Ibrahim Haji Hussain

BRIGHT FUTURE TRAINING (BFT)

Rabu 26 Februari 2020

UPM,Serdang,Selangor DE

Tf

B

Trainer…T

fB

Ibrahim Haji Hussain, founder of Bright Future Training (BFT), brings

almost 30 years of cross functional management experience to his

HRM/HRD training, seminars and conferences.

He holds a Diploma In Agriculture Science, Degree in HRD, and Master

Degree in HRD from UPM, Diploma In Business Management and

Post-Graduate Dip In Business Admin. from University Of Wales and

Dip. In Islamic Studies from UIAM.

He has hold managerial position in PNB (SIME DARBY), GAMUDA

LAND (DRB-Hicom, Gamuda,Litrak and UEMSUNRISE).

His area of interest is resource and people management and has vast

experience in conducting training and motivational courses and loves

sharing his knowledge and experiences.

He creates a sense of power for people to breakthrough towards

better performance. He applies seriousness and humorous approach to

create effective results for participants.

ObjektifFahami kepentingan serta peranan sebagaipemimpin di sebuah organisasi

Mengenali ciri – ciri pemimpin yang berkualiti& berprestasi tinggi dan menghayatikepentingannya kepada organisasi

Mempelajari cara-cara memantapkan kualitidan pengurusan di organisasi

How to develop and maintain the team in order to manage the organization well

Tf

B

Bila kita terbiasa melakukan perkara yang salah, perkara yang betul dirasakan salah,dan perkara yang salah dirasakan betul.

MENURUT STATISTIK…

90% PEKERJA DI MAL AYSIAMEMILIKI BUDAYA KERJANEGATIF!

75-80% PEMIKIRAN KITAADAL AH NEGATIF !

Tf

B

1.0 What is leadership?

Tf

B

LEADERSHIPLEADERSHIP IS A PROCESS OF INFLUENCING A GROUP OF

PEOPLE FOR CARRYING OUT A COMMON TASK,

OR

WORKING TOWARDS COMMON OBJECTIVES THROUGH VOLUNTARY EFFORTS

Tf

B

EVOLUTION OF LEADERSHIP THEORY

OLD:- LEADERS ARE BORN. SOME PEOPLE ARE

BORN AS LEADERS, AND OTHER AS

FOLLOWERS

NEW:- PEOPLE CAN BE DEVELOPED AS

LEADERS THROUGH ADOPTING CERTAIN

TRAITS AND SKILLS

Tf

B

Leadership Types Leader due to elevation of position

Leader due to power

Leader due to charisma

Leader due to moral excellence

Leader due to Intellect

Leader due to expertise or ability

Tf

B

2.0 Managers vs. LeadersManagers

Administrative

Focus on things, systems and structures

Do things right

Have short range view

Plan

Organize

Direct

Control

Accept status quo

Follows the rules

Tf

B

Managers vs. LeadersLeaders

Innovate

Focus on people

Challenges status quo

Do the right things

Inspire trust

Influence

Motivate

Long term view

Build

Shape entities

Tf

B

Leaders and Managers TasksLeaders and managers are required to:

Plan

Organize

Direct

Control

Tf

B

Need to be able to move from manager to leadership in these tasks

Tf

B

PlanManager

Do Planning

Develop Budgets

Sets targets

Establish detail steps

Allocates resources

Leader

Devise strategy

Set direction

Create vision

Tf

B

LEADERS SKILLS ACHIEVE GOALS

COURAGE

FLEXIBILITY

TIME MANAGEMENT

KNOWLEDGE

FIRMNESS

⚫ INITIATIVE

⚫ MORALE

⚫ PROBLEM SOLVER

⚫ RELATIONSHIPS & COMMUNICATION

⚫ RECOGNITIONS & APPRECIATION

Tf

B

Advise to New Leaders General Advice

Learn leadership

Take advantage of transition period

Get advice and counsel

Tf

B

Advise to New Leaders Challenges

Learn quickly

Establish relationships

Set reasonable Expectations and Know work expectations

Personal balance

Tf

B

Builds Ownership Insist ownership

Insist high standards

Support, advise and coach

Communicate often

Tf

B

BUILDING LOYALTY

Educate them

Set high expectations

Empower

Communicate constantly

Invest in their financial security

Recognize as often as possible

Coach them

Tf

B

BUILDING LOYALTY Have integrity, be role model

Have a winning strategy or “ big idea”

inspire them to greatness

Be flexible

Be responsive

Tf

B

Great Leaders are: Passionate about their work

Take pride in talking about it

Have high energy

Have clear thinking

Capable of communicating to diverse audience

Empower subordinates

Tf

B

Facts about great leadership Make excellence a habit

Willing to try new approaches

Focus on what the leader need to do

A leader is only as effective as the team

Tf

B

Kualiti pekerja Jepun

Kaizen Kerjasama

KesetiaanSaling

menghormati

Komited & bekerja keras

Berterimakasih

Tf

B

Kenapa organisasi perlukan anda & mahukankualiti & prestasi daripada anda?

