L’EMISSION DE FACTURES ELECTRONIQUES VERS LE PORTAIL … · 2017-02-10 · 2 – Emission de Factures Electroniques vers le portail Chorus Pro Depuis le du 1er janvier 2017, les

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L’EMISSION DE FACTURES ELECTRONIQUES VERS LE PORTAIL

CHORUS PRO CP 2017

Ou comment économiser tout en respectant les normes en vigueur (et celles à venir)

pour l’envoi de vos factures vers le portail Chorus Pro

1 – Emission de Factures Electroniques vers le portail Chorus Pro

Pour vous guider :

Rappel du contexte réglementaire relatif à l’échange de factures électroniques ............ 2 1er janvier 2017 : une échéance réglementaire incontournable .......................................2

Les avantages de la facture électronique ........................................................................ 4 Eléments de volumétrie et impact financier .................................................................5

Avantages de la solution unique CP2017 ........................................................................ 7 Les Fonctionnalités de Chorus Pro CP2017 .....................................................................7

Modes d’Echanges des Factures Chorus Pro : avoir le choix ! .......................................8

Comment faire le choix & les Solutions proposées ..........................................................8

CP2017 : les Grands Principes ......................................................................................... 8 Traitement de la Facture « Flux Pivot » ...........................................................................8 Interet du format pivot CP 2017 dans le traitement unifie ...............................................9

Modalites d’echanges des factures .................................................................................10

Le mode Portail ......................................................................................... 10 Le mode Service (API ou Portail Tiers)....................................................... 11 Le mode EDI .............................................................................................. 13

Comparatif des avantages et impacts des 3 modes ......................................................13

Les avantages de l’utilisation d’un service API (Portail Tiers) .........................................14

Modalités d'identification du destinataire par le fournisseur .......................................15

Suivi du traitement de la facture Chorus Pro par le fournisseur .....................................15

Les solutions proposées : lesquelles ? pourquoi ? comment ? ........................................ 17 Doit-on uniformiser les traitements papier et électroniques ? ........................................17

Pourquoi Anticiper ? .....................................................................................................18

Comment se préparer à votre echeance ? .....................................................................18

Comment Use it Chorus répond aux besoins ? ............................................................... 19

L’Archivage des Factures ................................................................................................. 20

Glossaire ......................................................................................................................... 21

Pour aller plus loin .......................................................................................................... 24


Depuis le du 1er janvier 2017, les collectivités locales et les établissements publics reçoivent des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs et d'autres entités publiques. L'objectif du présent document est d'apporter des éclaircissements concernant :

le périmètre des entités concernées et l'échéancier de mise en œuvre de la dématérialisation des factures

la présentation de la solution Chorus Pro (CP 2017)

les avantages supplémentaires liés à l'utilisation d'un portail tiers Le présent document est soumis à modifications, le dispositif CP 2017 étant en continuelle évolution.

RAPPEL DU CONTEXTE REGLEMENTAIRE RELATIF A L’ECHANGE DE FACTURES ELECTRONIQUES

1er janvier 2017 : Une échéance réglementaire incontournable

Depuis le 1er Janvier 2012, l’État est dans l’obligation de pouvoir recevoir les factures de ses fournisseurs par voie électronique (loi de modernisation de l'économie du 4 août 2008).

L'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l’État) a donc développé, à cette fin, le portail «Chorus Factures», nommé aujourd’hui Chorus Pro ou CP 2017 :

sur lequel les entreprises peuvent saisir ou déposer leurs factures (PDF simple ou signé) et suivre l’avancement du traitement jusqu’à la mise en paiement

où les fournisseurs ayant un volume de factures important transmettent directement les factures sous forme automatisée (en mode Service ou API par exemple).

En vertu de la loi du 3 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises, l'ordonnance du 26 juin 2014 définit le cadre de développement progressif de la facturation électronique dans la sphère publique, depuis le 1er janvier 2017.


Les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs sont dans l'obligation d'émettre et de réceptionner toutes factures par voie électronique. Les grandes entreprises (+5.000 salariés dont leurs filiales) doivent émettre leurs factures pour l’Etat, les collectivités et établissements publics, via le portail Chorus Pro.

