La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 La gestion de projet chez Easi-Wal Aide-mémoire À extraire pour le triptique de bureau Octobre.

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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 La gestion de projet chez Easi-Wal Aide-mmoire extraire pour le triptique de bureau Octobre 2008
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 "Le temps ncessaire pour accomplir une tche varie en fonction du temps disponible" "Chaque chose prend plus de temps qu'on ne l'imagine au dpart" "Lindividu va spontanment vers ce qui est facile ou ce qui lui fait plaisir et s'arrange pour fuir ou repousser ce qui est difficile ou lui procure un dplaisir" "Au del d'un certain seuil, la productivit du temps investi dcrot puis devient ngative" "Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il tait effectu de manire continue" le faites-vous aussi ? CHECK-LISTE 6 : pour tous ne pas oublier Les rgles de temps Le 80-20 Ne pas se laisser systmatiquement interrompre Plus on a de temps, plus on en prend Se discipliner On estime toujours trop court
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 Contenu FICHES METHODES 1 : Les activits dEasi-Wal 2 : Quest ce quun projet? 3 : Un projet se gre 4 : Les qualits dun chef de projet 5 : Les 6 phases dun projet 6 : Les outputs de chaque phase 7 : Les acteurs 8 : Rles du chef de projet et du commissaire 9 : Le pilotage du projet 10 : Acteurs, comits et degr dimplication 11 : Acteurs et flux dinformation reporting CHECK-LISTE : les questions se poser 1 : pour le chef de projet 2 : pour le commissaire 3 : pour lquipe projet 4 : pour les fonctions transversales 5 : Objectifs SMART 6 : les rgles du temps MODELES 1 : le dossier projet 2 : Exemple de scenarios 3 : Le plan de communication 4 : Le reporting davancement 5 : Le planning dtaill 6 : Fiche changement de primtre 7 : Aide pour l valuation des risques ZOOM sur les rles et responsabilits
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 MODELES
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 FICHES METHODE
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 Le dossier projet permet de systmatiser la formalisation des lments de rfrence relatifs au projet, par le commissaire ou par le chef de projet selon les lments. Le dossier devra tre constitu pour chaque nouveau projet lanc par Easi-Wal, avec validation pour chaque partie du dossier par le commissaire en charge et/ou commissaire. 1.Loutput de la phase 1 : Initiation (ordre de mission) Rempli par le commissaire en charge lors de la phase dinitiation ; Description des lments de contexte et des objectifs du projet, des contraintes, de sa criticit. 2.Loutput de la phase 2 : Etude Remplie par le chef de projet lors de la phase dtude ; Scenarios utilisateurs (avec personas), options de ralisation, tapes du projet et 1er plan dactions, conditions de mises en uvre et risques potentiels ; Si march, premiers lments du CSC. 3.Loutput de la phase 3 : Modalits de ralisation Dtail des modalits de ralisation : option choisie, planning dtaill, plan de communication, interactions avec les services transversaux, ; Si march, la partie 3 rfrencera le CSC (+ rapport de slection du fournisseur) qui aura t lanc en dbut de phase 3 (lien avec PuRe). MODELE 1 : Le dossier projet les lments de rfrence (1/2) Les modles se trouvent sur le serveur
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 FICHE METHODE 1 : Les activits dEasi-Wal Les diffrents types dactivits menes au quotidien tude veille Projet Apport dexpertise Maintenance et suivi oprationnel Core business dEasi-Wal 1 activit DES PHASES UNE STRUCTURE DE GESTION ET DE REPORTING DES ROLES ET DES RESPONSABILITES mthode de gestion adapte
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 lments de rfrence Date XX Les lments de rfrence du projet peuvent voluer dans le temps en fonction des alas de la phase de ralisation qui pourraient justifier une modification du planning dtaill et des tapes, voire des phases et du timing initialement prvus. Un autre document aura pour but de formaliser systmatiquement ces volutions : le suivi de ralisation ou tat davancement du projet. 1 2 3 Dossier projet Suivi de ralisation (reporting dtat davancement) Suivi projet Si modifications importantes lors de la ralisation du projet, la partie 3 (voire 1 et 2) de la dossier projet pourrait tre mise jour lments de rfrence Date YY 1 2 3 Suivi de ralisation (reporting dtat davancement) MODELE 1 : Le dossier projet les lments de rfrence (2/2)
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 FICHE METHODE 2 : Quest-ce quun projet ? Un projet OBJECTIFSOBJECTIFS Client ou Usager (interne, externe) Produits finis Livrables Contraintes Temps Ressources (fin, mat, RH) Budget Primtre Structure de gouvernance Un dbut Une fin Solution ou opportunit Multi - disciplinaire Unique
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 MODELE 2 : Exemples de scenarios (1/2) Quelques bons scenarios : Pour le site Easi en refonte Je suis responsable d'entreprise et je n'ai pas t retenu pour un march. Je voudrais savoir quel concurrent a t retenu et quels taient les autres socits qui ont remis une offre. Je suis responsable d'entreprise et je n'ai pas t retenu pour un march. Je voudrais connare les critres dterminants qui ont motiv ce refus. Pour le portail patrimoine Mon cabinet est amnag dans une maison de matre classe, je souhaite connatre les aides et subsides lis au classement, et notamment les lments de dductibilit fiscale. Je me rends compte que je peux trouver un boulot dans la construction. On ma dit quil existe une cole pratique qui apprend travailler des charpentes en bois et de pratiquer la taille dardoises lancienne, je voudrais en savoir plus et connatre les conditions dadmission.