Kerangka strategik pembangunan organisasi

Penilaian & semakan semula

Pemantauan & pengukuranprestasi

Pelaksanaan

Perancangan

KUALITI & PRESTASI

Tf

B

KEPENTINGAN KUALITI & PRESTASI KEPADA ORGANISASI

MEMENUHI KEPERLUAN & KEHENDAK PELANGGAN

MENJAGA REPUTASI ORGANISASI

MENCAPAI MATLAMAT ORGANISASI

MENJIMATKAN KOS & MENINGKATKAN PRODUKTIVITI

Tf

B

Bagaimana Organisasi Mencapai Kualiti& Prestasi ?

matlamat yang sama

memahami matlamat

individu yang layak & betul

ketelusan & keterbukaan

adaptasi proses syura

mekanisme kawalan

Tf

B

Ciri-ciri pemimpin berkualiti & berprestasi tinggi

Tf

B

Bijakmenguruskan

masa

Sedia belajardaripada kesilapan

Selalumendapatkanmaklum balas

Sentiasamemantau

prestasi kerja

Terbuka untukmempelajari

pengetahuan baru

Berkomunikasidengan ketua &

rakan sekerja

Memiliki akhlakdinamik & membina

Mengambilinisiatif

Ciri-ciri pemimpin berkualiti & berprestasi

Bermotivasitinggi

Beranimenyahutcabaran

Bersikapterbuka

Bijakmengawal

emosi

Konsistendalam

pekerjaan

Bijakmenyelesaikan

masaalah

Adakah anda tergolong dalam ciri – ciri yang disebut?

Tf

B

Renungan bersama...

Firman ALLAH SWT dalam Surah al-Qasas ayat 26 yang bermaksud:

“Berkata salah seorang dari kedua anak perempuan itu, ‘Ya Ayahku, ambillah dia untuk diberiupah.Sesungguhnya orang yang paling baik untuk ayahberi upah ialah orang yang kuat (al-qawiy) dan dipercayai (al-amin).”

Tf

B

Punca kualiti & prestasi kerja rendahTidak mengetahui tujuan tugas

Kebolehan tidak padan dengan tugas

Tiada maklum balas atau pemantauan

Kurang pengetahuan

Hilang fokus

Tiada motivasi

Konflik

Persekitaran tidak kondusif

Isu peribadi

Tf

B

Kepentingan sifat Amanah bagi seorangPemimpin di sesebuah organisasi

Orang yang amanah akan tidak memerlukan banyakpemerhatian dan kawalan kerana dia sendirimerupakan kawalan untuk dirinya.

Manakala orang yang tidak amanah akan melakukanperkara yang menurut kepentingan dirinya sahaja.

Perbuatan orang yang tidak Amanah:

Malas kerja,

Tidak jujur,

Curi tulang,

Datang lewat,

Balik awal,

Dll.

Kesan Amanah Amanah ini datang dari hati yang sentiasa

memerhatikan tindakannya dan kesan perbuatannya sekarang terhadap masa depannya.

Seorang yang tidak amanah lambat laun akan diketahui orang dan akan terdedah kepada tindakan syarikat.

“Sepandai-pandai tupai melompat akhirnya akan jatuh ke tanah juga”

Menanam Sikap Amanah

1. Membiasakan diri dengan kejujuran

2. Melakukan sesuatu dengan baik

3. Lawan keinginan untuk tidak amanah

4. Juga ingatkan kesan perbuatan anda jikadibuang kerja, bagaimana anak-isteridan

5. Bagaimana pula balasannya diakhiratesok.

Kepentingan sifat Kebijaksanaan (Wisdom) bagi seorang pemimpin

Kebijaksanaan adalah kombinasi diantara ilmu dan pengalaman dan ia hanya akan terhasil melalui

Usaha berfikir

Belajar dan

Bekerja.

Erti Kebijaksanaan Termasuk di dalam kebijaksanaan adalah

kebolehan melaksanakan tanggung jawab dengan cara yang paling berkesan dan paling baik.

Orang yang bijaksana adalah mereka yang tahu mengawal dirinya dan jelas matlamat hidupnya, maka dia bergerak dengan penuh kendali diri yang baik dan tujuan yang terarah.