Les émetteurs de factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs, suivent ou suivront le calendrier progressif obligatoire suivant :

1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises dont leurs filiales (+ de 5000 salariés et CA >1,5 milliards €) 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés et CA < 1,5 milliards €) 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés et CA < 50 millions €) 1er janvier 2020 : obligation pour les micro-entreprises (- 10 salariés et CA < 2 millions €)

Afin d'informer les entreprises et leurs organismes représentatifs la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et l'Agence pour l'Informatique Financière de l’État (AIFE) organisent régulièrement des réunions d'information et présentent toutes les informations nécessaires sur un site dédié : http://www.economie.gouv.fr/aife/agence-pour-linformatique-financiere-letat-0

Depuis le 1er Janv. 2017

Les fournisseurs non encore soumis à l'obligation à une date donnée peuvent tout de même formuler une demande d'enregistrement au service CP 2017 s’ils le souhaitent, pour anticiper l’obligation règlementaire (voir Pourquoi anticiper ?)

http://www.economie.gouv.fr/aife/agence-pour-linformatique-financiere-letat-0


LES AVANTAGES DE LA FACTURE ELECTRONIQUE Chorus Pro mettant en avant la dématérialisation des échanges de factures, il est nécessaire de rappeler les avantages d’une telle solution pour toutes les entreprises. Economiser en réduisant les délais de règlements Une solution automatisée réduit significativement les délais de traitement et de règlement C’est un gain considérable sur le traitement d'une facture (voir étude GS1)

Gagner en Efficacité et étendre sa Productivité :

S’affranchir de toute saisie ou re-saisies, souvent consommatrices de temps et sources d’erreurs

Identifier rapidement les litiges et non-conformités pour accélérer les traitements et raccourcir les délais de paiement

Centraliser dans le système d’information pour réduire les temps de gestion : Une solution unique vous offre :

Un retour sur investissement rapide

Un Accélérateur financier et organisationnel

Accessibilité simplifiée et sécurité assurée :

Des ressources centralisées favorisent l’accessibilité à l’information

Sécuriser les échanges de factures en s’appuyant sur des normes standards et éprouvées

Limite les risques technologiques et assure la pérennité des données


Les entreprises et organisations sont de plus en plus obligées d’archiver leurs documents dits sensibles (bulletins de salaire, factures,… ) en ayant l’assurance de leur force probatoire et pour :

Conserver en toute tranquillité les documents sensibles

Assurer la pérennité des archives

Constituer la traçabilité

Garantir l’intégrité des documents


ELEMENTS DE VOLUMETRIE ET IMPACT FINANCIER

L’estimation des gains financiers potentiels associés au traitement dématérialisé des factures a été évaluée notamment dans le cadre d'une étude GS1 France qui établit :

que le coût de traitement d’une facture dématérialisée émise est estimé à 5€, contre un coût de traitement d’une facture papier estimé entre 8 et 9,5€.

que le coût de traitement d’une facture dématérialisée reçue est estimé à 7,5€ contre un coût de traitement d’une facture papier évalué à 13,8€.


AVANTAGES DE LA SOLUTION UNIQUE CP2017

De nombreuses entreprises travaillent pour des entités publiques de natures diverses. La mise en place d'une plateforme d'échange unique présente donc des avantages en termes de sécurité et de simplicité dans les échanges. Ce « point d'accès unique » traduit la volonté des pouvoirs publics de décloisonner les administrations, et de changer la perception de complexité et d'archaïsme que peuvent déplorer certains acteurs économiques dans leurs échanges avec l'ensemble de la sphère publique.

Les entreprises inscrites sur CP 2017 peuvent donc suivre directement depuis le portail Chorus Pro l'avancement de leurs factures et paiements, et cela pour l'ensemble des administrations avec lesquelles elles sont en relations contractuelles et commerciales.


LES FONCTIONNALITES DE CHORUS PRO CP2017

Modes d’Echanges des Factures Chorus Pro : avoir le choix !

