Isabel 6 manuel - Welcome to Isabel · Isabel 6 permet l’utilisation de différents modules optionnels, avec des fonctionnalités spécifiques, pour en faire une application financière

Isabel 6 manuel

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CONTENU

4Bienvenue dans Isabel 6

1.1 Une solution comprenant de nombreux avantages 4

Un multibanking efficace 4

Une collaboration fluide 4

Une comptabilité intelligente 4

Une référence en matière de sécurité 4

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1.2 Support

1.3 L es fonctionnalités d’isabel 6

1.4 T erminologie

Avant de commencer

2.1 Installation 7

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Les composants de sécurité Isabel

Security Trusteer Une sécurité optimale avec IBM®

L’installation du lecteur de carte Isabel

L'activation de la SmartCard Isabel 8

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2.2 Lancer Isabel 6 2.3 P age d’accueil

2.4 Modules 10

10Module Standard

Module de Signature 11

12Prise en main d’Isabel 6

3.1 Personnaliser l’aperçu 14

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Modifier la largeur d’une colonne

Changer le tri

Masquer ou ajouter une colonne 15

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3.2 Configurer des alias

Infocomptes

4.1 Consulter des infocomptes

Des comptes avec différentes devises

Naviguer vers une date ou un extrait spécifique

4.2 Actions dans les infocomptes 20

Création de filtres 20

Création de rapports 21

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> Création d’aperçus de soldes

> Création de rapports d’extraits de compte

> Demandes intrajournalières/ futures isolées ou récurrentes

> Impression rapide d’une transaction

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Transactions

5.1 Statut des transactions 5.2 Contreparties 24

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Créer une contrepartie

Créer une contrepartie depuis une transaction

Modifier une contrepartie 26

5.3 Créer des paiements 26

Différence entre paiements et groupe de paiements 26

Comment créer un paiement 27

Comment créer un groupe de paiements 28

Sauvegarder comme modèle 29

5.4 Attribuer une transaction à une enveloppe 30

Codes couleur des enveloppes 31

5.5 Signer et envoyer une transaction 32

Demander ou effectuer une modification 32

Signer une ou plusieurs transactions 33

Envoyer une ou plusieurs transaction(s) 34

Vérifier le statut des transactions envoyées 34

35Fonctionnalités avancées

6.1 Configurer les préférences 35

Préférences générales 35

Infocomptes 36

Transactions 36

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6.2 Télécharger des fichiers de paiement

6.3 Downloader les fichiers de rapport

Travailler avec Zoomit

7.1 Ajouter un émetteur

7.2. Visualiser et télécharger une facture Isabel 6

Support et suggestions 45

ISABEL 6 MANUEL - 4

1 BIENVENUE DANS ISABEL 6

Isabel 6 est une solution de paiement en ligne développée à la mesure des entreprises, qu’elles soient petites ou grandes. Vous avez accès au résumé de tous vos comptes bancaires professionnels en un coup d’œil grâce à un écran présenté clairement. Son accès sécurisé vous facilite la gestion de vos moyens de paiements avec vos différentes banques.

1.1 UNE SOLUTION COMPRENANT DE NOMBREUX AVANTAGES UN MULTIBANKING EFFICACE Vous utilisez plusieurs banques ? Grâce à Isabel 6, vous en conservez un aperçu global. Isabel 6 est l’unique solution en Belgique facilitant les paiements vers vos banques grâce à un accès sécurisé et un écran présenté clairement.

UNE COLLABORATION FLUIDE Isabel 6 est conçu pour une collaboration efficace entre différents collègues dans un même abonnement, chacun avec ses propres tâches et responsabilités. Ceci vous garantit plus de continuité et plus d’espace pour contrôle.

UNE COMPTABILITÉ INTELLIGENTEIsabel 6 améliore votre logiciel de comptabilité actuel. Vous pouvez, par exemple, télécharger une liste de plusieurs paiements en une fois. Votre comptabilité est alors exécutée plus rapidement et efficacement. Moins d’opérations manuelles diminuent les erreurs possibles.

UNE RÉFÉRENCE EN MATIÈRE DE SÉCURITÉAvec plus de 20 ans d’expérience et 75.000 utilisateurs professionnels, Isabel Groupe forme un partenaire solide et fiable pour l’optimisation de votre administration financière. Isabel 6 est reconnu par le gouvernement comme donnant un accès sécurisé à leurs applications telles que Tax-on-web par exemple.

ISABEL CUSTOMER [email protected] 404 03 36

1.2 SUPPORT Un bouton d’aide est disponible dans l’application Isabel 6 (voir point 3). Celui-ci vous redirige vers l’information qui y est liée. Vous pouvez également nous joindre tous les jours ouvrables entre 8h00 et 18h00 via les coordonnées ci-dessous :

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1.3 LES FONCTIONNALITÉS D’ISABEL 6• Virements• Consulter, filtrer ou chercher vos infocomptes• Gérer un nombre illimité de comptes par banque• Téléchargement de CODA, MT940-942, CAMT• Chercher des transactions• Dupliquer des transactions• Consulter et signer des transactions• Entrer ou importer les transactions nationales, européennes (SEPA) ou internationales (avec ou sans

date memo)• Gérer, créer et importer des contreparties• Domiciliations : création manuelle, gestion des mandats• Signer à plusieurs utilisateurs en fonction des mandats• Importer des fichiers de paiements depuis votre logiciel de comptabilité• Exporter des infocomptes vers votre logiciel de comptabilité• MultiSign : inviter des collègues à signer ou gérer ensemble les contreparties• Isabel Go : le bouton Isabel dans votre logiciel de comptabilité• Travailler ensemble, même à distance

1.4 TERMINOLOGIE Certains de nos termes reviennent souvent dans ce manuel. Nous les expliquons ci-dessous dans un ordre aléatoire.

Fichiers bancaires : Fichiers d’informations transmis entre vous et votre banque. Ceux-ci peuvent être des fichiers contenant les instructions nécessaires pour pouvoir effectuer une transaction, ou encore des fichiers contenant des infocomptes sous la forme de CODA / MT940-942 / CAMT.

