La gestion des achats

avec Oracle E-Business Suite R12

Christian Meyer Consultant AVV Mob: 06 08 41 84 32 Email : christian.meyer@oracle.com

Agenda

• Le cycle « Procure-to-Pay »

• Les achats

• La facturation et la comptabilisation

• Conclusion

Le cycle “Procure-to-Pay” :

une solution complète de bout en bout…

Réceptions

Rappro. factures

Paiements

Reporting Analyses des dépenses

Performance du processus Performance des fournisseurs

Finance / projet Contrôle budgétaire, factures à recevoir, provisions, factures inter-compagnies

Réquisitions

Catalogue / hors Catalogue

Projets

Services

PO

Acheter

Décision

Négocier

Sourcing RFx

Collaboration fournisseurs

Email Fax XML / EDI

Portail fournisseurs

Org. 1

Source Req Achats Factures

Org. 2

Org. 3

Décentralisé Négociations centralisée

Source Req Achats Factures

Org. 1

Org. 2

Org. 3

CSP et factures inter-compagnies

Org. 1

Org. 2

Org. 3

Source Req Achats Factures

… pour tous types d’organisations …

… pour tous types de besoins …

Processus adaptés selon les types d’achats

…pour tous les participants aux processus

Agenda

• Le cycle « Procure-to-Pay »

• Les achats

• La facturation et la comptabilisation

• Conclusion

Achats

Commandes d’achats

Requisitions en libre-service

Sourcing

Gestion des contrats d’achats

Collaboration fournisseurs

Analyses achats & dépenses

La solution Oracle Advanced Procurement

Les achats en libre service

Ce dont j’ai besoin

Sur projet Services

Fournitures Hard-Software

Comment valider ?

Workflow

flexible Justifications

& pièces

jointes

Comptabilisation

automatique

Quel est le statut ?

Suivi Modifier,

annuler

Réceptions en

libre service

Si je ne trouve pas

Moteur de

recherche Smartforms

Hors catalogue

Achats en ligne, intuitifs, sécurisés et contrôlés

Expérience utilisateur « Webshopping »

Recherches simplifiées, « smartforms », « punchouts » :

Amélioration du taux d’adoption & et de la couverture des achats

Comptabilisation automatisée

Anticipation de la charge des comptables en toute transparence

Accords négociés, workflows, contrôle budgétaire

Amélioration du contrôle des dépenses

Approbations raccourcir le cycle des achats

Visualisation des étapes

• Informer les acteurs des commandes et des décisions sans réponses nécessaires

• Maintenir l’implication et la visibilité pour les acteurs

Approbations parallèles

• Notifier simultanément des approbateurs d’une DA

• Réduire le temps d’approbation

Utiliser les hiérarchies

• Définir des structures d’approbation stables même en cas de changements d’individus ou d’organisations

• Minimiser la maintenance des workflows

Achats

Transformer les

réquisitions

Affecter

Grouper

Requalifier

POs ou RFX

Accords Fournisseurs Gérer les commandes

d’achats

Buyer Work Center

Biens

Services prix fixes

Services sur taux

CSP ou décentralisés

Catalogues

Termes

Automatisés

Globaux/Locaux

Entrepôt unique

Données partagées sur les blocages

Services prix fixes

Définir les éléments de règlement

Suivre les confirmations d’ordres de travaux par workflow

Gérer les avances & retenus à partir de la commande

Sourcing

• Négociations simplifiées Modèles,

Renégociations contractuelles,

Articles réutilisables, attributs de

notation des fournisseurs

• Collaboration interne ret

externe Equipe Sourcing,

Enchères Online/offline,

Portail Fournisseurs

• Aide à l’adjudication Analyses graphique, outils de

comparaison, analyses des gains,

analyse des notations, collaboration

sociale pour les décisions

Planificateurs Supply Chain

R&D

Fournisseurs Acheteurs

Collaborative Sourcing

Le pupitre Sourcing

Visualiser ce qui requiert votre

action

Gérer toutes les négociations en

cours

Piloter l’activité en temps réel

Analyser les offres des fournisseurs

Gestion des contrats

Piloter & documenter

Suivre les jalons & livrables

Classer & chercher

• accélérer l’élaboration des contrats

• appliques vos règles contractuelles et

légales

Ver. 2.x

Gérer les contrats

Collaborer en ligne

Administrer les termes des

contrats

Simplifier la renégociation

Collaboration fournisseurs

Négotiations

Contractualisation

Performance ASN

Livrables

Ordres de travaux

Confirmations

Feuilles de travail

Factures

règlements

Commandes

accords

Votre entreprise Vos fournisseurs

Sécurisé, simple, temps réel

Workflow profiles

fournisseurs

Certifications

Qualifications

Catalogues

Analyses achats & dépenses

Modèle de

données

fourni,

KPIs,

Rapports,

Pupitres

Multi-Sources

Intégration native

à eBS

Créez

vos rapports

en quelques clics

Sécurité intégrée

Dépenses employés

Performance

fournisseurs

Analyseur des

dépenses

Performance achats

& Sourcing

Dashboards

Mobility

Ad Hoc Reporting

Alerts

Mass Reporting

MS Office

Plug In

Exemple : Procurement performance

Agenda

• Le cycle « Procure-to-Pay »

• Les achats

• La facturation et la comptabilisation

• Conclusion

Fournisseurs

Quantité

commandée

Quantité

reçue

Quantité

inspectée

factures

Intégration Accounts Payable Rapprochement factures

Niveaux de rapprochement 2-way : facture = commande 3-way : facture = commande = réception 4-way : facture = commande = réception = contrôlé

Tolérances sur : quantités reçues, délais

Blocages automatiques Approbations Piste d’audit complète

• Par Unité Opérationnelle

• Engagement automatique de la demande d’achat ou la commande

• Contrôle des dépenses : – Posteriori - reporting

– Temps réel – vérification des fonds

• Vérification des fonds : – Utilise les budgets GL

– Disponible = Budget – imputé - engagé

– Temps réel

– Contrôles en synthèse ou détaillés

– Alertes ou rejets avec tolérances

Intégration finance : contrôle budgétaire

Reporting contrôle budgétaire General Ledger

Agenda

• Le cycle « Procure-to-Pay »

• Les achats

• La facturation et la comptabilisation

• Conclusion

Questions et réponses