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La prise de décision dans nos établissements:

Salem MAHJOUB, Membre d’Honneur de l’AUFEMO,

Secrétaire Général de l’ISSAT Université de Sousse (Tunisie)salem.mahjoub@isgs.rnu.tn

Clermont-Ferrand , 29 avril - 4 mai 2008

Mécanique et Dynamique

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Plan

Définition et caractéristiques L’environnement décisionnel Les paramètres décisionnels Les types de décision La démarche décisionnelle La place du RA ou SG dans la hiérarchie décisionnelle

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La décision, c’est quoi ?Un acte de choix entre deux ou plusieurs options pour résoudre un problème. Cet acte dépend de la nature et de la valeur des informations disponibles.

“Un processus d’engagement progressif, connecté à d’autres processus et marqué par l’existence de plusieurs chemins pour parvenir au même et unique but“ (Lucien SFEZ)

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Quelles en sont les caractéristiques ?

1- Elle n’est pas un acte unique isolé visant un résultat ; elle dépend plutôt d’un ensemblesuccessif de décisions secondaires.

2- Elle intègre plusieurs variables pour atteindre l’objectif

3- Le contexte de la prise de décision estaléatoire. L’atteinte de l’objectif peut passer par plusieurs étapes

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4 L’environnement de l’établissement est devenu très complexe; aussi, la prise de décision ne repose plus sur un seul individu, mais peut être partagée entre plusieurs acteurs agissant au sein de l’établissement

5 La diversité des décideurs reflète la diversité des décisions pouvant être prises

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Les caractéristiques

La prise de dLa prise de déécision est un phcision est un phéénomnomèènenecomplexecomplexe

Elle n’est pas un acte uniquesuccession de décisions secondaires (montage)Elle intègre plusieurs variablesSon contexte est aléatoireSon environnement est complexeElle peut être partagéeDiversité des décideurs = Diversité des décisions

“puzzloïde"(C’est unPatchwork)

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II-- Les acteursLes acteurs (Directs et indirects)(Directs et indirects)

II- L’information (Gestion et fiabilité)

III- Les variables de la décision(Emetteurs / récepteurs; environnement; effet)

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La décision partagée:S’agit-il d’un partage obligatoire?Conditions et étendue du partage

Contraintes structurelles?Obligation de consentement?Rapports de force entre partageants?

Partager:Distribuer, répartir qque choseDonner une part de ce que l’on possède à qqu’unCompatir à se solidariser avec…

Oui, à condition que le partage soit dimensionné

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Le public concerné par la décision:Étudiants, Enseignants …

Le public recherché par la décisionSoumissionnaires, fournisseurs …

L’opinion publique et l’image de marqueLa société, la concurrence, la coopération …

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Les principes de base de gestion de l’information:Recueil de l’informationMaîtrise de l’informationTraitement de l’information

Le formel: l’officielL’informel: l’arme à double tranches

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* "Toute décision importante est basée sur une part d’inconnu "

* Comment s’assurer que les décideurs disposent d’informations adéquates et fiables pour faire les bons choix et déterminer les moyens appropriés?

Y a-il une information fiable?

Obligation d’augmenter et de fiabiliser les informations disponibles

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La décision

La diversité des décisions

La diversité des décideurs

Contrainte(s) du décideur Astreintes aux

récepteurs Conditions

Moyens

Application ObjectifsEffets

Suivi

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Décision

Risques Besoins Objectifs

Contenu Ressources

Historique Cadre Référentiel

Environ-nement

Paramètres Exogènes Paramètres Endogènes

Les paramètres décisionnels

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Facteurs Exogènes

qui influenceront

la décision

Facteurs Endogènes

que la décision va

engendrer

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RisquesQu’est-ce qui influence la D?Quelles relations a-t-elle avec d’autres D?

Paramètres Exogènes Paramètres Endogènes

RisquesQu’est ce que la D va-t-elle engendrer?Qui va-t-elle influencer?

BesoinsDe quels besoins avons-nous ?

ObjectifsA quoi contribue la décision?

Les paramètres décisionnels

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Les paramètres décisionnels

ContenuDe qui dépend-elle?

ContenuQui vise-t-elle?

