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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier A, le juin 2013

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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Page 1: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

La dématérialisation des documents

de la chaîne comptable et financière

dans le secteur hospitalier

A,

le juin 2013

Page 2: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

1. La dématérialisation, un

enjeu stratégique

Page 3: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

3

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

1. La dématérialisation, un enjeu stratégique

Pourquoi la dématérialisation ?

Les enjeux de la dématérialisation

Une démarche partenariale

Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?

Qui dématérialise ?

Comment mener la dématérialisation ?

Le processus de passage au PES

La signature électronique des flux

La dématérialisation des pièces justificatives

Page 4: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

Pourquoi la dématérialisation ?

Page 5: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

5

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Pourquoi la dématérialisation ?

Ordonnateur

PJ émises par tiers

PJ émises par des tiers

Pièces comptables + PJ Ordonnateurs

CDG-D

Fournisseurs

Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la

chaîne de confiance.

DGFiP

Page 6: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

6

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Pourquoi la dématérialisation ?

• Modernisation de l ’établissement de santé

e-administration

« zéro papier »

Simplification des processus de traitement

Diminution des coûts de gestion.

Recherches simplifiées via le logiciel de comptabilité (liens entre les divers

documents)

une souplesse du contrôle pour le visa et la signature (électronique).

• Fluidité des processus (pas de suspension)

Facilitation des échanges d’informations par un flux unique entre l’ordonnateur et

le comptable

Restitution du comptable

Richesse du Protocole d ’Échange Standard permet :

- la garantie d ’exhaustivité et du caractère complet des échanges

- la qualité accrue des comptes et des informations financières

Optimisation et accélération des processus, réduction des délais de paiement,

des délais de recouvrement raccourcis.

Page 7: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

Les enjeux de la

dématérialisation

Page 8: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

• 76 500 collectivités et établissements publics locaux

• Produisant 216 millions de feuilles A4, les EPS et ESMS représentent 35 % des enjeux

(202 millions pour les seuls EPS)

• 68 millions de feuilles sont déjà dématérialisées dans les EPS, la majorité par des conventions

tripartites relatives aux pièces justificatives.

Les enjeux de la dématérialisation

55 %

Page 9: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

9

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Avant le PES

Génération du

bordereau et des

mandats & titres

dans le logiciel

Enregistrement sur

le poste de travail

Connexion au Portail

de la DGFiP

Dépose du fichier

Édition des

Bordereaux et

mandats ou titres

Copie des pièces

justificatives

Préparation des

documents pour la

signature

Signature des

Bordereaux

Dépose des

documents au

Comptable

Les enjeux de la dématérialisation

Page 10: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

10

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Avec le PES

Dépose des fichiers

dans le logiciel

financier

Génération des

Bordereaux

Mandats Titres

Dépose des flux

pour signature

électronique

Signature

électronique

Transmission des

flux PES V2 + PJ

Dématérialisation

des pièces

justificatives (PJ)

PJ TIERS

PJ EMISES PAR

L ’ORDONNATEUR

NATIVES (paye, arrêtés

délib etc…)

MP

Les enjeux de la dématérialisation

Page 11: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

Une démarche partenariale

Page 12: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Une démarche partenariale

Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007:

(BCFR0750735A)

généralisation du PES V2 à compter du 1er janvier 2015, en remplacement des

protocoles historiques

Charte nationale Partenariale

Signée le 07.12.2004

13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF,

ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM,

APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs

Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de

Centres Hospitaliers)

6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL,

DGOS, DGUHC et DGAS)

La Cour des Comptes et des représentants des

Chambres Régionales des Comptes pour les

juridictions financières

Structure

Nationale

Partenariale

Accessible sur Bercy colloc :

http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fin

a_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html

Une convention cadre nationale depuis le

18 janvier 2010

rassemblant l’ensemble des préconisations

nationales

Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.

Page 13: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

Qu’est-ce qu’on dématérialise ?

Page 14: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?

• Les pièces comptables

Les mandats

Les titres de recette

Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu’ils

sont signés électroniquement

Page 15: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?

