#SPSLyon

SharePoint Saturday

Lyon

J’utilise quoi pour Collaborer? SharePoint, Yammer, Groupes, Skype, Onenote?

Serge Tremblay (MVP)

8 octobre 2016

@SergePoint

stremblay@victrix.ca

http://sergepointfr.wordpress.com

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Qui est Serge Tremblay?

serge.tremblay@victrix.ca

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Silver sponsors _______________________________________

Bronze sponsors _________________________

Collaborate ______________

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Agenda• Introduction

• Définition de la collaboration

• Présentation des outils de collaboration

• Exemples de collaboration et guide

• Liens utiles

• Questions

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Quand utiliser quoi?

• La question est simple

• La réponse ne l’est pas!

• Il y a beaucoup de « Ça dépend »

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Ça dépend de quoi?

• Outils disponibles dans votre entreprise

• Gouvernance

• Urgence

• Règles/Conformité

• Sécurité

• Habitude des utilisateurs

• Besoin de mobilité

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Quand utiliser quoi pour collaborer?

• Il ne faut pas se demander quel est le meilleur outil!

• Il faut se demander quel est le meilleur outils dans un cas concret.

• Il ne faut penser un outil VS l’autre mais plus tôt un outil qui complète l’autre.

• Idéalement le même outil devrait tout faire!

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C’est quoi la collaboration?

• La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir ensemble pour atteindre un objectif.

• Dans son sens commun, la collaboration est un processuspar lequel deux ou plusieurs personnes ou organisations s’associent pour effectuer un travail intellectuel suivant des objectifs communs.

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C’est quoi la collaboration?• La collaboration peut changer

• Les personnes

• Les équipes

• Les entreprises

• La collaboration peut ajouter de la valeur à l’entreprise

• Mais c’est pas toujours facile!• Un changement de culture

• Un changement dans vos processus

• Lancer une communauté et supporter la communauté demande un travail!

• À tous les jours!

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Questions qu’on devrait se poser!

• Comment les utilisateurs collaborent présentement?

• Comment la collaboration peut amélirorer la productivitédes employés?

• Qu’est-ce qui va changer dans la vie de mes utilisateurs?

• Qu’est-ce qui va définir un succès?

• Comment mesurer le succès?

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Example d’un questionnaire

https://www.nationalforests.org/assets/pdfs/Tool-Factors-Influencing-Successful-Collaboration-Evaluation_NFF.pdf

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Plusieurs outils offrent des fonctionnalités semblables• L’adoption = parfois l’habitude

• Outlook est un bel exemple• On utilise Outlook à toute les sauces.

• Devrait-on utiliser Outlook corporatif pour des courriels personnel?

• Devrait-on envoyer des documents en pièces attachées dans Outlook?

• Devrait-on envoyer un courriel à un collègue pour savoir s’il est disponible pour dîner ou pour lui demander de l’information à propos d’un projet?

• Quels sont les alternatives?

• Ne pas négliger la résistance aux changements

• Devrait-on forcer un seul outils? NON….

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Pourquoi vos utilisateurs utilisent un outils plus qu’un autre?• Adoption = habitude

• Adoption = facilité d’utilisation

• Adoption = gain en productivité

• Adoption = plus d’utilisateurs

• Adoption = meilleure connaissance du produit/fonctionnalité

• Pas d’autres choix dans l’entreprise!

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Les utilisateurs doivent être guidés!• Ce n’est pas tous les utilisateurs qui sont en mesure de

sélectionner le meilleur outil (sans aide)

• Les utilisateurs doivent avoir des guides

• Planifier la formation

• Mettre en place un plan de communication

• Définir la collaboration (Ou? quand? comment? pourquoi? on gagne quoi? on mesure comment?)

• Mettre en place une politique d’utilisation• https://fs-int.aircanada.ca/assets/documents/yammer-e.pdf

• https://it.stonybrook.edu/services/yammer/usage-policy17

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Comment aider les utilisateurs?

• Pour être en mesure d’aider les utilisateursà choisir le meilleur outils, il faut savoir:

• Pourquoi Ils collaborent?

• Comment ils collaborent?

• Quand ils collaborent?

• Avec qui ils collaborent?

• Sur quoi ils collaborent?

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Rôles et responsabilités

• Gestionnaire de communautés• Leader

• Fait la promotion

• S’assure des suivis

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Ne pas commencer trop gros!

• On est ou?

• On veut aller ou?

• Pourquoi?

• Comment?

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Ces matrices peuvent être personnalisées selon vos besoins!

Office Video

Urg

en

cy /

Tim

e S

en

siti

vit

y

Audience (Internal or External)

Skype For

Business

Call

IM

Skype

Presence

Skype for

Business

Online

Meetings

Outlook

E-Mail

OneDrive

for

Business

SharePoint

Team Sites

SharePoint

Intranet

Yammer Company

Communications

Yammer Groups

Office

365

Groups

Individual OrganizationalGroup

Ad

-ho

c /

Lo

wU

rgen

t /

Hig

h

Delve

Boards

Month 1 TargetMonth 2Month 3Month 4Month 5

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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LA TECHNOLOGIE C’ESTMIEUX ENSEMBLE…

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

• Au lieu de VS • il faut penser Avec? • C’est ça la collaboration

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Pourquoi Outlook?