RessourcesAvec qui partage-t-elle ses ressources ?Quelles relations a-t-elle avec d’autres D?

Ressources

Pour quelles autres D servira-t-elle ?

Paramètres Exogènes Paramètres Endogènes

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HistoriqueQu’est-ce qui précède la D?

Paramètres Exogènes Paramètres Endogènes

PerspectiveQu’est ce qui suit la Décision ?

EnvironnementQu’est-ce qui res-semble à cette D?Quelles relations a-t-elle avec d’autres D?

Cadre référentielS’inscrit-elle dans un cadre référentiel?

Les paramètres décisionnels

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La centralisation et la décentralisation du pouvoir de décision

La décentralisation:

La centralisation:

Verticale: Délégation du pouvoir de décision dans la ligne des managersHorizontale: Dispersion du pouvoir de décision vers les opérateurs (l’équipe de support)

C’est une monopolisation du pouvoir de décision

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La pyramideDé-

cisions stratégiques

Décisions t a c t i q u e s

Décisionsopérationnelles

Types de décisions

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Décisions stratégiquesUne Longue durabilité puisqu’elles conditionnent la manière dont l’établissement va se positionner dans le système et dans son environnement.

« Quels objectifs ?» et « quels moyens » à mettre en œuvre de manière efficace pour atteindre ces objectifs ? ».

Il s’agit, donc, de définir la politique avec laquelle l’établissement va s’insérer dans le système.

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Décisions tactiques

Comment disposer de ces ressources pour réaliser les objectifs de l’établissement définis dans le cadre des décisions stratégiques?

Elles prennent en considération les ressources humaines, matérielles, financières et technologiques

Il s’agit donc d’identifier ces ressources, de les organiser et de faciliter leur mise à disposition.

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Décisions opérationnelles

Elles portent sur les ressources de l’établissement elles-mêmes. Où les affecter?. Quand?

Elles portent aussi sur la résolution de situations conjoncturelles, de problèmes quotidiens…

La gestion courante de l’établissement concerne l’utilisation optimale de ses ressources .

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La vitesse de décisionLe plus important c’est la vitesse de décision:

1- Prendre conscience de l’événement2- L’interpréter correctement3- Décider

Être mauvais, bon, excellent ou génial dans la gestion, dépend de:

• La vitesse avec laquelle vous réagissez face à un problème• L’efficacité de votre décision• Comme pour les médicaments, les effets secon-daires doivent être aussi limités que possible

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Démarche décisionnelle

BESOIN

OBJECTIF

Analyse de l’objectif

OPTION 1

OPTION 2

OPTION 3

OPTION 4

OPTION X

Collecte et

analyse de

l’Information

Public, Difficulté,

Effet attendu…

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A- Au niveau des attributions

B- Au niveau de la prise de décision

C- Au niveau de la gestion des décisions

La place du S.G dans la hiérarchie décisionnelle

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La place du S.G dans la hiérarchie décisionnelle

A- Au niveau des attributions

Décret tunisien N° 2008 du 13/10/1997 (article 3):Le SG est chargé sous la tutelle du Doyen de la direction des services administratifs et financiers; il assure notamment:- 1.Gestion administrative du personnel- 2.Préparation du rapport annuel de l’établissement- 3.Gestion et maintenance du patrimoine- 4.Le suivi du bon déroulement matériel des enseignements- 5.Gestion de la vie universitaire, culturelle et sportive des étud- 6.Préparation et coordination des Emplois du Temps- 7.Organisation matérielle des examens- 8.Organisation matérielle des élections- 9.Assurer le bob fonctionnement des biblioth. Et labos- 10.Toute autre tâche confiée par le Doyen

Où se situe la composante "Décision“ au sein de ces attributions?

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UFR de Médecine Paris 12 (Transmission de notre collègue Odile MAUSSION, du 31/3/2008)

1. Organiser la mise en œuvre des orientations de l’UFR en liaison avec le doyen et son équipe2. Coordonner les activités de l’UFR en encadrant une équipe d’une dizaine de chefs de service et en la mobilisant sur des objectifs clairement identifiés3. Participer à la préparation du budget de l’UFR, à son exécution, ainsi qu’à l’analyse des dépenses4. Planifier et contrôler la mise en œuvre des moyens humains, financiers et matériels5. Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et procédures administratives et de gestion6. Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des évolutions tech.7. Assurer l’interface dans les relations enseignants/étudiants et/ou avec les personnels administratifs et techniques8. Mettre en place et développer des dispositifs de communication

9. Régler les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs10. Savoir élaborer des choix et planifier des actions.