Certificat : Chaque SmartCard Isabel a un certificat sous-jacent qui sert à identifier l’utilisateur dans l’application et forme un des éléments constitutifs de la sécurité d’Isabel.

Composants de sécurité Isabel : Logiciel nécessaire pour accéder à Isabel 6. Ceux-ci peuvent être téléchargés pour être installés sur www.isabel.eu/download.

Lecteur de carte : Le lecteur de carte est utilisé pour accéder à Isabel 6. Il peut également servir pour les applications du gouvernement, comme Intervat par exemple, avec votre eID belge. Ce lecteur est connecté à l’ordinateur de l’utilisateur, est obligatoire et ne peut être obtenu que par le biais d'Isabel.

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SmartCard Isabel : La SmartCard Isabel est une carte physique (de la même taille qu’une carte bancaire) qui donne à l’utilisateur un accès à son certificat. Ce dernier lui permet de s’identifier et de signer des paiements. La carte est sécurisée par un code PIN de 6 à 8 chiffres et est rendue inutilisable après 5 entrées fautives successives de PIN, quel que soit le délai entre les différentes tentatives. Sur la carte Isabel 6, vous retrouverez le nom de l’entreprise, le nom d’utilisateur, le User ID et le Card ID.

Card ID : Le Card ID est un numéro unique attribué à chaque carte Isabel 6 et qui peut être retrouvé sur votre SmartCard Isabel. Ce numéro a une structure 8xxxxxxxxxcc où x est un nombre et cc un numéro de contrôle.

User ID : Le User ID est un chiffre attribué à chaque utilisateur Isabel 6 et qui se trouve sur votre SmartCard Isabel. Ce chiffre a une structure 5-xxxxxxx-yyy-zz :

• xxxxxxx : votre numéro d’abonnement Isabel 6• yyy : l’ID de l’utilisateur dans votre abonnement Isabel 6. Le premier utilisateur par abonnement

aura toujours l’ID 001• zz : (modulo 97) numéro de contrôle

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2.1 INSTALLATION LES COMPOSANTS DE SÉCURITÉ ISABEL Les composants de sécurité Isabel 6 forment le fondement de la sécurité d’Isabel 6. C’est pour cela que leur installation est requise avant d’utiliser Isabel 6. Vous pouvez télécharger et installer les composants de sécurité Isabel sur www.isabel.eu/download. Vous pouvez également y consulter le manuel correspondant.

UNE SÉCURITÉ OPTIMALE AVEC IBM® SECURITY TRUSTEER La sécurité générale de votre ordinateur est extrêmement importante en ce qui concerne les services bancaires en ligne. C’est pour cela que nous offrons à nos clients un accès à IBM® Security Trusteer, un logiciel complexe qui protège votre système contre des attaques externes et qui détecte les malwares financiers. Nous conseillons à tous nos clients d’installer cette extension gratuite en plus de votre antivirus de base.

2 AVANT DE COMMENCER

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L’INSTALLATION DU LECTEUR DE CARTE ISABELAprès l’installation des composants de sécurité Isabel 6, vous pouvez connecter le lecteur de carte à votre ordinateur. Le logiciel pour ce lecteur de carte a déjà été installé avec les composants de sécurité Isabel 6.

L'ACTIVATION DE LA SMARTCARD ISABEL Naviguez vers www.isabel.eu/start pour activer votre carte. Vous serez invités à remplacer le mot de passe temporaire par un mot de passe personnel.

TRANSACTIONS SECURED

ASTUCE : les différentes étapes du processus d’activation sont mentionnées sur la lettre que vous recevez avec votre carte.

2.2 LANCER ISABEL 6 Une fois l’installation terminée, vous pouvez vous connecter avec la SmartCard et votre mot de passe. Vous serez alors redirigé vers la page d’accueil personnalisée et sécurisée.

1. Utilisez le raccourci sur votre page de bureau ou allez vers Démarrer > (Tous les) Programmes> Isabel Services > Isabel 6 Login

2. Une fenêtre pop-up apparaîtra dans laquelle vous pourrez sélectionner votre certificat.

3. Lorsque la fenêtre de signature s’affiche, entrez votre code PIN sur le lecteur de carte Isabel.Vous arriverez alors sur la page d’accueil d’Isabel 6.

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2.3 PAGE D’ACCUEIL

1 Au-dessus à droite de l’écran• Votre nom d’utilisateur et User ID (émanant de votre SmartCard Isabel 6)• Le bouton Logout grâce auquel vous pouvez quitter l’application

2 Au-dessus au centre de l’écran• Le bouton Isabel 6 vous permet d’accéder à l’application eBanking Isabel 6• Le bouton Zoomit vous permet de retrouver les documents électroniques publiés par des

entreprises (notamment vos factures Isabel 6)

3 En bas au centre de l’écran• Inscription aux modules : (dés)activer des modules optionnels (informations additionnelles dans la

section 2.4)• Gérer Mobile Account : Liez un appareil mobile à votre abonnement Isabel 6• Profils des contrats : composez et gérez vos profils eBanking. Ceci est optionnel et est dédié à des

configurations complexes.• Téléchargement : téléchargez les composants de sécurité Isabel ainsi que d’autres outils et

modules optionnels• Support & Formation : raccourci direct vers nos pages de support

4 Vous trouverez à la droite de l’écran des messages d’information concernant vos banques, ainsi que des trucs et astuces.

5 La gauche de l’écran vous montre des messages récents concernant Isabel. Nous vous y avertissons également à propos des dérangements éventuels ou des interventions planifiées.

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MODULESIsabel 6 permet l’utilisation de différents modules optionnels, avec des fonctionnalités spécifiques, pour en faire une application financière à la mesure de vos activités.

Il est possible de modifier vos modules en cliquant sur Inscription aux modules sur la page d’accueil. Vous y recevrez un aperçu de vos frais mensuels. Après avoir sélectionné les modules souhaités, vous devez signer pour confirmer vos changements.

MODULE STANDARD Permet d’accéder aux fonctionnalités de base dans Isabel 6 :

Consultation d’infocomptes

Création des rapports d’infocomptes et de transactions

Introduction, upload et gestion des paiements

Gestion des contreparties


> MODULES OPTIONNELS AU MODULE STANDARD

Gérer des domiciliations : Création et Gestion de vos mandats SEPA, création de domiciliations SEPA et upload des domiciliations SEPA, créées par un logiciel de comptabilité.