Comment faire ce choix & les Solutions proposées

CP2017 : LES GRANDS PRINCIPES

Le développement et la mise en service de CP 2017 est coordonné par l’AIFE. Le service est accessible depuis internet et mis gratuitement à disposition. Les fournisseurs peuvent y déposer leurs factures et suivre l'état d'avancement des paiements associés.

Les échanges entre les fournisseurs et les entités publiques se font sur la base d'un format dit « Pivot », qui facilite les échanges et intégrations dans les Systèmes d'Information (SI).

TRAITEMENT DE LA FACTURE « FLUX PIVOT »

La solution CP facilite le traitement de la facture, en proposant un flux pivot unique. A partir des données reçues du fournisseur, CP génère systématiquement un « flux pivot », au contenu identique quels que soient l’émetteur, le format de transmission et le destinataire. Le flux pivot repose sur la structuration syntaxique du protocole d’échange standard (PES facture, déjà utilisé par les collectivités). Le flux pivot contient : Les données permettant la création d’un mandat (données relatives à l’en-tête et au pied de facture, ainsi que certaines informations des lignes de facturation lorsque le fournisseur a communiqué sa facture sous forme de données structurées) La facture sous forme de pièce jointe Et, le cas échéant, les pièces justificatives (PJ) complémentaires (pièces de diverses natures, telles que des conventions, actes administratifs, pièces de marché, bon de commande etc.) L’émetteur de facture (le fournisseur) et le destinataire (la collectivité) choisissent, en totale indépendance l'un de l'autre, les modalités techniques d’émission ou de réception des factures qui conviennent à chacun d'entre eux, décrites dans le chapitre suivant.

Le fournisseur et la collectivité destinataire choisissent leurs modes d'émission et de réception des factures, indépendamment l'un de l'autre.

En pratique, il conviendra à chaque entreprise-fournisseur de se rapprocher de son éditeur de Gestion Financière / Erp… pour vérifier que les flux pivot sont bien adaptés au cahier des charges de l’AIFE.


Prologue Numérique est en mesure de proposer - avec son module Use it Chorus - une solution d’envoi des flux pivot CP 2017, en adéquation avec la majeure partie des Erp du marché. Contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou [email protected]

INTERET DU FORMAT PIVOT CP 2017 DANS LE TRAITEMENT UNIFIE Le portail tiers récupère, via une API, les factures déposées par les fournisseurs dans CP au format pivot. Pour rappel, le flux au format pivot contient :

les données permettant la création d’un mandat

la facture sous forme de pièce jointe

les pièces justificatives (PJ) complémentaires

des métadonnées Dans le contexte d'urbanisation des échanges, les données du format pivot gagneront à être exploitées, tant pour le traitement des flux électroniques et des flux papiers puisqu'elles sauront être la base :

des aiguillages vers des outils externes de validation des factures (pour attestations de service fait par exemple)

des routages dans les plans de classement des GEDs

des transferts vers les SAEs associés

mailto:[email protected]


MODALITES D’ECHANGES DES FACTURES

Trois possibilités d'émission et de réception des factures, décrites ci-après, sont proposées par CP 2017 aux fournisseurs et aux collectivités :

le mode Portail

le mode Service (API)

le mode EDI

LE MODE PORTAIL L’accès en mode portail est toujours disponible, quelle que soit la fonctionnalité utilisée et même si un autre mode d’accès a été choisi. Il nécessite uniquement d’avoir un compte utilisateur actif sur Chorus Pro. Le mode portail est accessible aux fournisseurs et aux services de l’Etat par Internet, en se connectant à l’URL : https://chorus-pro.gouv.fr

Pour les entités publiques (récipiendaires) : Les entités publiques (hors services de l’État) accèdent à Chorus Pro via le Portail Internet Gestion Publique (PIGP) de la DGFiP. Le mode portail permet l'envoi d’un courriel de notification à la collectivité pour l’avertir de la disponibilité d'une nouvelle facture. Il est également possible de consulter et télécharger la facture dans son format de dépôt initial, les pièces jointes et le format pivot. Le portail dispose également d'un outil de recherche de factures antérieures. Les entités publiques pourront ainsi répondre à l'obligation de réceptionner les factures dématérialisées, mais ne bénéficieront pas des avantages qu'offre la dématérialisation en termes d'efficacité, de productivité et de sécurité des données. Pour les fournisseurs (structures privées ou fournisseurs publics) : La connexion en mode Portail permet le dépôt d'un PDF (signé, non signé ou mixte) ou d'un fichier XML, ou bien la saisie de données dans un formulaire sur le portail Chorus Pro. Ces deux alternatives sont des solutions manuelles, qui permettent aux entreprises de répondre à leur obligation d'envoyer des factures au format électronique. Il peut s’avérer suffisant pour la transaction de quantité limitée de factures (depôt manuel, facture par facture).

