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La donnée sous toutes ses formes
De la production à l’archivage
3TITRE
DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
Accès réservé ou Open-data ?
Gratuite ou payante, sous quelle licence, droit d’auteurs ?...
Figées à un instant T. Conservation des documents numérique indispensable désormais
Statistiques, indicateurs, dans une autre application, souvent
Au quotidien, dans tous les actes de la vie, dans de multiples applications
A l’intérieur des logiciels, pour autant, ils faut qu’elles soient réutilisables, d’où l’intérêt de de les conserver de manière qualitative
Focus sur Archivage Numérique versus GED
5TITRE
DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
Définitions Les enjeux de l’archivage
« Ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des [documents électroniques], en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d'information »Rietsch Jean-Marc, Chabin Marie-Anne & Caprioli Eric, Dématérialisation et archivage électronique, Dunod, Paris, 2006
Stratégiques
Juridiques
Organisationnels
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)
SYSTÈME D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE (SAE)
DEUX APPLICATIONS DIFFÉRENTES…
Permet la modification des documents(gestion des versions)
Permet la destruction des documents parleurs auteurs
Peut comporter la gestion de délais deconservation
Peut comprendre une structure organiséede stockage sous le contrôle desutilisateurs
Est a priori dédié à la gestion quotidiennedes documents pour la conduite desaffaires
Empêche la modification des documents
Empêche la destruction de documents, endehors d’un contrôle strict soumis à validation
Comprend obligatoirement un contrôlerigoureux des délais de conservation
Comprend obligatoirement une structurerigoureuse de classement pour la conservationet le stockage, gérée par l’administrateur dusystème
Peut faciliter les tâches quotidiennes, mais estsurtout destiné à la constitution d'un fondssécurisé des documents à valeur probatoire del‘organisme
7TITRE
DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
…Mais complémentaires
3La GED Les enjeux de la Gestion électronique des documents
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
LES FONCTIONS MAJEURES
L’acquisition
Le classement
Le stockageLa diffusion
La recherche
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
NUMERIQUE
• Courriers électroniques avec le contenu du corps de texte, pièces-jointes, formulaires saisis en ligne sur le portail de service de la collectivité, fichiers échangés entre applications métiers, réponses à appels d’offres, factures électroniques, fichiers échangés avec les services de l’Etat.
PAPIER
• Tout type de documents et courriers reçus par voie postale ou Fax. Reçus sous format papier ces documents sont numérisés via un scanner ou copieur multifonctions, puis traités par un logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères et stockés pour être intégrés à la GED.
IL EXISTE DEUX FORMES DE SUPPORTS D’INFORMATIONS ET DE COURRIERS ENTRANTS DANS UNE COLLECTIVITE
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
⇒ Les outils de numérisation se résument à 2 familles :
- Scanner connecté à un poste de travail dédié- Copieurs numériques
⇒ Le logiciel de numérisation, qui permet de numériser les documents page par page ou par lot, en choisissant la résolution et le format du fichier final. Intégré dans les copieurs multifonction, il fonctionne en mode autonome.
⇒ Le logiciel de Reconnaissance Optique de Caractère (OCR), permet la traduction de groupes de points d'une image numérisée en caractères (avec l'enrichissement typographique associé) exploitables par des programmes informatiques.