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 Gestion des aspects transversaux FICHE METHODE 3 : Un projet se gre Grer le projet Grer son temps Matriser le cadre (primtre, dpendances, change request) Anticiper, grer les risques et les points en suspens Gestion de la qualit Grer les ressources et planifier (fin, rh, mat) Grer le changement Grer la documentation 1 2 3 4 5 6 Acteur1Acteur2ActeurN Liste des tches Rendre compte : reporting et suivi Communication Lega l Scurit
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 MODELE 2 : Exemples de scenarios (2/2) Un mauvais exemple Remplissant mon formulaire de demande de prime lectroniquement, j'ai vu qu'on pouvait le signer avec sa carte d'identit lectronique que je viens justement de recevoir mais qu'il faut se procurer un lecteur de carte. Je me dis que cet appareil servira bien autre chose comme signer ma dclaration d'impt et je vais donc en acheter un. Je n'arrive pas l'installer sur mon ordinateur et, comme j'ai obtenu toutes mes informations auprs du guichet l'nergie, je m'y rends pour qu'ils me montrent comment faire. Puisqu'ils proposent de signer une prime de la sorte, ils doivent bien savoir. en bonne version, ce serait Je remplis un formulaire en ligne et je vois qu'on peut le signer lectroniquement. Je dispose d'une carte d'identit lectronique mais je ne sais pas comment l'utiliser et je voudrais savoir comment faire. Le site ou l'application de vra rpondre d'une manire ou d'une autre cette question de l'usager
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 Le Savoir-Faire C'est le champ de l'oprationnel, l'art de transformer des savoirs thoriques en produits, process, services,... Savoir-faire thorique Savoir-faire technique Savoir-faire organisationnel Savoir-faire managrial Le Savoir-Faire C'est le champ de l'oprationnel, l'art de transformer des savoirs thoriques en produits, process, services,... Savoir-faire thorique Savoir-faire technique Savoir-faire organisationnel Savoir-faire managrial Le Savoir C'est le champ du conceptuel et de l'abstrait Savoir thorique Savoir technique Le Savoir C'est le champ du conceptuel et de l'abstrait Savoir thorique Savoir technique Le Savoir-Etre C'est le champ de l'interpersonnel et du relationnel Communiquer Echanger Ngocier Motiver Transmettre Animer Le Savoir-Etre C'est le champ de l'interpersonnel et du relationnel Communiquer Echanger Ngocier Motiver Transmettre Animer FICHE METHODE 4 : Les qualits dun chef de projet
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 MODELE 3 : Le plan de communication Quatre lments dfinir dans un plan de communication relatif un projet : vers qui communiquer (acteurs), quel sera le type dinformation communiquer (objet de communication), sur quel support et quel moment (frquence et timing).