https://chorus-pro.gouv.fr/


LE MODE SERVICE (API OU PORTAIL TIERS) L’API (Application Programming Interface) de Chorus Pro met à disposition un ensemble de services qui peuvent être interrogés à partir d’un Système d'Information (SI) des entreprises et connecté à Chorus Pro. Le mode service (via les API) permet aux éditeurs de logiciels et d’applicatifs, d’intégrer les fonctionnalités offertes par le service Chorus Pro directement dans le système d’information de l’utilisateur ou dans un portail tiers à valeur ajoutée. Les principales fonctionnalités accessibles en API sont les suivantes :

L'accès en mode service implique bien entendu des travaux de raccordement et des tests préalables. Le socle logiciel de la solution proposée par Prologue Numérique, a été retenue par la DGFIP (AIFE) pour faire partie des 16 pilotes en France en 2016 (en mode API). La plateforme a été mise en exploitation dès début janvier 2017 entre des organismes bailleurs (entre autres) et le portail Chorus Pro. Les émissions de factures (fournisseurs => entités publiques) sont aussi en cours de mises en place. Les fonctionnalités du mode API apparaissent riches en termes d’échanges de statuts. Par ailleurs, la solution est dotée de deux fonctions supplémentaires afin d’offrir un traitement « univoque » des factures, à savoir :

un formulaires pour les factures reçues via messagerie

un module OCR/LAD pour les factures papiers qui perdureront jusqu’à la fin de l’année 2020.

En complément, il est possible de valider les factures (attestation de service fait) dans un parapheur électronique (fourni en option, voir détails sur la page web dédiée).

Source : AIFE – Chorus Pro – Choisir son mode d'accès à Chorus Pro

https://prologue-numerique.fr/i-parapheur/


LE MODE EDI

L'EDI (Échange de Données Informatisé) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison,...) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence.

Le mode EDI nécessite certaines obligations et restrictions pour les fournisseurs :

Il est possible en mode EDI d’automatiser l’envoi à destination d'autres collectivités ou entités publiques et/ou la réception des factures et de programmer des échanges réguliers (batch).

Le mode EDI nécessite certaines obligations et restrictions pour les entités publiques :

Dans le cadre du service CP, le choix du mode EDI implique donc nécessairement le recours à un tiers de télétransmission entre les acteurs concernés. En outre, il impose (à ce stade), le format international de factures dématérialisées UBL-INVOICE.

Seules les fonctionnalités suivantes sont concernées par le mode EDI les fournisseurs : - Émission de factures (du système d’information de la structure vers Chorus Pro) - Suivi de la facture (retour « cycle de vie de factures » entre Chorus Pro et le système d’information de la structure)

L’accès en mode EDI implique des travaux de raccordement préalables. Ce raccordement NE peut se faire que : Directement entre le système d’information de l'entité privée et Chorus Pro + via un opérateur de dématérialisation ou un Tiers De Télétransmission (TDT)

Seules les fonctionnalités suivantes sont concernées par le mode EDI pour la sphère des entités publiques : Réception de factures : - Suivi de la facture (retour « cycle de vie de factures » entre le système d’information et CP) - Dans certains cas, émission de factures (du système d’information vers CP2017) → L’accès aux autres fonctionnalités (assistance, gestion de compte…) doit se faire en mode portail ou en mode API.


COMPARATIF DES AVANTAGES ET IMPACTS DES 3 MODES

Les principaux impacts pour chacune des solutions de raccordement sont présentés dans le schéma suivant :

Il est par conséquent probable, qu'en égard à sa complétude fonctionnelle comme à sa simplicité de mise en œuvre, le mode API soit en pratique privilégié par la plupart des acteurs impliqués dans les échanges.

