JCE Centre - Gestion du temps

GESTION DU TEMPS

LIVRET DU PARTICIPANT

Formalisation : Sandrine GENDARMEVersion Septembre 2004

Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi-PyrénéesLe Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants

89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSEPage du livret 1 sur 16

SOMMAIRE

Page

Définition du temps 3

Différents types de perception du temps 3

Les 7 lois générales du temps 4

Les 12 symptômes d’une mauvaise gestion du temps

5

Analyse du temps sur 24 heures 7

Les voleurs de temps 11

Définir ses objectifs 14

Affecter les priorités 15

Prends ton temps 16



DEFINITION DU TEMPS

« Le temps est une durée marquée par la succession des événements et en particulier des jours, des nuits, des saisons ». Larousse

DIFFERENTS TYPES DE PERCEPTION DU TEMPS

Monochrone = qui fait une seule chose à la fois

Polychrone = qui fait plusieurs choses à la fois

Asynchrone = qui fait les choses à contre temps



LES 7 LOIS GENERALES DU TEMPS

1. Loi de DouglasDossiers et documents s’entassent jusqu’à remplir l’espace disponible pour leur rangement

2. Loi de Paréto L’essentiel prend 20% du temps, l’accessoire 80%

3. Loi de MurphyRien n’est aussi simple qu’il n’y paraît. Chaque chose prend plus de temps qu’il n’y paraît.

4. Loi de Illich Au delà d’un seuil de travail horaire, le temps passé n’est plus efficaceLoi de Carlson

Faire un travail en continu prend moins de temps qu’en plusieurs fois

5. Loi de l’EcclésiasteIl y a un temps pour tout, et un temps pour chaque chose

6. Loi de Parkinson Le travail se dilate jusqu’à remplir la durée disponible pour son accomplissement



LES 12 SYMPTÔMES D’UNE MAUVAISE GESTION DU TEMPS

1. Horaires continuellement surchargés, obligation fréquente de travailler le soir, ne jamais ou presque prendre de vacances.2. Délais non respectés ; retards constants ; sentiment de toujours devoir faire du rattrapage.3. Manque de profondeur dans le traitement des problèmes.4. Décisions hâtives, malgré le risque qu’elles comportent5. Crainte de déléguer ou refus d’accepter les initiatives des autres.6. Continuellement privilégier le court terme au dépens du moyen ou du long terme ; éteindre constamment des « feux » ; vivre des crises quotidiennes.7. Impossibilité de refuser toutes nouvelles tâches qui se présentent.

8. Pas de disponibilité pour un rendez-vous avant deux mois (même un mois est excessif)9. Sentiment de ne pas contrôler la situation, de perdre de vue ses objectifs et ses priorités.



10. Perfectionnisme11. Stress et surmenage12. Peu ou pas de temps pour la vie privée, sociale ou pour les loisirs.

En conclusion, maîtriser le temps, c’est se maîtriser soi-même !



ANALYSE DU TEMPS SUR 24 HEURES

Bilan du lever au coucher



6h7h8h9h

10h11h12h13h14h15h16h17h18h19h20h21h22h23h0h1h2h3h4h5h

REMARQUESDUREEACTIVITES - TACHES

Synthèse des tâches ou activités

Les déplacements

C’est le temps que nous consacrons à nous rendre d’un endroit à un autre, quelque soit le moyen de transport. Celui-ci peut varier selon les activités et les régions concernées. Il ne faut pas être fataliste et considérer que ce temps est obligatoirement perdu.

En voiture, on peut écouter les informations ou de la musique, apprendre une langue étrangère, dicter son courrier à l’aide d’un dictaphone …

En bus ou en train, on peut lire son courrier, préparer une réunion ou travailler sur un dossier…



= 100%= 24 HeuresTOTAL

DéplacementsTravailPersonnelSommeil

EN %DUREE TOTALE

ACTIVITES

A pied, on peut réfléchir, regarder / faire un break, téléphoner…

Le travail

C’est souvent cette activité qui nous motive le plus à suivre un stage de gestion du temps.

Comme le temps des déplacements, le temps de travail se gère. C’est même celui qui demande la plus grande rigueur si on ne veut pas se faire manger … et donner l’impression que l’on est dépassé.