MultiSign : Partage et création de contreparties avec d’autres utilisateurs dans l’abonnement Isabel. Envoi de fichiers bancaires lorsqu’ils sont suffisamment signés et notification à un signataire lorsqu’un paiement est prêt à être signé. Grâce au bouton « Changer de signataire » , il est possible pour le créateur et le signataire de travailler sur le même ordinateur.

Exportation d’infocomptes : Téléchargement de fichiers bancaires, envoyés par la banque dans Isabel 6 (fichiers de rapport comme CODA, MT940, CAMT et formats inconnus). Veuillez contacter votre banque afin de lui demander de vous les envoyer.

Isabel Offline Reporting : Accès au logiciel pour la consultation hors ligne de vos infocomptes. Le logiciel vous offre la possibilité de créer des rapports sur base de filtres avancés.

Importation de chèques et fichiers divers : Téléchargement de chèques et d’autres formats inconnu pour Isabel. Veuillez contacter votre banque pour connaître les formats qu’ils soutiennent.

Isabel Go : Synchronisation de votre logiciel de comptabilité avec Isabel 6. Vous pourrez envoyer des paiements à Isabel 6 ainsi que télécharger des fichiers de rapport vers votre logiciel de comptabilité.

MODULE DE SIGNATURE Une version d’Isabel 6 fortement simplifié avec seulement la vue sur les paiements qui sont prêts à être signés. Elle est destinée aux utilisateurs qui utilisent seulement Isabel 6 pour signer des paiements.

ASTUCE : chaque abonnement Isabel 6 doit contenir au moins 1 utilisateur ayant souscrit au Module Standard pour pouvoir utiliser l’application eBanking.

Dès que vous aurez signé la demande de modules, l’application prendra une trentaine de minutes afin d’enregistrer celle-ci.


1 Barre de navigation générale : vous donne accès aux moyens d’aide ainsi qu’à vos préférences. Cette barre reste visible sur toutes les pages de l’application.

Les options suivantes sont à votre disposition (de gauche à droite) :

• Le nom du profil actif ainsi que votre User ID• Page d’accueil : retour vers la page d’accueil• Mes rapports : localisation centrale d’où vous pouvez télécharger et imprimer vos rapports

crées• Mes messages : liste comprenant les messages vous informant si un paiement est prêt à être

signé. Ces messages vous notifient aussi si un fichier téléchargé a été reçu ou non. Un chiffre indiquera combien de messages se retrouvent dans votre boîte de réception. Celle-ci ne peut contenir que 100 messages au maximum

• Nom d’utilisateur : comme indiqué sur votre SmartCard• Info : donne une liste indicative des taux de change• Aide : ouvre une nouvelle page vous procurant plus d’informations concernant l’écran sur lequel

vous vous trouvez actuellement• Préférences : Modification de vos réglages personnels comme la langue, formatage local, filtres

standards, etc.• Se déconnecter : vous permet de fermer Isabel 6 en toute sécurité

3 PRISE EN MAIN D’ISABEL 6

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2 Menu bancaire : vous donne accès aux options et modules bancaires spécifiques. Les options disponibles peuvent différer de banque en banque.

3 Onglets de navigation : Accès aux Infocomptes, Transactions et Transactions envoyées. Chaque onglet possède son propre code couleur afin de vous permettre d’en avoir un aperçu clair.• Infocomptes : aperçu des infocomptes, création de rapports, téléchargement de fichiers

bancaires, (CODA, MT940-942 et CAMT). Cet onglet a une couleur bleue.• Transactions : création et gestion de nouvelles opérations (paiements, domiciliations et fichiers

bancaires) qui n’ont pas encore été envoyé vers votre banque. Vous gérez aussi vos contreparties,mandats de domiciliation et modèles. Cet onglet a une couleur orange.

• Transactions envoyées : consultation des transactions (paiements, domiciliations et fichiersbancaires) qui ont déjà été envoyé à votre banque. Cet onglet a une couleur verte.

4 Menu action : actions qui sont directement liées à l’écran dans lequel vous vous trouvez.

5 Options filtres : permet de trier le contenu de l’affichage actuel sur base de critères standards ou personnalisés.

6 Boutons de navigation : quand le contenu désiré est réparti sur plus d’une page, les boutons de navigation peuvent être employés pour naviguer entre ces pages.

7 Contenu de la page : le contenu de la page dépend de l’onglet qui est actuellement en cours d’utilisation. Ceci peut être un écran récapitulatif (par exemple une liste de transactions et opérations comptabilisés), des détails sur un certain sujet (comme un paiement ou des infocomptes) ou un formulaire (par exemple lors de la création d’un paiement ou d’une contrepartie).

PAYMENT EXECUTED


3.1 PERSONNALISER L’APERÇU Une vue d’ensemble (comme par exemple les opérations ou les infocomptes) peut être personnalisée à votre convenance. Vous pouvez redimensionner, trier, réorganiser et afficher ou masquer des colonnes. Cette personnalisation est sauvegardée par ordinateur et par utilisateur grâce à un cookie. Chaque ordinateur sur lequel vous utilisez Isabel 6 peut donc disposer d’un affichage personnel.

MODIFIER LA LARGEUR D’UNE COLONNE

1. Placez votre souris sur la séparation à droite de l’en-tête de la colonne que vous souhaitez modifier

2. La souris changera d’aspect, une flèche deviendra

3. Cliquez et restez appuyé sur le bouton gauche de votre souris pour modifier la taille de la colonne.

CHANGER LE TRICliquez sur l’en-tête de la colonne pour activer ou modifier le classement. La méthode de tri est indiquée par une flèche de A à Z (tri croissant) ou de Z à A (tri décroissant). La colonne sur laquelle est basé le tri actuel apparaît dans le code couleur de l’onglet dans lequel vous vous trouvez.