Source : AIFE – Chorus Pro – Choisir son mode d'accès à Chorus Pro

Le mode service (API ou Portail Tiers) est plus simple à implémenter, et nécessite un intermédiaire de moins que le mode EDI, dans lequel intervient une plate-forme supplémentaire (plate-forme SEIFE), ce qui est susceptible de rajouter un délai supplémentaire dans le traitement des factures. Par ailleurs, il ne nécessite pas d'homologation, contrairement au mode EDI dont le raccordement doit se faire via un TDT qui doit être homologué.


LES AVANTAGES DE L'UTILISATION D'UN SERVICE API (Portail Tiers)

Les portails tiers proposent en général un ensemble de fonctionnalités particulièrement bien adaptées au traitement du flux CP, qui est alors considéré comme une PJ particulière au sens comptable (PES) du terme pour les récepteurs. Parmi les fonctionnalités les plus intéressantes supportées par ce type d'outils, nous pouvons citer :

Le routage des flux CP aux normes (celles d’aujourd’hui, ainsi que toutes les évolutions à venir).

La mise à disposition des statuts de traitement

L'horodatage normalisé de certains portails permettant de rendre la chaîne de traitement des factures dématérialisées auditable (qualité probatoire des traitements en cas de couplage avec un horodatage RGS)

La permission d'alimenter un SAE – Système d’Archivage Electronique - dans le process de traitement

Le portail tiers permet donc de simplifier le processus de dématérialisation en apportant des fonctionnalités complémentaires.

Prologue Numérique est en mesure de proposer - avec son module Use it Chorus - une solution d’envoi en API. Contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou [email protected]

Un portail tiers permet de faire le lien entre le dispositif national CP2017 et le Système d'Information (SI) de l’entreprise qui l'a mis en place.



MODALITES D'IDENTIFICATION DU DESTINATAIRE PAR LE

FOURNISSEUR

Principe: Chaque entité publique est identifiée de manière unique dans CP, quel que soit le mode de transmission choisi. Le SIRET est l’identifiant unique de la personne publique destinataire. Une entité publique peut recevoir des factures sur plusieurs SIRET, pouvant correspondre à des budgets différents. Dans CP, chaque entité publique est identifiée de manière unique au travers d'une ou plusieurs « fiche(s) structure(s) ». Il y a autant de fiches structures que de SIRET gérant des factures dans la collectivité ou établissement.

SUIVI DU TRAITEMENT DE LA FACTURE CHORUS PRO PAR LE

FOURNISSEUR

Le fournisseur peut visualiser l'état de traitement des factures qu'il a déposées dans Chorus Pro, et/ou récupérer les informations correspondantes dans son système d'information, si celui-ci est connecté à CP 2017 en mode EDI ou API. Plusieurs états de traitement sont disponibles dans CP 2017 : Déposée : La facture a été déposée par le fournisseur, les différents contrôles ont été réalisés et la facture a pu être intégrée au 'référentiel facture' de Chorus Pro.

Source : AIFE - Dossier de spécifications externes de la solution mutualisée- CP 2017 – V3.23


En cours d'acheminement vers le destinataire : La facture a été envoyée par Chorus Pro à l'entité publique destinataire Mise à disposition du destinataire : Le flux contrôlé est accessible au traitement par la personne publique. La date de départ du délai global de paiement (DGP) correspond à celle de cet état « mis à disposition du destinataire ». Il est à noter que la date de mise à disposition de la facture est fonction du mode de réception choisi par le destinataire :

En mode EDI : une facture est considérée mise à disposition du destinataire lors de l'envoi de l'acquittement suivant l'échange du flux pivot.

En modes API – Service ou Portail Tiers : une facture est considérée mise à disposition du destinataire lorsqu'elle est disponible dans l'espace « mes factures reçues » du destinataire, prévenu par l'envoi d'un courriel de notification.

