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Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Ministère de la Région wallonne

Informatisation de la gestion

des Fonds structurels européens

22 juin 2000

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Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

GESTION DES FONDS STRUCTURELSSCHEMA DES FLUX D’INFORMATION

COORDINATION GESTION CONTROLE

COMMISSION

DPEUR

BASE DEDONNEES

DPEEVALUATION

AUDITINDEPENDANT

BENEFICIAIRE FINAL

ADMINISTRATIONSFONCTIONNELLES

GESTION

ET

CONTROLE

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Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

GESTION DES FONDS STRUCTURELSSCHEMA DES FLUX FINANCIERS

COMMISSION

DPEUR

BASE DEDONNEES

DIVISIONBUDGET ETFINANCES

BENEFICIAIRE FINAL

ADMINISTRATIONSFONCTIONNELLES

GESTION

ET

CONTROLE

Certif.dépenses

Demandes depayement etd’engagementdépenses

Information

AUDITINDEPENDANT

Déc

lara

tion

assu

ranc

eInformation

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Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Evolution du processus d ’informatisation des fonds Evolution du processus d ’informatisation des fonds structurels.structurels.

•1994 Fichier EXCELL pour chaque programme et chaque fonds.

•1997 Développement d'une base de données DBASE doublée de tableurs EXCELL avec plusieurs interfaces d'encodage.

•Mai 1998 - Application ORACLE avec une interface unique de saisie de données générant l'ensemble de l'information. - Consultation via INTERNET (mise à jour trimestrielle).

•Juin 2000 - Environnement multi-utilisateur. - Mise à jour on line. - Acteurs externes à l'assistance technique intégrée dans le système via Internet. - Consultation interactive. - Moteurs de recherche générant des rapports et des formulaires de saisie de données. - Interface de work flow (broadcast). - Gestion des versions et historiques. - Extension à l'ensemble des programmes et des Fonds. - Système évolutif. - Module d'extraction automatique des données permettant à la Commission de générer un fichier plat sur base duquel elle est en mesure d'alimenter sa propre base.

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• Encodage User/Password

Notion d’utilisateurs

Plusieurs personnes vont être amenées à utiliser les différentes interfaces donnant accès à la base de données. Chacune s’occupe de la partie qui lui est propre (Ex : Uniquement la partie financière, uniquement la partie textuelle ou bien les deux, une administration n’a pas le droit de modifier les dossiers d’une autre administration et la Commission européenne et les cabinets ministériels ont un accès en lecture seule). De plus, dans la notion de broadcast que nous aborderons par la suite, chaque gestionnaire sera le destinataire de messages. L’assistance technique dispose de fonctions supplémentaires permettant la publication des rapports et tableaux ainsi que la gestion des broadcast et des accès.

• Sélection FB / EURO• Chargement de l’application

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L ’applicationL ’application

• Quitter• Consultation• Broadcast• Recherche• Demandes• Consolidation• Aide en ligne

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Consultation : onglet « identification »Consultation : onglet « identification »• Informations générales

• Localisation

• Description

• Critères de sélection

• Remarques

Informations Informations

sur les dossierssur les dossiers

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Consultation : onglet « Etat physique »Consultation : onglet « Etat physique »

• Rapports d ’avancement• partie de gauche = différentes dates de ces rapports. • partie de droite = texte correspondant à la sélection

• Indicateurs de réalisation « Objectif à atteindre en terme d’impact ou de réalisation »

• partie supérieure = liste des indicateurs correspondant au dossier traité. • partie inférieure = informations de l’indicateur sélectionné

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Consultation : onglet « Etat financier »Consultation : onglet « Etat financier »

• DOCUP• Décisions CDS• Engagements• Dépenses

Décisions en Comité de suivi

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Consultation : onglet « Etat financier » (2)Consultation : onglet « Etat financier » (2)

• Engagements

Engagements

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Consultation : onglet « Etat financier » (3)Consultation : onglet « Etat financier » (3)

• Dépenses

Dépenses

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Consultation : onglets «Contrôles» & «Evaluation»Consultation : onglets «Contrôles» & «Evaluation»

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Consultation : onglet « Documents & annexes»Consultation : onglet « Documents & annexes»

• Possibilité d’annexer des tableaux, plans, images, ...