• Les pièces justificatives (PJ)

Produites par les tiers :

- Factures

- Pièces d’exécution de marchés publics

Produites par la collectivité :

- Paye

- Délibérations, arrêtés et décisions

- Pièces de passation de marchés publics

- Actes d’engagement

- Intervention sociales

- États de frais déplacement

- Factures de recette

- Documents budgétaires etc..

Le PES permet le transport de ces pièces justificatives préalablement

dématérialisées selon les formats prévus dans la convention cadre.

Page 16: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

Qui dématérialise ?

Page 17: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Qui dématérialise ?

Ordonnateur

PJ émises par tiers

Pièces comptables + PJ Ordonnateurs

CDG-D

Fournisseurs

DGFiP

+ prestataire

PJ émises par des tiers

Page 18: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

Comment mener la

dématérialisation ?

Page 19: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Comment mener la dématérialisation ?

Dans l'établissement de santé :

Cadrer et piloter le projet

Conduire l ’accompagnement du changement

Adopter de nouveaux outils

Page 20: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

• Cadrer et piloter le projet

- Prise de décision

Dans l'établissement de santé

- Désigner un Chef de projet

- Constitution d’un comité de pilotage

Tous les acteurs concernés

(DGS, DSI, agents, éditeurs, comptable public…)

Comment mener la dématérialisation ?

Page 21: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Comment mener la dématérialisation ?

• Conduire et accompagner le changement

Deux processus à mener en parallèle

Etats justificatifs

de paye / Aide

sociale

Délibérations et

décisions

PJ de passation de

marché

Titres,

Mandats

Transmission des PJ

dématérialisées

bordereaux (Signature

électronique du flux PES) PJ d’exécution

de marché

PJ PES V2

Page 22: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Comment mener la dématérialisation?

• Adopter de nouveaux outils

- Outils de numérisation et de gestion des pièces justificatives

- Adaptation des logiciels financier et de facturation

- Choisir un mode de transmission des flux

- Choisir un outil de signature électronique

Dépose des fichiers

dans le logiciel

financier

Génération des

Bordereaux

Mandats Titres

Dépose des flux

pour signature

électronique

Signature

électronique

Transmission des

flux PES V2 + PJ

Dématérialisation

des pièces

justificatives

PJ TIERS

PJ EMISES PAR

L ’ORDONNATEUR

NATIVES (paye, arrêtés

délib etc…)

MP

Page 23: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

Le processus de passage

au PES

Page 24: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

24

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

• Le PES est un Protocole d ’Échanges Standard

- électronique entre l ’ordonnateur et le comptable permettant la

dématérialisation native des pièces comptables (titres de recette,

mandats de dépenses)

- qui véhicule les Pièces Justificatives associées et, qui permet la

signature électronique des bordereaux de titres et de mandats

- d ’avancer vers la certification des comptes

• Le PES est un format de données de type XML

Structurant les données comptables, avec des éléments concernant les

PJ et la signature électronique

Qu’est ce que le PES ?

Le processus de passage au PES

Page 25: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Le processus de passage au PES

La richesse du PES

Page 26: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Phase 1

Étape 1

LANCEMENT

Étape 2

CADRAGE

Préalable

VALIDATION du

progiciel

EDITEUR

Phase 3

Étape 4

PASSAGE en PRODUCTION

et à la

DEMATERIALISATION

Phase 2

Étape 3

VALIDATION

de l'établissement de

santé

S’articule en 4 phases pour garantir la qualité de l’information et l’exploitation

par Hélios

• Le préalable : la validation complète du logiciel de l’éditeur associée à une collectivité

représentative sur les domaines gérés, suivie par la Mission Déploiement de la Dématérialisation

(MDD) de la DGFIP

Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux

Une phase de test menée par l'établissement de santé avec le soutien de l’éditeur

Le passage en production des domaines de la dépense et de la recette : dès que les flux

sont corrects (tests OK) et validés par la DRFiP/DDFiP , la date est arrêtée avec la MDD

Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s’effectuer après quelque

temps d’usage

Le processus de passage au PES

Page 27: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

• Pré-requis technique : logiciel

financier validé pour le PESV2

Accompagnement par le conseil, le cas

échéant, dans le cadre d ’un diagnostic

organisationnel piloté par la collectivité

(fonction du périmètre et format de

dématérialisation prévus dans la convention

cadre nationale)

Une redéfinition de la cartographie des

pièces justificatives attendues

Choix entre un TDT ou le portail DGFiP

pour l ’envoi des flux PES

Choix entre la signature gratuite DGFiP ou

une signature proposée par le secteur privé

• Enrichir la qualité comptable

des informations

Un référentiel tiers fiabilisé

Des ajustements nécessaires sur les

références inventaires / emprunts /

marchés /régies / cautions

Un typage des pièces budgétaires en

fonction de la nature de l ’opération

comptable

Une mise en cohérence des modes de

règlement utilisés

Un typage des recettes par insertion

d’un code produit

Aspect Organisationnel Aspect Comptable

Le processus de passage au PES

Page 28: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

• Deux possibilités pour transmettre les flux :

– Dépôt des fichiers sur un espace mis à disposition par la DGFIP (Portail DGFIP). Ce

mode est gratuit, manuel et unitaire.

– Transfert des fichiers via un tiers de télétransmission externe (TDT), avec des

services à valeur ajoutée. Exemple : automatisation des envois de flux, traitement des

accusés de réception, signature électronique des flux.

• La solution choisie doit être adaptée à la volumétrie des flux.

– Le Portail DGFIP est adapté pour un dépôt limité de flux.

– Une solution plus industrielle via un TDT sera plus adaptée à une collectivité

générant de nombreux flux.

Le processus de passage au PES

Les modalités de transmission des flux PES V2

Page 29: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

La signature électronique des

flux PES

Page 30: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

30

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

La signature électronique des flux PES

• Principes généraux.

La signature électronique permet, à l’aide d’un procédé cryptographique, de garantir

l’intégrité du document dématérialisé signé et l’identité du signataire.

Les flux dématérialisés au format PESV2 et signés électroniquement ont donc

valeur probante (de la même façon que les documents papier précédemment).

Pour qu’une signature soit valide, elle doit comporter une empreinte et un

certificat “ public ” (aussi appelée “ clé publique ” du certificat) :

- L’empreinte permet de vérifier qu’un document n’a pas été altéré (intégrité des

données entre l’envoi et la réception). La modification des données rend l’empreinte

non valide.

- Le certificat permet d’authentifier l’auteur de la signature.

• La signature électronique des flux PES V2 emporte la

dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats.

Page 31: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

La signature électronique des flux PES

La signature s ’exerce par le biais d ’un certificat associé à un outil de

signature électronique.

• Un certificat - celui gratuit de la DGFIP

- un de ceux du secteur concurrentiel.

• Un outil de signature

- Simple

- Xémélios de la DGFIP (menu outils / production de signature PES)

- un de ceux du secteur concurrentiel, proposé soit par l ’éditeur, soit par le tiers de

télétransmission ou par un autre tiers homologué

- Avancé - un parapheur électronique du secteur concurrentiel, qui au-delà de l ’outil de

signature, offre des fonctionnalités supplémentaires (workflow, visa interne,

visualisation des PJ …)

Page 32: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

La dématérialisation des

pièces justificatives

Page 33: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

La dématérialisation des pièces justificatives

Conformément à la Convention Cadre Nationale :

Formats orientés « Données » = schémas xml

- États de paye

- Frais de déplacement

- Factures de recette

- Aides (états de versement)

- Documents budgétaires

- Quittancement (loyer)

- Relevés opération carte achat...

exploitables avec Xémelios outil gratuit de la DGFiP.

Page 34: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Formats orientés « Documents » = Formats permettant de conserver

l ’accès aux informations structurées du document

(RTF(word), ODT(openoffice), TXT, TIFF-PNG-JPG pour les plans, ZIP-TAR-

GTAR pour les « container » ou « archives» ensemble de documents)

- Délibérations, arrêtés et décisions,

- Actes d’engagement

- Contrats

- Pièces de passation de marchés publics,

- etc…

Si le document est signé de façon manuscrite, le document peut être

scanné, s ’il est émis de façon électronique et signé électroniquement par

les parties, il reste électronique de bout en bout.