MASQUER OU AJOUTER UNE COLONNE

1. Placez votre souris sur l’en-tête de la colonne.

2. Cliquez sur la flèche noire affichée à droite de l’en-tête de la colonne.

3. Dans la liste défilante, sélectionnez « colonnes » , ce qui affichera une liste des colonnes disponibles.

ASTUCE : le tri dans l’onglet infocomptes peut être appliqué uniquement si l’affichage est placé sur « Compte » (comme sur la capture d’écran ci-dessus).

ASTUCE : Toutes les colonnes ne peuvent pas être masquées. Il s’agit, par exemple, de la colonne Description dans l’onglet Transactions ou Compte dans l’onglet Infocomptes.


3.2 CONFIGURER DES ALIAS Dans la vue d’ensemble de vos infocomptes ou lors de la création d’une opération, le titulaire du compte sera affiché par défaut. Dans de nombreux cas, cela peut vous induire en erreur puisque le titulaire de tous vos comptes est souvent la même personne.

Isabel 6 offre la possibilité de remplacer le titulaire du compte avec des alias personnels. Ainsi, dans l’onglet Infocomptes, l’alias sera affiché dans la vue d’ensemble de vos comptes. Vous pourrez alors faire une recherche sur cet alias lors de la création d’une opération.


1. Rendez-vous sur l’onglet Infocomptes ou Opérations (selon où vous souhaitez configurer l’alias).2. Cliquez sur les Alias pour les comptes dans le menu de gauche. Une liste des comptes disponibles

sera affichée.3. Entrez l’alias désiré dans la colonne Alias.

ASTUCE : Selon les paramètres définis par votre banque, il y est possible qu’aucun lien n’existe dans Isabel 6 entre vos comptes présents dans l’onglet Infocomptes et ceux présents dans l’onglet Opérations. Il est possible que vous deviez configurer les deux onglets séparément.


Dans l’onglet Infocomptes, il est possible de consulter les infocomptes, créer des rapports et télécharger des fichiers CODA/MT940-942/CAMT (fichiers bancaires) qui peuvent être importés dans votre logiciel de comptabilité.

4.1 CONSULTER LES INFOCOMPTES 1. Sélectionnez l’onglet Infocomptes.

2. Cliquez sur le compte que vous souhaitez consulter pour afficher les détails du dernier extraitcomptabilisé.

4 INFOCOMPTES


3. Cliquez sur une des opérations pour afficher un résumé en bas de l’écran (comme illustré ci-dessous).Double-cliquez sur une des opérations afin d’en voir tous les détails.

DES COMPTES AVEC DIFFÉRENTES DEVISES Si vous avez des comptes en devises différentes, il peut être utile d’obtenir une vue d’ensemble du total en une devise spécifiée. Dans la section Infocomptes, vous pouvez utiliser l’option Convertir les soldes. En y spécifiant une monnaie, Isabel 6 adapte les infocomptes de manière à ce que tous les soldes soient affichés dans la devise choisie. Ce calcul est basé sur les taux de change du jour.

NAVIGUER VERS UNE DATE OU UN EXTRAIT SPÉCIFIQUE1. Cliquez sur la barre Atteindre directement la date ou le relevé spécifique (cliquez pour ouvrir ou

fermer) lorsque vous affichez les détails d’un compte.2. Une ligne du temps est alors affichée. Vous pouvez la faire défiler pour atteindre une période dans le

passé. Vous pouvez également demander directement une date précise (vous pouvez pour ce faireutiliser l’icône du calendrier) ou rechercher un extrait spécifique via une liste déroulante.


4.2 ACTIONS DANS LES INFOCOMPTES

CRÉATION DE FILTRES 1. Rendez-vous sur l’onglet Infocomptes.2. Cliquez sur Filtrer dans le menu de gauche.

3. Choisissez entre la création d’un nouveau filtre ou la modification d’un filtre existant.4. Sélectionnez les comptes qui doivent être ajoutés au filtre.5. Donnez un nom à votre filtre et cliquez sur Sauvegarder filtre.

Si vous avez plus d’une page de comptes, vous pouvez créer un filtre dynamique.


CRÉATION DE RAPPORTS Isabel 6 vous propose différents types de rapports. Vous pouvez les créer à l’aide de l’option Créer rapport sur le côté gauche de votre écran. Ce bouton est également présent au-dessus de la liste des comptes.

1. Lorsque vous cochez des comptes spécifiques, seuls ces comptes figurent dans le rapport.

Les nouveaux comptes ajoutés répondant aux mêmes critères seront automatiquement inclus dans le filtre (voir capture d’écran ci-dessous).


2. Si vous ne cochez pas de comptes, tous les comptes répertoriés dans le filtre actif apparaîtront dansle rapport.a. Si vous cochez la case Comptes dans la barre de titre : Filtre actif : tous les comptes du filtre

figurent dans le rapport.b. Aucun filtre : seuls les comptes de la page en cours figurent dans le rapport.

> Création d’aperçus de soldes1. Allez vers l’onglet Infocomptes.2. Sélectionnez le(s) compte(s) que vous souhaitez inclure dans le rapport. Si aucun compte n’est

sélectionné, tous les comptes qui sont visibles dans le filtre actif seront inclus dans le rapport.3. Cliquez sur Créer rapport dans le menu de gauche.4. Sélectionnez Vue d’ensemble dans le menu déroulant.

a Dernier reçu : créera un rapport avec un aperçu des soldes les plus récents.b De-à : créera un rapport avec un aperçu des soldes qui étaient disponibles entre les dates

sélectionnées.

ASTUCE : afin d’avoir un aperçu des soldes de comptes pour un jour spécifique dans le passé, utilisez la même date dans le passé dans les champs De et À.

5. Cliquez sur le format PDF ou TXT pour demander votre rapport.6. Un message s’affichera dans le coin inférieur droit pour signaler que le rapport a été demandé.7. Lorsque le rapport est prêt, vous pourrez le télécharger dans Mes rapports.


> CRÉATION DE RAPPORTS D’EXTRAITS DE COMPTE1. Allez vers l’onglet Infocomptes.2. Sélectionnez le(s) compte(s) que vous souhaitez inclure dans le rapport. Si aucun compte n’est

sélectionné, tous les comptes qui sont visibles dans le filtre actif seront inclus dans le rapport.3. Cliquez sur Créer rapport dans le menu de gauche.4. Assurez-vous que la mention Les extraits soit sélectionnée dans la liste déroulante.5. Choisissez entre :

a. Transactions comptabilisées pour Hier, Cette semaine, Ce mois ou Aujourd’hui. Ces rapportspeuvent également être planifiés.

b. Extraits intrajournaliers ou futurs (si disponibles). Ces rapports peuvent également être planifiés.c. De-à : contient tous les extraits durant la période sélectionnée.

