La

COMMUNICATION

INTERNE

Avancement manuel au clic après chaque diapositive

Cette courte présentation suggère quelques outils simples pour faciliter et

améliorer la communication interne

Elle permet, en cliquant sur les liens qu’elle contient, d’élargir les

informations et de télécharger les logiciels et les documents évoqués

● Action, le fait de communiquer, d'établir une relation avec autrui, de transmettre quelque chose à quelqu'un

● Action pour quelqu'un, une organisation d'informer et de promouvoir son activité auprès du public, d'entretenir son image, par tout procédé médiatique

● Ensemble des moyens et techniques permettant la diffusion d'un message auprès d'une audience plus ou moins vaste et hétérogène

Source: Wikipédia

Qu’est-ce que la

Communication ?

Communiquer en interne…

Pourquoi ?

Comment ?

Avec qui ?• Les besoins

• Les difficultés

• Les moyens

Avec qui ? La communication interne concerne un groupe d’individus, acteurs d’une organisation et désireux de partager et mettre en commun des informations pour travailler à des objectifs communs

Pourquoi ? Pour offrir à chacun la possibilité de répondre aux questions fondamentales qui traversent toute communauté « qui sommes-nous ? », « où allons-nous ? », « comment avançons-nous ? » et éventuellement « pourquoi ? »

Comment ? La manière de s’adresser aux individus et de les mettre en contact les uns avec les autres, la priorité accordée à l’humain par rapport à la technique, influent grandement sur la fluidité des échanges, sur leur authenticité et, par voie de conséquence, sur la qualité de la communication interne au sein d’un groupe de personnes

Les besoins

• Échanger des informations

• Définir les objectifs

• Recueillir les propositions

• Synthétiser et décider

• Établir les plans d’actions

• Suivre leur application

Les difficultés

• La Disponibilité• La Motivation

• L’Éloignement géographique

• La Préparation• L’Organisation

• L’Animation

Les moyens

• Les Réunions de travail physiques

• Les Réunions de travail distantes

• Les supports informatifs et interactifs

Les moyens et les outils existent et plusieurs sont gratuits…

Leur utilisation s’avère de plus en plus nécessaire

Mais l’appréhension et les difficultés pratiques limitent souvent les possibilités offertes par la technologie

3 PRINCIPES de BASE● Se sensibiliser à l’action de communiquer

● Sélectionner les informations à transmettre et le mode d’échange approprié

● Limiter le contenu au nécessaire et suffisant

Concrètement, comment communiquer ?

● La communication vocale

- Le téléphone à 3

- La téléconférence à plusieurs

● La communication écrite

- La liste de diffusion courriel

- Le site Internet

- Le forum

- Le document partagé

- Le partage de programmes sur ordinateurs distants

Voici une sélection de quelques outils gratuits, simples et

accessibles à tous

Leur utilisation facilitera la communication interne et le travail

collaboratif distant

La messagerie électronique

Sous 2 variantes

● le Courriel individuel

● La liste de diffusion courriel Un

exemple en cliquant sur le lien

La Conférence téléphonique à 3 participants

Appeler le 1

er participant

Quand il a décroché, Taper * R et appeler

le 2ème participantQuand il a décroché, Taper R et 3

Vous êtes maintenant en conférence à 3

Ce service est gratuit chez certains fournisseursRenseignez-vous auprès de votre fournisseur d’accès à Internet ou de téléphonie

La Téléconférence

Le logiciel gratuit Skype permet de réunir en conférence audio plusieurs participants sur leur ordinateur ou leur téléphone

où qu’ils soient dans le monde

Les appels de Skype à Skype sont gratuitsCeux vers les téléphones sont payants pour l’appelant

(0,02 € /mn/participant sur tél fixe en France. Tarif complet ici)

Il est recommandé d’utiliser un casque-micro (pas de hauts parleurs) et une connexion ADSL Ethernet (pas de Wifi)

Infos détaillées en cliquant sur ces liens:Comment organiser une conférence Skype ?

Comment participer à une conférence Skype ?

La conférence est organisée par un hôte qui appelle les autres participants

Plus d’info en cliquant ici

La Plate-forme collaborative

Est un espace de travail collaboratif simple et efficace

Elle facilite et optimise la communication entre plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches dans un but commun

Elle intègre des informations, documents et outils permettant

- La circulation des informations

- La gestion des actions (information des acteurs et coordination)

- La gestion du contenu (création et gestion de Documents Partagés, modifiables en ligne par les collaborateurs)

Le Document Partagé

Est un outil de travail collaboratif à distance et en temps réel sur un document commun

Visite guidée en cliquant ici

Le créateur du document invite les personnes de son choix

- soit à le consulter en lecture seule

- soit à le modifier en ligne, les modifications étant ainsi visibles par tous en temps réel

Une information en temps réel des participants

Le Forum Internet permet

Un classement et un archivage des sujets traités(difficilement réalisable avec une liste de diffusion courriel)

Sa gestion nécessite cependant une disponibilité de l’administrateur

Un échange interactif

Un exemple de forum en cliquant ici

Le partage de programmes

Les participants travaillent en vidéoconférence, utilisent et partagent des programmes en cours

d'exécution sur leurs ordinateurs

Un exemple parmi d’autres, en cliquant ici

Cet outil est cité pour info car son utilisation nécessite une très bonne pratique informatique

Il permet un travail collaboratif distant et est utilisé en milieu professionnel et associatif

En résumé : quelques outils de base

La liste de diffusion (un exemple ici)

Outil central : la Plate-forme collaborative

La téléphonie à 3La téléconférence

(un exemple ici)

Les Documents Partagés (un exemple ici)

Le Forum Internet (un exemple ici)

Le sondage date commune disponibilité

(un exemple ici)

Cette présentation est terminée…

J’espère qu’elle vous aura donné un aperçu utile sur les possibilités offertes par quelques outils de travail à distance.

Ils sont simples, pratiques, efficaces et faciles à mettre en œuvre.

Cependant, il est nécessaire que chacun accepte de se familiariser à leur utilisation, en dépassant l’appréhension de l’inconnu !

Amicalement,Gilbert

Fin du diaporama