Le classement

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Le classementDOSSIER 5

Compétences :

fichiers à classer

documents

Connaissances :La représentation et la circulation des documents

La gestion des dossiers papiers

- les caractéristiques

- les critères de choix

Vous participez à la mise à jour du classement des dossiers aux services achats et ventes sous la responsabilité de Romain GENTIL.

Cadre du travail :

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1.1 - Les différentes catégories de dossiers

Au sein des services, les documents ne sont pas tous de même nature ni utilisés de la même façon. Pour mettre en place des solutions de classement vraiment efficaces, il faut donc adapter celles-ci aux 3 grandes catégories de papiers que vous retrouvez ci-dessous.

(Site : Technoclass.com)

1 La gestion des dossiers papiers

Le classement des dossiers au sein de fichiers permanents

L’organisation des affaires en cours, sur les bureaux

La gestion des dossiers divers et variés des cadres,dirigeants et secrétaires de direction

Exemples :

- dossiers clients - dossiers fournisseurs - dossiers du personnel - etc

Exemples :

- commandes ventes - commandes d’achats - commandes d’export - contentieux et litiges - réclamations clients - contrôles qualité - etc

Exemples :

- courriers, notes, mails, - rapports et études, - comptes rendus de réunions, - articles de presse, - projets, - documentations techniques, - etc

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1 - Complétez le tableau ci-dessous en déterminant la fréquence d’utilisation des trois catégories de papier page précé-dente :

Catégorie Fréquence d’utilisation

Dossiers des fichiers permanents

Documents des affaires en cours

Dossiers divers et variés

2 - Quelle que soit la nature du document utilisé, quel est l’intérêt de le classer ?

...................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................

1.2 - Les modes de classement

La secrétaire utilise 3 ordres de classement : le classement alphabétique, idéologique et numérique.

1.2.1 - Le classement alphabétique

1 - Patrick BOULAY, le responsable Qualité souhaite réunir les chefs de service mardi prochain à 9 heures pour les informer de la mise en place d’une nouvelle demande de certification. Il vous charge de préparer la note d’information à partir de ses consignes en document 1 et de reporter le nom des destinataires sur le document 2.

Le

Émetteur : P. BOULAY, responsable qualité

Destinataires :

Objet :Réunion

La prochaine réunion concernant la mise en œuvre de la nouvelle certification aura lieu …………..

2 - Définissez le classement alphabétique.

...................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................

MÉMO

De : Patrick BOULAY

Informez les personnes suivantes de la pro-chaine réunion concernant la mise en place de la nouvelle certification :

Tiphaine DOUCHEZGérald SAVIGNOLAmédée BLANCHARDPaul DUMAITREAnne ZAUBIHubert FAVROLYann AMAURY

(la liste est à présenter par ordre alphabéti-que)

Document 2Document 1 Note d’informationMémo

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3 - Au service achats, les dossiers des fournisseurs sont tenus par ordre alphabétique. Les dénomi-nations comportant plusieurs mots, il faut classer suivant un terme directeur. À partir de l’extrait des règles AFNOR concernant le classement alphabétique (document 3) et des règles d’indexage (document 4), vous devez préparer les étiquettes des dossiers des nouveaux fournisseurs en do-cument 5.

Le classement avec terme directeur : il s’agit d’élaborer un classement à partir d’un terme qui identifie le dossier selon trois catégories. Ainsi, vous classerez vos documents à partir du premier mot prioritaire : nom propre (nom de famille sans tenir compte de l’éventuelle particule de, d’ mais en tenant compte de le, la, saint, sainte) ou prénom s’il est seul

ou encore nom géographique (sans les articles). En cas d’absence d’un nom propre, vous opterez pour le premier mot

ordinaire (nom commun) ou à défaut pour le premier mot accessoire (adjectif). Par exemple, pour LE PETIT GARAGE DE RÉNO Jules, « Petit » est accessoire, « Garage » est ordinaire et « Réno » est prioritaire. En fonction de votre métier, excluez les termes qui reviennent trop souvent. Par exemple, un fabricant de pneus ne tiendra pas compte du mot « garage » pour ses clients.