Il faut certes respecter les plages de travail de son employeur, mais il faut aussi les limiter : s’imposer des limites permet aussi d’améliorer la qualité de son travail en apprenant à se concentrer sur l’essentiel et à donner une meilleure image de soi-même.

Le temps personnel

On pense souvent ne pas avoir de problème de gestion du temps en ce domaine. C’est pourtant dans cette rubrique que l’on doit classer les repas, la Jeune Chambre, le sport et autres loisirs.

Pourtant les membres Jeune Chambre ont souvent l’impression de perdre leur temps en réunion, de ne pas avoir assez de temps avec leurs proches ou pour d’autres loisirs.

Il y a donc là aussi de quoi optimiser.



Le sommeil

Pour cause de déficit dans les 3 groupes précédents, c’est souvent là que nous compensons. Pourtant respecter son temps de sommeil est important pour la santé, les relations avec les autres. Les dangers à terme sont connus : stress, dépression, infarctus …

Pour ne pas en arriver là, IL FAUT AGIR !



LE GRAND PRIX DES VOLEURS DE TEMPS

Commencer par attaquer les voleurs internes.



Les principaux agents de perte de temps sont :

Manque de planification : reconnaître que planifier, c’est perdre du temps aujourd’hui pour en gagner demain. Mettre l’accent sur les résultats et non sur l’activité.

Manque de priorités : réfléchir à ses objectifs et définir des priorités

Trop d’engagements : Avoir toujours son agenda sur soi. Apprendre à dire non.

Travail par à-coups : Planifier plus. Mieux estimer le temps. Simplifier l’accès et la transmission des informations.

Hâte : Se donner le temps de bien faire pour ne pas refaire. Se concentrer sur l’important. Mieux planifier. Mieux déléguer.

Documents et lectures : Organiser sa lecture du courrier (par exemple : en commençant par lire ses e-mails le matin en arrivant au bureau). Classer son courrier en URGENT / IMPORTANT / Ni l’un, ni l’autre. Apprendre à lire en diagonale. Appliquer la règle de Pareto.



Questions sans importance : les déléguer. Rester centré sur ses objectifs.

Visiteurs : Recevoir uniquement sur rendez-vous. Etre avare de son temps. Mettre en place des filtres (secrétaire…)

Téléphone : Filtrer et regrouper les appels. Etre bref. Rester centré sur l’essentiel.

Réunions : Les rendre courtes, s’en tenir aux sujets et horaires. Faire des compte-rendus les plus concis possibles avec seulement les décisions et actions à mettre en place.

Indécision : Se souvenir que la rationalité absolue n’existe pas. Accepter les risques. Déléguer le droit à l’erreur et l’accepter pour soi. Devenir plus méthodique (faits-objectifs-alternatives-choix)

Manque de délégation : déléguer tout ce qui peut l’être. Se centrer sur les résultats. Equilibrer les délégations suivant les charges de travail.



DEFINIR SES OBJECTIFS POUR METTRE EN ŒUVRE SON PLAN

D’ACTION

Se fixer au maximum 3 objectifs

Un objectif doit être SMART :SpécifiqueMesurableAtteignableRéalisable ou réalisteTemporel (défini dans le temps)



AFFECTER LES PRIORITES

A. Urgentes et Importantes

B. Urgentes ou Importantes

C. Ni urgentes, ni importantes

Pour améliorer la gestion de son temps, il faut « prendre » le temps de s’organiser et d’affecter les priorités en fonction des objectifs qu’on s’est fixé !



PRENDS TON TEMPS

Prends ton temps pour travailler, c’est le prix du succès

Prends ton temps pour réfléchir, c’est la source de la force

Prends ton temps pour jouer, c’est le secret de la jeunesse

Prends ton temps pour lire, c’est la base du savoir

Prends ton temps pour être amical, c’est la porte du bonheur

Prends ton temps pour rêver, c’est le chemin qui mène aux étoiles

Prends ton temps pour aimer, c’est la véritable joie de vivre

Prends ton temps pour être content, c’est la musique de l’âme.

(Texte d’origine irlandaise)