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La place du S.G dans la hiérarchie décisionnelle

B- Au niveau de la prise de décision Avant de décider, il nous revient de:

Observer, constater, découvrir, réaliser, …Synthétiser le problème, rédiger le rapport:

DescriptionRechercher le pourquoi (ses origines)Proposer, éventuellement , une ou plusieurs solutions

Participer à la prise de décisionVeiller à son application et assurer le suivi

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La place du S.G dans la hiérarchie décisionnelle

Devant une information fournie (ex: baisse du taux de présence aux cours, la veille des vacances) que faut-il faire?

Ne rien faire; attendre; accepter la situation (il y a là déjàune décision prise)Prendre une décision: lancer des actions correctives relevant de la gestion quotidienne; réorganiser les enseignements; rattraper; sanctionner (cours considérés faits…)Prendre une décision structurelle dont les conséquences à moyen et à long terme seront importantes (…)

Quelle décision?

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La place du S.G dans la hiérarchie décisionnelle

C- Au niveau de la gestion des décisions

Toute décision a besoin de moyens d’exécution

Le S.G est un maillon de la chaîne d’exécution des décisions (Le maillon principal ?):

* assurer le suivi* évaluer les moyens et méthodes utilisés* évaluer l’impact* faire le bilan

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La pyramide des décisions

Dé-cisions

stratégiques

Décisions tactiques

Décisions opérationnelles

Décisi

ons F

oncti

onne

lles Décisions Conjoncturelles

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Quelles limites de prise de décision du S.G. ?

Les décisions fonctionnellesElles concernent la marche de l’établissementElles peuvent être stratégiques, tactiques ou opérationnellesElles engagent la responsabilité de l’établissementElles sont prises par un fondé de pouvoir, suite àune consultation du Conseil…

Exemple Exemple

Recruter un ingénieur informaticien pour organiser et assurer l’enseignement à distance

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Quelles limites de prise de décision du S.G. ?

Les décisions conjoncturellesRésolution de problèmes et de situations sur le vifPrendre une DC: lancer des actions correctives relevant de la gestion quotidienneElles engagent la responsabilité du cadre ou personnel qui les a priseLes résultats en sont immédiatsPossibilité de rétrogradation

ExempleExempleRéorganiser les tâches au service de scolarité,suite au congé de maternité pris par Mme X qui est chargée

de l’organisation du choix des stages d’internat.

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ConclusionLe processus de prise de décision n’épargne aucun d’entre nous quelque soit notre statut et quelque soit notre vie relationnelle dans notre établissement. C’est le sens même de notre responsabilité.Il faut savoir délimiter ses champs d’action. Les dispositions règlementaires définissent généralement nos principales attributions, mais ne sont jamais aussi complètes et exhaustives telles que nous les pratiquons quotidiennement, chacun dans son coin.Être mauvais, bon, excellent ou génial dans la gestion, dépend en définitive de ce que nous prenons comme décisions.

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Perspective

Quelles sont nos ressources?Quelles sont nos limites?Exemples de situations non évoquées dans les textes officiels?Comment chacun de nous vit-il les situations particulières de prise de décision?Comment certains d’entre nous ont résolu des situations délicates de prise de décision?

La prise de décision en milieu universitaire

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L’enquête ... 2009Une enquête à laquelle les collègues ici présents ou absents répondront dans l’anonymat absolue (avant décembre 2008)

Les questions (ouvertes et fermées) seront rédigées par un groupe (Septembre - Octobre 2008)

Le dépouillement et l’analyse seront assurés par le même groupe (Janvier 2009)

Les résultats seront exposés aux 28èmes JEFAC de l’AUFEMO (Avril – Mai 2009)

Avec des travaux d’atelier? (Réflexion, Simulation.- Résolution de cas …

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Vive l’A U F E M O

Mercide votre attention