Pour classer dans l’ordre alphabétique une rubrique, il faut :

➩ déterminer le mot directeur et le placer au début,

➩ placer ce qui suit le mot directeur,

➩ placer, à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur.

Exemple : pour la rubrique LE PETIT GARAGE DE RÉNO Jules, l’indexage sera :

RÉNO Jules (Le petit garage de)

SA Les Volailles Rémy RallonCoopérative agricole des fermiers de LouéÉlevage de la FartièreÉtablissement FalqueEARL BouinÉlevage agricole de la BohardièreSA ÉclosionVadé DominiqueEts DAVIEDSARL Landes AvicolesL’envol de RetzSA Bodin et FilsDVCM (Distribution Volailles Charcuterie)Élevage Sylvain et SophieSTVO

Document 3 Règles AFNOR de classement alphabétique

Document 4 Règles d’indexage

Document 5 Raisons sociales des nouveaux fournisseurs

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4 - Définissez les termes ci-dessous pour comprendre le vocabulaire du classement alphabétique.

Termes Définitions

Dénomination (ou rubrique)

Terme directeur

Mot prioritaire

Mot ordinaire

Mot accessoire

Indexation d’une rubrique

Renvoi

5 - Indexez les raisons sociales ci-dessous afin de préparer le titre à inscrire sur chaque dossier.

RAISONS SOCIALES INDEXÉES

6 - Classez les nouveaux dossiers.

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7 - Au service ventes, Gilles CARNAGO utilise les classements numérique et alphabétique avec terme directeur pour ranger les nombreux dossiers clients. Karim MOUTI et Sébastien COLLARD, 2 de nos commerciaux viennent de vous transmettre une liste de nouveaux clients pour lesquels vous devez préparer un dossier. Vous devez leur attribuer un numéro (do-cument 6) suivant leur date de 1re commande puis vous présentez le répertoire alphabétique, établi à partir du terme directeur (document 7). Le dernier client enregistré portait le n° 287.

Principe du classement numérique : il consiste à classer les documents selon la suite des nombres entiers. Son utilisa-tion nécessite la consultation d’un répertoire alphabétique pour retrouver l’indicatif de classement.

Le classement idéologique consiste à classer les dossiers par thème (sujet, sous-sujet…) eux-même classés par ordre alphabétique.

Nom du client N°Liste des prospects de la semaine dernière qui nous ont passé commande :

Noms Date 1ère cde N°

Ganasso Jacques 05/03

La Générale des Viandes 02/03

La Provençale des Viandes 08/03

La Rose des Viandes 02/03

Le Laurier d’Or 01/03

Service Frais 01/03

Le Professionnel 03/03

Géant Les Caillols 05/03

Le Dauphin Azur 09/03

8 - Le classement alphabétique des clients ne permet pas de distinguer la catégorie. Volador vend ses produits aux moyen-nes et grandes surfaces, à des grossistes revendeurs ou encore à des bouchers. Romain GENTIL a besoin d’une liste des clients regroupés par catégorie. À partir de la liste des clients en document 8 vous complétez le document 9.

Liste des clients

Supermarché Casino (Moyennes et grandes surfaces)Base Intermarché de Labussière (grossiste revendeur)Boucherie Éric (Boucher)Géant La Valentine (Moyennes et grandes surfaces)Les Halles de la Blancarde (Boucher)Francap Distribution (grossiste revendeur)Supérette La Rouquière (Moyennes et grandes surfaces)Roydis (Moyennes et grandes surfaces)Boucherie Baudoin (Boucher)Au printemps (Moyennes et grandes surfaces)Euro Distribution (Grossiste revendeur)Centre Bourse (Moyennes et grandes surfaces)Supérette de Saint-Joseph (Moyennes et grandes surfaces)Coccinelle (Moyennes et grandes surfaces)Centre Bonneveine (Moyennes et grandes surfaces)

Répertoire alphabétiqueListe prospectsDocument 6 Document 7

Document 8

1.2.2 - Le classement numérique

1.2.3 - Le classement idéologique

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Document 9 Clients classés par ordre idéologique

Catégorie Noms des clients

1.3 - Le matériel et mobilier de classement

Le service ventes utilise plusieurs meubles et supports matériels pour classer les documents.