La dématérialisation des pièces justificatives

Page 35: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

35

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

La dématérialisation des pièces justificatives

Le référencement s’appuie sur deux éléments :

• L’identifiant unique (identifiant technique)

– remplace l’agrafe du mandat/titre et de la PJ

– lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ (obligation

réglementaire pour la collectivité)

– est partagé par tous les acteurs de la chaîne : ordonnateur,

comptable, juge des comptes

• Le nom de la PJ dématérialisée

– indispensable pour une meilleure gestion des documents

– nécessaire pour l ’archivage.

Les PJ doivent être référencées dans le PES V2 (PES-PJ)

Page 36: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

2. Point d ’actualité

Page 37: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

L ’outil PESOS

• Une application paramétrée au niveau national et partagée entre les ordonnateurs et

les différents intervenants du réseau DGFIP.

• Des fonctionnalités permettant d ’industrialiser le passage des collectivités au PES V2

- un espace de téléchargement et un outil de test des fichiers PES des collectivités

avant leur passage en production dans Hélios,

- un module de contrôles automatiques,

- des compte-rendus de contrôle.

• Un outil de pilotage procurant :

-des restitutions à chaque niveau d ’intervention (tableaux de bord d ’avancement du

passage au PES V2),

- une vision claire de l ’avancement des travaux de chaque acteur.

• Chaque comptable gère l ’habilitation de ses ordonnateurs.

Une nouvelle application PESOS (PES outil de suivi) vise à fiabiliser et

accélérer le processus de passage au PES V2 des collectivités.

Page 38: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

38

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Outil PESOS : processus de passage au PES d’un EPS

PESOS

C D

Paramétrage de la collectivité

2

4

3

CD

5

En concertation avec la MDD pour les EPS

Examine le taux de couverture des contrôles de complétude et de la validité des flux

MDD

Demande de flux complémentaires ou corrigés

Valide la collectivité

Prévient la MDD par mail

(date, codique, code budget)

Paramétrage IRIS

6

Ordonnateur

Demande l ’évaluation

Dépôt des flux

Editeur

validé

version validée

1

Page 39: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Mise en place du groupe de travail dédié aux problématiques particulières des établissements publics de santé

• Un groupe mis en place en janvier 2013

Participation de représentants du ministère de la santé (DGOS et directeurs d’hôpitaux), de la DGFiP (CL1A-1B- 2C, PAC et comptables), des conférences et fédérations du secteur hospitalier (CDG CHU, CDGCH et FHF)

Premiers échanges très fructueux : partage d’expérience et émergence de thèmes majeurs.

• Des ateliers créés autour de trois thématiques

Aspects organisationnels

Aspects techniques

Conduite du changement, communication, formation

• L ’ensemble des contributions sera regroupé dans un guide à restituer pour la fin d ’année 2013

Page 40: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Avancement des travaux du groupe de travail

Les ateliers « aspects organisationnels » et « techniques » se sont réunis à trois

reprises. Des fiches pratiques portant sur différents thèmes ont été rédigées après

les échanges en séance pour préparer la base documentaire.

L’atelier « conduite du changement, communication, formation » tiendra sa première

réunion en juillet. Les travaux de cet atelier partiront du bilan des travaux des deux

autres groupes.

Page 41: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

Vos questions

Page 42: La dématérialisation des documents de la chaîne comptable

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Merci de votre attention

Bureau CL2C

Mission de Déploiement de la dématérialisation Immeuble Maille Nord III 7 Porte Neuilly 93160 NOISY LE GRAND cedex Pascale Nante, chef de la Mission de Déploiement de la dématérialisation [email protected] [email protected]

Pour en savoir plus : le site Internet Bercy colloc

http://www.collectivites-locales.gouv.fr/ Finances locales/dématérialisation