Pemimpin mesti punyai Keyakinan Diri(Self Esteem)

Keyakinan diri datang apabila seseorang itu tahu kedudukannya dan apa yang dilakukannya.

Ia akan dapat dimiliki dengan penguasaan ilmu pengetahuan dan persediaan.

Keyakinan Diri (Self Esteem)Bermula dengan pengetahuan bahawa semua manusia itu mempunyai maruah dan harga diri:

“Sesungguhnya Kami telah memuliakan bani Adam” Al Quran

“Tidak ada kelebihan bangsa Arab keata bangsa selain Arab kecuali dengan taqwa” Al Hadis

Dalam perhubungan amat penting berkomunikasi dengan keyakinan dan maruah diri tanpa menjadi sombong atau terlalu lemah pendirian.

Pemimpin mesti punyai DayaTahan (Perseverence)

Keperluan daya tahan adalah di dalam berusaha memiliki komitmen yang tinggi ditempat kerja, mengekalkan komitment tinggi apabila menghadapi cabaran.

Setiap manusia akan mengalami cabaran dan rintangan di dalam kehidupan, anda perlu berusaha terus sekiranya mengalami cabaran dan tekanan tersebut.

Cara Menanam Daya Tahan

Dengan bekerja secara berpasukan

Membina sistem sokongan atau “support system” dikalangan Penyelia

Mencari contoh ikutan atau “role model” yang terhebatdan mengikutinya, memikirkan apa yang dia akan buatsekiranya menghadapi masalah seperti yang anda hadapi

Dengan mengetahui cara menghadapi tekanan dan bagaimana mengatasinya.

10 cara Memantapkan kualiti & prestasi kerja seorang

pemimpin/leader

Tf

B

1. Tentukan Matlamat

Hidup tanpamatlamatibarat kapaltanpanakhoda…

Pernahkah anda bertanya pada diri sendiri, apakahmatlamat kerjaya anda?

Tf

B

Prinsip dalam menentukan matlamat

Clarity (Jelas)

Challenge (Mencabar)

Commitment (Komitmen)

Feedback (Maklum

balas)

Task complexity (Kesukaran

tugas)

Tf

B

Mencipta SMART GoalsT

fB

Kesilapan dalam menentukan matlamat

tidak realistik

tidak komprehensif

anggaran waktu tidak tepat

tidak menghargai kegagalan

menentukan matlamat orang lain

tidak memeriksa pencapaian

matlamat negatif

terlalu banyak matlamat

Tf

B

Tidak ada manusia yang hidup untuk

gagal, tetapi tidak merancang adalah

merancang untuk gagal…

2. Perancangan

Tf

B

Kenapa perlu membuat perancangan

langkah pertama untuk mencapai matlamat

menentukan haluan

mengurangkan ketidakpastian

mengelakkan pertindihan kerja & perkara yang tidak perlu

membantu mebuat keputusan

Tf

B

Membuat perancangan

Tentukan apa yang ingin dirancang

Tentukan jangka waktu

Fikirkan alternatif

Minta pandangan

Kongsikan rancangan

Sentiasa memantau semula rancangan

Jadikan perancangan satu rutin

Tf

B

3. TENTUKAN KEUTAMAAN

Bagaimana hendak menentukan keutamaan apabilasemuanya penting?

Tf

B

Menentukan keutamaan

Tentukan keutamaan mengikut matlamat

Tentukan tugas mana yang lebih penting

Bahagikan tugas besar kepada tugas-tugas kecil

Tentukan masa bagi setiap tugas

Tf

B

Tf

B

4. SIKAP POSITIF“The greatest discovery of my generation is human beings can alter their lives by altering their attitudes of mind”

William James

Tf

B

PENTINGNYA

ATTITUDE / SIKAP

Menurut Kamus Dewan sikap adalah

“perbuatan atau pandangan yang

berdasarkan pada sesuatu pendapat (fikiran,

dll.)“

Menurut Kamus Sinonim-Antonim Melayu

Utusan, sinonim “sikap“ adalah ’fikiran,

pandangan, pendapat, pendirian“.

Tf

B

PENTINGNYA SIKAP

Oleh itu :

Sikap adalah sesuatu yang dimiliki oleh

seseorang itu berdasarkan pendapat,

pendirian dan fikirannya yang

dilahirkan di dalam perbuatan dan

pandangannya.

Tf

B

PENTINGNYA SIKAP

Korporat-korporat gergasi dunia

semuanya memasukkan “attitude“ atau

sikap sebagai satu komponen penting di

dalam “recruitment process“ mereka.