Gilles CARNAGO vous explique l’organisation de son environnement de travail :

Extrait de la conversation : « Chaque client possède un dossier constitué d’une chemise à rabats que l’on insère dans un dossier suspendu à visibilité latérale. À ce sujet, vous remarquerez qu’un dossier peut aussi bien désigner un en-semble de documents que le support matériel qui le contient. Le dossier suspendu est accroché dans une armoire sur des rails. Dans l’armoire, se trouvent également des porte-revues qui contiennent des revues du domaine commer-cial et des bacs contenant les documents commerciaux pré-imprimés vierges. Sur mon bureau, j’ai des chemises de dossiers en cours, un classeur à anneaux de doubles de courriers, un bac à courrier et le parapheur pour les courriers à faire signer à mon responsable. Lorsque les dossiers ne sont plus consultés, je les archive dans des boîtes à range-ment ».

classement et le document 12 présentant les procédés de classement, vous observez le poste de travail de Gilles et complétez les documents 13 et 14.

Document 10 Le matériel de classement

Dossier suspendu à visibilité latérale

Chemise à rabat Porte-revues

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Classeur à anneaux Parapheur Bac à courrier

Chemise à élastiques Boîte de rangement Chemises cartonnées

Document 11 Le mobilier de classement

Le choix du mobilier de classement dépend du dossier à ranger (forme, encombrement, procédé de classement utilisé).

Classeur rotatif pour un classement debout

Classeur à tiroirs plats pour des documents

peu nombreux

Classeur à tiroirs pour dossiers suspendus à visibilité horizontale

Armoire à porte coulissante

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Les dossiers sont empilés les uns sur les autres.

être rigides et épais pour se maintenir.

Les dossiers sont placés dans un hamac en carton fort ou en plastique. Le hamac est suspendu soit aux rebords d’un tiroir ou d’un bac (visibi-lité horizontale), soit à des rails d’une étagère d’une armoire (visibilité latérale).

Les dossiers doivent être minces. La manipulation est aisée et il est bien adapté aux dossiers nombreux.

Classement horizontal ou à plat

Classement debout ou vertical

Classement vertical suspendu

Mobilier :

Matériel :

Procédé :

Mobilier :

Matériel :

Procédé :

Matériel :

Procédé :

Document 12 Les procédés de classement

Document 13 Postes de travail

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Document 14 Armoire

Matériel :

Procédé :

Matériel :

Procédé :

Matériel :

Procédé :

Matériel :

Procédé :

Mobilier :

1.4 - L’organisation d’un dossier

Les dossiers des clients sont rangés dans des dossiers suspendus à visibilité latérale. Chaque dossier à rabats comprend 3 chemises : une pour les commandes, une pour les bons de livraison agrafés aux factures, une pour les courriers et do-cuments divers. Dans chaque chemise, les documents sont classés par ordre chronologique, c’est-à-dire par date.

Vous devez organiser le dossier du client VIANDES FRAIS en indiquant les documents à classer dans chaque chemise. Pour cela, vous disposez des divers documents à y insérer en document 15 et des chemises en document 16.

Viandes Frais Mer,1 Bd du Nord le 1er mars41150 MER

VOLADOR 27 av. Charles de Gaulle 41100 VENDÔME

Messieurs,Nous avons bien reçu ............................................................................................

Document 15 Documents à classer

VOLADOR BON DE LIVRAISON n°27 av. Charles de Gaulle Viandes Frais41100 VENDÔME 1 Bd du Nord 41150 MER

Le 2/02/

Référence Désignation Quantité


Le 14/02/


Mer, le 26 février COMMANDE n°


Réf. Désig. Quantité PU HT

DOUBLE

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VOLADOR FACTURE n°27 av. Charles de Gaulle 41100 VENDÔME

V/livraison du 2 Viandes Frais 1 Bd du Nord 41150 MER

Date4/02

Client1489 Page 1

Viandes Frais Mer,1 Bd du Nord le 25 février41150 MER


Messieurs,Le 14, nous vous avons contacté ....... .................................................................