A recycler : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture, avec pour motif une erreur sur les données d'acheminement Rejetée par l'ordonnateur : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture (ex : données de facturation erronées, erreur dans les montants etc.) Suspendue : Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu'une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. La suspension d'une facture rallonge le DGP. Complétée : La facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce jointe ou un commentaire à une facture au statut 'suspendue'. Ce statut n'est visible qu'en mode Portail ou Service. Service fait : Le service fait a été certifié et l'ordonnateur peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement Mandatée : Le mandat a été créé et traité par l'ordonnateur et peut désormais être transmis au comptable pour prise en charge Mise à disposition du comptable : Le mandat a été intégré dans le système d'information du comptable de la DGFiP Comptabilisée : Le mandat a été validé par le comptable et comptabilisé Mise en paiement : Le flux de virement a été envoyé à la Banque de France


LES SOLUTIONS PROPOSEES LESQUELLES ? POURQUOI ? COMMENT ?

DOIT-ON UNIFORMISER LES TRAITEMENTS PAPIER ET ÉLECTRONIQUE ?

Rappelons ici que le dispositif CP n'est qu'un sous-ensemble de factures : les factures papiers continueront à être transmises par certains fournisseurs en mode papier, au moins durant la phase « mixte » portant sur la période 2017/2020, voire davantage en cas de décalage dans l'entrée en vigueur effective du dispositif CP. Dans ce contexte, il est clair que les collectivités et acteurs publics devront adapter leurs process internes aux nouvelles exigences de traitement, en intégrant dans les procédures de gestion mises en place à la fois les flux papiers et les flux dématérialisés. A noter : Les entreprises privées – fournisseurs – qu’en à elles, peuvent aussi intégrer les factures papier reçues (dans ce cas, hors champ d’action Chorus Pro) grâce à des solutions de numérisation. Les solutions de traitement « mixtes » sont aussi à étudier, si l'on souhaite permettre un traitement unifié, indépendant des modes de captures et des formats des factures. Les solutions permettant à la fois la mise en place de fonctions de OCR/LAD et de traitements dématérialisés emporteront à coup sûr les suffrages dans un premier temps, tant elles permettent la mise en place d'un process de traitement simple, unifié et surtout évolutif des factures. Parallèlement, les modalités de traitement mixtes des factures s'inscrivent également, rappelons-le ici, dans une logique transverse de traitement des pièces justificatives et de leur archivage. A ce titre, les flux CP ne font pas exception et doivent être pleinement intégrés dans les solutions mises en œuvre (intégration aux entrepôts, chartes de nommages, orchestration unifiée par des bus applicatifs, archivage à valeur probatoire etc.).

Gestion des Factures Papier

Pour s’affranchir des flux papier, des solutions « de numérisation » permettent d’intégrer dans le système d’information les documents papier. Ces solutions de capture puis traitement de document, permettent de dématérialiser toutes les factures entrantes (Chorus Pro ou autres), par un traitement automatique, et d’alimenter ensuite les ERP, GED, workflow ou tout autre outil de gestion… ici, pour les factures Chorus Pro, les données sont alors automatiquement intégrées au format pivot adéquate.

A ce titre, Prologue Numérique propose une solution de capture et traitement des factures papier entrantes. Contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou [email protected]



POURQUOI ANTICIPER ?

Aujourd’hui, même si toutes les entreprises privées ne sont pas directement concernées par les obligations Chorus Pro (voir calendrier ici), à terme, et ce d’ici 2020 (donc demain !), toutes entités commerciales devra s’y rendre (soit en s’équipant de solution automatisée soit manuellement). Dés aujourd’hui il nous semble intéressant de noter ces quelques bénéfices à prendre en compte :

La simplification en Intégrant des process automatisés

Un gain de temps avec l’intégration des factures

Une trésorerie améliorée avec le paiement plus rapide des factures Et pour demain ?

Etre prêt à temps et répondre aux obligations sans être dans l’urgence

Acheminer correctement et sans soucis les factures vers les entités publiques

Etudier le projet de dématérialisation dans son ensemble pour toute l’entreprise

COMMENT SE PREPARER A VOTRE ECHEANCE ?