Sikap kini mengambil tempat sebagai

komponen penting di dalam kriteria

pemilihan seseorang untuk bekerja

dengan mana-mana syarikat berbanding

perkara lain seperti kelulusan atau

pengalaman.

Tf

B

Memupuk sikap positifMulakan harianda dengansesuatu yang

positif

Belajar menyukaitugas anda

Elakkan pengaruhnegatif

Percaya pada diri

Amalkan sifatberterima kasih

Tf

B

Memupuk sikap positif

Elakkan budayasaling

menyalahkan

Bergaul denganindividu positif

Hargai diri & orang sekeliling

Senyum : )

Tf

B

5. Kemahiran & Pengetahuan

Apa pentingnya kemahiran & pengetahuan dalam kualiti & prestasi kerja?

Tf

B

Kembangkan Kemahiran & Pengetahuan

Rancang keperluan pembelajaran & kemahiran

Bincangkan kemahiran yang diperlukandengan ketua / rakan sekerja

Mengambil inisiatif sendiri untukbelajar & mengembangkan kemahiran

Sertai kursus berkaitan kerjaya dankemahiran yang diperlukan

Tf

B

6. Pengurusan masa

Jika anda tidak mampu menguruskan masa, anda

tidak akan mampu menguruskan yang lain….

Tf

B

Kesilapan dalam menguruskan masa

Tiada matlamat

Tidak menyenaraikan perkara yang perlu dibuat

Tidak menentukan keutamaan

Tidak mampu mengelakkan gangguan

Merasakan mampu melakukan semua perkara

Tidak mengambil waktu untuk berehat

Menjadualkan kerja secara tidak efektif

Bertangguh itu pencuri masa!

Tf

B

Tips pengurusan masaRancang hari anda

Senaraikan perkara yang perlu dilakukan

Tentukan keutamaan

Fokus kepada waktu paling produktif

Ambil waktu rehat

Sentisa memantau perkembangan tugas

Elakkan aktiviti yang membazir masa

Hargai waktu anda & orang lain

Berhenti bertangguh

Tf

B

7. Komunikasi

Tf

B

Tf

B

=93%

100%

Tone = 38%(voice pitch)

Body Language = 55%

(body gestures)

Resources

=7%

(reading)

Tf

B

5 Langkah Membina Komunikasi

1. Sentiasa tersenyum dengan penuh keyakinan,

apabila berjumpa sebarkan salam dan kenalkan

diri

2.Bertutur-kata dengan mesra dan mendengar

lebih dari bercakap, bercakap bila ada yang baik

dikatakan atau diam

3.Berjalanlah dengan penuh keyakinan, tetapi

tidak pula menyombong diri atau berkata besar

Tf

B

5 Langkah Membina Komunikasi

4.Sentiasa mengucapkan terima kasih dan

bersyukur kepada mereka yang membantu kita

5.Tidak menceritakan masalah kepada yang lain

melainkan mereka terlibat di dalam

penyelesaiannya

T

fB

Maklum balasSalah satu bentuk komunikasi

Maklum balas merupakan satu cara yang mudahtapi jarang digunakan

Mampu memotivasikan

Membantu untuk mengenalpasti masalah

Mengukur pencapaian

Tf

B

Maklum balas boleh menjawabsoalan berikut…

Kenapa saya diperlukandalam organisasi?

Apa yang saya perlu capai?

Bagaimanakah kualitikerja saya?

Bagaimanakah pencapaiansaya?

Apakah pandangan oranglain terhadap kerja saya?

Bagaimana saya mampumenjadi lebih baik?

Tf

B

Memberi Maklum Balas

Pastikan perkara yang anda hendak sampaikan

Kongsikan maklum balas secara teratur dan spesifik

Beri kritikan yang membina

Beri maklum balas dengan jujur

Tf

B

8. Tangani Masalah Apa pentingnya menyelesaikan masalah?

Tf

B

Menyelesaikan Masalah

Kenal pasti masalah

Senaraikan alternatif

Nilai & pilih alternatif

Laksanakan penyelesaian

Tf

B

Aktiviti 5: Selesaikan masalah Dalam kumpulan anda, bincangkan 1 masalah yang

anda fikirkan paling kerap anda alami di tempat kerja.

Tuliskan masalah itu di atas sehelai kertas.

Tukarkan masalah yang anda tulis dengan kumpulanyang lain.

Selesaikan masalah yang anda dapat.

Tf

B

9. Motivasi diri - Video 5

Motivation is what gets you started, habit is what keeps you going….

