Centre de Services Partagés dédié à la comptabilité chez Orange France Telecom

En 2006, le groupe France Telecom lance un grand projet de transformation de son département fi nancier devant permettre l’optimisation des processus « Sales to Cash », « Procure to Pay » et de la comptabilité. Pour cela le groupe décide d’industrialiser les processus métiers via la mise en place d’un Centre de Services Partagés comptable bâti sur un référentiel unifi é avec le référentiel de gestion du groupe.

La fondation de ce grand projet est la mise en place d’un ERP unique pour l’ensemble des fi liales. Oracle eBusiness suite est choisi comme le socle de cette transformation.

Il était ensuite nécessaire d’améliorer l’effi cacité des processus fi nanciers en les automatisant.

C’est dans cette logique que France Telecom a choisi Kofax MarkView comme solution d’automatisation du traitement des factures fournisseurs.

Les bénéfi ces attendus par les acteurs de ce projet sont au rendez-vous comme en témoigne ce retour d’expérience présenté par les responsables du département fi nancier en charge du projet lors d’une conférence devant les directeurs fi nanciers de quelques-uns des plus grands groupes français.

Le CSP (Centre de Services Partagés dédié à la comptabilité) du Service d’Information Finance du Groupe France Telecom est une entité de plus 750 personnes gérant la comptabilité des fi liales françaises. Il est organisé en 8 sites répartis sur le territoire chacun étant spécialisé sur un processus (immobilisation, fournisseur, client entreprise, client grand public…). Il assure les opérations comptables d’une trentaine de fi liales, les deux plus importantes étant Orange et France Telecom. Le CSP gère les activités transactionnelles dans l’ERP mais intègre également des activités à forte valeur ajoutée, comme les travaux de clôture des comptes qui nécessitent des compétences sur les normes IFRS ou sur de la fi scalité. Il doit disposer des informations au plus vite, pour présenter en permanence à la direction un EBITDA à J+5 et garantir une visibilité optimale. Il se fonde donc sur une source d’information unique et constamment fi abilisée.

KofaxEtude de cas

Chiffres clés :• Environ 1,2 millions de factures d’achats dont

450 000 traitées manuellement• 750 000 factures EDI traitées avec les mêmes

workfl ows• Coût du traitement d’une facture (non EDI) après

automatisation : 7 € au lieu de 12 € • Effectif réduit de 37 Équivalent Temps Plein gérant

le traitement manuel des factures.

« L’automatisation par Kofax MarkView de la Comptabilité Fournisseurs apporte trois bénéfi ces majeurs : la réduction des coûts de traitement, l’amélioration de la visibilité fi nancière du groupe et une augmentation de l’effi cacité des équipes comptables par un recentrage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. »– Djamel Benallal, Directeur Finances

Groupe Solutions, Orange

Au sein du CSP comptable, la comptabilité fournisseur qui regroupe près de 200 comptables est amenée à travailler avec près de 12 000 personnes qui effectuent des demandes d’achats et 200 gestionnaires de commande qui vérifi ent la conformité de la commande avant transmission aux fournisseurs.

Le défi Le Groupe désirait répondre à trois enjeux majeurs :

Augmenter l’effi cacité des traitements en automatisant des tâches manuelles fastidieuses, génératrices d’erreurs et en permettant aux équipes de la comptabilité fournisseur de se concentrer sur des tâches à fortes valeurs ajoutées.

Permettre une meilleure visibilité fi nancière avec des informations de qualité. Non seulement au jour le jour mais surtout en période de clôture mensuelle et annuelle afi n de fournir au CFO une information fi able le plus rapidement possible

Le troisième défi était de pallier à une vague assez importante de départ à la retraite sans avoir recours à de nouveaux recrutements tout en améliorant à la fois la rapidité des traitements et la qualité de vie des employées du CSP.

La solutionAutomatiser le processus de traitement des factures fournisseursChaque site est spécialisé dans un processus comptable : immobilisations, fournisseurs, clients entreprises, clients grand public, fi liales, production des comptes, paie et notes de frais et direction.

L’automatisation des processus associée à la dématérialisation des documents comptables permet d’augmenter la notion de services et la qualité de l’information, tout en palliant la décroissance naturelle des effectifs. Elle est essentielle, puisque la comptabilité Fournisseur est gérée sur deux sites distincts, Rouen gérant le back-offi ce (scans, enregistrements) et Marseille le front-offi ce (clôture, réclamations, etc.).