6. Vous pouvez modifier la disposition et le contenu du rapport sous Choisissez votre vue.7. Cliquez sur le format PDF ou TXT pour demander votre rapport.8. Un message s’affichera dans le coin inférieur droit pour vous signaler que le rapport a été demandé.9. Lorsque le rapport est prêt, vous pourrez le télécharger dans Mes rapports.

> IMPRESSION RAPIDE D’UNE TRANSACTIONSi vous affichez les détails d’une opération, vous trouverez l’option Impression rapide au bas de l’écran. Vous pourrez ainsi imprimer les détails de l’opération facilement.

> DEMANDES INTRAJOURNALIÈRES/FUTURES ISOLÉES OU RÉCURRENTESSi votre banque le permet, vous pouvez demander une mise à jour des opérations de lajournée en cours (Intraday) ou des opérations prévues (futures). Vous pouvez le faire demanière isolée ou le planifier afin de le faire automatiquement. Utilisez pour cela les optionssur le côté gauche de votre écran.


Les paiements et domiciliations sont gérés (création, modification, signature et envoi) dans l’onglet Transactions. Vous pouvez également l’utiliser pour gérer vos contreparties (bénéficiaires) et les mandats (utilisés pour les domiciliations SEPA).

À signer : l’opération est valide et prête à être signée.

À compléter : une action supplémentaire est nécessaire pour pouvoir signer l’opération. Ouvrez les détails de l’opération afin d’effectuer l’action.

Insuffisamment signée : il manque une (des) signature(s) pour être en mesure d’envoyer la transaction.

Transaction refusée ou fautive : l’opération a été refusée par un signataire ou a une structure erronée (fichier non valide lors de l’upload).

Prête à être envoyée : l’opération est suffisamment signée et peut être envoyée.

5.2 CONTREPARTIESDepuis l’onglet Transactions, vous pouvez aller vers la liste de contreparties depuis le menu de gauche. Vous pouvez y créer de nouvelles contreparties, les partager avec vos collègues (si vous utilisez MultiSign) ou les modifier.

5 TRANSACTIONS

ASTUCE : dans Isabel 6, vous pouvez passer sur l’icône d’État avec la souris pour consulter plus d’informations.

5.1 STATUT DES TRANSACTIONS


CRÉER UNE CONTREPARTIE Cliquez sur le bouton Contrepartie sous Nouveau en haut de la page à gauche. Remplissez ensuite les informations nécessaires. Lorsque vous avez rempli la partie supérieure, appuyez sur Créer en bas à droite. Vous pouvez maintenant ajouter des comptes au bénéficiaire que vous venez de créer.

CRÉER UNE CONTREPARTIE DEPUIS UNE TRANSACTION Si vous êtes déjà dans une opération, vous pouvez directement y créer une nouvelle contrepartie. Lorsque vous entrez un nouveau nom d’alias, celui-ci apparaîtra en caractères gras pour indiquer qu’il s’agit d’une nouvelle information. Une fois les informations nécessaires complétées, vous pourrez choisir de sauvegarder votre nouvelle contrepartie. Vous pouvez également enregistrer le montant et la communication en cochant la ou les cases correspondantes.


MODIFIER UNE CONTREPARTIE Il existe deux façons de modifier une contrepartie. Vous pouvez ouvrir la contrepartie désirée depuis la liste de vos contreparties et y modifier directement les données voulues. Si vous vous trouvez dans une opération, vous pouvez faire des ajustements à la contrepartie utilisée. Si vous partez d’une contrepartie et vous modifiez un des champs (numéro de compte), celui-ci apparaîtra en italique. L’italique indique que les données sont en cours de modification.Si vous insérez un nouveau numéro de compte, il est important que vous sélectionniez dans le bas de page si vous souhaitez ajouter le compte aux contreparties, ou seulement mettre à jour les informations de compte existantes.

ASTUCE : Vous avez sélectionné un alias, mais voudriez choisir une autre contrepartie? Commencer par appuyer sur le bouton Supprimer tout. Toutes les coordonnées de l’alias seront supprimées de l’opération, et vous pourrez recommencer sans inclure les données de l’alias précédent.

5.3. CRÉER DES PAIEMENTSDIFFÉRENCE ENTRE PAIEMENTS ET GROUPE DE PAIEMENTS Si vous créez cinq paiements, cinq fichiers individuels seront créés dans l’aperçu de vos transactions. Chacun d’entre eux doit être signé et envoyé. Un Groupe de paiements vous permet de regrouper les paiements dans un fichier de paiement unique afin qu’il n’y ait qu’un fichier à envoyer et à signer. Les paiements présents dans un même groupe ne doivent avoir aucun but semblable (vous pouvez par exemple regrouper un paiement pour un fournisseur avec un paiement vers votre propre compte d’épargne), vous pouvez organiser cela en fonction de vos préférences.

Un Groupe de paiements offre plus d’options de confidentialité (ce qui peut être d’une importance majeure dans le cas de paiements sensibles, tels que les salaires par exemple) :

• Dans vos infocomptes : afficher toutes les opérations du groupe comme un montant total (sans lesdétails individuels de chaque opération) (= Débit global).

• Masquer les détails pour les signataires potentiels (= Cacher les détails).


COMMENT CRÉER UN PAIEMENT 1. Sélectionnez l’onglet Transactions.

2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Paiement sousNouveau.

3. Entrez votre paiement selon les données à votre disposition.

4. Des options supplémentaires sur le paiement peuvent êtreadaptées dans la partie Définir données supplémentaires sur lepaiement (telles qu’indiquer l’urgence du paiement et le motif).Des instructions en vue de la bonne réalisation de paiementsnon-SEPA peuvent également être définis, comme par exempledéterminer la répartition des coûts, choisir le code BIC de labanque intermédiaire...