L'état actuel des solutions opérationnelles susceptibles d'être mises en œuvre dans les délais compatibles avec les échéances, nous amènent aux principaux conseils et appellent à vigilance, sont les suivants :

S'assurer du caractère pleinement maîtrisé (idéalement expérimenté) des solutions proposées, en mesurant notamment leur impact sur le SI en place et les ouvertures possibles vers d’autres fonctionnalités

S’assurer du respect des budgets alloués à cette mise en place et capitaliser sur cet investissement pour utiliser plus largement la dématérialisation

Prendre en compte les possibles outils qui pourraient s’appliquer à d’autres fonctions (notamment pour les fonctions de dématérialisation des factures – fournisseurs et clients-, des commandes, des bulletins de salaire ou des échanges métier spécifiques, etc.)

S'assurer du caractère évolutif de la solution mise en œuvre ; Les volumes échangés à travers CP vont évoluer rapidement ; Le contenu même du dispositif CP est susceptible d'évoluer ; L'examen des clauses de maintenance réglementaires est donc essentiel.

S'assurer du respect des spécificités de gestion propres à votre secteur d’activité ou législation.

Les entreprises qui souhaitent appréhender le service doivent se rapprocher de leurs éditeurs et partenaires informatiques, afin de connaître les offres et solutions techniques qui leur sont déjà apportées. Toutefois, des éditeurs spécialisés peuvent

aussi répondre à vos besoins, contactez Prologue Numérique au 01.69.29.39.49.


COMMENT USE IT CHORUS REPOND AUX BESOINS ?

Le service Use it Chorus constitue un portail tiers au sens du dispositif CP et permet :

La récupération et l’émission des factures dématérialisées depuis et vers la plate-forme Chorus Pro

Le traitement interne des factures émises adapté à l’organisation interne de l’entreprise (routage dans un parapheur électronique pour visa, dépôts des factures dans un répertoire ou dans une GED, mise à disposition de la GF pour traitement, transfert vers un SAE… etc.)

La centralisation et la supervision des états de traitement

La rapidité et la sécurité des traitements par automatisation de l’enchaînement des étapes de traitement

Afin de permettre un traitement mixte et complet des factures (documents papiers et flux dématérialisés CP), le service Use it Chorus propose :

Une fonction standard de traitement des factures papiers par formulaire au format « pivot » (format de référence du service Chorus Pro)

Une fonction optionnelle de traitement LAD/RAD permettant l’indexation automatique des factures papiers en début de traitement

Le service garantit donc un traitement identique à toutes les factures, qu’elles soient dématérialisées d’origine ou bien transmises par voie papier; cette fonction est essentielle durant la période transitoire du 01/01/2017 au 31/12/2020, durant laquelle les deux formats de factures co-existeront.


L’ARCHIVAGE DES FACTURES

Chorus Pro permet le stockage et la conservation des factures des acteurs publics qui lui sont transmises. Les factures et les pièces jointes échangées sur CP 2017 sont conservées dans leur format d’origine dans l'entrepôt «ATLAS» de la DGFiP. Ces factures sont donc potentiellement accessibles et consultables par les collectivités qui ne disposent pas de leur propre système d'archivage électronique (SAE) et qui en feront la demande. Atlas conservera ces éléments durant leur période d'utilité administrative, soit durant 10 ans.

Il est à noter que les fournisseurs n'ont en aucun cas accès à cet entrepôt et restent assujettis à l'obligation de conservation réglementée de leurs factures pour répondre à leurs obligations fiscales.

A ce titre, Prologue Numérique propose une solution d'Archivage à Valeur Probatoire qui répond parfaitement à ce besoin de conservation réglementée. Contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou [email protected]



GLOSSAIRE

Nom / Acronyme

Signification Définition

AIFE Agence pour l’Informatique Financière de l’État

L'Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE) est un service à compétence nationale dont la gouvernance est interministérielle. Ses missions majeures sont : ► Piloter l'urbanisation du système d'information financière de l’État ► Maintenir en condition opérationnelle le système d'information Chorus, de gestion de la dépense, de la recette non fiscale et de la comptabilité de l’État ► Piloter de nouveaux projets interministériels ou ministériels et leur intégration dans le SI Chorus ► Accompagner le changement dans les ministères et auprès des utilisateurs.