Le système d’informations Finances doit donc disposer des informations au plus vite, pour garantir le bon fonctionnement du processus de clôture : arrêt des auxiliaires à J-4, résultats opérationnels et arrêté des comptes mensuels à J+2 selon un référentiel unique, de bout en bout, avec une production simultanée des comptes en IFRS (normes internationales d’information fi nancière)

Capture et Workfl owLes solutions Kofax travaillent autour de trois axes majeurs : la capture de l’information à la source du processus métier, l’automatisation des processus pour réduire certaines interventions humaines et tâches répétitives à faible valeur ajoutée, l’adaptation à l’environnement informatique de l’entreprise. France Telecom a recours aux solutions

Kofax pour le traitement automatisé des 450 000 factures jusqu’alors traitées manuellement.

Le cycle complet et transparent du traitement assure le traitement physique du courrier regroupé par lots qui sont scannés, et envoyés au traitement d’extraction et de validation des données (OCR). Les factures sont analysées, interprétées, validées par un vidéocodeur qui capture et éventuellement effectue les corrections. Le traitement de capture permet le scan, l’extraction, la validation et la visibilité des factures dans Oracle eBusiness Suite un ou deux jours après leur arrivée au CSP.

Les factures sont exportées dans un workfl ow Kofax MarkView qui réalise leur intégration au sein de la comptabilité fournisseurs, selon des procédures liées aux caractéristiques des documents scannés et exportés. Les acteurs du workfl ow sont directement alertés d’une action en attente : notifi cation mail et/ou présence d’une ligne dans leur boîte de travail. Le système de workfl ow MarkView suit la facture, du scan au paiement. Il est notamment un outil d’échange entre les collaborateurs, principalement pour les factures qui ne sont pas identifi ées comme « bonnes à payer ».

Une nouvelle organisation, des nouveaux métiers, des gains qualitatifs et quantitatifsCette solution a fait émerger une nouvelle organisation du Centre de Services Partagés, allant de l’évolution du poste de travail à l’apparition de nouveaux métiers.

Le poste de travail, revu par un ergonome associé à la médecine du travail a été simplifi é, la journée de travail est devenue plus variée et avec une plus forte valeur ajoutée puisque les tâches de base sont désormais traitées par l’applicatif.

La création de tâches mixtes, de vidéocodage et de traitement des factures dans Oracle eBusiness Suite ont permis un travail plus varié et plus satisfaisant pour les comptables du CSP.

Enfi n, l’allègement des règles de tri physique du courrier et l’automatisation de l’enregistrement des factures dites « simples » ont permis de réduire les tâches à faible valeur ajoutée.

La comptabilité a la garantie du niveau de qualité de l’enregistrement des factures, qualité déterminante pour les travaux de clôture et la fi abilité des déclarations fi scales et douanières.

Les gains qualitatifs sont notables en matière de traçabilité de bout en bout des factures. Il est dorénavant plus facile de répondre aux fournisseurs ou aux partenaires internes sur l’état d’avancement du traitement de ces factures. La productivité dans leur enregistrement a été améliorée de 40%, avec un impact considérable sur la visibilité des

comptes, et les factures sont désormais pilotées par échéance de règlement.

Sur le plan quantitatif, l’automatisation du processus a fait baisser le coût de traitement d’une facture papier, qui est passé de 12 € à 7 €, et des progrès sont encore possibles. Enfi n, les services concernés par ce workfl ow emploient un nombre réduit d’ETP (Équivalent Temps Plein) : le service du courrier et du scan regroupe 7 ETP, le traitement de capture et l’intégration dans la comptabilité fournisseurs en emploie 30.

ConclusionPour France Telecom, l’automatisation des processus comptables présente des bénéfi ces évidents sur la totalité de la chaîne. Elle a fait évoluer le poste de travail et a engendré une diminution des tâches à faible valeur ajoutée. Enfi n et, ce n’est pas un avantage mineur, elle a permis de réduire de manière substantielle le coût de traitement manuel des factures, pratiquement divisé par deux.

À propos de KofaxKofax® plc (LSE : KFX) est le leader des solutions de capture associées au BPM™. Ces solutions, plusieurs fois récompensées, capturent et rationalisent le fl ux d’informations critiques au sein d’une entreprise de manière fi able, rapide et rentable, permettant à nos clients de mieux répondre à chaque intervenant et de mieux développer leurs activités. Les solutions Kofax assurent un retour sur investissement rapide à plus de 20 000 clients dans le secteur bancaire, l’assurance, le secteur public, la santé, les prestataires de services BPO et d’autres secteurs d’activités. Kofax distribue ses solutions et ses services en direct, mais aussi via un réseau de distribution international de plus de 800 partenaires offi ciels, dans plus de 75 pays des Amériques, de la zone EMEA et de l’Asie-Pacifi que.

Pour en savoir plus : www.kofax.com

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