5. Paramétrer les options de traitement avancées permet demodifier le nom du paiement (ce nom s’affichera dans la liste des opérations) et les signatairespouvant être invités (avec MultiSign).

ASTUCES : • Lors d’un virement vers un bénéficiaire connu, celui-ci peut être recherché grâce

à son alias, numéro de compte ou son nom. Entrez les premiers caractères pourmontrer les résultats de recherche.

• Si vous avez sélectionné le bénéficiaire, les modifications seront directementprises en compte. Les champs modifiés apparaîtront en italique.

• Lorsque vous introduisez vos paiements, vous pouvez utiliser la touche tab devotre clavier pour naviguer entre les différentes cases.

• La référence du client est un code de suivi qui est affecté au paiement. Ceci peutêtre utilisé en combinaison avec un logiciel comptable. Votre bénéficiaire recevraégalement ce code de suivi. Étant donné que ce champ est obligatoire, il estautomatiquement complété mais peut être modifié.


COMMENT CRÉER UN GROUPE DE PAIEMENTS 1. Sélectionnez l’onglet Transactions.

2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Groupe depaiements sous Nouveau.

3. Entrez les données du paiement.

4. Cliquez sur Transaction suivante pour passer à la prochaineopération.

5. Une fois que toutes vos transactions ont été introduites,cliquez sur Terminer pour sauvegarder le groupe.

Isabel placera automatiquement les paiements créés dans un ou plusieurs groupes sur base de certaines règles. Par exemple, des paiements avec des dates d’exécution différentes ou des comptes donneurs d’ordre différents seront placés dans des différents groupes.

6. Cliquez sur Transaction suivante après avoir entré le dernier paiement (peut importe si voussouhaitez encore y ajouter une nouvelle opération ou non).

7. Ensuite cliquez sur la ligne Groupes créés pour afficher la liste de paiements créés et des groupesassociés.

• Changez le nom du groupe en cliquant sur le nom actuel, puis entrez une nouvelle description.• Sélectionnez l’option Débit global afin d’afficher le groupe comme une seule opération dans votre

extrait de compte.• Modifier les transactions du groupe pour modifier rapidement les montants et les messages aux

bénéficiaires dans le groupe correspondant.• Paramétrer les options de traitement avancées pour sélectionner l’option Cacher les détails pour

le groupe correspondant ou pour inviter un signataire.• Modifier les attributs du groupe pour modifier des options concernant l’ensemble du groupe (par

exemple modifier le compte donneur d’ordre, la date d’exécution ou la communication pour tousles paiements dans le groupe).

• Appuyez sur l’icône à côté d’une transaction pour modifier une transaction individuelle. Vouspouvez ensuite enregistrer les changements effectués dans cette opération en cliquant sur uneautre opération dans le groupe.

• Cliquez sur l’icône à côté d’une opération pour l’enlever du groupe.


SAUVEGARDER COMME MODÈLE Un modèle vous permet d’enregistrer un Groupe de paiements établi afin qu’il puisse être réutilisé plus tard (par exemple pour des paiements de salaire récurrents).1. Créez votre Groupe de paiements et entrez vos transactions (ou modifiez un groupe existant).2. Cochez l’option Enregistrer comme modèle.3. Cliquez sur Terminer.

4. Entrez le nom de votre nouveau modèle. Choisissez un nomlogique afin que vous puissiez facilement distinguer lesdifférents modèles.

5. Retournez ensuite vers vos opérations où le groupe créés’affichera.

6. Vous pouvez retrouver votre modèle en sélectionnant le filtreen haut de la page sur Mes modèles.

7. Sélectionnez le modèle et cliquez sur Créer à partir d’unmodèle afin d’exécuter le Groupe de paiements basé sur votremodèle.

ASTUCE : un modèle peut être modifié en créant un Groupe de paiements basé sur le modèle, en exécutant les modifications nécessaires et en enregistrant ensuite le nouveau groupe de paiements comme modèle. Le modèle d’origine peut être effacé si vous le souhaitez.


5.4 ATTRIBUER UNE TRANSACTION À UNE ENVELOPPE 1. Sélectionnez une ou plusieurs transactions.2. Cliquez sur Attribuer à l’enveloppe.3. Sélectionnez une enveloppe dans la liste ou cliquez sur Créer une enveloppe.

ASTUCES :

• Si vous appuyez immédiatement sur Créer une enveloppe sans spécifier un nomd’enveloppe, le nom « Enveloppe de Nom d’utilisateur (date et heure) » lui seraautomatiquement attribué.

• Le nom de l’enveloppe peut être modifié simplement en appuyant sur son nomlorsque vous êtes dans la liste des transactions.

- Lors de la création d’un paiement ou d’une domiciliation, la transaction peut êtreajoutée à une enveloppe.


CODES COULEUR DES ENVELOPPES

Non signé : tous les fichiers sont prêts à être signés.

Insuffisamment signé : tous les fichiers bancaires sont déjà signés mais pas encore suffisamment.

À terminer : tous les fichiers bancaires ont le statut A COMPLÉTER (par exemple pour accepter une condition d’upload).

Signé et prêt à être expédié : tous les fichiers bancaires sont suffisamment signés.

Fichier refusé ou incorrect : tous les fichiers bancaires ont un statut ERREUR.

Statut mixte : certains des fichiers bancaires ont un statut différent.

ASTUCE : pour un Groupe de paiements, les instructions optionnelles telles que le débit global ou Cacher les détails peuvent être groupées.


5.5 SIGNER ET ENVOYER UNE TRANSACTION

Avant qu’une opération ne puisse être envoyée à la banque pour exécution, elle doit être signée par un signataire. Voici quelques points importants à retenir :

• En fonction de l’opération, une ou plusieurs signatures seront requises (ex : Jean peut uniquementsigner les paiements de maximum €10 000. Si le montant est plus élevé, il aura besoin de lasignature additionnelle de Caroline).

• Les autorisations sont définies par votre banque.• Tous les membres de votre abonnement Isabel 6 qui disposent de pouvoirs de signature pourront voir

ces opérations. Si vous invitez un signataire (grâce à MultiSign), celui-ci en sera notifié par e-mail.