• E-mail/communication

• Gestion de calendriers/réunions

• Personnel

• Partagé

• Connecté à SharePoint

• Intégration aux Groupes (2016)

• Intégration à Skype

• Notes dans OneNote

• Gestion de tâches

• Personnelle

• Assignation et suivi

• Intégration avec OneNote

• Gestion de contacts

• Personnel

• Partagé

• Connecté à SharePoint

• Notes liés aux contacts

• Information sur la présence (si on a Skype)

• Antispam

• Clutter (365)

• Sondage

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Pourquoi Skype?• Communication en temps réel

• Texte, audio, vidéo

• Partage d’écran

• Tableau blanc

• Intégration• Outlook

• Groupes (à venir)

• Alertes (changement de status)

• Réunion adhoc ou planifiée• Partage de notes

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Pourquoi SharePoint?• Site d’équipe

• Site communautaire

• Partage de:

• Contact

• Calendrier

• Tâches

• Forum de discussion

• Documents

• Annonces

• Autres listes

• Pages Wiki

• Blog

• OneNote partagé (365)

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Pourquoi Yammer?• Communication/discussion

• Interne

• Externe

• Messages privés

• Adressse email

• Partage de fichiers

• Intégration dans SharePoint

• Sondage

• Alertes courriel

• YamJamhttps://support.office.com/fr-CA/learn/office365-for-business/scenario-work-like-a-network

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Pourquoi OneNote?• Notes rapides/partage

• Choix d’indicateurs

• Gestion des tâches Outlook

• Classement sous la forme de section,page, sous-page

• Intégration• Outlook

• SharePoint

• Groupes Office 365

• Meeting skype

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Pourquoi Groupes?• Nouvelle façon de collaborer

• Conversation

• Calendrier (intégrer à Outlook, Skype)

• Fichiers partagés (OneDrive)

• Bloc-Notes/OneNote

• Adresse email

• Intégration OneDrive, SharePoint, Skype

• Application mobile à venir (multi plateforme)

• Intégration avec Outlook 2016 ou Outlook enligne

• Disponible avec Office 365 seulement

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Pourquoi OneDrive for Business?

• Stockage de fichier

• Facilité de partage de fichier• Interne

• Externe

• À partir de n’importe quelle plateforme

• Travail hors connexion

30https://support.office.com/fr-CA/learn/office365-for-business/scenario-store-sync-and-share-your-content

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Conversation

32Source: http://www.clipartpanda.com/clipart_images/live-chat-room-clipart-1-71500827

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Qu’est-ce qui est important pour une Conversation• Suivi/tracking/historique

• Accusé de réception/lecture

• Alertes Courriel

• Immédiat/urgence

• Disponibilité (OnPrem, 365, Hybride)

• Disponible partout (mobile/extérieur du bureau)

• Intégré aux outils corporatifs

• Facile à utiliser

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Outils pour conversation

OnPrem 365 Alertes

(courriel)

Historique Urgence Disponibilité App

mobile

Téléphone aucun Urgent Interne/externe X

Email X X X X Modéré Interne/externe X

Skype X X Possible dans

Outlook

Modéré X

Yammer X X X Modéré Interne/externe X

Groupes

Office 365

X X X Modéré Interne/externe À venir

Discussions

SharePoint

X X X X Modéré à

non urgent

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Organisation de réunions

35Source: http://www.clipartpanda.com/clipart_images/business-meeting-clip-art-59126638

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Gestion de réunion/calendrier• Affichage de disponibilité

• Réservation de salle/équipement

• Email

• Notes

• Catégorie

• Affichage différents/filtres

• Doodle• Peux envoyer à tout le monde un choix de dates et ils vont choisir leur date

• Envoi d’avis de convocation/ordre du jour par Outlook

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Partage de documents

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OU EST-CE QUE JE SAUVEGARDE MESDOCUMENTS?

https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Stockage de documents• Onedrive Entreprise

• SharePoint

• Yammer

• Groupes Office 365

• Serveur de fichiers

• Clé USB

• Disque local

• Dropbox

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Important pour le partage de documents

• Rapidité/facilité de création/sauvegarde

• Version unique de documents

• Contrôle des versions

• Sécurité • Mot de passe

• OneDrive (envoyer un lien)

• Vérifier que personnes l’ont reçu/lu

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Important pour le partage de documents• Facilité de partage

• Partage interne/externe

• Suivi des modifications

• Métadonnées

• Historique des versions

• Édition simultanée

• Calendrier de conservation

• Flux de travail

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Gestion des tâches

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Important pour la gestion des tâches• Suivi

• % complété

• Alertes lors d’assignation

• Différents affichages

• Alerte en retard

• Intégration OneNote

• Rapport d’état

• Personnel, équipe, externe

#SPSLyonSource: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Téléchargez le livre blanc “When to use what In Office 365 Enterprise User”

Plusieurs scénarios de collaboration WhenToUseWhat.com

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

http://bit.ly/whentousewhat

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Liens• https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

• http://whentousewhat.com

• https://www.nationalforests.org/assets/pdfs/Tool-Factors-Influencing-Successful-Collaboration-Evaluation_NFF.pdf

• https://it.stonybrook.edu/services/yammer/usage-policy

• https://myignite.microsoft.com/videos?q=collaboration

• https://support.office.com/en-us/article/Store-sync-and-share-your-work-files-OneDrive-for-Business-301817f6-9705-4525-ba3d-79082029b195?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

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Comment gagner plein de Cadeaux ?J’évalue les sessions grâce à l’application SPS Lyon !

Et je gagne plein de cadeaux

Gagnez des kdos, des goodies et

encore des kdos

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Ce soir à 17h

Kaffee Berlin 26 Cours Albert Thomas, 69008 Lyon

(à 5 min à pied)

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SharePoint Saturday Lyon 2016

www.spslyon.orgSerge Tremblay @sergepoint