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Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Les trois types de rechercheLes trois types de recherche

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Recherche d’une version consolidéeRecherche d’une version consolidée

• Sélection d ’une date de version du système

l’utilisateur sélectionne une valeur correspondant à la date à laquelle il souhaite visualiser l’état des données. Le système intercepte cette date et recherche la version consolidée égale à la date demandée.Une zone de commentaire affiche des informations sur le contenu de la version consolidée (identication du (des) programme(s) consolidés et date de réalisation de la consolidation.

l’utilisateur sélectionne une valeur correspondant à la date à laquelle il souhaite visualiser l’état des données. Le système intercepte cette date et recherche la version consolidée égale à la date demandée.Une zone de commentaire affiche des informations sur le contenu de la version consolidée (identication du (des) programme(s) consolidés et date de réalisation de la consolidation.

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Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Recherche d’une version consolidée (2)Recherche d’une version consolidée (2)

• Interface de résultat

L'utilisateur obtient en résultat une interface similaire au mode consultation mais pour des informations passées. Il n'y a évidemment aucune possibilité de mettre à jour les données.

L'interface de résultat génère l'arborescence telle qu'elle était à la date spécifiée en ne contenant que les données attachées à des événements d'une date égale ou antérieure à la date encodée (même si ces événements ont été encodés après).

L'utilisateur obtient en résultat une interface similaire au mode consultation mais pour des informations passées. Il n'y a évidemment aucune possibilité de mettre à jour les données.

L'interface de résultat génère l'arborescence telle qu'elle était à la date spécifiée en ne contenant que les données attachées à des événements d'une date égale ou antérieure à la date encodée (même si ces événements ont été encodés après).

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Tableaux financiersTableaux financiers• Décision CDS

• Engagements

• Dépenses

• Relevé de payements

• Ratio

• Solde disponible

• Certifications

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Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Recherche de dossiersRecherche de dossiers

• Introduction des critères de sélection

Ce mode de recherche permet de combiner les critères et de les agencer par les opérateurs logiques " ET " et " OU ". Il est possible de combiner plusieurs critères sur un même champ.

Ce mode de recherche permet de combiner les critères et de les agencer par les opérateurs logiques " ET " et " OU ". Il est possible de combiner plusieurs critères sur un même champ.

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Recherche de dossiers (2)Recherche de dossiers (2)

• Interface de résultat

La fenêtre de gauche montre l’ensemble des projets résultant de la requête sous forme d’icônes cliquables. Ces derniers sont triés dans l’ordre des critères invoqués. En cliquant sur une icône, on charge les données du dossier considéré dans la fenêtre de droite.

La fenêtre de gauche montre l’ensemble des projets résultant de la requête sous forme d’icônes cliquables. Ces derniers sont triés dans l’ordre des critères invoqués. En cliquant sur une icône, on charge les données du dossier considéré dans la fenêtre de droite.

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Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Recherche d ’informationsRecherche d ’informations

• Sélection des champs

L’utilisateur sélectionne les champs qu’il souhaite voir s’afficher dans la grille de résultats.L’utilisateur sélectionne les champs qu’il souhaite voir s’afficher dans la grille de résultats.

Les champs d'identification (résumé du dossier). Ce sont des informations permettant d'identifier le dossier dans le tableau qui sera généré.

Les champs d'identification (résumé du dossier). Ce sont des informations permettant d'identifier le dossier dans le tableau qui sera généré.

Les champs financiers (additionnés). Ce sont les données pour lesquelles des sommes de valeurs ont un sens d’un point de vue financier.