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 Phase d opportunit Action/projet de simplification ou de-gov A intgrer dans le Plan dAction? FICHE METHODE 5 : Les 6 phases d un projet Phase 1 : Initiation Est-on capable de la faire en interne ou doit- on passer par un/des march(s) externe(s) ? Phase 2: tude Comment va-t- on le faire? Phase 3 : Ralisation tre USER AWARE Raliser le projet Phase 4 : Validation Validation du client : sassurer que le rsultat correspond la demande Phase 5 : Finalisation Faire en sorte que ce soit utilisable livrer un produit fini Phase 6 : Bilan Externe : Est- ce utilis? Est-ce que cela fonctionne bien? Interne : ressources, dlais, budget, PROJET De lide au projet Si march : dfinir lments de base pour CSC Si march : rdiger CSC et slectionner fournisseur Si march : faire valider le CSC et la slection Si march : valuation du sous-traitant
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 MODELE 4 : Le reporting d avancement (1/2)
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 Phase d opportunit Action/projet de simplification ou de-gov A intgrer dans le Plan dAction? FICHE METHODE 6 : Les outputs de chaque phase Output: Plan dactions Note du Gouv. Notes officielles pour les projets supplmentaires Output Dossier projet partie 1: Ordre de mission (description, contraintes, criticit, besoin march ou non) Output Dossier projet partie 2 : Etude (scenarios, options, plan daction, conditions de mise en uvre, risques + Elments de base pour le march) Output (1) CSC et dsignation du fournisseur (2) Dossier projet partie 3 : Modalits de ralisation (3) Outputs spcifiques (4) Reporting d'avancement Output Compte- rendus de validation Output PV de clture + rception provisoire Produit qui tourne Documents de support Formation Output Compte-rendus des bilans interne et externe Rception dfinitive Plan daction suite au bilan (communication, mesures) PROJET De lide au projet Phase 1 : Initiation Est-on capable de la faire en interne ou doit- on passer par un/des march(s) externe(s) ? Phase 2: tude Comment va-t- on le faire? Phase 3 : Ralisation tre USER AWARE Raliser le projet Phase 4 : Validation Validation du client : sassurer que le rsultat correspond la demande Phase 5 : Finalisation Faire en sorte que ce soit utilisable livrer un produit fini Phase 6 : Bilan Externe : Est- ce utilis? Est-ce que cela fonctionne bien? Interne : ressources, dlais, budget, Si march : dfinir lments de base pour CSC Si march : rdiger CSC et slectionner fournisseur Si march : faire valider le CSC et la slection Si march : valuation du sous-traitant
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 MODELE 4 : Le reporting d avancement (2/2)
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 est celui qui exprime un besoin Linitiateur (usager, Easi- Wal, Administration, Cabinet) est gardien du projet (en gnral, le commissaire en charge, exceptionnellement le(s) Cabinet(s)) Le sponsor contrle lavancement du projet, aide la rsolution des problmes, prend les dcisions stratgiques Le comit de pilotage est responsable de la gestion du projet au jour le jour Le chef de projet est en charge de raliser / excuter les activits du projet Chaque membre de lquipe projet (interne ou externe) intervient ponctuellement dans le projet pour ses comptences spcifiques ou interagit avec le projet Chaque autre personne ressource FICHE METHODE 7 : Les acteurs
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 MODELE 5 : Le planning dtaill (input/complment au reporting davancement)
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 Chef de projet = coordinateur, chef dorchestre oest responsable de la gestion du projet au jour le jour oanticipe les risques et les points de blocage, propose des solutions et fait remonter ces points pour information, avis, dcision au commissaire en charge opropose et fait en sorte de prendre/faire prendre toutes les mesures qui simposent pour que le projet aboutisse selon les modalits prvues Commissaire en charge oest gardien de la vision et des objectifs du projet ovalide les options prises oprend les dcisions qui simposent suite aux risques dtects ou aux problmes identifis par le chef de projet (qui aura fait des propositions de solutions) ovalide la communication vis--vis des tiers oarbitre les priorits orecadre si ncessaire FICHE METHODE 8 : Rles du chef de projet et du commissaire en charge
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 MODELE 6 : Fiche changement de primtre (input/complment pour reporting davancement) Description de la demande : Objectifs : Risques de ne pas le faire : Alternatives : Impacts : - Charge : - Dlais : - Ressources : Proposition :
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 FICHE METHODE 9 : Le pilotage du projet
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 Gravit d'un risque en fonction des impacts potentiels Probabilit estime de ralisation du risque Gravit "Cots" + Gravit "Dlais" + Gravit "Livrables" Probabilit de ralisation du risque = Gravit relative du risque + Apprciation MODELE 7 : Aide pour lvaluation des riques (input pour reporting davancement)
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  • La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mmoire_Octobre 2008 FICHE METHODE 10 : Acteurs, comits et degr dimplication Opportunit Cabinet +++ Demandeur +++ + + (*)+++ Comit daccompagnement +++ + + Commissaire +++ +++ ++++ Comit de projet (+)+++ ++ Chef de projet +++ quipe projet (+)+++ ++ Autres intervenants (++) Lgende : + : Degr dimplication faible ++ : Degr dimplication moyen +++ : Degr dimplication fort (*) : +++ pour la gestion du changement chez eux 6 Bilan 5...

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