Le 26/01/


VOLADOR FACTURE n°27 av. Charles de Gaulle 41100 VENDÔME

V/livraison du 14 Viandes Frais 1 Bd du Nord 41150 MER

Date16/02

Client1489 Page 1

Mer, le 25 janvier COMMANDE n°


Réf. Désig. Quantité PU HT

DOUBLE

1 Bd du Nord 41150 MER

TélécopieÀ : VOLADOR De :

Télécopie : 02.54.77.26.15 Pages : 1

Téléphone : Date : 15/01

Viandes Frais

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Document 16 Dossier « Viandes Frais »

COMMANDESLIVRAISONS

FACTURESCOURRIERS

DIVERS

Documents à classer : Documents à classer : Documents à classer :

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Volador doit garder une traçabilité des lots de viande achetés. Pour réduire les coûts et réaliser des économies de papier, elle a décidé de dématérialiser et d’organiser ces dossiers sous forme numérique.

Vous analysez le plan de classement défini (voir document 17)

2 La gestion des dossiers numériques

Document 17 Plan de classement

Produit Année Mois Jour Dossier

VOLAILLE 199819992000200120022003200420052006200720082009

01 – Janvier02 – Février03 – Mars04 – Avril05 – Mai06 – Juin

07 – Juillet08 – Août

09 – Septembre10 – Octobre

11 – Novembre12 - Décembre

01020304050607080910111213141516171819202122232425262728293031

Lot n° 124554Lot n° 149875Lot n° 254891Lot n° 368459

1 - Comment est organisé le plan de classement ?

2 - Quel ordre de classement est utilisé ?

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Synthèse

Il faut classer pour :

➩ ranger les documents, ➩ pouvoir les retrouver, ➩ et les conserver lorsqu’ils ne sont plus utilisés régulièrement.

1.1 - Les principaux modes de classement

Le classement alphabétique Consiste à classer suivant l’ordre de succession des lettres

Le classement numérique Consiste à classer suivant l’ordre de succession des nombres

Le classement idéologique Consiste à classer suivant un mot-clé

D’autres modes de classement existent comme le classement chronologique (par ordre de succession des dates), géographique, alphanumérique (combinaison du classement alphabétique et numérique) et décimal (combinaison du classement idéologique et numérique).

1.2 - Le matériel et mobilier de classement pour dossiers papier

1.3 - La gestion des dossiers numériques Des logiciels permettent la dématérialisation et l’organisation des dossiers d’une entreprise ou d’un ser-

vice, sous forme numérique.

Matériel Mobilier Procédé de classementChemisesChemises à élastiques, à rabats

Classeur à tiroirs plats Classement horizontal ou à plat

Classeurs à anneaux Boîtes à revues ou à archives

RayonnagesClasseur rotatif

Classement vertical ou debout

Dossier suspendu ArmoireClasseur à tiroirs

Classement vertical suspendu

Le choix du dossier s’effectuera en fonction du volume des documents à ranger et leur dimension, de la rigidité des documents à classer.

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APPLICATION 1

Voici les résultats scolaires en enseignement général pour une classe :

Nom élèveDate de

naissance

Lieu

d’habitationFrançais Maths Anglais Hist-Géo Moyenne

BERNARDSophie

15/04/1990 Blois 8,5 10,5 11 9 9,75

FOUGEREValérie

04/02/1991 Villetard 14 11,7 12 15 13,17

GALLASAntoine

11/12/1992 Blois 14 13,8 14 13,5 13,82

JULLIENMathéo

21/08/1991 11 9,8 9 10,6 10,1

LÉONMathilde

05/05/1991 Blois 17 14 12,5 12 13,87

PETITPierre

25/12/1991 Marolles 7 11 9,5 10,5 9,5

POTINMarie-Line

21/11/1991 Juvine 13 12,8 12,5 14 13,07

RAFFINGilles

01/02/1991 8 9,9 14,2 13 11,27

SAVARINMarie

17/09/1991 Blois 15,1 14,3 12,8 11,9 13,52

TULLIERMarjorie

06/06/1991 Blois 10 11,4 11 10,5 10,72

1 - Dans quel ordre sont classés les élèves sur la liste ci-dessus ?