DEMANDER OU EFFECTUER UNE MODIFICATION En tant que signataire, vous pouvez vérifier une opération qui vous est assignée en cliquant dessus et en l’ouvrant.

Si vous constatez une erreur, vous pouvez toujours modifier l’opération (si vous avez les droits nécessaires) ou demander une modification. Dans ce cas, vous pouvez envoyer une notification concernant l’erreur détectée.


Vous avez également la possibilité de visionner à tout moment l’historique d’une opération à l’aide de la touche Suivi d’audit : historique. Vous pouvez ainsi vérifier par qui et quand a été créée ou modifiée l’opération.

SIGNER UNE OU PLUSIEURS TRANSACTIONS1. Sélectionnez une ou plusieurs transactions. Il est possible de sélectionner jusqu’à 100 transactions,

et de les signer par groupes de 20.2. Cliquez sur le bouton Signer pour signer les opérations sélectionnées. Dans le cas où l’option Signer

n’est pas active, vous ne disposez alors pas des droits de signature nécessaires pour au moins unedes opérations sélectionnées. Vous pouvez contacter votre banque pour modifier vos droits.

3. Si vous disposez des droits suffisants, une fenêtre apparaîtra contenant un résumé de votre/vosopération(s). Si vous avez sélectionné plusieurs opérations, vous pouvez utiliser les boutons denavigation pour parcourir les différents écrans.

4. Entrez votre code PIN sur le lecteur de carte Isabel pour signer le(s) paiement(s).

ASTUCE : Selon les règles définies par votre banque, votre signature ou combinaison de signatures indique votre autorisation définitive pour le transfert de votre ordre de paiement vers votre banque !


ENVOYER UNE OU PLUSIEURS TRANSACTION(S)1. Sélectionnez une ou plusieurs transactions qui sont prêtes à être envoyées.2. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer les transactions sélectionnées. Si l’option Envoyer n’est

pas activée, vous n’avez alors pas les autorisations suffisantes pour envoyer cette opération versvotre banque. La personne qui a créé l’opération a toujours le droit de l’envoyer.

VÉRIFIER LE STATUT DES TRANSACTIONS ENVOYÉESDès qu’une opération est envoyée, elle est placée dans la liste des opérations envoyées. Pour vérifier le statut de cette transaction, ouvrez l’onglet Transactions envoyées. Dans la colonne Action vous pourrez vérifier l’état de l’opération.

Envoyé : la transaction a été envoyée, mais sa réception n’a pas encore été confirmée. C’est le tout premier statut qui est attribué à votre transaction envoyée.

Réception confirmée : La transaction a été envoyée et sa réception a été confirmée par votre banque. La banque est en train de vérifier votre transaction. Pour certaines banques, ce statut est le statut final de la transaction. Veuillez contacter votre banque si vous doutez du fait que le paiement sera finalement effectué.

Transaction exécutée : la transaction a été contrôlée et sera exécutée.

Transaction échouée : la transaction ne sera pas effectuée dû à une faute de traitement. Consultez les détails du paiement ou contactez votre banque pour plus d’informations.Non transmis : la transaction est supprimée et ne sera plus exécutée. Consultez le statut de la transaction ou prenez contact avec votre banque pour plus d’informations.

Non transmis : la banque n’a pas reçu la transaction. Il n’y aura aucune tentative de la renvoyer à la banque. Vous devrez recréer la transaction et l’envoyer à nouveau.

ASTUCE : un paiement peut être envoyé automatiquement lorsqu’il est suffisamment signé. Pour ce faire, l’utilisateur qui crée le paiement doit avoir souscrit au module MultiSign. Une fois le module souscrit, rendez-vous dans les Préférences, onglet transactions, et sélectionnez Envoyer automatiquement si suffisamment signé.

ASTUCE : dans Isabel 6, vous pouvez passer la souris sur l’icône de statut pour consulter des informations additionnelles.


6.1 CONFIGURER LES PRÉFÉRENCES Vous pouvez personnaliser Isabel 6 en modifiant un certain nombre de préférences. Vous pouvez les retrouver sous le bouton Préférences dans la barre de navigation générale. Si vous ajustez les préférences, la modification s’appliquera lors de la connexion suivante. Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton Page d’accueil en haut de votre page et de recliquer sur Isabel 6.

PRÉFÉRENCES GÉNÉRALESVous pouvez introduire sur cette page votre adresse e-mail professionnelle. Dès celle-ci configurée, tous les messages provenant d’Isabel 6 seront envoyés à cette adresse. Vous pouvez aussi y choisir l’onglet qui s’ouvre par défaut lors du démarrage de l’application. Si vous sélectionnez Transactions par exemple, vous serez redirigé vers l’onglet Transactions à l’ouverture d’Isabel 6.

6 FONCTIONALITÉS AVANCÉES


INFOCOMPTESDans la section infocomptes, vous pouvez appliquer un filtre par défaut au démarrage de l’application. Cela peut par exemple être utile si vous souhaitez afficher lors du démarrage les comptes sur lesquels un changement a eu lieu. Dans ce cas, choisissez le filtre Non consulté.

TRANSACTIONS• Filtre par défaut : Déterminez le filtre que vous souhaitez ouvrir par défaut sur l’écran Transactions

(par exemple Mes transactions ou Toutes les transactions).• Sauvegarder la nouvelle contrepartie par défaut comme Personnel ou Partagé : Si vous utilisez le

module MultiSign, vous pouvez partager vos contreparties avec vos collègues. Si cette préférenceest activée, l’option sera activée par défaut lorsque vous créerez une nouvelle contrepartie.

• Partage par défaut pour les nouvelles opérations : Cette option peut également être mise surPersonnel ou Partagé. Si vous avez MultiSign, vous pouvez utiliser cela pour partager les opérationsou groupes d’opérations avec vos collègues qui ont des droits d’accès similaires.

• Compte à débiter par défaut pour les frais : Si vous effectuez souvent des paiements pour lesquelsdes frais sont applicables (par exemple lors de l’utilisation de devises), vous pouvez spécifier, parbanque, un compte à débiter.

• Options de traitement : Toujours signer immédiatement et Envoyer automatiquement sisuffisamment signé (MultiSign) : utilisez ces préférences si vous souhaitez encore automatiser leprocessus.