API Application Programming Interface

Ensemble normalisé de fonctions qui sert de façade par laquelle un logiciel offre des services à d'autres logiciels. Le raccordement en API d'un système d'information à CP2017 permet aux utilisateurs de ce SI d'accéder directement et en temps réel aux fonctionnalités portées par l'API.

ASAP Avis des Sommes A Payer L'avis des sommes à payer est le document envoyé au débiteur lorsqu'un organisme public émet un titre de recette. Il entre dans le périmètre de CP 2017 lorsqu'il est adressé à un débiteur public. Il est alors également appelé "facture de recette".

CP Chorus Pro Chorus Pro permettra d’assurer le dépôt, le suivi et la mise à disposition des factures pour tous les fournisseurs sur le périmètre des Services de l’État, du Secteur Public Local (incluant le secteur hospitalier), des établissement locaux d’enseignement et des établissements publics nationaux. Cette solution s’inscrit dans la continuité de Chorus Factures, solution mise en œuvre par


Nom / Acronyme


l’État depuis le 1er janvier 2012.

DGP Délai Global de Paiement Le délai global de paiement fait référence au délai imparti à la structure publique pour payer le titulaire du marché public, fixé dans les pièces du marché.

EDI Échange de Données Informatisé

L'échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison,...) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée. Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence.

GED Gestion Électronique de Documents

La gestion électronique des documents désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

LAD / RAD Lecture Automatique de Document Reconnaissance Automatique de Document

La LAD permet lors de la numérisation de récupérer de nombreuses informations sur le document, et permet d'associer des métadonnées à un document numérisé et dès lors d'en faciliter la recherche. La RAD permet de distinguer un type de document d'un autre en s'appuyant sur plusieurs paramètres prédéfinis antérieurement dans la gestion électronique des documents.

PIGP Portail Internet de la Gestion Publique

Le PIGP, proposé par la DGFiP aux collectivités et établissements publics locaux, permet à ces derniers de simplifier l’accès et la transmission d’information. L’accès s’effectue par une connexion Internet à partir du navigateur web, puis par une authentification forte par certificat nominatif délivré gratuitement à la première connexion. Le portail permet d’accéder notamment au service Chorus Pro.

Le portail de la Gestion Publique est accessible à l’adresse suivante: https://portail.dgfip.finances.gouv.fr/portail/accueilIAM.pl

SAE Système d'Archivage Système d'archivage destiné à recevoir les transferts d'archives selon le SEDA, et permettant la conservation et la gestion des archives


Nom / Acronyme


Électronique acceptées

SEDA Standard d’Échanges de Données pour l'Archivage

Défini par le SIAF (Service Interministériel des Archives de France)

SIAF Service Interministériel des Archives de France

Le SIAF est notamment en charge de fixer les règles d'application des dispositions du code du patrimoine relatives aux archives. Il exerce les fonctions de contrôle que ce code attribue à l'État en matière de gestion des archives publiques et de protection de certaines archives privées.

TDT Tiers De Télétransmission Des tiers de télétransmission peuvent être sollicités par le secteur public local et les EPN pour :

- Transmettre les flux de factures émises ou de statut générés par leur système d’information de gestion financière (ou autres systèmes de gestion des factures) à destination de la solution CP 2017), contrôler l'intégrité de la transmission et l'horodater, réceptionner le flux retour.

UBL Invoice

Universal Business Language

Format d’échange de données structurées en XML, utilisé pour le dépôt de factures en format XML (portail CP 2017) ou pour l’envoi de factures en format XML par EDI.


POUR ALLER PLUS LOIN

https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/: Le portail de la communauté Chorus Pro regroupe de nombreux documents explicatifs à l'attention des structures publiques et privées http://www.collectivites-locales.gouv.fr/facturation-electronique-foire-aux-questions: Foire aux questions sur la facturation électronique http://www.economie.gouv.fr/aife/facturation-electronique: Informations générales sur la facturation électronique https://facture-chorus.fr/ : le site de Prologue Numérique dédié à la facture électronique Chorus Pro

Prologue Numérique

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91940 Les Ulis

01.69.29.39.49

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