2 - Établissez une liste classée par les dates de naissance dans le tableau ci-dessous :

Dates de naissance Noms des élèves Moyenne

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3 - Établissez une liste classée par la ville d’habitation dans le tableau ci-dessous :

Ville d’habitation Noms des élèves Moyenne

4 - Établissez une liste classée par la moyenne dans le tableau ci-dessous :

Moyenne Noms des élèves Date de naissance

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APPLICATION 2

Sur le document 2, vous préparez la page d’accueil du site « ÉLÉONORA » qui permet, à partir de mots-clés, d’accéder à des sites consacrés aux voyages. Les mots-clés sont regroupés par rubriques classées par ordre alphabétique et sont eux-mêmes classés par le même ordre (voir document 1).

Document 1 Liste des rubriques et mots-clés

Liste des rubriques : Hébergement, Administratif, Loisirs, Commerce, Arts et culture, guides.

Liste des mots-clés : Guides villes et régions, Opéras, Boutiques voyage, Monuments, Ambassades et consulats, Auber-ges, Parcs Naturels, Voyagistes, Histoire du Monde, Spectacles, Formalités, Fêtes et festivals, Planétarium, Musées,

et ballets, Musique du Monde, Art et culture, Foires internationales, Parcs de loisirs, Locations saisonnières, Artisanat, Museums d’histoire naturelle, Discothèques et cabarets, Campings à l’étranger, Aventures et découvertes, Résidences

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Document 2 Page accueil

L’annuaire ÉLÉONORA

Rechercher par mot-clé

ADMINISTRATIF

ARTS ET CULTURE

COMMERCE

GUIDES

LOISIRS

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APPLICATION 3

Début septembre, vous effectuez un stage à l’école municipale de musique d’Autheuil. Le directeur vous remet le schéma de circulation des documents concernant les inscriptions des élèves. Vous analysez le document 1 afin de comprendre l’organisation du processus de traitement des demandes.

Document 1 Schéma de circulation des documents

Document 2 Tableau d’analyse du classement des documents

Professeurs

Documents classés par le secrétariat

de l’école

Document conservé

par les professeurs

Document conservé

par les parents

Pendant combien de temps, les parents d’un élève devront-ils conserver leurs documents ?

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Le collège Anatole France de Nantes utilise un logiciel de classement numérique. Tous les documents de l’établissement sont donc regroupés dans une seule et même base de classement suivant le modèle en document 1 :

Plan de classement

Armoire Rayon Classeur Dossier

Élèves

Personnel - Administration

Personnel- Professeurs

Personnel – ATOSS

Vie scolaire

AACHE Saïda

ABOUDA Ayline

ACHABE Moulay

ARABESQUE Tom

ARCHE Manon

ASSABE Nina

ATOLL Louis

AZOUM Jamel

BALLE Mathieu

BARBOSA Manuel

BELLER Marina

BENIT Clémence

BEYROU Eva

BORNEAU Thomas

BUBERT Alexis

CABAN Alex

CANON Max

CARAMEL Mina

CEZIN Alizé

CIBAL Yann

CIROP Anne-Lise

3e

4e

5e 6e

Inscriptions

Bulletins scolaires

Informations

Certificats médicaux

Sanctions

1 - Quel est le plan de classement défini par le collège et son contenu ?

Plan

Contenu

2 - Dans quel ordre de classement sont rangés les éléments du rayon ?

3 - Quel dossier est actuellement ouvert par un utilisateur du logiciel ? Que veut consulter cet utilisateur ?

4 - La secrétaire veut retrouver le certificat médical de l’élève BELLER Marina, élève de 4e, dans son dossier. Sur quels éléments devra-t-elle cliquer ?

APPLICATION 4

Document 1