Chaque personne ayant souscrit au Module Standard peut modifier cette opération ou groupe de paiements partagé, sauf si l’option Masquer les détails est activée pour la transaction ou l’ensemble des paiements.



6.2 TÉLÉCHARGER DES FICHIERS DE PAIEMENT

Si vous utilisez un programme de comptabilité pour créer vos transactions, vous pouvez les envoyer en toute facilité vers Isabel.

Pour commencer, vous devez exporter les transactions créées depuis votre logiciel de comptabilité. Cela diffère en fonction de votre logiciel comptable, mais si votre logiciel comptable peut créer un fichier PAIN (PAyment INitiation, format XML), cela devrait normalement être suffisant. Enregistrez le fichier à un endroit où vous pourrez facilement le retrouver lorsque vous en aurez besoin.

Dans Isabel, rendez-vous dans l’onglet Transactions.Cliquez sur le bouton Upload de fichiers en haut à gauche.

Sélectionnez le fichier désiré à l’emplacement où vous l’avez enregistré et cliquez ensuite sur la flèche vers le bas pour activer le fichier. Si vous avez plusieurs fichiers à cet emplacement, vous pouvez tous les activer en même temps grâce à la double flèche.


Si vous voulez encore modifier les détails de l’upload de vos transactions, vous pouvez cliquer sur le bouton Définir les attributs. Vous pourrez par exemple modifier le nom du fichier ou activer l’option Cacher les détails. Si vous souhaitez continuer, appuyez sur Uploader.

Le fichier va maintenant être envoyé à Isabel 6. Si tout est en ordre, vous recevrez une barre verte et pourrez ensuite cliquer sur Suivant pour continuer.

Si une erreur est détectée, la barre deviendra orange (avertissement) ou rouge (erreur fatale). En cliquant sur le bouton Feed-back, vous obtiendrez une explication de l’erreur.

ASTUCE : Vous pouvez consulter un fichier de paiement téléchargé dans Isabel 6, mais vous ne pourrez plus y apporter le moindre changement !


6.3 DOWNLOADER LES FICHIERS DE RAPPORT

Cette option est uniquement disponible si vous avez souscrit au module Exportation d’infocomptes.1. Sélectionnez l’onglet Infocomptes.2. Dans le volet de navigation, cliquez sur Downloader les fichiers de rapport sous Nouveau.

3. Sélectionnez les fichiers de rapport que vous souhaitez télécharger.4. Cliquez sur Télécharger.5. Choisissez le dossier de destination dans l’arborescence.

Un aperçu de fichiers de rapports disponibles apparaîtra.


ASTUCE :

• Décochez la case Pas encore downloadé dans la vue d’ensemble des fichiers derapport pour afficher également les fichiers qui ont été téléchargés dans le passé.

• Utilisez Download avancé dans l’aperçu de fichiers de rapport pour télécharger lesfichiers de rapport d’une certaine période dans le passé.

• Les fichiers de rapport restent disponibles 3 mois dans l’application Isabel 6.

6. Cliquez sur Démarrer download.7. Une fenêtre pop-up contenant le dossier de destination et les relevés de compte sélectionnés

apparaît ensuite. Lorsque les extraits sont téléchargées, la barre de titre de la fenêtre pop-up vousindiquera Téléchargement terminé avec succès.


Dans l’application Isabel 6, vous pouvez également accéder à Zoomit, un service gratuit qui vous permet de gérer vos documents tels que les factures, notes de crédit et fiches de paie de manière rapide et facile. Vos factures Isabel arrivent par défaut dans Zoomit. Vous pouvez étendre la liste des expéditeurs en demandant un envoi dans Zoomit auprès de vos fournisseurs. Pour obtenir une liste des fournisseurs actuellement pris en charge dans Zoomit, vous pouvez vous rendre sur www.zoomit.be.

7 TRAVAILLER AVEC ZOOMIT

Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton Zoomit. Il vous sera demandé, lors de votre première utilisation de Zoomit, de fournir une adresse e-mail. Cette adresse sera utilisée pour vous avertir lorsqu’un nouveau document est mis à votre disposition dans l’application.


7.1 AJOUTER UN ÉMETTEUR

Zoomit fonctionne sur base de vos expéditeurs. Avant de pouvoir recevoir des documents en provenance d’un émetteur donné, vous devez d’abord l’accepter.

1. Dans Zoomit, rendez-vous sur l’onglet Émetteurs pour obtenir la liste des émetteurs disponibles.2. Sélectionnez l’expéditeur que vous souhaitez accepter.3. Dans la partie de droite, vous devrez tout d’abord accepter un accord, et ensuite appuyer sur Ajouter

pour accepter l’expéditeur et pouvoir consulter les documents qui y sont liés.


ASTUCE : si vous avez plusieurs documents de différents émetteurs, il est possible de les filtrer :

1. Dans Zoomit, cliquez sur l’onglet Émetteurs pour obtenir la liste des émetteurs disponibles.

2. Sélectionnez l’émetteur dont vous souhaitez consulter les documents.3. Cliquez sur le bouton Gérer documents se trouvant dans la colonne de droite afin

de consulter uniquement les documents liés à cet expéditeur.

7.2. VISUALISER ET TÉLÉCHARGER UNE FACTURE ISABEL 6

1. Cliquez sur l’onglet Documents dans Zoomit. Vous arrivez par défaut sur les documents présentssous l’onglet factures (ceci peut être modifié en choisissant l’onglet Fiches de paie), onglet surlequel vous pourrez afficher toutes les factures.

2. Sélectionnez le document que vous souhaitez afficher et cliquez ensuite sur Voir ou Télécharger.> Télécharger : vous permet de télécharger les documents au format PDF, XML (le format classique

pour l’importation de données dans votre programme de comptabilité) ou peut-être dans d’autresformats (tels que CSV, BMF100). Les formats disponibles dépendent de l’expéditeur du document.

> Voir : affiche le document au format PDF.


Si vous avez des suggestions ou des questions au sujet de ce manuel, n’hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous.

ISABEL CUSTOMER CARE [email protected] 02 404 03 36

8 SUPPORT ET SUGGESTIONS