1- La numérisation
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
II- Les bannettes virtuelles
Les bannettes services, rattachées à chaque service de la
collectivitéLes bannettes utilisateurs, elles sont personnelles et seuls leurs propriétaires y
ont accès
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
⇒Mis en place au préalable pour organiser, classer les documents et faciliter leur recherche par les agents
⇒Basé sur une organisation hiérarchique similaire à une organisation type arborescence Windows
⇒Regroupement des documents en fonction des activités et de l’organisation des services
⇒ Il faut également établir un plan d’indexation et de règles de nommages
L’indexation consiste à décrire lesdocuments et a pour but de faciliterleur traitement, leur recherche et leurarchivage. Deux types d’indexation :
-> par type-> par mots-clés
III- Le plan de classement et l’indexation
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
Objectif de la GED
Gérer ses documents (archives courantes)
Réorganiser la documentation de chaque agent pour chaque service
Verser automatiquement les archives courantes devenus intermédiaires dans le SAE
Préparer l’archivage pérenne et sécurisé d’un SAE
Numériser les documents entrants
Modifier et partager ses documents
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
OFFRE DU SICTIAM
Une solution full web inter-opérée avec la plateforme ARMON-e
Une solution ouverte disposant de connecteurs universels et de web-services permettant de connecter n’importe quel logiciel métier
Une solution simple à utiliser respectant les standards de traçabilité et d’authenticité
Une solution OPENSOURCE pour une meilleure maîtrise des développements de connecteurs et interfaces
Un calendrier court : l’offre sera disponible fin décembre
ArMON-e
Tiers-Archivage Mutualisé d’Objets Numériques
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
I- LES ENJEUX DE L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE À VALEURPROBATOIRE
La dématérialisation des échanges administratifs dite « de bout en bout » concerne :
• La transmission automatique des archives courantes de la GED vers ArMON-e
• La transmission des actes au contrôle de légalité (STELA)
• La transmission des données et des pièces comptables à la trésorerie (Module HELIOS PES v2 sur STELA)
• L’archivage électronique à valeur probatoire (ArMON-e)
C’est le SEDA qui va permettre de modéliser les différentes transactions pouvant avoir lieu entre les applications métiers et la GED, et entre la GED et le SAE.
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
II- LES PRINCIPES DU SEDA
Le SEDA modélise les différentes transactions pouvant avoir lieu entre des acteurs.
Ces transactions sont au nombre de 6 :
• transfert
• demande de transfert
• modification
• élimination
• communication
• restitution
Les acteurs sont eux au nombre de 5 :
Service producteur (SP)
Service versant (SV)
Service Archives (SA)
Service de contrôle (SC)
Service demandeur d‘archives (SD)
DESCRIPTION FONCTIONNELLE DE L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE SÉCURISÉ
F3. Gestion des données descriptives
F1. Versement
F5. Administration
F2. Conservation sécurisée
F4. ConsultationCommunication
Informationde
description
PIA
Réponses
PID
PID
Système d’archivage électronique ArMON-e
SERVICE
DEMANDEUR
Requêtes
Interrogations
Demandes
SERVICE DE CONTRÔLE (ARCHIVES DÉPARTEMENTALES)
PIV
F7. Audit du système
SERVICE D’ARCHIVAGE SÉCURISÉ DU SICTIAM
F0. PréparationPIV
F6. Initialisation
nouveauprocessus
SERVICE
VERSANT
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
EuclydeDC1
Site de production
EuclydeDC3
Site de réplication (PRA)
III- CENTRES DE DONNÉES SÉCURISÉS (ÉCRITURE EN Y)
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
IV- LES OBJECTIFS D’UN SERVICE DE TIERS-ARCHIVAGE
Gestion de l’administration
Archivistique
Fonctionnelle
Technique
Gestion des archives intermédiaires
Gel et dégel Conversion de formats Modification des DUA Modification des sorts finaux Modification des durées de
communicabilité Destruction des données
(après restitution ou demande d’élimination visée par le CST)
Accès aux demandes du client
Consultation directe par les services producteurs
Communication contrôlée aux services demandeurs
Restitution intégrale ou partielle aux services producteurs
Élimination contrôlée après DUA échue et à sort final légitime
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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES
OFFRE DU SICTIAM
Mise en place du projet auprès des collectivités par le CDG06
La prestation « préparation à l’archivage numérique » :
Préparer la mise en place du processus d’archivage numérique Faire connaitre les applications métiers du SICTIAM Mettre en place une relation de confiance rassurante pour tous
Une action commune avec le CDG06 permettant d’assurer la mise en place du processus d’archivage électronique de bout en bout avec des intervenants spécialisés et compétents, de la préparation du processus à la formation des applications.
Business Pôle 21047, route des Dolines 06905 Sophia Antipolis
www.sictiam.fr
Cette création est mise à disposition selon le Contrat Attribution-Non Commercial – partage à l’identique France, disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-nc/2.0/fr/
ou par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.
En citant « Source Sictiam » pour toutes reprises intégralesou « Librement inspiré des travaux du Sictiam » en cas de modification