Tf

B

Motivasikan diri anda Cari tujuan

Cintai kerja anda

Bayangkan kejayaan

Bina sistem sokongan

Jangan abaikan diri sendiri

Jangan mudah mengalah

Minta nasihat bila memerlukan

Percaya pada diri

Jadikan kegagalan satu pengajaran

Tf

B

Motivasikan diri denganmenikmati kerja anda….

Kalau anda

memutuskan untuk

bekerja, eloklah anda

menikmatinya.

Berikut beberapa cara

menikmati kerja anda...

Tf

B

Selalunya rahsia seronok

dengan kerja bukan dengan

menukar kerja tetapi

menukar sikap kita

Tf

B

10. Memantau PrestasiKaji semula matlamat & perancangan

Tentukan prestasi

Cari perbezaan prestasi dengan matlamat & perancangan

Buat rancangan pembetulan untukmengurangkan perbezaan

Laksanakan rancangan

Kaji semula pencapaian

Tf

B

KECEMERLANGAN KERJA UTK DUNIA

DAN AKHIRAT

Kecemerlangan dalam bekerja adalahkehendak islam

Islam menuntut agar mutu kerjasentiasa dipertingkatkan.”Allah mencintai bila tugas yg diamanahkankpd kamu maka kamu laksanakannyasecemerlang mungkin(Hadis AlBaihaqi)

Tf

B

What is an organization DEFINISI ORGANISASI

• Organisasi Adalah Jentera Yang Menggembeling Tenaga Manusia Dan Kerja Untuk Mencapai SesuatuMatlamat”

• “Satu Proses Penstrukturan AtauPenyusunan Bahagian/ Jabatan/ Unit Di Dalam Organisasi”

Tf

B

UNSUR-UNSUR ORGANISASI

• A collection of people

• A structur of power

• An objective to fulfill

• A communication interlink

• Sekumpulan

manusia

• Susunan kuasa

• Matlamat untuk

dipenuhi

• Hubungan

organisasi

Tf

B

• Sistem/cara pembahagian kerja & penyusunankerja & digambarkan dalam bentuk carta organisasi.

• Struktur organisasi menunjukkan hubungkaitdi antara satu bahagian, unit atau jawatandengan yang lain dalam organisasi.

• Struktur organisasi tidak “standard” berbeza-beza mengikut saiz dan fungsi-fungsi jabatan.

82

Tf

B

• Keselarasan arahan (unity of direction)

• Keselarasan perintah (unity of command)

• Deligasi/ Perwakilan kuasa

• Kuasa (authority) dan tanggungjawab

• Kemampuan kawalan (span of control)

• Hiraki

• Perseimbangan

83

Tf

B

1. Pembahagian kerja

2. Hubungan ketua dengan pekerja bawahan

3. Jenis kerja yang dijalankan

4. Pengumpulan bahagian - bahagian kerja

5. Tingkat pengurusan

84

Tf

B

PENGURUSAN ORGANISASI

• Proses melakukan sesuatuaktiviti melalui manusia lain bagi mencapai sesuatu matlamatdi dalam persekitaran yang sentiasa berubah-ubah.

Tf

B

Managing an Organization What makes it an excellent organization?

How can we make it an excellent organization?

What is our role towards it?

What are the barriers?

Discuss…..

Tf

B

Objectives of the balanced team in an organization

Teams work best when:

❖ team members know their roles

❖ there is a balance of primary roles

❖ work to their strengths

❖ actively manage weaknesses

Tf

B

Balanced team achieve objectives by:

1. Team members given opportunities to contribute to planning and organization of their work

2. Plans are consistent with teams objectives

3. Plans cover all the personnel

4. Plans are realistic and achievable within constraints

Tf

B

5. Plans take full account of team members abilities and

development needs

6. Plans appropriate team members work activities and explain in sufficient detail

7. Team members understanding of plans and work activities confirmed at appropriate times

8. Update plans at regular intervals and consider individual, team and organisational changes.

Tf

B

Balanced teams pay attention to:

1. Communication

effective communication is important when explaining work plans and allocations

present work plans in a way that gains the support and commitment of those involved

Tf

B

2. Continuous Improvement

Important to regularly review work

3. Involvement and Motivation

Important of providing team members opportunity to contribute to planning and organisation of work

Tf

B

Three Questions1. What is the main leadership and organizational

management problem at UPM now? How do you solve it?

2. If something must be changed tomorrow at UPM what is it? How do you do it?

3. If you are briefing your successor, what is your most important advise (must be positive and practical)

Tf

B

Discuss in the group, five most important take home changes to be practised at UPM by yourself

Tf

B

Tf

B

BRIGHT FUTURE TRAINING (BFT)

IBRAHIM HAJI HUSSAIN 013-3365715

ibrahimbft@gmail.com