Les champs financiers (additionnés). Ce sont les données pour lesquelles des sommes de valeurs ont un sens d’un point de vue financier.

l’ordre des champs dans la liste sélectionnée correspondra à l’ordre des colonnes, et, par conséquent, à l’ordre des ruptures de sous-totaux dans le tableau qui sera généré.

l’ordre des champs dans la liste sélectionnée correspondra à l’ordre des colonnes, et, par conséquent, à l’ordre des ruptures de sous-totaux dans le tableau qui sera généré.

l’ordre des champs dans la liste sélectionnée correspondra à l’ordre des colonnes, mais n’influencera pas l’ordre des ruptures des sous-totaux dans le tableau qui sera généré.

l’ordre des champs dans la liste sélectionnée correspondra à l’ordre des colonnes, mais n’influencera pas l’ordre des ruptures des sous-totaux dans le tableau qui sera généré.

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Recherche d ’informations (2)Recherche d ’informations (2)

• Introduction des critères de sélection

Ce mode de recherche permet de combiner les critères et de les agencer par les opérateurs logiques " ET " et " OU ". Il est possible de combiner plusieurs critères sur un même champ.

Ce mode de recherche permet de combiner les critères et de les agencer par les opérateurs logiques " ET " et " OU ". Il est possible de combiner plusieurs critères sur un même champ.

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Recherche d ’informations (3)Recherche d ’informations (3)

• L ’interface de résultats

Possibilité d’effectuer des sous-totaux dans l’ordre d’affichage des colonnes en désactivant

les cases à cocher dans le bas de l’écran Possibilité d’effectuer des sous-totaux dans l’ordre d’affichage des colonnes en désactivant

les cases à cocher dans le bas de l’écran

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Recherche d ’informations (4)Recherche d ’informations (4)

• Possibilités d ’impression (bouton « extraction »)– Possibilité de déclencher le lancement de MS Excel qui ouvrira un fichier prédéfini

contenant une macro-commande permettant de récupérer un fichier texte généré (CSV) et de l’organiser de manière à obtenir les niveaux de sous-totaux souhaités.

– Possibilité d’effectuer des mises en pages avant l’impression, mais une mise en page de base est proposée.

Le fichier Excel crée automatiquement les sous-totaux (6 maximum) en partant de la première colonne d’identification jusqu’à l’avant dernière. Tous les champs sommables sont consolidés.Afin d’améliorer la lisibilité du tableau, le système met en évidence les niveaux de sous-totaux grâce à des nuances de gris et des modifications de taille des polices de caractères. La partie gauche de l’écran permet de choisir le niveau de détail de sous-totaux à afficher.

Le fichier Excel crée automatiquement les sous-totaux (6 maximum) en partant de la première colonne d’identification jusqu’à l’avant dernière. Tous les champs sommables sont consolidés.Afin d’améliorer la lisibilité du tableau, le système met en évidence les niveaux de sous-totaux grâce à des nuances de gris et des modifications de taille des polices de caractères. La partie gauche de l’écran permet de choisir le niveau de détail de sous-totaux à afficher.

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Juin 2000 page 25

Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Recherche d ’informations (5)Recherche d ’informations (5)

• Rapports MS Excel pré-définisPossibilités de réaliser des totaux (ex : par fonds)

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Juin 2000 page 26

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Le broadcastLe broadcast

• ObjectifsLe BROADCAST est essentiellement utilisé pour déclencher des demandes de mise à jour du système notamment les certifications ainsi que les états d’avancements. C’est grâce au broadcast que les administrations fonctionnelles pourront elles-mêmes mettre à jour les données des dossiers qui les concernent (à la demande de la DPEur).

• Principes de fonctionnement

Demande d’état d’avancement

EnvoiSaisie de

l’informationAvertissement

d’un état av. rentréContrôle &validation

Intégration DB

Avertissement données mise à jour

DPEURBroadcast Adm. Fctelle Broadcast DPEUR DPEURBroadcast

E-Mail

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Le broadcast : Edition des formulaires Le broadcast : Edition des formulaires

• Envoi des données certifiées

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Le broadcast : Validation des données certifiéesLe broadcast : Validation des données certifiées

• Les données modifiées apparaissent en rouge

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Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Le broadcast : Validation des formulairesLe broadcast : Validation des formulaires

• Validation par l ’assistance technique