LES DIX CARACTRISTIQUES
DUN vrai MANAGEMENT DES BNVOLES: 1) La mission et les priorits sont
prsentes en tant que raison dexister de lassociation. 2) vision
positive, clairement dtaille, largement partage, ouvertement
discute. 3) Bnvoles sont considres en tant que ressources humaines.
4) Travail en concertation 5) la fonction de management des bnvoles
est bien intgre tous niveaux. 6) Effort conscient et rel pour lever
les barrires et optimiser le travail dquipe 7) Les obstacles
potentiels lengagement des bnvoles sont identifis et traits. 8) Le
succs nourrit le succs. 9) Ouverture au changement et effort
conscient et mthodique pour apprendre partir des expriences venant
des bnvoles de lorganisation et pour les extrapoler. 10) Importance
dimpliquer, en tant que bnvoles, des personnes de toutes origines,
y compris celles devant bnficier des services de
lorganisation.
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MANAGER : Manager, cest orienter laction de ses collaborateurs
vers un ou des objectifs dfinis pralablement. Cest une fonction
mener au quotidien ! Le management = indispensable la conduite de
projet
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4 Styles de Management
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Pour info Sil est entendu que le bnvole ne doit recevoir aucune
rtribution, il est normal quil soit rembours des frais quil engage
au titre de lassociation. Les remboursements de frais Quel frais?
Les remboursements de frais doivent correspondre des dpenses relles
et justifies par lassociation. Comment ? Si lassociation ne
rembourse pas les frais engags, ceux-ci sont considrs par les
services fiscaux comme un don et ouvrent donc droit une rduction
dimpt gale 66% de son montant dans la limite de 20% du revenu
imposable. Lassociation doit donner obligatoirement un reu de don
au bnvole. Si vous utilisez un moyen de transport personnel, vous
pouvez avoir une rduction en 2006 de 0,279 /km pour les vhicules
automobiles et de 0,107/km pour les vlomoteurs. Le barme est rvis
chaque anne. Votre dlgu dpartemental la vie associative ou le site
du ministre vous le fourniront.
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Science et management Un homme, dans la nacelle dune mongolfire
ne sait plus o il se trouve. Il descend et aperoit une femme au
sol. Il descend encore plus bas et linterpelle : Excusez-moi !
Pouvez-vous maider ? Javais promis un ami de le rencontrer et jai
dj une heure de retard car je ne sais plus o je me trouve. La femme
au sol rpond : Vous tes dans la nacelle dun ballon air chaud
environ 10 m du sol. Vous vous trouvez exactement 49, 28 et 11 Nord
et 8, 25 et 58 Est . Vous devez tre ingnieur dit larostier. Je le
suis , rpond la femme, comment avez-vous devin ?
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Eh bien , dit larostier, tout ce que vous mavez dit a lair
techniquement parfaitement correct, mais je nai pas la moindre ide
de ce que je peux faire de vos informations et en fait je ne sais
toujours pas o je me trouve. Pour parler ouvertement, vous ne mavez
pas t daucune aide. Pire, vous avez retard mon voyage. La femme lui
rpond : Vous devez tre un chef. Oui , rpond lhomme avec fiert, mais
comment avez-vous devin ? Et bien , dit la femme, vous ne savez ni
o vous tes, ni o vous allez. Vous avez atteint votre position
actuelle en chauffant et en brassant une norme quantit dair. Vous
avez fait une promesse sans avoir la moindre ide de comment vous
pourriez la tenir et vous comptez maintenant sur les gens situs en
dessous de vous pour quils rsolvent votre problme. Votre situation
avant et aprs notre rencontre na pas chang, mais comme par hasard,
cest moi maintenant qui vos yeux en suis responsable !
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CONCLUSION Soyez le changement que vous souhaitez voir. GANDHI
Tour de table : vos impressions, votre ressenti sur ce module
Etes-vous arms pour aborder la mise en production du projet
associatif club ?
